AGM Information • Apr 16, 2024
AGM Information
Open in ViewerOpens in native device viewer

OFFICE TRANSLATION – IN CASE OF DISCREPANCY THE NORWEGIAN VERSION SHALL PREVAIL:
Til aksjonærene i Prosafe SE
På vegne av styret i Prosafe SE (Selskapet), innkalles aksjonærene i Selskapet herved til ordinær generalforsamling.
Generalforsamlingen vil finne sted den 7. mai 2024 kl. 08.30. Styret har besluttet å gjennomføre møtet virtuelt og være tilgjengelig online via Lumi AGM. Alle aksjonærer vil kunne delta på møtet, stemme og stille spørsmål fra smarttelefoner, nettbrett, laptop eller stasjonære enheter.
For nærmere informasjon vedrørende den virtuelle deltakelsen vises til veiledning gjort tilgjengelig som Vedlegg 7 til innkallingen.
On behalf of the Board of Prosafe SE (the Company), the shareholders of the Company are hereby convened to the annual general meeting.
The general meeting will take place on 7 May 2024 at 08.30 a.m. (CEST). The Board of directors has resolved that the annual general meeting will be arranged virtually and made available online via Lumi AGM. All shareholders will be able to participate in the meeting, vote and ask questions from smart phones, tablets, laptops or stationary computers.
For further information regarding the virtual participation, please see the guidelines made available as Appendix 7 to the Notice.
Generalforsamlingen vil ha følgende agenda: The general meeting will have the following agenda:

| VEDLEGG: | APPENDICES: | |||
|---|---|---|---|---|
| Vedlegg 1: | Informasjon og blankett for forhåndsstemming og fullmakt |
Appendix 1: | Information and form of advance voting and proxy |
|
| Vedlegg 2: | Styrets forslag til vedtak | Appendix 2: | The Board's proposed resolutions |
|
| Følgende dokumenter er tilgjengelige på www.prosafe.com: |
The following documents are available on www.prosafe.com: |
|||
| Vedlegg 3: | Årsregnskap og årsberetning for regnskapsåret 2023, inkludert redegjørelse for foretaksstyring og revisjonsberetning |
Appendix 3: | Annual Report and annual accounts for the fiscal year 2023, incl. Corporate Governance Report and Auditors' Report |
|
| Vedlegg 4: | Valgkomitéens redegjørelse | Appendix 4: | Nomination Committee Report | |
| Vedlegg 5: | Rapport om lønn og annen godtgjørelse til ledende personer i Selskapet for 2023 |
Appendix 5: | Report on Remuneration for 2023 | |
| Vedlegg 6: | Retningslinjer om lønn og godtgjørelse til ledende personer |
Appendix 6: | Executive Remuneration Policy | |
| Vedlegg 7: | Guide for online deltakelse | Appendix 7: | Guide for online participation |
***
Stavanger, 16 April 2024
Glen O. Rødland Styrets leder / Chair of the Board

Se Vedlegg 7 for nærmere informasjon om hvordan en aksjonær kan delta, forhåndsstemme og avgi fullmakt elektronisk.
Det er ikke nødvendig for aksjonærer å melde seg på til generalforsamlingen. Merk imidlertid at aksjonæren må være pålogget online i god tid før møtet og senest fem minutter før start.
For aksjonærer som ønsker å avgi stemmer under generalforsamlingen, se nærmere informasjon i Vedlegg 7.
En aksjonær kan ikke kreve nye punkter lagt til agendaen når fristen for slike forespørsler er utløpt, jf. allmennaksjeloven § 5-11. En aksjonær kan imidlertid foreslå et vedtak vedrørende punktene som skal vurderes av generalforsamlingen. En aksjonær kan i samsvar med allmennaksjeloven § 5-15 også kreve at styremedlemmer eller daglig leder gir nødvendig informasjon til generalforsamlingen om punktene som har blitt presentert for aksjonærene for avgjørelse og Selskapets finansielle posisjon.
Selskapet har for øyeblikket utstedt 17 868 651 ordinære aksjer, og hver aksje gir rett til å avgi én stemme på generalforsamlingen. For å være berettiget til å stemme på generalforsamlingen, må aksjonæren være registrert som eieren av aksjene i Selskapets aksjeeierbok i VPS per 29. april 2024.
Denne innkallingen, dens Vedlegg og Selskapets vedtekter er tilgjengelige på Selskapets internettside, www.prosafe.com fra datoen for denne innkallingen.
Please find further information on how to digitally attend, perform advance voting and proxy in Appendix 7.
It is not necessary to register attendance in advance to attend the general meeting. However, please note that any participating shareholders will need to log-in online well in advance and at least five minutes prior to the start of the meeting.
A shareholder may vote digitally during the general meeting. Please see further information in Appendix 7.
A shareholder cannot demand new items to be added to the agenda when the deadline for such request has expired, cf. section 5-11 of the Public Limited Companies Act. A shareholder may, however, make proposals for a resolution regarding the items which will be considered by the general meeting. A shareholder may in accordance with section 5-15 of the Public Limited Companies Act also require Board members and the CEO to provide necessary information to the general meeting about the items which have been presented to the shareholders for decision and the Company's financial position.
The Company currently has 17,868,651 ordinary shares issued and outstanding, and each share confers the right to one vote at the general meeting. In order to be entitled to vote at the general meeting, a shareholder must be registered as the legal owner of the shares in the register of shareholders of the Company with the Norwegian Central Securities Depositary (VPS) as of 29 April 2024.
This notice, its Appendices and the Company's Articles of Association are available on the Company's website at www.prosafe.com from the date of this notice.

Ref no: PIN-code:
Notice of General Meeting
A General Meeting of Prosafe SE will be held on 7 May 2024 at 08:30 a.m. CEST as a virtual meeting.
The shareholder is registered with the following amount of shares at summons: ____________________ and votes for the number of shares registered in Euronext per Record date 29 April 2024.
Alternatively, "Form for submission by post or e-mail for shareholders who cannot register their elections electronically".
Step 1 – Register during the enrollment/registration period:
You will see your name, reference number, PIN-code and balance. At the bottom you will find these choices:

"Enroll" - There is no need for registration for online participation, enrollment is not mandatory "Advance vote" - If you would like to vote in advance of the meeting "Delegate Proxy" - Give proxy to the chair of the Board of Directors or another person "Close" - Press this if you do not wish to register
Online participation: Please login through https://dnb.lumiagm.com/192234619
You must identify yourself using the reference number and PIN-code from VPS - see step 1 above. Shareholders can also get their reference number and PIN code by contacting DNB Bank Registrars Department by phone +47 23 26 80 20 (08:00 am – 3:30 pm).
If you are not logged in before the meeting starts, you will be granted access, but without the right to vote.

Ref no: PIN-code:
The signed form can be sent as an attachment in an e-mail* to [email protected] (scan this form) or by post service to DNB Bank Registrars Department, P.O Box 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Deadline for registration of advance votes, proxies and instructions must be received no later than 3 May 2024 at 08:30 a.m. CEST. If the shareholder is a company, the signature must be in accordance with the company certificate.
*Will be unsecured unless the sender himself secures the e-mail.
(enter the proxy solicitors name in the block letters)
Note: Proxy solicitor must contact DNB Bank Registrars Department by phone +47 23 26 80 20 (08:00-am – 3:30 pm) for login details.
___________________________________________________________________
Voting must take place in accordance with the instructions below. Missing or unclear markings are considered a vote in line with the board's and the nomination committee's proposals. If a proposal is put forward in addition to, or as a replacement for, the proposal in the notice, the proxy determines the voting.
| Agenda for the General Meeting – 7 May 2024 | For | Against | Abstain | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Opening of the general meeting |
No voting | ||||
| 2. | Registration of participating shareholders | No voting | |||
| 3. | Approval of the notice and the agenda | | | | |
| 4. | Election of chairman of the meeting and at least one person to co-sign the minutes together with the chairman of the meeting |
| | | |
| 5. | Approval of the Annual Report and accounts for 2023 | | | | |
| 6. | Approval of remuneration of the auditor for 2023 | | | | |
| 7. | Election of members of the Board of Directors | | | | |
| 8. | Approval of remuneration of the members of the Board | | | | |
| 9. | Election of members of the Nomination Committee | | | | |
| 10. Approval of remuneration of the members of the Nomination Committee | | | | ||
| 11. Consideration of the Board's Report on Remuneration for 2023 | | | | ||
| 12. Consideration of the Board's Report on Corporate Governance | No voting | ||||
| 13. Approval of updated Remuneration Policy | | | | ||
| 14. Authorisation to increase the share capital | | | | ||
| 15. Authorisation to increase the share capital for incentive schemes | | | |

Styret har utpekt Glen O. Rødland, eller noen utpekt av ham til å åpne generalforsamlingen.
Sak 3: Godkjenning av innkalling og agenda for møtet Item 3: Approval of the notice and the agenda Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
«Innkallingen og agendaen godkjennes.»
Styret foreslår at Glen O. Rødland velges som møteleder.
En person som deltar på generalforsamlingen, vil bli foreslått til å medundertegne protokollen.
Årsregnskapet og årsberetningen for regnskapsåret 2023, sammen med revisors beretning, er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside (www.prosafe.com). Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
«Generalforsamlingen godkjente årsregnskapet og årsberetningen for Prosafe SE for regnskapsåret 2023.»
Note 7 til Selskapets årsregnskap inneholder ytterligere detaljer om honorarer til revisor for regnskapsåret 2023. Styret foreslår at general-forsamlingen treffer følgende vedtak:
«Generalforsamlingen godkjente revisors godtgjørelse for arbeid med revisjon av Prosafe SE.»
Det vises til valgkomitéens innstilling i Vedlegg 4 som er gjort tilgjengelig på Selskapets nettside (www.prosafe.com). Basert på innstillingen er følgende personer foreslått utnevnt:
The Board of directors has appointed Glen O. Rødland, or someone appointed by him to open the general meeting.
Item 2: Registration of attending shareholders and proxies
The Board proposes that the general meeting makes the following resolution:
"The notice and the agenda are approved."
The Board proposes that Glen O. Rødland is elected to chair the general meeting.
One person attending the general meeting will be proposed to co-sign the minutes.
The annual financial statements and the Directors' report for the year ended 31 December 2023, together with the auditors' report, are available on the Company's website (www.prosafe.com). The Board proposes that the general meeting makes the following resolution:
"The general meeting approves the Directors' report and the Company's financial statements for 2023."
Note 7 to the Company's financial statements provide details on fees to the auditor for the 2023 financial year. The Board proposes that the general meeting makes the following resolution:
"The general meeting approves the auditor fees for 2023."
Reference is made to the Nomination Committee report as Appendix 4 which is made available on the Company's website (www.prosafe.com). Based on the report, it is proposed that the following be appointed:

Gunnar Winther Eliassen ble valgt som styremedlem på ekstraordinær generalforsamling 22. februar 2024 og er først på gjenvalg på ordinær generalforsamling i 2025.
Det vises til valgkomitéens innstilling i Vedlegg 4 som er gjort tilgjengelig på Selskapets nettside (www.prosafe.com).
«Generalforsamlingen vedtok å godkjenne godtgjørelse til Selskapets styremedlemmer i tråd med innstillingen fra valgkomitéen.»
Det vises til valgkomitéens innstilling i Vedlegg 5 om sammensetning av valgkomitéen som er gjort tilgjengelig på Selskapets nettside (www.prosafe.com). Basert på innstillingen, er
følgende personer foreslått utnevnt:
Ryan Schedler ble valgt som medlem i valgkomiteen på ekstraordinær generalforsamling 22. februar 2024, og er først på gjenvalg på ordinær generalforsamling i 2025.
Det vises til valgkomitéens innstilling i Vedlegg 5 som er gjort tilgjengelig på Selskapets nettside (www.prosafe.com).
«Generalforsamlingen vedtok å godkjenne godtgjørelse til medlemmene av valgkomitéen i tråd med innstillingen fra valgkomitéen."
Gunnar Winther Eliassen was elected as a member of the Board on the extraordinary general meeting held on 22 February 2024 and is due for re-election at the annual general meeting in 2025.
Reference is made to the Nomination Committee report as Appendix 4 which is made available on the Company's website (www.prosafe.com).
"The general meeting resolved to approve the remuneration of the members of the Board as proposed by the Nomination Committee."
Reference is made to the Nomination Committee report as Appendix 5 which is made available on the Company's website (www.prosafe.com). Based on the report, it is proposed that the following be appointed:
Ryan Schedler was elected as a member of the Board on the extraordinary general meeting held 22 February 2024, and is due for re-election at the annual general meeting in 2025.
Reference is made to the Nomination Committee report as Appendix 5 which is made available on the Company's website (www.prosafe.com).
"The general meeting resolved to approve the remuneration of the members of the Nomination Committee as proposed by the Nomination Committee."

I henhold til allmennaksjeloven § 6-16 b og tilhørende forskrift har styret utarbeidet en rapport til generalforsamlingen om lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte for 2023 som er gjort tilgjengelig på Selskapets nettside (www.prosafe.com). Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
«Generalforsamlingen godkjente rapporten om lønn og annen godtgjørelse til ledende personer i Selskapet for 2023.»
I henhold til regnskapsloven paragraf 3-3b, har styret forberedt en redegjørelse for prinsipper og praksis vedrørende foretaksstyring, og denne er inntatt i årsrapporten fra 2023.
Det skal ikke avgis stemme over redegjørelsen.
Styret har utarbeidet oppdaterte retningslinjer for lønn og annen godtgjørelse til ledende personer i Selskapet, inntatt som Vedlegg 6 til innkallingen. Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
«Generalforsamlingen godkjente retningslinjene for lønn og annen godtgjørelse til ledende personer i Selskapet».
Styret anser at det er i Selskapets interesse at styret gis fullmakt til å forhøye Selskapets aksjekapital. Fullmakten kan benyttes til generelle selskapsformål.
Sett hen til formålet med fullmakten foreslås det at styret kan fravike aksjeeiernes fortrinnsrett etter allmennaksjeloven § 10-4, jf. SE-loven § 2, ved bruk av fullmakten.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
In accordance with section 6-16 b of the Public Limited Companies Act and ancillary regulations, the Board has prepared a Report on Executive Remuneration for 2023 made available on the Company's website (www.prosafe.com). The Board proposes that the general meeting makes the following resolution:
"The general meeting approved the Report on Remuneration for 2023."
In accordance with the Accounting Act section 3-3 (b), the Board has prepared a report on Corporate Governance, included in the 2023 financial statements.
The report is not subject to a vote.
The Board have prepared an updated Executive Renumeration Policy, attached to the notice as Appendix 6. The board proposes that the general meeting makes the following resolution:
"The general meeting approved the Executive Renumeration Policy".
The Board believes that it is in the best interest of the Company that the Board is granted authorisation to increase the Company's share capital. The authorisation may be used for general company purposes.
In light of the purpose of the authorisation, it is proposed that the Board may deviate from existing shareholders' preferential rights pursuant to section 10-4 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, cf. the SE Act section2, when using the authorisation.
The Board proposes that the general meeting makes the following resolutions:

Styret anser at det er i Selskapets interesse at styret gis fullmakt til å forhøye Selskapets aksjekapital. Fullmakten kan benyttes i forbindelse med incentivprogrammer for ansatte i konsernet, samt til Selskapets styre og ledelse.
Sett hen til formålet med fullmakten foreslås det at styret kan fravike aksjeeiernes fortrinnsrett etter allmennaksjeloven § 10-4, jf. SE-loven § 2, ved bruk av fullmakten.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
The Board of directors believes that it is in the best interest of the Company that the Board is granted authorisation to increase the Company's share capital to be used in connection with the group's incentive schemes, as well as to the Company's board and management;
In light of the purpose of the authorisation, it is proposed that the Board may deviate from existing shareholders' preferential rights pursuant to section 10-4 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, cf. the SE Act section2, when using the authorisation.
The Board proposes that the general meeting makes the following resolutions:
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.