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Solvac S.A. AGM Information 2013

Apr 26, 2013

4004_rns_2013-04-26_9fd78bde-8022-469f-8395-6c91f44c8024.pdf

AGM Information

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Monsieur, Madame, Mademoiselle,

Nous avons l'honneur de vous convoquer, en votre qualité d'actionnaire de Solvac, à l'assemblée générale ordinaire qui se tiendra à l'adresse suivante : Palais des Académies, rue Ducale 1 à 1000 Bruxelles le mardi 14 mai 2013 à partir de 15 h 30.

Vous trouverez en annexe un plan d'accès au lieu de la réunion avec les possibilités de parking et d'utilisation d'une navette entre le Parking des Deux Portes et le Palais des Académies.

L'ordre du jour de cette assemblée figure en annexe à la présente lettre ainsi que les comptes annuels et rapports relatifs à l'exercice 2012.

Nous tenons, en particulier, à attirer votre attention sur les formalités à accomplir pour être valablement admis à l'assemblée générale et les délais dans lesquels ces formalités devront être réalisées.

FORMALITES A ACCOMPLIR EN VUE D'ASSISTER OU DE VOUS FAIRE REPRESENTER A L'ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE DU 14 MAI 2013

Afin d'être admis à l'assemblée générale, une double formalité s'appliquera : d'une part, vos actions seront soumises à la procédure d'enregistrement qui résultera de leur inscription dans le registre des actionnaires de Solvac à la date du 30 avril 2013 à minuit et, d'autre part, vous devrez confirmer à Solvac votre volonté de participer à l'assemblée générale.

Seules les personnes qui seront actionnaires de Solvac SA à la date du 30 avril 2013 à vingt-quatre heures (heure belge) (ci-après la « date d'enregistrement ») auront le droit de participer et de voter à l'assemblée du 14 mai 2013 sans qu'il soit tenu compte du nombre d'actions détenues par les actionnaires le jour de l'assemblée générale.

Si vous comptez assister à cette assemblée, il vous suffit de dater, de signer et de poster l'AVIS DE PARTICIPATION ci-joint de façon qu'il soit en notre possession au plus tard le 6ème jour qui précède la date de l'assemblée, soit le mercredi 8 mai 2013 au plus tard.

Si vous ne comptez pas assister à cette assemblée, vous trouverez ci-joint une formule de PROCURATION qu'il vous est loisible de nous faire parvenir, dûment remplie et signée, et qui devra également être en notre possession pour le mercredi 8 mai 2013 au plus tard.

Nous vous demandons de nous renvoyer l'avis de participation, et si vous ne comptez pas être présent la procuration. Si vous renvoyez la procuration, vous pourrez assister en personne à l'assemblée, mais sans pouvoir voter étant donné que vos votes seront déjà comptabilisés.

Ces documents peuvent être transmis soit par courrier à l'adresse de son siège social : Solvac SA, Assemblée Générale, 310 rue de Ransbeek à 1120 Bruxelles, soit par fax au +32(0)2.264.37.67, soit par voie électronique à l'adresse e-mail [email protected].

Le mandataire désigné ne devra pas être nécessairement actionnaire de Solvac SA. Lors de la désignation du mandataire, l'actionnaire devra être particulièrement attentif aux situations de conflit d'intérêts potentiel entre lui et son mandataire (cf. article 547bis §4 du Code des Sociétés). Sont notamment visés par cette disposition, les mandats donnés au Président de l'Assemblée Générale, aux membres du Conseil d'Administration, à leurs conjoints et aux personnes qui leur sont apparentées.

Sous certaines conditions, un (ou plusieurs) actionnaire(s) détenant (ensemble) au moins 3 % du capital social pourrai(en)t requérir l'inscription de nouveaux points à l'ordre du jour et/ou soumettre de nouvelles propositions de résolution. Solvac SA devrait être en possession d'éventuelles demandes à ce sujet au plus tard le 22 avril 2013, soit par courrier, soit par fax, soit par voie électronique. Au cas où des actionnaires exerceraient ce droit, Solvac adressera au plus

RUE DE RANSBEEK 310 – 1120 BRUXELLES – TELEPHONE + 32 (0) 2.264.35.73 – FAX + 32 (0) 2.264.37.67 BRUXELLES, RPM 423.898.710 – BNP PARIBAS FORTIS S.A. - BE17 2100 0487 6021 - GEBA BE BB

tard le 29 avril 2013 aux actionnaires par courrier postal un ordre du jour et un formulaire de procuration complétés et mettra également ces documents à disposition des actionnaires sur son site Internet http://www.solvac.be/assemblees-generales.

Si vous avez satisfait aux formalités d'admission à l'assemblée, vous pouvez également poser des questions par écrit au Conseil d'Administration ou au Commissaire au sujet des points portés à l'ordre du jour. Ces questions devront être en possession de Solvac SA au plus tard le 8 mai 2013, soit par courrier à l'adresse de son siège social : Solvac SA, Assemblée Générale, 310 rue de Ransbeek à 1120 Bruxelles, soit par fax au +32-(0)2.264.37.67, soit par voie électronique à l'adresse e-mail [email protected].

Un aide-mémoire relatif aux dates clés et aux formalités applicables à l'assemblée est disponible sur le site Internet de Solvac SA à titre purement informatif. Les propositions de décision ou le commentaire du Conseil d'Administration sur les points de l'ordre du jour qui ne requièrent pas de propositions de décision sont également disponibles sur ce site. Pour votre complète information, tous les documents joints à la présente convocation figurent aussi sur le site.

Nous attirons votre attention sur le fait que les propositions de résolutions seront soumises aux votes de manière électronique. Les votes sur procurations seront comptabilisés à l'avance et intégrés systématiquement dans chaque décompte. Il est rappelé qu'une action équivaut à une voix.

Pour la bonne forme, nous vous signalons que dans le cas où vous seriez également actionnaire de Solvay, vous ne serez amené(e) à effectuer qu'une fois la procédure de signatures des listes de présence pour Solvay et pour Solvac. Il ne vous sera remis qu'un seul boîtier pour les assemblées des deux sociétés ainsi qu'une seule carte à puce reprenant, mais de manière totalement séparée, le nombre de voix correspondant au portefeuille d'actions concerné, ceci étant bien entendu prévu dans un souci de simplification et pour votre facilité.

Veuillez enfin noter, pour la bonne règle, que les signatures sur la liste de présence pourront être acceptées à partir de 14 h 00.

Nous vous prions d'agréer l'assurance de notre considération distinguée.

Annexes

Président du Conseil d'Administration

Informations pratiques :

Les actionnaires souhaitant obtenir plus d'information concernant les modalités de participation à l'assemblée peuvent contacter :

  • Solvac SA Assemblée Générale 310 rue de Ransbeek 1120 Bruxelles
  • Tel : +32-(0)2.264.35.73
  • Fax : +32 (0)2.264.37.67
  • e-mail : [email protected]
  • Internet : http://www.solvac.be/assemblees-generales