Retail Estates sa

AGM Information • Oct 18, 2013

RETAIL ESTATES

Naamloze Vennootschap Openbare vastgoedbevak naar Belgisch Recht Maatschappelijke zetel: Industrielaan 6, 1740 Ternat Ondernemingsnummer: 0434.797.847 (Brussel)

Praktische hulp voor de aandeelhouders m.b.t. het bijwonen van de buitengewone algemene vergadering van 20 november 2013 om 9u30 die plaatsvindt in de kantoren van Retail Estates NV met maatschappelijke zetel in de Industrielaan 6, 1740 Ternat

Toelatingsformaliteiten en uitoefening van het stemrecht

Het recht om deel te nemen aan de algemene vergadering en om er stemrecht uit te oefenen wordt slechts verleend op grond van de boekhoudkundige registratie van de aandelen op naam van de aandeelhouder op de 14e dag voor de algemene vergadering, om 24 uur ( de registratiedatum), in casu op maandag 6 november 2013 hetzij door hun inschrijving in het register van aandelen op naam van de vennootschap, hetzij door hun inschrijving op de rekeningen van een erkende rekeninghouder of van een vereffeningsinstelling, hetzij door voorlegging van de aandelen aan toonder aan een financiële tussenpersoon, ongeacht het aantal aandelen dat de aandeelhouder bezit op de dag van de algemene vergadering.

Om toegelaten te worden tot de buitengewone algemene vergadering van 20 november 2013 is het noodzakelijk dat u als aandeelhouder op naam de vennootschap hiervan in kennis stelt. Dit kan zowel per brief, per fax als per e-mail (maaike.dubois@retailestates.com) en dit uiterlijk op 14 november 2013.

De eigenaars van gedematerialiseerde effecten moeten uiterlijk op 14 november 2013 een attest neerleggen bij de vennootschap, afgeleverd door de erkende rekeninghouder of door de vereffeningsinstelling waaruit blijkt met hoeveel gedematerialiseerde aandelen de aandeelhouder heeft aangegeven te willen deelnemen aan de algemene vergadering.

De eigenaars van aandelen aan toonder moeten uiterlijk op 14 november 2013 hun aandelen neerleggen bij KBC Bank, 1080 Brussel, Havenlaan 2.

Volmacht

U kan zich steeds laten vertegenwoordigen door een gevolmachtigde via het volmachtformulier dat u op onze website vindt. De naam van de mandataris kan ingevuld worden of kan open gelaten worden. Indien de naam van de mandataris niet is ingevuld, kan het bureau van de algemene vergadering deze zelf invullen.

Het spreekt voor zich dat de volmachten, ingevuld door een aandeelhouder-rechtspersoon, dient ondertekend te worden door haar wettelijke vertegenwoordigers. Zo niet kunnen de volmachten niet geaccepteerd worden.

De originele volmachten dienen uiterlijk op 14 november 2013 te worden neergelegd op de maatschappelijke zetel van de vennootschap.

Schriftelijke vragen

Aandeelhouders kunnen hun vraagrecht uitoefenen; Schriftelijke vragen dienen uiterlijk op 14 november 2013 op de zetel van de vennootschap toe te komen via gewone brief (Industrielaan 6, 1740 Ternat), fax (+32 (0)2 581 09 42) of e-mail (maaike.dubois@retailestates.com).

Ter beschikking stellen van stukken

Iedere aandeelhouder kan, tegen overlegging van zijn effect, zodra de oproeping tot de algemene vergaderingen is gepubliceerd, ter zetel van de vennootschap kosteloos een afschrift verkrijgen van volgende stukken:

• de stukken die zullen worden voorgelegd aan de algemene vergaderingen;

• de agenda van de algemene vergaderingen die tevens een voorstel tot besluit of een commentaar van de raad van bestuur bevat en;

• het formulier dat kan worden gebruikt voor het stemmen bij volmacht.

Diversen

Indien u meer informatie wenst te verkrijgen met betrekking tot deze algemene vergadering of de procedure voor deelname aan deze vergadering, kan u steeds contact opnemen met Maaike Dubois op het nummer 02/568.10.25 of per e-mail: maaike.dubois@retailestates.com.