Shenzhen Sunline Tech Co., Ltd. — Governance Information 2021

Feb 9, 2021

深圳市长亮科技股份有限公司

董事会议事规则

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深圳市长亮科技股份有限公司

董事会议事规则

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深圳市长亮科技股份有限公司 董事会议事规则

第一章 总则

第一条 为了进一步规范本公司董事会的议事方式和决策程序，促使董事 和董事会有效地履行其职责，提高董事会规范运作和科学决策水平，根据《中华 人民共和国公司法》、《中华人民共和国证券法》（以下简称《证券法》）、《深 圳证券交易所创业板股票上市规则》（以下简称《创业板上市规则》）、《深圳 证券交易所创业板上市公司规范运作指引》（以下简称《创业板上市公司规范运 作指引》）和《深圳市长亮科技股份有限公司章程》（以下简称《公司章程》） 等有关规定，制定本规则。

第二章 董事会的组成和职权

第二条 公司依法设立董事会，董事会受股东大会的委托，负责经营和管 理公司的法人财产。董事会对股东大会负责，在《公司章程》和股东大会赋予的 职权范围内行使职权，

第三条 公司董事会由9名董事组成，其中独立董事3名，董事长1名。 董事可以由总经理或其他高级管理人员兼任，但兼任总经理或者其他高级管 理人员职务的董事，总计不得超过公司董事总数的1/2。

第四条 董事会下设董事会办公室，处理董事会日常事务。董事会秘书兼 任董事会办公室负责人，其具体职责另行规定。

第五条 公司董事会设立战略、审计、提名、薪酬与考核专门委员会，董 事会可以根据需要设立其他专门委员会和调整现有委员会。 专门委员会成员全部由董事组成，其中审计委员会、提名委员会、薪酬与考 核委员会中独立董事应占半数以上并担任召集人，审计委员会中至少应有一名独 立董事是会计专业人士。各专门委员会的人员组成、职责权限、决策程序、议事 规则等由公司董事会制定各专门委员会的工作细则加以确定，并在公司董事会决 议通过之日起执行。

第三章 董事会会议提案与通知

第六条 董事会会议分为定期会议和临时会议。董事会每年应当至少在上

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下两个半年度各召开一次定期会议。

第七条 在发出召开董事会定期会议的通知前，董事会办公室应当充分征 求各董事的意见，初步形成会议提案后交董事长拟定。董事长在拟定提案前，应 当视需要征求总经理和其他高级管理人员的意见。

第八条 有下列情形之一的，董事会应当召开临时会议：

(一) 代表十分之一以上表决权的股东提议时；

• (二) 三分之一以上董事联名提议时；

• (三) 监事会提议时；

• (四) 董事长认为必要时；

• (五) 二分之一以上独立董事提议时；

• (六) 总经理提议时；

• (七) 证券监管部门要求召开时；

• (八) 本公司《公司章程》规定的其他情形。

第九条 按照前条规定提议召开董事会临时会议的，应当通过董事会办公 室或者直接向董事长提交经提议人签字（盖章）的书面提议。书面提议中应当载 明下列事项：

(一) 提议人的姓名或者名称；

• (二) 提议理由或者提议所基于的客观事由；

• (三) 提议会议召开的时间或者时限、地点和方式；

• (四) 明确和具体的提案；

• (五) 提议人的联系方式和提议日期等。

提案内容应当属于本公司《公司章程》规定的董事会职权范围内的事项，与 提案有关的材料应当一并提交。董事会办公室在收到上述书面提议和有关材料 后，应当于当日转交董事长。董事长认为提案内容不明确、具体或者有关材料不 充分的，可以要求提议人修改或者补充。

董事长应当自接到提议后十日内，召集董事会会议并主持会议。

第十条 董事会会议由董事长召集和主持；董事长不能履行职务或者不履 行职务的，由副董事长召集和主持；未设副董事长、副董事长不能履行职务或者 不履行职务的，由半数以上董事共同推举一名董事召集和主持。

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第十一条 召开董事会定期会议和临时会议，董事会办公室应当分别提 前十日和三日将盖有董事会办公室印章的书面会议通知，通过直接送达、传真、 电子邮件或者其他方式，提交全体董事和监事以及总经理、董事会秘书。非直接 送达的，还应当通过电话进行确认并做相应记录。情况紧急，需要尽快召开董事 会临时会议的，可以随时通过电话或者其他口头方式发出会议通知，但召集人应 当在会议上作出说明。

第十二条 书面会议通知应当至少包括以下内容：

• (一) 会议的时间、地点；

• (二) 会议的召开方式；

• (三) 拟审议的事项（会议提案）；

• (四) 会议召集人和主持人、临时会议的提议人及其书面提议；

• (五) 董事表决所必需的会议材料；

• (六) 董事应当亲自出席或者委托其他董事代为出席会议的要求；

• (七) 联系人和联系方式；

• (八) 发出通知的时间。

口头会议通知至少应包括上述第（一）、（二）项内容，以及情况紧急需要 尽快召开董事会临时会议的说明。

第十三条 董事会定期会议的书面会议通知发出后，如果需要变更会议 的时间、地点等事项或者增加、变更、取消会议提案的，应当在原定会议召开日 之前三日发出书面变更通知，说明情况和新提案的有关内容及相关材料。不足三 日的，会议日期应当相应顺延或者取得全体与会董事的认可后按期召开。

董事会临时会议的会议通知发出后，如果需要变更会议的时间、地点等事项 或者增加、变更、取消会议提案的，应当事先取得全体与会董事的认可并做好相 应记录。

第四章 董事会会议的召开及表决规则

第十四条 董事会会议应当有过半数的董事出席方可举行。

监事可以列席董事会会议；总经理和董事会秘书未兼任董事的，应当列席董 事会会议。会议主持人认为有必要的，可以通知其他有关人员列席董事会会议。

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• 第十五条 董事原则上应当亲自出席董事会会议。因故不能出席会议

• 的，应当事先审阅会议材料，形成明确的意见，书面委托其他董事代为出席。 委托书应当载明：

• (一) 委托人和受托人的姓名；

• (二) 委托人对每项提案的简要意见；

• (三) 委托人的授权范围和对提案表决意向的指示；

• (四) 委托有效日期；

• (五) 委托人的签字、日期等。

委托其他董事对定期报告代为签署书面确认意见的，应当在委托书中进行专 门授权。

委托书可由董事会秘书统一格式制作，随会议通知送达董事。受托董事应当 向会议主持人提交书面委托书，在会议签到簿上说明受托出席的情况。代为出席 会议的董事应当在授权范围内行使董事的权利。董事未出席某次董事会会议，亦 未委托代表出席的，应当视为已放弃在该次会议上的投票权。

第十六条 董事连续两次未能亲自出席，也不委托其他董事出席董事会 会议，视为不能履行职责，董事会应当建议股东大会予以撤换。

第十七条 委托和受托出席董事会会议应当遵循以下原则：

(一) 在审议关联交易事项时，非关联董事不得委托关联董事代为出席； 关联董事也不得接受非关联董事的委托；

(二) 独立董事不得委托非独立董事代为出席，非独立董事也不得接受独 立董事的委托；

(三) 董事不得在未说明其本人对提案的个人意见和表决意向的情况下全 权委托其他董事代为出席，有关董事也不得接受全权委托和授权不明确的委托； (四) 一名董事不得接受超过两名董事的委托，董事也不得委托已经接受 两名其他董事委托的董事代为出席。

第十八条 董事会会议以现场召开为原则。必要时，在保障董事充分表 达意见的前提下，经召集人（主持人）、提议人同意，也可以通过视频、电话、 传真或者电子邮件表决等方式召开。董事会会议也可以采取现场与其他方式同时 进行的方式召开。

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非以现场方式召开的，以视频显示在场的董事、在电话会议中发表意见的董 事、规定期限内实际收到传真或者电子邮件等有效表决票，或者董事事后提交的 曾参加会议的书面确认函等计算出席会议的董事人数。

第十九条 会议主持人应当提请出席董事会会议的董事对各项提案发表明 确的意见。对于根据规定需要独立董事事前认可的提案，会议主持人应当在讨论 有关提案前，指定一名独立董事宣读独立董事达成的书面认可意见。董事阻碍会 议正常进行或者影响其他董事发言的，会议主持人应当及时制止。除征得全体与 会董事的一致同意外，董事会会议不得就未包括在会议通知中的提案进行表决。 董事接受其他董事委托代为出席董事会会议的，不得代表其他董事对未包括在会 议通知中的提案进行表决。

第二十条 董事应当认真阅读有关会议材料，在充分了解情况的基础上独 立、审慎地发表意见。董事可以在会前向董事会办公室、会议召集人、总经理和 其他高级管理人员、各专门委员会、会计师事务所和律师事务所等有关人员和机 构了解决策所需要的信息，也可以在会议进行中向主持人建议请上述人员和机构 代表与会解释有关情况。

第二十一条 每项提案经过充分讨论后，主持人应当适时提请与会董事进 行表决。

会议表决实行一人一票，以计名和书面等方式进行。董事的表决意向分为同 意、反对和弃权。与会董事应当从上述意向中选择其一，未做选择或者同时选择 两个以上意向的，会议主持人应当要求有关董事重新选择，拒不选择的，视为弃 权；中途离开会场不回而未做选择的，视为弃权。

第二十二条 与会董事表决完成后，董事会办公室有关工作人员应当 及时收集董事的表决票，交董事会秘书后在一名监事或者独立董事的监督下进行 统计。

现场召开会议的，会议主持人应当当场宣布统计结果；其他情况下，会议主 持人应当要求董事会秘书在规定的表决时限结束后下一工作日之前，通知董事表 决结果。董事在会议主持人宣布表决结果后或者规定的表决时限结束后进行表决 的，其表决情况不予统计。

第二十三条 除本规则第二十条规定的情形外，董事会审议通过会议

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提案并形成相关决议，必须有超过公司全体董事人数之半数的董事对该提案投赞 成票。法律、行政法规和本公司《公司章程》规定董事会形成决议应当取得更多 董事同意的，从其规定。

董事会根据本公司《公司章程》的规定，在其权限范围内对担保事项作出决 议，除公司全体董事过半数同意外，还必须经出席会议的三分之二以上董事的同 意。不同决议在内容和含义上出现矛盾的，以形成时间在后的决议为准。

第二十四条 出现下述情形的，董事应当对有关提案回避表决：

（一）董事本人认为应当回避的情形；

（二）本公司《公司章程》规定的因董事与会议提案所涉及的企业或自然人 有关联关系而须回避的其他情形。在董事回避表决的情况下，有关董事会会议由 过半数的无关联关系董事出席即可举行，形成决议须经无关联关系董事过半数通 过。出席会议的无关联关系董事人数不足三人的，不得对有关提案进行表决，而 应当将该事项提交股东大会审议。

第二十五条 二分之一以上的与会董事或两名以上独立董事认为提案不 明确、不具体，或者因会议材料不充分等其他事由导致其无法对有关事项作出判 断时，会议主持人应当要求会议对该议题进行暂缓表决。

提议暂缓表决的董事应当对提案再次提交审议应满足的条件提出明确要求。 第二十六条 董事会应当严格按照股东大会和本公司《公司章程》的授权 行事，不得越权形成决议。

第二十七条 董事会会议需要就公司利润分配事宜作出决议的，可以先将 拟提交董事会审议的分配预案通知注册会计师，并要求其据此出具审计报告草案 （除涉及分配之外的其他财务数据均已确定）。董事会作出分配的决议后，应当 要求注册会计师出具正式的审计报告，董事会再根据注册会计师出具的正式审计 报告对定期报告的其他相关事项作出决议。

第二十八条 提案未获通过的，在有关条件和因素未发生重大变化的情况 下，董事会会议在一个月内不应当再审议内容相同的提案。

第二十九条 现场召开和以视频、电话等方式召开的董事会会议，可以视 需要进行全程录音。

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第五章 董事会会议记录

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第三十条 董事会秘书应当安排董事会办公室工作人员对董事会会议 做好记录。会议记录应当包括以下内容：

• (一) 会议届次和召开的时间、地点、方式；

• (二) 会议通知的发出情况；

• (三) 会议召集人和主持人；

• (四) 董事亲自出席和受托出席的情况；

• (五) 会议审议的提案、每位董事对有关事项的发言要点和主要意见、对

提案的表决意向；

• (六) 每项提案的表决方式和表决结果（说明具体的同意、反对、弃权票

• 数）；

• (七) 与会董事认为应当记载的其他事项。

除会议记录外，董事会秘书还可以视需要安排董事会办公室工作人员对会议 召开情况作成简明扼要的会议纪要，根据统计的表决结果就会议所形成的决议制 作单独的决议记录。

第三十一条 与会董事应当代表其本人和委托其代为出席会议的董事对 会议记录和决议记录进行签字确认。董事对会议记录或者决议记录有不同意见 的，可以在签字时作出书面说明。必要时，可以发表公开声明。董事既不按前款 规定进行签字确认，又不对其不同意见作出书面说明或者发表公开声明的，视为 完全同意会议记录和决议记录的内容。

第三十二条 董事会会议档案，包括会议通知和会议材料、会议签到簿、 董事代为出席的授权委托书、会议录音资料、表决票、经与会董事签字确认的会 议记录、会议纪要、决议记录、决议等，由董事会秘书负责保存。 董事会会议档案的保存期限为十年。

第六章 董事会决议的执行

第三十三条 董事长应当督促有关人员落实董事会决议，检查决议的实施 情况，并在以后的董事会会议上通报已经形成的决议的执行情况。

第七章 董事会议事规则的修改

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第三十四条 有下列情形之一的，董事会应当及时修订本规则： （一）国家有关法律、行政法规或规范性文件修改，或制定并颁布新的法律、 行政法规或规范性文件后，本规则规定的事项与前述法律、行政法规或规范性文 件的规定相抵触；

（二）《公司章程》修改后，本规则规定的事项与《公司章程》的规定相抵 触；

（三）股东大会决定修改本规则。

第八章 附则

第三十五条 本规则中所称“以上”、“至少”、“以前”，都应含本数；

“过”、“少于”、“不足”、“以外”、“低于”应不含本数。

第三十六条 本规则由董事会制订报股东大会批准后生效，修改时亦同。 第三十七条 本规则由董事会解释。

深圳市长亮科技股份有限公司 2021年2月

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