AI Terminal
Qrf
AGM Information • Apr 17, 2020
3990_rns_2020-04-17_b1f724ae-89e1-47f5-8fd7-23ea88d35285.pdf
AGM Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
OPROEPING JAARLIJKSE ALGEMENE VERGADERING VAN QRF COMM. VA OP 19 MEI 2020
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
UITZONDERLIJKE MAATREGEL: Wegens de COVID-19 pandemie is de fysieke aanwezigheid van de aandeelhouder tijdens de algemene vergadering niet toegelaten en is de uitoefening van het stemrecht enkel mogelijk door stemming op afstand of via volmacht.
Geachte Aandeelhouder,
Betreft : Gewone algemene vergadering van 19 mei 2020 om 14 uur
De statutaire zaakvoerder heeft het genoegen u op de hoogte te brengen van de organisatie van de gewone algemene vergadering van aandeelhouders van Qrf Comm.VA (de Vennootschap), die zal plaatsvinden op dinsdag 19 mei 2020 om 14 uur op de zetel van de Vennootschap.
Gezien de uitzonderlijke situatie heeft de statutaire zaakvoerder beslist om conform artikel 6, §2 van het Koninklijk besluit nr. 4 van 9 april 2020 de fysieke aanwezigheid van de aandeelhouders niet toe te staan gelet op het feit dat zij niet kan garanderen dat de op dit ogenblik geldende maatregelen ter bestrijding van de COVID-19 pandemie kunnen worden nageleefd. De algemene vergadering zal bijgevolg gehouden worden achter gesloten deuren. Conform artikel 6, §1 van het Koninklijk besluit nr. 4 van 9 april 2020 wordt het de aandeelhouders evenwel toegestaan om te stemmen over de punten op de agenda door voor de algemene vergadering ofwel (i) schriftelijk op afstand te stemmen, ofwel (ii) een volmacht te verlenen, beiden conform onderstaande voorwaarden.
Agenda en voorstellen tot besluit
| Agendapunt | Voorstel tot besluit | |
|---|---|---|
| 1 | Goedkeuring van de statutaire jaarrekening van de Vennootschap afgesloten op 31 december 2019. |
De algemene vergadering keurt de statutaire jaarrekening van de Vennootschap afgesloten op 31 december 2019 goed. |
| 2 | Goedkeuring van de bestemming van het resultaat voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2019. |
De algemene vergadering beslist het resultaat van het afgelopen boekjaar te bestemmen op de wijze voorgesteld door de statutaire zaakvoerder, waarbij een bruto dividend van 0,80 EUR per aandeel wordt uitgekeerd voor 7.132.322 dividendgerechtigde aandelen. |
| 3 | Goedkeuring van het remuneratieverslag, dat een specifiek onderdeel vormt van de verklaring inzake deugdelijk bestuur. |
De algemene vergadering keurt het remuneratieverslag met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2019 goed. |
| 4 | Goedkeuring van de berekening van de vergoeding van de statutaire zaakvoerder voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2019. |
De algemene vergadering keurt de berekening van de vergoeding voor de statutaire zaakvoerder voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2019 goed voor een totaal bedrag van 341.811 EUR. Daarnaast worden, zoals statutair voorzien, de gemaakte kosten terugbetaald voor een bedrag van 637.312 EUR. |
|---|---|---|
| 5 | Verlenen van kwijting aan de statutaire zaakvoerder, de vaste vertegenwoordiger van de statutaire zaakvoerder en aan de Commissaris. |
De algemene vergadering verleent bij afzonderlijke stemming kwijting aan de statutaire zaakvoerder, de vaste vertegenwoordiger van de statutaire zaakvoerder en aan de Commissaris voor de door hen vervulde opdracht tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2019. De algemene vergadering verleent bij afzonderlijke stemming kwijting aan de statutaire zaakvoerder en de vaste vertegenwoordiger van de statutaire zaakvoerder voor het niet naleven van artikel 518bis van het Wetboek van Vennootschappen (artikel 7:86 van het nieuw wetboek van vennootschappen en verenigingen) inzake quota in de raad van bestuur na het ontslag van mevrouw Anneleen Desmyter met ingang vanaf 21 mei 2019. |
Stemmen op afstand
Krachtens artikel 6, §1 van het Koninklijk besluit nr. 4 van 9 april 2020, artikel 7:146 van het wetboek van vennootschappen en verenigingen en artikel 26 van de statuten kunnen de aandeelhouders schriftelijk op afstand stemmen. De schriftelijke stem op afstand moet worden uitgebracht door middel van het formulier dat beschikbaar is via de volgende weblink:
https://investor.qrf.be/nl/aandeelhouders/algemene-vergadering
Het ingevulde en ondertekende stemformulier kan per brief worden verzonden of bezorgd aan de maatschappelijke zetel van de Vennootschap (Gaston Crommenlaan 8, 9050 Gent) of – bij absolute voorkeur gelet op de verstoorde postbedeling – per e-mail aan [email protected]. In dit laatste geval volstaat het bezorgen van een gescande of een gefotografeerde kopie van het ingevulde en ondertekende formulier als bijlage.
Dit stemformulier moet de Vennootschap uiterlijk op vrijdag 15 mei 2020 bereiken.
De aandeelhouder die op afstand wenst te stemmen, moet tevens voldoen aan de hieronder beschreven voorwaarden met betrekking tot de registratiedatum en bevestiging.
Volmacht
Naast een stemming op afstand, kan elke aandeelhouder zich overeenkomstig artikel 6, §1 van het Koninklijk besluit nr. 4 van 9 april 2020, artikel 7:143 van het wetboek van vennootschappen en verenigingen en artikel 22 van de statuten laten vertegenwoordigen door de onafhankelijke volmachthouder aangeduid door de statutaire zaakvoerder. De model-volmacht is beschikbaar op de volgende weblink:
https://investor.qrf.be/nl/aandeelhouders/algemene-vergadering
De ingevulde en ondertekende volmacht kan per brief worden verzonden of bezorgd aan de maatschappelijke zetel van de Vennootschap (Gaston Crommenlaan 8, 9050 Gent) of – bij absolute voorkeur gelet op de verstoorde postbedeling – per e-mail aan [email protected]. In dit laatste geval volstaat het bezorgen van een gescande of een gefotografeerde kopie van de ingevulde en ondertekende volmacht als bijlage.
De volmacht moet de Vennootschap uiterlijk op vrijdag 15 mei 2020 bereiken.
De aandeelhouder die per volmacht wenst te stemmen, moet tevens voldoen aan de hieronder beschreven voorwaarden met betrekking tot de registratiedatum en bevestiging.
Registratiedatum en bevestiging
1) Registratiedatum
Overeenkomstig artikel 21 van de statuten en artikel 7:134 van het wetboek van vennootschappen en verenigingen wordt het recht om een stemgerechtigde volmachthouder aan te duiden of het stemrecht uit te oefenen op afstand verleend door de boekhoudkundige registratie van de aandelen op naam van de aandeelhouder op de 14de dag vóór de algemene vergadering om vierentwintig uur ('registratiedatum'), namelijk op 5 mei 2020 om 24 uur, hetzij door hun inschrijving in het register van de aandelen op naam van de Vennootschap, hetzij door hun inschrijving op de rekeningen van een erkende rekeninghouder of van een vereffeningsinstelling, ongeacht het aantal aandelen in het bezit van de aandeelhouder op de dag van de algemene vergadering. Alleen personen die op deze registratiedatum aandeelhouder zijn van de Vennootschap, zijn gerechtigd om een stemgerechtigde volmachthouder aan te duiden of het stemrecht uit te oefenen op afstand.
2) Bevestiging
Houders van aandelen op naam
De houders van aandelen op naam die wensen op afstand te stemmen of zich te laten vertegenwoordigen door een volmachthouder dienen dit te bevestigen door een kennisgeving aan de maatschappelijke zetel van de Vennootschap (Gaston Crommenlaan 8, 9050 Gent) of – bij absolute voorkeur gelet op de verstoorde postbedeling – per e-mail aan [email protected]. Deze kennisgeving dient uiterlijk op vrijdag 15 mei 2020 te gebeuren. De tijdige aanlevering van een volmacht of formulier voor stemming op afstand zal beschouwd worden als een bevestiging.
Houders van gedematerialiseerde aandelen
De houders van gedematerialiseerde aandelen die wensen op afstand te stemmen of zich te laten vertegenwoordigen door een volmachthouder moeten een attest bezorgen, afgeleverd door hun financiële tussenpersoon of de erkende rekeninghouder of vereffeningsinstelling, waaruit blijkt met
hoeveel gedematerialiseerde aandelen die zijn voorgelegd of op naam van de aandeelhouder op zijn rekeningen zijn ingeschreven op de registratiedatum, de aandeelhouder heeft aangegeven te willen op afstand stemmen of via een volmachthouder deel te nemen aan de algemene vergadering. De neerlegging dient te geschieden (i) ofwel op de maatschappelijke zetel van de Vennootschap (Gaston Crommenlaan 8, 9050 Gent), (ii) of bij ING (Marnixlaan 24, 1000 Brussel), (iii) dan wel – bij absolute voorkeur gelet op de verstoorde postbedeling – per e-mail aan [email protected] uiterlijk op vrijdag 15 mei 2020. Concreet dient de houder van gedematerialiseerde aandelen dus naast het hogervermelde formulier voor stemming op afstand of volmacht de Vennootschap ook het in deze alinea genoemde attest te bezorgen.
Mogelijkheid om nieuwe onderwerpen op de agenda te plaatsen
Een of meer aandeelhouders die samen minstens 3% bezitten van het maatschappelijk kapitaal van de Vennootschap hebben het recht om punten op de agenda van de algemene vergadering te plaatsen en voorstellen tot besluit (met betrekking tot op de agenda opgenomen of daarin op te nemen te behandelen onderwerpen) in te dienen.
Zulke aanvragen moeten gericht worden aan de zetel van de Vennootschap of – bij absolute voorkeur gelet op de verstoorde postbedeling – per e-mail aan [email protected], uiterlijk op maandag 27 april 2020. In voorkomend geval zal de aangevulde agenda uiterlijk op 4 mei 2020 bekendgemaakt worden. Meer gedetailleerde informatie over de voorwaarden om van deze mogelijkheid gebruik te maken, vindt men terug op de website (www.qrf.be).
Recht tot schriftelijke vraagstelling
Gelet op uitzonderlijke organisatie van de algemene vergadering kunnen aandeelhouders die voldoen aan de voorwaarden van "Registratie en bevestiging" hierboven hun vraagrecht conform artikel 6, §3 van het Koninklijk besluit nr. 4 van 9 april 2020 enkel schriftelijk uitoefenen. Zodra de oproeping tot de algemene vergadering gepubliceerd is kunnen de aandeelhouders schriftelijke vragen stellen voor zover ze voldoen aan de formaliteiten hierboven vermeld. Schriftelijke vragen dienen uiterlijk op de vierde dag vóór de algemene vergadering, zijnde uiterlijk op vrijdag 15 mei 2020 op de zetel van de Vennootschap toe te komen via gewone brief of – bij absolute voorkeur gelet op de verstoorde postbedeling – via email aan [email protected].
De ontvangen vragen zullen ten laatste 19 mei vóór 14.00 uur schriftelijk beantwoord worden. De antwoorden worden gepubliceerd op de website www.qrf.be onder "Investor Relations – Algemene vergadering".
Ter beschikking stellen van stukken
De volgende stukken zijn terug te vinden op de website www.qrf.be onder "Investor Relations – Algemene vergadering".:
- de stukken die zullen worden voorgelegd aan de algemene vergaderingen;
- de agenda van de algemene vergaderingen die tevens een voorstel tot besluit of een commentaar van de statutaire zaakvoerder bevat;
- het formulier dat kan worden gebruikt voor het stemmen op afstand; en
- het formulier dat kan worden gebruikt voor het stemmen bij volmacht.
Deze stukken zijn conform artikel 6, §6 van het Koninklijk besluit nr. 4 van 9 april 2020 uitzonderlijk niet beschikbaar op de zetel van de Vennootschap en worden niet ter post toegezonden aan de houders van aandelen op naam.
Qrf Management NV
Statutaire Zaakvoerder Qrf Comm. VA