Polwax S.A.

AGM Information • Sep 1, 2023

Ogłoszenie o zwołaniu Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia wraz z informacjami dodatkowymi

Zarząd POLWAX Spółka Akcyjna z siedzibą w Jaśle przy ulicy 3 Maja 101, wpisanej do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Rzeszowie XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000421781, działając na podstawie: art. 399 §1, art. 400 §1 i §4 Kodeksu Spółek Handlowych, a także na podstawie § 12 ust.5 Statutu Spółki oraz §3 ust. 1 Regulaminu Walnego Zgromadzenia, zwołuje na żądanie akcjonariusza Nadzwyczajne Walne Zgromadzenie POLWAX S.A., które odbędzie się w dniu 28 września 2023 roku o godz. 11.00, w Jaśle, ul. 3 Maja 101 (sala Unimot Infrastruktura). Porządek obrad Walnego Zgromadzenia

• 1. Otwarcie Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia.
• 1. Wybór Przewodniczącego Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia.
• 1. Stwierdzenie prawidłowości zwołania Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia oraz jego zdolności do podejmowania uchwał.
• 1. Przyjęcie porządku obrad.
• 1. Podjęcie uchwał w sprawach:
  2. a) odwołanie Członków Rady Nadzorczej Spółki;
  3. b) powołanie Członków Rady Nadzorczej Spółki;
  4. c) pokrycia kosztów zwołania i odbycia Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia przez Spółkę.
• 1. Zamknięcie obrad Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia.

Informacje dodatkowe dotyczące Walnego Zgromadzenia:

• Akcjonariusz lub akcjonariusze reprezentujący co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego mogą żądać umieszczenia określonych spraw w porządku obrad Walnego Zgromadzenia. Żądanie powinno zostać zgłoszone Zarządowi nie później niż na 21 jeden dni przed wyznaczonym terminem Zgromadzenia (tj. do 07 września 2023 r.). Żądanie powinno zawierać uzasadnienie lub projekt uchwały dotyczącej proponowanego punktu porządku obrad. Żądanie może zostać złożone na piśmie lub w postaci elektronicznej. Ponadto akcjonariusz lub akcjonariusze żądający umieszczenia określonych spraw w porządku obrad muszą przedstawić imienne zaświadczenie o prawie uczestnictwa w walnym zgromadzeniu, wystawione zgodnie z art. 406³ § 1 Kodeksu spółek handlowych. Zarząd niezwłocznie, jednak nie później, niż na 18 dni przed wyznaczonym terminem Walnego Zgromadzenia, ogłosi zmiany w porządku obrad, wprowadzone na żądanie akcjonariusza lub akcjonariuszy. Ogłoszenie nowego porządku obrad nastąpi w sposób właściwy dla zwołania Walnego Zgromadzenia.
• Akcjonariusz lub akcjonariusze reprezentujący co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego mogą przed terminem Walnego Zgromadzenia zgłaszać Spółce na piśmie lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad.

Rekomenduje się, aby projekty zawierały także uzasadnienie. Akcjonariusz lub akcjonariusze zgłaszający projekty uchwał winni przedstawić imienne zaświadczenie o prawie uczestnictwa w walnym zgromadzeniu wystawione zgodnie z art. 406³ § 1 Kodeksu spółek handlowych. Spółka niezwłocznie ogłosi projekty uchwał na stronie internetowej.

• Każdy z akcjonariuszy może podczas Walnego Zgromadzenia zgłaszać projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad.
• Akcjonariusz może uczestniczyć w Walnym Zgromadzeniu oraz wykonywać prawo głosu osobiście lub przez pełnomocnika. Pełnomocnictwo do uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu i wykonywania prawa głosu wymaga udzielenia na piśmie lub w postaci elektronicznej. Udzielenie pełnomocnictwa w postaci elektronicznej nie wymaga opatrzenia bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Formularz zawierający wzór pełnomocnictwa oraz formularz pomocny przy głosowaniu przez pełnomocnika będą dostępne na stronie internetowej Spółki. Akcjonariusz zawiadamia Spółkę o udzieleniu pełnomocnictwa, informując o danych osobowych pełnomocnika oraz treści pełnomocnictwa, w drodze wiadomości wysłanej na adres poczty elektronicznej Spółki: biuro@polwax.pl.

Pełnomocnictwo elektroniczne powinno być sformułowane w odrębnym dokumencie podpisanym przez akcjonariusza lub osobę/osoby uprawnione do reprezentacji akcjonariusza, przesłanym w formie skanu jako załącznik PDF na adres email: biuro@polwax.pl. Pełnomocnik wykonuje wszystkie uprawnienia akcjonariusza na walnym zgromadzeniu, chyba że co innego wynika z treści pełnomocnictwa. Pełnomocnik może udzielić dalszego pełnomocnictwa, jeżeli wynika to z treści pełnomocnictwa.

Obligatoryjnie, wraz z pełnomocnictwem elektronicznym, należy przesłać dokumenty potwierdzające uprawnienie danego akcjonariusza do udziału w Walnym Zgromadzeniu, jak również dokumenty – aktualny odpis z właściwego rejestru – potwierdzające prawo osoby podpisującej pełnomocnictwo do reprezentowania akcjonariusza niebędącego osobą fizyczną.

Prawo do reprezentowania akcjonariusza niebędącego osobą fizyczną powinno wynikać z okazanego przy sporządzaniu listy obecności odpisu właściwego rejestru lub ciągu pełnomocnictw. Akcjonariusze i pełnomocnicy powinni posiadać przy sobie dowód osobisty.

• Akcjonariusz spółki publicznej posiadający akcje zapisane na więcej niż jednym rachunku papierów wartościowych może ustanowić oddzielnych pełnomocników do wykonywania praw z akcji zapisanych na każdym z rachunków. Pełnomocnik może reprezentować więcej niż jednego akcjonariusza i głosować odmiennie z akcji każdego akcjonariusza.
• Prawo uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu mają tylko osoby będące akcjonariuszami Spółki na 16 dni przed datą Walnego Zgromadzenia (dzień rejestracji uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu), tj. na dzień 12 września 2023 r.

W celu uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu, uprawnieni z Akcji Spółki oraz zastawnicy i użytkownicy powinni zażądać od podmiotu prowadzącego ich rachunek papierów wartościowych wystawienia imiennego zaświadczenia o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu. Żądanie to należy przedstawić nie wcześniej niż po ogłoszeniu o zwołaniu Walnego Zgromadzenia i nie później niż w pierwszym dniu powszednim po dniu rejestracji uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu.

• Zastawnicy i użytkownicy, którym przysługuje prawo głosu, mają prawo uczestniczenia w walnym zgromadzeniu spółki publicznej, jeżeli ustanowienie na ich rzecz ograniczonego prawa rzeczowego jest zarejestrowane na rachunku papierów wartościowych w dniu rejestracji uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu.
• Zgodnie z art. 406³ § 1 Kodeksu spółek handlowych w celu zapewnienia udziału w Walnym Zgromadzeniu, akcjonariusz oraz zastawnik lub użytkownik, którym przysługuje prawo głosu, powinien zażądać, nie wcześniej niż po ogłoszeniu o zwołaniu Walnego Zgromadzenia i nie później niż w pierwszym dniu powszednim po dniu rejestracji uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu od podmiotu prowadzącego rachunek papierów wartościowych, wystawienia imiennego zaświadczenia o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu. Zaświadczenie powinno zawierać wszystkie informacje, o których mowa w art. 406³ § 1 Kodeksu spółek handlowych. Na żądanie akcjonariusza, zastawnika lub użytkownika, w treści zaświadczenia powinna zostać wskazana część lub powinny zostać wskazane wszystkie akcje zarejestrowane na rachunku papierów wartościowych. Ustawa z dnia 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi może wskazywać inne dokumenty równoważne zaświadczeniu, pod warunkiem, że podmiot wystawiający takie dokumenty został wskazany podmiotowi prowadzącemu depozyt papierów wartościowych dla Spółki.
• Osoby uprawnione do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu mogą zapoznać się z pełnym tekstem dokumentacji Walnego Zgromadzenia, w tym z listą akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu, w Biurze Zarządu mieszczącym się w Jaśle przy ul. 3 Maja 101, na 3 dni powszednie przed terminem Zgromadzenia, tj. w okresie od dnia 25 września 2023 r., w godzinach od 10:00 do 15:00. Akcjonariusz POLWAX S.A. może żądać przesłania mu listy akcjonariuszy uprawnionych do udziału w Walnym Zgromadzeniu nieodpłatnie pocztą elektroniczną, podając własny adres poczty elektronicznej, na który lista powinna być wysłana.
• Informacje dotyczące Walnego Zgromadzenia, w tym projekty uchwał, zostaną również udostępnione na stronie internetowej Spółki: www.polwax.pl.
• Nie przewiduje się możliwości uczestniczenia w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu, w tym wykonywania prawa głosu i wypowiadania się, przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
• Regulamin Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy POLWAX S.A. nie przewiduje możliwości wykonywania prawa głosu drogą korespondencyjną.

• Każdy z akcjonariuszy ma prawo do zadawania pytań dotyczących spraw umieszczonych w porządku obrad Walnego Zgromadzenia.

Zarząd Polwax S.A.