AI assistant
Reitir fasteignafélag — Proxy Solicitation & Information Statement 2019
Feb 18, 2019
2202_rns_2019-02-18_a21be640-816d-41f7-9dec-13a405e562d0.pdf
Proxy Solicitation & Information Statement
Open in viewerOpens in your device viewer
REITIR FASTEIGNAFÉLAG HF.
GREINARGERÐ TILNEFNINGARNEFNDAR
HLUTVERK OG VERKEFNI
Markmið með skipan tilnefningarnefndar er að vinna að undirbúningi stjórnarkjörs á aðalfundi og gera rökstudda tillögu um frambjóðendur til stjórnar. Tillögur nefndarinnar skulu miða að því að stjórn búi í sameiningu yfir þeirri þekkingu og reynslu sem nýtist félaginu við stefnumótun og eftirlit. Hlutverk nefndarinnar er ráðgefandi gagnvart aðalfundi og ber nefndinni að hafa hagsmuni allra hluthafa félagsins að leiðarljósi. Nefndin skal gæta þess að tillagan samræmist ákvæðum hlutafélagalaga og samþykta félagsins og sé til þess fallin að stuðla að samheldni hluthafa. Þá er það verkefni nefndarinnar að meta hvort tilefni sé til breytinga á starfsreglum tilnefningarnefndar og ef svo er kynna breytingartillögur fyrir stjórn og hluthöfum á aðalfundi.
SKIPAN OG STARFSEMI
Á hluthafafundi Reita þann 31. október 2018 var tekin ákvörðun um stofnun tilnefningarnefndar og starfsreglur nefndarinnar voru samþykktar. Þá var jafnframt samþykkt tillaga stjórnar um að þau Elín Jónsdóttir, lögfræðingur og Þórir Þorvarðarson, ráðgjafi tækju sæti í nefndinni. Stjórn félagsins skipaði síðan Þórarinn V. Þórarinsson, stjórnarformann, sem sinn fulltrúa í nefndinni. Þau eru öll óháð félaginu, daglegum stjórnendum og stórum hluthöfum þess.
Nefndin hóf störf með fundi þann 27. nóvember og skipti með sér verkum. Elín Jónsdóttir er formaður og Ragnheiður Margrét Ólafsdóttir, regluvörður Reita er ritari nefndarinnar. Þá var samþykkt starfsáætlun nefndarinnar. Nefndin fundaði í kjölfarið með forstjóra og stjórnarmönnum félagsins hverjum fyrir sig. Þórarinn V. Þórarinsson, formaður stjórnar tók ekki þátt í þeim fundum. Með upplýsingum sem aflað var á þessum fundum og yfirferð yfir sjálfmat stjórnar var sett fram þarfagreining og yfirlit matsþáta sem notuð var til að leggja mat á störf einstakra stjórnarmanna og æskilega samsetningu stjórnar.
Birtar voru upplýsingar um starfsemi tilnefningarnefndar á heimasiðu félagsins í lok desember 2018 og kallaði var eftir tilnefningum og framboðum til stjórnar félagsins. Þá hafði nefndin samband við stærstu hluthafa félagsins í janúar til að ítreka að kallað væri eftir sjónarmiðum um skipan og samsetningu stjórnar og átti í kjölfarið fundi með þremur þeirra.
Í janúar upplýsti einn núverandi stjórnarmanna, Elín Árnadóttir, að hún gæfi ekki kost á sér til stjórnarkjörs.
Fundir nefndarinnar hafa verið átta talsins frá því hún tók til starfa þann 27. nóvember 2018 til 18. febrúar 2019. Auk þess voru tekin sex viðtöl við núverandi stjórnarmenn og forstjóra og þrír fundir voru haldnir með hluthöfum.
TILLÖGUR UM STJÓRNARMENN
Tilnefningarnefnd leggur til að eftirtaldir stjórnarmenn Reita fasteignafélags hf., verði endurkjörnir í stjórn félagsins á næsta aðalfundi þann 12. mars 2019:
Kristinn Albertsson (f. 1965). Hann tók sæti í stjórn Reita árið 2017. Kristinn er viðskiptafræðingur frá Háskóla Íslands og hefur starfað sem fjármálastjóri Samskipa samstæðunnar síðan 2007. Hann situr í stjórnum ýmissa dótturfélaga Samskipa og skyldra félaga.
Martha Eiríksdóttir (f. 1957). Hún tók sæti í stjórn Reita árið 2013. Martha hefur lokið B.Ed. prófi frá Kennaraháskóla Íslands og Cand.Oecon prófi frá Háskóla Íslands og starfar sem framkvæmdastjóri og óháður stjórnarmaður. Martha situr í stjórn Oliudreifingar ehf., Farice ehf., Ísfells ehf. og fleiri félaga.
Thomas Möller (f. 1954). Hann tók sæti í stjórn Reita árið 2015. Thomas er hagverkfræðingur og MBA og starfar sem ráðgjafi og stundakennari. Thomas er stjórnarmaður í Íslandspósti ohf., varamaður í stjórn Verðbréfamiðstöðvar Íslands hf. auk þess að vera stjórnarmaður og meðeigandi í Investis ehf.
Þórarinn V. Þórarinsson (f. 1954). Hann tók sæti í stjórn Reita árið 2009. Þórarinn hefur lokið Cand.Jur prófi frá Háskóla Íslands, lögmaður síðan 2002 og starfar á eigin lögmannsstofu, Advocatus slf. Þórarinn var framkvæmdastjóri VSI á árunum 1986-1999 og forstjóri Símans frá 1999-2001. Þórarinn er meðstjórnandi í Líflandi ehf., Grana ehf. og Forsa ehf.
Elín Árnadóttir gefur ekki kost á sér til endurkjörs.
Tilnefningarnefnd leggur til að ný inn í stjórn komi Sigríður Sigurðardóttir (f. 1966). Sigríður er arkitekt með Dipl. Ing. próf frá háskólánum í Karlsruhe í Þýskalandi. Hún er sviðstjóri framkvæmda- og tæknisviðs Háskóla Íslands og hefur starfað sem verkefnastjóri í stórum framkvæmdum. Sigríður var m.a. verkefnastjóri við byggingu hátækniseturs Alvogen í Vatnsmýri (2013 – 2017) og starfaði hjá Línhöðnun/Eflu frá 2001 – 2013, þar af sem sviðstjóri verkefnastjórnunarsviðs (2008 – 2013).
Nánari upplýsingar um frambjóðendur, m.a. umfjöllun um hagsmunatengsl er að finna í Viðhengi I.
Átta tilkynntu tilnefningarnefnd um að þeir gæfu kost á sér til setu í stjórn félagsins. Samkvæmt samþykktum félagsins lýkur framboðsfresti til stjórnar félagsins sjö sólarhringum fyrir hluthafafund. Tilnefningarnefnd skal tryggja að gild framboð verði kynnt á heimasíðu félagsins minnst sex sólarhringum fyrir aðalfund. Verður þá gerð grein fyrir öllum gildum framboðum til stjórnar.
RÖKSTUÐNINGUR
Tilnefningarnefnd hefur kynnt sér störf stjórnar á yfirstandandi starfsári og þær kröfur sem starfsemi félagsins gerir til þekkingar og reynslu stjórnarmanna. Lagt hefur verið mat á reynslu og þekkingu einstakra stjórnarmanna og hvert framlag þeirra er til starfa stjórnarinnar. Horft hefur verið til þess hvernig stjórnarformaður sinnir störfum sínum og hvernig hópurinn vinnur saman sem heild. Mat tilnefningarnefndar er að núverandi stjórn sinni verkefnum sínum vel.
Leitast hefur verið við að svara því hvernig núverandi samsetning stjórnar svarar þeim kröfum sem starfsemi félagsins gerir til þekkingar og reynslu stjórnarmanna. Eftirfarandi þættir eru taldir mikilvæ gir fyrir starfsemi félagsins:
- Reynsla af stjórnunarstörfum
- Reynsla af stjórnarstörfum
- Fjármálastjórn og fjármögnun
- Lögfræði og góðir stjórnarhættir
- Samfélagsleg ábyrgð og sjálfbærni
- Þekking á efnahagsmálum og þörfum atvinnulífsins í landinu
- Reynsla af rekstri og útleigu húsnæðis
- Þróun fasteignaverkefna, byggingarframkvæmdir og skipulagsmál
- Rekstur smásölufyrirtækja og breytingar í þeim rekstri
Auk þess var horft til:
- Samfellu í stjórnarstörfum, þ.e. að ekki verði of örar breytingar á stjórn
- Fjölbreytileika og er þá horft til m.a. menntunar, reynslu, kyns, aldurs og bakgrunns
- Óhæði stjórnarmanna gagnvart félaginu og stórum hluthöfum
Niðurstaðan var að núverandi samsetning stjórnar fullnægi kröfum vel. Í ljósi fyrirsjáanlegra verkefna megi bæta þekkingu og reynslu á sviði byggingaframkvæmda, skipulagsmála og fasteignapróunar. Þá sé þörf á að fylgjast vel með þróun smásöluverslunar. Loks mætti vera sérþekking á sviði samfélagslegrar ábyrgðar og umhverfismála og því hvernig fyrirtæki svara best auknum kröfum á þeim sviðum, starfseminni og samfélaginu öllu til hagsbóta.
Með tillögu um að Sigríður Sigurðardóttir taki sæti í stjórn er stefnt að því að bæta við þá þekkingu sem að mati stjórnarmanna og forstjóra var brýnast að auka, þ.e. fasteignapróun, byggingaframkvæmdir og skipulagsmál. Sigríður hefur auk þess reynslu af stjórnun, stjórnarstörfum og fjármálum.
TILLÖGUR UM BREYTINGAR Á STARFSREGLUM TILNEFNINGARNEFNDAR
Tilnefningarnefnd leggur til að gerðar verði þrjár efnislegar breytingar á starfsreglum nefndarinnar.
-
Lagt er til að nefndinni verði falið hlutverk við undirbúning stjórnarkjörs jafnvel þó að það fari fram utan aðalfundar. Færa má rök fyrir því engu minni þörf sé fyrir formlegt ferli komi til stjórnarkjörs milli aðalfunda. Gæta þarf að því að þekking, menntun og reynsla einstakra stjórnarmanna og samsetning stjórnar þjóni hagsmunum félagsins og uppfylli skilyrði laga, engu síður en við kjör á aðalfundi. Tími til undirbúnings kann þó að vera styttri fyrir almennan hluthafafund, jafnvel svo að erfitt verði fyrir tilnefningarnefnd að sinna störfum sínum með sama hætti og fyrir aðalfund. Hamli það störfum nefndarinnar eða hafi áhrif á niðurstöður hennar verður einfaldlega að geta um slíkt í greinargerð nefndarinnar. Tímafrestir verða einnig að taka mið af þeim tíma sem er til ráðstöfunar. Slík breyting á starfsreglum leiðir til minniháttar orðalagsbreytinga í 2. gr., 1. mgr. 4. gr. og f. lið 2. mgr. 4. gr.
-
Í ljósi reynslunnar af störfum nefndarinnar er lagt til að tilgreindur verði framboðsfrestur þeirra sem vilja koma til greina við undirbúning að tillögu tilnefningarnefndar, sbr. breytingar á d. lið 2. mgr. 4. gr.
-
Lögð er til breyting á fyrirkomulagi við kjör nefndarmanna í tilnefningarnefnd þannig að auk tillögu stjórnar geti hluthafar komið að tillögu um nefndarmenn tilnefningarnefndar og verði þá kosið á milli þeirra sem tillaga er gerð um.
Tillögur nefndarinnar að breyttum starfsreglum eru birtar í Viðauka II.
Tilnefningarnefnd Reita fasteignafélags hf.,
- febrúar 2019
Elin Jónsdóttir
Pórarinn V. Þórarinsson
Pórir A. Þorvarðarson
Viðauki I – Tillögur tilnefningarnefndar, upplýsingar um frambjóðendur
Viðauki II – Tillögur tilnefningarnefndar að breyttum starfsreglum.
Viðauki I – Tillögur tilnefningarnefndar, upplýsingar um frambjóðendur
Eftirfarandi eru upplýsingar um þá frambjóðendur í kjöri til stjórnar á aðalfundi Reita fasteignafélags hf. þann 12. mars næstkomandi sem tilnefningarnefnd gerir tillögu um. Eru upplýsingarnar í samræmi við það sem krafist er skv. 2. mgr. 63 gr. a í lögum 2/1995 um hlutafélög og 17. gr. samþykkta félagsins:
| Nafn: | Kristinn Albertsson, kt. 060765-5969 |
|---|---|
| Heimilisfang: | Abeelhof 21, 3053KL, Rotterdam, Hollandi |
| Aðalstarf: | Fjármálastjóri Samskipa samstæðunnar |
| Önnur stjórnarstörf: | Situr í stjórnum ýmissa félaga innan samstæðu Samskipa auk Reita fasteignafélags hf. |
| Menntun: | Viðskiptafræðingur frá Háskóla Íslands. |
| Starfsreynsla: | Hefur starfað sem fjármálastjóri Samskipa sl. 11 ár og gegndi stöðu fjármálastjóra hjá Alfesca/SÍF í 11 ár þar á undan. |
Hlutafjáreign í Reitum: 0 hlutir
Hagsmunatengsl við helstu viðskiptaaðila félagsins, helstu samkeppnisaðila félagsins og/eða hluthafa sem eiga meira en 10% hlut í félaginu eru engin og frambjóðandi lýsir því yfir að hann telur sig óháðan félaginu samkvæmt skilyrðum í Leiðbeiningum um stjórnarhætti fyrirtækja.
| Nafn: | Martha Eiríksdóttir, kt. 251257-5159 |
|---|---|
| Heimilisfang: | Vesturbrún 33, Reykjavík |
| Aðalstarf: | Sjálfstætt starfandi sem óháður stjórnarmaður, framkvæmdastjóri og verkefnastjóri. |
| Önnur stjórnarstörf: | Situr í stjórn Farice, Olíudreifingar, Ísfells, og annarra félaga auk Reita fasteignafélags hf. |
| Menntun: | Cand. oecon frá HÍ og B.Ed. frá Kennaraháskóla Íslands. |
| Starfsreynsla: | Viðtæk reynsla af stjórnun, fjármálum og markaðsstarfi í gegnum störf hjá ýmsum íslenskum og erlendum fyrirtækjum sem framkvæmdastjóri, ráðgjafi, markaðsstjóri o.fl., og sömuleiðis sem stjórnarmaður í mörgum stærstu félögum landsins, t.a.m. Íslandsbanka, Icelandair Group, Innnes o.fl. |
Hlutafjáreign í Reitum: 0 hlutir
Hagsmunatengsl við helstu viðskiptaaðila félagsins, helstu samkeppnisaðila félagsins og/eða hluthafa sem eiga meira en 10% hlut í félaginu eru engin og frambjóðandi lýsir því yfir að hann telur sig óháðan félaginu samkvæmt skilyrðum í Leiðbeiningum um stjórnarhætti fyrirtækja.
Nafn: Sigríður Sigurðardóttir, kt. 260266-4709
Heimilisfang: Drekavellir 37, Hafnarfjörður
Aðalstarf: Sviðsstjóri Framkvæmda- og tæknisviðs Háskóla Íslands
Önnur stjórnarstörf: Er stjórnarformaður félaganna Frostaskjóls ehf., SÁR ehf. og Viðju ehf., og stjórnarmaður í félaginu Reiknir ehf.
Menntun: Dipl. Ing. í arkitektúr frá háskólanum í Karlsruhe, Þýskalandi.
Starfsreynsla: Hefur starfað sem sviðsstjóri Framkvæmda- og tæknisviðs Háskóla Íslands frá 2017, var yfirverkefnisstjóri hjá Isavia á árinu 2017, starfaði hjá Eflu verkfræðistofu frá 2015 – 2018, hjá Alvogen/Alvotech frá 2013 – 2017, hjá Linuhönnun (síðar Eflu verkfræðistofa) frá 2008-2013, og þar áður hefur hún sinnt störfum hjá utanríkisráðuneytinu, Hömlum eignarhaldsfélagi, Framkvæmdasýslu ríkisins og Teiknistofu Eberhard Jungmann..
Hlutafjáreign í Reitum: 0 hlutir
Hagsmunatengsl við helstu viðskiptaaðila félagsins, helstu samkeppnisaðila félagsins og/eða hluthafa sem eiga meira en 10% hlut í félaginu eru engin og frambjóðandi lýsir því yfir að hann telur sig óháðan félaginu samkvæmt skilyrðum í Leiðbeiningum um stjórnarhætti fyrirtækja.
Nafn: Thomas Möller, kt. 210254-5609
Heimilisfang: Garðatorg 2b, Garðabæ
Aðalstarf: Rekstrarráðgjafi
Önnur stjórnarstörf: Meðstjórnandi í Íslandspósti ohf., stjórnarformaður Investis ehf. (meðeigandi) og varamaður í stjórn Verðbréfamiðstöðvar Íslands hf., auk Reita fasteignafélags hf.
Menntun: Hagverkfræðingur (Diplom Wirtscharftsingeniur/Bauwesen) og MBA frá HR.
Starfsreynsla: Hefur unnið við stjórnunarstörf hjá Eimskipafélagi Íslands hf., Oliuverslun Íslands hf., Líf hf., Aalborg Portland Ísland hf., Borg ehf., Rekstrarvörum ehf. og Rými Ofnasmiðjunni ehf. Hefur sinnt kennslustörfum hjá Háskólanum í Reykjavík og Háskólanum á Bifröst í rekstrarstjórnun, verslunarrekstri og vörustjórnun.
Hlutafjáreign í Reitum: 0 hlutir
Hagsmunatengsl við helstu viðskiptaaðila félagsins, helstu samkeppnisaðila félagsins og/eða hluthafa sem eiga meira en 10% hlut í félaginu eru engin og frambjóðandi lýsir því yfir að hann telur sig óháðan félaginu samkvæmt skilyrðum í Leiðbeiningum um stjórnarhætti fyrirtækja.
6
Nafn: Þórarinn V. Þórarinsson, kt. 250654-2869
Heimilisfang: Einimelur 2, Reykjavík
Aðalstarf: Lögmaður
Önnur stjórnarstörf: Er formaður stjórnar Reita fasteignafélags hf., Líflands ehf. og Grana ehf. og meðstjórnandi í félögunum Nesbúegg ehf., Forsum ehf. og Advocatus slh.
Menntun: Cand. jur. í lögfræði frá Háskóla Íslands.
Starfsreynsla: Er starfandi hæstaréttarlögmaður á eigin lögmannsstofu, Advocatus slf. Var framkvæmdastjóri Vinnuveitendasambands Íslands á árunum 1986-1999 og forstjóri Símans hf. frá 1999-2001.
Hlutafjáreign í Reitum: 7.874 hlutir
Hagsmunatengsl við helstu viðskiptaaðila félagsins, helstu samkeppnisaðila félagsins og/eða hluthafa sem eiga meira en 10% hlut í félaginu eru engin og frambjóðandi lýsir því yfir að hann telur sig óháðan félaginu samkvæmt skilyrðum í Leiðbeiningum um stjórnarhætti fyrirtækja.
Viðauki II – Tillögur tilnefningarnefndar að breyttum starfsreglum.
Starfsreglur tilnefningarnefndar
1. Inngangur
Starfsreglur þessar eru setta með hliðsjón af leiðbeiningum um stjórnarhætti fyrirtækja, útgefin af Viðskiptaráði Íslands, Nasdaq Iceland hf. og Samtökum atvinnulifsins (hér eftir nefnt „leiðbeiningar um stjórnarhætti fyrirtækja“).
2. Markmið
Tilnefningarnefnd er ætlað að undirbúa stjórnarkjör á aðalfundi Reita fasteignafélags hf. („félagið“) og gera þar rökstudda tillögu um frambjóðendur til að taka kjör í stjórn þess. Tillögur nefndarinnar skulu miða að því að stjórn félagsins sé á hverjum tíma þannig samsett að hún búi að fjölbreyttri þekkingu, hæfni og reynslu sem nýtist félaginu við stefnumótun og eftirlit í því umhverfi sem félagið starfar í á hverjum tíma. Sé efnt til stjórnarkjörs utan aðalfundar skal tilnefningarnefnd undirbúa kosningu með hliðstæðum hætti og á aðalfundi, þó með þeim breytingum á tímafrestum sem leiða af styttri fyrirvara.
3. Skipan tilnefningarnefndar
Tilnefningarnefnd skal skipuð þremur mönnum til eins árs í senn. Meirihluti nefndarinnar skal vera óháður félaginu og daglegum stjórnendum þess. Við mat á óhæði nefndarmanna skal miðað við sömu sjónarmið og þegar óhæði stjórnarmanna er metið, sbr. leiðbeiningar um stjórnarhætti fyrirtækja. Í það minnsta einn nefndarmanna skal vera óháður stórum hluthöfum félagsins.
Stjórn félagsins skal með aðalfundarboði leggja fram tillögu um staðfestingu á skipankjör tveggja nefndarmanna í tilnefningarnefnd. Hluthafar félagsins geta minnst viku fyrir fund gert tillögu um nefndarmenn og skal þá á aðalfundi kosið milli þeirra sem tillaga er gerð um. Synji aðalfundur tillögunni um staðfestingu skal stjórninn þoða nyjan fund innan fjögurra vikna og leggja þar fram nyja tillögu til staðfestingar.
Í kjölfar aðalfundar skal nýkjörin stjórn skipa einn fulltrúa úr sínum röðum til setu í nefndinni. Nefndin skiptir sjálf með sér verkum, þó þannig að formennska sé ekki á hendi stjórnarmanns í félaginu. Forfallist nefndarmaður skipar stjórn annan í hans stað.
Nefndarmenn skulu hafa þekkingu og reynslu í samræmi við hlutverk nefndarinnar, m.a. á góðum stjórnarháttum og ákvæðum laga um skyldur stjórna hlutafélaga, sem og viðmiðum og venjum um hlutverk og starfshætti stjórna stærri félaga. Æskilegt er að nefndarmenn hafi góða samskiptahæfni og reynslu af því að greina hæfnisþætti sem virk þátttaka í stjórn félagsins kallar á. Að jafnaði skal við það miðað að nefndarmenn hafi haldgóða þekkingu á rekstri og stjórnarstörfum. Þess skal gætt að fulltrúar beggja kynja séu í nefndinni.
Starfskjör nefndarinnar skulu ákvæðin á aðalfundi félagsins og taka mið af starfskjörum undirnefnda stjórnar með hliðsjón af ætluðu umfangi verkefnisins.
4. Hlutverk og ábyrgð
Tilnefningarnefnd hefur ráðgefandi hlutverk gagnvart aðalhluthafafundi við val á stjórnarmönnum félagsins. Í störfum sínum skal nefndin hafa heildarhagsmuni allra hluthafa félagsins að leiðarljósi.
Nefndin sinni verkefnum sínum m.a. með því að:
a) setja sér starfsáætlun til að stuðla að skilvirkni í störfum sínum og skal við það miðað að starf nefndarinnar fari fram síðustu þrjá mánuði fyrir auglýsingu aðalfundar.
b) kynna sér starfshætti stjórnar með tilliti til leiðbeininga um stjórnarhætti fyrirtækja og niðurstöðu árangursmats stjórnar. Nefndin skal eiga fundi með öllum stjórnarmönnum félagsins, hverjum fyrir sig, auk forstjóra þess til að afla upplýsinga um félagið, starf stjórnarinnar síðastliðið starfsár og fyrirséðar megináherslur í starfsemi þess næstu ár í því skyni að meta hvaða lykilhæfni og þekkingar
er þörf á í stjórn félagsins. Fulltrúi stjórnar í nefndinni skal ekki sitja fundi nefndarinnar með öðrum stjórnarmönnum og forstjóra félagsins.
c) sjá til þess að á heimasíðu félagsins sé gerð grein fyrir hlutverki og skipan tilnefningarnefndar og hvernig koma megi ábendingum, tillögum og framboðum á framfæri við nefndina. Þar skal einnig bent á hvernig standa eigi að framboði til stjórnar að tillögum nefndarinnar birtum.
d) kalla eftir tillögum hluthafa að frambjóðendum til stjórnarkjörs. Nefndin skal eigi síðar en 10 víkum fyrir aðalfund vekja athygli á undirbúningi stjórnarkjörs og auglýsa eftir tilnefningum og framboðum til stjórnar félagsins, sem berast skulu nefndinni eigi síðar en fimm víkum fyrir hluthafafund félagsins bar sem stjórnarkjör fer fram.
e) gera tillögu um kosningu stjórnarmanna með hliðsjón af framangreindum markmiðum um samsetningu stjórnar og í ljósi hæfni, reynslu og þekkingar hlutaðeigandi frambjóðenda. Nefndin skal gæta þess að tillagan samræmist ákvæðum laga um hlutafélög og samþykka félagsins um skipan stjórnar og sé til þess fallin að stuðla að samheldni hluthafa.
f) gera skriflega grein fyrir því hvernig nefndin hafi hagað störfum sínum og rökstyðja tilnefningar sínar. Tillögur tilnefningarnefndar skulu kynntar í fundarboði aðalfundar og vera aðgengilegar hluthöfum á heimasíðu félagsins eins fljótt og kostur er, en a.m.k. þremur víkum fyrir fundinn. Nefndin skal jafnframt tryggja að önnur framboð sem borist hafa og metin hafa verið gild verði kynnt á heimasíðu félagsins minnst sex sólarhringum fyrir fund. Nefndin skal gera grein fyrir störfum sínum og tillögum á aðalfundi félagsins.
g) meta hvort tilefni sé til breytinga á starfsreglum nefndarinnar og þá kynna þær stjórn og hluthöfum á aðalfundi eða eftir atvikum á hluthafafundi félagsins.
5. Heimildir
Tilnefningarnefnd er heimilt að leita til stjórnar og undirnefnda stjórnar til að afla viðeigandi upplýsinga til að sinna hlutverki sínu. Þá er nefndinni rétt að hafa leita eftir tillögum og sjónarmiðum hluthafa. Ávallt skal gæta að jafnræði hluthafa.
Óski tilnefningarnefnd eftir gögnum eða upplýsingum frá félaginu eða aðgangi að starfsmönnum félagsins skal hún koma beiðni um slíkt á framfæri við forstjóra félagsins. Forstjóri skal hafa samráð við regluvörð félagsins um það hvort tilefni sé til að færa nöfn nefndarmanna á lista yfir innhérja í félaginu á meðan á störfum nefndarinnar stendur. Telji nefndin sérstakt tilefni til að afla sér ráðgjafar um tiltekin álitaefni er henni, að fengnu samþykki stjórnar, heimilt að efna til útgjalda er því tengjast.
6. Trúnaður
Nefndarmenn eru bundnir þagnarskyldu um allt það sem þeir fá vitneskju um við framkvæmd starfa sinna og varðar málfni félagsins og önnur atriði sem þeir fá vitneskju um í starfi sínu sem nefndarmenn, nema skylt sé að veita upplýsingar samkvæmt lögum. Þagnar- og trúnaðarskylda helst þótt látið sé af störfum.
Starfsreglur þessar skulu birtar á heimasíðu félagsins.