Proximus SA — Proxy Solicitation & Information Statement 2016

Mar 18, 2016

Mémo explicatif des modifications proposées aux statuts de Proximus SA de droit public

Le 16 décembre 2015, le Parlement belge a adopté une nouvelle loi portant réforme de certaines entreprises publiques économiques (La "Loi d'amendement"). Cette loi est entrée en vigueur le 12 janvier 2016 et vise à moderniser la loi du 21 mars 1991 portant réforme de certaines entreprises publiques autonomes (la "Loi de 1991"), en particulier :

• en atténuant certaines contraintes organisationnelles afin de créer des conditions de concurrence équitable ('level playing field') avec les entreprises concurrentes ;
• en alignant la gouvernance d'entreprise des entreprises publiques cotées en Bourse sur les règles normales applicables aux entreprises (privées) cotées en Bourse en Belgique ; et
• en définissant le cadre permettant au gouvernement de diminuer sa participation sous le seuil de 50 % plus une action, et les conséquences qui en résultent.

Le Conseil d'Administration a préparé, pour approbation par l'Assemblée générale extraordinaire du 20 avril 2016, une nouvelle version des statuts intégrant les modifications apportées à la Loi de 1991. Le Conseil a également profité de l'occasion pour procéder à un examen approfondi des statuts et proposer des modifications complémentaires afin d'améliorer encore la gouvernance d'entreprise de Proximus, de simplifier les pratiques actuelles ou à venir et de rendre les statuts plus lisibles.

En résumé, les modifications proposées aux statuts de Proximus SA se subdivisent comme suit :

• A. Modifications résultant des amendements à la Loi de 1991
• B. Modifications visant à améliorer la gouvernance d'entreprise
• C. Modifications apportées à des fins de simplification
• D. Modifications visant à améliorer la lisibilité des statuts

Une version des statuts incluant tous les changements proposés est disponible sur www.proximus.com.

A. Modifications résultant des amendements à la Loi de 1991

1. Création d'un "level playing field"

1.1. Référence au secteur concurrentiel dans lequel opère Proximus

La Loi d'amendement introduit le critère d'entreprise publique autonome "principalement active dans des secteurs ouverts à la concurrence". Sur la base de ce critère, Proximus bénéficie de l'abolition de certaines restrictions essentiellement liées au volet HR. La Loi d'amendement vise, dans ce contexte, à créer des conditions de concurrence équitables ("level-playing field") entre Proximus et ses concurrents sur le marché hautement concurrentiel sur lequel ils opèrent.

→ Insertion dans l'article 1

1.2. Quorum d'approbation normal au Conseil d'Administration pour l'acquisition de participations

La Loi d'amendement rend inapplicables à Proximus les dispositions spéciales visées à l'article 13 de la Loi de 1991 relatif à l'acquisition de participations au capital et à la constitution de filiales. De ce fait, le quorum d'approbation spécial à la majorité des 2/3 par le Conseil d'Administration imposé par l'article 13 §2 de la Loi de 1991 cesse de s'appliquer. Ces décisions sont désormais soumises au quorum d'approbation généralement d'application, soit la majorité simple.

→ Suppression de l'article 23, paragraphe 2, 1°

2. Gouvernance des entreprises publiques autonomes (cotées en Bourse)

L'objectif de la Loi d'amendement consiste à faire en sorte que les entreprises publiques autonomes cotées en Bourse soient des exemples de bonne gouvernance, sans interférence de l'État belge. À cet effet, les anciennes dispositions particulières de la Loi de 1991 relatives aux prérogatives et à la composition des organes de l'entreprise ainsi qu'à la désignation et à la révocation de leurs membres ne s'imposent plus à Proximus dans le cadre de la Loi de 1991. Les dispositions générales du Code belge des sociétés s'appliquent désormais, hormis quelques exceptions décrites de manière plus détaillée ci-après dans chacun des articles concernés.

2.1 Nomination et révocation des administrateurs

La Loi d'amendement abandonne le régime spécial selon lequel le Roi pouvait nommer, par arrêté royal délibéré en Conseil des ministres, des administrateurs au sein du conseil d'administration de la société sans l'approbation de l'assemblée générale des actionnaires. Dorénavant, tous les administrateurs seront nommés par l'assemblée générale des actionnaires en tenant compte des nouvelles dispositions proposées dans les articles 16 à 18 des statuts, pour la nomination des administrateurs et la composition du conseil d'administration.

→ Modification de l'article 17 paragraphe 3 et de l'article 18 paragraphes 2, 3 et 5

En cas de vacance d'un siège au Conseil d'Administration, les autres administrateurs ont le droit de désigner temporairement un autre membre en remplacement parmi les candidats désignés par le Comité de nomination & de rémunération.

→ Modification de l'article 21

2.2. Désignation et révocation du Président et de l'Administrateur Délégué

Conformément au Code belge des sociétés, l'Administrateur Délégué et le Président du Conseil d'Administration seront désignés et révoqués par le Conseil d'Administration, et plus par le Roi. De ce fait, la gouvernance d'une entreprise telle que Proximus, qui opère sur un marché hautement concurrentiel, sera désormais organisée de la même manière que les autres sociétés.

→ Modification des articles 19 et 20

2.3. Durée du mandat de l'Administrateur Délégué

La Loi de 1991 imposait une durée de 6 ans pour le mandat de l'Administrateur Délégué. Ceci cesse de s'appliquer. Conformément aux pratiques du marché, les statuts ne prévoient pas de durée fixe pour ce mandat. Les questions telles que la nomination de l'Administrateur Délégué, la durée de son mandat et sa cessation sont du ressort du Conseil d'Administration.

→ Modification de l'article 20, 1ère phrase

2.4. Suppression des dispositions relatives au comité de direction

La Loi de 1991 comportait de nombreuses dispositions détaillant la composition, les prérogatives et le fonctionnement du comité de direction propres aux entreprises publiques. Avant même la Loi d'amendement, un certain nombre de ces dispositions avaient cessé de s'appliquer à Proximus. La Loi d'amendement confirme ce principe et l'étend à presque toutes les dispositions relatives au comité de direction. Par voie de conséquence, ces références au comité de direction sont supprimées dans les statuts.

→ Suppression de l'article 20, paragraphes 2 et 3 et de l'article 27

2.5. Suppression de certaines limitations imposées au pouvoir de délégation du Conseil d'Administration

La Loi de 1991 limitait la délégation de pouvoir du Conseil d'Administration. La Loi d'amendement rend inapplicable ces limitations. Conformément aux pratiques du marché, un nouveau paragraphe 2 est inséré dans l'article 22 des statuts relatif au pouvoir de délégation au sein du Conseil d'Administration.

→ Suppression de la référence à l'article 22, paragraphe 2, mentionnée à l'article 23, paragraphe 2, 5°

→ Modification du paragraphe 2 de l'article 22

2.6. Abandon de droits unilatéraux de l'État belge d'intervention dans la gouvernance de l'entreprise

La Loi d'amendement met fin à un certain nombre de mesures de contrôle extraordinaire et d'intervention unilatérale exercés par l'État belge dans la gouvernance des entreprises publiques autonomes cotées en Bourse, soit :

• la désignation et la mission du Commissaire du gouvernement ;
• → Suppression de l'article 30, paragraphes 1, 2 et 3
• l'obligation, pour le Conseil d'Administration, de rendre compte chaque année au ministre des tâches de service public de l'entreprise ; → Suppression de l'article 30, paragraphe 5
• le droit, pour le ministre compétent, de soumettre une décision prise par l'organe compétent au sein de l'entreprise à l'approbation du ministre du Budget en cas d'impact sur le budget général des dépenses de l'Etat ;

• → Suppression de l'article 30, paragraphe 4

• le droit, pour le ministre compétent, d'annuler une décision prise par l'organe compétent au sein de l'entreprise ;

→ Suppression de l'article 30, paragraphe 4

• le droit, pour le ministre compétent ou le Commissaire au gouvernement, d'imposer à l'organe compétent au sein de l'entreprise une délibération sur un thème déterminé ; → Suppression de l'article 30, paragraphe 6
• l'obligation de soumettre les comptes annuels complets au ministre compétent et au ministre du Budget ;

→ Suppression de la dernière partie de l'article 31, paragraphe 5, et de l'article 42, paragraphe 3

• L'examen, à titre exceptionnel, des comptes annuels complets par la Cour des comptes ; → Suppression de l'article 42, paragraphe 2, section 2

2.7. Suppression des dispositions par la Loi d'amendement

• La Loi d'amendement confirme l'inapplicabilité des articles 19 et 20 de la Loi de 1991. → Suppression de cette référence à l'article 15, 2e phrase
• La formulation selon laquelle l'Administrateur Délégué exerce son mandat à temps complet est supprimée à l'article 20 §4 de la Loi de 1991 et donc aussi des statuts. → Suppression de cette référence à l'article 16, paragraphe 2
• Vu que l'article 17 §4 et l'article 21 §4 de la Loi de 1991 sont supprimés, ces dispositions sont également supprimées dans les statuts.
• → Suppression à l'article 20, paragraphe 3 et de l'article 29, sections 2 et 3

3. Possibilité de permettre à un actionnaire (majoritaire) d'accéder au capital de l'entreprise, entraînant la diminution de la participation de l'État belge dans l'entreprise sous le seuil des 50 % plus une action

Sur base du nouvel article 54/7 de la Loi de 1991, l'État belge a la possibilité de diminuer sa participation dans le capital de Proximus à moins de 50 % plus une action. Toutes les transactions effectuées par l'État belge et aboutissant à un tel résultat doivent être conformes aux exigences et à la procédure contraignante imposées par la Loi d'amendement. En dehors de ce cadre, le principe suivant continue à prévaloir : aucune nouvelle action, obligation convertible ni warrant ne peut être émis à destination d'autres actionnaires si une telle transaction a pour effet de réduire la participation de l'État belge à un niveau inférieur à 50 % plus une action du capital de Proximus.

→ Modification de l'article 6, paragraphe 1, et de l'article 12, paragraphe 1

B. Modifications visant à améliorer la gouvernance d'entreprise

1. Diminution du nombre maximum d'administrateurs au sein du Conseil d'Administration Afin de garantir une délibération efficace et de qualité les statuts fixent à 14 en lieu et place de 16 le nombre maximum d'administrateurs.

→ Modification de l'article 16, paragraphe 1

2. Nombre d'administrateurs indépendants

L'obligation selon laquelle au moins trois administrateurs doivent être indépendants au sens visé par l'article 526ter du Code belge des sociétés¹ est maintenue dans les statuts. Cela doit être lu en parallèle avec l'article 18 paragraphe 3 modifié qui vise à assurer le nombre d'administrateurs indépendants qui est supérieur à trois.

→ Modification de l'article 16, paragraphe 1, et de l'article 18, paragraphe 3

3. Diminution de la durée du mandat d'administrateur

Conformément à la recommandation du Code belge de gouvernance d'entreprise de 2009, la durée du mandat d'administrateur passe de 6 à 4 ans.

→ Modification de l'article 18, paragraphe 1

4. Nomination de nouveaux administrateurs par l'Assemblée générale

Conformément aux recommandations du Code belge de gouvernance d'entreprise de 2009, le Conseil d'Administration ne peut proposer pour nomination au titre d'administrateur que des candidats désignés par le Comité de nomination & de rémunération. Afin que le Conseil d'Administration reflète correctement l'actionnariat, le Comité de nomination & de rémunération se propose (notamment) d'adopter le principe d'une représentation raisonnable des actionnaires stables significatifs. Chaque actionnaire détenant au moins 25% des actions a un droit stipulé dans les statuts de proposer au Conseil d'Administration un nombre d'administrateurs au pro rata de sa participation, en vue de leur nomination par l'Assemblée générale. Les autres administrateurs, à l'exception de l'Administrateur Délégué, doivent être indépendants au sens visé par l'article 526ter du Code belge des sociétés. → Modification de l'article 18, paragraphes 2 et 3

5. Administrateurs ayant perdu leur statut d'administrateurs indépendants

Pour s'assurer que les administrateurs indépendants le restent véritablement, chacun de ceux-ci, dès le moment où il cesse d'être indépendant au sens de l'article 526ter du Code belge des sociétés, est tenu de présenter sa démission dans le mois qui suit.

→ Modification de l'article 18, paragraphe 4

¹ Le Code belge des sociétés et le Code belge de gouvernance d'entreprise de 2009 exigent la présence d'au moins 3 administrateurs indépendants.

6. Suppression des dispositions relatives au comité de direction

La Loi de 1991 telle que modifiée comporte un nombre limité de dispositions concernant un comité de direction propres aux entreprises publiques. Ces dispositions restent d'application à Proximus. Vu que Proximus n'ait pas de comité de direction au sens de l'article 524bis de Code belge des sociétés, les références au comité de direction sont supprimées dans les statuts afin d'éviter la confusion inutile avec les dispositions applicables de la Loi de 1991. → Modification de l'article 16, paragraphes 3 et 4 / Article 17, paragraphes 1 et 5 / Article 26, paragraphe 3

C. Modifications à des fins de simplification

1. Possibilité de conserver un registre électronique des actions

Conformément au Code belge des sociétés, l'entreprise pourra conserver son registre d'actions sous forme électronique.

→ Modification de l'article 10, paragraphe 1

2. Remplacement du Président du Conseil d'Administration

S'il n'est pas en mesure de participer à une réunion du Conseil d'Administration, le Président désigne, à sa discrétion, l'administrateur le plus apte à assurer la présidence d'une réunion spécifique du Conseil d'Administration. S'il s'avère impossible pour le Président du Conseil d'Administration de procéder à cette désignation, son remplacement sera assuré par le Président du Comité d'audit et de supervision. Dans cette situation, le Président du Comité d'audit & de supervision est considéré comme un suppléant approprié, du fait de son implication étroite dans la surveillance des aspects touchant aux finances et à la gouvernance de l'entreprise.

→ Modification de l'article 24, paragraphe 1

D. Modifications visant à améliorer la lisibilité des statuts

1. Suppression des dates des précédentes modifications des articles des statuts (telles qu'indiquées au début de chaque article)

Plusieurs articles des statuts font référence à la date exacte du dernier changement apporté à cet article spécifique. Ces références sont supprimées.

→ Suppression des références dans tous les articles

1. Suppression des articles sans contenu pertinent

Les dispositions transitoires figurant à la fin des statuts cessent d'être pertinentes.

→ Suppression des articles 49, 50, 51 et 52

• 1. Suppression des formulations non pertinentes ou obsolètes
• La référence à l'article 71 de la Loi de 1991 relatif à l'incorporation dans cette phrase de l'Institut Belge des services Postaux et des Télécommunications ne présente aucune valeur ajoutée.
• → Suppression de cette référence à l'article 17, paragraphe 3
• Le Président ou l'Administrateur Délégué se prononcent sur le lieu le plus adéquat pour tenir les réunions du Conseil d'Administration. → Suppression à l'article 23, paragraphe 3, 1er sous-paragraphe
• Le Président détermine, en fonction de l'ordre du jour et des circonstances spécifiques de la réunion concernée, si des membres du Conseil d'Administration sont habilités à participer par conférence téléphonique ou par visioconférence à la réunion du Conseil d'Administration et combien d'entre eux le sont.

→ Suppression à l'article 23, paragraphe 3, 2e sous-paragraphe

• S'il n'est pas en mesure de participer à une réunion du Conseil d'Administration, un administrateur peut conférer une procuration spéciale et valable à un autre administrateur par tout moyen approprié (e-mail, fax, lettre, etc.), pour autant que l'existence de cette procuration puisse être établie. Il n'est pas nécessaire de décrire de manière exhaustive dans les statuts le format sous lequel doit se présenter cette procuration.

→ Suppression à l'article 23, paragraphe 3, 3e sous-paragraphe

• Les procès-verbaux des délibérations du Conseil d'Administration sont conservés en version papier et de manière électronique. La conservation est faite conformément aux dispositions légales qui sont d'application sur la conservation des documents de l'entreprise.

→ Suppression à l'article 23, paragraphe 4

• 1. Suppression du passage reflétant les principes juridiques de base et/ou les dispositions légales reprises dans d'autres lois applicables
• La Loi de 1991 prévoyait déjà la possibilité, et pas l'obligation, de proposer d'actions nouvellement émises au personnel de l'entreprise en cas d'émission d'actions à destination d'une personne autre que des autorités publiques. La formulation de l'article 7 paragraphe 2 des statuts est maintenant alignée avec les stipulations de l'article 60/1 §1 et §4 de la Loi de 1991.

→ Modification de l'article 7, paragraphe 2

• Les statuts ne constituent pas le support approprié pour stipuler l'obligation de procédure de l'État belge vis-à-vis de l'entreprise en cas de transfert d'actions. Cette procédure est décrite dans la Loi de 1991.

→ Suppression de l'article 11, paragraphe 1

• Le principe selon lequel le Conseil d'Administration est habilité à recevoir toute information et toute documentation pertinentes de l'Administrateur Délégué relève des prérogatives élémentaires des administrateurs et ne doit pas être spécifié dans les statuts.

→ Suppression de l'article 22, paragraphe 3

• Ce pouvoir de délégation spécifique conféré par le Conseil d'Administration fait partie d'une compétence plus large définie à l'article 11 de la Loi de 1991, applicable à l'entreprise. Il n'est pas nécessaire de le reproduire de manière partielle dans les statuts. → Suppression de l'article 22, paragraphe 4
• La composition et les compétences spécifiques du Comité d'audit & de supervision, du Comité de nomination & de rémunération et du Comité stratégique & de développement ont été décrites de manière détaillée à l'article 25, paragraphe 2 des statuts. Le Code belge des sociétés n'impose pas la présence, dans les statuts, d'une telle description détaillée de la composition et des compétences des Comités du Conseil d'Administration. Le Code belge des sociétés impose l'existence d'un Comité d'audit et d'un Comité de rémunération, à charge pour le Conseil d'Administration d'en déterminer la composition et les compétences. Le Conseil d'Administration est aussi autorisé à créer tout autre comité qu'il juge nécessaire, comme il l'a fait au sein de Proximus en créant un Comité stratégique et de développement. Les spécificités de la composition, des compétences et des activités des comités de Proximus figurent dans les rapports (annuels) mis à la disposition des actionnaires lors de l'Assemblée générale annuelle des actionnaires. De plus, comme le requiert le Code belge de gouvernance d'entreprise de 2009, la Charte de gouvernance d'entreprise de Proximus fournit également des explications plus détaillées à ce sujet.

→ Modification de l'article 25, paragraphe 2

• Le mode de représentation de l'État belge à l'Assemblée générale des actionnaires de l'entreprise constitue une obligation imposée à l'État belge par la Loi de 1991. Les statuts ne constituent pas le support approprié pour stipuler uniquement cette obligation de procédure de l'État belge vis-à-vis de l'entreprise. → Modification de l'article 35, section 1
• Le droit des actionnaires à poser des questions lors d'une Assemblée générale (qu'ils aient ou non soumis préalablement des questions écrites avant l'assemblée) n'est pas limité aux cas décrits à l'article 38bis section 1. L'actionnaire pose les questions qu'il souhaite.

→ Modification de l'article 38bis, section 2

• L'article 40 des statuts énumérait une liste de décisions à adopter à la majorité de 75 % lors de l'Assemblée générale des actionnaires. Cette majorité spéciale est requise conformément aux dispositions du Code belge des sociétés et à la Loi de 1991. Il n'est pas nécessaire d'inclure cette liste dans les statuts. En la supprimant, Proximus évite de devoir amender ses statuts en cas de changement législatif. →Modification de l'article 40

5. Insertion de la formulation pour reconnaître l'existence de restrictions juridiques

L'article 13 des statuts décrit l'acquisition d'actions propres par la société. Cette acquisition est soumise à certaines restrictions juridiques.

Une référence générale à ces restrictions est ajoutée ici sans une description détaillée étant donné que les dispositions juridiques spécifiques peuvent changer dans le futur.

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→ Modification de l'article 13, 1ère phrase