AGM Information • Apr 28, 2022
AGM Information
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Société anonyme Siège social : Avenue du Bourget 42 1130 Bruxelles (Haren) R.P.M. Bruxelles 0405.666.668
Pour assister à l'assemblée générale ou se faire représenter et exercer son droit de vote, tout actionnaire doit remplir les deux conditions énoncées ci-après :
Les actionnaires doivent être enregistrés en qualité d'actionnaires le 17 mai 2022 à minuit (heure belge) (Date d'Enregistrement), soit par inscription dans le registre des actions nominatives de la Société, soit par inscription dans les comptes d'un titulaire de compte agréé ou d'un organisme de compensation de titres.
Compte tenu de la pandémie de Covid-19, les dispositions suivantes s'appliqueront:
La Société ne pourra accorder l'accès aux locaux de l'assemblée générale aux actionnaires, mandataires et autres personnes que dans la mesure où le public est autorisé par les autorités compétentes au moment de l'assemblée générale. Par conséquent, il existe un risque que la participation en personne à l'assemblée générale ne soit pas possible.
Il est possible que les déplacements à l'assemblée générale pour y assister soient soumis à des conditions ou restrictions particulières, notamment pour les actionnaires non situés dans la région du lieu de l'assemblée générale. Les actionnaires sont priés de se renseigner sur ces conditions ou restrictions et de s'y conformer.
Les actionnaires doivent, avant ou au plus tard le 25 mai 2022, notifier leur intention de participer à l'assemblée générale :
• par voie électronique sur la plateforme Lumi via le lien www.lumiconnect.com (en cas d'actions dématérialisées, que ce soit par l'intervention ou non d'un intermédiaire financier agissant sur instruction de l'actionnaire) ;
• par e-mail à la Société, à l'adresse [email protected] par le biais de l'avis d'enregistrement disponible au siège de la Société et sur le site Internet de la Société ; ou
• par courrier adressé à Recticel SA/NV, 42 Avenue du Bourget, 1130 Bruxelles (Haren), Belgique, à l'attention du Chief Financial & Legal Officer de la Société, par le biais de l'avis d'enregistrement disponible au siège de la Société et sur le site Internet de la Société.
Les titulaires d'actions dématérialisées qui se sont pas enregistrés par le biais de la plateforme Lumi doivent joindre à la notification un certificat délivré par le titulaire de compte agréé ou l'organisme de compensation de titres, attestant le nombre d'actions dématérialisées inscrites au nom de l'actionnaire sur ses comptes à la Date d'Enregistrement, avec lesquelles cet actionnaire a indiqué vouloir participer à l'assemblée générale.
Les titulaires de droits de souscription qui peuvent assister à l'assemblée générale avec voix consultative conformément à l'article 7:135 du CSA, sont priés de se conformer aux formalités d'enregistrement et de notification préalables visées ci-dessus.
Seuls ceux étant enregistrés en qualité d'actionnaires à la Date d'Enregistrement auront le droit d'assister et de voter à l'assemblée générale.
L'actionnaire qui a rempli les conditions d'admission peut participer à l'assemblée générale comme suit : (i) personnellement, (ii) en ligne, (iii) par procuration (écrite ou électronique) ou (iv) par courrier. Les actionnaires peuvent notifier leur intention à cet égard sur la plateforme Lumi.
Chaque actionnaire a le droit de participer personnellement à l'assemblée générale.
Afin de permettre un processus d'enregistrement efficace, les actionnaires ou leurs mandataires qui assistent personnellement à l'assemblée générale sont priés de se présenter au plus tard à 9h30 CET (une demi-heure avant le début de l'assemblée générale). Les personnes physiques participant à l'assemblée générale en leur qualité d'actionnaire, de mandataire ou de représentant d'une personne morale peuvent être invitées à justifier de leur identité. En outre, les représentants des personnes morales doivent fournir les documents qui démontrent leur qualité de représentant légal ou de mandataire.
Les actionnaires qui participent par voie numérique auront la possibilité de voter par voie électronique lors de l'assemblée générale. Plus d'informations à ce sujet sont disponibles sur la plateforme Lumi, en utilisant le lien www.lumiconnect.com.
Chaque actionnaire peut se faire représenter par un mandataire à l'assemblée générale. L'actionnaire qui souhaite se faire représenter doit remettre une procuration sous forme écrite ou électronique le 25 mai 2022 au plus tard, comme prévu ci-dessous :
o la procuration électronique est à la disposition des actionnaires qui se sont enregistrés par voie électronique, en utilisant la plateforme Lumi, en utilisant le lien www.lumiconnect.com, où l'actionnaire peut émettre une procuration avec instructions de vote via un formulaire électronique.
o la procuration écrite :
• le modèle de procuration mis à disposition par le conseil d'administration (i) au siège de la Société et (ii) sur le site Internet de la Société (www.recticel.com) doit être utilisé ;
• la procuration datée et signée doit parvenir à la Société, (i) par e-mail à [email protected], ou (ii) par courrier à Recticel SA/NV, 42 Avenue du Bourget, 1130 Bruxelles (Haren), Belgique, à l'attention du Chief Financial & Legal Officer de la Société.
La désignation d'un mandataire doit être effectuée conformément aux règles applicables du droit belge, y compris les règles relatives aux conflits d'intérêts. En outre, les actionnaires doivent remplir les conditions d'admission décrites ci-dessus.
Chaque actionnaire a en outre le droit de voter par anticipation par courrier ou par voie électronique, comme indiqué ci-dessous :
o le vote électronique par anticipation doit être effectué sur la plateforme Lumi, via le lien www.lumiconnect.com, au plus tard le 25 mai 2022.
o Pour le vote par courrier, il doit être fait usage du formulaire mis à disposition par le conseil d'administration (i) au siège de la Société et (ii) sur le site Internet de la Société (www.recticel.com). Le formulaire de vote par courrier doit être valablement signé. Le formulaire doit parvenir à la Société par voie postale le 25 mai 2022 au plus tard à Recticel SA/NV, 42 Avenue du Bourgetlaan, 1130 Bruxelles (Haren), Belgique, à l'attention du Chief Financial & Legal Officer de la Société, ou par email à [email protected].
En outre, les actionnaires doivent remplir les conditions d'admission décrites ci-dessus.
Conformément à l'article 30 des statuts de la Société, un ou plusieurs actionnaires, qui détiennent ensemble au moins 3% du capital social, peuvent ajouter des points à discuter à l'ordre du jour de l'assemblée générale et proposer des résolutions concernant les points inscrits ou à inscrire à l'ordre du jour. La Société doit recevoir ces demandes, accompagnées des justificatifs du pourcentage de détention requis, au plus tard le 9 mai 2022. En l'espèce, un ordre du jour complémentaire sera publié au plus tard le 16 mai 2022.
Conformément à l'article 33 des statuts de la Société, les actionnaires qui ont rempli les conditions d'accès précitées, peuvent poser des questions écrites aux administrateurs sur les points inscrits à l'ordre du jour. Les actionnaires auront la possibilité de poser des questions écrites à l'avance. Ces questions doivent être soumises dans l'application disponible à cet effet sur la plateforme Lumi, via le lien www.lumiconnect.com, ou doivent parvenir par e-mail à [email protected] au plus tard le 25 mai 2022.
Afin d'assister personnellement ou de se faire représenter à l'assemblée générale, les titulaires d'actions, d'obligations convertibles ou de droits de souscription, ainsi que les mandataires, doivent justifier de leur identité (carte d'identité ou passeport) et les représentants des personnes morales doivent, en outre, justifier de leurs pouvoirs de représentation (documents sociaux pertinents). La Société doit recevoir cette preuve au plus tard le jour de l'assemblée générale.
Tous les documents relatifs à l'assemblée générale sont disponibles sur le site Internet de la Société (www.recticel.com) et sont également disponibles au siège social de la Société.
La notification et tous les autres avis ou correspondances à la Société doivent être à l'attention de M. Dirk Verbruggen, Chief Financial & Legal Officer (représentant Roffoelkin SRL), comme suit :
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