Savencia — Audit Report / Information 2007

Nov 17, 2008

RAPPORT DU PRESIDENT DU CONSEIL D'ADMINISTRATION SUR L'ORGANISATION DU CONSEIL ET LES PROCEDURES DE CONTROLE INTERNE

Le présent rapport qui porte sur l'exercice 2007, a été établi conformément aux dispositions de l'article L 225-37 du Code de Commerce, et dans l'esprit des principes de bonne gouvernance d'entreprise.

Il constitue une annexe au rapport de gestion du Conseil d'Administration et comporte trois parties :

• I. L'organisation des travaux du Conseil et les conditions de leur préparation, ainsi que les limitations apportées aux pouvoirs de la Direction Générale.
• II. Les procédures de contrôle interne mises en place.
• III. Les indications prévues par l'article L225-37 du Code de Commerce concernant les règles et principes adoptés par le Conseil d'Administration pour déterminer les rémunérations et avantages de toute nature accordés aux mandataires sociaux.

J'ai l'honneur de vous rendre compte des faits et éléments ci-après relatifs à l'organisation des travaux du Conseil d'Administration de la société et aux procédures de contrôle interne mises en place.

Le Président

Le 12 mars 2008

PREMIERE PARTIE : L'ORGANISATION DES TRAVAUX DU CONSEIL ET LES CONDITIONS DE LEUR PREPARATION

1. MISSIONS, COMPOSITION ET MODALITES D'ORGANISATION ET DE FONCTIONNEMENT DU CONSEIL

1.1) MISSIONS DU CONSEIL

Les missions du Conseil d'Administration sont fixées par les dispositions légales et statutaires ainsi que par son Règlement Intérieur dans lequel sont précisés les droits et les obligations des administrateurs.

Ainsi, le Conseil d'Administration :

• fixe les objectifs et définit la stratégie du Groupe, dans le respect de sa culture et de ses valeurs,
• désigne les mandataires sociaux chargés de gérer l'entreprise dans le cadre de cette stratégie,
• choisit le mode d'organisation de la direction générale de la société (dissociation des fonctions de président et de directeur général ou cumul de ces fonctions),
• contrôle la gestion et veille à la qualité de l'information fournie aux actionnaires ainsi qu'aux marchés, à travers les comptes ou à l'occasion d'opérations importantes.

1.2) COMPOSITION DU CONSEIL :

Au 31 décembre 2007, le Conseil d'Administration était composé de onze membres :

• Monsieur Alex BONGRAIN
• Monsieur Armand BONGRAIN
• Madame Dominique DAMON
• Monsieur Jacques GAIRARD
• Monsieur Michel GODET
• Monsieur Bernard HOULOT
• Madame Elisabeth LULIN
• Monsieur Xavier PAUL-RENARD
• Monsieur Jürgen REIMNITZ
• Monsieur Georges ROBIN,
• Monsieur Jean-Hugues VADOT.

Le Conseil d'Administration comprend, d'une part, des Membres rattachés au Groupe BONGRAIN SA et, d'autre part, des Administrateurs indépendants.

Par « Administrateur indépendant » il y a lieu d'entendre : toute personne qui n'est liée à BONGRAIN SA, ou à une société apparentée, ni par un contrat de travail, ni par un accord de prestation de service ou d'assistance ou autre, ou par toute autre situation de subordination ou de dépendance vis à vis du Groupe ou de ses dirigeants.

• Les personnalités liées au Groupe sont : Messieurs Alex BONGRAIN, Armand BONGRAIN, Bernard HOULOT, Jean-Hugues VADOT et Xavier PAUL-RENARD ;

• Les Administrateurs indépendants, personnalités extérieures au Groupe BONGRAIN S.A., sont Mesdames Dominique DAMON et Elisabeth LULIN et Messieurs Jacques GAIRARD, Michel GODET, Jürgen REIMNITZ et Georges ROBIN.

1.3) REUNIONS ET FONCTIONNEMENT DU CONSEIL D'ADMINISTRATION

Le Conseil arrête le calendrier de ses réunions dont la périodicité, sauf réunion urgente ou nécessaire dans l'intérêt de la Société, est bimestrielle. Il est normalement convoqué par lettre envoyée une dizaine de jours à l'avance.

Les documents dont l'examen est nécessaire à la prise de décision des administrateurs sont joints à la convocation ou transmis dans les jours qui suivent, au moins 48 heures avant la réunion du Conseil.

Le Conseil d'Administration débat de son fonctionnement et procède à l'évaluation de ses travaux au moins une fois par an.

Le procès-verbal de chaque réunion fait l'objet d'une approbation expresse lors de la réunion suivante.

Au cours de l'Année 2007, le Conseil d'Administration s'est réuni à sept reprises les :

• 14 mars 2007
• 25 avril 2007
• 27 juin 2007
• 29 août 2007
• 27 septembre 2007
• 7 novembre 2007
• 12 décembre 2007.

En dehors des règles de fonctionnement du Conseil d'Administration ci-avant rappelées fixées par les statuts de la Société, celui-ci s'est doté depuis 2004 d'un Règlement Intérieur qui définit les droits et devoirs des administrateurs (Charte de l'administrateur) et précise les modalités de fonctionnement du Conseil et de ses comités spécialisés conformément aux statuts.

1.4) PREPARATION DES TRAVAUX ET MISSIONS DES COMITES SPECIALISES

Conformément aux dispositions des statuts et à la Loi le Conseil s'est doté dans l'esprit de la bonne gouvernance d'entreprise de trois comités spécialisés.

A. – Le Comité d'audit et des risques

Ce Comité d'audit et des risques a pour mission :

(i) de procéder, préalablement à l'arrêté des comptes sociaux et consolidés, annuels et semestriels, par le Conseil d'Administration, à l'examen de ces comptes et de s'assurer de la pertinence et de la permanence des méthodes comptables adoptées et suivies par la Société, après avoir entendu les commissaires aux comptes de la Société et avoir pris connaissance de leurs observations, formalisées dans une note,

(ii) d'examiner le champ d'intervention des commissaires aux comptes et les résultats de leurs vérifications,

(iii) de s'assurer que les avis et observations des commissaires aux comptes ont bien été analysés par les services du Groupe et pris en compte,

(iv) de vérifier que les procédures internes de collecte et de contrôle des informations garantissent l'application des méthodes comptables adoptées,

(v) d'examiner les risques et les engagements de la Société et du Groupe, en ce compris les engagements hors bilan significatifs, sur la base d'une note rédigée par le directeur financier de la Société,

(vi) d'analyser les procédures de la Société visant à identifier les principaux risques encourus par le groupe, de s'assurer de la pertinence des contrôles internes et externes, d'apprécier les besoins du groupe, les moyens techniques mis en œuvre et leur adéquation aux besoins, de faire toute recommandation au Conseil d'Administration en cette matière,

(vii) de s'assurer de la pertinence des mesures prises pour veiller au bon respect de la réglementation boursière,

(viii) de vérifier la communication financière de la Société, de s'assurer de sa conformité à la réglementation et de faire toute recommandation nécessaire au Conseil d'Administration en ce domaine,

(ix) de piloter la procédure de sélection des commissaires aux comptes et soumettre au Conseil d'Administration le résultat de cette sélection avec leur proposition de nomination ou de renouvellement.

(x) d'autoriser les missions des commissaires aux comptes qui n'entrent pas directement dans leur mission d'audit des comptes.

Pour accomplir ses missions, le Comité d'audit et des risques entend les commissaires aux comptes, qui lui communiquent leur plan d'audit, les auditeurs internes de la Société, les directeurs financiers et de la trésorerie et le directeur des risques et des assurances et se fait communiquer tous documents nécessaires.

Le Comité rend compte au Conseil d'Administration de ses travaux, notamment par la remise de rapports, spécialement pour l'arrêté des comptes.

Le Comité d'audit et des risques comprend au moins trois membres, majoritairement administrateurs, nommés par le Conseil d'Administration pour leur compétence en matière financière et comptable. Le président, le directeur général et les directeurs généraux délégués ne peuvent pas faire partie du Comité.

La composition du Comité était la suivante au 31 décembre 2007 : Madame Elisabeth LULIN, Présidente, Messieurs Bernard HOULOT, Jean-Hugues VADOT et Jürgen REIMNITZ, membres ; il s'est réuni 5 fois.

B. – Le Comite de Management et des Rémunérations

Le Comité de management et des rémunérations a pour mission de préparer les décisions du Conseil d'Administration et de faire des propositions :

(i) pour le choix du président et des membres de la direction générale, tant pour les choix initiaux que pour les renouvellements de mandats ; de porter une appréciation sur ceux-ci et de réfléchir à leur remplacement en cas de cessation de fonction. Il est notamment dans ses attributions de préparer les remplacements de postes de président et de membre de la direction générale de la Société au cas où ceux-ci deviendraient vacants de façon imprévisible ;

(ii) pour les rémunérations du président, du directeur général et des directeurs généraux délégués, avantages de toutes natures compris versées par la Société et toute société de son groupe. En particulier il vérifie la part variable de ces rémunérations et porte une appréciation sur les modalités d'application des règles d'attribution fixées par le Conseil d'Administration. Il assiste le Conseil pour la fixation des indemnités d'entrée ou de départ des membres de la direction générale et, le cas échéant, du président ;

(iii) pour l'attribution au président et aux membres de la direction générale d'options de souscription ou d'achat d'actions de la Société, dans le cadre des règles déterminées par l'assemblée générale des actionnaires, il est chargé d'émettre un avis sur les propositions d'attribution de telles options aux salariés du Groupe ;

(iv) pour la sélection des nouveaux administrateurs ;

(v) pour la répartition des jetons de présence, dont le montant annuel est fixé par l'assemblée générale, conformément à ce qui précède.

Pour accomplir ses missions, le Comité de management et des rémunérations peut entendre les commissaires aux comptes, les directeurs généraux délégués et le directeur des ressources humaines et se fait communiquer tous documents nécessaires.

La Direction générale le saisit de toute difficulté qu'elle rencontre dans son fonctionnement ou son organisation.

Le Comité rend compte au Conseil d'Administration de ses travaux, notamment par la remise de rapports assortis, lorsqu'il y a lieu, de ses propositions.

Le Comité de management et des rémunérations comprend au moins trois membres, tous administrateurs. Il ne peut compter dans ses membres ni le président, ni le directeur général, ni l'un des directeurs généraux délégués.

La composition du Comité était la suivante au 31 décembre 2007 : Monsieur Bernard HOULOT, Président, Madame Dominique DAMON et Messieurs Armand BONGRAIN et Jacques GAIRARD, membres ; il s'est réuni 2 fois.

C. – Le Comité Stratégique

Le Comité stratégique a pour mission :

i) d'étudier les orientations à long terme proposées par la direction générale et d'en faire l'analyse, assortie de ses commentaires, pour le Conseil d'Administration, d'élaborer sur la stratégie du groupe toute étude qui serait demandée par le Conseil d'Administration,

ii) de veiller à ce que toutes les hypothèses aient été envisagées par la direction générale et, le cas échéant, de diligenter toute étude nécessaire pour conforter l'information du Conseil d'Administration et de la direction générale,

iii) de vérifier que les changements économiques ou structurels constatés et susceptibles d'avoir une incidence sur la stratégie du groupe ont bien été pris en compte par la direction générale pour proposer des adaptations de la stratégie du groupe,

iv) d'analyser les dossiers de cession ou acquisition d'entreprises significatifs qui sont soumis au Conseil d'Administration par la direction générale,

v) de vérifier l'application des décisions d'ordre stratégique prises par le Conseil d'Administration et de rendre compte à ce dernier de ces vérifications, comme des dysfonctionnements constatés. Pour accomplir ses missions, le Comité stratégique prend connaissance de tous les documents nécessaires liés à la démarche stratégique du groupe et de ses principales composantes. Il rend compte au Conseil d'Administration de ses travaux.

Le Comité stratégique comprend au moins trois membres majoritairement administrateurs. Il peut compter dans ses membres le président et le directeur général.

La composition du Comité était la suivante au 31 décembre 2007 : Monsieur Georges ROBIN, Président, et Messieurs Michel GODET, et Xavier PAUL-RENARD, membres ; il s'est réuni 5 fois.

1.5) EVALUATION DE L'ACTIVITE DU CONSEIL

Différentes initiatives ont été prises pour évaluer les performances du Conseil. Ce sujet fait partie des préoccupations constantes du Président du Conseil d'Administration et est en ligne avec la culture et les méthodes de travail en vigueur dans le Groupe.

Le bilan de l'année 2007 a été entrepris avec les membres du Conseil d'Administration début 2008.

Cette opération qui comporte une enquête dépouillée et analysée par le Comité de Management et des Rémunérations en vue d'une présentation au Conseil, va permettre de dégager de nouveaux axes de progrès qui seront discutés et débattus en Conseil d'Administration.

A noter que le taux d'assiduité des administrateurs aux réunions du Conseil d'Administration est de 86,51% en 2007.

2. LIMITATIONS DE POUVOIRS DE LA DIRECTION GENERALE

En 2007, la direction générale de la Société était composée de Monsieur Pascal BRETON, Directeur Général, et de Messieurs Alain de PAILLERETS, JEAN-PAUL TORRIS et François WOLFOVSKI, Directeurs Généraux délégués.

Le Directeur général et les Directeurs Généraux délégués sont investis des pouvoirs les plus étendus pour agir en toutes circonstances au nom de la société.

Il existe des limitations internes maintenues sans changement par rapport à 2006.

Le Règlement Intérieur comporte différentes dispositions destinées à favoriser une prise de décision éclairée s'agissant d'opérations importantes ou stratégiques.

DEUXIEME PARTIE : LES PROCEDURES DE CONTROLE INTERNE MISES EN PLACE

1. GENERALITES

Les procédures de contrôle interne en vigueur chez BONGRAIN SA ont notamment pour objet majeur de vérifier que les informations comptables et financières communiquées aux organes sociaux du Groupe reflètent sincèrement l'activité et la situation des sociétés que le composent.

Ces procédures de contrôle interne ont été mises en œuvre par la Direction générale du Groupe avec l'appui du Conseil d'Administration et de son Comité d'audit et des risques dans le cadre de leurs missions, et elles ont pour objet de vérifier que :

• les politiques qui encadrent la gestion des exploitations sont respectées,
• les actifs sont sauvegardés,
• les informations comptables et financières communiquées aux organes sociaux du Groupe reflètent sincèrement l'activité et la situation des sociétés qui le composent dans le respect des lois et règlements en vigueur.

Elles contribuent également à prévenir et à détecter les erreurs et fraudes.

Comme tout système, ces procédures de contrôle interne ne peuvent fournir une garantie absolue que tous les risques sont totalement éliminés.

2. MODALITES DU CONTROLE

Les procédures de contrôle interne sont mises en place en tenant compte des valeurs du Groupe qui mettent en avant la subsidiarité et l'autonomie de ses unités. La Société mère contrôle l'activité de ses filiales aux travers :

• des Directions chargées de les animer et de les superviser,
• de la Direction financière chargée d'en apprécier la pertinence des résultats et le niveau d'endettement.

Dans le cadre d'un plan pluriannuel, le Service d'Audit interne, rattaché à la direction générale du Groupe, porte une appréciation sur la maîtrise du contrôle interne de chacune des entités. Les missions sont orientées sur le respect des procédures et contribue à apprécier les risques majeurs spécifiques à l'activité de chaque entité. Le rapport établi à l'issue de la mission fait ressortir les points d'amélioration des contrôles internes. Les entités, sont ensuite tenues d'établir et de déployer des plans d'action visant à mettre en place les améliorations ainsi recommandées. La réalisation du déploiement des ces plans d'actions est supervisée par les directeurs d'activité.

Le processus d'élaboration des comptes de chaque filiale repose sur :

• un plan de comptes unique qui s'impose à toutes les filiales,
• un manuel de procédures comptables visant à harmoniser les politiques mises en œuvre dans ce domaine.

Sur ces bases, les filiales établissent des situations mensuelles qui se comparent à la même période de l'exercice précédent. Elles établissent également une prévision annuelle de résultats. La direction financière du Groupe assure un suivi de l'activité et de ses résultats avec une présence active et un contrôle des informations reçues par les directeurs financiers de chaque activité.

Les comptes sociaux de chaque filiale et les informations supplémentaires nécessaires aux retraitements des consolidations semestrielles et annuelles sont par ailleurs certifiés par les auditeurs externes de chaque filiale. La nomination de ces auditeurs est inscrite dans une politique d'harmonisation établie en liaison avec vos commissaires aux comptes. De plus les dirigeants de chaque filiale signent une lettre d'affirmation, à l'attention du Conseil d'Administration, sur la qualité et le contenu de leurs comptes.

Par ailleurs, dans le cadre de son plan pluriannuel, le Service d'audit interne vérifie également la qualité et la fiabilité de l'information financière. Il s'assure également du respect des règles comptables et de gestion.

Le processus d'élaboration des comptes consolidés repose sur un système informatisé permettant de centraliser les comptes sociaux ainsi harmonisés aux pratiques du Groupe de même que les informations supplémentaires nécessaires à l'élaboration de la consolidation.

Pour que ces opérations de consolidation soient assurées dans de bonnes conditions de contrôle interne, des procédures ont été établies et visent à garantir l'intégrité des données collectées au moyen d'un outil unique dont les accès sont strictement contrôlés. La fiabilité des traitements de consolidation et l'image fidèle des restitutions consolidées sont garanties par des procédures visant à séparer les tâches et à assurer la supervision des opérations.

Les commissaires aux comptes, dans le cadre de leurs diligences relatives à la vérification des comptes consolidés procèdent chaque année à un examen des procédures mises en place pour l'établissement de ceux-ci et formulent les recommandations qu'ils estiment nécessaires. Ces remarques sont prises en compte pour améliorer régulièrement nos procédures existantes.

3. DILIGENCES EFFECTUEES EN VUE DE LA PREPARATION DE CE RAPPORT

La préparation de ce rapport s'appuie tant sur les méthodes de contrôle telles qu'elles viennent d'être exposées que sur les diligences effectuées à la demande de la direction générale du groupe et en particulier de son président par les différentes fonctions support en charge du suivi ou de la gestion des risques, ainsi que sur les travaux préparatoires du Comité d'audit et des Risques.

Ce dernier a ainsi établi un rapport de synthèse sur les auditions auxquelles il a procédé au cours de l'année 2007 et ce rapport a été remis et délibéré lors de la séance du 12 décembre 2007 du Conseil d'Administration.

De plus ce même Comité s'est réuni spécialement le 10 mars 2008 pour entendre les différents responsables des fonctions de support et de gestion des risques notamment pour ce qui concerne le traitement de l'information comptable et financière, ce dont il a rendu compte et débattu lors de la réunion du Conseil d'Administration du 12 mars 2008.

TROISIEME PARTIE :

REGLES ET PRINCIPES ADOPTES PAR LE CONSEIL D'ADMINISTRATION POUR DETERMINER LES REMUNERATIONS ET AVANTAGES DE TOUTE NATURE ACCORDES AUX MANDATAIRES SOCIAUX

Conformément aux dispositions statutaires et au Règlement Intérieur du Conseil d'Administration, le Comité de Management et des Rémunérations a pour mission de préparer les décisions du Conseil d'Administration pour tout ce qui concerne les rémunérations et avantages de toute nature du Président, du Directeur Général et des Directeurs Généraux Délégués.

C'est donc sur la base des recommandations dudit Comité que le Conseil d'Administration délibère et statue sur ces questions de même que pour ce qui concerne les jetons de présence accordés aux Administrateurs.

Les rémunérations accordées aux Dirigeants comportent :

• une partie fixe déterminée en fonction des responsabilités et missions assumées par ceux-ci ainsi que des pratiques de marché pour ce type de postes ;
• la partie variable (ou prime d'objectifs) est liée, pour une fraction, aux résultats et performances de la Société selon les critères arrêtés chaque année par le Conseil et, pour une autre fraction, à l'atteinte d'objectifs personnels ;
• le nombre d'options de souscription d'actions éventuellement accordées aux cadres dirigeants et il fait également, et le cas échéant, l'objet d'une délibération du Conseil et il est directement lié à la contribution des intéressés aux stratégies comme aux résultats de la Société.

BONGRAIN SA

Rapport des commissaires aux comptes, établi en application de l'article L. 225-235 du Code de commerce, sur le rapport du Président du Conseil d'Administration de la société BONGRAIN S.A., pour ce qui concerne les procédures de contrôle interne relatives à l'élaboration et au traitement de l'information comptable et financière

(Exercice clos le 31 décembre 2007)

PricewaterhouseCoopers Audit 63, rue de Villiers 92208 Neuilly-sur-Seine Cedex

KPMG Audit 1, Cours Valmy 92923 Paris La Défense Cedex

RAPPORT DES COMMISSAIRES AUX COMPTES, ETABLI EN APPLICATION DE L'ARTICLE L. 225-235 DU CODE DE COMMERCE, SUR LE RAPPORT DU PRESIDENT DU CONSEIL ^D'ADMINISTRATION DE LA SOCIETE BONGRAIN S.A., POUR CE QUI CONCERNE LES PROCEDURES DE CONTROLE INTERNE RELATIVES A L'ELABORATION ET AU TRAITEMENT DE L'INFORMATION COMPTABLE ET FINANCIERE

Aux Actionnaires BONGRAIN SA 42, rue Rieussec 78220 Viroflay

Mesdames, Messieurs,

En notre qualité de commissaires aux comptes de la société BONGRAIN S.A. et en application des dispositions de l'article L. 225-235 du Code de commerce, nous vous présentons notre rapport sur le rapport établi par le Président de votre société conformément aux dispositions de l'article L. 225-37 du Code de commerce au titre de l'exercice clos le 31 décembre 2007.

Il appartient au Président de rendre compte, dans son rapport, notamment des conditions de préparation et d'organisation des travaux du Conseil d'Administration et des procédures de contrôle interne mises en place au sein de la société. Il nous appartient de vous communiquer les observations qu'appellent de notre part les informations contenues dans le rapport du Président, concernant les procédures de contrôle interne relatives à l'élaboration et au traitement de l'information comptable et financière.

Nous avons effectué nos travaux conformément à la norme d'exercice professionnel applicable en France. Celle-ci requiert la mise en œuvre de diligences destinées à apprécier la sincérité des informations contenues dans le rapport du Président, concernant les procédures de contrôle interne relatives à l'élaboration et au traitement de l'information comptable et financière. Ces diligences consistent notamment à :

• prendre connaissance des procédures de contrôle interne relatives à l'élaboration et au traitement de l'information comptable et financière sous-tendant les informations présentées dans le rapport du Président ainsi que de la documentation existante ;

• prendre connaissance des travaux ayant permis d'élaborer ces informations et de la documentation existante ;

• déterminer si les déficiences majeures du contrôle interne relatif à l'élaboration et au traitement de l'information comptable et financière que nous aurions relevées dans le cadre de notre mission font l'objet d'une information appropriée dans le rapport du Président.

Sur la base de ces travaux, nous n'avons pas d'observation à formuler sur les informations concernant les procédures de contrôle interne de la société relatives à l'élaboration et au traitement de l'information comptable et financière contenues dans le rapport du Président du Conseil d'Administration, établi en application des dispositions de l'article L. 225-37 du Code de commerce.

Fait à Neuilly-sur-Seine et Paris La Défense, le 08 avril 2008

Les commissaires aux comptes

PricewaterhouseCoopers Audit KPMG Audit

Département de KPMG S.A.

Olivier Thibault Didier de Ménonville