Romerike Sparebank

Governance Information • Sep 5, 2022

Instruks for valgkomiteen for egenkapitalbeviseiernes valg i Romerike Sparebank

September 2022

INNHOLD

1. Valgkomiteens oppgaver
2. Sammensetning
3. Saksbehandling
4. Behandling av valgkomiteens innstilling
5. Fastsettelse og endringer av instruksen
6. Revidering og endringer

VALGKOMITEENS OPPGAVER 1.

Valgkomiteen er etablert i samsvar med vedtektene for Romerike Sparebank § 5-3.

Valgkomiteens oppgave er å forberede og avgi innstilling til egenkapitalbeviseiernes valgmøte om:

• valg av medlemmer og varamedlemmer til representantskapet.
• valg av leder, medlemmer og varamedlemmer til valgkomiteen for egenkapitalbeviseiernes valg.

SAMMENSETNING $2.$

Valgkomiteen består av 3 medlemmer og 3 varamedlemmer som velges av og blant egenkapitalbeviseierne. Komiteens leder velges av egenkapitalbeviseierne.

Medlemmene velges for to år av gangen.

Medlemmer i valgkomiteen skal være uavhengig av styret og ledende ansatte. Dette innebærer at dersom et medlem av valgkomiteen velges til styret i banken, skal vedkommende fratre som medlem av valgkomiteen. 1. varamedlem trer i så tilfelle inn som ordinært medlem for gjenværende tjenesteperiode frem til nytt valg avholdes.

$3.$ SAKSBEHANDLING

For at valgkomiteen skal være beslutningsdyktig må samtlige av valgkomiteens medlemmer være til stede. Varamedlemmer teller som medlem om disse er innkalt og møter.

Møter i valgkomiteen avholdes etter innkalling fra valgkomiteens leder, og dessuten når minst to medlemmer av valgkomiteen eller styrets leder ber om det. Valgkomiteens leder har hovedansvaret for komiteens arbeid.

Fra komiteens møter skal det føres protokoll som undertegnes av de tilstedeværende medlemmer. Protokollen oppbevares av administrasjonen i banken.

Komiteen kan om ønskelig til sine møter få seg forelagt ajourført register over egenkapitalbeviseiere i banken. Komiteen skal innhente de opplysninger fra administrasjonen eller andre kilder, som anses relevante.

Valgkomiteen skal avgi en begrunnet innstilling for sine forslag til kandidater. Innstillingen skal inneholde relevant informasjon om kandidatene, herunder alder, utdanning og yrkesmessig erfaring. Det bør opplyses om eierinteresser til egenkapitalbevis i banken, om eventuelle oppdrag for banken og om ansettelse, tillitsverv og vesentlige oppdrag i andre foretak og organisasjoner. Valgkomiteens innstilling bør også redegiøre for hvordan den har arbeidet, herunder form for kontakt/møter og arbeidet med å innhente informasjon om mulige kandidater mv.

4. BEHANDLING AV VALGKOMITEENS INNSTILLING

Valgkomiteens innstilling skal foreligge senest slik at den kan meddeles egenkapitalbevisejerne samtidig med innkallingen til egenkapitalbevisejernes valgmøte hvor valgene skal gjennomføres.

Komiteens leder eller den lederen måtte bemyndige, fremlegger innstillingen på egenkapitalbeviseiernes valgmøte.

5. FASTSETTELSE OG ENDRINGER AV INSTRUKSEN

Instruksen og eventuelle endringer av denne fastsettes av generalforsamlingen etter forslag fra valgkomiteen for egenkapitalbeviseiernes valg.

REVIDERING OG ENDRINGER 6.

Versjon Endring		Ansvarlig	Dato
	Etablering av dokument	Generalforsamlingen03/2018
	Revidering av dokument	Generalforsamlingen 09/2022