Solteq Oyj — Proxy Solicitation & Information Statement 2023

Mar 7, 2023

Kutsu Solteq Oyj:n varsinaiseen yhtiökokoukseen 2023

Kutsu Solteq Oyj:n varsinaiseen yhtiökokoukseen 2023

Pörssitiedote
Yhtiökokouskutsu
7.3.2023 kello 09.00
Solteq Oyj:n osakkeenomistajat kutsutaan varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka
pidetään keskiviikkona 29.3.2023 kello 10.00. Varsinainen yhtiökokous
järjestetään Clarion Hotel Aviapoliksessa osoitteessa Karhumäentie 5, 01530
Vantaa. Kokoukseen ilmoittautuneiden vastaanottaminen ja äänestyslippujen
jakaminen kokouspaikalla aloitetaan kello 9.30.

Kokous pidetään osakeyhtiölain 5 luvun 16 §:n 2 momentin mukaisena
hybridikokouksena. Vaihtoehtona kokouspaikalla yhtiökokoukseen osallistumiselle
osakkeenomistajat voivat käyttää oikeuksiaan kokouksen aikana täysimääräisesti
myös etäyhteyden välityksellä. Ohjeet etäosallistumiseen on esitetty tämän
yhtiökokouskutsun osassa C.

Osakkeenomistajat voivat käyttää äänioikeuttaan myös äänestämällä ennakkoon.
Ohjeet ennakkoäänestykseen on esitetty tämän yhtiökokouskutsun osassa C.

A. Yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat

Varsinaisessa yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. Kokouksen avaaminen

2. Kokouksen järjestäytyminen

3. Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskun valvojien valitseminen

4. Kokouksen laillisuuden toteaminen

5. Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen

6. Vuoden 2022 tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen
   esittäminen

Toimitusjohtajan katsauksen esittäminen.

Tilinpäätös, toimintakertomus ja tilintarkastuskertomus ovat saatavilla yhtiön
internetsivuilla www.solteq.com/yhtiokokous2023.

1. Tilinpäätöksen vahvistaminen

2. Taseen osoittaman voiton käyttäminen ja osingonjaosta päättäminen

Hallitus ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että tilikauden 2022
vahvistettavan taseen perusteella ei jaeta osinkoa.

Solteq Oyj:n osakkeenomistajat, jotka edustavat yli 40 % yhtiön osake- ja
äänimäärästä, ovat ilmoittaneet kannattavansa hallituksen esitystä.

1. Vastuuvapaudesta päättäminen hallituksen jäsenille ja
   toimitusjohtajalle tilikaudelta 1.1.-31.12.2022

2. Neuvoa-antava päätös toimielinten palkitsemisraportin hyväksymisestä

Yhtiön varsinaisessa yhtiökokouksessa 10.6.2020 vahvistetun
palkitsemispolitiikan mukainen toimielinten palkitsemisraportti vuodelta 2022 on
tämän kokouskutsun liitteenä ja saatavilla Solteq Oyj:n internetsivuilta
(www.solteq.com/yhtiokokous2023).

Hallitus ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle toimielinten
palkitsemisraportin hyväksymistä. Varsinaisen yhtiökokouksen päätös
palkitsemisraportin hyväksymisestä on neuvoa-antava.

Solteq Oyj:n osakkeenomistajat, jotka edustavat yli 40 % yhtiön osake- ja
äänimäärästä, ovat ilmoittaneet kannattavansa esitetyn toimielinten
palkitsemisraportin hyväksymisestä.

1. Osakkeenomistajien nimitystoimikunnan perustaminen ja työjärjestyksen
   vahvistaminen

Solteq Oyj:n osakkeenomistajat, jotka edustavat yli 40 % yhtiön osake- ja
äänimäärästä ovat ehdottaneet varsinaiselle yhtiökokoukselle, että yhtiölle
perustetaan osakkeenomistajien nimitystoimikunta ja sille vahvistetaan
työjärjestys.

Edellä mainitut osakkeenomistajat ovat ehdottaneet, että osakkeenomistajien
nimitystoimikunnan päätehtävänä on valmistella hallituksen jäsenten lukumäärään,
valintaan ja palkitsemiseen liittyvät ehdotukset varsinaiselle yhtiökokoukselle
sekä tarvittaessa ylimääräiselle yhtiökokoukselle. Ehdotuksen mukaan
osakkeenomistajien nimitystoimikunta perustetaan toistaiseksi, kunnes
yhtiökokous toisin päättää. Osakkeenomistajien nimitystoimikunta koostuu
korkeintaan neljästä (4) jäsenestä, jotka edustavat yhtiön neljää (4) suurinta
osakkeenomistajaa, joiden osuus yhtiön kaikkien osakkeiden tuottamista äänistä
on suurin varsinaista yhtiökokousta edeltävän vuoden 31. elokuuta.
Nimitystoimikunnan niin päättäessä Yhtiön hallituksen puheenjohtaja voidaan
kutsua asiantuntijajäseneksi nimitystoimikuntaan ilman jäsenyyttä ja
äänioikeutta sekä ilman vaikutusta nimitystoimikunnan päätösvaltaisuuteen.
Nimitystoimikunta valitsee puheenjohtajan keskuudestaan. Nimitystoimikunnan
jäsenten toimikausi päättyy vuosittain seuraavan osakkeenomistajien
nimitystoimikunnan nimitykseen.

Osakkeenomistajien nimitystoimikunnan kokoonpanon määräytyminen, tehtävät ja
toiminta määritetään tarkemmin osakkeenomistajien nimitystoimikunnan
työjärjestyksessä. Ehdotus työjärjestykseksi on saatavilla yhtiön verkkosivuilla
osoitteessa www.solteq.com/yhtiokokous2023.

1. Hallituksen jäsenten palkkioista päättäminen

Solteq Oyj:n osakkeenomistajat, jotka edustavat yli 40 % yhtiön osake- ja
äänimäärästä ehdottavat varsinaiselle yhtiökokoukselle, että valittaville
hallituksen jäsenille maksettavat palkkiot toimikaudelta, joka päättyy vuoden
2024 varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä säilyvät ennallaan ja ovat:

Hallituksen puheenjohtajalle maksetaan palkkiona 5 000 euroa kuukaudessa ja
hallituksen jäsenille 2 500 euroa kuukaudessa. Lisäksi kokousten
puheenjohtajalle ja muille jäsenille maksetaan 500 euron kokouspalkkio
hallituksen kokoukselta ja hallituksen valiokunnan kokoukselta. Edellä
mainittujen palkkioiden lisäksi ehdotetaan, että tavanomaiset ja kohtuulliset
hallitustyöskentelystä aiheutuvat kustannukset korvataan hallituksen jäsenille
laskua vastaan.

1. Hallituksen jäsenten lukumäärästä päättäminen

Solteq Oyj:n osakkeenomistajat, jotka edustavat yli 40 % yhtiön osake- ja
äänimäärästä ehdottavat varsinaiselle yhtiökokoukselle, että yhtiön hallitukseen
valitaan 6 jäsentä.

1. Hallituksen jäsenten valitseminen

Solteq Oyj:n osakkeenomistajat, jotka edustavat yli 40 % yhtiön osake- ja
äänimäärästä ehdottavat varsinaiselle yhtiökokoukselle, että yhtiön hallitukseen
valitaan vuoden 2024 varsinaisen yhtiökokouksen päättymiseen saakka ulottuvalle
toimikaudelle uudelleen nykyiset hallituksen jäsenet Markku Pietilä, Panu
Porkka, Anni Sarvaranta, Katarina Segerståhl ja Mika Sutinen sekä uutena
hallituksen jäsenenä Esko Mertsalmi. Ehdotettu uusi hallituksen jäsen on
riippumaton yhtiöstä ja sen merkittävistä osakkeenomistajista.

Kaikilta hallitukseen esitettäviltä henkilöiltä on saatu suostumus tehtävään.

Lisätietoja hallitukseen esitettävästä uudesta jäsenestä on saatavilla yhtiön
internetsivuilla osoitteessa www.solteq.com/yhtiokokous2023.

1. Tilintarkastajan palkkiosta päättäminen

Hallitus ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että yhtiön tilintarkastajalle
maksetaan palkkio tilintarkastajan kohtuullisen, yhtiön hyväksymän laskun
mukaan.

Solteq Oyj:n osakkeenomistajat, jotka edustavat yli 40 % yhtiön osake- ja
äänimäärästä, ovat ilmoittaneet kannattavansa hallituksen esitystä.

1. Tilintarkastajan valitseminen

Hallitus ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että yhtiön tilintarkastajaksi
valitaan yksi tilintarkastusyhteisö ja että tilintarkastajaksi valitaan
uudelleen tilintarkastusyhteisö KPMG Oy Ab. KPMG Oy Ab on ilmoittanut, että
päävastuullisena tilintarkastajana toimisi KHT Petri Sammalisto.

Solteq Oyj:n osakkeenomistajat, jotka edustavat yli 40 % yhtiön osake- ja
äänimäärästä, ovat ilmoittaneet kannattavansa hallituksen esitystä.

1. Yhtiöjärjestyksen 11 § muuttaminen

Hallitus ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että yhtiökokous päättäisi
yhtiöjärjestyksen 11 § muuttamisesta siten, että yhtiökokous voitaisiin
järjestää ilman fyysistä kokouspaikkaa etäkokouksena.

Ehdotuksen mukaan yhtiöjärjestyksen 11 § ”Kokouskutsu” otsikko muutettaisiin 11
§ ”Kokouskutsu, kokouspaikka ja osallistumistapa” sekä kohtaan lisättäisiin uusi
kappale, joka kuuluisi kokonaisuudessaan seuraavasti, 11 §:n pysyessä muutoin
ennallaan:

Hallitus voi päättää, että yhtiökokous järjestetään ilman kokouspaikkaa siten,
että osakkeenomistajat käyttävät päätösvaltaansa kokouksen aikana
täysimääräisesti ja ajantasaisesti tietoliikenneyhteyden ja teknisen apuvälineen
avulla (etäkokous).

Ehdotus uudeksi yhtiöjärjestykseksi on saatavilla yhtiön internetsivuilla
osoitteessa www.solteq.com/yhtiökokous2023.

1. Hallituksen valtuuttaminen päättämään osakeannista sekä optio-oikeuksien ja
   muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta

Hallitus ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että varsinainen yhtiökokous
valtuuttaisi hallituksen päättämään maksullisesta tai maksuttomasta osakeannista
sekä optio-oikeuksien ja muiden osakeyhtiölain 10 luvun 1 § mukaisten erityisten
oikeuksien antamisesta seuraavasti:

Valtuutuksen nojalla annettavien osakkeiden tai oikeuksien lukumäärä voi olla
yhteensä enintään 2 000 000 kappaletta. Valtuutus koskee sekä uusien osakkeiden
ja oikeuksien antamista että yhtiön omien osakkeiden luovuttamista. Uudet
osakkeet ja oikeudet voidaan antaa ja yhtiöllä olevat omat osakkeet luovuttaa
osakkeenomistajien merkintäetuoikeudesta poiketen suunnatulla osakeannilla, jos
siihen on yhtiön kannalta painava taloudellinen syy, kuten yhtiön
pääomarakenteen kehittäminen, yrityskauppojen tai muiden yhtiön liiketoiminnan
kehittämiseen liittyvien järjestelyiden toteuttaminen. Valtuutusta ei voida
käyttää yhtiön kannustinjärjestelmien toteuttamiseen. Valtuutuksen ehdotetaan
sisältävän hallitukselle oikeuden päättää kaikista muista osakeanteihin ja
erityisten oikeuksien antamiseen liittyvistä ehdoista mukaan lukien
merkintähinnasta ja merkintähinnan maksamisesta paitsi rahalla myös kokonaan tai
osittain muulla omaisuudella (apporttiomaisuus) tai käyttämällä merkitsijällä
olevaa saatavaa merkintähinnan kuittaamiseen ja merkitsemisestä yhtiön
taseeseen.

Valtuutus on voimassa seuraavaan varsinaiseen yhtiökokoukseen saakka, kuitenkin
enintään 30.4.2024 asti. Tämä valtuutus kumoaa varsinaisen yhtiökokouksen 2022
tekemän vastaavan päätöksen.

Solteq Oyj:n osakkeenomistajat, jotka edustavat yli 40 % yhtiön osake- ja
äänimäärästä, ovat ilmoittaneet kannattavansa hallituksen esitystä.

1. Hallituksen valtuuttaminen päättämään osakeannista sekä optio-oikeuksien ja
   muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta osana yhtiön
   kannustinjärjestelmien toteuttamista

Hallitus ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että varsinainen yhtiökokous
valtuuttaisi hallituksen päättämään maksullisesta tai maksuttomasta osakeannista
sekä optio-oikeuksien ja muiden osakeyhtiölain 10 luvun 1 § mukaisten erityisten
oikeuksien antamisesta osana yhtiön kannustinjärjestelmien toteuttamista
seuraavasti:

Valtuutuksen nojalla annettavien osakkeiden tai oikeuksien lukumäärä voi olla
yhteensä enintään 1 000 000 kappaletta. Valtuutus koskee sekä uusien osakkeiden
ja oikeuksien antamista että yhtiön omien osakkeiden luovuttamista. Uudet
osakkeet ja oikeudet voidaan antaa ja yhtiöllä olevat omat osakkeet luovuttaa
osakkeenomistajien merkintäetuoikeudesta poiketen suunnatulla osakeannilla osana
yhtiön kannustinjärjestelmien toteuttamista, jolloin siihen on yhtiön kannalta
painava taloudellinen syy. Tällaisten kannustinjärjestelmien tarkoituksena tulee
olla sitouttaa yhtiön avainhenkilöitä 3 - 5 vuoden ajanjaksolla. Lisäksi
tarkoituksena on, että nyt annettavan valtuutuksen enimmäismäärä kattaa
avainhenkilöiden kannustinohjelman vähintään 3 vuoden ajalta. Valtuutuksen
ehdotetaan sisältävän hallitukselle oikeuden päättää kaikista muista
osakeanteihin ja erityisten oikeuksien antamiseen liittyvistä ehdoista mukaan
lukien merkintähinnasta ja merkintähinnan maksamisesta paitsi rahalla tai
käyttämällä merkitsijällä olevaa saatavaa merkintähinnan kuittaamiseen ja
merkitsemisestä yhtiön taseeseen.

Valtuutus on voimassa 30.4.2026 asti. Tämä valtuutus kumoaa varsinaisen
yhtiökokouksen 2022 tekemän vastaavan päätöksen.

Solteq Oyj:n osakkeenomistajat, jotka edustavat yli 40 % yhtiön osake- ja
äänimäärästä, ovat ilmoittaneet kannattavansa hallituksen esitystä.

1. Hallituksen valtuuttaminen päättämään omien osakkeiden hankkimisesta

Hallitus ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että yhtiökokous valtuuttaisi
hallituksen päättämään yhtiön omien osakkeiden hankkimisesta seuraavasti:

Valtuutuksen nojalla hankittavien omien osakkeiden lukumäärä voi olla enintään
500 000 kappaletta. Hankkiminen voi tapahtua yhdessä tai useammassa erässä. Omia
osakkeita voidaan hankkia vain yhtiön vapaalla omalla pääomalla.

Omia osakkeita voidaan hankkia muutoin kuin osakkeenomistajien omistamien
osakkeiden suhteessa (suunnattu hankkiminen). Osakkeiden hankintahinta on
vähintään yhtiön osakkeesta hankintahetkellä säännellyllä markkinalla
tapahtuvassa kaupankäynnissä maksettu alin hinta ja enintään hankintahetkellä
säännellyllä markkinalla tapahtuvassa kaupankäynnissä maksettu korkein hinta.

Yhtiön omia osakkeita voidaan hankkia käytettäväksi yhtiön pääomarakenteen
kehittämiseen, yrityskauppojen tai muiden yhtiön liiketoiminnan kehittämiseen
liittyvien järjestelyiden toteuttamiseen tai osana yhtiön kannustinjärjestelmien
toteuttamista.

Valtuutus on voimassa seuraavaan varsinaiseen yhtiökokoukseen saakka, kuitenkin
enintään 30.4.2024 asti. Tämä valtuutus kumoaa varsinaisen yhtiökokouksen 2022
tekemän vastaavan päätöksen.

Solteq Oyj:n osakkeenomistajat, jotka edustavat yli 40 % yhtiön osake- ja
äänimäärästä, ovat ilmoittaneet kannattavansa hallituksen esitystä.

1. Hallituksen valtuuttaminen päättämään omien osakkeiden pantiksi ottamisesta

Hallitus ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että yhtiökokous valtuuttaisi
hallituksen päättämään yhtiön omien osakkeiden pantiksi ottamisesta seuraavasti:

Hallitus voi päättää omien osakkeiden pantiksi ottamisesta (suunnatusti)
yrityskauppojen tai muiden yhtiön liiketoiminnan järjestelyiden toteuttamisen
yhteydessä. Pantiksi ottaminen voi tapahtua yhdessä tai useammassa erässä.

Pantiksi otettavien osakkeiden lukumäärä voi olla yhteensä enintään 2 000 000
kappaletta.

Hallitus päättää muut ehdot pantiksi ottamiseen liittyen.

Valtuutus on voimassa seuraavaan varsinaiseen yhtiökokoukseen saakka, kuitenkin
enintään 30.4.2024 asti. Tämä valtuutus kumoaa varsinaisen yhtiökokouksen 2022
tekemän vastaavan päätöksen.

Solteq Oyj:n osakkeenomistajat, jotka edustavat yli 40 % yhtiön osake- ja
äänimäärästä, ovat ilmoittaneet kannattavansa hallituksen esitystä.

1. Kokouksen päättäminen

B. Yhtiökokousasiakirjat

Edellä mainitut varsinaisen yhtiökokouksen asialistalla olevat päätösehdotukset
sekä tämä kokouskutsu ovat saatavilla Solteq Oyj:n internetsivuilla
(www.solteq.com/yhtiokokous2023). Palkitsemisraportti on myös tämän kokouskutsun
liitteenä. Solteq Oyj:n 7.3.2023 julkaistu vuosikatsaus, tilinpäätös,
konsernitilinpäätös, hallituksen toimintakertomus ja tilintarkastuskertomus ovat
saatavilla Solteq Oyj:n internetsivuilla. Jäljennökset edellä mainituista
asiakirjoista sekä tästä kokouskutsusta lähetetään pyydettäessä
osakkeenomistajille.

Varsinaisen yhtiökokouksen pöytäkirja on saatavilla edellä mainituilla
internetsivuilla viimeistään 12.4.2023.

C. Ohjeita kokoukseen osallistujille

1. Osakasluetteloon merkitty osakkeenomistaja

Oikeus osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on
täsmäytyspäivänä 17.3.2023 rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön
osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen
henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön
osakasluetteloon.

Ilmoittautuminen varsinaiseen yhtiökokoukseen alkaa 8.3.2023 kello 12.00. Yhtiön
osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua varsinaiseen
yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua viimeistään 23.3.2023 klo 16.00, mihin
mennessä ilmoittautumisen on oltava perillä.

Varsinaiseen yhtiökokoukseen voi ilmoittautua:

a) Yhtiön internetsivujen kautta osoitteessa www.solteq.com/yhtiokokous2023.
Sähköisessä ilmoittautumisessa vaaditaan osakkeenomistajan tai hänen
lakimääräisen edustajansa tai asiamiehensä vahva tunnistautuminen suomalaisilla
tai ruotsalaisilla pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.;

b) sähköpostin tai postin kautta. Postitse tai sähköpostitse ilmoittautuvan
osakkeenomistajan tulee toimittaa yhtiön verkkosivuilla
www.solteq.com/yhtiokokous2023 saatavilla oleva ilmoittautumislomake ja
ennakkoäänestyslomake tai vastaavat tiedot Innovatics Oy:lle postitse
osoitteeseen Innovatics Oy, Yhtiökokous / Solteq Oyj, Ratamestarinkatu 13 A,
00520 Helsinki tai sähköpostitse osoitteeseen agm@innovatics.fi.

Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa pyydetyt tiedot, kuten
osakkeenomistajan nimi, syntymäaika tai y-tunnus, yhteystiedot, mahdollisen
avustajan tai asiamiehen nimi ja asiamiehen syntymäaika sekä tieto siitä,
osallistuuko osakkeenomistaja tai hänen asiamiehensä yhtiökokoukseen
kokouspaikalla vai etäyhteyden välityksellä. Osakkeenomistajien Solteq Oyj:lle
luovuttamia henkilötietoja käytetään vain varsinaisen yhtiökokouksen ja siihen
liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.

Osakkeenomistajan, hänen edustajansa tai asiamiehensä tulee kokouspaikalla
tarvittaessa pystyä osoittamaan henkilöllisyytensä ja/tai edustusoikeutensa.

Lisätietoja ilmoittautumiseen ja ennakkoäänestämiseen liittyen on saatavissa
puhelimitse yhtiökokouksen ilmoittautumisaikana Innovatics Oy:n puhelinnumerosta
010 2818 909 arkisin kello 9.00-12.00 ja kello 13.00-16.00.

1. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua varsinaiseen
yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi
oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon
yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 17.3.2023. Osallistuminen edellyttää lisäksi,
että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty
Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään 24.3.2023, klo
10.00 mennessä. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan
ilmoittautumiseksi varsinaiseen yhtiökokoukseen. Osakkeenomistuksessa
yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta
oikeuteen osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan
äänimäärään.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin
omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien tilapäistä rekisteröitymistä
osakasluetteloon, valtakirjojen ja äänestysohjeiden antamista sekä
ilmoittautumista ja osallistumista varsinaiseen yhtiökokoukseen ja ennakkoon
äänestämistä. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajan tulee ilmoittaa
hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka haluaa osallistua varsinaiseen
yhtiökokoukseen, merkittäväksi tilapäisesti yhtiön osakasluetteloon viimeistään
edellä mainittuun ajankohtaan mennessä sekä huolehtia tarvittaessa
ennakkoäänestämisestä hallintarekisteröidyn osakkeenomistajan puolesta ennen
hallintarekisteröityjä osakkeenomistajia koskevan ilmoittautumisajan
päättymistä. Lisätietoa asiasta on saatavilla myös yhtiön internetsivuilla
osoitteessa www.solteq.com/yhtiokokous2023.

1. Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat

Osakkeenomistaja saa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen ja käyttää siellä
oikeuksiaan asiamiehen välityksellä. Osakkeenomistajan asiamies voi myös
halutessaan äänestää ennakkoon tässä kutsussa kuvatulla tavalla. Asiamiehen on
tunnistauduttava sähköiseen ilmoittautumispalveluun ja ennakkoäänestykseen
henkilökohtaisesti vahvalla tunnistautumisella, jonka jälkeen hän pääsee
tekemään ilmoittautumisen ja äänestämään ennakkoon edustamansa osakkeenomistajan
puolesta. Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai
hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan
osakkeenomistajaa varsinaisessa yhtiökokouksessa. Edustusoikeuden voi osoittaa
hyödyntämällä sähköisessä ilmoittautumispalvelussa käytettävissä olevaa suomi.fi
valtuudet -palvelua.

Malli valtakirjaksi ja äänestysohjeiksi on saatavilla yhtiön internetsivuilla
www.solteq.com/yhtiokokous2023. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu varsinaiseen
yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa
eri arvopaperitileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä
ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa
osakkeenomistajaa.

Mahdolliset valtakirjat pyydetään toimittamaan ensisijaisesti liitetiedostona
sähköisen ilmoittautumisen yhteydessä tai vaihtoehtoisesti postitse osoitteeseen
Innovatics Oy, Yhtiökokous / Solteq Oyj, Ratamestarinkatu 13 A, 00520 Helsinki
tai sähköpostitse osoitteeseen agm@innovatics.fi ennen ilmoittautumisajan
päättymistä. Valtakirjojen toimittamisen lisäksi osakkeenomistajan tai tämän
asiamiehen tulee huolehtia ilmoittautumisesta yhtiökokoukseen edellä tässä
kutsussa kuvatulla tavalla.

1. Etäosallistuminen kokoukseen

Osakkeenomistaja, jolla on oikeus osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, voi
osallistua kokoukseen ja käyttää oikeuksiaan kokouksen aikana täysimääräisesti
paitsi osallistumalla yhtiökokoukseen kokouspaikalla myös etäyhteyden
välityksellä.

Varsinaiseen yhtiökokoukseen kokouspaikalla osallistuvaksi ilmoittautunut
osakkeenomistaja tai asiamies voi vaihtaa osallistumisensa etäosallistumiseksi.
Tästä ei tarvitse ilmoittaa yhtiölle erikseen. Etäosallistuminen tapahtuu
yhtiökokoukseen ilmoittautumisen yhteydessä annettuun puhelinnumeroon ja/tai
sähköpostiosoitteeseen lähetetyn etäosallistumislinkin kautta.

Etäyhteys varsinaiseen yhtiökokoukseen toteutetaan Inderes Oyj:n virtuaalisen
yhtiökokouspalvelun kautta Videosync-alustalla, joka sisältää video- ja
ääniyhteyden yhtiökokoukseen. Etäyhteyden käyttäminen ei vaadi maksullisia
ohjelmistoja tai latauksia. Osallistuminen vaatii internetyhteyden lisäksi
tietokoneen, älypuhelimen tai tabletin, jossa on äänentoistoa varten kaiuttimet
tai kuulokkeet sekä mikrofoni suullisten kysymysten tai puheenvuorojen
esittämiseen. Osallistumiseen suositellaan käytettäväksi jotakin seuraavista
selaimista: Chrome, Firefox, Edge, Safari tai Opera -selainta.
Kokousjärjestelmään on suositeltavaa kirjautua jo hyvissä ajoin ennen kokouksen
alkamisajankohtaa.

Osallistumislinkki ja salasana etäosallistumiseksi lähetetään sähköpostilla
ja/tai tekstiviestinä ilmoittautumisen yhteydessä annettuun
sähköpostiosoitteeseen ja/tai matkapuhelinnumeroon kaikille varsinaiseen
yhtiökokoukseen ilmoittautuneille viimeistään varsinaista yhtiökokousta
edeltävänä päivänä. Näin ollen myös ennakkoon äänestäneet ja fyysisesti
varsinaiseen yhtiökokoukseen ilmoittautuneet osakkeenomistajat voivat
halutessaan osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen etänä tietoliikenneyhteyden
avulla. Ennakkoon äänestäneiden antamat äänet huomioidaan varsinaisen
yhtiökokouksen päätöksenteossa riippumatta siitä, osallistuvatko he
yhtiökokoukseen etäyhteydellä vai eivät. Etäyhteydellä osallistuvilla on
mahdollisuus halutessaan muuttaa antamiaan ennakkoääniä kokouksen aikana
mahdollisen äänestyksen tapahtuessa.

Tarkemmat tiedot yhtiökokouspalvelusta, lisäohjeet, palveluntarjoajan
yhteystiedot ja ohjeet mahdollisten häiriötilanteiden varalle löytyvät
osoitteesta: https://videosync.notion.site/Ohjeita-et-n-osallistuville
-osakeomistajille-Inderes-Yhti-kokousratkaisut-ae488811332e49c2b4c990ab62148d53.
Linkki tietokoneen, älypuhelimen tai tabletin ja verkkoyhteyden yhteensopivuuden
testaamiseen löytyvät osoitteesta https://flik.videosync.fi/katsoja-testi. On
suositeltavaa, että tarkempiin osallistumisohjeisiin tutustutaan ennen
yhtiökokouksen alkamista.

1. Äänestäminen ennakkoon

Osakkeenomistaja, jonka omistamat yhtiön osakkeet on kirjattu hänen
henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, voi äänestää ennakkoon
8.3.2023 kello 12.00 - 23.3.2023 kello 16.00 välisenä aikana varsinaisen
yhtiökokouksen asiakohtien 7-21 osalta.

a) yhtiön internetsivujen kautta osoitteessa www.solteq.com/yhtiokokous2023.
Palveluun kirjautuminen tapahtuu vastaavasti kuin ilmoittautumisen osalta edellä
tämän kutsun kohdassa C.1.

b) Postitse tai sähköpostin kautta toimittamalla yhtiön internetsivuilla
saatavilla olevan ennakkoäänestyslomakkeen tai vastaavat tiedot Innovatics
Oy:lle osoitteeseen Innovatics Oy, Yhtiökokous / Solteq Oyj, Ratamestarinkatu 13
A, 00520 Helsinki tai sähköpostitse osoitteeseen agm@innovatics.fi.
Ennakkoäänten on oltava perillä ennakkoäänestyksen päättymisajankohtaan
mennessä. Äänten toimittaminen tällä tavoin ennen ilmoittautumisen ja
ennakkoäänestyksen päättymistä katsotaan ilmoittautumiseksi varsinaiseen
yhtiökokoukseen, kunhan siitä ilmenee edellä mainitut ilmoittautumiseen
vaadittavat tiedot.

Ennakkoon äänestäneen osakkeenomistajan ei ole mahdollista käyttää
osakeyhtiölain mukaista kyselyoikeutta tai oikeutta vaatia äänestystä, ellei hän
itse tai asiamiehen välityksellä osallistu varsinaiseen yhtiökokoukseen
kokouspaikalla tai etäyhteyden välityksellä.

Hallintarekisteröidyn osakkeenomistajan osalta ennakkoäänestys tapahtuu
tilinhoitajan välityksellä. Tilinhoitaja voi äänestää ennakkoon edustamiensa
hallintarekisteröityjen osakkeenomistajien puolesta näiden antamien
äänestysohjeiden mukaisesti hallintarekisteröidyille osakkeille asetettuna
ilmoittautumisaikana.

Ennakkoäänestyksen kohteena oleva päätösehdotus katsotaan esitetyksi
muuttumattomana yhtiökokouksessa. Sähköisen ennakkoäänestyksen ehdot ja muut
sitä koskevat ohjeet ovat saatavilla yhtiön internetsivuilla osoitteessa
www.solteq.com/yhtiokokous2023.

1. Muut ohjeet/tiedot

Kokouskielenä on suomi.

Varsinaisessa yhtiökokouksessa läsnä olevalla osakkeenomistajalla on
yhtiökokouksessa osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:n mukainen kyselyoikeus kokouksessa
käsiteltävistä asioista.

Osakkeenomistuksessa varsinaisen yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen
tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua varsinaiseen
yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään.

Solteq Oyj:llä on varsinaisen yhtiökokouksen kokouskutsupäivänä yhteensä 19 396
501 osaketta, jotka edustavat samaa määrää ääniä.

Vantaalla, 7. maaliskuuta 2023

SOLTEQ OYJ

HALLITUS

Lisätiedot:

Aarne Aktan, toimitusjohtaja,
Puhelin: +358 40 342 4440
Sähköposti: aarne.aktan@solteq.com

Liite:

Palkitsemisraportti 2022

Jakelu:

Nasdaq Helsinki
Keskeiset tiedotusvälineet
www.solteq.com

Solteq lyhyesti

Solteq tarjoaa ohjelmistoratkaisuja ja asiantuntijapalveluita energiasektorille
ja kaupan alalle sekä sähköisen kaupankäynnin tarpeisiin. Yhtiö toimii yli 650
IT-alan ammattilaisen voimin Suomessa, Ruotsissa, Norjassa, Tanskassa, Puolassa
sekä Iso-Britanniassa.

Liitteet: