Pre-Annual General Meeting Information • Mar 26, 2021
Pre-Annual General Meeting Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
| Informazione Regolamentata n. 0226-5-2021 |
Data/Ora Ricezione 26 Marzo 2021 08:17:05 |
MTA - Star | ||
|---|---|---|---|---|
| Societa' | : | SABAF | ||
| Identificativo Informazione Regolamentata |
: | 144204 | ||
| Nome utilizzatore | : | SABAFN03 - Beschi | ||
| Tipologia | : | REGEM; 3.1 | ||
| Data/Ora Ricezione | : | 26 Marzo 2021 08:17:05 | ||
| Data/Ora Inizio Diffusione presunta |
: | 26 Marzo 2021 08:17:06 | ||
| Oggetto | : | Avviso di convocazione di assemblea ordinaria 6 maggio 2021/Notice of convocation of the ordinary Shareholders' Meeting 6 May 2021 |
||
| Testo del comunicato |
Vedi allegato.
I Signori Azionisti sono convocati in Assemblea presso la sede sociale di Ospitaletto (BS) Via dei Carpini n. 1 alle ore 10,30 per il giorno 6 maggio 2021, in unica convocazione, per discutere e deliberare sul seguente
Il capitale sociale di Sabaf S.p.A., interamente sottoscritto e versato, è di Euro 11.533.450 composto da n. 11.533.450 azioni ordinarie del valore nominale di 1,00 Euro ciascuna. Ad ogni azione è attribuito un voto. Tuttavia, ai sensi dell'art. 5-bis dello Statuto, il titolare di azioni ordinarie dispone di due voti per azione, ove ricorrano i presupposti e le condizioni previsti dalla normativa (anche regolamentare) vigente, relativamente alle azioni possedute in via continuativa da almeno ventiquattro mesi e previa iscrizione nell'apposito elenco speciale di cui all'art. 5-quater dello Statuto medesimo (c.d. voto maggiorato). Il regolamento sul voto maggiorato e l'elenco degli azionisti con partecipazione superiore al 3% che hanno chiesto l'iscrizione nell'elenco speciale sono pubblicati sul sito internet www.sabaf.it, alla sezione "Investitori / Corporate Governance / Voto Maggiorato".
Alla data odierna, i dati relativi al numero di azioni in circolazione e al numero di diritti di voto esercitabili risultano i seguenti:
| Azioni | N° azioni che compongono il capitale sociale |
Numero diritti di voto |
|---|---|---|
| Azioni ordinarie | 7.976.760 | 7.976.760 |
| Azioni ordinarie con voto maggiorato |
3.556.690 | 7.113.380 |
| TOTALE | 11.533.450 | 15.090.140 |
La Società, alla data di pubblicazione del presente avviso di convocazione, è titolare di n. 346.748 azioni proprie, pari al 3,006% del capitale sociale.
Ai sensi dell'art. 83-sexies del D. Lgs. n. 58/1998 (TUF) e dell'art. 9 dello Statuto Sociale, sono legittimati ad intervenire in Assemblea coloro cui spetta il diritto di voto sulla base della comunicazione fatta alla Società da parte dell'intermediario abilitato ai sensi della disciplina applicabile, sulla base delle proprie scritture contabili relative al termine della giornata contabile del settimo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l'Assemblea in unica convocazione (27 aprile 2021). Le registrazioni in accredito o in addebito compiute sui conti successivamente a tale termine non rilevano ai fini della legittimazione all'esercizio del diritto di voto in Assemblea. Coloro che risultino titolari del diritto di voto successivamente a tale data non sono legittimati ad intervenire e votare in Assemblea.
Ai sensi dell'art. 106 del Decreto Legge n. 18 del 17 marzo 2020, convertito con Legge n. 27 del 24 aprile 2020, nonché dell'art. 3 del Decreto Legge n. 183 del 31 dicembre 2020, come convertito con Legge n. 21 del 26 febbraio 2021, l'intervento in Assemblea da parte di coloro ai quali spetta il diritto di voto è consentito esclusivamente tramite il rappresentante designato. Conseguentemente la Società ha dato incarico a Computershare S.p.A. – con sede in Milano, Via Mascheroni n. 19 – di rappresentare gli azionisti ai sensi dell'art. 135-undecies del TUF e dei summenzionati Decreti Legge, come convertiti in Legge (il "Rappresentante Designato"). Gli Azionisti che volessero intervenire in Assemblea dovranno pertanto conferire al Rappresentante Designato la delega – con le istruzioni di voto – su tutte o alcune delle proposte di delibera in merito agli argomenti all'ordine del giorno utilizzando lo specifico modulo di delega, predisposto dallo stesso Rappresentante Designato in accordo con la Società, disponibile sul sito Internet della Società all'indirizzo www.sabaf.it (sezione "Investitori").
Il modulo di delega con le istruzioni di voto dovrà essere trasmesso seguendo le istruzioni presenti sul modulo stesso e sul sito internet della Società entro la fine del secondo giorno di mercato aperto precedente l'assemblea (04/05/2021) ed entro lo stesso termine la delega potrà essere revocata. La delega, in tal modo conferita, ha effetto per le sole proposte in relazione alle quali siano state conferite istruzioni di voto.
Si precisa inoltre che al Rappresentante Designato possono essere altresì conferite deleghe o subdeleghe ai sensi dell'art. 135-novies del TUF, in deroga all'art. 135-undecies, comma 4 del TUF esclusivamente mediante il modulo, con le modalità e nel termine indicati nel citato sito internet della Società.
L'intervento all'Assemblea dei soggetti legittimati (i componenti degli Organi sociali, il Segretario incaricato e il Rappresentante Designato), in considerazione delle limitazioni che possono presentarsi per esigenze sanitarie, potrà avvenire anche (o esclusivamente) mediante mezzi di telecomunicazione con le modalità ad essi individualmente comunicate, senza necessità che si trovino nel medesimo luogo, ai sensi del citato art. 106 del Decreto Legge n. 18/2020 (come convertito con Legge n. 27/20) e dell'art. 3 del Decreto Legge n. 183 del 31 dicembre 2020 (come convertito con Legge n. 21 del 26 febbraio 2021), nel rispetto delle disposizioni normative applicabili per tale evenienza.
Il Rappresentante Designato sarà disponibile per chiarimenti o informazioni al numero 02 46776826-14 oppure all'indirizzo di posta elettronica [email protected].
Si informano i Signori Azionisti che la società si riserva di integrare e/o modificare le istruzioni sopra riportate in considerazione delle intervenienti necessità a seguito dell'attuale situazione di emergenza epidemiologica da COVID-19 e dei suoi sviluppi al momento non prevedibili.
Ai sensi dell'art. 126-bis del TUF i soci che, anche congiuntamente, rappresentino almeno un quarantesimo del capitale sociale possono chiedere, entro dieci giorni dalla pubblicazione dell'avviso di convocazione dell'Assemblea dei Soci, l'integrazione dell'elenco delle materie da trattare, indicando nella domanda gli ulteriori argomenti posti, ovvero presentare proposte di deliberazione su materie già all'ordine del giorno. Entro il predetto termine di dieci giorni deve essere presentata, da parte dei soci proponenti, una relazione che riporti la motivazione delle proposte di deliberazione sulle nuove materie di cui essi propongono la trattazione ovvero la motivazione relativa alle ulteriori proposte di deliberazione presentate su materie già all'ordine del giorno. L'integrazione non è ammessa per gli argomenti sui quali l'Assemblea delibera, a norma di legge, su proposta degli amministratori o sulla base di un progetto o di una relazione da essi predisposta. Le integrazioni dell'elenco delle materie da trattare ovvero le nuove proposte dovranno pervenire tramite invio a mezzo raccomandata inviata alla Società, in Ospitaletto (BS), Via dei Carpini n. 1, ovvero mediante comunicazione in via elettronica all'indirizzo di posta certificata [email protected]. La domanda dovrà essere corredata dalle informazioni relative all'identità dei soci che l'hanno presentata, con l'indicazione delle azioni complessivamente detenute e della relativa percentuale del capitale sociale nonché delle certificazioni attestanti la titolarità della partecipazione azionaria, nonché una relazione sulle materie di cui essi propongono la trattazione. Delle integrazioni all'ordine del giorno o della presentazione di ulteriori proposte di deliberazione su materie già all'ordine del giorno è data notizia, nelle stesse forme prescritte per la pubblicazione del presente avviso di convocazione, almeno 15 giorni prima di quello fissato per l'Assemblea in unica convocazione. Le ulteriori proposte di deliberazione su materie già all'ordine del giorno verranno messe a disposizione del pubblico con le modalità di cui all'articolo 125–ter, comma 1, del TUF contestualmente alla pubblicazione della notizia della presentazione.
In relazione al fatto che l'intervento in Assemblea è previsto esclusivamente tramite il Rappresentante Designato, gli azionisti legittimati che intendono formulare proposte di deliberazione e di votazione sugli argomenti all'ordine del giorno dovranno presentarle entro il 20 aprile 2021. Tali proposte saranno pubblicate il 26 aprile 2021 sul sito internet della Società al fine di consentire agli aventi diritto al voto di esprimersi consapevolmente anche tenendo conto di tali nuove proposte e consentire al Rappresentante Designato di raccogliere istruzioni di voto eventualmente anche sulle medesime. Circa le modalità di presentazione delle proposte di deliberazione e votazione si rimanda a quanto indicato nel precedente paragrafo.
Ai sensi dell'art. 127-ter del TUF coloro ai quali spetta il diritto di voto possono porre domande sulle materie all'ordine del giorno prima dell'assemblea. Le domande devono essere indirizzate per iscritto mediante invio a mezzo raccomandata inviata alla Società, in Ospitaletto (BS), Via dei Carpini n. 1 ovvero mediante comunicazione elettronica all'indirizzo di posta certificata [email protected]. Hanno diritto di ottenere risposta coloro che attestano la titolarità delle azioni: a tal fine, dovrà essere prodotta, anche successivamente alla domanda e con le stesse modalità previste per l'inoltro di quest'ultima, una certificazione rilasciata dall'intermediario attestante la titolarità delle azioni in capo al richiedente stesso con validità alla suddetta data. Nel caso l'azionista abbia richiesto al proprio intermediario la comunicazione di legittimazione per partecipare all'assemblea, sarà sufficiente riportare nella richiesta i riferimenti di tale comunicazione eventualmente rilasciati dall'intermediario. Alle domande pervenute entro le ore 18.00 del 27/04/2021 è data risposta, verificata la loro pertinenza e la legittimazione del richiedente, mediante pubblicazione delle risposte sul sito internet della Società www.sabaf.it nella sezione Investitori, entro il 03/05/2021 con facoltà per la Società di fornire una risposta unitaria alle domande aventi lo stesso contenuto.
A norma dell'articolo 12 dello Statuto Sociale, la nomina del Consiglio di Amministrazione avviene sulla base di liste, in conformità alle disposizioni e ai criteri di seguito richiamati.
Le liste possono essere presentate da titolari del diritto di voto che, da soli o insieme ad altri, siano complessivamente titolari di azioni rappresentanti, alla data del deposito della lista, almeno il 2,5% del capitale sociale avente diritto di voto nell'Assemblea ordinaria.
Il Consiglio di Amministrazione può presentare una lista con le modalità e nei termini previsti per le liste presentate dai soci.
Le liste dei candidati, elencati mediante un numero progressivo, devono essere sottoscritte da coloro che le presentano e depositate presso la sede della Società mediante trasmissione all'indirizzo di posta elettronica certificata [email protected], almeno 25 giorni prima di quello fissato per l'Assemblea ordinaria (quindi entro l'11 aprile 2021) ovvero presso la sede sociale (in tale ultimo caso, stante l'emergenza sanitaria in corso e la scadenza in giorno festivo si suggerisce di contattare la società ai seguenti recapiti [email protected] – 0306843001 al fine di concordare l'accesso. Unitamente a ciascuna lista, dovranno essere depositate le accettazioni della candidatura da parte dei candidati e le dichiarazioni con le quali i medesimi attestano, sotto la propria responsabilità, l'inesistenza di cause di ineleggibilità e di incompatibilità, previste dalla legge, nonché il possesso dei requisiti prescritti per le rispettive cariche da legge, statuto o altre disposizioni, inclusi i requisiti di indipendenza. Con le dichiarazioni dovrà, altresì, essere depositata, per ciascun candidato, la documentazione contenente un'esauriente informativa sulle caratteristiche personali e professionali, con l'indicazione degli incarichi di amministrazione e controllo ricoperti presso altre società quotate o presso società finanziarie, bancarie, assicurative o di rilevanti dimensioni, con l'eventuale indicazione dell'idoneità a qualificarsi come indipendente alla stregua dei criteri di legge e di quelli previsti nel Codice di Corporate Governance (gennaio 2020) di Borsa Italiana.
Coloro che presentano una lista devono indicare la loro identità nonché la percentuale di partecipazione da loro complessivamente detenuta nel capitale ordinario della Società, allegando idonea attestazione rilasciata dagli intermediari finanziari al fine di comprovare la titolarità del numero di azioni necessario alla presentazione delle liste. La certificazione rilasciata dagli intermediari finanziari autorizzati attestante la titolarità del numero di azioni necessario alla presentazione delle liste può essere prodotta anche successivamente al deposito purché entro il termine previsto per la pubblicazione delle liste da parte della Società (15 aprile 2021).
Ogni avente diritto al voto potrà presentare o concorrere alla presentazione di una sola lista e ogni candidato potrà presentarsi in una sola lista a pena di ineleggibilità.
Le liste presentate saranno numerate in ordine progressivo in dipendenza della data di deposito presso la Società.
Ai sensi dell'art. 12 dello Statuto e dell'art. 147-ter comma 4 TUF, ogni lista deve includere almeno un candidato, ovvero almeno due nel caso in cui includa più di sette candidati, in possesso dei requisiti di indipendenza stabiliti dalla normativa applicabile ai sindaci delle società quotate in mercati regolamentati italiani.
Ai sensi dell'art. 12 dello Statuto, ciascuna lista che presenti un numero di candidati pari o superiore a tre deve presentare un numero di candidati appartenente al genere meno rappresentato in modo da far sì che il nuovo Consiglio di Amministrazione sia composto, almeno per due quinti, da componenti del genere meno rappresentato, con arrotondamento, in caso di numero frazionario, all'unità superiore, ad eccezione delle liste formate da tre candidati per le quali l'arrotondamento avviene per difetto all'unità inferiore.
Le liste presentate senza l'osservanza delle disposizioni contenute nell'articolo 12 dello Statuto Sociale saranno considerate come non presentate.
I componenti del Consiglio di Amministrazione devono possedere i requisiti stabiliti dall'art. 12 dello Statuto. Alla luce della rilevanza delle responsabilità che andranno ad assumere i componenti del Consiglio di Amministrazione, ai fini della presentazione delle liste, gli azionisti sono invitati a considerare con la dovuta consapevolezza quanto riportato nella "Politica in materia di composizione degli organi sociali" approvata dal Consiglio di Amministrazione in data 11 febbraio 2021, su proposta del Comitato per la Remunerazione e le Nomine, che definisce i requisiti individuali e il profilo qualitativo e quantitativo che collegialmente il nuovo
Consiglio dovrebbe rispecchiare. La Politica è disponibile sul sito web della Società www.sabafgroup.com alla sezione Investitori.
Ferma restando la ribadita necessità di un'attenta lettura dell'intero documento, si ricorda, in particolare, che, anche ai sensi del Codice di Corporate Governance (gennaio 200) cui la Società aderisce, è richiesto che un componente abbia un'adeguata conoscenza ed esperienza in materia finanziaria o di politiche retributive ed un componente abbia un'adeguata esperienza in materia contabile e finanziaria o di gestione dei rischi. Il Consiglio di Amministrazione ribadisce altresì la necessità di assicurare la presenza di un adeguato numero di componenti indipendenti e/o non esecutivi, tra l'altro, per l'efficace gestione e organizzazione dei comitati endoconsiliari. Sempre in conformità al citato Codice di Corporate Governance, si invita inoltre a inserire nelle liste il nominativo del candidato Presidente.
Nel rispetto di quanto sopra, il Consiglio di Amministrazione uscente, sentito il Comitato per la Remunerazione e le Nomine, intende presentare una propria lista di candidati alla carica di amministratore e procederà in successiva riunione ad assumere la conseguente delibera e a individuare i candidati, in conformità alla citata Politica in materia di composizione degli organi sociali. La lista medesima, una volta approvata, sarà diramata mediante comunicato stampa e verrà depositata e pubblicata nei termini di legge e di Statuto.
Si ricorda che, almeno 21 giorni prima della data dell'Assemblea ordinaria convocata in unica convocazione (e quindi entro il 15 aprile 2021), tutte le liste depositate nel rispetto dei termini e delle condizioni sopra richiamate sono messe a disposizione del pubblico presso la sede sociale, sul sito internet della Società www.sabafgroup.com nonché con le altre modalità previste dalle applicabili disposizioni regolamentari.
Si invitano gli azionisti che intendessero presentare liste per la nomina dei componenti del Consiglio di Amministrazione a prendere visione delle raccomandazioni contenute nella comunicazione Consob n. DEM/9017893 del 26 febbraio 2009 e al contenuto della Relazione Illustrativa predisposta sul punto all'ordine del giorno.
Ai sensi dell'art. 18 dello Statuto Sociale, la nomina del Collegio Sindacale avviene sulla base di liste presentate dai titolari di diritti di voto nelle quali i candidati sono elencati mediante un numero progressivo. La lista si compone di due sezioni: una per i candidati alla carica di Sindaco effettivo, l'altra per i candidati alla carica di Sindaco supplente.
I Sindaci debbono essere in possesso dei requisiti di eleggibilità, professionalità, onorabilità ed indipendenza previsti dalla legge e da altre disposizioni applicabili. Ferme restando le situazioni di ineleggibilità previste dalla legge, non possono essere nominati, e se nominati decadono dall'incarico, coloro che superano i limiti quantitativi al cumulo degli incarichi stabiliti dall'art. 144-terdecies del regolamento adottato con delibera Consob 14 maggio 1999, n. 11971, come successivamente modificato ed integrato.
Hanno diritto di presentare liste soltanto i titolari del diritto di voto che, da soli od insieme ad altri, siano complessivamente titolari di azioni con diritto di voto che rappresentino almeno il 2,5% del capitale sociale avente diritto di voto in Assemblea.
Ogni titolare di diritto di voto, nonché gli azionisti facenti parte di un gruppo ai sensi dell'art. 2359 c.c. e quelli che aderiscono ad uno stesso patto parasociale avente ad oggetto azioni della Società non possono presentare o concorrere a presentare, neppure per interposta persona o società fiduciaria, più di una lista né possono votare liste diverse.
Ogni candidato può presentarsi in una sola lista a pena di ineleggibilità.
Le liste dei candidati dovranno essere depositate presso la sede sociale mediante trasmissione all'indirizzo di posta elettronica certificata [email protected], almeno 25 giorni prima di quello fissato per l'Assemblea ordinaria (quindi entro l'11 aprile 2021) ovvero presso la sede sociale (in tale ultimo caso, stante l'emergenza sanitaria in corso e la scadenza in giorno festivo si suggerisce di contattare la società ai seguenti recapiti [email protected] – 0306843001 al fine di concordare l'accesso e saranno messe a disposizione del pubblico a cura della Società presso la sede sociale, sul sito internet della Società e con le altre modalità previste da Consob con regolamento, almeno 21 giorni prima della data dell'Assemblea ordinaria (15 aprile 2021). Ai sensi dell'art. 144-sexies comma 5 del regolamento adottato con delibera Consob 14 maggio 1999, n. 11971, come successivamente modificato ed integrato, qualora entro il venticinquesimo giorno precedente
la data dell'Assemblea ordinaria chiamata a deliberare sulla nomina dei Sindaci (e quindi entro il giorno 11 aprile 2021) sia stata presentata una sola lista, ovvero soltanto liste che risultino collegate tra loro ai sensi della normativa applicabile, potranno essere presentate ulteriori liste sino al terzo giorno successivo alla suddetta scadenza (quindi, entro il 14 aprile 2021). In tal caso la quota minima di partecipazione necessaria per presentare una lista è ridotta al 1,25% delle azioni ordinarie.
All'atto del deposito, ciascuna lista dovrà essere corredata da:
Ciascuna lista che presenti un numero di candidati pari o superiore a tre deve presentare un numero di candidati appartenente al genere meno rappresentato in modo da far sì che il nuovo Collegio Sindacale sia composto, almeno per due quinti, da componenti del genere meno rappresentato, con arrotondamento, in caso di numero frazionario, all'unità inferiore.
La certificazione rilasciata dagli intermediari finanziari autorizzati attestante la titolarità del numero di azioni necessario alla presentazione delle liste può essere prodotta anche successivamente al deposito purché entro il termine previsto per la pubblicazione delle liste da parte della Società (14 aprile 2021).
Le liste presentate saranno numerate in ordine progressivo in dipendenza della data di deposito presso la Società.
Le liste presentate senza l'osservanza delle disposizioni contenute nell'articolo 12 dello Statuto Sociale saranno considerate come non presentate.
Si invitano gli azionisti che intendessero presentare liste per la nomina dei componenti del Collegio Sindacale a prendere visione delle raccomandazioni contenute nella comunicazione Consob n. DEM/9017893 del 26 febbraio 2009 e al contenuto della Relazione Illustrativa predisposta sul punto all'ordine del giorno.
La documentazione relativa all'Assemblea, ivi comprese la relazione illustrativa del Consiglio di Amministrazione e le proposte deliberative sulle materie poste all'ordine del giorno, verrà messa a disposizione del pubblico nei termini e con le modalità previste dalla normativa vigente, con facoltà degli Azionisti e di coloro ai quali spetta il diritto di voto di ottenerne copia. Tale documentazione sarà disponibile presso la sede legale e sul sito internet della Società www.sabafgroup.com, nella sezione Investitori (https://www.sabafgroup.com/it/assemblee-degli-azionisti), nonché sul sito di stoccaggio autorizzato emarketstorage.com.
Ospitaletto (BS), 26 marzo 2021
SABAF S.p.A. Il Presidente del Consiglio di Amministrazione Giuseppe Saleri
The Shareholders are convened to the Shareholders' Meeting at the registered office in Ospitaletto (BS) Via dei Carpini no. 1 at 10:30 am on 6 May 2021, in a single convocation, to discuss and resolve upon the following
The share capital of Sabaf S.p.A., fully subscribed and paid-up, is €11,533,450, consisting of 11,533,450 ordinary shares having the par value of €1.00 each. Each share has one vote. However, pursuant to Article 5 bis of the Articles of Association, the holder of ordinary shares has two votes per share, if the assumptions and conditions envisaged by the laws and regulations in force are met, in relation to shares held continuously for at least twenty-four months and subject to registration on the special list referred to in Article 5-quarter of the Articles of Association (known as increased vote). The regulations on increased vote and the list of shareholders with holdings greater than 3% who have applied for inclusion in the special list are published on the website www.sabafgroup.com, under the section "Investors / Corporate Governance / Increased Voting Rights".
To date, the figures relating to the number of shares outstanding and the number of voting rights exercisable are as follows:
| Shares | No. of shares making up the share capital |
Number of voting rights |
|---|---|---|
| Ordinary shares | 7,976,760 | 7,976,760 |
| Ordinary shares with increased vote |
3,556,690 | 7,113,380 |
| TOTAL | 11,533,450 | 15,090,140 |
At the publication date of this notice, the Company holds 346,748 treasury shares, equal to 3.006% of the share capital.
Pursuant to Article 83-sexies of Italian Legislative Decree 58/1998 (TUF) and Article 9 of the Company's articles of association, persons authorised to attend the Meeting are those with voting rights based on communication made to the Company by a licensed intermediary pursuant to applicable legislation, on the basis of accounting entries as at the end of the accounting day on the seventh trading day preceding the date set for the Shareholders' Meeting at single convocation (27 April 2021). Registrations in credit or debit made on the accounts after that deadline are not significant for the purposes of legitimacy to exercise the right to vote at the Shareholders' Meeting. Those who become entitled to vote after that date do not have a right to attend and vote at the Shareholders' Meeting.
Pursuant to Article 106 of Italian Decree Law no. 18 of 17 March 2020, converted by Italian Law no. 27 of 24 April 2020, as well as of Article 3 of Italian Decree Law no. 183 of 31 December 2020, as converted by Italian Law no. 21 of 26 February 2021, the attendance of those who have the right to vote at the Shareholders' Meeting is allowed exclusively by the appointed representative. Consequently, the Company appointed Computershare S.p.A. - with registered office in Milan, Via Mascheroni no. 19 - to represent the shareholders pursuant to Article 135-undecies of TUF and the aforementioned Italian Decree Laws as converted by Italian Law (the "Appointed Representative"). Therefore, the shareholders who wish to attend the Shareholders' Meeting must grant the Appointed Representative a proxy - with voting instructions - for all or some of the draft resolutions on the items on the agenda by using the specific proxy form, prepared by the Appointed Representative in agreement with the Company, available on the Company's website at www.sabafgroup.com ("Investors" section).
The proxy form with voting instructions must be submitted following the instructions on the form itself and on the Company's website by the end of the second trading day prior to the Shareholders' Meeting of 04/05/2021 and within the same deadline the proxy may be revoked. The proxy thereby granted is effective only with regard to the draft resolutions for which voting instructions have been given.
Note also that the Appointed Representative can also be granted proxies or sub-proxies pursuant to Article 135-novies of the TUF, as an exception to Article 135-undecies, paragraph 4 of the TUF exclusively by means of the form, in the manner and within the time limit indicated on the Company's website.
In consideration of the limitations that may arise due to health requirements, the attendance at the Shareholders' Meeting of the persons entitled to attend (the members of the corporate bodies, the Secretary in charge and the Appointed Representative) may also (or exclusively) occur by means of telecommunications in the manner individually communicated to them, without the need for them to be in the same place, pursuant to the aforementioned Article 106 of Italian Decree Law no. 18/2020 (as converted by Italian Law no. 27/20) to Article 3 of Italian Decree Law no. 183 of 31 December 2020 (as converted by Italian Law no. 21 of 26 February 2021), and in compliance with the regulatory provisions applicable for such case.
The Appointed Representative will be available for clarification or information by phone at 02 46776826-14 or by email at [email protected].
Shareholders are informed that the company reserves the right to supplement and/or amend the above instructions in consideration of the intervening needs following the current COVID-19 epidemiological emergency situation and its developments that cannot be foreseen at the moment.
Pursuant to Article 126-bis of TUF, shareholders who, even jointly, represent at least one-fortieth of the share capital may request, within ten days from publication of the notice of convocation of the Shareholders' meeting, the addition to the list of items to be discussed, indicating the proposed additional items within the request, or submit draft resolutions on items already on the agenda. Within the aforementioned ten-day period, the proposing shareholders must submit a report indicating the reasons for the draft resolution on the new items that they propose to discuss or the reason behind the additional draft resolutions submitted on items already on the agenda. Additions are not permitted for items on which the Shareholders' Meeting resolves, in accordance with the law, at the suggestion of the directors or based upon a draft or report prepared by them. Additions to the items on the agenda to be discussed or new proposals must be sent by registered post to the Company, in Ospitaletto (BS), Via dei Carpini no. 1, or by email communication to the certified email [email protected]. The request must be accompanied by information relating to the identity of the shareholders who submitted it, indicating the total number of shares held and the respective percentage of the share capital, along with certificates attesting to the ownership of the shareholding and a report on the proposed issues to be discussed. The additions to the agenda or the submission of additional draft resolutions on items already on the agenda will be notified, in the forms required for the publication of this notice of convocation, at least 15 days before the date set for the Shareholders' Meeting at single convocation. Additional draft resolutions on items already on the agenda will be made available to the public by the methods set out in Article 125–ter, paragraph 1 of the TUF, at the same time as the publication of the notice of submission.
In relation to the fact that attendance at the Shareholders' Meeting is exclusively through the Appointed Representative, entitled shareholders who intend to make draft resolutions and vote on the items on the agenda must present them by 20 April 2021. These draft resolutions will be published on 26 April 2021 on the Company's website in order to enable those entitled to vote to express themselves consciously, also taking into account such new draft resolutions and to allow the Appointed Representative to collect voting instructions on them if necessary. With regard to the procedures for submitting draft resolutions and voting, please refer to the previous paragraph.
Pursuant to Article 127-ter of the TUF, holders of voting rights may submit questions in relation to the items on the agenda, even before the Shareholders' Meeting. Questions must be sent in writing by registered mail to the Company at Via dei Carpini 1, Ospitaletto (BS), or by email to the certified mailbox [email protected]. Shareholders providing proof of ownership of shares are entitled to receive a response: to this end, they must produce, even after submitting the question and by the same methods as established for sending the latter, certification issued by the authorised intermediary regarding their share ownership, valid as of that date. If the shareholder has requested that the authorised intermediary issue a communication of his entitlement to attend the Shareholders' Meeting, it is sufficient to include in the request the reference details of such communication issued by the intermediary. For questions received by 6.00 pm on 27/04/2021, once the pertinence of the question and the entitlement of the requesting party have been established, responses will be provided by publishing the responses on the Company's website www.sabafgroup.com in the Investors section no later than 03/05/2021. The Company reserves the right to provide a single response to questions with the same contents.
Pursuant to Article 12 of the Articles of Association, the Board of Directors is appointed on the basis of lists, in accordance with the provisions and criteria referred to below.
Lists may be submitted by those holding voting rights who, alone or together with others, are owners of shares representing, at the date the list is filed, at least 2.5% of capital with voting rights in the ordinary Shareholders' Meeting.
The Board of Directors can submit a list in the manner and within the time limits envisaged for lists submitted by shareholders.
The lists of sequentially numbered candidates must be signed by those who submitted them and filed at the Company's registered office, by means of certified email at the address [email protected], at least 25 days prior to the date scheduled for the ordinary Shareholders' Meeting (11 April 2021), or at the company's registered office (in this latter case, given the actual health emergency and provided that the deadline is a public holiday it is suggested to contact the Company at the following addresses [email protected] -
+390306843001 in order to arrange the access). Each list is to be filed along with the candidates' acceptance of their nomination, and the declarations by which they certify, on their own responsibility, that none of the grounds of disqualification or incompatibility laid down by law exist, and that they meet the requirements laid down for the respective offices by law, the Articles of Association or other provisions, including the independence requirements. Along with the declarations, documentation must also be filed for each candidate concerning his or her personal and professional characteristics, indicating the administration and control offices held by each in other publicly listed companies or in financial, banking, insurance or large companies, indicating where applicable the suitability for being qualified as independent on the strength of the criteria of law and of those established by the Corporate Governance Code (January 2020) of Borsa Italiana.
Those submitting a list must indicate their identity as well as the total percentage of shares they hold in the Company's ordinary share capital, attaching suitable certification issued by financial intermediaries, proving ownership of the number of shares needed to submit the lists. The certification issued by authorised financial intermediaries attesting to ownership of the number of shares needed to submit the lists may also be produced after filing, by the deadline established for the Company to publish the lists (15 April 2021).
Each person entitled to vote may submit or take part in the submission of one list only, and each candidate may appear on one list only, failing which he/she will be disqualified.
The submitted lists will be numbered in ascending order, depending on the date of filing with the Company.
Pursuant to Article 12 of the Articles of Association and to paragraph 4 of Article 147-ter of the Consolidated Law on Finance (TUF), each list must include at least one candidate, or at least two if it includes more than seven candidates, meeting the independence requirements laid down in the regulations applicable to Statutory Auditors of companies listed on the Italian regulated market.
Pursuant to Article 12 of the Articles of Association, each list that has a number of candidates equal to or greater than three must have a number of candidates belonging to the less represented gender in order to ensure that the new Board of Directors is composed of at least two-fifths of members of the less represented gender, rounded up to the higher unit in the event of a fraction, with the exception of lists consisting of three candidates, which are rounded down to the lower unit.
Lists submitted without complying with the provisions of Article 12 of the Articles of Association will be considered as not submitted.
The members of the Board of Directors must meet the requirements established by Article 12 of the Articles of Association.
In the light of the importance of the responsibilities that members of the Board of Directors will have to assume for the purpose of submitting lists, Shareholders are asked to consider with due awareness the contents of the "Policy on the composition of corporate bodies" approved by the Board of Directors on 11 February 2021, at the suggestion of the Remuneration and Nomination Committee, which defines the individual requirements and the qualitative and quantitative profile that collectively the new Board should reflect. The Policy is available on the Company's website www.sabafgroup.com in the Investors section.
Without prejudice to the reiterated need for a careful reading of the entire document, it should be noted, in particular, that, also pursuant to the Corporate Governance Code (January 2020) with which the Company
complies, it is required that one member has adequate knowledge and experience in financial matters or remuneration policies and one member has adequate experience in accounting and finance or risk management. The Board of Directors also reiterates the need to ensure the presence of an adequate number of independent and/or non-executive members, inter alia, for the effective management and organisation of Board Committees. Also in compliance with the aforementioned Corporate Governance Code, we ask you to include the name of the candidate for Chairman in the lists.
In compliance with the above, the outgoing Board of Directors, having obtained the opinion of the Remuneration and Nomination Committee, intends to present its own list of candidates for the office of director and will proceed to take the consequent resolution and to the identification of the candidates during a subsequent meeting, in accordance with the aforementioned Policy on the composition of corporate bodies. The list itself once issued will be communicated by means of a press release and will be filed and published in accordance with the law and the Articles of Association.
At least 21 days prior to the date of the ordinary Shareholders' Meeting convened in a single call (and therefore by 15 April 2021), all lists filed in compliance with the above terms and conditions are made available to the public at the company's registered office, on the website of the Company www.sabafgroup.com, as well as in the other ways provided for by the applicable regulatory provisions.
Shareholders who intend to submit lists for the appointment of members of the Board of Directors are invited to read the recommendations contained in Consob Communication no. DEM/9017893 of 26 February 2009 and the contents of the Explanatory Report prepared on the item on the agenda.
Pursuant to Article 18 of the Articles of Association, the Board of Statutory Auditors is appointed on the basis of lists submitted by those holding voting rights, in which the candidates are listed by means of a sequential number. The list consists of two sections: one for candidates for office as Standing statutory auditors and the other for candidates for office as Alternate statutory auditors.
Statutory Auditors must meet the requirements of eligibility, professionalism, respectability, and independence laid down by law and by other applicable provisions. Without prejudice to the situations of disqualification provided for by law, Statutory Auditors who have exceeded the limits on holding multiple offices established by Article 144-ter decies of the regulations adopted with CONSOB resolution no. 11971 of 14 May 1999, as subsequently amended and supplemented, will not be elected, and if elected will be debarred from office.
Only those holding voting rights who, alone or together with others, are owners of shares with voting rights accounting for at least 2.5% of capital with voting rights in the Shareholders' Meeting, may submit lists.
Each holder of voting rights, as well as shareholders who are part of a group pursuant to Article 2359 of the Italian Civil Code, or shareholders who enter into a shareholders' agreement relating to the Company's shares, cannot submit – not even by proxy or through a trust company – more than one list, and cannot vote for several lists.
Each candidate may be presented in only one list, failing which he/she will be disqualified.
The lists of candidates must be filed with the company's registered office by means of certified email at the address [email protected] no later than the twenty-fifth day prior to the date of the ordinary Shareholders' Meeting (and therefore no later than 11 April 2021), or at the company's registered office (in this latter case, given the actual health emergency and provided that the deadline is a public holiday it is suggested to contact the Company at the following addresses [email protected] - +390306843001 in order to arrange the access), and will be made available to the public by the Company at the company's registered office and on the Company's website, and in compliance with the other procedures established by CONSOB regulation, at least 21 days prior to the date of the ordinary Shareholders' Meeting (15 April 2021). Pursuant to Article 144-sexies, paragraph 5 of the regulation adopted with CONSOB resolution no. 11971 of 14 May 1999, as subsequently amended and supplemented, if, no later than the twenty-fifth day prior to the date of the ordinary Shareholders' Meeting called upon to appoint the Statutory Auditors (and therefore no later than 11 April 2021), only a single list has been submitted, or only lists that are connected to one another pursuant to current regulations, additional lists may be submitted up to the third day following said deadline (therefore, no later
than 14 April 2021). In this case, the minimum shareholding required to submit a list is reduced to 1.25% of ordinary shares.
When filed, each list must be accompanied by:
Each list that has a number of candidates equal to or greater than three must have a number of candidates belonging to the less represented gender in order to ensure that the new Board of Statutory Auditors is composed of at least two-fifths of members of the less represented gender, rounded down to the lower unit in the event of a fraction.
The certification issued by authorised financial intermediaries attesting to ownership of the number of shares needed to submit the lists may also be produced after filing, by the deadline established for the Company to publish the lists (14 April 2021).
The submitted lists will be numbered in ascending order, depending on the date of filing with the Company. Lists submitted without complying with the provisions of Article 12 of the Articles of Association will be considered as not submitted.
Shareholders who intend to submit lists for the appointment of members of the Board of Statutory Auditors are invited to read the recommendations contained in Consob Communication no. DEM/9017893 of 26 February 2009 and the contents of the Explanatory Report prepared on the item on the agenda.
The documentation relating to the Shareholders' Meeting, including the explanatory report of the Board of Directors and draft resolutions on the agenda items, will be made available to the public by the deadline and in the manner established by the laws in force. Shareholders and holders of voting rights may obtain copies. This documentation will be available at the registered office of the Company www.sabafgroup.com and in the Investor Relations section of the company website www.sabafgroup.com (https://www.sabafgroup.com/en/shareholders-meetings), as well as on the authorised storage site emarketstorage.com.
Ospitaletto (BS), 26 March 2021
SABAF S.p.A. The Chairman of the Board of Directors Giuseppe Saleri
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.