Robit Oyj — Governance Information 2019

Mar 5, 2019

Robit

FURTHER. FASTER.

SELVITYS ROBIT OYJ:N HALLINTO- JA OHJAUSJÄRJESTELMÄSTÄ 2018

Robit-konserni (jäljempänä "Robit") noudatti tilikaudella 2018 Arvopaperimarkkinayhdistyksen julkaisemaa Hallinnointikoodia 2015 (jäljempänä "Koodi"). Koodissa, arvopaperimarkkinalain 7 luvun 7 §:ssä ja valtiovarainministeriön arvopaperin liikkeeseenlaskijan säännöllisestä tiedonantovelvollisuudesta antaman asetuksen 7 §:ssä edellytetty selvitys yhtiön hallinto- ja ohjausjärjestelmästä (jäljempänä "Selvitys") julkaistaan erillisenä kertomuksena yhtiön hallituksen toimintakertomuksen yhteydessä. Selvitys on julkaistu samanaikaisesti Robitin tilinpäätöksen ja sen hallituksen toimintakertomuksen kanssa pörssitiedotteena, ja se on nähtävillä myös Robitin verkkosivuilla osoitteessa www.robitgroup.com.

Robit-konsernin hallitus on tarkistanut selvityksen. Selvitystä ei päivitetä tilikauden aikana, mutta Robitin verkkosivuilla julkaistaan viimeisimmät tiedot sen kattamista aiheista.

Arvopaperimarkkinayhdistyksen julkaisema Hallinnointikoodi 2015 on nähtävillä sen verkkosivuilla osoitteessa http://www.cgfinland.fi.

Robit-konsernin hallinto- ja ohjausjärjestelmä

Robit-konsernin liiketoiminnasta vastaavat osakeyhtiölain edellyttämät tahot eli yhtiökokous, joka valitsee hallituksen jäsenet ja puheenjohtajan, sekä toimitusjohtajana toimiva henkilö, jonka valitsee hallitus.

Konsernin ylin päätöselin on yhtiökokous, jossa osakkeenomistajat käyttävät päätöksentekovaltaansa. Hallitus huolehtii yhtiön hallinnosta ja sen toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. Konsernin emoyhtiönä Robit Oyj huolehtii Konsernin hallinnosta, kirjanpidosta, rahoituksesta ja tuotekehityksestä sekä immateriaalioikeuksien hallinnoinnista, henkilöstöhallinnosta, ICT-palveluista, tiedottamisesta ja sijoittajasuhteista.

Robitilla on kaksi strategista liiketoimintayksikköä (Top Hammer ja Down the Hole), mutta vain yksi toimintasegmentti. Digital Services toiminnan kehityspanostukset liittyvät olennaisesti Top Hammer kasvun tukemiseen.

Robitin hallitus vuonna 2018

Harri Sjöholm (puheenjohtaja), Tapio Hintikka, Matti Kotola, Kalle Reponen ja Mammu Kaario muodostivat Robitin hallituksen 28.3.2018 pidettyyn vuoden 2018 varsinaiseen yhtiökokoukseen saakka.

Varsinainen yhtiökokous valitsi 28.3.2018 Harri Sjöholmin, Tapio Hintikan, Mammu Kaarion ja Kalle Reposen jatkamaan hallituksen jäseninä sekä Heikki Allosen ja Kai Seikin uusiksi hallituksen jäseniksi. Hallituksen jäsenten toimikausi päättyy vuoden 2019 varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä. Hallituksen puheenjohtajaksi yhtiökokous valitsi Heikki Allosen.

Harri Sjöholm erosi hallituksesta 18.9.2018. Ylimääräisessä yhtiökokouksessa 4.12.2018 hallituksen jäsenyydestä luopuivat Heikki Allonen sekä Tapio Hintikka ja uudeksi jäseneksi valittiin Mikko Kuitunen sekä Harri Sjöholm. Järjestäytymiskokouksessa 4.12.2018 hallitus valitsi keskuudestaan puheenjohtajaksi Harri Sjöholmin.

---

Robit

FURTHER. FASTER.

Hallituksen jäsenten tiedot

Nimi	Syntymä-vuosi	Koulutus	Hallituksessa
Heikki Allonen, puheenjohtaja 28.3. - 4.12.2018	1954	DI	2018
Tapio Hintikka 4.12.2018 asti	1942	DI	2008-2018
Mammu Kaario	1963	OTM, MBA	2017 -
Mikko Kuitunen 4.12.2018 alkaen	1980	DI	12/2018 -
Kalle Reponen	1965	KTM	2012 -
Kai Seikku	1965	KTM	2018 -
Harri Sjöholm	1954	DI	1998 -

Hallituksen jäsenten riippumattomuus

Hallitus on arvioinut jäsentensä riippumattomuuden. Kaikki hallituksen jäsenet ovat riippumattomia yhtiöstä. Kaikki muut hallituksen jäsenet ovat lisäksi riippumattomia yhtiön merkittävistä osakkeenomistajista paitsi Harri Sjöholm. Hänellä on määräysvalta Five Alliance Oy:ssä, joka omistaa 21 % Robitin osakkeista.

Tehtävät ja velvollisuudet

Hallitus huolehtii Robitin hallinnosta ja sen toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. Hallitus päättää asioista, joilla voi olla huomattavaa merkitystä yhtiön liiketoiminnalle. Hallitus kokoontuu vuotuisen kokousaikataulunsa mukaisesti. Hallituksen pääasiallisiin tehtäviin kuuluu

• yhtiön yhtiörakenteesta ja organisaatiosta päättäminen
• toimitusjohtajan nimittäminen ja erottaminen
• toimitusjohtajana toimivalle henkilölle sekä tämän välittömille alaisille maksettavista palkoista, bonuksista ja muista eduista päättäminen
• yhtiön palkka- ja kannustinjärjestelmästä päättäminen
• yhtiön tilinpäätöksen, hallituksen toimintakertomusten, tilinpäätösjulkaisuiden ja osavuosikatsausten tarkistaminen ja hyväksyminen
• konsernin toiminnan valvonta sekä sen johtoryhmän toiminnan tehokkuuden varmistaminen
• yhtiön toimintapolitiikkojen vahvistaminen (rahoitusjärjestelyt, vakuutus- ja riskienhallintajärjestelmät sekä hallinto- ja ohjausjärjestelmän periaatteet)
• käyttöomaisuuden hankkimisesta ja siitä luopumisesta päättäminen osana budjetin laatimista
• strategisesti ja taloudellisesti merkittävistä sijoituksista, hankinnoista, divestoinneista ja muista järjestelyistä päättäminen
• velan ottamisesta ja arvopapereiden panttaamisesta päättäminen. Hallitus voi myös delegoida nämä tehtävät
• strategioiden ja toimintasuunnitelmien tarkistaminen ja hyväksyminen
• osinkopolitiikan määrittäminen ja yhtiön taloudellisten tavoitteiden vahvistaminen.

Varsinainen yhtiökokous valitsee hallituksen jäsenet. Hallituksessa on vähintään kolme ja enintään seitsemän jäsentä.

---

Robit

FURTHER. FASTER.

Kokouskäytäntö

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan johdolla tai, mikäli puheenjohtaja on estynyt, varapuheenjohtajan johdolla. Hallituksen käsittelemät asiat esittelee pääsääntöisesti hallituksen puheenjohtajana toimiva henkilö.

Hallituksella oli vuoden 2018 aikana 22 kokousta, joista kuusi oli puhelinkokouksia. Osallistumisprosentti oli 99. Jokaisen yksittäisen hallituksen jäsenen läsnäolo hallituksen kokouksissa on esitetty alla olevassa taulukossa.

Osallistumiset/hlö	Kokouksia	Läsnä
Heikki Allonen	12	12
Mammu Kaario	22	22
Harri Sjöholm	19	19
Tapio Hintikka	20	20
Kai Seikku	14	13
Kalle Reponen	22	22
Johdon osakeomistukset 31.12.2018	Osakkeet	Osuus
---	---	---
Hallituksen omistukset	4 500 063	21,34 %
Harri Sjöholm	4 467 092	21,19%*
Mammu Kaario	11 041	0,05 %
Kai Seikku	6 522	0,03 %
Kalle Reponen	12 263	0,06 %
Mikko Kuitunen	3 145	0,01 %
Väliaikainen toimitusjohtaja	4 000	0,02 %
Muut johtoryhmän jäsenet	15 000	0,07 %
Yhteensä	4 519 063

*21,13% Harri Sjöholmilla Five Alliance Oy:n kautta

Itsearviointi

Hallituksen puheenjohtaja haastattelee jokaista hallituksen jäsentä henkilökohtaisesti kerran vuodessa kehittääkseen hallituksen toimintaa.

Hallitus ei poikkeuksellisesti tehnyt toiminnastaan ja toimintatavoistaan itsearviointia tilikaudella 2018.

Robit-konsernin hallituksen monimuotoisuuspolitiikka

Robit tiedostaa, että monimuotoisuus on olennainen avain menestykseen pitkällä aikavälillä. Monimuotoisuus otetaan huomioon usealla eri tavalla hallituksen jäseniä valittaessa. Hallituksen jäsenten osaamisalojen, kokemuksen ja mielipiteiden monimuotoisuus edistää avoimuutta uusille ideoille ja auttaa hallitusta tukemaan ja haastamaan yhtiön johtoa. Monimuotoisuus myös edistää avointa keskustelua, päätöksenteon luotettavuutta ja hyvää hallintotapaa sekä hallituksen ja johdon tehokasta valvontaa sen lisäksi, että monimuotoisuus tukee päätöksentekoa seuraajia valittaessa.

---

Robit
FURTHER. FASTER.

Robitin hallituksen nimitysvaliokunta valmistelee ehdotuksen hallituksen jäsenten lukumäärästä ja hallituksen kokoonpanosta sekä sen jäseniin kohdistettavista osaamisvaatimuksista yhtiön nykyisten ja tulevien tarpeiden perusteella. Nimitysvaliokunta ottaa muun muassa huomioon sen, onko hallituksella käytössään kattavat asiantuntijatiedot ja onko hallituksen jäsenistössä edustettuna eri sukupuolet ja iät valmistellessaan ehdotusta hallituksen kokoonpanosta. Robitin tavoitteena on se, että sen hallituksessa on sekä miehiä että naisia.

On erittäin tärkeää, että nimitysvaliokunnan esittää lopullisen ehdotuksensa hallituksen jäseniksi varsinaiselle yhtiökokoukselle jokaisen ehdokkaan pätevyyden ja osaamisen perusteella. Ehdokkaiden tulee lisäksi olla valmiita varaamaan riittävä määrä aikaa hallituksen jäsenen tehtävien hoitamiselle. Monimuotoisuuspolitiikan tärkeimmät kohdat on esitetty tässä Selvityksessä.

Monimuotoisuuspolitiikan toteutuminen

Robitin varsinainen yhtiökokous valitsi 28.3.2018 viisi jäsentä yhtiön hallitukseen. Yksi jäsenistä on nainen. Kaikilla Robitin hallituksen jäsenillä on korkeakoulututkinto joko liiketalouden tai tekniikan alalta. Hallituksen jäsenet edustavat kokemuksensa perusteella kansainvälisen liiketoiminnan jokaista ulottuvuutta ja siten tuovat hallitustyöhön monimuotoista asiantuntijuutta ja erilaisia näkökulmia.

Hallituksen nuorin jäsen täytti 53 vuotta ja vanhin 75 vuotta vuonna 2018. Robitin monimuotoisuuspolitiikasta ja sen toteutumisesta raportoidaan vuosittain osana selvitystä Robitin hallinto- ja ohjausjärjestelmästä.

Hallituksen valiokunnat

Nimitysvaliokunta

Nimitysvaliokunta valmistelee varsinaiselle yhtiökokoukselle tehtävän ehdotuksen hallituksen kokoonpanosta ja hallituksen jäsenille maksettavista palkkioista. Nimitysvaliokunta myös valmistelee hallituksen jäseniä koskevan ehdotuksen esittelyn yhteydessä ja vuosittain järjestäytymiskokouksessa tehtävät riippumattomuusarviot.

Nimitysvaliokuntaan kuuluu vähintään kolme hallituksen jäsentä. Valiokunta kokoontuu tarpeen mukaan, mutta kuitenkin vähintään kolme kertaa vuodessa. Heikki Allonen (28.3. – 4.12.2018), Harri Sjöholm (18.9.2018 asti) ja Kai Seikku (28.3.2018 alkaen) ovat toimineet nimitysvaliokunnan jäseninä. Valiokunnan jäseninä ovat olleet Harri Sjöholm, Kai Seikku sekä Kalle Reponen 4.12.2018 lähtien. Nimitysvaliokunta ei kokoontunut tilikaudella 2018 kertaakaan. Ylimääräisen yhtiökokouksen jälkeen valiokunta tapasi suurimpia osakkeenomistajia tammikuussa.

Palkitsemisvaliokunta

Palkitsemisvaliokunta valmistelee hallituksen puheenjohtajan, toimitusjohtajan ja yhtiön muun johdon palkitsemis- ja nimitysasiat sekä muun henkilöstön muut palkitsemisjärjestelmät.

Palkitsemisvaliokuntaan kuuluu vähintään kolme hallituksen jäsentä. Valiokunta kokoontuu tarpeen mukaan, mutta kuitenkin vähintään kolme kertaa vuodessa. Heikki Allonen (ajalla 28.3. – 4.12.2018), Mammu Kaario (28.3.2018 alkaen) ja Kai Seikku (28.3.2018 alkaen) ovat toimineet palkitsemisvaliokunnan jäseninä. Harri Sjöholm on ollut palkitsemisvaliokunnan jäsen 4.12.2018 lähtien. Valiokunta kokoontui kolme kertaa.

Työvaliokunta

Työvaliokunnan tehtävänä on valmistella ja tehdä esityksiä yhtiön hallitukselle yhtiön hallinnosta, erityisistä taloudellisista asioista ja riskienhallinnasta sekä palkitsemis- ja työsuhdeasioista. Valiokunta osallistuu myös strategisten suunnitelmien, investointien ja taloudellisten tavoitteiden määrittelyyn. Työvaliokunnan yksittäinen jäsen voi lisäksi tarvittaessa tukea yrityksen tiettyä tiimiä tai henkilöä.

Valiokuntaan kuuluu 3–4 jäsentä hallituksen päätöksen mukaisesti, ja se kokoontuu tarvittaessa. Heikki Allonen, Tapio Hintikka ja Kalle Reponen ovat toimineet työvaliokunnan jäseninä ajalla 28.3. – 4.12.2018. Työvaliokunnan jäseninä ovat olleet Harri Sjöholm, Mikko Kuitunen sekä Kalle Reponen 4.12.2018 lähtien. Valiokunta kokoontui tilikaudella 2018 kerran.

---

Robit
FURTHER. FASTER.

Tarkastusvaliokunta

Tarkastusvaliokunta on perustettu 19.1.2018 ja jäseninä ovat toimineet Mammu Kaario ja Kalle Reponen sekä 28.3.2018 alkaen lisäksi Kai Seikku.

Yhtiön sisäisen tarkastuksen hoitaa ulkopuolinen sisäiseen tarkastukseen erikoitunut yhteisö. Tarkastuksesta vastaavalla henkilöllä on laaja kokemus kansainvälisten yhtiöiden sisäisestä tarkastuksesta. Sisäinen tarkastus raportoi tarkastusvaliokunnalle.

Tarkastusvaliokunta kokoontui 11 kertaa.

Toimitusjohtajana toimiva henkilö

Hallitus nimittää Robit-konsernin toimitusjohtajana toimivan henkilön. Toimitusjohtajana toimiva henkilö vastaa yhtiön päivittäisistä toiminnoista osakeyhtiölain sekä hallituksen antamien ohjeiden ja neuvojen mukaisesti. Toimitusjohtajana toimiva henkilö vastaa siitä, että yhtiön kirjanpito on lainmukaisesti järjestetty ja että yhtiön omaisuutta hallitaan luotettavalla tavalla. Toimitusjohtajana toimiva henkilö toimii johtoryhmä puheenjohtajan ominaisuudessaan tiimin jäsenten välittömänä esimiehenä.

Mika Virtanen, s. 1974, DI, toimi Robit-konsernin toimitusjohtajana 7.12.2018 asti. Talousjohtaja Ilkka Miettinen (KTM, s. 1963) toimii toimitusjohtajan, kunnes uusi toimitusjohtaja on valittu ja aloittaa tehtävässä. Ilkka Miettisen omistuksessa oli 4 000 Robitin osaketta 31.12.2018.

Muut johtohenkilöt

Johtoryhmää avustaa toimitusjohtajana toimivaa henkilöä. Johtoryhmän kokoonpanoa supistettiin 14.3.2018. Seuraavat johtohenkilöt kuuluivat johtoryhmään toimitusjohtajana toimivan henkilön lisäksi vuonna 2018:

Tommi Lehtonen EVP Sales an offering, s. 1970, DI Osakkeenomistus: 9 000 Robitin osaketta

Jukka Pihamaa VP Supply Chain, s. 1962, DI
ja KTM Osakkeenomistus: 3000 Robitin
osaketta

Jaana Rinne Group HR Director, s. 1962, KTM
Osakkeenomistus: 3000 Robitin osaketta

Johtoryhmään kuuluivat 14.3.2018 asti myös myyntialueiden johtajat eli Brian Bowler (Australasia), Kari Alenius (EMEA), Jorma Juntunen (East) ja Mikko Vuojolainen (Americas)

Selvitys sisäisistä valvontajärjestelyistä ja riskienhallintajärjestelmien

pääpiirteistä Sisäinen valvontaympäristö

Valvontatoimet ovat olennainen osa Robitin organisaation toimintaa. Valvonta toteutetaan liiketoimintaprosessien ohjaamisen yhteydessä, ja sitä tukee kattava raportointi.

Robitin valvontaympäristö perustuu ohjeisiin, liiketoimintakulttuuriin ja yhtiön johtoryhmän jäsenten ja työntekijöiden noudattamaan työskentelytapaan. Konserni on asettanut tietyt arvot tai toimintaa ohjaavat periaatteet, joiden perusteella jokaisen Robitin työntekijän tulee työskennellä aktiivisella ja eettisellä tavalla sekä erilaisten sidosryhmien kanssa että konsernin sisällä.

Toimintojen sisäinen valvonta perustuu konsernin toimintatapoihin ja muihin määräyksiin ja ohjeisiin. Konsernin vastuurakenne perustuu työntekijöiden asemaan ja työnkuvauksiin sisältyvään päätösvaltaan ja työtehtävien eriyttämiseen sekä kahden käsittelijän periaatteeseen ja isoisäperiaatteeseen. Tehokas sisäinen valvonta

---

Robit
FURTHER. FASTER.

edellyttää sitä, että tehtävät on jaettu asianmukaisesti työntekijöille ja että mahdolliset eturistiriidat tunnistetaan ja poistetaan tai kontrolloidaan. Riittävän kattava valvontaympäristö varmistetaan sisäisten analyysien ja avainprosessien arviointien sekä avulla.

Group Finance -toiminto auttaa liiketoimintayksiköitä analysoimaan niiden toiminnan tehokkuutta ja kannattavuutta sekä erilaisten liiketoimintapäätösten tekemisessä. Konsernin talousjohtaja (Group CFO), paikalliset talousjohtajat ja ulkoistettujen kirjanpitopalveluiden tarjoajat vastaavat siitä, että yksiköille on määritelty tarkoituksenmukaiset valvontamenettelyt ja että niitä sovelletaan. ICT-toiminnon tehtävänä on varmistaa, että konserniyhtiöiden ICT-järjestelmien turvallisuutta valvotaan toimivalla ja riittävällä tavalla.

Valvontatoimet

Sisäisillä valvontatoimilla esimerkiksi varmistetaan, että yhtiön tilinpäätöksissä annetaan todenmukaiset tiedot konsernin taloudellisesta asemasta. Hallituksen sekä toimitusjohtajana toimivan henkilön tehtävänä on järjestää sisäisten valvontatoimien toteutus. Jokaiselle hallituksen jäsenelle toimitetaan konsernin taloudellista asemaa käsittelevä selvitys kerran kuussa.

Käytännössä valvontatoimet toteutetaan hallituksen sekä eri funktioiden ja yksiköiden kokouksissa, joissa käsitellään kyseisten toimien tulokset. Group Finance -toiminto ja yhtiön taloushallintoverkosto tukevat ja koordinoivat konsernin toimintojen taloushallintoa ja valvontaa.

Robitin sisäinen valvonta on hajautettu konsernin eri toimintoihin, jotka valvovat hallituksen vahvistamien toimintaohjeiden noudattamista omilla vastuualueillaan. Konsernitason ohjauksen lisäksi valvontaa suoritetaan myös liiketoimintayksiköiden ja tuotantolaitosten tasolla. Valvontatoimiin sisältyy sekä yleisiä että yksityiskohtaisempia valvontatoimia, joilla pyritään estämään, paljastamaan ja korjaamaan virheitä ja poikkeamia. Konsernin omaa valvontaa tukee sisäistä tarkastusta tekevä tarkastusyhtiö, jonka tekemät havainnot ja korjausehdotukset otetaan huomioon sisäistä valvontaa tehtäessä.

Erilaisia valvontatoimia suoritetaan jatkuvien liiketoimien yhteydessä, jotta voidaan estää mahdolliset virheet ja poikkeamat tilinpäätösraportoinnissa. Valvontatoimilla pyritään lisäksi paljastamaan ja korjaamaan todetut virheet. Robit luokittelee valvontatoimet kolmeen eri kategoriaan. Kirjallisten ohjeiden avulla organisaatio kykenee standardisoimaan tehtävien valvonnan. Jatkuvalla ja säännöllisellä konsernin toimintojen ja konserniyhtiöiden toiminnasta palautetta antavalla raportoinnilla varmistetaan se, että ohjeita ja määritettyjä toimintatapoja noudatetaan. Kriittisten prosessien osalta tarvitaan työnkulussa valtuutuksia ja vastaavasti tulee varmistaa riittävä kriittisten työtehtävien eriyttäminen valvonnan varmistamiseksi.

Tarve erillisille arvioinneille sekä näiden arvioiden kattavuus ja tiheys määritetään kartoittamalla olemassa olevien valvontatoimien riskit ja tehokkuus. Tietoturva ja siihen liittyvät valvontatoimet ovat avainasemassa ICT-järjestelmien ominaisuuksia määritettäessä ja sovellettaessa.

Tieto ja tiedottaminen

Johtoryhmä päivittää konsernin raportointiohjeita ja toimintapolitiikkoja sekä muita sen tilinpäätösraportointiin sovellettavia määräyksiä ja ohjeita sekä tiedottaa niistä tasaisin väliajoin kaikille työntekijöille, joita nämä koskevat. Lisäksi yksiköt käyttävät vakiomuotoista raportointipakettia. Sekä Konsernin hallinto että liiketoimintayksiköiden hallinto laativat kuukausittain selvityksiä, jotka sisältävät analyysin suorituskyvyn mittareista ja indikaattoreista ja joiden avulla johtoryhmän jäsenet voivat saada paremman käsityksen liiketoiminnan tehokkuudesta ja tuloksesta.

Seuranta

Liiketoimintayksiköiden hallinnolla ja taloustoiminnoilla on jatkuva velvollisuus toteuttaa seurantaa.

Toimitusketjun, laatujärjestelmistä ja asiakasrajapinnassa toimivien henkilöiden tekemät säännölliset havainnot ja tarkastukset palvelevat myös toimitusketjuprosessien sisäisen valvonnan tarpeita.

---

Robit
FURTHER. FASTER.

Group Finance -toiminto valvoo konsernin yksiköiden toimintaa ja prosesseja sekä sisäisen ja ulkoisen tilinpäätösraportoinnin virheettömyyttä.

Riskienhallinta

Riskienhallinta on keskeinen osa Robitin liiketoiminnan toteuttamista ja riskien tunnistaminen ja arviointi ovat olennainen osa sisäistä valvontaa. Tavoitteena on keskittyä olennaisiin riskeihin, jotka ovat huomattavia liiketoiminnan kannalta. Riskit luokitellaan liiketoimintaympäristön muutoksista aiheutuviin liiketoimintariskeihin sekä Robitin prosessien puutteiden aiheuttamiin toimintariskeihin.

Toimintariskeillä voidaan katsoa olevan olennainen merkitys kolmansien osapuolten kanssa toteutettavissa liiketoimissa. Konsernin antamien ohjeiden, prosessiarvioiden, tehtävien jakamisen ja kehittyneiden toimintajärjestelmien asettamien standardien avulla voidaan kuitenkin luoda toimintaympäristö, jossa olennaisten riskien mahdollisuutta voidaan vähentää.

Hallitus arvioi ja valvoo tilinpäätösraportointiin liittyviä riskejä tavoitteenaan varmistaa, että Konsernin tilinpäätösraportointi on luotettavaa ja että se tukee päätöksentekoa ja vastaa ulkoisten sidosryhmien tarpeisiin. Varojen, velkojen ja vastuusitoumusten arvostaminen erilaisten arviointiolettamien ja -kriteereiden perusteella saattaa olla riski.

Raportointipäivänä tehtyjä tulevaisuutta koskevia arvioita ja olettamia, joihin sisältyy huomattava riski siitä, että varojen ja velkojen kirjanpitoarvo olennaisesti muuttuu, arvioidaan jatkuvasti. Liiketoimintaympäristöön vaikuttavat monitahoiset ja alati kehittyvät tekijät saattavat aiheuttaa epävarmuutta arvioitaessa varojen kirjanpitoarvoa. Säännöllisiä tarkastuksia tehdään varojen ja velkojen käypien arvojen arvioinnissa tapahtuvien virheiden estämiseksi esimerkiksi vertailemalla materiaalivirtoja ja arvoja sekä määrä- ja laatutietoja kirjanpitotietoihin. Tietojen virheistä tai eroavuudesta aiheutuvien virheiden riskiä pyritään vähentämään käyttämällä määrättyjä, automatisoituja järjestelmäpohjaisia kirjausketjuja ja analyysejä virheiden havaitsemiseksi.

Muita tietoja

Sisäiset tarkastukset

Robit hankkii sisäisen tarkastuksen palvelut sisäiseen tarkastukseen erikoistuneelta yhtiöltä.

Tarkastuksesta vastaavan yhtiön laatima tilintarkastussuunnitelma perustuu yhtiön riskikartoitukseen, jonka perusteella sisäinen tarkastus on tehnyt tarkastussuunnitelman. Sisäisessä tarkastuksessa esille tulleista asioista raportoidaan tarkastusvaliokunnalle ja ilmoitetaan toimitusjohtajana toimivalle henkilölle sekä soveltuville johtoryhmän jäsenille.

Lähipiiriliiketoimet

Robit-konserni ei raportoi lähipiiriliiketoimiin soveltamastaan päätöksentekojärjestyksestä, koska yhtiö katsoo, etteivät sen mahdolliset lähipiiriliiketoimet eroa sen tavanomaisista liiketoimista. Vuonna 2018 tehdyt lähipiiriliiketoimet on ilmoitettu konsernitilinpäätöksessä.

Sisäpiiriasioiden hallinta

Robit noudattaa Nasdaq Helsinki Oy:n kulloinkin voimassa olevaa sisäpiiriohjetta. Yhtiön hallitus on lisäksi vahvistanut yhtiölle erityisen sisäpiiriohjeen, jolla täydennetään Nasdaq Helsinki Oy:n sisäpiiriohjetta. Yhtiön sisäpiiriohje uudistettiin kokonaisuudessaan EU:n markkinoiden väärinkäyttöasetuksen ([EU] 596/2014, "MAR-asetus") johdosta. MAR-asetus astui voimaan 3.7.2016.

MAR-asetuksen perusteella Robit on päättänyt, ettei se ylläpidä yhtiökohtaista rekisteriä pysyvistä sisäpiiriläisistä 3.7.2016 jälkeen. Mahdolliseen sisäpiirihankkeeseen liittyvät henkilöt lisätään tarvittaessa hankekohtaiseen sisäpiiriluetteloon.

---

Robit
FURTHER. FASTER.

Johtohenkilöiden ilmoitusvelvollisuus

Robitilla ei ole enää velvollisuutta ylläpitää julkista sisäpiirirekisteriä MAR-asetuksen perusteella. Sen sijaan Robit ylläpitää luetteloa yhtiön johtohenkilöistä ja näiden lähipiiriin kuuluvista henkilöistä. Kyseiseen luetteloon lisätyillä henkilöillä on velvollisuus ilmoittaa Robitille ja Finanssivalvonnalle kaikista liiketoimista, jotka he tekevät Robitin rahoitusvälineillä omaan lukuunsa tai toisen lukuun. Robit julkaisee vastaanottamansa ilmoitukset pörssitiedotteina säännösten mukaan.

Robit-konsernin hallituksen jäsenet ja toimitusjohtajana toimiva henkilö, Global Management Teamin jäsenet ja tietyt nimetyt henkilöt esimerkiksi talouspalveluiden tarjoajan organisaatiossa on määritelty velvollisiksi ilmoittamaan liiketoimistaan. Johtohenkilöiden ja näiden lähipiiriin kuuluvien henkilöiden ilmoittamista liiketoimista julkaistut pörssitiedotteet ovat nähtävillä osoitteessa https://www.robitgroup.com/?investor=releases/managers-transactions.

Suljettu ikkuna

MAR-asetuksen astuttua voimaan Robitin määrätyt johtohenkilöt ovat 3.7.2016 lähtien olleet velvollisia noudattamaan niin sanottua suljettua ikkunaa. Suljettu ikkuna alkaa 30 kalenterivuorokautta ennen tilinpäätöksen julkaisemista ja kattaa myös tilinpäätöksen julkaisupäivän. Suljetun ikkunan aikana määritetyt Robitin johtohenkilöt eivät saa käydä kauppaa yhtiön osakkeilla tai muilla rahoitusvälineillä. Myös esimerkiksi tilinpäätöksen valmistelemiseen osallistuneiden avainhenkilöiden tulee noudattaa kyseistä 30 päivän suljettua ikkunaa. Suljetun ikkunan päivämäärät ilmoitetaan pörssitiedotteella.

Suljetun ikkunan aikana määrätyt johtohenkilöt ja avainhenkilöt voivat käydä kauppaa Robitin rahoitusvälineillä ainoastaan tietyissä hyvin poikkeuksellisissa tilanteissa. Tällainen poikkeuksellinen tilanne voi olla esimerkiksi liiketoimi, jonka johtohenkilö tai avainhenkilö tekee osallistuakseen Robitin työntekijöiden osakesäästöohjelmaan, mikäli kyseisen johtohenkilön tai avainhenkilön asema edellyttää osallistumista kyseiseen ohjelmaan. Poikkeaminen 30 päivän suljetusta ikkunasta edellyttää sitä, että yhtiö antaa suostumuksensa kyseisen liiketoimen tekemiselle. Suljetusta ikkunasta ei voi poiketa, mikäli johtohenkilöllä tai avainhenkilöllä on hallussaan sisäpiiritietoa.

Johtohenkilöiden ja avainhenkilöiden kaupankäynti

Johtohenkilöiden ja avainhenkilöiden tulee suljetun ikkunan ja muiden kaupankäyntirajoitusten noudattamisen lisäksi ajoittaa kaupankäyntinsä siten, ettei se heikennä yleistä luottamusta arvopaperimarkkinoihin. Robit suosittelee, että sen johtohenkilöt ja avainhenkilöt tekevät pitkäaikaisia sijoituksia yhtiön osakkeisiin ja muihin rahoitusvälineisiin. Suositeltavaa on myös ajoittaa kaupankäynti sellaiseen hetkeen, jolloin markkinoilla on käytössään mahdollisimman kattavat tiedot osakkeen tai rahoitusvälineen arvoon vaikuttavista tekijöistä.

Valvonta

Robitin viestintäpäällikkö (IR and Communication Manager) toimii yhtiön sisäpiirivastaavana. Sisäpiirivastaava on yleisesti vastuussa yhtiön sisäpiiriasioista.

Yhtiön sisäpiiritoiminnot vastaavat seuraavista asioista MAR-asetuksesta, arvopaperimarkkinalaista tai Nasdaqin sisäpiiriohjeesta aiheutuvia velvollisuuksia rajoittamatta:

• sisäinen viestintä sisäpiiriasioista
• sisäpiiriasioihin liittyvän sisäisen koulutuksen järjestäminen
• johtohenkilöitä ja näiden lähipiiriin kuuluvia henkilöitä koskevien luetteloiden laatiminen ja ylläpitäminen

8

---

Robit
FURTHER. FASTER.

• johtohenkilöiden ja näiden lähipiiriin kuuluvien henkilöiden tekemiin liiketoimiin liittyvien ilmoitusten vastaanottaminen, niiden tarkistaminen ja lähettäminen eteenpäin Finanssivalvonnalle (johtohenkilön
• tai tämän lähipiiriin kuuluvan henkilön suostumuksella) sekä näihin liiketoimi-ilmoituksiin liittyvien pörssitiedotteiden julkaiseminen
• hankekohtaisten sisäpiiriluetteloiden laatiminen ja ylläpito
• avainhenkilöinä pidettäviä työntekijöitä koskevien luetteloiden laatiminen
• sisäpiiriasioiden valvonta
• internetissä julkaistavien tietojen hallinta, jos tarpeen.

Tilintarkastukset

Varsinainen yhtiökokous valitsi 28.3.2018 KHT-yhteisö Ernst & Young Oy:n jatkamaan yhtiön tilintarkastajana. Päätilintarkastajana toimii KHT Mikko Järventausta.

Sisäisessä tarkastuksessa esille tulleista asioista ilmoitetaan myös tilintarkastusyhteisölle. Vuonna 2018 Ernst & Young Oy:lle maksettiin yhteensä 173 000 euroa palkkiona konserniyhtiöiden lakisääteisestä tilintarkastuksesta. Tilintarkastusyhteisölle ja sen kanssa samaan konserniin kuuluville yhtiöille ei maksettu muista kuin tilintarkastuspalveluista (esim. vero-, IFRS- ja muut palvelut) palkkiota.

9