SoftOx Solutions AS — AGM Information 2021

Apr 6, 2021

Innkalling til ordinær generalforsamling i SoftOx Solutions AS

På grunn av gjeldende restriksjoner mot innendørs arrangementer i Oslo kommune som følge av Covid19, vil generalforsamlingen kun avholdes som et elektronisk møte. Det vil derfor ikke være mulig å delta fysisk på generalforsamlingen. Aksjeeierne kan utøve sine aksjeeierrettigheter på generalforsamlingen ved å gi fullmakt til styrets leder, med eller uten stemmeinstruks, som nærmere beskrevet i vedlegg 2.

Selskapet vil legge til rette for at aksjeeiere som ønsker det kan følge generalforsamlingen elektronisk. Aksjonærer som ønsker å delta digitalt må melde seg på via vedlagte påmeldingsblankett for å få tilsendt link til generalforsamlingen. Med mindre møteleder beslutter noe annet vil aksjeeiere ikke ha adgang til å snakke, stille spørsmål eller stemme elektronisk på generalforsamlingen. Spørsmål kan sendes inn på forhånd. Aksjeeierrettigheter må derfor utøves ved å gi fullmakt til styrets leder i henhold til instruksene angitt i denne innkallingen.

Påmelding og fullmakt må være mottatt innen 12. april 2021 kl. 15.00. Påmeldings- og fullmaktsskjema er vedlagt innkallingen.

An English version of the Notice to the Annual General Meeting will be made available on our website.

Det innkalles herved til ordinær generalforsamling i SoftOx Solutions AS:

Sted:	Virtuelt
Dato:	13. april 2021
Kl.:	09.00

Generalforsamlingen vil bli åpnet av styrets leder Melvin Teigen.

Til behandling foreligger:

• 1. Åpning og registrering av aksjonærer
• 1. Valg av møteleder og en person til å medundertegne protokollen
• 1. Godkjennelse av innkalling og dagsorden
• 1. Godkjennelse av styrets forslag til årsregnskap og årsberetning for 2020

Kopi av forslag til årsregnskap, styrets årsberetning og revisors beretning for 2020 er inntatt i Selskapets årsrapport for 2020 som er gjort tilgjengelig for aksjonærene på selskapets hjemmeside; https://soft-ox.com. Kopi er også utlagt på selskapets kontor.

Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:

Årsregnskapet og årsberetningen for 2020 godkjennes.

5. Fastsettelse av honorar til styret

For perioden ordinær generalforsamling 2020 til ordinær generalforsamling 2021 anbefales det styregodtgjørelse på NOK 125.000 pr. medlem, og NOK 250.000 for styrets formann.

Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:

Godtgjørelse til styret for perioden fra ordinær generalforsamling 2020 til ordinær generalforsamling 2021 på NOK 125.000 pr. medlem og NOK 250.000 for styrets leder godkjennes.

6. Godkjennelse av revisors godtgjørelse

Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:

Godtgjørelse til revisor for 2020 godkjennes etter regning, som nærmere spesifisert i note [1] til årsregnskapet. For 2020 er kostnadsført 199.550 i revisjonshonorar og annen bistand.

7. Utstedelse av opsjoner til ansatte og nye styremedlemmer

Styret har vedtatt å tildele opsjoner til ansatte som bonus for 2020 på følgende vilkår.

Styret allokerer 85 000 bonus opsjoner som skal allokeres til ansatte og konsulenter for 2020 til en kurs på NOK 100. Kursen reflekterer aksjens kurs ved årets slutt med fem års løpetid. Det tildeles tilsvarende 40 000 opsjoner til CEO, Geir Hermod Almås, hvorav 20 000 opsjoner til en kurs på NOK 100 og 20 000 til en kurs på NOK 150.

Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:

Utstedelse av opsjoner til ansatte og konsulenter godkjennes.

8. Styrefullmakt for utstedelse av aksjer

Styret mener at det er formålstjenlig at den innehar en fullmakt til å kunne øke aksjekapitalen med inntil NOK 18.300 i aksjekapital. Formålet med forslaget er å gi styret fleksibilitet til å utstede aksjer for å finansiere videre vekst, utstede aksjer som vederlag i forbindelse med oppkjøp eller i forbindelse med gjeldende aksje- og opsjonsprogram for ledere og ansatte. For å ha den nødvendige fleksibiliteten ber styret om at fullmakten gir styret adgang til å kunne fravike aksjonærenes fortrinnsrett

Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:

• (i) Styret gis i henhold til aksjeloven § 10-14 (1) fullmakt til å forhøye Selskapets aksjekapital med inntil NOK 18.300. Innenfor denne samlede beløpsrammen kan fullmakten benyttes flere ganger.

• (ii) Fullmakten kan benyttes til å utstede aksjer som vederlag i forbindelse med transaksjoner, herunder oppkjøp av andre selskap, virksomhet eller teknologirettigheter, til innhenting av ny egenkapital for å styrke Selskapets finansiering eller i forbindelse med Selskapets aksje- og opsjonsprogram.

• (iii) Fullmakten gjelder frem til ordinær generalforsamling i 2022, dog senest til 30. juni 2022.

• (iv) Aksjeeiernes fortrinnsrett etter aksjeloven § 10-4 kan fravikes.
• (v) Fullmakten omfatter kapitalforhøyelse mot innskudd i penger og mot innskudd i andre eiendeler enn penger, jf. aksjeloven § 10-2. Fullmakten omfatter beslutning om fusjon i henhold til aksjeloven § 13-5.
• (vi) Alle tidligere fullmakter for utstedelse av aksjer gitt av generalforsamling til styret erstattes av denne fullmakt.

* * * * * *

Denne innkallingen med vedlegg, påmeldingsskjema (for å delta digitalt), fullmaktsskjema og Selskapets vedtekter er lagt ut på Selskapets hjemmeside. Aksjonærer som vil avgi stemme bes gjøre det ved å fylle ut vedlagte fullmaktsskjema (Vedlegg 2).

Påmeldingsskjema og fullmaktsskjema returneres til ir@soft-ox.com innen 12. april 2021 kl 15.00. Denne innkallingen, selskapets vedtekter og Selskapets årsrapport er tilgjengelige på Selskapets hjemmeside: www.soft-ox.com. Aksjonærer kan kontakte Selskapet for å få tilsendt de aktuelle dokumentene.

SoftOx Solutions AS er et norsk aksjeselskap underlagt norsk lovgivning, herunder aksjeloven. Selskapet har per dato for denne innkallingen utstedt 9.168.468 aksjer og hver aksje har én stemme. Samtlige aksjer har like rettigheter. Selskapet har per dato for denne innkallingen ingen egne aksjer.

En aksjeeier har rett til å få behandlet spørsmål i generalforsamlingen som aksjeeieren melder skriftlig til styret sammen med et forslag til beslutning eller en begrunnelse for at spørsmålet settes på dagsordenen, innen 7 dager før fristen for innkalling til generalforsamling utløper.

Aksjeeiere har rett til å ta med rådgiver på generalforsamlingen og kan gi talerett til én rådgiver.

En aksjeeier har rett til å fremsette forslag til beslutninger i saker på dagsordenen og til å kreve at styremedlemmer og daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av (i) godkjennelsen av årsregnskapet og årsberetningen, (ii) saker som er forelagt aksjeeierne til avgjørelse, (iii) selskapets økonomiske stilling, herunder virksomheten i andre selskaper som selskapet deltar i, og (iv) andre saker som generalforsamlingen skal behandle, med mindre de opplysninger som kreves, ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for selskapet.

Oslo, 6. april 2021

Melvin Teigen

Styrets leder

Vedlegg:

Vedlegg 1: Påmeldingsskjema

Vedlegg 2: Fullmaktsskjema

PÅMELDINGSSKJEMA ORDINÆR GENERALFORSAMLING

Aksjeeiere som ønsker å delta på ordinær generalforsamling, som vil bli holdt 13. april 2021, kl 09. bes fylle ut og returnere dette påmeldingsskjemaet til Selskapet mailadresse, ir@soft-ox.com innen 12. april 2021 kl 15.00.

Undertegnede ønsker å delta på generalforsamlingen i SoftOx Solutions AS den 13. april 2021 kl. 09.00.

Jeg eier:	___ aksjer
Jeg har fullmakt for:		___ aksjer (fullmakten(e) bes vedlagt)
Underskrift:	___
Navn:	___ (blokkbokstaver)
Sted/dato:	___

Møteseddelen sendes til: SoftOx Solutions AS, ir@soft-ox.com. Det bes om at møteseddelen sendes inn slik at den er selskapet i hende senest kl. 15.00, 12.04.21

SoftOx Solutions AS

FULLMAKT

Som eier av _______ aksjer i SoftOx Solutions AS gir jeg/vi herved

styrets leder

________________________ (sett inn navn)

fullmakt til å representere og avgi stemmer for mine/våre aksjer på ordinær generalforsamling i SoftOx Solutions AS den 13. april 2021.

Dersom det ikke er krysset av for noen av alternativene ovenfor, vil fullmakten bli ansett gitt til styrets leder. Dersom fullmakt er gitt til styrets leder har denne adgang til å gi et annet medlem av styret eller ledelsen rett til å representere, og avgi stemme for, aksjene som fullmakten omfatter.

Dersom aksjonæren ønsker det og styrets leder er innsatt som fullmektig kan stemmeinstruksen nedenfor fylles inn og sendes selskapet. Det vil da bli avgitt stemme for aksjene i henhold til instruksen.

Stemmeinstruks:

Vedtak		Stemmer for	Stemmer mot	Avstår fra å stemme
3.	Godkjenning av innkalling og dagsorden
4.	Godkjennelse av styrets forslag til årsregnskap og årsberetning for 2020
5.	Fastsettelse av honorar til styret
6.	Godkjennelse av revisors godtgjørelse
7.	Opsjoner til ansatte og konsulenter
8.	Generell styrefullmakt for utstedelse av aksjer

Dersom det er gitt stemmerettsinstruks gjelder følgende:

Dersom det er krysset av for "Stemmer for" innebærer det en instruks til fullmektigen om å stemme for forslaget i innkallingen, med de endringer som styret, styrets leder eller møteleder måtte foreslå. Ved eventuelle endringer i forhold til de forslag som fremgår av innkallingen, kan fullmektigen etter eget skjønn avstå fra å stemme for aksjene.

• Dersom det er krysset av for "Stemmer mot" innebærer det en instruks til fullmektigen om å stemme mot forslaget i innkallingen, med de endringer som styret, styrets leder eller møteleder måtte foreslå. Ved eventuelle endringer i forhold til de forslag som fremgår av innkallingen, kan fullmektigen etter eget skjønn avstå fra å stemme for aksjene.
• Dersom det er krysset av for "Avstår fra å stemme" innebærer det en instruks til fullmektigen om ikke å avgi stemme for aksjene.
• Dersom det ikke krysses av for noe alternativ, innebærer det at fullmektigen står fritt til å avgjøre hvordan det skal stemmes for aksjene.
• Ved valg er instruksen begrenset til å gjelde avstemning over valg av de kandidater som er angitt i fullmaktsskjemaet.
• Ved avstemninger over saker som ikke fremgår av innkallingen, men som lovlig tas opp til avgjørelse ved generalforsamlingen står fullmektigen fritt til å avgjøre hvordan det skal stemmes for aksjene. Det samme gjelder avstemning over formelle forhold, f.eks. valg av møteleder, avstemningsrekkefølge eller avstemningsform.
• Dersom aksjonæren har innsatt annen fullmektig enn styrets leder og ønsker å gi vedkommende instruks om stemmegivning er dette et forhold mellom aksjonæren og fullmektigen som er selskapet uvedkommende. For dette tilfellet påtar selskapet seg ikke ansvar for å kontrollere om fullmektigen avgir stemme i henhold til instruksen.

Underskrift:	______*
Navn:	______(blokkbokstaver)
Sted/dato:	______

Fullmakten sendes til: ir@soft-ox.com.

*Dersom fullmakt gis på vegne av et selskap eller annen juridisk person, må det vedlegges firmaattest og/eller fullmakt som viser at den som undertegner har kompetanse til å avgi fullmakten. Dersom tilfredsstillende dokumentasjon ikke mottas, står fullmektigen fritt til å benytte eller forkaste fullmakten etter eget skjønn.