Quantum Software S.A. — Governance Information 2018

May 8, 2019

W "Sprawozdaniu Zarządu z działalności Spółki Quantum software S.A. za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2018 roku" oraz w "Sprawozdaniu Zarządu z działalności Grupy Kapitałowej Quantum software S.A. za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2018 roku" uzupełniono w "Oświadczeniu o stosowaniu zasad ładu korporacyjnego" fragment dot. Komitetu Audytu Rady Nadzorczej Spółki w następujący sposób:

"Na dzień 31.12.2018 r. skład Komitetu Audytu Rady Nadzorczej przedstawiał się następująco: Przewodniczący Komitetu Marcin Buczkowski Członek Komitetu Tomasz Polończyk Członek Komitetu Andrzej Ruciński

Zasady działania Komitetu Audytu Rady Nadzorczej

W ramach Rady Nadzorczej Spółki działa Komitet Audytu zgodnie z ustawą z dnia 7 maja 2009 roku o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorcze publicznym, który działa na podstawie uchwały nr 21 Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia spółki Quantum software S.A. z dnia 17 maja 2012 roku.

Członkowie Komitetu Audytu w osobach Marcina Buczkowskiego i Andrzeja Rucińskiego spełniają warunki niezależności określone w art. 129 ust. Ustawy o biegłych rewidentach. Zarówno pan Marcin Buczkowski, jak i pan Andrzej Ruciński posiadają praktyczną wiedzę w zakresie rachunkowości i badania sprawozdań finansowych, którą nabyli w toku swojej długoletniej działalności zawodowej. Dodatkowo Przewodniczący Komitetu Audytu uczestniczył w szkoleniach z zakresu rachunkowości przedsiębiorstw ze szczególnym uwzględnieniem aspektów sprawozdawczości finansowej oraz wyceny spółek.

Kolejny Członek Komitetu Audytu w osobie Tomasza Polończyka posiada zaś wiedzę i umiejętności w zakresie branży, w której działa Emitent. Kierunkowe wykształcenie oraz wieloletnie doświadczenie zawodowe na stanowiskach kierowniczych pozwalają stwierdzić, że jest on ekspertem w zakresie rozwiązań informatycznych stosowanych w informatyce.

Do zadań Komitetu Audytu należą w szczególności:

a) monitorowanie:

• procesu sprawozdawczości finansowej,
• skuteczności systemów kontroli wewnętrznej i systemów zarządzania ryzykiem oraz audytu wewnętrznego, w tym w zakresie sprawozdawczości finansowej,
• wykonywania czynności rewizji finansowej, w szczególności przeprowadzania przez firmę audytorską badania, z uwzględnieniem wszelkich wniosków i ustaleń Komisji Nadzoru Audytowego wynikających z kontroli przeprowadzonej w firmie audytorskiej;

b) kontrolowanie i monitorowanie niezależności biegłego rewidenta i firmy audytorskiej, w szczególności w przypadku, gdy na rzecz jednostki zainteresowania publicznego świadczone są przez firmę audytorską inne usługi niż badanie;

c) informowanie rady nadzorczej lub innego organu nadzorczego lub kontrolnego jednostki zainteresowania publicznego o wynikach badania oraz wyjaśnianie, w jaki sposób badanie to przyczyniło się do rzetelności sprawozdawczości finansowej w jednostce zainteresowania publicznego, a także jaka była rola komitetu audytu w procesie badania;

d) dokonywanie oceny niezależności biegłego rewidenta oraz wyrażanie zgody na świadczenie przez niego dozwolonych usług niebędących badaniem w jednostce zainteresowania publicznego; e) opracowywanie polityki wyboru firmy audytorskiej do przeprowadzania badania;

f) opracowywanie polityki świadczenia przez firmę audytorską przeprowadzającą badanie, przez podmioty powiązane z tą firmą audytorską oraz przez członka sieci firmy audytorskiej dozwolonych usług niebędących badaniem;

g) określanie procedury wyboru firmy audytorskiej przez jednostkę zainteresowania publicznego; h) przedkładanie zaleceń mających na celu zapewnienie rzetelności procesu sprawozdawczości finansowej w jednostce zainteresowania publicznego.

Komitet Audytu jest stałym komitetem Rady Nadzorczej. Rada Nadzorcza powołuje w głosowaniu jawnym jednego ze wskazanych Członków Komitetu Audytu na funkcję Przewodniczącego Komitetu Audytu. Rada Nadzorcza może w każdej chwili odwołać Członka Komitetu Audytu z funkcji Przewodniczącego, pozostawiając go w składzie Komitetu Audytu i powierzyć tę funkcję innemu Członkowi Komitetu Audytu. Członkowie Komitetu pełnią swoje funkcje przez okres trwania kadencji Rady Nadzorczej. Rada Nadzorcza może w każdym czasie odwołać poszczególnych Członków Komitetu Audytu także przed wygaśnięciem mandatu członka Rady Nadzorczej. Odwołanie ze składu komitetu nie jest równoznaczne z odwołaniem ze składu Rady Nadzorczej. Mandat członka danego komitetu wygasa wraz z wygaśnięciem mandatu członka Rady Nadzorczej.

Komitet Audytu odbywa posiedzenia w miarę potrzeb, z zastrzeżeniem, iż posiedzenia Komitetu Audytu odbywają się co najmniej przed opublikowaniem przez Spółkę na GPW rocznych, półrocznych oraz dwóch kwartalnych sprawozdań finansowych - za pierwszy oraz za trzeci kwartał.

Posiedzenia Komitetu Audytu są zwoływane przez jego Przewodniczącego z własnej inicjatywy lub na wniosek członka Komitetu Audytu. Przewodniczący Komitetu Audytu na wniosek członka Komitetu Audytu lub z własnej inicjatywy może zapraszać na posiedzenia osoby spoza grona Komitetu Audytu, w szczególności posiadające wiadomości specjalne, a także Członków Zarządu i pracowników Spółki w celu udzielenia szczegółowych wyjaśnień lub wydania opinii na tematy będące przedmiotem obrad. Osoba taka powinna opuścić posiedzenie Komitetu, również na czas omawiania spraw dotyczących jej bezpośrednio, jak również na wniosek Członka Komitetu Audytu. Pracami komitetu kieruje Przewodniczący Komitetu Audytu. Przewodniczący sprawuje również nadzór nad przygotowywaniem porządku obrad, organizowaniem dystrybucji dokumentów i sporządzaniem protokołów z posiedzeń komitetu.

W roku 2018 Komitet Audytu odbył trzy posiedzenia, tj. dnia 11 kwietnia, 24 sierpnia oraz 13 grudnia.

Komitet Audytu na początku 2018 roku przeanalizował zebrane oferty firm audytorskich i dokonał rekomendacji Radzie Nadzorczej kilka z nich. Rada Nadzorcza na podstawie tych rekomendacji podjęła decyzję o wyborze firmy audytorskiej PRO AUDYT sp. z o.o. Wyboru PRO AUDYT sp. z o.o. dokonano zgodnie z posiadaną przez Spółkę polityką i procedurą wyboru firmy audytorskiej do badania sprawozdań finansowych i został dokonany na podstawie rekomendacji Komitetu Audytu.

Do głównych założeń ww. polityki i procedury należą:

• wybór jest dokonywany po przeprowadzeniu postępowania mającego na celu zapewnienie wyboru niezależnej i bezstronnej firmy audytorskiej, zbadaniu znajomość przez firmy audytorskie branży informatycznej, w której działają Spółki w Grupie Kapitałowej;

• w czasie postępowania badana jest:

• możliwość zapewnienia świadczenia wymaganego zakresu usług, w terminach określonych przez Spółkę;

• kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób bezpośrednio zaangażowanych w prowadzone badanie;

• cena zaproponowana przez podmiot uprawniony do badania.

Ponadto w Spółce przestrzegane są przepisy związane z rotacją firmy audytorskiej i kluczowego biegłego rewidenta oraz obowiązkowymi okresami karencji.

PRO AUDYT sp. z o.o. oraz członkowie zespołu wykonującego badania spełniali warunki do sporządzenia bezstronnego i niezależnego sprawozdania z badania rocznych sprawozdań ustawowych Spółki.

Spółka przestrzega zakazu świadczenia na jej rzecz przez firmę audytorską przeprowadzającą badanie, przez podmioty powiązane z tą firmą audytorską oraz przez członka sieci firmy audytorskiej usług niebędących badaniem sprawozdań finansowych, za wyjątkiem usług z listy usług dozwolonych zdefiniowanych w ustawie o biegłych rewidentach. Na rzecz Emitenta w 2018 roku nie były świadczone przez PRO AUDYT sp. z o.o. dozwolone usługi niebędące badaniem."