Recticel — AGM Information 2020

Apr 24, 2020

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RECTICEL

Société anonyme Siège social : Avenue des Olympiades, 2 1140 Bruxelles (Evere) R.P.M. Bruxelles 0405.666.668

LE MARDI 26 MAI 2020 À 10 HEURES

ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE et ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE

Conditions d'admission - Dispositions pratiques

Le jeudi 9 avril 2020 est paru l'Arrêté Royal n° 4 portant diverses dispositions en matière de copropriété et de droit des sociétés et des associations dans le cadre de la lutte contre la pandémie Covid-19. Cet AR donne le pouvoir au Conseil d'Administration d'imposer, même sans aucune autorisation statutaire, aux participants à l'assemblée générale ordinaire et extraordinaire, d'exercer leurs droits uniquement par le biais d'une procuration ou le vote par correspondance et à interdire toute présence physique des actionnaires.

Le Conseil d'Administration de Recticel confirme vouloir faire usage de ce droit et que l'Assemblée Générale Ordinaire et Extraordinaire du mardi 26 mai 2020 sera tenue derrière portes closes, en présence uniquement du bureau, détenteurs des procurations, l'administrateur délégué et le notaire.

Les actionnaires pourront exercer leurs droits uniquement en donnant procuration ou en votant par correspondance conformément aux dispositions pratiques ci-dessous. Les réponses aux questions seront uniquement données par écrit conformément aux dispositions pratiques mentionnées ci-dessous.

Enregistrement et confirmation de participation

Pour assister aux Assemblées Générales susmentionnées, s'y faire représenter et y exercer un droit de vote, chaque actionnaire doit, conformément à l'article 31 des statuts de la Société, satisfaire aux deux conditions mentionnées ci-après :

• 1. L'enregistrement de ses actions le 12 mai 2020 à minuit (heure belge) ("Date d'Enregistrement"), soit par son inscription au registre des actions nominatives de la Société, soit par son inscription sur les comptes d'un teneur de compte agréé ou d'un organisme de liquidation.
• 1. La confirmation qu'il souhaite prendre part aux Assemblées Générales doit parvenir à la Société, au plus tard le 20 mai 2020. Parallèlement, il convient d'indiquer le nombre de titres qu'il souhaite représenter lors du vote aux Assemblées Générales.

Le titulaire d'actions dématérialisées doit, en outre, fournir à la Société une attestation de son intermédiaire financier, de son teneur de compte agréé ou de son organisme de liquidation indiquant le volume de titres qui sont respectivement présentés à la Date

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d'Enregistrement ou qui figurent au nom de l'actionnaire sur ses comptes pour lesquels il a indiqué vouloir participer aux Assemblées Générales.

Les détenteurs d'obligations, de warrants ou de certificats émis en coopération avec la Société, qui peuvent, conformément à l'article 7 :135 du Code des sociétés et associations, assister aux Assemblées Générales et y exercer une voix consultative, doivent satisfaire aux formalités d'enregistrement et de notification préalable susmentionnées.

Seules les personnes qui sont actionnaires à la Date d'Enregistrement auront le droit de participer et de voter aux Assemblées Générales.

Points complémentaires à l'ordre du jour et/ou propositions de décision

Conformément à l'article 30 des statuts de la Société, un ou plusieurs actionnaires possédant ensemble au moins 3 % du capital social peuvent requérir l'inscription de points à traiter à l'ordre du jour des Assemblées Générales ainsi que déposer des propositions de décision concernant des points à traiter inscrits ou à inscrire à l'ordre du jour. Pareilles requêtes doivent parvenir à la Société accompagnées du justificatif attestant la possession de la participation requise au plus tard le 4 mai 2020. Le cas échéant, un ordre du jour complété sera publié au plus tard le 11 mai 2020.

Procuration / Vote par correspondance

Conformément à l'article 32 des statuts de la Société, chaque actionnaire a la possibilité de se faire représenter aux Assemblées Générales par un mandataire spécial ou de voter par correspondance avant lesdites Assemblées générales.

Compte tenu de l'Arrêté Royal n° 4 portant des dispositions diverses en matière de copropriété et de droit des sociétés et des associations dans le cadre de la lutte contre la pandémie Covid-19, il est obligatoire de voter par procuration ou par correspondance. En cas de représentation par procuration, il faudra donner procuration selon les modèles contenant les instructions de vote spécifiques disponibles sur le site web de Recticel (www.recticel.com/investors/general-meetings.html).

Les procurations et les bulletins de vote doivent parvenir à la Société au plus tard le 22 mai 2020. Ces documents pourront être communiqués au bureau par tout moyen, en ce inclus l'envoi d'une copie scannée ou photo du formulaire par e-mail à l'adresse e-mail mentionnée ci-dessous.

Questions écrites / Droit des actionnaires de poser des questions

Conformément à l'article 33 des statuts de la Société, les actionnaires ayant répondu de façon valide aux conditions d'admission susmentionnées, sont en droit de poser des questions par écrit aux administrateurs et au commissaire à propos de leur rapport ou des sujets à l'ordre du jour.

Compte tenu de l'Arrêté Royal n° 4 portant des dispositions diverses en matière de copropriété et de droit des sociétés et des associations dans le cadre de la lutte contre la pandémie Covid-19, les actionnaires pourront exercer leur droit de poser des questions uniquement par écrit. La Société devra recevoir les questions au plus tard le 22 mai 2020. Les réponses aux questions seront publiées (en écrit) sur le site web de la Société (www.recticel.com/investors/general-meetings.html).

Preuve d'identité et de pouvoirs de représentation

Pour participer à l'Assemblée Générale ou s'y faire représenter, les détenteurs d'actions, d'obligations, de warrants ou de certificats émis en coopération avec la Société doivent, de même que les titulaires d'une procuration, prouver leur identité (carte d'identité ou passeport) tandis que les représentants de personnes morales doivent, en outre, prouver leurs pouvoirs de représentation (documents pertinents selon le droit des sociétés). Les pièces justificatives doivent parvenir à la Société au plus tard le jour de l'Assemblée Générale.

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Documentation

Tous les documents relatifs à l'Assemblée Générale sont mis à disposition sur le site Internet de la Société (www.recticel.com) et sont également disponibles au siège social de la Société.

Notification et transmission de documents

La notification, les transmissions d'informations ou les envois à destination de la Société doivent être adressés à l'attention de M. Dirk Verbruggen, General Counsel & General Secretary, comme suit :

• soit par courrier : Recticel SA, avenue des Olympiades 2, B-1140 Bruxelles ;
• soit par e-mail : companysecretary@recticel.com ;
• soit par fax : +32 2 775 19 92.

Le Conseil d'Administration