Solteq Oyj — Proxy Solicitation & Information Statement 2024

Mar 5, 2024

Kutsu Solteq Oyj:n varsinaiseen yhtiökokoukseen 2024

Kutsu Solteq Oyj:n varsinaiseen yhtiökokoukseen 2024

Pörssitiedote
Yhtiökokouskutsu
5.3.2024 klo 08.05

Solteq Oyj:n osakkeenomistajat kutsutaan varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka
pidetään keskiviikkona 27.3.2024 kello 10.00. Varsinainen yhtiökokous pidetään
ilman kokouspaikkaa reaaliaikaisen etäyhteyden välityksellä yhtiön
yhtiöjärjestyksen 11 §:n ja osakeyhtiölain 5 luvun 16 §:n 3 momentin mukaisena
etäkokouksena. Ohjeet osallistumiseen on esitetty tämän yhtiökokouskutsun osassa
C.

Osakkeenomistajat voivat käyttää äänioikeuttaan myös äänestämällä ennakkoon.
Ohjeet ennakkoäänestykseen on esitetty tämän yhtiökokouskutsun osassa C.

A. Yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat

Varsinaisessa yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. Kokouksen avaaminen
2. Kokouksen järjestäytyminen
3. Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskun valvojien valitseminen
4. Kokouksen laillisuuden toteaminen
5. Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen
6. Vuoden 2023 tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen
   esittäminen

Toimitusjohtajan katsauksen esittäminen.

Tilinpäätös, toimintakertomus ja tilintarkastuskertomus ovat saatavilla yhtiön
internetsivuilla www.solteq.com/yhtiokokous2024.

1. Tilinpäätöksen vahvistaminen
2. Taseen osoittaman voiton käyttäminen ja osingonjaosta päättäminen

Hallitus ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että tilikauden 2023
vahvistettavan taseen perusteella ei jaeta osinkoa.

1. Vastuuvapaudesta päättäminen hallituksen jäsenille ja
   toimitusjohtajalle tilikaudelta 1.1.-31.12.2023
2. Toimielinten palkitsemisraportin käsittely

Yhtiön varsinaisessa yhtiökokouksessa 10.6.2020 vahvistetun
palkitsemispolitiikan mukainen toimielinten palkitsemisraportti vuodelta 2023 on
tämän kokouskutsun liitteenä ja saatavilla Solteq Oyj:n internetsivuilta
(www.solteq.com/yhtiokokous2024).

Hallitus ehdottaa, että varsinainen yhtiökokous hyväksyy toimielinten
palkitsemisraportin vuodelta 2023.

1. Toimielinten palkitsemispolitiikan käsittely

Hallitus ehdottaa, että varsinainen yhtiökokous vahvistaa muutetun toimielinten
palkitsemispolitiikan. Palkitsemispolitiikka esitettiin edellisen kerran
varsinaiselle yhtiökokoukselle 10.6.2020.

Palkitsemispolitiikkaan on tehty muutos toimitusjohtajan lyhyen ja pitkän
aikavälin kannustinjärjestelmien asettamisen osalta siten, että lyhyen aikavälin
kannustinohjelmien perusteella maksettava palkkio voi olla enintään 75 %
kiinteästä vuosipalkasta ja tavoitetasolla pitkän aikavälin kannustinohjelmien
painoarvo muodostaa merkittävän osan toimitusjohtajan kokonaispalkitsemisesta.
Muutoksella halutaan varmistaa, että mahdollisella muuttuvalla palkitsemisella
painotetaan yhtiön pitkänaikavälin tavoitteiden toteutumista.

Varsinaiselle yhtiökokoukselle esitettävä muutettu palkitsemispolitiikka on
tämän kokouskutsun liitteenä ja saatavilla yhtiön verkkosivuilla osoitteessa
www.solteq.com/yhtiokokous2024.

1. Hallituksen jäsenten palkkioista päättäminen

Solteq Oyj:n osakkeenomistajien nimitystoimikunta ehdottaa varsinaiselle
yhtiökokoukselle, että valittaville hallituksen jäsenille maksettavat palkkiot
toimikaudelta, joka päättyy vuoden 2025 varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä
säilyvät ennallaan ja ovat:

Hallituksen puheenjohtajalle maksetaan palkkiona 5 000 euroa kuukaudessa ja
hallituksen jäsenille 2 500 euroa kuukaudessa. Lisäksi kokousten
puheenjohtajalle ja muille jäsenille maksetaan 500 euron kokouspalkkio
hallituksen kokoukselta ja hallituksen valiokunnan kokoukselta. Edellä
mainittujen palkkioiden lisäksi ehdotetaan, että tavanomaiset ja kohtuulliset
hallitustyöskentelystä aiheutuvat kustannukset korvataan hallituksen jäsenille
laskua vastaan.

1. Hallituksen jäsenten lukumäärästä päättäminen

Solteq Oyj:n osakkeenomistajien nimitystoimikunta ehdottaa varsinaiselle
yhtiökokoukselle, että yhtiön hallitukseen valitaan 7 jäsentä.

1. Hallituksen jäsenten valitseminen

Solteq Oyj:n osakkeenomistajien nimitystoimikunta ehdottaa varsinaiselle
yhtiökokoukselle, että yhtiön hallitukseen valitaan vuoden 2025 varsinaisen
yhtiökokouksen päättymiseen saakka ulottuvalle toimikaudelle uudelleen nykyiset
hallituksen jäsenet Markku Pietilä, Katarina Cantell, Panu Porkka, Anni
Sarvaranta, Mika Sutinen ja Esko Mertsalmi sekä uutena hallituksen jäsenenä
Lotta Airas. Ehdotettu uusi hallituksen jäsen on riippumaton yhtiöstä, mutta
riippuvainen sen merkittävistä osakkeenomistajista.

Kaikilta hallitukseen esitettäviltä henkilöiltä on saatu suostumus tehtävään.

Lisätietoja hallitukseen esitettävästä uudesta jäsenestä on saatavilla yhtiön
internetsivuilla osoitteessa www.solteq.com/yhtiokokous2024.

1. Tilintarkastajan palkkiosta päättäminen

Hallitus ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että yhtiön tilintarkastajalle
maksetaan palkkio tilintarkastajan kohtuullisen, yhtiön hyväksymän laskun mukaan
ja että sama koskee tilintarkastajan palkkiota, joka liittyy yhtiön tilikauden
2024 kestävyysraportin varmentamiseen.

1. Tilintarkastajan valitseminen

Yhtiö on velvollinen järjestämään EU:n tilintarkastusasetuksen (537/2014)
mukaisen tilintarkastusyhteisön valintamenettelyn tilikauden 2024
tilintarkastusta koskien (tilintarkastajan lakisääteinen vaihtaminen).
Hallituksen tarkastusvaliokunta on valmistellut suosituksensa EU:n
tilintarkastusasetuksen mukaisesti ja järjestänyt lakisääteisen
tilintarkastusyhteisön valintamenettelyn.

Tarkastusvaliokunnan suosituksesta hallitus ehdottaa, että tilintarkastuksen
kilpailuttamisen perusteella tilikaudelle 2024 tilintarkastajaksi valitaan yksi
tilintarkastusyhteisö ja että yhtiön tilintarkastajaksi valitaan
tilintarkastusyhteisö PricewaterhouseCoopers Oy. PricewaterhouseCoopers Oy on
ilmoittanut, että päävastuullisena tilintarkastajana toimisi KHT, KRT Tiina
Puukkoniemi.

Lisäksi ehdotetaan varsinaiselle yhtiökokoukselle, että PricewaterhouseCoopers
Oy suorittaisi osakeyhtiölain muuttamisesta annetun lain (1252/2023) mukaisesti
myös yhtiön kestävyysraportoinnin varmentamisen tilikaudella 2024.
PricewaterhouseCoopers Oy on ilmoittanut yhtiölle, että KHT, KRT Tiina
Puukkoniemi toimisi päävastuullisena kestävyysraportoinnin varmentajana.

Lisätietoja ehdotetusta vastuullisesta tilintarkastajasta on saatavilla yhtiön
internetsivuilla osoitteessa www.solteq.com/yhtiokokous2024.

1. Yhtiöjärjestyksen muuttaminen

Hallitus ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että varsinainen yhtiökokous
päättäisi yhtiöjärjestyksen muuttamisesta siten, että yhtiön kotipaikka on Espoo
ja että yhtiökokous voidaan pitää yhtiön kotipaikan lisäksi Helsingissä tai
Vantaalla.

Hallituksen ehdotuksen mukaan yhtiöjärjestyksen 1 § ja 11 § kuuluisivat
muutoksen jälkeen seuraavasti:

1 § Yhtiön toiminimi ja kotipaikka

Yhtiön toiminimi on Solteq Oyj, ruotsiksi Solteq Abp ja englanniksi Solteq Plc.
Yhtiön kotipaikka on Espoo.

11 § Kokouskutsu, kokouspaikka ja osallistumistapa

Kutsu yhtiökokoukseen on toimitettava julkaisemalla se hallituksen määräämässä
valtakunnallisesti leviävässä sanomalehdessä tai yhtiön internet-sivuilla taikka
muutoin todistettavasti aikaisintaan kaksi kuukautta ja viimeistään kolme
viikkoa ennen yhtiökokousta, kuitenkin aina vähintään yhdeksän päivää ennen
yhtiökokouksen täsmäytyspäivää.

Voidakseen osallistua yhtiökokoukseen osakkeenomistajan on ilmoittauduttava
yhtiölle viimeistään kutsussa mainittuna päivänä, joka voi olla aikaisintaan
kymmenen päivää ennen yhtiökokousta.

Yhtiökokous pidetään yhtiön hallituksen määräämässä paikassa, joka voi olla
yhtiön kotipaikan lisäksi Helsingissä tai Vantaalla.

Hallitus voi päättää, että yhtiökokous järjestetään ilman kokouspaikkaa siten,
että osakkeenomistajat käyttävät päätösvaltaansa kokouksen aikana
täysimääräisesti ja ajantasaisesti tietoliikenneyhteyden ja teknisen apuvälineen
avulla (etäkokous).

Ehdotus uudeksi yhtiöjärjestykseksi on saatavilla yhtiön internetsivuilla
osoitteessa www.solteq.com/yhtiokokous2024.

1. Hallituksen valtuuttaminen päättämään osakeannista sekä optio-oikeuksien ja
   muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta

Hallitus ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että varsinainen yhtiökokous
valtuuttaisi hallituksen päättämään maksullisesta tai maksuttomasta osakeannista
sekä optio-oikeuksien ja muiden osakeyhtiölain 10 luvun 1 § mukaisten erityisten
oikeuksien antamisesta seuraavasti:

Valtuutuksen nojalla annettavien osakkeiden tai oikeuksien lukumäärä voi olla
yhteensä enintään 2 000 000 kappaletta. Valtuutus koskee sekä uusien osakkeiden
ja oikeuksien antamista että yhtiön omien osakkeiden luovuttamista. Uudet
osakkeet ja oikeudet voidaan antaa ja yhtiöllä olevat omat osakkeet luovuttaa
osakkeenomistajien merkintäetuoikeudesta poiketen suunnatulla osakeannilla, jos
siihen on yhtiön kannalta painava taloudellinen syy, kuten yhtiön
pääomarakenteen kehittäminen, yrityskauppojen tai muiden yhtiön liiketoiminnan
kehittämiseen liittyvien järjestelyiden toteuttaminen. Valtuutusta ei voida
käyttää yhtiön kannustinjärjestelmien toteuttamiseen. Valtuutuksen ehdotetaan
sisältävän hallitukselle oikeuden päättää kaikista muista osakeanteihin ja
erityisten oikeuksien antamiseen liittyvistä ehdoista mukaan lukien
merkintähinnasta ja merkintähinnan maksamisesta paitsi rahalla myös kokonaan tai
osittain muulla omaisuudella (apporttiomaisuus) tai käyttämällä merkitsijällä
olevaa saatavaa merkintähinnan kuittaamiseen ja merkitsemisestä yhtiön
taseeseen.

Valtuutus on voimassa seuraavaan varsinaiseen yhtiökokoukseen saakka, kuitenkin
enintään 30.4.2025 asti. Tämä valtuutus kumoaa varsinaisen yhtiökokouksen 2023
tekemän vastaavan päätöksen.

1. Hallituksen valtuuttaminen päättämään omien osakkeiden hankkimisesta

Hallitus ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että yhtiökokous valtuuttaisi
hallituksen päättämään yhtiön omien osakkeiden hankkimisesta seuraavasti:

Valtuutuksen nojalla hankittavien omien osakkeiden lukumäärä voi olla enintään
500 000 kappaletta. Hankkiminen voi tapahtua yhdessä tai useammassa erässä. Omia
osakkeita voidaan hankkia vain yhtiön vapaalla omalla pääomalla.

Omia osakkeita voidaan hankkia muutoin kuin osakkeenomistajien omistamien
osakkeiden suhteessa (suunnattu hankkiminen). Osakkeiden hankintahinta on
vähintään yhtiön osakkeesta hankintahetkellä säännellyllä markkinalla
tapahtuvassa kaupankäynnissä maksettu alin hinta ja enintään hankintahetkellä
säännellyllä markkinalla tapahtuvassa kaupankäynnissä maksettu korkein hinta.

Yhtiön omia osakkeita voidaan hankkia käytettäväksi yhtiön pääomarakenteen
kehittämiseen, yrityskauppojen tai muiden yhtiön liiketoiminnan kehittämiseen
liittyvien järjestelyiden toteuttamiseen tai osana yhtiön kannustinjärjestelmien
toteuttamista.

Valtuutus on voimassa seuraavaan varsinaiseen yhtiökokoukseen saakka, kuitenkin
enintään 30.4.2025 asti. Tämä valtuutus kumoaa varsinaisen yhtiökokouksen 2023
tekemän vastaavan päätöksen.

1. Hallituksen valtuuttaminen päättämään omien osakkeiden pantiksi ottamisesta

Hallitus ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että yhtiökokous valtuuttaisi
hallituksen päättämään yhtiön omien osakkeiden pantiksi ottamisesta seuraavasti:

Hallitus voi päättää omien osakkeiden pantiksi ottamisesta (suunnatusti)
yrityskauppojen tai muiden yhtiön liiketoiminnan järjestelyiden toteuttamisen
yhteydessä. Pantiksi ottaminen voi tapahtua yhdessä tai useammassa erässä.

Pantiksi otettavien osakkeiden lukumäärä voi olla yhteensä enintään 2 000 000
kappaletta.

Hallitus päättää muut ehdot pantiksi ottamiseen liittyen.

Valtuutus on voimassa seuraavaan varsinaiseen yhtiökokoukseen saakka, kuitenkin
enintään 30.4.2025 asti. Tämä valtuutus kumoaa varsinaisen yhtiökokouksen 2023
tekemän vastaavan päätöksen.

1. Kokouksen päättäminen

B. Yhtiökokousasiakirjat

Edellä mainitut varsinaisen yhtiökokouksen asialistalla olevat päätösehdotukset
sekä tämä kokouskutsu ovat saatavilla Solteq Oyj:n internetsivuilla
(www.solteq.com/yhtiokokous2024). Palkitsemisraportti on myös tämän kokouskutsun
liitteenä. Solteq Oyj:n vuosikatsaus, tilinpäätös, konsernitilinpäätös,
hallituksen toimintakertomus ja tilintarkastuskertomus ovat saatavilla Solteq
Oyj:n internetsivuilla. Jäljennökset edellä mainituista asiakirjoista sekä tästä
kokouskutsusta lähetetään pyydettäessä osakkeenomistajille.

Varsinaisen yhtiökokouksen pöytäkirja on saatavilla edellä mainituilla
internetsivuilla viimeistään 10.4.2024. Myös toimitusjohtajan katsaus
julkaistaan Solteq Oyj:n internetsivuilla varsinaisen yhtiökokouksen jälkeen.

C. Ohjeita kokoukseen osallistujille

1. Osakasluetteloon merkitty osakkeenomistaja

Oikeus osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on
täsmäytyspäivänä 15.3.2024 rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön
osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen
henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön
osakasluetteloon.Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen
tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen eivätkä
osakkeenomistajan äänimäärään.

Ilmoittautuminen varsinaiseen yhtiökokoukseen alkaa 6.3.2024 kello 12.00. Yhtiön
osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua varsinaiseen
yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua viimeistään 21.3.2024 klo 16.00, mihin
mennessä ilmoittautumisen on oltava perillä.

Varsinaiseen yhtiökokoukseen voi ilmoittautua:

a) Yhtiön internetsivujen kautta osoitteessa www.solteq.com/yhtiokokous2024.
Sähköisessä ilmoittautumisessa vaaditaan osakkeenomistajan tai hänen
lakimääräisen edustajansa tai asiamiehensä vahva tunnistautuminen suomalaisilla,
ruotsalaisilla tai tanskalaisilla pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.

b) sähköpostin tai postin kautta. Postitse tai sähköpostitse ilmoittautuvan
osakkeenomistajan tulee toimittaa yhtiön verkkosivuilla
www.solteq.com/yhtiokokous2024 saatavilla oleva ilmoittautumislomake ja
ennakkoäänestyslomake tai vastaavat tiedot Innovatics Oy:lle postitse
osoitteeseen Innovatics Oy, Yhtiökokous / Solteq Oyj, Ratamestarinkatu 13 A,
00520 Helsinki tai sähköpostitse osoitteeseen agm@innovatics.fi.

Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa pyydetyt tiedot, kuten
osakkeenomistajan nimi, syntymäaika tai y-tunnus, yhteystiedot, mahdollisen
avustajan tai asiamiehen nimi ja asiamiehen syntymäaika. Osakkeenomistajien
Solteq Oyj:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain varsinaisen
yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn
yhteydessä.

Lisätietoja ilmoittautumiseen ja ennakkoäänestämiseen liittyen on saatavissa
puhelimitse yhtiökokouksen ilmoittautumisaikana Innovatics Oy:n puhelinnumerosta
010 2818 909 arkisin kello 9.00-12.00 ja kello 13.00-16.00.

1. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua varsinaiseen
yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi
oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon
yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 15.3.2024. Osallistuminen edellyttää lisäksi,
että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty
Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään 22.3.2024, klo
10.00 mennessä. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan
ilmoittautumiseksi varsinaiseen yhtiökokoukseen. Osakkeenomistuksessa
yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta
oikeuteen osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan
äänimäärään.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin
omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien tilapäistä rekisteröitymistä
osakasluetteloon, valtakirjojen ja äänestysohjeiden antamista sekä
ilmoittautumista ja osallistumista varsinaiseen yhtiökokoukseen ja ennakkoon
äänestämistä. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajan tulee ilmoittaa
hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka haluaa osallistua varsinaiseen
yhtiökokoukseen, merkittäväksi tilapäisesti yhtiön osakasluetteloon viimeistään
edellä mainittuun ajankohtaan mennessä sekä huolehtia tarvittaessa
ennakkoäänestämisestä hallintarekisteröidyn osakkeenomistajan puolesta ennen
hallintarekisteröityjä osakkeenomistajia koskevan ilmoittautumisajan
päättymistä. Lisätietoa asiasta on saatavilla myös yhtiön internetsivuilla
osoitteessa www.solteq.com/yhtiokokous2024.

Yhtiökokoukseen ilmoittautunut hallintarekisteröity osakkeenomistaja voi myös
halutessaan osallistua kokoukseen ajantasaisesti tietoliikenneyhteyden ja
teknisen apuvälineen avulla. Ajantasainen osallistuminen kokoukseen edellyttää
tilapäisen yhtiön osakasluetteloon rekisteröitymisen lisäksi osakkeenomistajan
sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron sekä tarvittaessa valtakirjan ja muiden
edustamisoikeuden todistamiseksi tarvittavien asiakirjojen toimittamista
postitse osoitteeseen Innovatics Oy, Yhtiökokous / Solteq Oyj, Ratamestarinkatu
13 A, 00520 Helsinki tai sähköpostitse osoitteeseen agm@innovatics.fi ennen
hallintarekisteröityjen osakkeenomistajien ilmoittautumisajan päättymistä, jotta
osakkeenomistajalle voidaan lähettää osallistumislinkki ja salasana kokoukseen
osallistumiseksi. Mikäli hallintarekisteröityjen osakkeiden omistaja on
valtuuttanut omaisuudenhoitajansa äänestämään ennakkoon puolestaan, näin
toimitetut äänet otetaan huomioon hallintarekisteröidyn osakkeen omistajan
ennakkoääninä yhtiökokouksessa, ellei hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja
äänestä toisin yhtiökokouksessa.

1. Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat

Osakkeenomistaja saa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen ja käyttää siellä
oikeuksiaan asiamiehen välityksellä. Osakkeenomistajan asiamies voi myös
halutessaan äänestää ennakkoon tässä kutsussa kuvatulla tavalla. Asiamiehen on
tunnistauduttava sähköiseen ilmoittautumispalveluun ja ennakkoäänestykseen
henkilökohtaisesti vahvalla tunnistautumisella, jonka jälkeen hän pääsee
tekemään ilmoittautumisen ja äänestämään ennakkoon edustamansa osakkeenomistajan
puolesta. Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai
hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan
osakkeenomistajaa varsinaisessa yhtiökokouksessa. Edustusoikeuden voi osoittaa
hyödyntämällä sähköisessä ilmoittautumispalvelussa käytettävissä olevaa suomi.fi
valtuudet -palvelua.

Malli valtakirjaksi ja äänestysohjeiksi on saatavilla yhtiön internetsivuilla
www.solteq.com/yhtiokokous2024. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu varsinaiseen
yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa
eri arvopaperitileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä
ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa
osakkeenomistajaa.

Mahdolliset valtakirjat pyydetään toimittamaan ensisijaisesti liitetiedostona
sähköisen ilmoittautumisen yhteydessä tai vaihtoehtoisesti postitse osoitteeseen
Innovatics Oy, Yhtiökokous / Solteq Oyj, Ratamestarinkatu 13 A, 00520 Helsinki
tai sähköpostitse osoitteeseen agm@innovatics.fi ennen ilmoittautumisajan
päättymistä. Valtakirjojen toimittamisen lisäksi osakkeenomistajan tai tämän
asiamiehen tulee huolehtia ilmoittautumisesta yhtiökokoukseen edellä tässä
kutsussa kuvatulla tavalla.

1. Osallistumisohjeet

Osakkeenomistajat, joilla on oikeus osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen,
osallistuvat kokoukseen ja käyttävät oikeuksiaan kokouksen aikana
täysimääräisesti ja ajantasaisesti etäyhteyden välityksellä.

Etäyhteys varsinaiseen yhtiökokoukseen toteutetaan Inderes Oyj:n virtuaalisen
yhtiökokouspalvelun kautta Videosync-alustalla, joka sisältää video- ja
ääniyhteyden yhtiökokoukseen. Etäyhteyden käyttäminen ei vaadi maksullisia
ohjelmistoja tai latauksia. Osallistuminen vaatii internetyhteyden lisäksi
tietokoneen, älypuhelimen tai tabletin, jossa on äänentoistoa varten kaiuttimet
tai kuulokkeet sekä mikrofoni suullisten kysymysten tai puheenvuorojen
esittämiseen. Osallistumiseen suositellaan käytettäväksi jotakin seuraavista
selaimista: Chrome, Firefox, Edge, Safari tai Opera -selainta.
Kokousjärjestelmään on suositeltavaa kirjautua jo hyvissä ajoin ennen kokouksen
alkamisajankohtaa.

Osallistumislinkki ja salasana etäosallistumiseksi lähetetään sähköpostilla
ja/tai tekstiviestinä ilmoittautumisen yhteydessä annettuun
sähköpostiosoitteeseen ja/tai matkapuhelinnumeroon kaikille varsinaiseen
yhtiökokoukseen ilmoittautuneille viimeistään varsinaista yhtiökokousta
edeltävänä päivänä. Näin ollen myös ennakkoon äänestäneet osakkeenomistajat
voivat halutessaan osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen etänä
tietoliikenneyhteyden avulla. Ennakkoon äänestäneiden antamat äänet huomioidaan
varsinaisen yhtiökokouksen päätöksenteossa riippumatta siitä, osallistuvatko he
yhtiökokoukseen etäyhteydellä vai eivät. Mikäli he osallistuvat etäyhteydellä,
niin heillä on mahdollisuus halutessaan muuttaa antamiaan ennakkoääniä kokouksen
aikana mahdollisen äänestyksen tapahtuessa.

Tarkemmat tiedot yhtiökokouspalvelusta, lisäohjeet asiamiehelle tämän edustaessa
useampaa osakkeenomistajaa, palveluntarjoajan yhteystiedot ja ohjeet
mahdollisten häiriötilanteiden varalle löytyvät osoitteesta
https://vagm.fi/support sekä linkki tietokoneen, älypuhelimen tai tabletin ja
verkkoyhteyden yhteensopivuuden testaamiseen löytyy osoitteesta
https://demo.videosync.fi/agm-compatibility?language=fi. On suositeltavaa, että
tarkempiin osallistumisohjeisiin tutustutaan ennen yhtiökokouksen alkamista.

1. Äänestäminen ennakkoon

Osakkeenomistaja, jonka omistamat yhtiön osakkeet on kirjattu hänen
henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, voi äänestää ennakkoon
6.3.2024 kello 12.00 - 21.3.2024 kello 16.00 välisenä aikana varsinaisen
yhtiökokouksen asiakohtien 7-20 osalta.

a) yhtiön internetsivujen kautta osoitteessa www.solteq.com/yhtiokokous2024.
Palveluun kirjautuminen tapahtuu vastaavasti kuin ilmoittautumisen osalta edellä
tämän kutsun kohdassa C.1.

b) Postitse tai sähköpostin kautta toimittamalla yhtiön internetsivuilla
saatavilla olevan ennakkoäänestyslomakkeen tai vastaavat tiedot Innovatics
Oy:lle osoitteeseen Innovatics Oy, Yhtiökokous / Solteq Oyj, Ratamestarinkatu 13
A, 00520 Helsinki tai sähköpostitse osoitteeseen agm@innovatics.fi.

Ennakkoäänten on oltava perillä ennakkoäänestyksen päättymisajankohtaan
mennessä. Äänten toimittaminen tällä tavoin ennen ilmoittautumisen ja
ennakkoäänestyksen päättymistä katsotaan ilmoittautumiseksi varsinaiseen
yhtiökokoukseen, kunhan siitä ilmenee edellä mainitut ilmoittautumiseen
vaadittavat tiedot.

Ennakkoon äänestäneen osakkeenomistajan ei ole mahdollista käyttää
osakeyhtiölain mukaista kyselyoikeutta tai oikeutta vaatia äänestystä, ellei hän
itse tai asiamiehen välityksellä osallistu varsinaiseen yhtiökokoukseen
etäyhteyden välityksellä.

Hallintarekisteröidyn osakkeenomistajan osalta ennakkoäänestys tapahtuu
tilinhoitajan välityksellä. Tilinhoitaja voi äänestää ennakkoon edustamiensa
hallintarekisteröityjen osakkeenomistajien puolesta näiden antamien
äänestysohjeiden mukaisesti hallintarekisteröidyille osakkeille asetettuna
ilmoittautumisaikana.

Ennakkoäänestyksen kohteena oleva päätösehdotus katsotaan esitetyksi
muuttumattomana yhtiökokouksessa. Sähköisen ennakkoäänestyksen ehdot ja muut
sitä koskevat ohjeet ovat saatavilla yhtiön internetsivuilla osoitteessa
www.solteq.com/yhtiokokous2024.

1. Muut ohjeet/tiedot

Kokouskielenä on suomi.

Varsinaisessa yhtiökokouksessa läsnä olevalla osakkeenomistajalla on
yhtiökokouksessa osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:n mukainen kyselyoikeus kokouksessa
käsiteltävistä asioista.

Osakkeenomistuksessa varsinaisen yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen
tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua varsinaiseen
yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään.

Solteq Oyj:llä on varsinaisen yhtiökokouksen kokouskutsupäivänä yhteensä 19 396
501 osaketta, jotka edustavat samaa määrää ääniä.

Vantaalla, 5. maaliskuuta 2024

SOLTEQ OYJ
HALLITUS

Lisätiedot:

Aarne Aktan, toimitusjohtaja,
Puhelin: +358 40 342 4440
Sähköposti: aarne.aktan@solteq.com

Liite:

Palkitsemisraportti 2023
Palkitsemispolitiikka 2024

Jakelu:

Nasdaq Helsinki
Keskeiset tiedotusvälineet
www.solteq.com

Solteq lyhyesti

Solteq tarjoaa ohjelmistoratkaisuja ja asiantuntijapalveluita energiasektorille
ja kaupan alalle sekä sähköisen kaupankäynnin tarpeisiin. Yhtiö toimii lähes 500
IT-alan ammattilaisen voimin Suomessa, Ruotsissa, Norjassa, Tanskassa, Puolassa
sekä Iso-Britanniassa.

Liitteet: