Shenzhen Longtech Smart Control Co., Ltd. — Governance Information 2021

Apr 15, 2021

深圳朗特智能控制股份有限公司 董事会议事规则

深圳朗特智能控制股份有限公司

董事会议事规则

第一章 总 则

第一条 为了进一步规范深圳朗特智能控制股份有限公司（以下简称“公司”） 董事会的议事方式和决策程序，促使董事和董事会有效地履行其职责，提高董事 会规范运作和科学决策水平，根据《中华人民共和国公司法》等法律、法规和规 范性文件及《深圳朗特智能控制股份有限公司章程》（以下简称《公司章程》）等 有关规定，制定本规则。

第二条 董事会会议分为定期会议和临时会议。董事会每年应当至少在上下 两个半年度各召开一次定期会议。有下列情形之一的，董事会应当召开临时会议：

（一）代表十分之一以上表决权的股东提议时；

• （二）三分之一以上董事联名提议时；

• （三）监事会提议时；

• （四）董事长认为必要时；

• （五）《公司章程》规定的其他情形。

第二章 董事会提案

第三条 在发出召开董事会定期会议的通知前，董事会秘书应当充分征求各 董事的意见，初步形成会议提案后交董事长拟定。

• 董事长在拟定提案前，应当视需要征求总经理和其他高级管理人员的意见。 第四条 提议召开董事会临时会议的，应当提交经提议人签字（盖章）的书

面提议。书面提议中应当载明下列事项：

• （一）提议人的姓名或者名称；

• （二）提议理由或者提议所基于的客观事由；

• （三）提议会议召开的时间或者时限、地点和方式；

• （四）明确和具体的提案；

• （五）提议人的联系方式和提议日期等。

提案内容应当属于《公司章程》规定的董事会职权范围内的事项，与提案有

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关的材料应当一并提交。

董事长应当自接到提议的要求后十日内，召集董事会会议并主持会议。 第五条 董事会会议由董事长召集和主持；董事长不能履行职务或者不履行 职务的，由半数以上董事共同推举一名董事召集和主持。

第三章 董事会会议通知

第六条 召开董事会定期会议和临时会议，应当分别提前十日和三日将盖有 公司或董事会印章的书面会议通知，通过直接送达、传真、电子邮件或者其他方 式，提交全体董事、监事以及高级管理人员。非直接送达的，还应当通过电话进 行确认并做相应记录。

情况紧急，需要尽快召开董事会临时会议的，可以随时通过电话、传真或者 电子邮件方式发出会议通知，但召集人应当在会议上作出说明。

第七条 书面会议通知应当至少包括以下内容：

• （一）会议的时间、地点和期限；

• （二）会议的召开方式；

（三）拟审议的事项（会议提案）及事由；

• （四）会议召集人和主持人、临时会议的提议人及其书面提议；

• （五）董事表决所必需的会议材料；

（六）董事应当亲自出席或者委托其他董事代为出席会议的要求；

（七）联系人和联系方式；

（八）发出通知的日期。

口头会议通知至少应包括上述第（一）、（二）项内容，以及情况紧急需要尽 快召开董事会临时会议的说明。

第八条 董事会定期会议的书面会议通知发出后，如果需要变更会议的时间、 地点等事项或者增加、变更、取消会议提案的，应当在原定会议召开日之前三日 发出书面变更通知，说明情况和新提案的有关内容及相关材料。不足三日的，会 议日期应当相应顺延或者取得全体与会董事的认可后按期召开。

董事会临时会议的会议通知发出后，如果需要变更会议的时间、地点等事项 或者增加、变更、取消会议提案的，应当事先取得全体与会董事的认可并做好相 应记录。

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第四章 董事会会议的召开

第九条 董事会会议应当有过半数的董事出席方可举行。

监事可以列席董事会会议；总经理和其他高级管理人员未兼任董事的，应当 列席董事会会议。会议主持人认为有必要的，可以通知其他有关人员列席董事会 会议。

第十条 董事原则上应当亲自出席董事会会议。因故不能出席会议的，应当 事先审阅会议材料，形成明确的意见，书面委托其他董事代为出席。 委托书应当载明：

（一）委托人和受托人的姓名；

（二）委托人对每项提案的简要意见；

（三）委托人的授权范围和对提案表决意向的指示；

（四）有效期限、委托人的签字、日期等。

委托其他董事对定期报告代为签署书面确认意见的，应当在委托书中进行专 门授权。

受托董事应当向会议主持人提交书面委托书，在会议签到簿上说明受托出席 的情况。

第十一条 委托和受托出席董事会会议应当遵循以下原则：

（一）在审议关联交易事项时，非关联董事不得委托关联董事代为出席；关 联董事也不得接受非关联董事的委托；

（二）董事不得在未说明其本人对提案的个人意见和表决意向的情况下全权 委托其他董事代为出席，有关董事也不得接受全权委托和授权不明确的委托。

（三）一名董事不得接受超过两名董事的委托，董事也不得委托已经接受两 名其他董事委托的董事代为出席。

第十二条 董事会会议以现场召开为原则。必要时，在保障董事充分表达意 见的前提下，经召集人（主持人）、提议人同意，也可以通过视频、电话、传真 或者电子邮件表决等方式召开。董事会会议也可以采取现场与其他方式同时进行 的方式召开。

非以现场方式召开的，以视频显示在场的董事、在电话会议中发表意见的董 事、规定期限内实际收到传真或者电子邮件等有效表决票，或者董事事后提交的

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曾参加会议的书面确认函等计算出席会议的董事人数。

第十三条 会议主持人应当提请出席董事会会议的董事对各项提案发表明 确的意见。

第十四条 董事阻碍会议正常进行或者影响其他董事发言的，会议主持人应 当及时制止。

第十五条 除征得全体与会董事的一致同意外，董事会会议不得就未包括在 会议通知中的提案进行表决。董事接受其他董事委托代为出席董事会会议的，不 得代表其他董事对未包括在会议通知中的提案进行表决。

第十六条 董事应当认真阅读有关会议材料，在充分了解情况的基础上独立、 审慎地发表意见。

第十七条 董事可以在会前向会议召集人、总经理和其他高级管理人员等有 关人员和机构了解决策所需要的信息，也可以在会议进行中向主持人建议请上述 人员和机构代表与会解释有关情况。

第五章 董事会会议的表决和决议

第十八条 每项提案经过充分讨论后，主持人应当适时提请与会董事进行表 决。

第十九条 会议表决实行一人一票，以投票表决或举手表决或传真件表决方 式进行。现场召开的会议应采取投票表决或举手表决方式；以视频、电话、电子 邮件通讯方式召开的会议，应采取投票表决的方式，且出席会议的董事应在会议 通知的有效期内将签署的表决票原件提交董事会；以传真通讯方式召开的会议， 采取传真件表决的方式，但事后参加表决的董事亦应在会议通知的期限内将签署 的表决票原件提交董事会。

第二十条 董事的表决意向分为同意、反对和弃权。与会董事应当从上述意 向中选择其一，未做选择或者同时选择两个以上意向的，会议主持人应当要求有 关董事重新选择，拒不选择的，视为弃权；中途离开会场不回而未做选择的，视 为弃权。

第二十一条 与会董事表决完成后，有关工作人员应当及时收集董事的表决 票，在两名监事的监督下进行统计。

现场召开会议的，会议主持人应当当场宣布统计结果；其他情况下，会议主

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持人应当在规定的表决时限结束后下一工作日之前，通知董事表决结果。

董事在会议主持人宣布表决结果后或者规定的表决时限结束后进行表决的， 其表决情况不予统计。

第二十二条 除本规则第二十三条规定的情形外，董事会审议通过会议提案 并形成相关决议，必须有超过公司全体董事人数之半数的董事对该提案投赞成票。 法律、行政法规、《公司章程》和本规则规定董事会形成决议应当取得更多董事 同意的，从其规定。

第二十三条 董事会根据《公司章程》的规定，在其权限范围内对担保事项 作出决议，除公司全体董事过半数同意外，还必须经出席会议的三分之二以上董 事的同意。

第二十四条 不同决议在内容和含义上出现矛盾的，以形成时间在后的决议 为准。

第二十五条 出现下述情形的，董事应当对有关提案回避表决： （一）《公司章程》规定董事应当回避表决的情形；

（二）董事本人认为应当回避的情形；

（三）因董事与会议提案所涉及的主体有关联关系而须回避的其他情形。

在董事回避表决的情况下，有关董事会会议由过半数的无关联关系董事出席 即可举行，形成决议须经无关联关系董事过半数通过。出席会议的无关联关系董 事人数不足三人的，不得对有关提案进行表决，而应当将该事项提交股东大会审 议。

第二十六条 董事会应当严格按照股东大会和公司章程的授权行事，不得越 权形成决议。

第二十七条 董事会会议需要就公司利润分配事宜作出决议的，可以先将拟 提交董事会审议的分配预案通知注册会计师，并要求其据此出具审计报告草案 （除涉及分配之外的其他财务数据均已确定）。董事会作出分配的决议后，应当 要求注册会计师出具正式的审计报告，董事会再根据注册会计师出具的正式审计 报告对定期报告的其他相关事项作出决议。

第二十八条 提案未获通过的，在有关条件和因素未发生重大变化的情况下， 董事会会议在一个月内不应当再审议内容相同的提案。

第二十九条 二分之一以上的与会董事认为提案不明确、不具体，或者因会

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议材料不充分等其他事由导致其无法对有关事项作出判断时，会议主持人应当要 求会议对该议题进行暂缓表决。

提议暂缓表决的董事应当对提案再次提交审议应满足的条件提出明确要求。

第六章 董事会会议的记录

第三十条 现场召开和以视频、电话等方式召开的董事会会议，可以视需要 进行全程录音。

第三十一条 董事会会议记录应当包括以下内容：

（一）会议届次和召开的时间、地点、方式；

（二）会议通知的发出情况；

（三）会议召集人和主持人；

（四）董事亲自出席和受托出席的情况；

（五）会议审议的提案、每位董事对有关事项的发言要点和主要意见、对提 案的表决意向；

（六）每项提案的表决方式和表决结果（说明具体的同意、反对、弃权票数）； （七）记录人；

（八）与会董事认为应当记载的其他事项。

董事会会议记录应当真实、准确、完整，充分反映与会人员对所审议事项提 出的意见，出席会议的董事、董事会秘书和记录人员应当在会议记录上签字确认。

第三十二条 与会董事应当代表其本人和委托其代为出席会议的董事对会 议记录和决议记录进行签字确认。董事对董事会决议表示异议的，有权要求在会 议记录上记载其所表示的异议。董事既不进行签字确认，又不对其不同意见作出 书面说明的，视为完全同意会议记录和决议记录的内容。

董事应当对董事会的决议承担责任。董事会决议违反法律、行政法规或者本 章程、股东大会决议，致使公司遭受严重损失的，参与决议的董事对公司负赔偿 责任。但经证明在表决时曾表明异议并记载于会议记录的，该董事可以免除责任。

第三十三条 董事长应当督促有关人员落实董事会决议，检查决议的实施情 况，并在以后的董事会会议上通报已经形成的决议的执行情况。

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第七章 董事会会议档案的保存

第三十四条 董事会会议档案，包括会议通知和会议材料、会议签到簿、董 事代为出席的授权委托书、会议录音资料、表决票、经与会董事签字确认的会议 记录、决议记录、决议公告等。

第三十五条 董事会会议记录应当作为公司重要档案妥善保存。

第八章 附则

第三十六条 在本规则中，除非上下文另有说明，“以上”包含本数；“少于” 不含本数。

第三十七条 本规则未尽事宜，依照国家有关法律、行政法规、部门规章、 其他规范性文件及《公司章程》的有关规定执行。

第三十八条 本规则自股东大会审议通过之日起生效。 第三十九条 本规则的修改由股东大会批准。 第四十条 本规则由董事会负责解释。

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2020 年 7 月

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