Siav — AGM Information 2025

Apr 11, 2025

SIAV: PUBBLICATO L'AVVISO DI CONVOCAZIONE DELL'ASSEMBLEA ORDINARIA DEGLI AZIONISTI

PUBBLICAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE ASSEMBLEARE

Rubano (PD), 11 aprile 2025

Siav S.p.A. Società Benefit (la "Società" o "SIAV"), leader in Italia nel "Content Service Platform" (nomenclatura Gartner), quotata sul mercato Euronext Growth Milan (EGM), comunica l'avvenuta pubblicazione in data odierna dell'avviso di convocazione dell'Assemblea Ordinaria degli Azionisti sul sito internet della Società, www.siav.com, sezione "Investor Relations / Assemblee", sul sito di Borsa Italiana www.borsaitaliana.it, sezione "Azioni / Documenti", e per estratto, sul quotidiano "Italia Oggi", nonché l'avvenuta pubblicazione dell'ulteriore documentazione assembleare.

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AVVISO DI CONVOCAZIONE DELL'ASSEMBLEA ORDINARIA DEGLI AZIONISTI DI SIAV S.P.A.

I Signori Azionisti di Siav S.p.A. ("Società" o "Siav") sono convocati, in sede ordinaria, in prima convocazione per il giorno 28 aprile 2025, alle ore 15:00, e, occorrendo, in seconda convocazione per il giorno 29 aprile 2025, alla medesima ora, per discutere e deliberare sul seguente

Ordine del Giorno

• 1. Approvazione del bilancio di esercizio al 31 dicembre 2024, corredato dalla relazione sulla gestione, dalla relazione del Collegio Sindacale e della Società di revisione, e dalla relazione d'impatto 2024. Presentazione del bilancio consolidato relativo all'esercizio chiuso al 31 dicembre 2024. Deliberazioni inerenti e conseguenti.
• 1. Destinazione del risultato di esercizio. Deliberazioni inerenti e conseguenti.
• 1. Nomina del Consiglio di amministrazione.
  2. 3.1 Determinazione del numero dei componenti del Consiglio di Amministrazione.
  3. 3.2 Determinazione della durata dell'incarico del Consiglio di Amministrazione.
  4. 3.3 Nomina dei componenti del Consiglio di Amministrazione.
  5. 3.4 Nomina del Presidente del Consiglio di Amministrazione.
  6. 3.5 Determinazione del compenso dei componenti del Consiglio di Amministrazione.

Ai sensi degli artt. 15.2 e 16.2 dello statuto sociale di Siav ("Statuto"), l'Assemblea si terrà esclusivamente per il tramite del rappresentante designato dalla Società ed esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione che garantiscano l'identificazione dei partecipanti, la partecipazione e l'esercizio del diritto di voto, senza la necessità che si trovino nel medesimo luogo il presidente e il segretario verbalizzante, come infra precisato.

Capitale sociale

Alla data del presente avviso di convocazione, il capitale sociale della Società è pari ad Euro 306.800,91 e suddiviso in n. 9.170.625 azioni ordinarie prive di indicazione del valore nominale.

SIAV S.p.A. via A. Rossi 5/n - 35030 Rubano (PD) Tel 049 897 97 97 | fax 049 897 88 00 info@siav.it | siav@pec.siav.it

Ciascuna azione dà diritto a un voto nelle assemblee ordinarie e straordinarie della Società. Alla data odierna la Società detiene n. 218.400 azioni proprie in portafoglio.

Partecipazione all'Assemblea

Ai sensi dell'art. 83-sexies del D. Lgs. del 24 febbraio 1998, n. 58 ("TUF") e dell'art. 15.2 dello Statuto, sono legittimati ad intervenire in Assemblea e ad esercitare il diritto di voto - esclusivamente per il tramite del rappresentante designato dalla Società - coloro in favore dei quali sia pervenuta alla Società apposita comunicazione effettuata da un intermediario autorizzato sulla base delle evidenze contabili relative al termine della giornata contabile del settimo giorno di mercato aperto antecedente la data fissata per l'Assemblea in prima convocazione, ovverosia il 15 aprile 2025 ("Record date"). Le registrazioni in accredito o in addebito compiute sui conti successivamente a tale data non rilevano ai fini della legittimazione all'esercizio del diritto di voto in Assemblea. Pertanto, coloro che risulteranno titolari delle azioni della Società successivamente alla predetta record date non saranno legittimati ad intervenire e votare in Assemblea nelle modalità stabilite da codesto avviso di convocazione.

Ai sensi dell'art. 83-sexies, comma 4, del TUF, la comunicazione dell'intermediario deve pervenire alla Società entro la fine del 3° (terzo) giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l'Assemblea in prima convocazione (ossia entro il 23 aprile 2025), ferma restando la legittimazione all'intervento e al voto tramite il rappresentante designato qualora la comunicazione sia pervenuta alla Società oltre il suddetto termine, purché entro l'inizio dei lavori assembleari. La comunicazione alla Società è effettuata dall'intermediario su richiesta del soggetto a cui spetta il diritto di voto.

Esercizio del voto per delega e Rappresentante degli Azionisti designato dalla Società

La Società ha deciso di avvalersi della facoltà di prevedere che, ai sensi dell'art. 15 dello Statuto, l'intervento in Assemblea di coloro ai quali spetta il diritto di voto sia consentito esclusivamente per il tramite del rappresentante designato dalla Società ai sensi dell'art. 135-undecies.1 del D. Lgs. n. 58/98, a cui dovrà essere conferita delega, con le modalità ed alle condizioni di seguito indicate; al predetto rappresentante designato possono essere conferite anche deleghe o subdeleghe ai sensi dell'articolo 135-novies del D. Lgs. n. 58/98, in deroga all'art. 135-undecies.1, comma 4, del medesimo decreto.

La partecipazione all'Assemblea sarà permessa al rappresentante designato (di cui infra) e agli altri soggetti legittimati all'intervento, diversi da coloro ai quali spetta il diritto di voto (i quali dovranno conferire delega al rappresentante designato), mediante mezzi di comunicazione elettronici che permettano l'identificazione e la partecipazione immediata degli stessi, con modalità di collegamento che saranno comunicate dalla Società.

La Società ha designato Computershare S.p.A. quale rappresentante degli Azionisti designato ai sensi dell'art. 135-undecies.1, del D. Lgs. n. 58/98 ("Rappresentante Designato").

Gli Azionisti che volessero intervenire in Assemblea, pertanto, dovranno conferire, senza spese a loro carico (salvo le eventuali spese di trasmissione o spedizione), al Rappresentate Designato, nel rispetto di quanto prescritto dall'art. 135-undecies.1 del TUF, la delega – con le istruzioni di voto, su tutte o alcune delle proposte di delibera in merito agli argomenti all'ordine del giorno – unitamente a un documento di identità e, in caso di delegante persona giuridica, un documento comprovante i poteri per il rilascio della delega.

La delega deve essere conferita mediante la sottoscrizione dello specifico modulo disponibile, con le relative indicazioni per la compilazione e trasmissione, sul sito internet della Società,

www.siav.com, sezione Investor Relations/Assemblee nonché sul sito www.borsaitaliana.it, sezione Azioni/Documenti, entro la fine del secondo giorno di mercato aperto precedente la data dell'Assemblea (vale a dire il 24 aprile 2025 o, se in seconda convocazione, il 25 aprile 2025) e avrà effetto per le sole proposte in relazione alle quali siano state conferite istruzioni di voto. La delega e le istruzioni di voto sono revocabili entro il medesimo termine di cui sopra, con le stesse modalità del conferimento.

Al predetto Rappresentante Designato possono essere conferite anche deleghe e/o sub-deleghe ai sensi dell'art. 135 novies del TUF in deroga all'art. 135 undecies.1, comma 4 del TUF.

Si precisa che le azioni per le quali è stata conferita la delega, anche parziale, sono computate ai fini della regolare costituzione dell'Assemblea. In relazione alle proposte per le quali non siano state conferite istruzioni di voto, le azioni non sono computate ai fini del calcolo della maggioranza e della quota di capitale richiesta per l'approvazione delle delibere da parte dell'Assemblea.

Il conferimento delle deleghe ai sensi degli artt. 135-novies e 135-undecies.1 del TUF non comporta spese per l'Azionista, fatta eccezione per quelle di trasmissione o spedizione.

A partire dalla data di pubblicazione del presente Avviso di Convocazione, il Rappresentante Designato metterà a disposizione per informazioni e chiarimenti il numero telefonico 0645417401 e la casella e-mail ufficiorm@computershare.it.

Non sono previste procedure di voto per corrispondenza o con mezzi elettronici.

Facoltà di presentare individualmente proposte di delibera prima dell'Assemblea

In relazione al fatto che l'intervento in Assemblea è previsto esclusivamente tramite il Rappresentante Designato, gli Azionisti legittimati che intendono formulare proposte di deliberazione e di votazione sugli argomenti all'ordine del giorno in Assemblea sono invitati a presentarle entro il 18 aprile 2025, trasmettendole (i) a mezzo raccomandata A/R presso la sede della Società in Via A. Rossi, n. 5, Rubano (PD) (Rif. "Proposte di Delibera Assemblea Siav 2025"); ovvero (ii) a mezzo posta elettronica certificata, all'indirizzo PEC siav@pec.siav.it (oggetto: "Proposte di Delibera Assemblea Siav 2025") al fine di consentire al Rappresentante Designato di raccogliere istruzioni di voto eventualmente anche sulle medesime, unitamente a copia del documento di identità e della documentazione attestante la legittimazione all'esercizio del diritto nelle forme di legge.

Si raccomanda che le proposte siano formulate in modo chiaro e completo, auspicabilmente accompagnate da una relazione che ne riporti la motivazione.

Tali proposte saranno pubblicate senza indugio sul sito internet della Società (e comunque entro il 20 aprile 2025), al fine di mettere in grado gli aventi diritto al voto di esprimersi consapevolmente anche tenendo conto di tali nuove proposte e conferire le necessarie istruzioni al Rappresentante Designati. Ai fini della relativa pubblicazione, nonché in relazione allo svolgimento dei lavori assembleari, la Società si riserva di verificare la pertinenza delle proposte rispetto agli argomenti all'ordine del giorno, la completezza delle stesse, la loro conformità alla normativa applicabile e la legittimazione dei proponenti.

Nomina del Consiglio di Amministrazione

Alla nomina del Consiglio di Amministrazione della Società si procede nel rispetto di quanto previsto dagli artt. 20 e 21 dello Statuto, ai quali si fa espresso rinvio per quanto non riportato di seguito.

Hanno diritto di presentare le liste soltanto gli azionisti che, da soli o insieme ad altri azionisti, siano complessivamente titolari di azioni rappresentanti almeno il 5% del capitale sociale avente diritto di

SIAV S.p.A. via A. Rossi 5/n - 35030 Rubano (PD) Tel 049 897 97 97 | fax 049 897 88 00 info@siav.it | siav@pec.siav.it

voto nell'Assemblea ordinaria, da comprovare con il deposito di idonea certificazione. La titolarità della quota minima di partecipazione è determinata avendo riguardo alle azioni che risultano registrate a favore del socio nel giorno in cui le liste sono depositate presso l'emittente.

Le liste devono essere depositate presso la sede della Società almeno 7 (sette) giorni prima di quello fissato per l'Assemblea in prima convocazione mediante invio all'indirizzo PEC siav@pec.siav.it.

Le liste con un numero di candidati pari o superiore a 3 (tre) devono contenere ed espressamente indicare almeno 1 (uno) amministratore che possieda i requisiti di indipendenza previsti dall'articolo 148, comma 3, TUF; ogni lista che contenga un numero di candidati superiore a 7 (sette) deve prevedere ed identificare almeno 2 (due) candidati che possiedano i requisiti di indipendenza previsti dall'articolo 148, comma 3, TUF. Si ricorda inoltre che tutti i candidati devono essere in possesso dei requisiti di onorabilità di cui all'articolo 147-quinquies del TUF. Ciascun candidato potrà essere presente in una sola lista, a pena di ineleggibilità.

Unitamente alle liste devono essere depositati, fermo restando che eventuali variazioni che dovessero verificarsi fino al giorno di effettivo svolgimento dell'Assemblea sono tempestivamente comunicate alla Società: (a) le informazioni relative all'identità dei soci che hanno presentato la lista e l'indicazione della percentuale di capitale complessivamente detenuta comprovata da apposita dichiarazione rilasciata da intermediario; (b) il curriculum vitae dei candidati nonché dichiarazione con cui ciascun candidato attesti, sotto la propria responsabilità, l'inesistenza di cause di ineleggibilità e di incompatibilità nonché la sussistenza dei requisiti richiesti per le rispettive cariche; (c) l'indicazione degli incarichi di amministrazione e controllo ricoperti presso altre società e l'eventuale indicazione di idoneità a qualificarsi come indipendenti ai sensi dello statuto sociale; (d) la dichiarazione con la quale ciascun candidato accetta la propria candidatura; (e) ove applicabile una dichiarazione dei soci diversi da quelli che detengono, anche congiuntamente, una partecipazione di controllo o di maggioranza relativa, attestante l'assenza di rapporti di collegamento con questi ultimi; (f) ogni altra ulteriore dichiarazione o informativa prevista dalla legge o dalle norme regolamentari applicabili.

Ciascun azionista, gli azionisti appartenenti ad un medesimo gruppo societario nonché gli azionisti aderenti ad un patto parasociale non possono presentare, o concorrere alla presentazione di, anche se per interposta persona o per il tramite di società fiduciarie, più di una lista.

Ciascun azionista non può esercitare il proprio diritto di voto per più di una lista, anche se per interposta persona o per il tramite di società fiduciarie.

Le liste presentate senza l'osservanza delle disposizioni che precedono sono considerate come non presentate.

Per tutto quanto non espressamente indicato nel presente Avviso di Convocazione, si rimanda allo Statuto nonché alla Relazione Illustrativa del Consiglio di Amministrazione sulle materie all'ordine del giorno dell'Assemblea disponibile sul sito internet della Società www.siav.com sezione Investor Relations/Assemblee e sul sito www.borsaitaliana.it sezione Azioni/Documenti.

Richieste di integrazione dell'ordine del giorno dell'Assemblea

Ai sensi dell'art. 14.5 dello Statuto sociale, i soci che rappresentano almeno il 10% del capitale sociale possono far pervenire alla Società, entro 5 (cinque) giorni dalla pubblicazione del presente avviso di convocazione, richieste di integrazione dell'elenco delle materie da trattare, indicando nella domanda gli ulteriori argomenti da essi proposti. L'integrazione dell'ordine del giorno non è ammessa in relazione agli argomenti sui quali l'Assemblea delibera, a norma di legge, su proposta

degli Amministratori o sulla base di un progetto o di una relazione da essi predisposta diversa da quelle sulle materie all'ordine del giorno.

L'avviso integrativo dell'ordine del giorno è pubblicato in almeno uno dei quotidiani indicati nel presente statuto, al più tardi entro il 7° (settimo) giorno precedente la data dell'Assemblea di prima convocazione, nonché sul sito internet della Società. Le richieste di integrazione dell'ordine del giorno devono essere accompagnate da una relazione illustrativa che deve essere depositata presso la sede sociale, da consegnarsi all'organo amministrativo entro il termine ultimo per la presentazione della richiesta di integrazione. La relazione illustrativa è pubblicata sul sito internet di Siav, anche al fine di consentire al Rappresentante Designato di raccogliere istruzioni di voto eventualmente anche sulle integrazioni richieste.

Sono legittimati a richiedere l'integrazione dell'ordine del giorno ovvero a presentare proposte di delibera i soci in favore dei quali sia pervenuta alla Società apposita comunicazione attestante la titolarità della partecipazione richiesta da parte di un intermediario autorizzato, ai sensi della normativa vigente.

La richiesta, corredata delle informazioni relative ai dati identificativi dei soci che la presentano e alla percentuale complessivamente detenuta nonché dei riferimenti alla comunicazione inviata dall'intermediario alla Società ai sensi della normativa vigente, deve essere fatta pervenire per iscritto alla Società entro il suddetto termine: (i) a mezzo raccomandata A/R presso la sede della Società in Via A. Rossi, n. 5, Rubano (PD) (Rif. "Integrazione ODG Assemblea Siav 2025") (ii) a mezzo posta elettronica all'indirizzo PEC siav@pec.siav.it (oggetto: "Integrazione ODG Assemblea Siav 2025"), unitamente a copia del documento di identità e della documentazione attestante la legittimazione all'esercizio del diritto nelle forme di legge.

Diritto di porre domande prima dell'Assemblea

Ai sensi dell'art. 14.6 dello Statuto sociale, i soggetti legittimati all'intervento in Assemblea possono porre domande sulle materie all'ordine del giorno anche prima dell'Assemblea. In relazione al fatto che l'intervento in Assemblea è previsto esclusivamente tramite il Rappresentante Designato, gli Azionisti legittimati all'intervento in Assemblea possono porre domande sulle materie all'ordine del giorno facendole pervenire alla Società entro il 15 aprile 2025 a mezzo posta elettronica certificata all'indirizzo siav@pec.siav.it (oggetto: "Domande Assemblea Siav 2025"). Le domande devono essere corredate da apposita certificazione rilasciata dagli intermediari presso cui sono depositate le azioni di titolarità del socio o, in alternativa, dalla stessa comunicazione richiesta per la partecipazione ai lavori assembleari.

Si prega di indicare nel messaggio di accompagnamento un recapito telefonico o un indirizzo di posta elettronica al quale il mittente possa essere contattato. Alle domande pervenute prima dell'Assemblea sarà data risposta entro il 24 aprile 2025 mediante pubblicazione delle risposte in una apposita sezione del sito internet della società. La Società può fornire risposta unitaria alle domande aventi lo stesso contenuto.

Documentazione

La documentazione relativa all'Assemblea, comprensiva, inter alia, delle relazioni illustrative sugli argomenti all'ordine del giorno e delle relative proposte deliberative nonché del bilancio di esercizio e del bilancio consolidato chiusi al 31 dicembre 2024, della relazione del Collegio Sindacale, della relazione della società di revisione, sarà messa a disposizione del pubblico, nei termini previsti dalla normativa vigente, presso la sede legale, sul sito internet della Società www.siav.com, sezione

Investor Relations/Assemblee dedicata alla presente Assemblea, nonché sul sito internet di Borsa Italiana S.p.A. www.borsaitaliana.it, sezione Azioni/Documenti.

La Società si riserva di comunicare ogni eventuale variazione o integrazione delle informazioni di cui al presente avviso in coerenza con eventuali sopravvenute previsioni legislative e/o regolamentari, o comunque nell'interesse della Società e degli azionisti.

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Il presente comunicato è disponibile nella sezione Investor Relations/Comunicati Stampa Finanziari del sito www.siav.com/it/ e su .

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Profilo societario

Siav S.p.A. Società Benefit, costituita nel 1989 a Rubano (PD), è leader nel settore dell'Enterprise Content Management (ECM) e del Business Process Outsourcing (BPO). Dal 2021 l'Emittente ha assunto lo status di Società Benefit.

La Società è al vertice di un gruppo internazionale, attivo in particolare sul mercato italiano, e presenta sedi a Padova, Milano, Genova, Bologna e Roma; opera anche in Svizzera e Romania. Il Gruppo vanta, al 31 dicembre 2021, oltre 4.000 clienti attivi, diretti e indiretti, sia privati che legati alla pubblica amministrazione, ai quali viene erogata un'offerta articolata in tre segmenti: (i) software proprietari per la gestione documentale (Archiflow, Silloge e Catflow), (ii) software proprietari e soluzioni verticali affini alla gestione documentale (Checker, Revo, MyCreditService, cruscotti SAP e soluzioni dedicate al mondo healthcare); (iii) servizi professionali in outsourcing (dematerializzazione e fatturazione elettronica B2B). Al 31 dicembre 2023 il Gruppo ha realizzato, a livello consolidato, ricavi per Euro 33,1 milioni.

Contatti

Investor Relation

Siav S.p.A. | Daniele Boggian – Investor Relations Manager| investors@SIAV.it| T: +39 0498979797 | Via A. Rossi 5/n - 35030 Rubano (PD)

Investor & Media Relations Advisor IRTop Consulting S.r.l. | ir@irtop.com | redazione@irtop.com | T: + 39 02 4547 3884/3 | Via Bigli, 19 - 20121 Milano

Euronext Growth Advisor & Specialist

Integrae SIM S.p.A. | info@integraesim.it | T: +39 02 80506160| Piazza Castello, 24 - 20121 Milano

SIAV S.p.A. via A. Rossi 5/n - 35030 Rubano (PD) Tel 049 897 97 97 | fax 049 897 88 00 info@siav.it | siav@pec.siav.it