Rompetrol Rafinare S.A. — Proxy Solicitation & Information Statement 2025

Nov 12, 2025

{0}------------------------------------------------

Nr. 6898/12 noiembrie 2025

CĂTRE: AUTORITATEA DE SUPRAVEGHERE FINANCIARĂ BURSA DE VALORI BUCUREŞTI

Raport curent conform Regulamentului ASF nr.5/2018

Data raportului: 12 noiembrie 2025

ROMPETROL RAFINARE S.A.

Sediul social: Năvodari, Bulevardul Năvodari nr. 215 (Pavilion Administrativ), judeţul Constanţa

Numărul de telefon: 0241/506100; 506553 Numărul de fax: 0241/506930; 506901

Număr de ordine în Registrului Comerţului: J1991000534130

Cod Unic de Înregistrare: 1860712

Capital subscris şi vărsat: 2.655.920.572,60 lei

Piaţa reglementată pe care se tranzacţionează valorile mobiliare: Bursa de Valori BUCUREŞTI

(simbol de piaţă RRC)

Eveniment important de raportat: Decizia Consiliului de Administraţie din data de 12 noiembrie 2025 cu privire la convocarea Adunării Generale Extraordinare a Acţionarilor ("AGEA") Rompetrol Rafinare S.A. pentru data de 18 decembrie 2025 (19 decembrie 2025 – a doua convocare).

Consiliul de Administraţie al societăţii Rompetrol Rafinare S.A. (denumită în continuare "Societatea" sau " RRC"), reunit în şedinţa din data de 12 noiembrie 2025, a hotărât convocarea Adunării Generale Extraordinare a Acţionarilor Societăţii în Năvodari, Bulevardul Năvodari, nr. 215, Pavilion Administrativ, judeţul Constanţa, în data de 18 decembrie 2025 (prima convocare), de la ora 11:00, respectiv în data de 19 decembrie 2025 (a doua convocare), de la ora 11:00 pentru toţi acţionarii înscrişi în Registrul Acţionarilor Societăţii, ţinut de societatea Depozitarul Central S.A. Bucureşti, la sfârşitul zilei de 8 decembrie 2025, considerată Dată de Referinţă pentru această adunare.

Adunarea Generală Extraordinară a Acţionarilor are următoarea ordine de zi:

1. Aprobarea încheierii între Rompetrol Rafinare S.A. (în calitate de beneficiar) şi KazMunayGas Trading A.G. (în calitate de furnizor), a unui contract cadru de achiziţie materie primă – ţiţei, pentru perioada 1 ianuarie 2026 – 31 decembrie 2030 în condiţiile documentaţiei suport care va fi pusă la dispoziţia acţionarilor, conform legii.

{1}------------------------------------------------

• 2. Aprobarea datei de: (i) 12 ianuarie 2026 ca Dată de Înregistrare, conform art. 87 alin. (1) din Legea nr. 24/2017; şi (ii) 9 ianuarie 2026 ca Data "Ex Date", dată de la care instrumentele financiare se tranzacţionează fără drepturile care derivă din AGEA RRC, conform art. 2 alin. 2 lit. l) din Regulamentul nr. 5/2018.
• 3. Împuternicirea domnului Sorin Graure, Director General al Societăţii, pentru a încheia şi/sau semna în numele Societăţii şi/sau al acţionarilor Societăţii hotărârile care urmează a fi adoptate de AGEA şi pentru a efectua toate formalităţile legale pentru înregistrare, publicitate, opozabilitate, executare şi publicare a hotărârilor adoptate, avand posibilitatea submandatării de terţe persoane.

Convocatorul Adunării Generale Extraordinare a Acţionarilor Societăţii din 18/19 decembrie 2025 şi documentele aferente punctelor de pe ordinea de zi a acestei adunări vor fi puse la dispoziţia acţionarilor în conformitate cu prevederile legale şi statutare aplicabile, începând cu data de 17.11.2025, atât în format electronic pe website-ul Societăţii https://rompetrolrafinare.kmginternational.com, Secţiunea Relaţia cu Investitorii subsecţiunea Adunarea Generală a Acţionarilor/ Adunarea Generală a Acţionarilor din anul curent, cât şi în format fizic la sediul social al Societăţii.

Convocatorul Adunării Generale Extraordinare a Acţionarilor Societăţii din 18/19 decembrie 2025 urmează a fi publicat în Monitorul Oficial al României, Partea a IV-a şi într-un ziar de largă răspândire.

Convocarea AGEA a fost aprobată de Consiliul de Administraţie în şedinţa din data de 12 noiembrie 2025.

Anexă:

• Convocatorul Adunării Generale Extrordinare a Acţionarilor Rompetrol Rafinare la data de 18/19 decembrie 2025.

Preşedinte al Consiliului de Administraţie al Rompetrol Rafinare S.A. Yedil Utekov

{2}------------------------------------------------

CONVOCATOR

Consiliul de Administraţie al societăţii ROMPETROL RAFINARE S.A. (denumită în continuare "Societatea" sau "RRC"), cu sediul în Năvodari, Bulevardul Năvodari nr. 215, Pavilion Administrativ, judeţul Constanţa, având nr. de ordine în Registrul Comerţului Constanţa J1991000534130, cod unic de înregistrare 1860712, întrunit în data de 12 noiembrie 2025, în temeiul art. 117 din Legea nr. 31/1990 privind societăţile, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, Legii nr. 24/2017 privind emitenţii de instrumente financiare şi operaţiuni de piaţă, republicată, Regulamentului Autorităţii de Supraveghere Financiară (A.S.F.) nr. 5/2018 privind emitenţii de instrumente financiare şi operaţiuni de piaţă, precum şi a Actului Constitutiv al Societăţii,

CONVOACĂ

Adunarea Generală Extraordinară a Acţionarilor (denumită "AGEA" sau "Adunarea"), în data de 18 decembrie 2025, cu începere de la ora 11:00 (ora României), la sediul Societăţii în Năvodari, Bulevardul Năvodari nr. 215, Pavilion Administrativ, judeţul Constanţa.

În cazul în care, la data menţionată mai sus nu se întruneşte cvorumul prevăzut de lege şi de Actul Constitutiv al Societăţii pentru ţinerea AGEA, Consiliul de Administraţie convoacă şi fixează, în temeiul art. 118 din Legea nr. 31/1990, cea de-a doua sedinţă AGEA pentru data de 19 decembrie 2025, cu începere de la ora 11.00 (ora României), la sediul Societăţii în Năvodari, Bulevardul Năvodari nr. 215, Pavilion Administrativ, judeţul Constanţa, având aceeaşi ordine de zi.

Doar persoanele înregistrate ca acționari în registrul acționarilor Societății deținut de Depozitarul Central S.A. la sfârșitul zilei de 8 decembrie 2025 (Data de referință**)** au dreptul de a participa și de a-și exprima votul în AGEA. În eventualitatea unei a doua convocări a AGEA, Data de Referinţă rămâne aceeaşi.

Adunarea Generală Extraordinară a Acţionarilor are următoarea ordine de zi:

• 1. Aprobarea încheierii între Rompetrol Rafinare S.A. (în calitate de beneficiar) şi KazMunayGas Trading A.G. (în calitate de furnizor), a unui contract cadru de achiziţie materie primă – ţiţei, pentru perioada 1 ianuarie 2026 – 31 decembrie 2030 în condiţiile documentaţiei suport care va fi pusă la dispoziţia acţionarilor, conform legii.
• 2. Aprobarea datei de: (i) 12 ianuarie 2026 ca Dată de Înregistrare, conform art. 87 alin. (1) din Legea nr. 24/2017; şi (ii) 9 ianuarie 2026 ca Data "Ex Date", dată de la care instrumentele financiare se tranzacţionează fără drepturile care derivă din AGEA RRC, conform art. 2 alin. 2 lit. l) din Regulamentul nr. 5/2018.

{3}------------------------------------------------

3. Împuternicirea domnului Sorin Graure, Director General al Societăţii, pentru a încheia şi/sau semna în numele Societăţii şi/sau al acţionarilor Societăţii hotărârile care urmează a fi adoptate de AGEA şi pentru a efectua toate formalităţile legale pentru înregistrare, publicitate, opozabilitate, executare şi publicare a hotărârilor adoptate, avand posibilitatea submandatării de terţe persoane.

***

PRECIZĂRI PRIVIND ŞEDINŢA AGEA

a) Dreptul acţionarilor de a participa la Adunarea Generală Extraordinară a Acţionarilor

Data de Referinţă este data de 8 decembrie 2025.

Numai persoanele care sunt acţionari ai Rompetrol Rafinare înregistraţi la această dată în Registrul Acţionarilor Societăţii, ţinut şi eliberat de Depozitarul Central S.A. sunt îndreptăţiţi să participe şi îşi pot exercita dreptul de vot în cadrul prezentei Adunări, conform prevederilor legale, personal (prin reprezentanţii legali) sau prin reprezentant (pe bază de Împuternicire specială/ generală sau Declaraţie pe propria răspundere dată de custode) cu restricţiile legale, sau, înainte de Adunarea Generală Extraordinară, prin corespondenţă (pe bază de Buletin de vot prin corespondenţă).

De asemenea, un acţionar poate fi reprezentat de o instituţie de credit care prestează servicii de custodie, care va putea vota în adunarea generală a acţionarilor pe baza instrucţiunilor de vot primite prin mijloace electronice de comunicare, fără a mai fi necesară întocmirea unei împuterniciri speciale sau generale de către acţionar. Custodele votează în AGEA exclusiv în conformitate şi în limita instrucţiunilor primite de la clienţii săi având calitatea de acţionari la Data de Referinţă.

Accesul în sala de şedinţe şi/sau votul prin corespondenţă al acţionarilor îndreptăţiţi să participe la data fixată pentru desfăşurarea AGEA este permis prin simpla probă a identităţii acestora făcută, în cazul acţionarilor persoane fizice, cu actul de identitate (buletin/carte de identitate pentru cetăţenii români sau, după caz, Paşaport/permis de şedere pentru cetăţenii străini) şi, în cazul persoanelor juridice, cu actul de identitate al reprezentantului legal (buletin/carte de identitate pentru cetăţenii români sau, după caz, Paşaport/permis de şedere pentru cetăţenii străini).

Reprezentanţii acţionarilor persoane fizice vor fi identificaţi pe baza actului de identitate (buletin/carte de identitate pentru cetăţenii români sau, după caz, Paşaport/permis de şedere pentru cetăţenii străini), însoţit de Împuternicirea specială sau Împuternicirea generală semnată de către acţionarul persoană fizică respectiv sau Declaraţia pe propria răspundere dată de custode şi semnată de reprezentantul legal al acestuia.

{4}------------------------------------------------

Reprezentanţii acţionarilor persoane juridice îşi vor dovedi calitatea pe baza actului de identitate (buletin/carte de identitate pentru cetăţenii români sau, după caz, Paşaport/permis de şedere pentru cetăţenii străini), însoţit de Împuternicirea specială sau Împuternicirea generală semnată de reprezentantul legal al acţionarului persoană juridică respectiv sau Declaraţia pe propria răspundere data de custode şi semnată de reprezentantul legal al acestuia.

Calitatea de acţionar, precum şi, în cazul acţionarilor persoane juridice sau a entităţilor fără personalitate juridică, calitatea de reprezentant legal, se constată în baza listei acţionarilor Rompetrol Rafinare de la Data de Referinţă, primită de la Depozitarul Central S.A.

În situaţia în care: i) acţionarii persoane fizice nu şi-au înregistrat în sistemul Depozitarului Central S.A. datele de identificare valabile şi actualizate (astfel încat Registrul Acţionarilor la Data de Referinta să reflecte acest lucru), atunci vor prezenta şi copia actului de identitate actualizat (buletin/carte de identitate/Paşaport/ permis de şedere); ii) reprezentantul legal al acţionarilor persoane juridice nu este menţionat în lista acţionarilor Rompetrol Rafinare S.A. de la Data de Referinţă primită de la Depozitarul Central S.A., atunci vor prezenta şi un document oficial care atestă calitatea de reprezentant legal (dovada emisă de o autoritate competentă, în original sau copie conformă cu originalul, nu mai veche de 3 luni înainte de data publicării convocatorului prezentei Adunări).

Documentele care atestă calitatea de reprezentant legal prezentate într-o limbă straină, alta decât limba engleză (cu excepţia actelor de identitate valabile pe teritoriul României) vor fi însoţite de traducerea realizată de un traducător autorizat, în limba română sau în limba engleză.

Informaţii privind Împuternicirile generale, Împuternicirile speciale, Buletinele de vot prin corespondenţă şi Declaraţiile pe proprie răspundere sunt prezentate la pct. c) - e) de mai jos.

b) Documente aferente şi în legătură cu ordinea de zi a AGEA

Începând cu data de 17 noiembrie 2025, următoarele documente pot fi descărcate de pe website-ul Societăţii https://rompetrol-rafinare.kmginternational.com, Secţiunea Relaţia cu Investitorii/Adunarea Generală a Acţionarilor, sau pot fi obţinute, la cerere, în fiecare zi lucrătoare, între orele 09:00 – 16:00, de la sediul Societăţii, situat în Năvodari, Bulevardul Năvodari nr. 215, Pavilion Administrativ, prin fax sau prin poştă:

• Convocatorul AGEA (disponibil în limba română şi limba engleză);
• Formularele de Împuterniciri speciale pentru reprezentarea acţionarilor în AGEA, formulare care vor fi actualizate dacă se vor adăuga noi puncte sau propuneri de hotărâri pe ordinea de zi (disponibile în limba română şi limba engleză);
• Formularele de Buletine de vot prin corespondenţă pentru participarea şi exprimarea votului acţionarilor în AGEA, care vor fi actualizate dacă se vor adăuga noi puncte sau propuneri de hotărâri pe ordinea de zi (disponibile în limba română şi limba engleză);
• Documentele şi materialele informative referitoare la punctele de pe ordinea de zi a AGEA;

{5}------------------------------------------------

• Proiectele de hotărâri pentru punctele de pe ordinea de zi a AGEA.

Dacă va fi cazul, ordinea de zi completată va fi publicată până cel târziu la data de 5 decembrie 2025, potrivit prevederilor legale.

c) Votul prin reprezentant în baza unei împuterniciri generale

În temeiul art. 105, alin. (10) din Legea nr. 24/2017 privind emitenţii de instrumente financiare şi operaţiuni de piaţă, reprezentarea acţionarilor în AGA se poate face şi prin alte persoane decât acţionarii, în baza unei împuterniciri speciale sau generale. Astfel, acţionarul poate acorda o împuternicire generală a cărei durată de valabilitate nu va depăşi 3 ani, dacă părţile nu au prevăzut în mod expres un termen mai mare, permiţând reprezentantului său a vota în toate aspectele aflate în dezbaterea adunărilor generale ale acţionarilor a unuia sau mai multor emiteţi identificaţi în împuternicire, în mod individual sau printr-o formulare generică referitoare la o anumită categorie de emitenţi, inclusiv în ceea ce priveşte acte de dispoziţie, cu condiţia ca împuternicirea să fe acordată de către acţionar, în calitate de client, unui intermediar, în conformitate cu prevederile legale sau unui avocat.

Pentru validitatea mandatului, mandatarul trebuie să aibă calitatea fie de intermediar (conform prevederilor art 2 alin. (1) pct. (19) din Legea nr. 24/2017, republicată), fie de avocat, iar acţionarul este client al acestora. De asemenea, mandatarul nu trebuie să se afle într-un conflict de interese, în conformitate cu dispoziţiile art. 105 alin. (15) din Legea nr. 24/2017, republicată, şi anume:

• a) este acţionar majoritar al Rompetrol Rafinare sau a unei alte persoane controlate de respectivul acţionar;
• b) este membru al unui organ de administrare, de conducere sau de supraveghere al Rompetrol Rafinare, al unui acţionar majoritar sau al unei persoane controlate de respectivul acţionar;
• c) este un angajat sau un auditor al Societăţii ori al unui acţionar majoritar sau al unei persoane controlate de respectivul acţionar;
• d) este soţul, ruda sau afinul până la gradul al patrulea inclusiv al uneia dintre persoanele fizice prevăzute mai sus.

Mandatarul nu poate fi substituit de o altă persoană decât în cazul în care acest drept i-a fost conferit în mod expres de către acţionar în împuternicire, fără ca aceasta să afecteze dreptul acţionarului de a desemna prin împuternicire unul sau mai mulţi împuterniciţi supleanţi, care să îi asigure reprezentarea în AGA. În condiţiile în care mandatarul este o persoană juridică, aceasta poate să îşi exercite mandatul primit prin intermediul oricărei persoane ce face parte din organul său de administrare sau conducere sau dintre angajaţii săi.

Societatea nu impune un anumit format pentru Ȋmputernicirea generală.

{6}------------------------------------------------

Împreună cu Împuternicirea generală, acţionarii vor transmite Societăţii declaraţia pe proprie răspundere dată de reprezentantul legal al intermediarului sau de avocatul care a primit împuternicirea de reprezentare prin procură generală, semnată în original şi, după caz, ştampilată, din care să reiasă că:

• a) Împuternicirea este acordată de respectivul acţionar, în calitate de client, intermediarului său, după caz, avocatului;
• b) Împuternicirea generală este semnată de acţionar, inclusiv prin ataşare de semnătură electronică extinsă, dacă este cazul.

Calitatea de acţionar, precum şi, în cazul acţionarilor persoane juridice sau a entităţilor fără personalitate juridică, calitatea de reprezentant legal se constată pe baza următoarelor documente prezentate Societăţii de către acţionar, emise de Depozitarul Central S.A. sau de intermediarii definiţi la art. 2 alin. (1) pct 19 din Legea nr. 24/2017, republicată, care furnizează servicii de custodie:

• a) extrasul de cont din care rezultă calitatea de acţionar şi numărul de acţiuni deţinute;
• b) documente care atestă înscrierea informaţiei privind reprezentantul legal la Depozitarului Central S.A./ respectivii intermediari (în cazul acţionarilor persoane juridice).

Documentele prezentate într-o limbă străină, alta decât limba engleză (cu excepţia actelor de identitate valabile pe teritoriul României) vor fi însoţite de traducerea realizată de un traducător autorizat, în limba româna sau în limba engleză.

Înainte de prima lor utilizare, Împuternicirile generale, însoţite de documentele aferente, se vor depune/expedia, în copie, cuprinzând menţiunea conformităţii cu originalul sub semnătura reprezentantului, astfel încât acestea să fie înregistrate ca primite la registratura Societăţii nu mai târziu de 48 ore înainte de data primei convocări AGEA, în plic închis, menţionând pe plic în clar "PENTRU ADUNAREA GENERALĂ EXTRAORDINARĂ A ACŢIONARILOR DIN 18/19 DECEMBRIE 2025". Împuternicirile generale în copie certificate vor fi reţinute de Societate, făcându-se menţiune despre acestea în procesul verbal al AGEA. Împuternicirile generale sunt valabile pentru o perioadă care nu va putea depăşi 3 ani, dacă părţile nu au prevăzut în mod expres un termen mai mare.

Împuternicirile generale, însoţite de documentele aferente, pot fi transmise şi prin email cu semnătură electronică extinsă, conform Legii nr. 455/2001, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi conform reglementărilor ASF, la adresa de email Investor.Relations.RRC@rompetrol.com, astfel încât să fie înregistrate ca primite la registratura Societăţii nu mai târziu de 48 ore înainte de data primei convocări AGEA, menţionând la subiect: "PENTRU ADUNAREA GENERALĂ EXTRAORDINARĂ A ACŢIONARILOR DIN 18/19 DECEMBRIE 2025".

Verificarea şi validarea Împuternicirilor generale depuse la Societate se va face de către secretarul tehnic, desemnat potrivit legii, acesta urmând a păstra în siguranţă înscrisurile.

{7}------------------------------------------------

Vă informăm că Registratura Societăţii este închisă în timpul zilelor nelucrătoare şi a sărbătorilor legale, iar în zilele lucrătoare este deschisă între orele 8:00 – 16:00, ora României (de luni până vineri).

d) Votul prin reprezentant în baza unei împuterniciri speciale şi votul prin corespondenţă

Acţionarii pot participa personal sau pot fi reprezentaţi ȋn cadrul AGEA de un reprezentant desemnat ("Mandatar") caruia i s-a acordat o împuternicire specială, pe baza formularului de ȋmputernicire specială pus la dispoziţie de Societate, ȋn conformitate cu art. 105 alin. (12) din Legea nr. 24/2017, republicată.

Ȋmputernicirile speciale trebuie completate de către acţionar (ȋn trei exemplare originale: un formular pentru acţionar, unul pentru mandatar și unul pentru RRC), semnate și trebuie să conţină instrucţiuni specifice de vot pentru fiecare punct de pe ordinea de zi a AGEA pentru care Mandatarul urmează să voteze ȋn numele acţionarului, cu precizarea clară a opţiunii de vot (adică vot "Pentru" sau "Împotrivă" sau, după caz să menţioneze "Abţinere"). Un acţionar poate fi reprezentat ȋn AGEA de către un singur Mandatar, având o ȋmputernicire specială acordată doar pentru AGEA din data de 18/19 decembrie 2025.

Acţionarii Societăţii ȋnregistraţi la Data de Referinţă ȋn registrul acţionarilor eliberat de Depozitarul Central S.A. au posibilitatea de a vota prin corespondenţă, ȋnainte de AGEA, prin utilizarea formularului de buletin de vot pentru votul prin corespondenţă.

Formularele de împuternicire specială şi Buletinele de vot prin corespondenţă, atât în limba în română cât şi în limba engleză, se pot obţine de la sediul Societăţii, situat la adresa menţionată mai sus la capitolul "Documente aferente AGA" sau pot fi descărcate de pe website-ul Societăţii, https://rompetrol-rafinare.kmginternational.com, la secţiunea Relaţii cu Investitorii/ Adunarea Generală a Acţionarilor începând cu data de 17 noiembrie 2025.

Împuternicirile speciale şi Buletinele de vot prin corespondenţă trebuie să aibă formatul pus la dispoziţie de Societate şi să conţină instrucţiuni specifice de vot pentru fiecare punct de pe ordinea de zi (adică vot "Pentru" sau vot "Împotrivă" sau, după caz, să menţioneze "Abţinere").

Votul prin corespondenţă poate fi exprimat prin Buletinul de vot prin corespondenţă şi de către reprezentantul acţionarului, numai în situaţia în care acesta:

• a) a primit din partea acţionarului pe care îl reprezintă o împuternicire specială/generală, care se depune la Societate în forma prevazută de reglementările legale şi termenul precizat în convocator, sau
• b) reprezentantul este o instituţie de credit care prestează servicii de custodie, aceasta putând vota exclusiv în conformitate şi în limita instrucţiunilor primate de la clienţii săi având calitatea de acţionari la Data de Referinţă.

{8}------------------------------------------------

Calitatea de acţionar, precum şi, în cazul acţionarilor persoane juridice sau a entităţilor fără personalitate juridică, calitatea de reprezentant legal al acţionarilor persoane juridice se constată în baza listei acţionarilor Rompetrol Rafinare S.A. primite de la Depozitarul Central S.A., de la Data de Referinţă.

În situaţia în care: i) acţionarii persoane fizice nu şi-au înregistrat în sistemul Depozitarului Central S.A. datele de identificare valabile şi actualizate, atunci vor prezenta şi copia actului de identitate actualizat (buletin/carte de identitate/Paşaport/ permis de şedere); ii) reprezentantul legal al acţionarilor persoane juridice nu este menţionat în lista acţionarilor Societăţii de la Data de Referinţă primită de la Depozitarul Central S.A., atunci vor prezenta şi un document oficial care atestă calitatea de reprezentant legal al semnatarului Împuternicirii speciale/Buletinului de vot prin corespondenţă (dovadă emisă de o autoritate competentă, în original sau copie conformă cu originalul, nu mai veche de 3 luni înainte de data publicării convocatorului prezentei Adunări).

Documentele prezentate într-o limbă străină, alta decât limba engleză (cu excepţia actelor de identitate valabile pe teritoriul României) vor fi însoţite de traducerea realizată de un traducător autorizat, în limba româna sau în limba engleză.

Pentru toate punctele de pe ordinea de zi se va folosi un singur formular de Împuternicire specială/Buletin de vot prin corespondenţă dedicate acestor puncte, disponibilizate de Societate.

La completarea Împuternicirilor speciale/Buletinelor de vot prin corespondenţă, acţionarii sau, după caz, reprezentanţii acţionarilor, sunt rugaţi să ţină cont de posibilitatea completării ordinii de zi a AGEA cu noi puncte sau propuneri de hotărâri, caz în care ordinea de zi va fi completată şi pusă la dispoziţie prin metodele arătate la pct. b) începând cu data de 5 decembrie 2025.

Împuternicirea specială/ Buletinul de vot prin corespondenţă şi documentele aferente vor fi transmise pentru a fi înregistrate la registratura Societăţii nu mai târziu de 48 ore înainte de data primei convocări AGEA, în plic închis, menţionând pe plic în clar "ÎMPUTERNICIRE SPECIALĂ/BULETIN DE VOT PRIN CORESPONDENŢĂ - PENTRU ADUNAREA GENERALĂ EXTRAORDINARĂ A ACŢIONARILOR DIN 18/19 DECEMBRIE 2025".

Împuternicirea specială/ Buletinul de vot prin corespondenţă completate de acţionari sau, după caz, de reprezentanţii acţionarilor cu opţiunile acestora (vot "Pentru", vot "Împotrivă" sau menţiunea "Abţinere"), semnate, având ataşată semnătura electronica extinsă, însoţite de documentele aferente, se vor transmite la adresa: Investor.Relations.RRC@rompetrol.com, întrun e-mail, menţionând la subiect "Pentru Adunarea Generală Extraordinară a Acţionarilor din data de 18/19 decembrie 2025", astfel încât să fie înregistrate ca primite la registratura Societăţii nu mai târziu de 48 ore înainte de data primei convocări AGEA.

Împuternicirile speciale şi Buletinele de vot prin corespondenţă, care nu sunt înregistrate la registratura Societăţii/adresa de e-mail menţionată la paragraful anterior până la momentele menţionate mai sus, nu vor fi luate în calcul pentru determinarea cvorumului de prezenţă şi de vot în AGEA.

{9}------------------------------------------------

În cazul în care împuternicirea specială a fost transmisă Societăţii prin e-mail, Mandatarii vor preda secretariatului tehnic şi originalul procurii speciale.

Vă informăm că Registratura Societăţii este închisă în timpul zilelor nelucrătoare şi a sărbătorilor legale, iar în zilele lucrătoare este deschisă între orele 8:00 – 16:00, ora României (de luni până vineri).

La completarea Procurilor speciale/Buletinelor de vot prin corespondență, în conformitate cu toate cele menționate mai sus, acționarii sau, după caz, reprezentanţii acţionarilor, sunt rugaţi să ţină cont de posibilitatea completării Ordinii de zi a AGEA cu noi puncte sau propuneri de hotărâri. În acest caz, Împuternicirile speciale/ Buletinele de vot prin corespondenţă vor fi actualizate şi puse la dispoziţie prin metodele arătate la pct. b) începând cu data de 5 decembrie 2025.

Ȋmputernicirea specială este valabilă doar pentru AGA pentru care a fost solicitată; reprezentantul are obligaţia să voteze ȋn conformitate cu instrucţiunile formulate de acţionarul care l-a desemnat, sub sancţiunea anulării votului.

Ȋn general, un acţionar poate ȋmputernici un singur reprezentant să ȋl reprezinte ȋn AGA. Cu toate acestea, ȋmputernicirea poate nominaliza unul sau mai mulţi reprezentanţi supleanţi care să ȋi asigure reprezentarea ȋn adunarea generală ȋn cazul ȋn care reprezentantul principal menţionat mai sus este ȋn imposibilitate de a-și ȋndeplini mandatul. Ȋn cazul ȋn care prin ȋmputernicire sunt desemnaţi mai mulţi reprezentanţi supleanţi, se va stabili ordinea ȋn care aceștia ȋși vor exercita mandatul.

Ȋn situaţia ȋn care acţionarul care și-a exprimat votul prin corespondenţă participă personal sau prin reprezentant la AGEA, votul prin corespondenţă exprimat pentru acea adunare generală este anulat. Ȋn acest caz va fi luat ȋn considerare doar votul exprimat personal sau prin reprezentant.

Dacă persoana care reprezintă acţionarul prin participare personală la adunarea generală este alta decât cea care a exprimat votul prin corespondenţă, atunci pentru valabilitatea votului său va prezenta la adunarea generală o revocare scrisă a votului prin corespondenţa semnată de acţionar sau de reprezentantul care a exprimat votul prin corespondenţă. Dacă acţionarul sau reprezentantul legal al acestuia este prezent la adunarea generală, acest lucru nu mai este necesar.

Centralizarea, verificarea şi ţinerea evidenţei Formularelor de vot prin corespondenţă, precum şi verificarea şi validarea Împuternicirilor speciale depuse la Societate se va face de către secretarul tehnic, acesta urmând a păstra în siguranţă înscrisurile, precum şi confidenţialitatea voturilor astfel exprimate, până la momentul supunerii la vot a subiectelor corespunzătoare ordinii de zi.

{10}------------------------------------------------

e) Declaraţiile pe propria răspundere

În cazul în care un acţionar este reprezentat de o instituţie de credit care prestează servicii de custodie, acesta va putea vota în AGEA pe baza instrucţiunilor de vot primite prin mijloace electronice de comunicare, fără a mai fi necesară întocmirea unei împuterniciri speciale sau generale de către acţionar. Custodele votează în AGEA exclusiv în conformitate şi în limita instrucţiunilor primite de la clienţii săi având calitatea de acţionari ai Societăţii la Data de Referinţă.

Instituţia de credit poate participa şi vota în AGEA în condiţiile în care prezintă o Declaraţie pe propria răspundere şi în care se precizează:

• a) în clar, numele/denumirea acţionarului în numele căruia instituţia de credit participă şi votează în cadrul AGEA;
• b) instituţia de credit prestează servicii de custodie pentru respectivul acţionar;
• c) în clar, numele persoanei care face parte din organul de administrare sau conducere sau dintre angajaţii instituţiei de credit ce va reprezenta instituţia de credit în AGEA.

Documentele ce însoţesc Declaraţia pe propria răspundere:

• un document oficial care atestă calitatea de reprezentant legal al semnatarului Declaraţiei pe propria răspundere (dovada emisă de o autoritate competentă, în original, sau copie conformă cu originalul, nu mai veche de 3 luni înainte de data publicării convocatorului AGEA);
• copia actului de identitate al persoanei care face parte din organul de administrare sau conducere sau dintre angajaţii instituţiei de credit, nominalizată în Declaraţia pe propria răspundere, ce va reprezenta instituţia de credit în AGEA.

Documentele prezentate într-o limbă străină, alta decât limba engleză (cu excepţia actelor de identitate valabile pe teritoriul României) vor fi însoţite de traducerea realizată de un traducător autorizat, în limba română sau în limba engleză.

Declaraţia pe propria răspundere, semnată de reprezentantul legal al instituţiei de credit, în original, însoţită de documentele aferente, va fi depusă/expediată, astfel încât să fie înregistrată ca primită la registratura Societăţii nu mai târziu de 48 ore înainte de data primei convocări AGEA, în plic închis, menţionând pe plic în clar "PENTRU ADUNAREA GENERALĂ EXTRAORDINARĂ A ACŢIONARILOR DIN DATA DE 18/19 DECEMBRIE 2025".

Declaraţiile pe propria răspundere, semnate, însoţite de documentele aferente, pot fi transmise şi prin email cu semnătură electronică extinsă încorporată conform Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică, precum şi conform reglementărilor ASF, la adresa: Investor.Relations.RRC@rompetrol.com, menţionând la subiect: "PENTRU ADUNAREA GENERALĂ EXTRAORDINARĂ A ACŢIONARILOR DIN DATA DE 18/19 DECEMBRIE 2025", astfel încât să fie înregistrate ca primite la registratura Societăţii nu mai târziu de 48 ore înainte de data primei convocări AGEA.

{11}------------------------------------------------

Verificarea şi validarea Declaraţiilor pe propria răspundere depuse la Societate se va face de către secretarul tehnic desemnat potrivit legii, acesta urmând a păstra în siguranţă înscrisurile.

Vă informăm că Registratura Societăţii este închisă în timpul zilelor nelucrătoare şi a sărbătorilor legale, iar în zilele lucrătoare este deschisă între orele 8:00 – 16:00, ora României (de luni până vineri).

f) Dreptul acţionarilor de a solicita introducerea unor noi puncte pe ordinea de zi și de a prezenta proiecte de hotărâri pentru punctele existente sau propuse spre a fi incluse pe ordinea de zi

Acţionarii reprezentând, individual sau împreună, cel puţin 5% din capitalul social al Societăţii (denumiţi în continuare "Iniţiatori"), au dreptul, în condiţiile legii, să solicite introducerea de noi puncte pe ordinea de zi a AGEA, precum şi să prezinte proiecte de hotărâri pentru punctele incluse sau propuse spre a fi incluse pe ordinea de zi a acestora. Fiecare nou punct propus trebuie să fie însoţit de o justificare sau de un proiect de hotărâre propus spre aprobarea adunării.

Propunerile privind introducerea de puncte noi pe ordinea de zi a AGEA și proiectele de hotărâre pentru punctele incluse sau propuse spre a fi incluse pe ordinea de zi, însoţite de o copie a actului de identitate valabil al Inițiatorului (în cazul persoanelor fizice, buletin/carte de identitate/pașaport, respectiv în cazul persoanelor juridice/entităților fără personalitate juridică, buletin/carte de identitate/pașaport al reprezentantului legal), cât și de o justificare sau un proiect de hotărâre propus spre aprobare AGEA, pot fi transmise după cum urmează:

• prin depunere la Registratură sau trimise prin poștă sau curierat cu confirmare de primire către Registratură, până cel târziu la data de 2 decembrie 2025, ora 14:00 (ora României), în plic închis, cu menţiunea scrisă în clar: "Pentru Adunarea Generală Extraordinară a Acţionarilor din 18/19 decembrie 2025"

sau

• prin e-mail cu semnătură electronică extinsă încorporată conform Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică, până cel târziu la data de 2 decembrie 2025, ora 14:00 (ora României), la adresa: Investor.Relations.RRC@rompetrol.com, menţionând la subiect: "Pentru Adunarea Generală Extraordinară a Acţionarilor din 18/19 decembrie 2025".

g) Dreptul acţionarilor de a adresa întrebări referitoare la ordinea de zi

Orice acţionar interesat are dreptul de a adresa întrebări privind punctele de pe ordinea de zi a AGEA; întrebările vor fi transmise în scris şi vor fi depuse/expediate astfel încât acestea să fie înregistrate ca primite la registratura Societăţii până la data de 9 decembrie 2025, ora 14:00 (ora României) menţionând pe plic în clar "Pentru Adunarea Generală Extraordinară a Acţionarilor din data de 18/19 decembrie 2025".

Vă informăm că Registratura Societăţii este închisă în timpul zilelor nelucrătoare şi a sărbătorilor legale, iar în zilele lucrătoare este deschisă între orele 8:00 – 16:00, ora României (de luni până vineri).

{12}------------------------------------------------

Răspunsurile vor fi disponibile pe website-ul Societatii https://rompetrolrafinare.kmginternational.com, Secţiunea Relaţia cu Investitorii/Adunarea Generală a Acţionarilor, începând cu data de 15 decembrie 2025, ora 18:00.

Dreptul de a adresa întrebări şi obligaţia Societăţii de a răspunde vor fi condiţionate de protejarea confidenţialităţii şi a intereselor Societăţii.

Pentru exerciţiul valid al drepturilor menţionate la lit. f) şi g), acţionarii vor transmite Societăţii următoarele documente emise de Depozitarul Central S.A. sau de intermediarii definiţi la art. 2 alin. (1) pct 19 din Legea nr. 24/2017, republicată, care furnizează servicii de custodie:

• a) extrasul de cont din care rezultă calitatea de acţionar şi numărul de acţiuni deţinute;
• b) documente care atestă înscrierea informaţiei privind reprezentantul legal la Depozitarul Central S.A. /respectivii intermediari (în cazul acţionarilor persoane juridice).

Documentele prezentate într-o limbă străină, alta decât limba engleză (cu excepţia actelor de identitate valabile pe teritoriul României) vor fi însoţite de traducerea realizată de un traducător autorizat, în limba română sau în limba engleză.

***

La data convocării, capitalul social înregistrat al Rompetrol Rafinare S.A. este de 2.655.920.572,60 lei, şi este format din 26.559.205.726 acţiuni, acţiuni dematerializate, cu valoare nominală de 0,10 lei, fiecare acţiune dând dreptul la un vot în Adunarea Generală a Acţionarilor. Informaţii suplimentare se pot obţine la telefon 0241/506553 în zilele lucrătoare între orele 9:00 – 16:00 şi de pe website-ul Societăţii https://rompetrol-rafinare.kmginternational.com, secţiunea Relaţia cu Investitorii, subsecţiunea Adunarea Generală a Acţionarilor.

De asemenea, la adresa https://rompetrol-rafinare.kmginternational.com, secţiunea Relaţia cu Investitorii este postată o notă de informare cu privire la drepturile ce revin acţionarilor ȋn cadrul prelucrării de către Societate a datelor lor cu caracter personal, potrivit Regulamentului (UE) nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE.

Preşedinte al Consiliului de Administraţie Yedil Utekov