Governance Information • Feb 22, 2023
Governance Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
Robit-konserni (jäljempänä "Robit") noudatti tilikaudella 2022 Arvopaperimarkkinayhdistyksen julkaisemaa Hallinnointikoodia (jäljempänä "Koodi"). Selvitys yhtiön hallinto- ja ohjausjärjestelmästä (jäljempänä "Selvitys") julkaistaan erillisenä kertomuksena yhtiön hallituksen toimintakertomuksen yhteydessä. Selvitys julkaistaan samanaikaisesti Robitin tilinpäätöksen ja sen hallituksen toimintakertomuksen kanssa pörssitiedotteena, ja se on nähtävillä myös Robitin verkkosivuilla osoitteessa www.robitgroup.com.
Robit-konsernin hallitus on tarkistanut selvityksen. Selvitystä ei päivitetä tilikauden aikana, mutta Robitin verkkosivuilla julkaistaan viimeisimmät tiedot sen kattamista aiheista.
Arvopaperimarkkinayhdistyksen julkaisema hallinnointikoodi on nähtävillä sen verkkosivuilla osoitteessa http://www.cgfinland.fi.
Robit-konsernin liiketoiminnasta vastaavat osakeyhtiölain edellyttämät tahot eli yhtiökokous, joka valitsee hallituksen jäsenet, sekä toimitusjohtajana toimiva henkilö, jonka valitsee hallitus.
Konsernin ylin päätöselin on yhtiökokous, jossa osakkeenomistajat käyttävät päätöksentekovaltaansa. Hallitus huolehtii yhtiön hallinnosta ja sen toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. Konsernin emoyhtiönä Robit Oyj huolehtii Konsernin hallinnosta, kirjanpidosta, rahoituksesta ja tuotekehityksestä sekä immateriaalioikeuksien hallinnoinnista, henkilöstöhallinnosta, ICT-palveluista, tiedottamisesta ja sijoittajasuhteista.
Harri Sjöholm (puheenjohtaja), Mammu Kaario (varapuheenjohtaja), Kim Gran, Mikko Kuitunen, Anne Leskelä ja Kalle Reponen muodostivat Robitin hallituksen 22.3.2022 pidettyyn vuoden 2022 varsinaiseen yhtiökokoukseen saakka. Vuoden 2022 yhtiökokouksessa hallituksen jäseninä valittiin jatkamaan Harri Sjöholm, Anne Leskelä, Kim Gran ja Mikko Kuitunen. Uusiksi hallituksen jäseniksi valittiin Markku Teräsvasara ja Eeva-Liisa Virkkunen. Harri Sjöholm valittiin jatkamaan hallituksen puheenjohtajana ja Anne Leskelä valittiin varapuheenjohtajaksi.
| Nimi | Syntymävuosi | Koulutus | Hallituksessa |
|---|---|---|---|
| Kim Gran | 1954 | DE | 04/2020 - |
| Markku Teräsvasara | 1965 | Rak.Ins. | 03/2022 - |
| Eeva-Liisa Virkkunen | 1957 | KTM | 03/2022 - |
| Mammu Kaario | 1963 | OTM, MBA | 2017 – 03/2022 |
| Mikko Kuitunen | 1980 | DI | 12/2018 - |
| Anne Leskelä | 1962 | KTM | 04/2020 - |
| Kalle Reponen | 1965 | KTM | 2012 – 03/2022 |
| Harri Sjöholm, pj | 1954 | DI | 1998 - * |
*) Harri Sjöholm ei ollut hallituksen jäsen ajalla 18.9. - 3.12.2018
Hallitus on arvioinut jäsentensä riippumattomuuden yhtiöstä ja sen merkittävistä osakkeenomistajista. Kaikki muut hallituksen jäsenet ovat riippumattomia yhtiöstä ja sen merkittävistä osakkeenomistajista paitsi Harri
Sjöholm. Hänellä on määräysvalta Five Alliance Oy:ssä, joka omistaa 27,06 % Robitin osakkeista (31.12.2022).
Hallitus huolehtii Robitin hallinnosta ja sen toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. Hallitus päättää asioista, joilla voi olla huomattavaa merkitystä yhtiön liiketoiminnalle. Hallitus kokoontuu vuotuisen kokousaikataulunsa mukaisesti.
Hallituksen pääasiallisiin tehtäviin kuuluu:
Varsinainen yhtiökokous valitsee hallituksen jäsenet. Hallituksessa on vähintään kolme ja enintään seitsemän jäsentä.
Hallitus kokoontuu puheenjohtajan johdolla tai, mikäli puheenjohtaja on estynyt, varapuheenjohtajan johdolla. Hallituksen käsittelemät asiat esittelee pääsääntöisesti hallituksen puheenjohtajana toimiva henkilö.
Hallituksella oli vuoden 2022 aikana 14 kokousta, joista neljä pidettiin etäyhteyksin. Osallistumisprosentti oli 98 %. Jokaisen yksittäisen hallituksen jäsenen läsnäolo hallituksen ja valiokuntien kokouksissa on esitetty alla olevassa taulukossa.
| Hallituksen kokoukset |
Tarkastus valiokunta |
Henkilöstö valiokunta |
Työ valiokunta |
|
|---|---|---|---|---|
| Harri Sjöholm (pj.) | 14/14 | 8/8 | 9/9 | |
| Mammu Kaario (vara pj. 03/2022 saakka) | 7/7 | 1/1 | 2/2 | |
| Markku Teräsvasara | 8/9 | 6/6 | ||
| Eeva-Liisa Virkkunen | 9/9 | 7/7 | 3/3 | |
| Kim Gran | 13/14 | 9/9 | ||
| Mikko Kuitunen | 14/14 | 5/5 | ||
| Anne Leskelä (vara pj. 03/2022 alkaen) | 14/14 | 8/8 | 5/5 | |
| Kalle Reponen | 7/7 | 3/3 |
Hallituksen kokousten lisäksi hallitus panostaa Robitin kehittämiseen osallistumalla hallituksen ja johdon yhteisiin kokouksiin. Näiden kokousten tarkoituksena on antaa hallituksen jäsenille parempi ja syvällisempi käsitys yhtiön liiketoiminnasta ja toisaalta tuoda hallituksen jäsenten kokemusta johdon käyttöön.
| Hallituksen ja johdon osakeomistukset 31.12.2022 | Osakkeet | Osuus |
|---|---|---|
| Hallituksen omistukset | 5 841 836 | 27,58 % |
| Harri Sjöholm * | 5 767 395 | 27,23 % |
| Kim Gran | 31 007 | 0,15 % |
| Mikko Kuitunen | 17 865 | 0,08 % |
| Anne Leskelä | 11 007 | 0,05 % |
| Markku Teräsvasara | 4 781 | 0,02 % |
| Eeva-Liisa Virkkunen | 9 781 | 0,05 % |
| Toimitusjohtaja | 24 493 | 0,12 % |
| Muut johtoryhmän jäsenet | 42 550 | 0,20 % |
| Yhteensä | 5 908 879 | 27,90 % |
*27,06 % Harri Sjöholmilla Five Alliance Oy:n kautta
Hallituksen puheenjohtaja haastattelee jokaista hallituksen jäsentä henkilökohtaisesti kerran vuodessa kehittääkseen hallituksen toimintaa.
Hallitus on tehnyt toiminnastaan ja toimintatavoistaan itsearvioinnin joulukuussa 2022.
Robit tiedostaa, että monimuotoisuus on olennainen avain menestykseen pitkällä aikavälillä. Monimuotoisuus otetaan huomioon usealla eri tavalla hallituksen jäseniä valittaessa. Hallitusten jäsenet edustavat monipuolista ikä- ja sukupuolijakaumaa. Hallituksen jäsenten osaamisalojen, kokemuksen ja mielipiteiden monimuotoisuus edistää avoimuutta uusille ideoille ja auttaa hallitusta tukemaan ja haastamaan yhtiön johtoa. Monimuotoisuus myös edistää avointa keskustelua, päätöksenteon luotettavuutta ja hyvää hallintotapaa sekä hallituksen ja johdon tehokasta valvontaa sen lisäksi, että monimuotoisuus tukee päätöksentekoa seuraajia valittaessa.
Robitin osakkeenomistajien nimitystoimikunta valmistelee ehdotuksen hallituksen jäsenten lukumäärästä ja hallituksen kokoonpanosta sekä sen jäseniin kohdistettavista osaamisvaatimuksista yhtiön nykyisten ja tulevien tarpeiden perusteella. Nimitystoimikunta ottaa muun muassa huomioon sen, että hallituksella on käytössään kattavat asiantuntijatiedot ja hallituksen jäsenistössä on edustettuna monipuolinen ikä- ja
sukupuolijakauma valmistellessaan ehdotusta hallituksen kokoonpanosta.
On erittäin tärkeää, että nimitystoimikunta esittää lopullisen ehdotuksensa hallituksen jäseniksi varsinaiselle yhtiökokoukselle jokaisen ehdokkaan pätevyyden ja osaamisen perusteella. Ehdokkaiden tulee lisäksi olla valmiita varaamaan riittävä määrä aikaa hallituksen jäsenen tehtävien hoitamiselle. Monimuotoisuuspolitiikan tärkeimmät kohdat on esitetty tässä Selvityksessä.
Robitin varsinainen yhtiökokous valitsi 22.3.2022 kuusi jäsentä yhtiön hallitukseen. Kaikilla Robitin hallituksen jäsenillä on korkeakoulututkinto joko liiketalouden, juridiikan tai tekniikan alalta. Hallituksen jäsenet edustavat kokemuksensa perusteella kansainvälisen liiketoiminnan jokaista ulottuvuutta ja siten tuovat hallitustyöhön monimuotoista asiantuntijuutta ja erilaisia näkökulmia. Hallituksen kokoonpano vastasi hyvin Robit-konsernin hallituksen monimuotoisuuspolitiikkaa.
Robitin monimuotoisuuspolitiikasta ja sen toteutumisesta raportoidaan vuosittain osana selvitystä Robitin hallinto- ja ohjausjärjestelmästä.
Osakkeenomistajien nimitystoimikunta valmistelee varsinaiselle yhtiökokoukselle tehtävän ehdotuksen hallituksen kokoonpanosta ja hallituksen jäsenille maksettavista palkkioista. Nimitystoimikunta myös valmistelee hallituksen jäseniä koskevan ehdotuksen esittelyn yhteydessä ja vuosittain järjestäytymiskokouksessa tehtävät riippumattomuusarviot.
Nimitystoimikuntaan kuuluu neljän suurimman osakkeenomistajan edustaja. Osakeomistus määritetään syyskuun ensimmäisen työpäivän tilanteen perusteella. Toimikunta kokoontuu tarpeen mukaan, mutta kuitenkin vähintään kaksi kertaa vuodessa. Toimikunnassa ovat toimineet Keskinäinen Työeläkevakuutusyhtiö Varman osakesijoitusjohtaja Timo Sallinen (toimikunnan puheenjohtaja) ja muina jäseninä Five Alliance Oy:n toimitusjohtaja Harri Sjöholm, Keskinäinen Työeläkevakuutusyhtiö Elon osakesijoitusjohtaja Jukka Vähäpesola ja Aktia Pankki Oyj:n vastuullisuusjohtaja Markus Lindqvist.
Nimitystoimikunta kokoontui tilikauden aikana neljä kertaa.
Henkilöstövaliokunta valmistelee toimitusjohtajan ja yhtiön muun johdon palkitsemis- ja nimitysasiat sekä muun henkilöstön muut palkitsemisjärjestelmät.
Henkilöstövaliokuntaan kuuluu vähintään kolme hallituksen jäsentä. Valiokunta kokoontuu tarpeen mukaan, mutta kuitenkin vähintään kolme kertaa vuodessa. Henkilöstövaliokuntaan ovat kuuluneet Mikko Kuitunen (pj), Anne Leskelä, Mammu Kaario (03/2022 saakka) ja Eeva-Liisa Virkkunen (03/2022 alkaen). Valiokunta kokoontui 5 kertaa ja osallistumisprosentti oli 100 %.
Työvaliokunnan tehtävänä on valmistella ja tehdä esityksiä yhtiön hallitukselle yhtiön hallinnosta, erityisistä taloudellisista asioista ja riskienhallinnasta sekä palkitsemis- ja työsuhdeasioista. Valiokunta osallistuu myös strategisten suunnitelmien, investointien ja taloudellisten tavoitteiden määrittelyyn. Työvaliokunnan yksittäinen jäsen voi lisäksi tarvittaessa tukea yrityksen tiettyä tiimiä tai henkilöä.
Valiokuntaan kuuluu 3–4 jäsentä hallituksen päätöksen mukaisesti, ja se kokoontuu tarvittaessa. Työvaliokuntaan ovat kuuluneet Kalle Reponen (pj., 03/2022 saakka), Harri Sjöholm (pj., 03/2022 alkaen), Kim Gran ja Markku Teräsvasara (03/2022 alkaen). Valiokunta kokoontui tilikaudella 2022 9 kertaa ja osallistumisprosentti oli 100 %.
Tarkastusvaliokunnan yleisenä tehtävänä on avustaa hallitusta valmistelemalla hallitukselle kuuluvia tehtäviä. Tarkastusvaliokunnan tehtävänä on seurata ja arvioida:
Näiden tehtävien lisäksi tarkastusvaliokunta valmistelee yhtiön tilintarkastajan valintaa.
Tarkastusvaliokunnan jäseninä ovat toimineet Anne Leskelä (pj), Mammu Kaario (03/2022 saakka), Harri Sjöholm ja Eeva-Liisa Virkkunen (03/2022 alkaen). Tarkastusvaliokunta kokoontui 8 kertaa ja osallistumisprosentti oli 100 %.
Yhtiön sisäisen tarkastuksen järjestämisestä vastaa talousjohtaja, joka laatii vuosittain sisäisen tarkastuksen ohjelman ja raportoi sen toteutumisesta tarkastusvaliokunnalle.
Hallitus nimittää Robit-konsernin toimitusjohtajana toimivan henkilön. Toimitusjohtajana toimiva henkilö vastaa yhtiön päivittäisistä toiminnoista osakeyhtiölain sekä hallituksen antamien ohjeiden ja neuvojen mukaisesti. Toimitusjohtajana toimiva henkilö vastaa siitä, että yhtiön kirjanpito on lainmukaisesti järjestetty ja että yhtiön omaisuutta hallitaan luotettavalla tavalla. Toimitusjohtajana toimiva henkilö toimii johtoryhmän puheenjohtajan ominaisuudessa tiimin jäsenten välittömänä esimiehenä.
Arto Halonen, s. 1981, DI, KTM, on toiminut Robit-konsernin toimitusjohtajana 15.3.2022 alkaen. Arto Halosen omistuksessa oli 24 493 Robitin osaketta 31.12.2022.
Tommi Lehtonen, s. 1970, DI, toimi Robit-konsernin toimitusjohtajana 1.5.2019-15.3.2022.
Johtoryhmää avustaa toimitusjohtajana toimivaa henkilöä. Seuraavat johtohenkilöt kuuluivat johtoryhmään toimitusjohtajana toimivan henkilön lisäksi vuonna 2022:
Jaana Rinne Group HR Director, s. 1962, KTM Osakeomistus: 14 500 Robitin osaketta
Ville Peltonen talousjohtaja, s. 1983, KTM Osakeomistus: 10 550 Robitin osaketta
George Apostolopoulos VP Global Sales, s. 1969, MBA, M.Sc. Osakeomistus: 10 000 Robitin osaketta
Jorge Leal VP Top Hammer, s. 1983, M.Sc. Osakeomistus: 0 Robitin osaketta Ville Pohja VP Geotechnical, s. 1986, DI Osakeomistus: 5 000 Robitin osaketta
Perttu Aho VP Down the Hole, s. 1968, B.B.A. Osakeomistus: 2 500 Robitin osaketta
Valvontatoimet ovat olennainen osa Robitin organisaation toimintaa. Valvonta toteutetaan liiketoimintaprosessien ohjaamisen yhteydessä, ja sitä tukee kattava raportointi.
Robitin valvontaympäristö perustuu ohjeisiin, liiketoimintakulttuuriin ja yhtiön johtoryhmän jäsenten ja työntekijöiden noudattamaan työskentelytapaan. Konserni on asettanut tietyt arvot tai toimintaa ohjaavat periaatteet, joiden perusteella jokaisen Robitin työntekijän tulee työskennellä aktiivisella ja eettisellä tavalla sekä erilaisten sidosryhmien kanssa että konsernin sisällä.
Toimintojen sisäinen valvonta perustuu konsernin toimintatapoihin ja muihin määräyksiin ja ohjeisiin. Konsernin vastuurakenne perustuu työntekijöiden asemaan ja työnkuvauksiin sisältyvään päätösvaltaan ja työtehtävien eriyttämiseen sekä kahden käsittelijän periaatteeseen ja isoisäperiaatteeseen. Tehokas sisäinen valvonta edellyttää sitä, että tehtävät on jaettu asianmukaisesti työntekijöille ja että mahdolliset eturistiriidat tunnistetaan ja poistetaan tai kontrolloidaan. Riittävän kattava valvontaympäristö varmistetaan sisäisten analyysien ja avainprosessien arviointien avulla.
Group Finance -toiminto auttaa liiketoimintayksiköitä analysoimaan niiden toiminnan tehokkuutta ja kannattavuutta sekä erilaisten liiketoimintapäätösten tekemisessä. Konsernin talousjohtaja (Group CFO), paikalliset talousjohtajat ja ulkoistettujen kirjanpitopalveluiden tarjoajat vastaavat siitä, että yksiköille on määritelty tarkoituksenmukaiset valvontamenettelyt ja että niitä sovelletaan. ICT-toiminnon tehtävänä on varmistaa, että konserniyhtiöiden ICT-järjestelmien turvallisuutta valvotaan toimivalla ja riittävällä tavalla.
Sisäisillä valvontatoimilla esimerkiksi varmistetaan, että yhtiön tilinpäätöksissä annetaan todenmukaiset tiedot konsernin taloudellisesta asemasta. Hallituksen sekä toimitusjohtajana toimivan henkilön tehtävänä on järjestää sisäisten valvontatoimien toteutus. Jokaiselle hallituksen jäsenelle toimitetaan konsernin taloudellista asemaa käsittelevä selvitys kerran kuussa.
Käytännössä valvontatoimet toteutetaan hallituksen sekä eri funktioiden ja yksiköiden kokouksissa, joissa käsitellään kyseisten toimien tulokset. Group Finance -toiminto ja yhtiön taloushallintoverkosto tukevat ja koordinoivat konsernin toimintojen taloushallintoa ja valvontaa.
Robitin sisäinen valvonta on hajautettu konsernin eri toimintoihin, jotka valvovat hallituksen vahvistamien toimintaohjeiden noudattamista omilla vastuualueillaan. Konsernitason ohjauksen lisäksi valvontaa suoritetaan myös liiketoimintayksiköiden ja tuotantolaitosten tasolla. Valvontatoimiin sisältyy sekä yleisiä että yksityiskohtaisempia valvontatoimia, joilla pyritään estämään, paljastamaan ja korjaamaan virheitä ja poikkeamia. Sisäisessä tarkastuksessa esille tulleista asioista ilmoitetaan myös tilintarkastusyhteisölle.
Erilaisia valvontatoimia suoritetaan jatkuvien liiketoimien yhteydessä, jotta voidaan estää mahdolliset virheet ja poikkeamat tilinpäätösraportoinnissa. Valvontatoimilla pyritään lisäksi paljastamaan ja korjaamaan todetut
virheet. Robit luokittelee valvontatoimet kolmeen eri kategoriaan. Kirjallisten ohjeiden avulla organisaatio kykenee standardisoimaan tehtävien valvonnan. Jatkuvalla ja säännöllisellä konsernin toimintojen ja konserniyhtiöiden toiminnasta palautetta antavalla raportoinnilla varmistetaan se, että ohjeita ja määritettyjä toimintatapoja noudatetaan. Kriittisten prosessien osalta tarvitaan työnkulussa valtuutuksia ja vastaavasti tulee varmistaa riittävä kriittisten työtehtävien eriyttäminen valvonnan varmistamiseksi.
Tarve erillisille arvioinneille sekä näiden arvioiden kattavuus ja tiheys määritetään kartoittamalla olemassa olevien toimintojen riskit ja tehokkuus. Tietoturva ja siihen liittyvät valvontatoimet ovat avainasemassa ICTjärjestelmien ominaisuuksia määritettäessä ja sovellettaessa.
Johtoryhmä päivittää konsernin raportointiohjeita ja toimintapolitiikkoja sekä muita sen tilinpäätösraportointiin sovellettavia määräyksiä ja ohjeita sekä tiedottaa niistä tasaisin väliajoin kaikille työntekijöille, joita nämä koskevat. Lisäksi yksiköt käyttävät vakiomuotoista raportointipakettia. Sekä Konsernin hallinto että liiketoimintayksiköiden hallinto laativat kuukausittain selvityksiä, jotka sisältävät analyysin suorituskyvyn mittareista ja indikaattoreista sekä poikkeamista ja joiden avulla johtoryhmän jäsenet voivat saada paremman käsityksen liiketoiminnan tehokkuudesta ja tuloksesta.
Liiketoimintayksiköiden hallinnolla ja taloustoiminnoilla on jatkuva velvollisuus toteuttaa seurantaa.
Toimitusketjun, laatujärjestelmistä ja asiakasrajapinnassa toimivien henkilöiden tekemät säännölliset havainnot ja tarkastukset palvelevat myös toimitusketjuprosessien sisäisen valvonnan tarpeita.
Group Finance -toiminto valvoo konsernin yksiköiden toimintaa ja prosesseja sekä sisäisen ja ulkoisen tilinpäätösraportoinnin virheettömyyttä.
Riskienhallinta on keskeinen osa Robitin liiketoiminnan toteuttamista ja riskien tunnistaminen ja arviointi ovat olennainen osa sisäistä valvontaa. Tavoitteena on keskittyä olennaisiin riskeihin, jotka ovat huomattavia liiketoiminnan kannalta. Riskit luokitellaan liiketoimintaympäristön muutoksista aiheutuviin liiketoimintariskeihin sekä Robitin prosessien puutteiden aiheuttamiin toimintariskeihin.
Toimintariskeillä voidaan katsoa olevan olennainen merkitys kolmansien osapuolten kanssa toteutettavissa liiketoimissa. Konsernin antamien ohjeiden, prosessiarvioiden, tehtävien jakamisen ja kehittyneiden toimintajärjestelmien asettamien standardien avulla voidaan kuitenkin luoda toimintaympäristö, jossa olennaisten riskien mahdollisuutta voidaan vähentää.
Hallitus arvioi ja valvoo tilinpäätösraportointiin liittyviä riskejä tavoitteenaan varmistaa, että Konsernin tilinpäätösraportointi on luotettavaa ja että se tukee päätöksentekoa ja vastaa ulkoisten sidosryhmien tarpeisiin. Varojen, velkojen ja vastuusitoumusten arvostaminen erilaisten arviointiolettamien ja - kriteereiden perusteella saattaa olla riski.
Raportointipäivänä tehtyjä tulevaisuutta koskevia arvioita ja olettamia, joihin sisältyy huomattava riski siitä, että varojen ja velkojen kirjanpitoarvo olennaisesti muuttuu, arvioidaan jatkuvasti. Liiketoimintaympäristöön vaikuttavat monitahoiset ja alati kehittyvät tekijät saattavat aiheuttaa epävarmuutta arvioitaessa varojen kirjanpitoarvoa. Säännöllisiä tarkastuksia tehdään varojen ja velkojen käypien arvojen arvioinnissa tapahtuvien virheiden estämiseksi esimerkiksi vertailemalla materiaalivirtoja ja arvoja sekä määrä- ja laatutietoja kirjanpitotietoihin. Tietoja virheistä tai eroavuudesta aiheutuvien virheiden riskiä pyritään vähentämään käyttämällä määrättyjä, automatisoituja järjestelmäpohjaisia kirjausketjuja ja analyysejä virheiden havaitsemiseksi.
Robit noudattaa Nasdaq Helsinki Oy:n kulloinkin voimassa olevaa sisäpiiriohjetta. Yhtiön hallitus on lisäksi vahvistanut yhtiölle erityisen sisäpiiriohjeen, jolla täydennetään Nasdaq Helsinki Oy:n sisäpiiriohjetta. Yhtiön sisäpiiriohje uudistettiin kokonaisuudessaan EU:n markkinoiden väärinkäyttöasetuksen ([EU] 596/2014, "MAR-asetus") johdosta. MAR-asetus astui voimaan 3.7.2016.
MAR-asetuksen perusteella Robit on päättänyt, ettei se ylläpidä yhtiökohtaista rekisteriä pysyvistä sisäpiiriläisistä 3.7.2016 jälkeen. Mahdolliseen sisäpiirihankkeeseen liittyvät henkilöt lisätään tarvittaessa hankekohtaiseen sisäpiiriluetteloon.
Robit ylläpitää luetteloa yhtiön johtohenkilöistä ja näiden lähipiiriin kuuluvista henkilöistä. Kyseiseen luetteloon lisätyillä henkilöillä on velvollisuus ilmoittaa Robitille ja Finanssivalvonnalle kaikista liiketoimista, jotka he tekevät Robitin rahoitusvälineillä omaan lukuunsa tai toisen lukuun. Robit julkaisee vastaanottamansa ilmoitukset pörssitiedotteina säännösten mukaan. Ilmoitusvelvollisiksi henkilöiksi Robit on määritellyt hallituksen jäsenet, toimitusjohtajan sekä johtoryhmän jäsenet mukaan lukien yhtiöt joissa näillä henkilöillä on määräysvalta tai huomattava vaikutusvalta. Ohje koskee myös näiden henkilöiden läheisiä perheen jäseniä. Kaikille henkilöille on tiedotettu ilmoitusvelvollisuudesta ja heitä on opastettu sisäpiirisäännösten merkittävyydestä.
Johtohenkilöiden ja näiden lähipiiriin kuuluvien henkilöiden ilmoittamista liiketoimista julkaistut pörssitiedotteet ovat nähtävillä osoitteessa https://www.robitgroup.com/investor/tiedotteet/.
MAR-asetuksen astuttua voimaan Robitin määrätyt johtohenkilöt ovat 3.7.2016 lähtien olleet velvollisia noudattamaan niin sanottua suljettua ikkunaa. Suljettu ikkuna alkaa 30 kalenterivuorokautta ennen tilinpäätöksen julkaisemista ja kattaa myös tilinpäätöksen julkaisupäivän. Suljetun ikkunan aikana määrätyt Robitin johtohenkilöt eivät saa käydä kauppaa yhtiön osakkeilla tai muilla rahoitusvälineillä. Myös esimerkiksi tilinpäätöksen valmistelemiseen osallistuneiden avainhenkilöiden tulee noudattaa kyseistä 30 päivän suljettua ikkunaa. Suljetun ikkunan päivämäärät ilmoitetaan pörssitiedotteella ja sen alkamisesta ilmoitetaan erikseen henkilöille, joita suljettu ikkuna koskee.
Suljetun ikkunan aikana määrätyt johtohenkilöt ja avainhenkilöt voivat käydä kauppaa Robitin rahoitusvälineillä ainoastaan tietyissä hyvin poikkeuksellisissa tilanteissa. Tällainen poikkeuksellinen tilanne voi olla esimerkiksi liiketoimi, jonka johtohenkilö osallistuakseen Robitin työntekijöiden osakesäästöohjelmaan, mikäli kyseisen johtohenkilön tai avainhenkilön asema edellyttää osallistumista kyseiseen ohjelmaan. Poikkeaminen 30 päivän suljetusta ikkunasta edellyttää sitä, että yhtiö antaa suostumuksensa kyseisen liiketoimen tekemiselle. Suljetusta ikkunasta ei voi poiketa, mikäli johtohenkilöllä tai avainhenkilöllä on hallussaan sisäpiiritietoa.
Johtohenkilöiden ja avainhenkilöiden tulee suljetun ikkunan ja muiden kaupankäyntirajoitusten noudattamisen lisäksi ajoittaa kaupankäyntinsä siten, ettei se heikennä yleistä luottamusta arvopaperimarkkinoihin. Robit suosittelee, että sen johtohenkilöt ja avainhenkilöt tekevät pitkäaikaisia sijoituksia yhtiön osakkeisiin ja muihin rahoitusvälineisiin. Suositeltavaa on myös ajoittaa kaupankäynti sellaiseen hetkeen, jolloin markkinoilla on käytössään mahdollisimman kattavat tiedot osakkeen tai rahoitusvälineen arvoon vaikuttavista tekijöistä.
Kaikkia ilmoitusvelvollisia on ohjeistettu ilmoittamaan kaupankäynnistään Robitin osakkeella sisäpiiristä vastaavalle, joka on Robitin viestintäpäällikkö (IR and Communication Manager). Sisäpiirivastaava on yleisesti vastuussa yhtiön sisäpiiriasioista. Yhtiön sisäpiiritoiminnot vastaavat seuraavista asioista MAR-asetuksesta, arvopaperimarkkinalaista tai Nasdaqin sisäpiiriohjeesta aiheutuvia velvollisuuksia rajoittamatta:
Yhtiö on määritellyt lähipiiritoimia varten periaatteet ja prosessit, joiden avulla yhtiö tunnistaa lähipiirinsä ja seuraa tämän kanssa tehtävät liiketoimet, arvioi liiketoimien luonnetta ja niiden ehtoja, sekä huolehtii siitä, että mahdolliset eturistiriidat tulevat asianmukaisesti huomioon otetuiksi yhtiön päätöksenteossa. Yhtiö noudattaa lähipiiritoimien seurannassa ja raportoinnissa osakeyhtiölain säännöksiä, Arvopaperimarkkinayhdistyksen Hallinnointikoodia sekä kansainvälisten tilinpäätösstandardien vaatimuksia.
Yhtiö ylläpitää luetteloa sen lähipiiriin kuuluvista henkilöistä ja yhteisöistä lähipiiritoimien tunnistamiseksi. Yhtiö on määritellyt lähipiiriksi sen tytäryhtiöt, hallituksen jäsenet, toimitusjohtajan, johtoryhmän jäsenet sekä heidän perheenjäsenensä. Lähipiiriin kuuluvat myös sellaiset yhtiöt, joissa edellä mainituilla henkilöillä on määräysvalta tai huomattava vaikutusvalta.
Lähipiiriä on ohjeistettu lähipiirisääntelyn merkityksestä ja heidän ilmoitusvelvollisuudestaan. Viime kädessä lähipiiritoimien tunnistaminen ja rekisteröinti tapahtuvat muun taloushallinnon tapahtumien kuten konsultointilaskujen sekä palkkojen ja palkkioiden maksatuksen yhteydessä. Valvonta tapahtuu yhtiön taloushallinnon toimesta, joka informoi tarkastusvaliokuntaa ja hallitusta lähipiiritoimista.
Lähipiiritoimen sopimusehtoja on arvioitava huomioiden toimialalla yleisesti noudatettavat ja hyväksytyt markkinakäytännöt ja tapauskohtaisesti esim. suhteessa yhtiön asiakkaidensa kanssa noudattamiin normaaleihin kaupallisiin ehtoihin. Näin ollen, mikäli lähipiirin kanssa on tarpeen tehdä liiketoimia, lähipiiritoimen ja sen ehtojen luonne arvioidaan suhteessa yhtiön tavanomaiseen toimintaan ja tavanomaisiin kaupallisiin ehtoihin. Lähipiiritoimet, jotka eivät kuulu yhtiön tavanomaiseen toimintaan tai tehdään poiketen tavanomaisista kaupallisista ehdoista, edellyttävät hallituksen päätöstä lähipiiritoimen toteuttamisesta.
Mikäli lähipiirin kanssa tehdään liiketoimia, niiden perusteet valmistellaan huolellisesti ja teetetään tarvittaessa mm. ulkopuolisia arvioita sekä varmistutaan esteellisyyssäännöksien noudattamisesta. Lähipiiritoimia valmisteltaessa ja toteutettaessa yhtiö huomioi lisäksi erityiset lähipiiritoimia koskevat raportointi- ja tiedonantovelvollisuudet.
Varsinainen yhtiökokous valitsi 22.3.2022 tilintarkastusyhteisö Ernst & Young Oy:n jatkamaan yhtiön tilintarkastajana. Päätilintarkastajana toimii KHT Toni Halonen.
Vuonna 2022 Ernst & Young Oy:lle maksettiin yhteensä 149 tuhatta euroa (2021: 167 tuhatta euroa) palkkiona konserniyhtiöiden lakisääteisestä tilintarkastuksesta. Tilintarkastusyhteisölle ja sen kanssa samaan konserniin kuuluville yhtiöille maksettiin muista kuin tilintarkastuspalveluista (esim. vero-, IFRS- ja muut palvelut) palkkiota 5 tuhatta euroa.
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.