KLAUZAULA INFORMACYJNA
Zgodnie z art. 14 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) w związku ze zwołaniem NADZYWCZAJNEGO WALNEGO ZGROMADZENIA na dzień 25 WRZEŚNIA 2025 r. Sfinks Polska S.A. ("NWZ"), Spółka będzie przetwarzała dane osobowe akcjonariuszy Spółki, pełnomocników uprawnionych do głosowania, innych osób uprawnionych do wykonywania prawa głosu na NWZ oraz dane osobowe ujawniane w trakcie Zgromadzenia (łącznie zwanych "Akcjonariuszami").
W związku z powyższym informuje, że:
- 1) Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Sfinks Polska S.A., 05-540 Zalesie Górne, ul. Młodych Wilcząt 36 (dalej "Administrator")
- 2) kontakt z Inspektorem Ochrony Danych [email protected],
- 3) celem przetwarzania danych jest wypełnienie przez Administratora obowiązków wynikających z przepisów Kodeksu spółek handlowych (KSH), do realizacji których jest zobowiązany jako spółka publiczna w związku ze zwołaniem NADZWYCZAJNEGO WALNEGO ZGROMADZENIA, umożliwienie Akcjonariuszom wykonywania swoich praw w stosunku do Spółki, a także ustalanie faktów dla celów dochodzenia ewentualnych roszczeń przez Spółkę lub obrony przed roszczeniami;
- 4) Spółka przetwarza dane osobowe identyfikujące Akcjonariusza, takie jak imię, nazwisko, adres zamieszkania lub adres do doręczeń oraz numer PESEL, nr dowodu osobistego, e-mail kontakt, telefoniczny, (ii) dane zawarte na pełnomocnictwach oraz w przypadkach, gdy Akcjonariusze kontaktują się ze Spółką drogą elektroniczną - adres poczty elektronicznej;
- 5) dane osobowe Akcjonariuszy mogą być zbierane przez Spółkę od podmiotów prowadzących depozyt papierów wartościowych, a w przypadku pełnomocników od Akcjonariuszy – w zakresie danych zawartych na udzielonych pełnomocnictwach;
- 6) Podstawą prawną przetwarzania przez Spółkę Państwa danych osobowych jest:
- o art. 6 ust. 1 lit. c) RODO obowiązek wynikający z przepisów KSH dotyczący: sporządzania i przechowywania list akcjonariuszy oraz list obecności na NWZ, umożliwienia głosowania poprzez pełnomocnika oraz umożliwienia Akcjonariuszom wykonywania ich praw w stosunku do Spółki (np. zgłaszania określonych spraw do porządku obrad); obowiązki informacyjne Administratora wynikające z Ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 512 z późn. zm.) związane z przekazaniem wykazu akcjonariuszy podmiotom w niej wzkazanym
- o art. 6 ust. 1 lit. f) RODO uzasadniony interes Spółki w postaci umożliwienia kontaktu z Akcjonariuszami oraz weryfikacji ich tożsamości oraz dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami;
- b. odbiorcami danych osobowych są podmioty określone przepisami prawa, podmioty świadczące usługi hostingu narzędzi informatycznych służących do kontaktu z Akcjonariuszami podmioty świadczące usługi archiwizacji dokumentów, a także inni Akcjonariusze – w zakresie udostępniania listy akcjonariuszy zgodnie z art. 407 Kodeksu spółek handlowych;
- c. dane osobowe zawarte na listach akcjonariuszy, listach obecności oraz pełnomocnictwach są przechowywane przez okres istnienia Administratora, a następnie mogą być przekazane podmiotowi wyznaczonemu do przechowywania dokumentów zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych; dane osobowe związane z kontaktem za pomocą poczty elektronicznej są przechowywane przez okres umożliwiający Spółce wykazania spełnienia obowiązków wynikających z przepisów Kodeksu spółek handlowych oraz okres przedawnienia ewentualnych roszczeń Spółki lub w stosunku do Spółki;
- d. w przypadku przekazywania danych bezpośrednio Spółce, podanie danych jest wymagane przez przepisy Kodeksu spółek handlowych oraz w celu umożliwienia weryfikacji tożsamości Akcjonariusza, a ich niepodanie wiąże się z brakiem możliwości uczestnictwa w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu; w przypadku adresu poczty elektronicznej podanie takiego adresu jest dobrowolne, lecz niezbędne do umożliwienia kontaktu pomiędzy Spółką a Akcjonariuszem za pomocą poczty elektronicznej, a jego niepodanie wiąże się z brakiem możliwości podjęcia kontaktu tą drogą;
- e. są Państwo uprawnieni do żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także do domagania się ich sprostowania, przeniesienia usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania; należy pamiętać, iż prawa te nie są bezwzględne, a przepisy przewidują wyjątki od ich stosowania;
- f. mogą Państwo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli doszłoby do nieprawidłowości w procesie przetwarzania Państwa danych osobowych.
________________________________
Imię Nazwisko, miejscowość, data