Skip to main content

AI assistant

Sign in to chat with this filing

The assistant answers questions, extracts KPIs, and summarises risk factors directly from the filing text.

Solstad Offshore ASA AGM Information 2020

Jun 5, 2020

3749_rns_2020-06-05_b753cb2c-0937-40ab-ac65-b89ccacf5102.pdf

AGM Information

Open in viewer

Opens in your device viewer

"Firma-/Etternavn, Fornavn "
"c/o"
"Adresse1"
"Adresse2"
"Postnummer, Poststed"
"Land"
Ref no: "Refnr" PIN code: "Pin"
INNKALLING TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING NOTICE OF ANNUAL GENERAL MEETING
SOLSTAD OFFSHORE ASA SOLSTAD OFFSHORE ASA
5. juni 2020 th, 2020
June 5
Til aksjeeierne To the shareholders
Det innkalles med dette til generalforsamling i Solstad Offshore
ASA, organisasjonsnummer 945 883 294 ("Selskapet").
Notice is hereby given of a general meeting in Solstad Offshore ASA,
reg. no. 945 883 294 (the "Company").
STED: NESAVEGEN 39
4297 SKUDENESHAVN
VENUE: NESAVEGEN 39,
4297 SKUDENESHAVN
DATO: 26. juni 2020 DATE: 26 June 2020
KL: 10:00 HRS: 10:00 AM (CET)
Oversettelsen til engelsk er kun til informasjon. Den norske teksten
gjelder ved uoverensstemmelser.
The translation into English has been provided for information
purposes only. In case of any
discrepancies the Norwegian text shall prevail.
Styret har fastsatt følgende forslag til The Board of Directors has proposed the following
Dagsorden Agenda
1 Åpning av møtet ved styrets leder Harald Espedal, og
fortegnelse over møtende aksjeeiere
1 Opening of the meeting by the Chairman of the board Harald
Espedal, and registration of attending shareholders
2 Valg av møteleder og to personer til å medundertegne
protokollen
2 Election of chairman of the meeting, and two persons to co
sign the minutes
3 Godkjenning av innkalling og forslag til dagsorden 3 Approval of the notice and the proposed agenda
4 Godkjenning av årsregnskap, årsberetning og revisors
beretning for 2019.
4 Approval of annual accounts, Board of Directors' report and
auditor's statement for 2019.
5 Orientering om konsernets finansielle stilling 5 The financial situation of the Company
Selskapet har forhandlet frem en løsning med et flertall av The Company has negotiated a solution with a majority of its
sine kreditorer om en restrukturering av selskapets gjeld og creditors for a restructuring of the Company's debt and equity.
egenkapital. Det tas sikte på å kalle inn til ekstraordinær
generalforsamling i nær fremtid med forslag til løsning. For
øvrig vises det til Selskapets børsmeldinger, sist den 30. mai
The board plans to summon to an extraordinary general meeting
in the near future with a proposed solution. Otherwise, reference
is made to the Company's stock exchange notices, the latest on
2020. 30 May 2020.
6 Fastsettelse av godtgjørelse til styrets medlemmer og
styrets revisjonskomité
6 Determination of remuneration to the members of the Board
of Directors and the audit committee

Valgkomiteens innstilling med forslag til godtgjørelse vil bli lagt ut på Selskapets hjemmesider så snart den foreligger.

The Nomination Committee's proposal will be made available on the Company's web site as soon as it available.

7 Fastsettelse av revisors godtgjørelse for 2019

Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende beslutning:

Revisjonshonorar NOK 1 832 188 for 2019 godkjennes.

8 Fastsettelse av valgkomitéens honorar

Valgkomiteens innstilling med forslag til godtgjørelse vil bli lagt ut på Selskapets hjemmesider så snart den foreligger.

9 Styrets erklæring om lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte

Styret har fremlagt en erklæring om retningslinjer for fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte, jf. allmennaksjeloven § 6-16a:

Det overordnede prinsippet for fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte i Solstad Offshore ASAkonsernet i 2020 skal være at ledende ansatte blir tilbudt konkurransedyktige vilkår for å sikre tilstrekkelig kompetanse og kontinuitet i konsernets ledelse. Ledende ansatte skal ha de samme kollektive ordningene, som pensjoner osv., som andre ansatte i konsernet. Konsernet har for tiden ikke noe opsjonsprogram for ledende ansatte eller annet personell. Godtgjørelse til ledende ansatte i 2019 fremgår av note 9 til konsernregnskapet.

Lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte kan imidlertid bli endret i forbindelse med gjennomføring av den planlagte restruktureringen av konsernet, som vil bli behandlet på en senere generalforsamling.

På dette grunnlag foreslår styret at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:

Generalforsamlingen støtter de rådgivende retningslinjene i samsvar med allmennaksjeloven § 6-16a.

10 Redegjørelse for foretaksstyring

Av allmennaksjeloven § 5–6 (4) fremgår det at generalforsamlingen skal behandle redegjørelse for foretaksstyring som er avgitt i henhold til regnskapsloven § 3– 3b. Styreleder vil gjennomgå hovedinnholdet i redegjørelsen. Redegjørelsen er inntatt som vedlegg til Solstad Offshore ASAs årsberetning for 2019. Generalforsamlingen skal ikke stemme over redegjørelsen. Årsberetning og årsregnskap for 2019 er tilgjengelig på selskapets hjemmeside https://www.solstad.com/investors/.

7 Adoption of the auditor's remuneration for 2019

The board proposes that the general meeting adopts the following resolution:

NOK 1 832 188 in audit fees for 2019 is approved.

8 Determination of the nomination committee's remuneration

The Nomination Committee's proposal will be made available on the Company's web site as soon as it available.

9 The Board's statement on salaries and other remuneration to executive personnel

The board has filed a statement regarding guidelines for stipulation of salaries and other remuneration to executive personnel, see section 6‐16a of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act:

The general principle for stipulation of management salaries and other remuneration in the Solstad Offshore ASA group in 2020 shall be that executive personnel are offered competitive terms, to ensure adequate expertise and continuity in management in the group. Executive personnel shall enjoy the same collective arrangements, such as pensions etc., as other employees in the group. The group has no stock option program for management or other personnel. Remuneration to executive personnel in 2019 is stated in Note 9 to the Consolidated Accounts.

The salaries and other remuneration of executive personnel may, however, be changed in connection with the planned restructuring of the group, which will be addressed at a future general meeting.

On this basis, the board proposes that the general meeting adopts the following resolution:

The general meeting supports the advisory guidelines in accordance with section 6-16a of the Public Companies Act.

10 Statement of Corporate Governance

Section 5–6 (4) of the Public Limited Liability Companies Act stipulates that the general meeting must consider a report on corporate governance issued pursuant to § 3–3b of the Accounting Act. The chairman of the board will review the main content of the report. The report is included as an appendix to Solstad Offshore ASA's annual report for 2019. The general meeting shall not vote over the statement. The annual report and financial statements for 2019 are available on the company's website https://www.solstad.com/investors/.

11 Styrevalg

Styret har idag følgende medlemmer: Harald Espedal, Toril Eidesvik, Frank O. Reite, Merete Haugli og Harald Thorstein.

Av disse er Harald Espedal og Frank Reite på valg.

Styret foreslår at samtlige styremedlemmer fortsetter i sine roller inntil videre og frem til ekstraordinær generalforsamling i Selskapet hvor restruktureringen av konsernet vil bli behandlet og hvor det også vil bli gjennomført styrevalg.

12 Valg av medlemmer til valgkomiteen

Valgkomiteen har i dag følgende medlemmer: Rune Lande, Owe Høines og Anders Onarheim.

Samtlige medlemmer er på valg.

Styret foreslår at samtlige medlemmer fortsetter i sine roller inntil videre og frem til ekstraordinær generalforsamling i

Selskapet hvor restruktureringen av konsernet vil bli

behandlet og hvor det også vil bli gjennomført valg til valgkomiteen.

Selskapet er et allmennaksjeselskap underlagt allmennaksjelovens regler. Selskapet har i dag utstedt 291 532 299 aksjer, hver pålydende NOK 2,-. Av disse er 124 975 egne aksjer det ikke kan avgis stemmer for.

Aksjeeiere har rett til å avgi stemme for det antall aksjer vedkommende eier og som er registrert i Verdipapirsentralen (VPS) på tidspunktet for generalforsamlingen, jf. allmennaksjeloven § 4-2. Dersom en aksjeeier har ervervet aksjer og ikke fått ervervet registrert i VPS på tidspunktet for generalforsamlingen, kan stemmerettigheter for de transporterte aksjene ikke utøves, med mindre ervervet er meldt og godtgjort på annet vis. Aksjeeier kan ta med rådgiver(e) og gi talerett til én rådgiver.

Dersom aksjene er registrert i VPS på en forvalter, jf. allmennaksjeloven § 4-10, og den reelle aksjeeieren ønsker å møte i Selskapets generalforsamling og avgi stemme for sine aksjer, må den reelle aksjeeieren fremlegge en skriftlig bekreftelse fra forvalteren på at aksjeeieren er den reelle aksjeeier, samt erklæring fra aksjeeieren selv på at han er den reelle eier sammen med påmelding til generalforsamling, samt fremlegge disse på generalforsamlingen.

En aksjeeier har rett til å få behandlet spørsmål på generalforsamlingen. Spørsmålet må meddeles skriftlig til styret innen syv dager før fristen for innkalling til generalforsamlingen sammen med forslag til beslutning eller en begrunnelse for at spørsmålet settes på dagsorden. Generalforsamlingen kan som hovedregel ikke behandle andre saker enn de som er nevnt i innkallingen.

En aksjeeier har rett til å fremsette forslag til beslutninger for saker som er på dagsorden og kreve at medlemmer av styret og daglig leder i generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av (i) saker som er forelagt aksjeeierne til avgjørelse, og (ii) Selskapets økonomiske stilling, med mindre de opplysninger som kreves, ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for Selskapet.

11 Election of board members

The current members of the board are: Harald Espedal, Toril Eidesvik, Frank O. Reite, Merete Haugli and Harald Thorstein.

Of these, Harald Espedal and Frank Reite are up for re‐election.

The Board proposes that all board members continue to serve as board members until the extraordinary general meeting in the Company where the restructuring of the group will be addressed and where election of board members will also be on the agenda.

12 Election of members to the nomination committee.

The current members of the election committee are: Rune Lande, Owe Høines and Anders Onarheim.

All of the members are up for re-election..

The Board proposes that all the members continue as committee members until the extraordinary general meeting in the Company where the restructuring of the group will be addressed and where election of members to the election committee will also be on the agenda.

The Company is a Norwegian public limited liability company subject to the Norwegian Public Limited Liability Act ("NPLCA"). Currently, the Company has issued 291,532,299 shares, each with a par value of NOK 2,-, of which the Company owns 124,975 treasury shares for which voting rights cannot be exercised.

A shareholder may vote for as many shares he owns and which are registered with the Norwegian Central Securities Depository (VPS) at the date of the general meeting, cf. the NPLCA Section 4-2. If a shareholder has acquired shares and the acquisition has not been registered, voting rights for such shares cannot be exercised, unless the acquisition is reported and documented. A shareholder may be accompanied by advisor(s) and may allow one advisor to speak at the general meeting.

If the shares are registered on a nominee account, cf. NPLCA Section 4-10, and the beneficial owner wishes to attend the meeting and vote for his shares, such owner must attach to the attendance slip a confirmation in writing from the nominee to the effect that he is the ultimate owner of the shares and a statement from himself that he is the beneficial owner, and also present such documentation at the general meeting.

A shareholder has the right to put forth a motion to amendment the agenda. The motion must be submitted in writing to the Board of Directors within seven days prior to the deadline for the notice of the general meeting, together with the proposed decision or a reason why the matter should be put on the agenda. The general meeting cannot in general deal with other matters than those included in the notice.

A shareholder has the right to propose resolutions for items included on the agenda and to require that members of the Board of Directors and the CEO in the extraordinary general meeting provide available information about matters which may affect the assessment of (i) items which are presented to the shareholders for decision and (ii) the Company's financial situation, unless the requested information cannot be disclosed without causing disproportionate harm to the Company.

Innkallingen og øvrige vedlegg er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.solstad.no.

Viktig melding angående koronavirus-pandemien:

Aksjonærer oppfordres i år til å ikke møte fysisk på generalforsamlingen, men til å gi fullmakt til styreleder med eller uten stemmeinstruks etter den fremgangsmåte som følger av denne innkallingen. Det legges også til rette for å delta per telefon som følger:

Tel.: 23184500 (fra utlandet +47 23184500). Deltaker PIN-kode: 311252#

De aksjeeiere som ønsker å delta selv, ved fullmektig eller per telefon må sende påmelding til Selskapet eller dets representant DNB Bank ASA, Registrars Service, innen frist og til adressat som nærmere angitt i vedlagte påmeldings-/ fullmaktsskjema (kun på engelsk).

Med hjemmel i midlertidig lov om unntak fra krav til fysisk møte mv. i foretakslovgivningen for å avhjelpe konsekvenser av utbrudd av covid-19 er påmelding obligatorisk. Personer som ikke er påmeldt innen fristen kan derfor nektes adgang til møtet. E-post-adresse og telefonnummer skal oppgis i påmeldingen.

The summons and other appendices are available at the Company's website www.solstad.no.

Important message regarding the corona virus pandemic:

Shareholders are urged this year not to physically attend the general meeting, but to authorize the chairman of the board with or without voting instructions in accordance with the procedure that follows from this notice. Attendance by telephone will also be facilitated as follows:

Tel.: 23184500 (from abroad: +47 23184500). Participant PIN-kode: 311252#

Shareholders who wish to attend in person, by telephone or give proxy must give notice to be received by the Company or its representative DNB Bank ASA, Registrars Service, within such time limit and to such recipient as further set out in the attached Notice of attendance / Proxy forms.

On the basis of the temporary law on exemptions from requirements for physical meeting etc. in corporate law to remedy the consequences of the outbreak of covid-19, the notice of attendance is mandatory. Persons who have not submitted such notice in time may be refused access to the meeting. E-mail address and telephone number shall be included in the notice.

Med vennlig hilsen / Yours sincerely on behalf of the Board of Directors in Solstad Offshore ASA

Harald Espedal Chairman of the Board

Vedlegg 2 / Appendix 2 Fullmaktsskjema / Proxy

Vedlegg 1 / Appendix 1 Påmeldingsskjema / Notice of Attendance

Vedlegg 1 og 2 er vedlagt denne innkallingen / Appendices 1 and 2 are attached to this notice.

Påmelding

Påmelding må være mottatt senest 22. juni 2020 kl. 12:00.

Notice of attendance

The notice of attendance must be received no later than 22 June 2020 at 12:00 p.m.

juni 2020 Undertegnede vil delta på ordinær generalforsamling den 26. The undersigned will attend the Annual General Meeting on 26
June 2020
Fysisk (frarådes) in person (not recommended)
per telefon (anbefales) by telephone (recommended)
og avgi stemme for: and cast votes for:
"Beholdning" egne aksjer / own shares. REF.NR. / REF NO: "Refnr" PIN-KODE / PIN CODE: "Pin"
www.solstad.com eller via Investortjenester. Påmelding foretas elektronisk via selskapets hjemmeside Notice of attendance should be registered electronically
through the Company's website www.solstad.com or via
VPS Investor Services.
og referansenummer oppgis. For påmelding via selskapets hjemmeside, må overnevnte pin For notification of attendance through the Company's website,
the above mentioned pin code and reference number must be
stated.
referansenummer. Alternativt via Investortjenester hvor man ikke trenger pin og Alternatively through VPS Investor service where pin code and
reference number is not needed.
Får du ikke registeret dette elektronisk kan du signere og
sende inn denne blanketten til [email protected], eller per post til
DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum,
If you are not able to register this electronically, you may send
by e-mail to [email protected], or by regular mail to DNB Bank
ASA, Registrars Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021

0021 Oslo. Påmelding må være mottatt senest 22. juni 2020 kl. 12:00. Oslo, Norway. The notice of attendance should be received no later than 22 June 2020 at 12:00 p.m. Dersom aksjeeier er et foretak, oppgi navn på personen som vil møte for foretaket. If the shareholder is a company, please state the name of the individual who will be representing the company.

Sted / Place Dato / Date Aksjeeiers signatur / Shareholder's signature

Fullmakt uten stemme-instruks

Dersom du selv ikke kan møte på generalforsamling, kan du gi fullmakt til en annen person.

Fullmakt gis elektronisk via selskapets hjemmeside www.solstad.com eller via Investortjenester.

aksjeeier er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten.

Proxy without voting instructions

If you are unable to attend the meeting, you may grant proxy to another individual

Fullmakt gis elektronisk via selskapets hjemmeside www.solstad.com
eller via Investortjenester.
For fullmakt via selskapets hjemmeside, må overnevnte pin og referansenummer oppgis.
Alternativt via Investortjenester hvor man ikke trenger pin og referansenummer.
Får du ikke registeret dette elektronisk kan du signere og sende inn denne blanketten til
[email protected], eller per post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021
Oslo. Fullmakten må være mottatt senest den 22. juni 2020 kl. 16:00.
Dersom det ikke oppgis navn på fullmektigen, vil fullmakten anses gitt styrets leder, eller den han
eller hun bemyndiger.
Denne fullmakten må være mottatt senest 22. juni 2020 kl. 12:00.
Proxy should be submitted electronically through the Company's website www.solstad.com
or
via VPS Investor Services.
For granting proxy through the Company's website, the above-mentioned pin code and reference
number must be stated.
Alternatively, through VPS Investor service where pin code and reference number is not needed.
If you are not able to register this electronically, you may send by e-mail to [email protected], or by regular
mail to DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway. The
notice of attendance should be received no later than 22
June 2020 at 4:00 p.m.
If you send the proxy without naming the proxy holder, the proxy will be given to the chairman of the
board of directors or an individual authorized by him or her.
This proxy should be received no later than 22
June 2020 at 12:00 p.m.
UNDERTEGNEDE / THE UNDISGNED: "Firma-/Etternavn, Fornavn" REF.NR. / REF NO: "Refnr"
PIN-KODE / PIN CODE: "Pin"
gir herved (kryss av én av to) / hereby grants (tick one of the two)
 Styrets leder (eller den han eller hun bemyndiger), eller / the chairman of the board of directors (or a person authorised by him or her), or
__________________
(Fullmektigens navn med blokkbokstaver) / (Name of proxy holder in capital letters)
fullmakt til å møte og avgi stemme på ordinær generalforsamling 26. juni 2020 i Solstad Offshore
ASA for mine/våre aksjer.
proxy to attend and vote for my/our shares at the Annual General Meeting of Solstad Offshore ASA on
26
June 2020.
Denne fullmakten må være mottatt senest 22. juni 2020 kl. 12:00. This proxy should be received no later than 22
June 2020 at 12:00 p.m.
Sted / Place
Dato / Date
Aksjeeiers underskrift
(Undertegnes kun ved fullmakt) / Shareholder's
signature (Only for granting proxy)
Angående møte-
og stemmerett vises til Allmennaksjeloven, især lovens kapittel 5. Dersom
With regards to your right to attend and vote, reference is made to the Norwegian Public

Limited Liability Companies Act, in particular Chapter 5. If the shareholder is a company, the company's certificate of registration must be attached to the proxy.

Fullmakt med stemme-instruks Proxy with voting instructions

Dersom du ikke selv kan møte på generalforsamling, kan du benytte dette fullmaktsskjemaet for å If you are unable to attend the Annual General Meeting in person, you may use this proxy form to give
gi stemmeinstruks til styrets leder eller den han eller hun bemyndiger. voting instructions to the Chairman of the board of directors or the person authorised by him or her.
Fullmakter med stemmeinstruks kan kun registreres av DNB, og sendes til [email protected] Proxies with voting instructions can only be registered by DNB, and must be sent to [email protected]
(skannet (scanned form) or by regular mail to DNB Bank ASA, Registrars' Department, P.O.Box 1600 Centrum,
blankett) eller post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. 0021 Oslo, Norway.
Blanketten må være mottatt av DNB Bank ASA, Verdipapirservice senest 22
juni 2020 kl. 12:00.
The form should be received by DNB Bank ASA, Registrars' Department no later than 22
June 2020 at
12:00 p.m.
Blanketten må være datert og signert for å være gyldig. Proxies with voting instructions must be dated and signed in order to be valid.

UNDERTEGNEDE / THE UNDISGNED: "Firma-/Etternavn, Fornavn"

gir herved styrets leder (eller den han eller hun bemyndiger) fullmakt til å møte og avgi stemme på ordinær generalforsamling 26. juni 2020 i Solstad Offshore ASA for mine/våre aksjer.

Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjon nedenfor. Dersom det ikke krysses av i rubrikken, vil dette anses som en instruks om å stemme i tråd med styrets og valgkomitéens anbefalinger. Dersom det blir fremmet forslag i tillegg til, eller som erstatning for forslaget i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen. Dersom det er tvil om forståelsen av instruksen, vil fullmektigen kunne avstå fra å stemme.

hereby grants the chairman of the board of directors (or the person authorised by him or her) proxy to attend and vote for my/our shares at the Annual General Meeting of Solstad Offshore ASA on 26 June 2020.

The votes shall be exercised in accordance to the instructions below. If the sections for voting are left blank, this will be counted as an instruction to vote in accordance with the board's and Nomination Committee's recommendations. However, if any motions are made from the attendees in addition to or in replacement of the proposals in the Notice, the proxy holder may vote at his or her discretion. If there is any doubt as to how the instructions should be understood, the proxy holder may abstain from voting.

UNDERTEGNEDE / THE UNDISGNED: "Firma-/Etternavn, Fornavn" REF.NR. / REF NO: "Refnr" PIN-KODE / PIN CODE: "Pin"

Punkt /
Item
Agenda for ordinær generalforsamling 2020 / Agenda for the Annual General Meeting 2020 For Mot /
Against
Avstår /
Abstention
1 Åpning av møtet ved Styrets leder
Harald Espedal, og fortegnelse over møtende aksjeeiere / Opening of the meeting by the Chairman of
the board Harald Espedal, and registration of attending shareholders
2 Valg av møteleder og to personer til å medundertegne protokollen. / Election of chairman of the meeting, and two persons to co-sign the
minutes
3 Godkjenning av innkalling og forslag til Dagsorden / Approval of the notice and the proposed agenda
4 Godkjenning av årsregnskap, årsberetning
og revisors beretning for 2019. / Approval of annual accounts, Board of Directors' report and
auditor's statement for 2019.
5 Orientering om konsernets finansielle stilling / The financial situation of the Company
6 Fastsettelse av godtgjørelse til styrets medlemmer og Styrets revisjonskomité / Determination of remuneration to the members of the
Board of Directors and the audit committee
7 Fastsettelse av revisors godtgjørelse
for 2019 / Adoption of the auditor's remuneration for 2019
8 Fastsettelse av valgkomitéens honorar / Determination of the nomination committee's remuneration
9 Styrets erklæring om lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte / The Board's statement on salaries and other remuneration to
executive personnel
10 Redegjørelse for foretaksstyring / Statement of Corporate Governance
11 Styrevalg / Election of board members
12 Valg av medlemmer til valgkomiteen / Election of members to the nomination committee

Sted / Place Dato / Date Aksjeeiers underskrift (Undertegnes kun ved fullmakt med stemmeinstruks) / Shareholder's signature (Only for granting proxy with voting instructions)

Angående møte- og stemmerett vises til Allmennaksjeloven, især lovens kapittel 5. Dersom aksjeeier er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten.

With regards to your right to attend and vote, reference is made to the Public Companies Act, in particular Chapter 5. If the shareholder is a company, the company's certificate of registration must be attached to the proxy.