Reitir fasteignafélag — Proxy Solicitation & Information Statement 2019

Feb 18, 2019

Aðalfundur

Reita fasteignafélags hf.

Aðalfundur Reita fasteignafélags hf. verður haldinn kl. 15.00, þriðjudaginn 12. mars 2019 í Þingsal 2 á Hotel Reykjavík Natura, Nauthólsvegi 52, 101 Reykjavík.

Dagskrá fundar

1. Stjórn skýrir frá rekstri félagsins og hag þess á liðnu ári.
2. Ársreikningur og samstæðureikningur félagsins fyrir liðið starfsár lagðir fram til staðfestingar.
3. Ákvörðun um greiðslu arðs og meðferð hagnaðar félagsins á síðastliðnu starfsári.
4. Tillögur stjórnar lagðar fyrir aðalfund:
   a. Tillaga um heimild til kaupa á eigir hlutabréfum.
   b. Tillaga um lækkun hlutafjár til jöfnunar á eigir hlutum.
   c. Tillaga um breytingu á starfskjarastefnu félagsins.
   d. Tillaga um breytingu á 7. tl. 15. gr. samþykta félagsins vegna ákvörðunar um laun tilnefningarnefndar.
   e. Tillaga um skipun tveggja nefndarmanna í tilnefningarnefnd.
   f. Tillaga um breytingar á starfsreglum tilnefningarnefndar.
5. Kosning stjórnarmanna félagsins.
6. Kosning endurskoðanda eða endurskoðunarfélags.
7. Ákvörðun um laun stjórnar, undirnefnda stjórnar og tilnefningarnefndar fyrir komandi starfsár.
8. Önnur mál, löglega upp borin

Upplýsingar

Hluthafi getur látið umboðsmann sækja hluthafafund fyrir sína hönd. Umboðsmaður skal leggja fram skriflegt og dagsett umboð. Umboðsform er að finna á aðalfundarvef félagsins, www.reitir.is/adalfundir. Umboð verða ekki afturkölluð svo gilt sé gagnvart félaginu eftir að þeim hefur verið framvísað eða eftir setningu fundarins, hvort heldur sem fyrr er.

Ekki verður hægt að greiða atkvæði með rafrænum hætti á fundinum. Hluthafar geta óskað eftir því að fá að greiða atkvæði um mál sem eru á dagskrá fundarins bréflega. Skal beiðni um slíka atkvæðagreiðslu hafa borist á skrifstofu félagsins eða á netfangið adalfundur@reitir.is eigi síðar en fimm sólarhringum fyrir fundinn, þ.e. fyrir kl. 15.00 fimmtudaginn 7. mars 2019.

Hver hluthafi á rétt á að fá ákvæðið mál tekið til meðferðar á aðalfundinum, ef hann gerir skriflega kröfu um það til stjórnar eigi síðar en 10 dögum fyrir aðalfund, þ.e. fyrir kl. 15:00 að íslenskum tíma, laugardaginn 2. mars 2019. Hægt er að senda tillögur eða ályktanir fyrir fundinn á netfangið adalfundur @reitir.is og munu þær verða birtar samdægurs á aðalfundarvef félagsins.

Atkvæðagreiðslur og kosningar verða einungis skriflegar á fundinum komi fram krafa um slíkt á fundinum frá einhverjum atkvæðisbærra fundarmanna eða fundarstjóri úrskurðar um slíkt. Stjórnarkjör skal vera skriflegt ef framboð koma frá fleirum en kjósa skal um. Hluthafar geta gert kröfu um hlutfalls- eða margfeldiskosningu í samræmi við ákvæði samþykta félagsins. Slík krafa þarf að hafa borist stjórn að lágmarki fimm sólarhringum fyrir hluthafafund.

Tilkynningum um framboð til stjórnar félagsins skal skilað eigi síðar en sjö sólarhringum fyrir aðalfund, þ.e. fyrir kl. 15:00 að íslenskum tíma, þriðjudaginn 5. mars 2019, á skrifstofu félagsins í Kringlunni 4-12 í Reykjavík eða á netfangið adalfundur@reitir.is. Framboðstilkynningur skulu uppfylla skilyrði 63. gr. a. hlutafélagalaga nr. 2/1995. Jafnfrað skulu frambjöðendur greina frá því hvort þeir telji sig óháða félaginu og stórum hluthöfum þess samkvæmt skilyrðum í Leiðbeiningum um stjórnarhætti fyrirtækja eins og þau eru skilgreind á hverjum tíma. Framboðseyðublað er að finna á aðalfundarvef félagsins. Upplýsingar um frambjöðendur verða birtar eigi síðar en sex sólarhringum fyrir aðalfund.

Aðalfundur er lögmætur ef löglega er til hans boðað, óháð fundarsókn, sbr. 13. gr. samþykta félagsins.

Fundurinn fer fram á íslensku og verða fundargögn jafnfrað á íslensku. Dagskrá aðalfundar og fundargögn, þ.á m. tillögur stjórnar, sem lögð verða fyrir aðalfund verða aðgengileg á aðalfundarvef félagsins. Einnig verða gögnin til sýnis fyrir hluthafa á opnunartíma skrifstofu félagsins í Kringlunni 4-12 í Reykjavík. Endanleg dagskrá og tillögur verða birtar á aðalfundarvef félagsins eigi síðar en þremur dögum fyrir aðalfund.

Hluthafar og umboðsmenn geta skráð sig á aðalfundinn á fundarstað frá kl. 14:30 á aðalfundardag.

Reykjavík, 18. febrúar 2019
Stjórn Reita fasteignafélags hf.

Kringlan 4–12
103 Reykjavík
www.reitir.is
575 9000
REITIR
Velkomin til starfa