Governance Information • Jan 1, 2023
Governance Information
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Leitlinien und Verhaltensregeln für unser geschäftliches Handeln – Die Compliance-Grundsätze der q.beyond AG
Denn sie bilden das Fundament unserer Unternehmenskultur.
Für q.beyond als attraktiver Geschäftspartner und Arbeitgeber ist Vertrauenswürdigkeit die Basis des Erfolges. Vertrauen gewinnen wir durch Kundenorientierung, Zuverlässigkeit, Teamgeist und Pragmatismus. Rechtmäßiges Verhalten genießt dabei höchste Priorität. Es ist Teil unserer Unternehmenskultur und soll eine Selbstverständlichkeit für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter1 sein. Deshalb bewerten wir einwandfreies Geschäftsverhalten höher als kurzfristige Geschäftserfolge.
Wir sind überzeugt, dass wahre Wettbewerbsstärke nicht nur durch die Produkte oder Dienstleistungen entsteht, die wir als Unternehmen anbieten. Auch die Art, wie wir intern und mit unseren Kunden, Lieferanten und der gesamten Öffentlichkeit zusammenarbeiten, trägt entscheidend zu unserer Wettbewerbsstärke bei.
Zur besseren Lesbarkeit wird im nachfolgenden Text die männliche Form der Ansprache verwendet. Damit werden alle Geschlechter gleichzeitig angesprochen. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.
Deshalb leben wir konsequent unsere gemeinsamen Werte, die das Fundament unserer Unternehmenskultur bilden:
Jeder von uns beeinflusst mit seinem beruflichen Handeln das Ansehen der q.beyond AG. Unsere Compliance-Grundsätze beschreiben den Umgang miteinander sowie den Umgang mit Geschäftspartnern, Wettbewerbern, Lieferanten und natürlichen Ressourcen. Diese Grundsätze werden von uns allen als das Fundament unternehmerischen Handelns anerkannt.
Die q.beyond Compliance-Grundsätze gelten für jedes Unternehmensmitglied, gleichgültig ob Vorstand, Geschäftsführer, Führungskraft oder Mitarbeiter. Der Unternehmensleitung und allen Führungskräften kommt dabei eine wichtige Vorbildfunktion zu.
Verhalten entsprechend unserer Verhaltensgrundsätze gilt als ein wichtiges Element im internen Leistungsbeurteilungsprozess der Mitarbeiter. Denn nur, wer sich an die q.beyond Compliance-Grundsätze hält, handelt im Interesse unseres Unternehmens.
Wir verhalten uns fair, verantwortungsvoll und wertschätzend.
Unser Umgang miteinander ist geprägt von Respekt und Fairness. Dasselbe gilt für unsere Beziehungen zu Kunden, Partnern, Lieferanten, Wettbewerbern, Aktionären und anderen Kapitalmarktteilnehmern, Behörden sowie sonstigen Personen und Institutionen. Das Verhältnis soll von Wertschätzung und verantwortungsvoller Zusammenarbeit geprägt sein. Keine Bestechung und keine Korruption
Unseren Erfolg wollen wir auf fairem Weg erreichen. Darum setzen wir uns für den freien Wettbewerb ein und halten uns an die geltenden Gesetze. Wir beteiligen uns nicht an Preisabsprachen und stimmen uns nicht mit Wettbewerbern über unser Marktverhalten ab.
Unlautere Methoden, die uns einen vermeintlichen Wettbewerbsvorteil verschaffen könnten (z. B. Konkurrenzspionage, Verbreitung von unwahren Informationen), lehnen wir strikt ab. Mit Behörden arbeiten wir kooperativ zusammen.
Unsere Geschäfte schließen wir auf rechtmäßige Weise ab. Wir dulden weder Bestechung noch Bestechlichkeit unserer Mitarbeiter oder Vertriebs- und Kooperationspartner. Wir unterlassen jede Form des korrupten Verhaltens und achten darauf, dass wir auch nur den bloßen Anschein einer Einflussnahme auf oder durch unsere Geschäftspartner vermeiden. Dies gilt insbesondere im Geschäftsverkehr mit Behörden und öffentlichen Institutionen sowie deren Vertretern.
Wir bieten unseren Kunden und deren Entscheidungsträgern keine unerlaubten Vorteile an und nehmen auch selbst keine an. Wir lehnen Geschenke, Einladungen oder Zuwendungen von Geschäftspartnern ab, wenn diese durch ihren Wert unser Verhalten beeinflussen können oder auch nur der Eindruck entsteht. Wir versprechen und gewähren keine Vorteile, um ein gewünschtes Verhalten oder eine gewünschte Entscheidung zu erreichen.
Spenden oder Sponsoring leisten wir freiwillig, ohne dafür geschäftliche Vorteile als Gegenleistung zu erwarten. Wir spenden nur für nachweislich wissenschaftliche, gemeinnützige, kulturelle oder politische Zwecke; Sponsoring setzen wir ausschließlich für Marketing ein.
Bei unseren geschäftlichen Entscheidungen achten wir auf das Interesse der q.beyond AG. Private Interessen oder persönliche Vorteile beeinflussen unsere Entscheidungen nicht. Wir fordern keine persönlichen Zuwendungen und vermeiden auch nur den Anschein der Einflussnahme. Über höherwertige Geschenke und Einladungen informieren wir unsere Führungskraft unverzüglich.
Wir ergreifen alle erforderlichen Maßnahmen, um Geldwäsche in unserem Unternehmen zu verhindern.
Gesellschaftliche Verantwortung und Schutz der Umwelt
Wir fühlen uns mitverantwortlich für die ökonomischen, ökologischen und sozialen Bedürfnisse künftiger Generationen. Nachhaltiges Wirtschaften, die Einhaltung sozialer und ökologischer Standards, ein schonender Umgang mit Ressourcen sowie Engagement für die Belange der Gesellschaft als Ganzes sind für uns wesentliche Werte.
Durch den Einsatz ökoeffizienter Technologien und durch ein ressourcenschonendes Verhalten reduzieren wir kontinuierlich unseren Energie- und Wasserbedarf sowie Emissionen und Abfall.
Insbesondere beim Betrieb unserer Rechenzentren nutzen wir ausschließlich Strom aus regenerativen Quellen und setzten nur Hardware-Systeme ein, die den neuesten Energieeffizienz-Standard erfüllen.
Menschenrechte
Wir bekennen uns zur Achtung der Menschenrechte und übernehmen Verantwortung für unsere Wertschöpfungskette. Wir setzen geltendes Recht um und folgen den Leitprinzipien der international anerkannten menschenrechtlichen Rahmenwerke und Standards, formuliert z. B. von den Vereinten Nationen. Ebenso tragen wir Sorge dafür, im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit Menschenrechtsverletzungen zu verhindern. Dies gilt insbesondere im Hinblick auf unsere Lieferanten.
Diskriminierungsfreiheit und Chancengleichheit
Arbeitnehmerrechte und Einhaltung sozialer Standards Gesundheitsschutz und Arbeitssicherheit
Wir verpflichten uns ausdrücklich, alle arbeitsrechtlichen Gesetze sowie grundlegende Übereinkommen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) einzuhalten. Wir beachten die gesetzlichen Mindestnormen in Bezug auf die Höhe von Arbeitsvergütungen und Sozialleistungen. Wir bekennen uns zur vertrauensvollen Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat.
Im Rahmen unserer betrieblichen Möglichkeiten nutzen wir geeignete Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen, um die beruflichen Fähigkeiten unserer Mitarbeiter zu erweitern.
Wir treffen alle erforderlichen Maßnahmen, um Unfälle und Gesundheitsschäden unserer Mitarbeiter zu vermeiden. Die Einhaltung der Regelungen zur Arbeitssicherheit und zum Gesundheitsschutz wird sicher gestellt.
Wir sorgen für Chancengleichheit. Insbesondere ethnische Herkunft, Hautfarbe, Geschlecht, Alter, Familienstand, Behinderung, Religion, Staatsangehörigkeit, sexuelle Ausrichtung oder soziale Herkunft spielen keine Rolle bei q.beyond. Wir setzen uns dafür ein, dass die Würde jedes Mitarbeiters zu jedem Zeitpunkt respektiert wird und seine Arbeitsumgebung frei ist von körperlicher Beeinträchtigung und sexueller, psychischer oder verbaler Belästigung. Mobbing und Einschüchterung werden nicht geduldet.
Wir setzen uns bewusst für Chancengleichheit ein und unterstützen unsere Mitarbeiter im Rahmen der betrieblichen Möglichkeiten, ihre beruflichen und privaten Interessen auszugleichen. Das gilt insbesondere für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf.
Umgang mit Informationen Verhaltensregeln
Wir schützen die uns anvertrauten Daten und gehen vertraulich mit Informationen um.
Wir wissen um die hohe Sensibilität der uns anvertrauten Daten unserer Kunden, Partner, Mitarbeiter, Aktionäre und Lieferanten. Die Sicherheit von Daten ist deshalb für uns von überragender Bedeutung. Klare Regeln helfen uns dabei, mit Daten und Informationen richtig umzugehen.
Wir schützen Unternehmensdaten, personenbezogene Kunden- und Mitarbeiterdaten sowie die Maschinendaten unserer Kunden mit allen angemessenen Mitteln, die uns technisch und organisatorisch zur Verfügung stehen. Wir schützen diese Daten vor unberechtigtem Zugriff, unbefugter und missbräuchlicher Verwendung, Verlust oder vorzeitigem Löschen. Alle Mitarbeiter der q.beyond AG sind mitverantwortlich für das Einhalten eines einheitlich hohen Datenschutzniveaus.
Wir schulen unsere Mitarbeiter regelmäßig zum Thema Datenschutz.
Im Umgang mit Daten im Bereich des Internet-of-Things berücksichtigen wir die gesetzlichen Regelungen sowie eine Zuordnung von Verfügungsbefugnissen und Nutzungsrechten an den Daten. Bei Bedarf legen wir Art und Reichweite der Zuordnung einzelvertraglich fest.
Datenerhebung
Wir erheben, verarbeiten und nutzen schutzbedürftige Daten nur mit ausdrücklicher Zustimmung der betroffenen Person und nur, wenn eine eindeutige rechtliche Norm dies erlaubt oder es zur Erfüllung einer vertraglichen Verpflichtung erforderlich ist. Wir erheben, verarbeiten und nutzen Daten nur im erforderlichen Umfang und nur für die vorgesehenen Zwecke. Anschließend werden die Daten gelöscht.
Wir achten darauf, dass wir keine vertraulichen Informationen an unbefugte Dritte weitergeben, weder in persönlichen Gesprächen noch bei der Nutzung von Kommunikationsmitteln (z. B. Telefon, Internet, sozialen Medien etc.). Dies gilt auch für ehemalige Mitarbeiter nach ihrem Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis mit der q.beyond AG.
Wir äußern uns gegenüber Medienvertretern, bei Veranstaltungen und in sozialen Netzwerken nicht im Namen von q.beyond zu Unternehmensangelegenheiten ohne die ausdrückliche Zustimmung durch die Unternehmenskommunikation. Bei persönlichen Äußerungen in sozialen Netzwerken, die auch das Unternehmen betreffen, beachten wir die Rechte weiterer beteiligter Unternehmen und Personen. Wir verhalten uns im Social-Web immer gemäß unserer Social-Media-Guidelines.
Wir dokumentieren und kontrollieren alle wesentlichen Geschäftsprozesse; rechnungslegungsrelevante Informationen erfassen wir vollständig und korrekt. Wir vermeiden das Irreführen der interessierten Öffentlichkeit. Alle Aktionäre und wesentlichen Zielgruppen werden von uns bei der Weitergabe von relevanten Informationen gleich behandelt. Wichtige Veränderungen veröffentlichen wir unter Beachtung der gesetzlichen Regelungen unverzüglich.
Wir schützen unser geistiges Eigentum im Rahmen des rechtlich Erforderlichen und beachten bestehende und rechtsbeständige Schutzrechte Dritter. Die ungenehmigte Nutzung von geistigem Eigentum – insbesondere von Bildern und Texten – unterlassen wir.
Wir wissen, dass unbefugt eingesetzte Insiderinformationen den Kurs der q.beyond Aktie erheblich beeinflussen können. Als börsennotiertes Unternehmen setzen wir uns deshalb für einen fairen Wertpapierhandel ein und tragen dazu bei, jeglichen Insiderhandel zu unterbinden. Wir nutzen Insiderinformationen nicht für private Wertpapiergeschäfte,geben Insiderinformationen nicht unberechtigt weiter und verleiten andere nicht zu Geschäften auf der Basis von Insiderwissen.
Umgang mit Informationen Vermeidung von Interessenkonflikten
Wir wahren das Unternehmensinteresse und halten uns an arbeitsvertragliche Verpflichtungen.
q.beyond respektiert die persönlichen Interessen und das Privatleben ihrer Beschäftigten. Gerade deshalb legen wir Wert darauf, dass die Mitarbeiter von q.beyond bei ihrer dienstlichen Tätigkeit nicht in einen Konflikt zwischen privaten und Unternehmensinteressen geraten. Folglich gehen wir für den Schutz von Mitarbeitern und Unternehmen offen mit Interessenkonflikten um.
Eine Nebentätigkeit ist jede Tätigkeit, bei der wir unsere Arbeitskraft (entgeltlich und unentgeltlich) außerhalb unseres Arbeitsverhältnisses mit der q.beyond AG zur Verfügung stellen. Unselbstständige oder selbstständige Nebentätigkeiten verrichten wir nur mit ausdrücklicher Zustimmung durch den Arbeitgeber. Ehrenamtliches Engagement begrüßen und unterstützen wir ausdrücklich.
Kapitalbeteiligungen und sonstige finanzielle Interessen an Wettbewerbern oder Geschäftspartnern von q.beyond zeigen wir dem Vorstand der q.beyond AG unverzüglich an. Der Vorstand kann die Beteiligung untersagen. Von dieser Regel ausgenommen sind nur börsennotierte Kapitalbeteiligungen (z. B. Aktien), mit denen kein unmittelbarer oder mittelbarer unternehmerischer Einfluss beim Wettbewerber oder Geschäftspartner verbunden ist.
Wir dürfen Firmeneigentum nach ausdrücklicher Genehmigung auch privat nutzen. Uns überlassenes Firmeneigentum behandeln wir sorgfältig, schützen es vor Diebstahl oder Zerstörung und stellen sicher, dass es uneingeschränkt nutzbar bleibt.
Die q.beyond AG erwartet von allen Mitarbeitern die Einhaltung dieser Compliance-Grundsätze, denn sie bilden die Grundlage für unsere tägliche Zusammenarbeit. Alle Beschäftigten machen sich mit dem Inhalt der Grundsätze vertraut, die Führungskräfte beraten und unterstützen sie bei der Einhaltung der Richtlinien. Fehlverhalten und Verstöße gegen Verhaltensanforderungen sowie Verstöße gegen Rechtsvorschriften und Richtlinien können nicht nur für den Einzelnen, sondern auch für unser ganzes Unternehmen schwerwiegende Folgen haben. Daher tolerieren wir kein Fehlverhalten.
Jeder Mitarbeiter ist aufgefordert, einen Verstoß oder konkreten Verdacht auf einen Verstoß gegen Rechtsvorschriften, Leitlinien und interne Richtlinien zu melden. Entsprechende Hinweise können Mitarbeiter auf unterschiedliche Weise melden: an den Leiter Compliance, unmittelbar an den Vorstand oder über das auf der Homepage von q.beyond verfügbare elektronische Hinweisgebersystem SAFE CHANNEL. Mit SAFE CHAN-NEL bietet q.beyond allen Mitarbeitern und Außenstehenden die Möglichkeit, jeden Verdacht auf unrechtmäßiges Handeln zu melden. Speziell geschulte und zur Verschwiegenheit verpflichtete Personen gehen jedem seriösen und ausreichend konkreten Hinweis nach.
Hinweisgebern entstehen keine Nachteile, wenn sie nicht selbst gegen die geltenden Verhaltensregeln verstoßen haben und den Hinweis nach bestem Wissen und Gewissen geben. Hat der Hinweisgeber selbst am Verstoß mitgewirkt, kann sich sein Hinweis positiv auswirken, wenn dadurch Schaden vom Unternehmen abgewendet werden konnte. Hinweise, die nur den Ruf eines Mitarbeiters oder Dritten schädigen sollen, stellen ein nicht zu tolerierendes Fehlverhalten dar. Alle Hinweise können auch anonym abgegeben werden.
Jedes vorwerfbare und bewusste Fehlverhalten gegen diese Grundsätze ahnden wir im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften ohne Ansehen von Rang und Position der handelnden Person im Unternehmen. Dies gilt insbesondere bei korruptem Verhalten und bei Schädigung unseres Vermögens durch strafbare Handlungen.
Unkenntnis schützt nicht vor den möglichen Folgen eines regelwidrigen Verhaltens. Deswegen informieren und schulen wir alle Mitarbeiter regelmäßig zu aktuellen Themen im Zusammenhang mit diesen Verhaltensrichtlinien. Trotzdem werden in unserer täglichen Arbeit immer wieder Fragen aufkommen, für die unsere Verhaltensgrundsätze keine ausreichende Antwort bieten.
Bei Unsicherheiten und Zweifelsfragen wenden wir uns vertrauensvoll an unsere Führungskraft oder den Leiter Compliance. Gemeinsam erarbeiten wir eine Lösung, wie sich eine geplante geschäftliche Handlung und diese Compliance-Grundsätze vereinbaren lassen.
Bei Fragen zum Thema Compliance kannst du dich gerne per Mail an [email protected] wenden.
q.beyond AG [email protected] www.qbeyond.de
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