Robertet — Audit Report / Information 2012

Nov 15, 2013

COMPTE RENDU DES PROCEDURES DE CONTROLE INTERNE MISES EN PLACE PAR LA SOCIETE

( article L.225-68 du Code de commerce )

Ce rapport sur les procédures de contrôle interne mises en place par la société a été établi sous la responsabilité du Président du Conseil d'administration.

Il porte essentiellement sur les procédures de la société mère, les procédures de consolidation et les procédures de la société mère destinées à maîtriser le contrôle interne des entités consolidées.

Le Conseil d'Administration considère que les recommandations du Code AFEP-MEDEF d'avril 2010 sur le gouvernement d'entreprise des sociétés cotées s'inscrivent dans la démarche de gouvernement d'entreprise de la Société. En conséquence, ce Code est celui auquel se réfère la Société pour l'élaboration du présent rapport. Le Code AFEP-MEDEF est consultable sur Internet à l'adresse suivante : http ://www.code-afep-medef.com/. »

Le présent rapport a été établi, notamment, sur la base des informations communiquées par la direction financière.

1- Définition du contrôle interne

Le contrôle interne est le processus mis en œuvre par la Direction Générale, l'encadrement et le personnel de l'entreprise, tendant à la réalisation des objectifs suivants :

• ÿ Optimisation des opérations.
• ÿ Fiabilité des informations financières.
• ÿ Conformités aux lois et règlements en vigueur.
• ÿ Bon fonctionnement des processus internes de la société, notamment ceux concourant à la sauvegarde des actifs.
• ÿ Application des instructions et orientations fixées par la Direction générale.

Toutefois, ce système de contrôle interne ne peut que fournir une assurance raisonnable et non pas une garantie absolue quant à la réalisation de ces objectifs, tant par les limites inhérentes à tout processus mis en œuvre par des hommes que par les contraintes de ressources dont toute entreprise doit tenir compte.

2- Gouvernement d'entreprise

Au cours de l'exercice 2012, le Conseil d'administration s'est réuni 5 fois avec la totalité de ses membres présents.

Le Conseil d'administration est composé de douze membres nommés pour une durée de cinq ans.

Cinq de ses membres sont des personnalités indépendantes n'ayant aucun lien avec l'actionnariat principal et n'ayant jamais exercé aucune fonction dans l'entreprise.

Conformément aux pouvoirs que lui confère la loi, le Conseil d'administration nomme le Directeur Général et les Directeurs Généraux délégués, dont il supervise la gestion, et autorise certains actes.

Le Conseil d'Administration a mis en place deux comités permanents chargés de l'assister :

Comité de rémunération :

Il est composé de trois membres du conseil tous issus des cinq membres qualifiés ci-dessus d'indépendants.

Il a pour mission d'émettre des recommandations concernant les mandataires sociaux quant à leur rémunération fixe et variable, les éventuels régimes de retraite et de prévoyance complémentaires, les attributions d'options de souscription ou d'achats d'actions de la société ainsi que les attributions d'actions gratuites.

Comité d'audit :

Il est composé de trois membres du conseil dont deux sont issus des cinq membres qualifiés ci-dessus d'indépendants.

Il a pour mission d'assister le Conseil d'Administration dans les domaines de la politique comptable, du reporting, du contrôle interne ainsi qu'externe, et de la communication financière ainsi que dans le domaine de la gestion des risques.

La Direction Générale communique régulièrement au Conseil d'Administration, notamment lors des quatre réunions annuelles, toutes informations, écrites ou orales lui permettant de superviser et analyser les décisions qu'il a prises ou qu'il projette de mettre en œuvre.

3- Processus de contrôle interne chez ROBERTET

Chez Robertet, la réduction du nombre de niveaux hiérarchiques, l'existence de circuits de décision courts avec un rattachement direct des niveaux opérationnels, au contact du terrain, à la Direction Générale, associés à des valeurs d'entreprises largement diffusées dans toutes les entités du Groupe et une volonté d'amélioration continue des processus opérationnels, sont le gage d'un environnement de contrôle fort et fiable.

Les activités de contrôle sont menées à tous les niveaux hiérarchiques et fonctionnels du Groupe et comprennent des actions aussi variées qu'approuver et autoriser, vérifier et rapprocher, apprécier les performances opérationnelles, s'assurer de la protection des actifs ou de la séparation des fonctions.

Le contrôle interne est donc organisé dans la perspective de contribuer notamment à l'assurance que les comptes sociaux et consolidés reflètent de façon sincère et objective le situation patrimoniale du Groupe et fournissent une appréciation raisonnable des risques éventuels de toute nature auxquels il est susceptible de faire face qui pourraient nuire à la réalisation des objectifs assignés au contrôle interne.

4- Fiabilité de l'information financière du groupe.

Les processus ayant une incidence sur la fiabilité de l'information financière pour lesquels des contrôles clés ont été mis en place relèvent des domaines suivants :

ÿ	Finance	Processus de consolidation. Préparation de la communication financière. Gestion juridique et fiscale.
ÿ	Achats	Passation de commande. Contrôle réception, quantité et qualité. Comptabilisation et règlement des factures.
ÿ	Ventes	Prise de commande. Comptabilisation et encaissement des factures.
ÿ	Informatique	Harmonisation et compatibilité des systèmes Sécurité
ÿ	Personnel	Paye et gestion des engagements sociaux
ÿ	Gestion des actifs immobilisés
ÿ	Gestion des stocks	Inventaires physiques valorisation
ÿ	Gestion de la trésorerie et des financements
ÿ	Suivi des budgets.
ÿ	Gestion des risques	juridiques, financiers, fiscaux, sociaux, environnementaux, commerciaux.

En ce qui concerne les processus d'élaboration des informations financières publiées, des procédures spécifiques sont mises en œuvre, incluant principalement :

• ÿ Un système standardisé de reporting financier et de consolidation qui permet d'établir les états financiers suivant les principes du Groupe.
• ÿ Un processus formalisé de remontée et d'analyse des autres informations publiées dans les documents de référence du Groupe.

La responsabilité de la mise en œuvre de ces procédures incombe aux Directions Financières de chacune des entités du Groupe.

La Direction Générale ainsi que la Direction Financière du Groupe effectue régulièrement des visites dans les filiales opérationnelles pour suivi des performances, procédures, audits de sujets ponctuels, mise en place ou suivi de plans d'actions.

Le Président du Conseil d'Administration

Philippe MAUBERT.