AGM Information • Jan 30, 2024
AGM Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
OFFICE TRANSLATION – IN CASE OF DISCREPANCY THE NORWEGIAN VERSION SHALL PREVAIL:
Til aksjonærene i Prosafe SE
(org. nr. 823 139 772)
På vegne av styret i Prosafe SE (Selskapet), innkalles aksjonærene i Selskapet herved til ekstraordinær generalforsamling.
Generalforsamlingen vil finne sted 22. februar 2024 klokken 08:30 CET. Styret har besluttet å gjennomføre møtet virtuelt og være tilgjengelig online via Lumi AGM. Alle aksjonærer vil kunne delta på møtet, stemme og stille spørsmål fra smarttelefoner, nettbrett, laptop eller stasjonære enheter.
For nærmere informasjon vedrørende den virtuelle deltakelsen vises til veiledning gjort tilgjengelig som vedlegg 3 til innkallingen.
To the shareholders of Prosafe SE
(org. no. 823 139 772)
On behalf of the Board of Prosafe SE (the Company), the shareholders of the Company are hereby convened to a general meeting.
The general meeting will take place on 22 February 2024 at 08:30 a.m. CET. The Board of directors has resolved that the extraordinary general meeting will be arranged virtually and made available online via Lumi AGM. All shareholders will be able to participate in the meeting, vote and ask questions from smart phones, tablets, lap-tops or stationary computers.
For further information regarding the virtual participation, please see the guidelines made available as Appendix 3 to the Notice.
Generalforsamlingen vil ha følgende agenda: The general meeting will have the following agenda:
| VEDLEGG: | APPENDICES: | ||
|---|---|---|---|
| Vedlegg 1: | Informasjon og blankett for forhåndsstemming og fullmakt (norsk/engelsk) |
Appendix 1: | Information and form of advance voting and proxy (Norwegian/English) |
| Vedlegg 2: | Styrets forslag til vedtak | Appendix 2: | The Board's proposed Resolutions |
| Vedlegg 3: | Innstillingen fra valgkomitéen (engelsk) |
Appendix 3: | The Nomination Committee's recommendation |
| www.prosafe.com: | Følgende dokumenter er tilgjengelige på | The following www.prosafe.com: |
documents are available on |
| Vedlegg 4: | Guide for online deltakelse (norsk/engelsk) |
Appendix 4: | Guide for online participation (Norwegian/English) |
***
Stavanger, 30. januar 2024 / 30 January 2024
Glen Ole Rødland Styrets leder / Chair of the Board
Se vedlegg 1 for nærmere informasjon om hvordan en aksjonær kan delta, forhåndsstemme og avgi fullmakt elektronisk.
Det er ikke nødvendig for aksjonærer å melde seg på til generalforsamlingen. Merk imidlertid at aksjonæren må være pålogget online i god tid før møtet og senest fem minutter før start.
For aksjonærer som ønsker å avgi stemmer under generalforsamlingen, se nærmere informasjon i Vedlegg 1.
En aksjonær kan ikke kreve nye punkter lagt til agendaen når fristen for slike forespørsler er utløpt, jf. allmennaksjeloven § 5-11. En aksjonær kan imidlertid foreslå et vedtak vedrørende punktene som skal vurderes av generalforsamlingen. En aksjonær kan i samsvar med allmennaksjeloven § 5-15 også kreve at styremedlemmer eller daglig leder gir nødvendig informasjon til generalforsamlingen om punktene som har blitt presentert for aksjonærene for avgjørelse og Selskapets finansielle posisjon.
Selskapet har for øyeblikket utstedt 17 868 651 ordinære aksjer, og hver aksje gir rett til å avgi én stemme på generalforsamlingen. For å være berettiget til å stemme på generalforsamlingen, må aksjonæren være registrert som eieren av aksjene i Selskapets aksjeeierbok i VPS per 15. februar 2024.
I henhold til allmennaksjeloven § 1-8, samt forskrift om formidlere omfattet av verdipapirsentralloven § 4-5 og tilhørende gjennomføringsforordninger sendes innkalling til forvalter som videreformidler til aksjonærer de holder aksjer for. Aksjonærer skal kommunisere med sin forvalter som har ansvar for å formidle stemmer eller påmelding. Forvalter må i henhold til allmennaksjeloven § 5-3 registrere dette med selskapet senest 2 virkedager før generalforsamlingen.
Denne innkallingen, dens vedlegg og Selskapets vedtekter er tilgjengelige på Selskapets internettside, www.prosafe.com fra datoen for denne innkallingen.
Please find further information on how to digitally attend, perform advance voting and proxy in appendix 1.
It is not necessary to register attendance in advance to attend the general meeting. However, please note that any participating shareholders will need to log-in online well in advance and at least five minutes prior to the start of the meeting.
A shareholder may vote digitally during the general meeting. Please see further information in Appendix 1.
A shareholder cannot demand new items to be added to the agenda when the deadline for such request has expired, cf. section 5-11 of the Public Limited Companies Act. A shareholder may, however, make proposals for a resolution regarding the items which will be considered by the general meeting. A shareholder may in accordance with section 5-15 of the Public Limited Companies Act also require Board members and the CEO to provide necessary information to the general meeting about the items which have been presented to the shareholders for decision and the Company's financial position.
The Company currently has 17 868 651 ordinary shares issued and outstanding, and each share confers the right to one vote at the general meeting. In order to be entitled to vote at the general meeting, a shareholder must be registered as the legal owner of the shares in the register of shareholders of the Company with the Norwegian Central Securities Depositary (VPS) as of 15 February 2024.
According to the Public Limited Liability Companies Act § 1- 8, as well as regulations on intermediaries covered by the Central Securities Act § 4-5 and related implementing regulations, notice is sent to custodians who pass on to shareholders for whom they hold shares. Shareholders must communicate with their custodians, who are responsible for conveying votes or enrolment. Custodians must according to Section 5-3 of the Public Limited Liability Companies Act register this with the Company no later than 2 working days before the general meeting.
This notice, its appendices and the Company's Articles of Association are available on the Company's website at www.prosafe.com from the date of this notice.
Ref.nr.: Pin-kode:
Ekstraordinær generalforsamling i Prosafe SE avholdes 22. februar 2024 kl. 08:30 som et virtuelt møte.
Aksjonæren er registrert med følgende antall aksjer ved innkalling: __________________ stemmer for det antall aksjer som er registrert i eierregisteret i Euronext VPS per Record date 15. februar 2024.
Frist for registrering av forhåndsstemmer, fullmakter og instrukser er 20. februar 2024 kl. 08:30.
Bruk alternativt «Blankett for innsending per post eller e-post for aksjonærer som ikke får registrert sine valg elektronisk»
Steg 1 – Registrer deg i påmeldings/registrerings perioden:
Du vil se ditt navn, ref.nr, PIN-kode og beholdning. Nederst finner du disse valgene
«Meld på» – Påmelding for aksjonærer som skal møte fysisk. Det ønskes ikke påmelding fra aksjonærer som skal delta online. «Forhåndsstem» - Her angir du din forhåndsstemme
«Avgi fullmakt» - Her kan du gi fullmakt til styrets leder eller en annen person
«Avslutt» - Trykk på denne om du ikke ønsker å gjøre noen registrering
.
Online deltakelse: Delta på generalforsamlingen via denne nettsiden https://dnb.lumiagm.com/136418605 Logg deg på ved hjelp av ref.nr og PIN-kode fra VPS - se steg 1 over for hvordan du finner dette. Aksjonærer kan også få referansenummer og PIN-kode ved å kontakte. DNB Bank Verdipapirservice på telefon +47 23 26 80 20 (08:00 – 15:30).
Dersom du ikke er innlogget før møtet starter vil du få tilgang, men uten stemmerett.
Ref.nr.: Pin-kode:
Signert blankett sendes som vedlegg i e-post* til [email protected] (skann denne blanketten), eller pr. post til DNB Bank ASA Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Blanketten må være mottatt senest 20. februar 2024 kl. 08:30. Dersom aksjeeier er et selskap, skal signatur være i henhold til firmaattest.
*Vil være usikret med mindre avsender selv sørger for å sikre e-posten.
_____________________________________________________________
☐ Åpen fullmakt til (ikke kryss av på sakene under - eventuell stemmeinstruks avtales direkte med fullmektig):
(skriv inn fullmektigens navn med blokkbokstaver)
NB: Fullmektig må kontakte DNB Bank Verdipapirservice på telefon +47 23 26 80 20 (08:00 – 15:30) for påloggingsdetaljer ved online deltagelse.
Stemmegivningen skal skje i henhold til markeringer nedenfor. Manglende eller uklare markeringer anses som stemme i tråd med styrets og valgkomitéens anbefalinger. Dersom det blir fremmet forslag i tillegg til, eller som erstatning for forslaget i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen.
| Agenda ekstraordinær generalforsamling - 22. februar 2024 | For | Mot | Avstå | |
|---|---|---|---|---|
| 1. | Åpning av generalforsamlingen | Ingen avstemning | ||
| 2. | Registrering av deltakende aksjonærer og fullmektiger Ingen avstemning |
|||
| 3. | Godkjenning av innkalling og agenda for møtet | | | |
| 4. | Valg av møteleder og minst én person til å undertegne protokollen sammen med møteleder | | | |
| 5. | Valg av styremedlemmer – Gunnar Winther Eliassen | | | |
| 6. | Honorar til styremedlemmer | | | |
| 7. | Valg av medlemmer til valgkomiteen – Ryan Schedler | | | |
Sted Dato Aksjeeiers underskrift
Styret har utpekt Glen Ole Rødland, eller noen utpekt av ham til å åpne generalforsamlingen.
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
"Innkallingen og agendaen godkjennes."
Styret foreslår at Glen O. Rødland velges som møteleder.
En person som deltar på generalforsamlingen, vil bli foreslått til å medundertegne protokollen.
Det vises til valgkomitéens innstilling i vedlegg 3 som er gjort tilgjengelig på Selskapets nettside (www.prosafe.com).
Det vises til valgkomitéens innstilling i vedlegg 3 som er gjort tilgjengelig på Selskapets nettside (www.prosafe.com).
Det vises til valgkomitéens innstilling i vedlegg 3 som er gjort tilgjengelig på Selskapets nettside (www.prosafe.com).
The Board of directors has appointed Glen Ole Rødland, or someone appointed by him to open the general meeting.
The Board proposes that the general meeting makes the following resolution:
"The notice and the agenda are approved."
The Board proposes that Glen O. Rødland is elected to chair the general meeting.
One person attending the general meeting will be proposed to co-sign the minutes.
Reference is made to the Nomination Committee report as Appendix 3 which is made available on the Company's website (www.prosafe.com).
Reference is made to the Nomination Committee report as Appendix 3 which is made available on the Company's website (www.prosafe.com).
Reference is made to the Nomination Committee report as Appendix 3 which is made available on the Company's website (www.prosafe.com).
Prosafe SE ("Prosafe" or "Company") established a Nomination Committee ("Committee") at the AGM held on 5 May 2003 in accordance with Regulation 54 of the prevailing Articles of Association of the Company. The Committee consists of Mr. Thomas Raaschou (Chair) and Mrs. Annette Malm Justad.
Neither of the members of the Committee are employees of Prosafe or members of the Board of Directors ("Board") of Prosafe.
The duties of the Nomination Committee are set out in the Instructions to the Nomination Committee (the "Instructions"), adopted by the 2019 AGM. For further information regarding the Committee's activities, please refer to the Instructions and the Committee's report (the "2023 AGM Report") to the Company's Annual General Meeting ("AGM") on 10 May 2023.
The Committee carried out an evaluation for the AGM on 10 May 2023 and reference is made to the 2023 AGM Report for the Committee's assessments and evaluation.
On 8 January 2024, Mr. Simen Flaaten notified the Chair of Prosafe's Board that due to other commitments, Mr. Flaaten wants to resign as Director as soon as practicable possible.
Following the notification of resignation from Mr. Simen Flaaten, the Committee has received a board member proposal from a group of shareholders (the "Investor Group") representing approximately 34% of the Company's outstanding shares. The Investor Group proposes Mr. Gunnar Winther Eliassen as a new member of the Board.
The Committee believes the Board shall maintain the current number of members. Consequently, after discussions with the Investor Group and other relevant shareholders, the Committee unanimously recommends that Mr. Eliassen is elected member of the Board.
Mr. Eliassen is the founder and Managing Member of SNC Winther Holdings Ltd. and has an extensive background in the oil service industry. Before establishing SNC Winther Holdings Ltd. in 2023, he worked in Seatankers Services (UK) LLP from 2016 to 2023 and as a Partner in Pareto Securities from 2011 to 2015. Mr. Eliassen is currently Chair of the Board of Scana ASA and Soiltech AS, and a board member of Vantage Drilling Ltd. and KLX Energy Services Inc. Previous experience includes being a board member in Seadrill Ltd., Seadrill Partners Ltd., Northern Drilling Ltd., Noram Drilling AS, Valaris Ltd., and Quintana Energy Services Inc. Mr. Eliassen graduated from the Norwegian School of Economics with a Master's in Finance in 2010. He is a Norwegian citizen and resides in the United Kingdom.
Assuming approval by the EGM, the Board will then comprise the following individuals:
| Name | Position | Due for re election |
Years on the Board |
|---|---|---|---|
| Glen Rødland | Chair | 2024 | 7 |
| Nina Udnes Tronstad | Director | 2024 | 4 |
| Birgit Aagaard-Svendsen | Director | 2024 | 6 |
| Halvard Idland | Director | 2024 | 1 |
| Gunnar Winther Eliassen | Director | 2025 | New |
The current remuneration for the members of the Board was approved by the 2023 AGM for the period from the 2023 AGM until the 2024 AGM. However, the Investor Group proposes that the EGM amends the approved remuneration to ensure a compensation structure more linked to the share price development of the Company.
The Investor Group is of the opinion that it will be in the interest of the Company and its shareholders that all Directors have a meaningful part of their compensation tied to the Company's equity value development.
The Investor Group proposes to grant each member of the Board options to acquire shares in the Company ("Options"). Each existing member of the Board will have the right to receive a one-time grant of 25 000 Options. If the Board member chooses to receive such Options, the fixed Board member fee as approved by the 2023 AGM will be reduced by USD 18 000 per year.
The chair and the new incoming member of the Board have agreed to reduce their Board member fee by USD 20 000 and 18 000, respectively, and the Investor Group has proposed that each will receive 100 000 Options, reflecting the expected workload going forward.
The Investor Group consequently proposes that the EGM amends the resolution passed at the 2023 AGM and approves the following remuneration for the members of the Board for period from the 2023 AGM until the 2024 AGM:
| Board member fee | Audit | Compensation | Time travel | |
|---|---|---|---|---|
| committee | committee fee | allowance for | ||
| fee | each meeting | |||
| Existing members | USD 68 000; or | USD 10 000 | USD 10 000 | USD 1,500 for |
| USD 50 000 and 25 | board meetings |
|||
| 000 Options | outside his/her |
|||
| country of |
||||
| residence | ||||
| Gunnar Winther |
USD 50 000 and 100 | As for other | As for other |
As for other |
| Eliassen | 000 Options | members | members | members |
| Chair | USD 90 000 and 100 | USD 10 000 | USD 5000 | As for other |
| 000 Options | members |
The Options will have a strike price of NOK 65.50 per share, which is the closing share price at 29 January 2024, which is the day prior to calling the EGM.
Members of the Board who wish to receive Options and reduce their cash compensation will have to notify the chair within 5 Business Days after the EGM.
The Options will have a vesting period until the date that is 24 months after the date of the EGM ("Vesting Date") and can only be exercised between the Vesting Date and the date that is 36 months after the date of the EGM ("Expiry Date"). In the event a member of the Board resigns or is not reelected prior to the Vesting Date, the Options will be forfeited except a number of Options representing the period served since the 2023 AGM1 until the date of resignation pro rata in relation to the period from the 2023 AGM until the Vesting Date.
The Options are non-tradeable and not transferable. Any Options not exercised at the Expiry Date will lapse without compensation to the holder.
Given the changes to the shareholder composition of the Company since the last AGM, the Committee proposes that the EGM elects a new member to the Committee before the 2024 AGM. The Committee believes it is appropriate to add such new member at this EGM to allow the new member to participate in the preparations for the 2024 AGM.
In its work to find a new member of the Committee, the Committee has taken input from the Company's largest shareholders.
The Committee unanimously recommends to the EGM that Ryan Schedler is elected as a new member of the Committee for the period until the 2025 AGM.
Mr. Schedler is a founder, partner, and the Portfolio Manager of Condire Investors, LLC, a shareholder in Prosafe. He is an investment professional with a technical background and over 30 years of experience in natural resources and related industries. Mr. Schedler founded Condire Investors in 2012 after spending almost a decade with Trellus Management, a New York City based investment partnership. Before joining Trellus, he was an investment banker with Bankers Trust and Lehman Brothers. Mr. Schedler is a director of Strategic Metals Ltd, and previously served on the board of directors of Mandiant Corporation. He received his BS in Chemical Engineering from Lafayette College in Pennsylvania, and his MBA from Harvard Business School. He is a US citizen and resides in the United States.
The Committee's assessment is that Mr. Schedler, based on his expertise and experience, will be able to contribute positively to the Committee's work. The recommendation is supported by several of the Company's major shareholders.
The Committee's assessment is that the proposed composition of the Committee is appropriate to safeguard the interests of the shareholder community. All members are independent of the Board and other senior executives in the company.
Oslo, 30 January 2024
Thomas Raaschou, Chair
1 For members of the Board who has joined later than the 2023 AGM, the date of election will represent the start date.
Prosafe SE vil gjennomføre ekstraordinær generalforsamling den 22. februar 2024 kl. 08.30 som et digitalt møte, hvor du får muligheten til å delta online med din pc, telefon eller nettbrett. Nedenfor følger en beskrivelse av hvordan du deltar online.
Vi gjør samtidig oppmerksom på at du også, har mulighet til å forhåndsstemme eller gi fullmakt før møtet. Se innkalling for nærmere detaljer for forhåndsstemming og hvordan gi fullmakt. Om du forhåndsstemmer eller gir fullmakt kan du fortsatt logge deg på generalforsamlingen for å følge med samt stille spørsmål, men du vil ikke få muligheten til å stemme på sakene.
Ved å delta online vil aksjonærer få direktesendt webcast (lyd og video) fra generalforsamlingen, mulighet til å stille skriftlige spørsmål, samt avgi stemme på hver enkelt av sakene. Sikker identifisering av aksjonærene blir gjort ved å bruke det unike referansenummeret og PIN-koden som tildeles hver aksjonær og fullmektig i Verdipapirsentralen (Euronext VPS) for generalforsamlingen.
Ingen påmelding er nødvendig eller ønskelig for aksjonærer som vil delta online, men aksjonærer må være logget inn før generalforsamlingen starter.
Aksjonærer som ikke finner sitt referansenummer og PIN-kode for pålogging, eller har andre tekniske spørsmål er velkomne til å ringe DNB Bank Verdipapirservice på telefon +47 23 26 80 20 (mellom 08:00-15:30), eller sende en e-post til [email protected]o
For å kunne delta online må du gå inn på følgende nettside: https://web.lumiagm.com
enten på din smarttelefon, nettbrett eller pc. Alle store kjente nettlesere, som Chrome, Safari, Edge, Firefox etc. støttes.
Du må så identifisere deg med.
a) Ref. nummer fra VPS for generalforsamlingen
b) PIN-kode fra VPS for generalforsamling
Når du er logget inn kommer du til informasjonssiden til generalforsamlingen. Her finner du informasjon fra selskapet og hvordan dette fungerer teknisk. Merk at du må ha internettilgang under hele møtet.
Alle aksjonærer registrert i VPS blir tildelt deres eget unike referansenummer og PIN-kode av VPS-systemet for bruk til generalforsamlingen. Disse er tilgjengelig gjennom VPS investortjenester. Logg deg inn på investortjenester, velg Hendelser, Generalforsamling. Klikk på ISIN og du vil kunne se ditt unike referanse-nummer (Ref.nr.) og PIN-kode.
Alle VPS direkte registrerte aksjeeiere har tilgang til investortjenester enten via https://www.euronext.com eller nettbank. Ta kontakt med din kontofører om du mangler tilgang.
Aksjeeiere som ikke har huket av for at de ønsker meldinger fra selskap elektronisk i investortjenester, vil i tillegg få tilsendt pr. post deres referansenummer og PIN-kode sammen med innkallingen fra selskapet. (på registrerings blankett)
Forvalterregistrerte aksjeeiere: Aksjer som er holdt på en forvalter konto (nominee), må utøve sin stemmerett via sin forvalter. Vennligst kontakt din forvalter om du ønsker ytterligere informasjon om dette.
Når saker er tilgjengelig for avstemming kan du stemme på alle saker så raskt du ønsker. Saker lukkes etter hvert som generalforsamlingen behandler de. Saker vil skyves til din skjerm. Klikk på stemmeikonet om du klikker deg bort fra avstemmingen
For å stemme, trykk på ditt valg på hver av sakene. FOR, MOT eller AVSTÅR. Når du har avgitt stemme vil du se at ditt valg er markert. Du får også et valg hvor du kan stemme samlet på alle saker. Bruker du dette valget kan du fortsatt overstyre valget på enkelte saker om ønskelig.
For å endre din stemme, klikk på et annet valg. Du kan også velge å kansellere. Du kan endre eller kansellere din avgitte stemme helt fram til møteleder avslutter avstemmingen på de enkelte sakene. Ditt siste valg vil være gjeldende.
NB: Innloggede aksjonærer som har forhåndsstemt eller gitt fullmakt, vil ikke få muligheten til å stemme, men kan følge med og skrive meldinger om ønskelig.
| 15:54 B 33% |
|
|---|---|
| Poll Open | |
| Split Voting | |
| the chair | medundertegne protokollen / Election of person to chair the meeting and election of a person to co-sign the minutes together with |
| Select a choice to send | |
| For / For | |
| Mot / Against | |
| Avstår / Abstain | |
Spørsmål eller kommentarer om sakene på agendaen kan sendes inn av aksjonærene under hele generalforsamlingen, så lenge møteleder holder åpent for dette.
For å se publiserte spørsmål fra andre aksjonærer, eller dersom du selv ønsker å stille spørsmål eller gi kommentar til noen av sakene på agendaen, velg meldingsikonet.
Skriv inn spørsmålet eller kommentaren din i meldingsboksen der det står «Still et spørsmål». Når du har skrevet ferdig, klikk på send knappen.
Spørsmål sendt inn online vil bli moderert før de går til møteleder. Dette for å unngå gjentakelse av spørsmål samt fjerning av upassende språk.
Alle aksjonærer som sender inn spørsmål eller kommentarer vil bli identifisert for andre aksjonærer ved navn, men ikke aksjebeholdning.
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.