AGM Information • Mar 1, 2018
AGM Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
Mars 2018
| 1. Innledning | |
|---|---|
| 2. Funksjonstid | |
| 3. Stemmerett og valgbarhet | |
| 4. Tidspunkt for valgmøte | |
| 5. Innkalling til valgmøte | |
| 6. Avholdelse av valgmøte | |
| 7. Valgkomiteens forslag | |
| 8. Avstemming | |
| 9. Flertallskrav | |
| 10. Protokoll | |
| 11. Fastsettelse og endringer av instruksen | |
| 12. Revidering og endringer |
Formålet med denne instruksen er å regulere gjennomføringen av egenkapitalbeviseiernes valg av:
Valgkomiteen for egenkapitalbeviseierne skal bestå av 3 medlemmer og 3 varamedlemmer, som velges av og blant egenkapitalbeviseierne.
Generalforsamlingen skal bestå av 20 medlemmer og 8 varamedlemmer, hvorav 4 medlemmer og 2 varamedlemmer velges av og blant egenkapitalbeviseierne.
Valgkomiteen for generalforsamlingen skal bestå av 5 medlemmer og 3 varamedlemmer, hvorav 1 medlem og 1 varamedlem velges av og blant egenkapitalbeviseiernes medlemmer i generalforsamlingen.
Medlemmene og varamedlemmene til generalforsamlingen velges for 4 år. Ved første gangs valg velges 1 medlem for 1 år, 1 medlem for 2 år, 1 medlem for 3 år og 1 medlem for 4 år. 1 varamedlem velges i denne forbindelse for 2 år og 1 varamedlem velges for 4 år.
Medlemmer og varamedlemmer til valgkomiteen for egenkapitalbeviseiernes valg og medlem(mer) og varamedlem(mer) til valgkomiteen for generalforsamlingen velges for 2 år av gangen.
Alle som på valgdagen er myndig og eier av egenkapitalbevis i LillestrømBanken er valgbare. Hvert egenkapitalbevis gir en stemme.
Også egenkapitalbeviseiere som er juridiske personer har stemmerett og er valgbare ved egenkapitalbeviseiernes valg. Stemmerett utøves av signaturberettiget i selskapet eller annen person som lovlig er tildelt fullmakt til å representere selskapet, og det juridiske subjektet utpeker selv hvem som skal representere det ved valg. I begge tilfeller skal firmaattest eller fullmakt fremlegges skriftlig før valget finner sted og valgkomiteen utarbeider sin innstilling.
Valgmøtet avgjør tvist om stemmerett og valgbarhet. Eierne av egenkapitalbevis kan ikke delta i avstemming om egen stemmerett eller valgbarhet.
Valgmøte skal holdes hvert år innen 15. februar.
Generalforsamlingens leder fastsetter tid og sted for valgmøte. Innkalling skier ved brev til alle ejere av registrerte egenkapitalbevis senest 14 dager før valget gjennomføres.
I innkallingen kan det kreves at de eiere som vil møte, må ha meldt dette til bankens hovedkontor innen 3 dager før møtet.
Innkallingen skal inneholde opplysninger om:
Valgmøtet åpnes av generalforsamlingens leder som skal opprette en fortegnelse over møtende eiere av egenkapitalbevis, samt eventuelle fullmektiger for eierne med oppgave over hvor mange stemmer hver av dem representerer.
Valgmøtet ledes av generalforsamlingens leder, eller nestlederen hvis lederen ikke er til stede, inntil valgmøtet har valgt møteleder.
Valgkomiteens leder eller annet medlem av komiteen skal redegiøre for dens innstilling. Det skal holdes særskilt valg på medlemmer og varamedlemmer. Rekkefølgen for varamedlemmers møteplikt fastsettes ved valget.
Avstemmingen skjer skriftlig dersom ikke samtlige møtende samtykker i at avstemmingen skjer på en annen måte.
Den eller de som har fått flest stemmer er valgt. I tilfelle av stemmelikhet foretas loddtrekning.
Møtelederen skal sørge for at det føres protokoll for valgmøtet. I protokollen skal det tas inn de vedtak og valg som valgmøtet har fastsatt med angivelse av utfallet av stemmegivningen. Fortegnelsen over møtende eiere av egenkapitalbevis og eventuelle fullmektiger for eiere skal tas inn i eller vedlegges protokollen. Protokollen skal undertegnes av møtelederen og minst en annen person som utpekes av valgmøtet blant de tilstedeværende.
Protokollen skal være tilgjengelig for eiere av egenkapitalbevis som forlanger det og oppbevares på en betryggende måte.
Instruksen og eventuelle endringer av denne fastsettes av generalforsamlingen etter forslag fra valgkomiteen for egenkapitalbeviseiernes valg.
| Versjon Endring | Ansvarlig | Dato | |
|---|---|---|---|
| Etablering av dokument | Generalforsamlingen 03/2018 | ||
Mars 2018
| 1. Valgkomiteens oppgaver | |
|---|---|
| 2. Sammensetning | |
| 3. Saksbehandling | |
| 4. Behandling av valgkomiteens innstilling | |
| 5. Fastsettelse og endringer av instruksen | |
| 6. Revidering og endringer |
Valgkomiteen er etablert i medhold av vedtektene for LillestrømBanken § 5-3.
Valgkomiteens oppgave er å forberede og avgi innstilling til egenkapitalbeviseiernes valgmøte om:
Valgkomiteen består av 3 medlemmer og 3 varamedlemmer som velges av og blant egenkapitalbeviseierne. Komiteens leder velges av egenkapitalbeviseierne.
Medlemmene velges for to år av gangen.
Medlemmer i valgkomiteen skal være uavhengig av styret og ledende ansatte. Dette innebærer at dersom et medlem av valgkomiteen velges til styret i banken, skal vedkommende fratre som medlem av valgkomiteen. 1. varamedlem trer i så tilfelle inn som ordinært medlem for gjenværende tjenesteperiode frem til nytt valg avholdes.
For at valgkomiteen skal være beslutningsdyktig må samtlige av valgkomiteens medlemmer være til stede. Varamedlemmer teller som medlem om disse er innkalt og møter.
Møter i valgkomiteen avholdes etter innkalling fra valgkomiteens leder, og dessuten når minst to medlemmer av valgkomiteen eller styrets leder ber om det. Valgkomiteens leder har hovedansvaret for komiteens arbeid.
Fra komiteens møter skal det føres protokoll som undertegnes av de tilstedeværende medlemmer. Protokollen oppbevares av administrasionen i banken.
Komiteen kan om ønskelig til sine møter få seg forelagt ajourført register over egenkapitalbeviseiere i banken. Komiteen skal innhente de opplysninger fra administrasjonen eller andre kilder, som anses relevante.
Valgkomiteen skal avgi en begrunnet innstilling for sine forslag til kandidater. Innstillingen skal inneholde relevant informasion om kandidatene, herunder alder, utdanning og yrkesmessig erfaring. Det bør opplyses om eierinteresser til egenkapitalbevis i banken, om eventuelle oppdrag for banken og om ansettelse, tillitsverv og vesentlige oppdrag i andre foretak og organisasjoner. Valgkomiteens innstilling bør også redegiøre for hvordan den har arbeidet, herunder form for kontakt/møter og arbeidet med å innhente informasion om mulige kandidater my.
Valgkomiteens innstilling skal foreligge senest slik at den kan meddeles egenkapitalbeviseierne samtidig med innkallingen til egenkapitalbeviseiernes valgmøte hvor valgene skal gjennomføres.
Komiteens leder eller den lederen måtte bemyndige, fremlegger innstillingen på egenkapitalbeviseiernes valgmøte.
Instruksen og eventuelle endringer av denne fastsettes av generalforsamlingen etter forslag fra valgkomiteen for egenkapitalbeviseiernes valg.
| Versjon Endring | Ansvarlig | Dato | |
|---|---|---|---|
| Etablering av dokument | Generalforsamlingen 03/2018 | ||
Mars 2018
| 1. Valgkomiteens oppgaver |
|---|
| 2. Sammensetning |
| 3. Saksbehandlingsregler |
| 4. Retningslinjer for vurdering av egnethetskrav |
| Innledning 4.1 |
| Personer som omfattes av kravene 4.2 |
| Krav til erfaring 4.3 |
| Krav til hederlig vandel 4.4 |
| 4.5 Andre krav til egnethet |
| 4.5.1 Administrative gebyrer |
| 4.5.2 Økonomisk situasjon |
| 4.5.3 Skattemessige forhold |
| 4.5.4 Andre forhold |
| Grunnlaget for egnethetsvurderingen 4.6 |
| Ansvar for gjennomføring av egnethetsvurderingen 4.7 |
| 5. Behandling av valgkomiteens innstilling |
| 6. Informasjon på bankens nettsider |
| 7. Fastsettelse og endringer av instruksen |
| 8. Revidering og endringer |
Valgkomiteen er etablert i medhold av vedtektene for Lillestrøm Sparebank ("Banken") § 5-1 og § 5-2, samt Finansforetaksloven § 8-4 (2).
Valgkomiteens oppgave er å forberede og avgi innstilling til generalforsamlingen om følgende valg:
For det styremedlem og varamedlem som skal velges blant de ansatte, avgir bare representanten for de ansatte i valgkomiteen innstilling.
Valgkomiteen skal også forberede innskyternes valg av medlemmer til generalforsamlingen med varamedlemmer. Det skal legges vekt på at de valgte medlemmene samlet avspeiler Bankens kundestruktur og andre interessegrupper, samt samfunnsfunksjon.
Valgkomiteen fremmer også forslag til godtgjørelse til tillitsvalgte og revisor.
Medlemmer av Bankens styre kan ikke samtidig være medlemmer av generalforsamlingen.
Valgkomiteen består av 5 medlemmer og 3 varamedlemmer som representerer alle gruppene i generalforsamlingen.
Medlemmene velges for to år av gangen.
Medlemmer i valgkomiteen skal være uavhengig av styret og ledende ansatte. Dette innebærer at dersom et medlem av valgkomiteen velges til styret i banken, skal vedkommende fratre som medlem av valgkomiteen. 1. varamedlem trer i så tilfelle inn som ordinært medlem for gjenværende tjenesteperiode frem til nytt valg avholdes.
Valgkomiteen må være fulltallig for at den skal være beslutningsdyktig. Varamedlemmer teller som medlem om disse er innkalt og møter.
Møter i valgkomiteen avholdes etter innkalling fra lederen, og dessuten når to eller flere medlemmer av valgkomiteen eller styrets leder ber om det. Valgkomiteens leder har hovedansvar for komiteens arbeid.
Fra komiteens møter skal det føres protokoll som undertegnes av de tilstedeværende medlemmer. Protokollen oppbevares av administrasionen i banken.
Komiteen skal innhente de opplysninger fra administrasionen eller andre kilder, herunder de ansattes representanter, som anses relevante. Valgkomiteen bør ha kontakt med Bankens ledelse, generalforsamlingen og styret for å kunne vurdere behov for endringer i styrets og valgkomiteens sammensetning.
Valgkomiteen skal arbeide for å foreslå en sammensetning av styret og valgkomiteen som ivaretar interessene til alle gruppene i generalforsamlingen og Bankens behov for kompetanse, kapasitet og mangfold. Det bør tas hensyn til at styret kan fungere som et kollegialt organ. Valgkomiteen skal sørge for at styrets medlemmer tilfredsstiller kravene til egnethet som følger av punkt 4 nedenfor og sørge for at styret tilfredsstiller kravene til uavhengighet etter gjeldende retningslinjer for eierstyring og selskapsledelse.
Valgkomiteen skal avgi en begrunnet innstilling for sine forslag til kandidater. Innstillingen skal også inneholde relevant informasjon om kandidatene, herunder kompetanse, kapasitet og uavhengighet. Det bør opplyses om hvor lenge de har vært styremedlemmer i Banken, om eventuelle oppdrag for Banken og om vesentlige oppdrag i andre selskaper og organisasjoner. Ved forslag om gjenvalg kan innstillingen vise til informasjon i årsrapporten. Valgkomiteens innstilling bør også redegjøre for hvordan den har arbeidet.
Innstillinger til valgmøte og generalforsamling skal vedlegges innkallingen til det møte hvor innstillingene skal behandles. Komiteens leder eller den lederen måtte bemyndige, fremlegger innstillingen på valgmøtene.
Retningslinjene er utformet på bakgrunn av Finansforetaksloven § 3-1 fjerde ledd og § 8-9, samt Finanstilsvnets rundskriv 14/2015 "Vurdering av egnethetskrav".
Banken har plikt til å påse at lovens krav til egnethet er oppfylt og at endringer i styret og ledelsen skal meldes Finanstilsvnet. Banken er forpliktet til å etablere rutiner for egnethetsvurderinger som bidrar til å sikre at lovkravene oppfylles.
Finansforetaksloven § 3-1 fjerde ledd, stiller krav om at styremedlem, varamedlem og observatør i styret, daglig leder, andre personer som skal inngå i den faktiske ledelsen av virksomheten eller deler av denne, samt andre personer med nøkkelfunksjoner i foretaket skal oppfylle visse egnethetskrav. Alle som velges til Bankens styre, herunder varamedlemmer, skal følgelig egnethetsvurderes.
Ansattes representanter i styret må i utgangspunktet oppfylle de samme kravene til egnethet som øvrige styremedlemmer. Den særlige rollen disse har i styret og prosessen for valg av ansattes representanter, må imidlertid tillegges vekt ved vurderingen av hvilke krav som må være oppfylt utover vandelskravet.
I vurderingen av hvilke krav som skal stilles til det enkelte styremedlems kompetanse, skal det legges vekt på at styremedlemmene til sammen oppfyller kompetansekravene. Det kreves ikke at samtlige styremedlemmer skal besitte spesialkunnskap om alle deler av Bankens virksomhet.
Personene som skal egnethetsvurderes må fremlegge kopi av politiattest, som ikke kan være eldre enn tre måneder.
Ved vurderingen av vandelskravet skal også andre forhold trekkes inn enn at det kan dokumenteres straffrihet i vandelsattesten.
Selv om det foreligger dom for straffbart forhold, må det ut fra forholdets art vurderes om det skal tillegges vekt. Generelt vil straffbare forhold knyttet til økonomiske forhold være av større betydning enn andre forhold. I tillegg vil det være av betydning om det er ett eller flere forhold og om det ligger langt tilbake i tid. Veitrafikkforhold mv tillegges ikke vekt.
Forhold som ikke er endelig vurdert av domstolene eller hvor saken er avsluttet uten at det foreligger fellende dom eller vedtatt forelegg, bør det utvises forsiktighet med å legge vekt på. Dersom det er tatt ut siktelse, tiltale eller gitt påtaleunnlatelse, kan det imidlertid tenkes situasjoner hvor det må legges vekt på det forholdet som ligger til grunn for siktelsen/tiltalen. Dette gjelder særlig ved mistanke om overtredelse av det regelverket Finanstilsynet forvalter.
Hvis personen har vært daglig leder eller styremedlem i foretak som er ilagt straff eller gebyr, kan det ha betydning for egnethetsvurderingen dersom vedkommende var ansvarlig for den situasjonen som førte til straffen eller gebyret.
I vurderingen av om administrative gebyrer skal tillegges vekt, må det ses hen til den konkrete handlingen som har utløst gebyret. Dersom et gebyr har sin bakgrunn i overtredelse av bestemmelser som ligger innenfor eller tett opp til lovgivningen som Finanstilsynet forvalter, skal forholdet tillegges vekt. Dette gjelder for eksempel overtredelsesgebyr som følge av for sent innsendt årsregnskap og som følge av brudd på verdipapirhandellovens bestemmelser om flaggeplikt og primærinnsideres meldeplikt.
En persons økonomiske forhold vil kunne være av betydning i vurderingen av om egnethetskravene må anses oppfylt. Økonomiske forhold kan føre til handlinger i strid med den uavhengighet, objektivitet og profesjonalitet som må forventes. En person som har konkurskarantene vil ikke anses egnet.
Det vil også ha betydning om vedkommende har vært i konkurskarantene, under konkursbehandling eller har hatt en sentral stilling i et foretak som har vært under konkursbehandling.
Det vil ikke ha betydning at det har vært foretatt utleggsforretninger mot personen eller at det har vært registrert frivillige eller tvungne gjeldsordninger.
Personer som er ilagt tilleggsskatt på 60 eller 45 prosent de siste fem årene, vil normalt ikke anses egnet. Det samme gjelder personer som har vært ansvarlige i foretak som er ilagt slik tilleggsskatt.
Etter 10 år vil tilleggsskatt i seg selv ikke føre til at en person anses uegnet, men kan telle med som et tilleggsmoment sammen med andre forhold. I perioden fra 5 til 10 år etter ilagt tilleggsskatt må det foretas en konkret vurdering.
Det forhold at en person er skjønnslignet fordi det ikke er levert selvangivelse, kan tillegges vekt. Endring av ligningen, eksempelvis fordi ligningskontoret ikke aksepterer fradrag eller verdifastsettelse, skal normalt ikke tillegges vekt.
Det skal legges vekt på klanderverdig atferd i tilknytning til virksomhet innen finanssektoren. For eksempel vil en person som har ledet en virksomhet innen Finanstilsynets ansvarsområde og som har fått konsesjonen trukket tilbake, normalt ikke anses egnet. Tilsvarende gjelder for personer som har fått eventuelle personlige bevillinger trukket tilbake. Det bør imidlertid foretas en konkret vurdering av i hvilken grad vedkommende kan klandres. Det har også betydning hvor langt tilbake i tid tilbakekallet av konsesjonen ligger.
Som grunnlag for egnethetsvurderingen skal følgende dokumentasjon innhentes:
I tillegg skal det gjennomføres samtaler/intervjuer med personene for å innhente utfyllende informasjon om bakgrunn og erfaring, forholdet til Finanstilsynet, vandel og annen relevant informasjon, samt innhentes referanser. Det kan også være behov for å undersøke andre informasjonskilder som Konkursregisteret, Løsøreregisteret og Regnskapsregisteret mv.
Egnethetsvurderingen, herunder grunnlaget for denne, skal dokumenteres.
Egnethetsvurderingen av styremedlemmer skal gjennomføres av valgkomiteen for generalforsamlingens valg før generalforsamlingen foretar valget og inngå som en del av grunnlaget for generalforsamlingens valg.
Valgkomiteens innstilling til generalforsamlingen skal foreligge senest slik at den kan meddeles medlemmene av generalforsamlingen samtidig med innkallingen til generalforsamlingsmøtet som skal foreta valgene. Kopi av innstillingen oversendes styrets leder. Det samme gjelder forslag til endringer av instruksen for valgkomiteen.
Informasjon om hvem som er medlemmer av valgkomiteen skal være tilgjengelig på Bankens internettsider. Informasjon om eventuelle frister for forslag til medlemmer av styre og valgkomité skal være tilgjengelig på Bankens internettsider i god tid før valgkomiteen avgir sin innstilling.
Instruksen og eventuelle endringer av denne fastsettes av generalforsamlingen.
| Versjon Endring | Ansvarlig | Dato | |
|---|---|---|---|
| Generalforsamlingen 04/2013 | |||
| Tilpasset ny Finansforetakslov og nye vedtekter | Generalforsamlingen 03/2018 | ||
| 4 | |||
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.