Equnico SE — AGM Information 2021

Sep 17, 2021

INFORMACJA O ZWOŁANIU ZWYCZAJNEGO WALNEGO ZGROMADZENIA AKCJONARIUSZY RESBUD SE na dzień 12 października 2021 roku

Opublikowano dnia 17 września 2021 roku

Zarząd RESBUD SE, estoński kod rejestrowy 14617750, z siedzibą przy Harju maakond, Tallinn, Kesklinna linnaosa, Järvevana tee 9-40, 11314 , Estonia (zwana dalej Spółką), zwołuje Zwyczajne Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy na dzień 12 października 2021 r. o godz. 10:00 (CEST) w Modlniczce (32 085), ul. Zielna 20, Polska (biuro oddziału RESBUD SE w Polsce).

Porządek obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia akcjonariuszy ustalony przez Radę Nadzorczą jest następujący:

1. Zatwierdzenie raportu rocznego RESBUD SE za 2020 rok.

2.Pokrycie straty RESBUD SE za rok obrotowy 2020 rok.

1. Wybór firmy audytorskiej, która przeprowadzi badania sprawozdań finansowych Spółki za lata 2021 i 2022.

Propozycje Zarządu oraz Rady Nadzorczej dla Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy Spółki są następujące:

Projekty Uchwał

1. Zatwierdzenie raportu rocznego RESBUD SE za 2020 rok:

1.1. Zatwierdza się zaudytowany raport roczny Spółki za 2020 rok.

2. Pokrycie straty RESBUD SE za rok obrotowy 2020:

2.1. Podjąć uchwałę o sposobie pokrycia straty netto w wysokości - 347 tysięcy EUR za rok obrotowy 2020 rok z zysków z przyszłych okresów;

2.2 Niedokonywanie wypłat na ustawowy funduszu rezerwowy lub na inne rezerwy Spółki.

3. Wybór firmy audytorskiej, która przeprowadzi badania sprawozdań finansowych Spółki za lata 2021 i 2022:

3.1. Odwołanie firmy Number RT OÜ z siedzibą w Estonii, kod firmy 10213553, jako firmy audytorskiej wybranej do badania sprawozdań finansowych za 2020 i 2021 rok.

3.2. Wybór firmy …. kod firmy …, jako firmy audytorskiej, która przeprowadzi badania sprawozdań finansowych skonsolidowanych Spółki za lata 2021 i 2022.

3.3. Upoważnienie członków Zarządu Spółki: Pana Krzysztofa Długosza oraz Panią Joannę Dyja do zawarcia i podpisania umowy o świadczenie usług audytu z … oraz do ustalenia pozostałych warunków umowy o świadczenie usług audytorskich według własnego uznania, a także do zawierania i podpisywania innych powiązanych dokumentów oraz wykonywania innych czynności w celu należytego wykonania audytu.

SPRAWY ORGANIZACYJNE

Po omówieniu punktów porządku obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia, w tym kwestii dodatkowych, akcjonariusze mogą uzyskać informacje od Zarządu na temat działalności Spółki.

Lista akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu zostanie ustalona na siedem dni przed odbyciem Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia tj. na dzień 5 października 2021 r. na koniec dnia roboczego Nasdaq CSD Estonian Settlement System.

Rejestracja uczestników Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia rozpoczyna się w dniu posiedzenia, tj. w dniu 12 października 2021 r. o godz. 9:30 (CEST). W celu rejestracji prosimy o przedłożenie następujących dokumentów:

• akcjonariusz będący osobą fizyczną - dokument tożsamości;

• przedstawiciel akcjonariusza, który jest osobą fizyczną - dokument tożsamości i pisemne upoważnienie;

• prawny przedstawiciel akcjonariusza, który jest osobą prawną - wyciąg z właściwego (handlowego) rejestru, w którym osoba prawna jest zarejestrowana, oraz dokument tożsamości przedstawiciela;

• przedstawiciel transakcyjny akcjonariusza, który jest osobą prawną, jest również zobowiązany do przedłożenia pisemnego upoważnienia wydanego przez prawnego przedstawiciela osoby prawnej, oprócz wyżej wymienionych dokumentów.

Prosimy o wcześniejsze zalegalizowanie dokumentów osoby prawnej zarejestrowanej w obcym kraju lub o załączenie apostille do dokumentów, chyba że umowa międzynarodowa stanowi inaczej. RESBUD SE może zarejestrować akcjonariusza, który jest osobą prawną z innego kraju na Zwyczajne Walne Zgromadzenie, również w przypadku, gdy wszystkie wymagane informacje dotyczące osoby prawnej i jej przedstawiciela znajdują się w notyfikowanym upoważnieniu wydanym w obcym kraju i odpowiedni list upoważaniający jest akceptowany w Estonii.

Prosimy o okazanie paszportu lub dowodu osobistego jako osobistego dokumentu tożsamości.

Akcjonariusz może poinformować o powołaniu przedstawiciela lub wycofać upoważnienie udzielone przedstawicielowi przed Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniem pocztą elektroniczną na adres: resbud@resbud.pl lub przesyłając wspomniany dokument/-y w dniach roboczych od godz. 09:00 do godz. 17:00 najpóźniej do dnia 11 października 2021 r. na adres: Harju maakond, Tallinn, Kesklinna linnaosa, Järvevana tee 9-40, 11314, Estonia, przygotowane na odpowiednich formularzach opublikowanych na stronie internetowej RESBUD SE: http://www.resbud.pl. Informacje na temat powołania przedstawiciela lub wycofania upoważnienia można znaleźć na tej samej stronie internetowej.

Projekty uchwał oraz wszelkie inne dokumenty Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia są dostępne do wglądu od dnia 17 września 2021 na stronie internetowej Spółki pod adresem http://www.resbud.pl oraz w dni robocze między 09:00 a 17:00 w Harju maakond, Tallinn, Kesklinna linnaosa, Järvevana tee 9-40, 11314, Estonia. Pytania dotyczące dowolnego punktu porządku obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia można kierować do Spółki pocztą elektroniczną na adres resbud@resbud.pl lub telefonicznie +372 602 7780. Pytania, odpowiedzi i protokoły ze Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia zostaną opublikowane na stronie internetowej Spółki pod adresem http://www.resbud.pl

Akcjonariusze, których akcje reprezentują co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego mogą żądać umieszczenia dodatkowych spraw w porządku obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia pod warunkiem, że odpowiedni wniosek zostanie złożony na piśmie co najmniej 15 dni przed datą Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia, najpóźniej do dnia 27 września 2021 r.

Akcjonariusze, których akcje reprezentują co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego, mogą przedłożyć Spółce pisemny projekt uchwały w odniesieniu do każdego punktu porządku obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia, najpóźniej na 3 dni przed datą Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia do dnia 9 października 2021 r. Bardziej szczegółowe informacje o których mowa znajdują się w § 287 estońskiego kodeksu handlowego (prawo akcjonariusza do informacji), §293 (2) (prawo do żądania umieszczenia dodatkowych spraw w porządku obrad) oraz §293¹ (3) (obowiązek złożenia wraz z wnioskiem o zmianę porządku obrad projekt uchwały lub uzasadnienie) oraz §293¹ (4) (prawo do przedłożenia projektu uchwały w odniesieniu do każdego punktu porządku obrad), a także informacje o zasadach i terminach wykonania tych uprawnień zostały opublikowane na stronie głównej RESBUD SE pod adresem http://www.resbud.pl. Zgłoszone propozycje dotyczące dodatkowych punktów porządku obrad, uzasadnienia umieszczenia poszczególnych spraw w porządku obrad oraz projektów uchwał zostaną opublikowane po ich otrzymaniu na stronie internetowej Spółki pod adresem http://www.resbud.pl. Projekty i ich uzasadnienie można również przeglądać w siedzibie firmy w dni robocze między 09:00 a 17:00 w Harju maakond, Tallinn, Kesklinna linnaosa, Järvevana tee 9-40, 11314, Estonia.

DODATKOWE INFORMACJE DOTYCZĄCE ZWYCZAJNEGO WALNEGO ZGROMADZENIA AKCJONARIUSZY RESBUD SE

1. Procedura odnośnie zapytań do Zarządu

Akcjonariusz ma prawo do otrzymywania informacji o działalności spółki akcyjnej od Zarządu podczas Walnego Zgromadzenia. Zarząd może odmówić udzielenia informacji, jeżeli istnieje podstawa do przypuszczenia, że może to spowodować znaczące szkody w działalności spółki akcyjnej. Jeżeli Zarząd odmówi udzielenia informacji, akcjonariusz może żądać, aby Walne Zgromadzenie zdecydowało o legalności wniosku akcjonariusza lub złożyć w terminie dwóch tygodni po Walnym Zgromadzeniu wniosek do sądu celem zobowiązania Zarządu do udzielenia informacji (Estoński Kodeks Handlowy § 287).

W trakcie Walnego Zgromadzenia, po wyczerpaniu punktów obrad zgromadzenia, w tym wszelkich dodatkowych spraw, akcjonariusze mogą zasięgać informacji o działaniach od Zarządu RESBUD SE. Akcjonariusze mogą zgłaszać swoje pytania w formie ustnej lub pisemnej, zwracając się do przewodniczącego Walnego Zgromadzenia.

2. Procedura dodawania pozycji do porządku obrad i przedstawiania projektów uchwał

Akcjonariusze, których akcje reprezentują co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego, mogą żądać umieszczenia dodatkowych spraw w porządku obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia, jeżeli takie żądanie zostało złożone najpóźniej na 15 dni przed terminem odbycia Walnego Zgromadzenia (Estoński Kodeks Handlowy § 293 (2)). Wraz z żądaniem uzupełnienia porządku obrad, projekt uchwały lub uzasadnienie każdej dodatkowej kwestii należy złożyć do spółki akcyjnej (Estoński Kodeks Handlowy § 293¹ (3)). Wyżej wymienione dokumenty należy składać na piśmie do spółki akcyjnej najpóźniej do dnia 27 września 2021 r. na adres RESBUD SE, Harju maakond, Tallinn, Kesklinna linnaosa, Järvevana tee 9-40, 11314, Estonia.

Akcjonariusze, których akcje reprezentują co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego, mogą przedstawić spółce akcyjnej projekt uchwały w sprawie każdego z punktów porządku obrad. Tego prawa nie można wykonać później niż na trzy dni przed odbyciem Walnego Zgromadzenia, tj. nie później niż w dniu 9 października 2021 r. (Estoński Kodeks Handlowy § 293¹ (4)).

3. Informacja o ogólnej liczbie akcji i prawie do głosów związanych z akcjami

Na dzień 17 września 2021 r. kapitał zakładowy RESBUD SE wynosi 26 028 229 EUR. Łączna liczba akcji bez wartości nominalnej wynosi 236 620 263. Każda akcja daje jeden głos. Łączna liczba głosów przypadająca na wszystkie akcje to 236 620 263.

4. Informacja o powołaniu przedstawiciela i wycofaniu upoważnienia dla pełnomocnika.

Na stronie internetowej RESBUD SE http://www.resbud.pl dostępne są formularze, których akcjonariusz może użyć do wyznaczenia przedstawiciela do wykonywania praw akcjonariusza na Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu oraz do odwołania powyższego upoważnienia wydanego przez akcjonariusza.

4.1. Procedura wyznaczenia pełnomocnika

Korzystając z formularza upoważnienia dostępnego na stronie internetowej RESBUD SE, przedstawiciela można powołać na następujące sposoby:

1) Formularz upoważnienia zostanie wypełniony elektronicznie wymaganymi danymi, po czym formularz upoważnienia zostanie wydrukowany i podpisany przez akcjonariusza będącego mocodawcą lub przez przedstawiciela/(-i) akcjonariusza. Podpisane upoważnienie zostanie przekazane pełnomocnikowi. Podczas rejestracji na Zwyczajne Walne Zgromadzenie pełnomocnik przedkłada wypełnione upoważnienie podpisane przez akcjonariusza lub przedstawiciela/(-i) akcjonariusza oraz inne niezbędne dokumenty.

2) Formularz upoważnienia zostanie wypełniony elektronicznie wymaganymi danymi, po czym wypełnione upoważnienie zostanie wydrukowane i podpisane przez akcjonariusza będącego mocodawcą lub przez przedstawiciela/przedstawicieli akcjonariusza, po czym zostanie ono dostarczone przez akcjonariusza lub przedstawiciela/przedstawicieli akcjonariusza lub pełnomocnika do RESBUD SE, Harju maakond, Tallinn, Kesklinna linnaosa, Järvevana tee 9-40, 11314, Estonia (w dni robocze od 10:00 do 16:00, najpóźniej do 11 października 2021). W takim przypadku pełnomocnik nie jest zobowiązany do przedłożenia upoważnienia podczas rejestracji na Zwyczajne Walne Zgromadzenie.

3) Formularz upoważnienia zostanie wypełniony wymaganymi danymi elektronicznie, podpisany cyfrowo przez akcjonariusza będącego mocodawcą lub przedstawiciela/przedstawicieli akcjonariusza a następnie wysyłany najpóźniej do dnia 11 października 2021 r. do godz. 16:00, do RESBUD SE, korzystając z adresu e-mail: resbud@resbud.pl W takim przypadku pełnomocnik nie jest zobowiązany do przedłożenia upoważnienia podczas rejestracji na Zwyczajne Walne Zgromadzenie.

W przypadku gdy wyżej wymienione upoważnienie zostało wydane przez upoważnionego przedstawiciela, upoważnienie, za pośrednictwem którego przedstawiciel prawny akcjonariusza upoważnia przedstawiciela do wydania wyżej wymienionego upoważnienia, wydaje się w tej samej formie w jakiej opublikowano na stronie internetowej RESBUD SE. Upoważniony przedstawiciel może upoważnić swojego przedstawiciela jedynie w przypadku, gdy przedstawiciel prawny przyznał upoważnionemu przedstawicielowi prawo do udzielania upoważnienia.

Jeżeli wyżej wymienione upoważnienie nie zostało wypełnione w całości lub nie zostało przedstawione w wymagany sposób, RESBUD SE ma prawo zignorować niniejsze upoważnienie.

4.2 Procedura odwołania upoważnienia dla przedstawiciela

Korzystając z formularza odwołania upoważnienia dla przedstawiciela dostępnego na stronie internetowej RESBUD SE, niniejsze upoważnienie dla przedstawiciela można odwołać na następujące sposoby:

1) Formularz odwołania upoważnienia wypełnia się wymaganymi danymi elektronicznie, po czym wypełniony formularz zawiadomienia zostanie wydrukowany i podpisany przez akcjonariusza będącego mocodawcą lub przez przedstawiciela/przedstawicieli akcjonariusza, po czym zawiadomienie zostanie dostarczone przez akcjonariusza lub przedstawiciela/przedstawicieli akcjonariusza do RESBUD SE Harju maakond, Tallinn, Kesklinna linnaosa, Järvevana tee 9-40, 11314, Estonia (w dniach roboczych od 10:00 do 16:00, najpóźniej do 11 października 2021 r.).

2) Formularz odwołania upoważnienia wypełnia się wymaganymi danymi elektronicznie, podpisuje cyfrowo przez akcjonariusza, który jest mocodawcą lub przedstawicielem akcjonariusza, po czym zawiadomienie jest przesłane do dnia 11 października 2021 r. do godz. 16:00, do RESBUD SE, korzystając z adresu e-mail: resbud@resbud.pl

W przypadku przedłożenia wyżej wymienionego zawiadomienia przez upoważnionego przedstawiciela, upoważnienie, za pośrednictwem którego przedstawiciel prawny akcjonariusza upoważnia przedstawiciela do złożenia wyżej wymienionego zawiadomienia, wydaje się w takiej samej formie w jakiej formularz upoważnienia opublikowano na stronie internetowej RESBUD SE. Upoważniony przedstawiciel może upoważnić swojego przedstawiciela tylko w przypadku, gdy przedstawiciel prawny przyznał upoważnionemu przedstawicielowi prawo do udzielenia upoważnienia.

Jeżeli wyżej wymienione upoważnienie nie zostało kompletnie wypełnione lub nie zostało złożone w wymagany sposób, RESBUD SE ma prawo zignorować to upoważnienie.

5. Procedura oddania głosu z wyprzedzeniem.

Głosowanie odbywa się za pośrednictwem formularza do oddania głosu z wyprzedzeniem (blankiet). Akcjonariusz lub osoba go reprezentująca może oddać głos pisemnie wypełniając formularz do oddania głosu z wyprzedzeniem(dostarczony przez RESBUD SE), w takim przypadku nie stosuje się wymagań dotyczących dowodu tożsamości. Formularz do oddania głosu z wyprzedzeniem jest udostępniony na stronie spółki oraz jest dołączony do dokumentów związanych ze zwołaniem Walnego Zgromadzenia. Na żądanie akcjonariusza, Spółka wyśle formularz do oddania głosu z wyprzedzeniem na wskazany przez akcjonariusza email. Jeżeli osoba, która wypełnia formularz do oddania głosu z wyprzedzeniem nie jest akcjonariuszem - do formularza należy załączyć dokumenty potwierdzające oddanie głosu w imieniu akcjonariusza. Prawidłowo wypełniony formularz do oddania głosu z wyprzedzeniem powinien zostać wysłany na adres e-mail resbud@resbud.pl lub dostarczony bezpośrednio do siedziby Spółki na adres: Harju maakond, Tallinn, Kesklinna linnaosa, Järvevana tee 9-40, 11314, Estonia, nie później niż do rozpoczęcia Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia. Spółka zastrzega sobie prawo do nieuwzględniania głosu akcjonariusza, jeżeli formularz do oddania głosu z wyprzedzeniem nie zostanie wypełniony prawidłowo zgodnie z wymaganiami wskazanymi powyżej lub poniżej lub jeżeli formularz do oddania głosu z wyprzedzeniem zostanie sporządzony w taki sposób, że nie będzie można z niego odczytać, w jaki sposób akcjonariusz głosował nad poszczególnymi punktami porządku obrad. Jeżeli formularz do oddania głosu z wyprzedzeniem nie będzie spełniał stawianych mu wymogów, spółka uzna, że akcjonariusz nie uczestniczył w głosowaniu.

Formularz do oddania głosu z wyprzedzeniem powinien zawierać projekty wszystkich uchwał, przedstawionych przed dniem wysłania formularza. Oddane głosy dotyczące projektów uchwał muszą być wyrażone w następujący sposób "za" lub "Tak", "przeciwko" lub "nie" lub "wstrzymuję się". Wypełniony formularz do oddania głosu z wyprzedzeniem musi zawierać imię nazwisko oraz numer identyfikacyjny akcjonariusza będącego osobą fizyczną lub nazwę i numer w rejestrze akcjonariusza będącego osoba prawną. Wypełniony formularz do oddania głosu z wyprzedzeniem musi zostać podpisany przez akcjonariusza lub inna osobę uprawnioną do głosowania z udziałów należących do akcjonariusza. W przypadku podpisania formularza do oddania głosu z wyprzedzeniem przez osobę niebędąca akcjonariuszem, dokument potwierdzający prawdo do oddania głosu musi zostać załączony do formularza. Liczba głosów oddanych przez akcjonariusza w formularzu do oddania głosu z wyprzedzeniem zostanie porównana z listą lub zaświadczeniem wydanym przez centralny depozyt papierów wartościowych. W przypadku rozbieżności w ilości oddanych głosów, spółka uzna ilość głosów wskazanych przez centralny depozyt papierów wartościowych do ustalenia wyników głosowania.

6. Uczestnictwo w ZWZ za pośrednictwem elektronicznych środków porozumiewania się na odległość.

RESBUD SE umożliwia akcjonariuszom uczestnictwo w ZWZ oraz wykonywanie uprawnień za pośrednictwem środków elektronicznych, bez konieczności osobistego uczestnictwa na zgromadzeniu zgodnie z § 290¹ i § 298¹ Estońskiego kodeksu handlowego. Akcjonariusze, którzy zamierzają uczestniczyć w ZWZ za pośrednictwem środków elektronicznych, powinni poinformować o tym fakcie spółkę nie później niż do 7 października 2021 roku (5 dni przed ZWZ) i wskazać adres email i numer telefonu do komunikacji. Akcjonariusz zamierzający uczestniczyć za pośrednictwem środków elektronicznych powinien zarejestrować się na ZWZ zgodnie z ogólnymi zasadami rejestracji wskazanymi w niniejszym zawiadomieniu.

RESBUD SE wyśle email na wskazany adres ze szczegółami zawierającymi dane logowania do wszystkich akcjonariuszy, który zgłosili spółce chęć uczestnictwa za pośrednictwem środków elektronicznych, nie później niż 7 października 2021 roku (5 dni przez WZ). Spółka będzie używała aplikacji Zoom (https://zoom.us/) jako sposobu komunikacji elektronicznej z akcjonariuszami podczas ZWZ oraz pomocniczo połączenia telefonicznego celem zapewnienia komunikacji awaryjnej.

W razie jakichkolwiek pytań prosimy o kontakt z RESBUD SE pod nr tel: +372 602 7780 lub adres e-mail: resbud@resbud.pl

Krzysztof Długosz – Członek Zarządu

Joanna Dyja – Członek Zarządu