Polimex Mostostal S.A. — AGM Information 2024

Oct 15, 2024

REGULAMIN UDZIAŁU W WALNYM ZGROMADZENIU POLIMEX MOSTOSTAL S.A.

PRZY WYKORZYSTYWANIU ŚRODKÓW KOMUNIKACJI ELEKTRONICZNEJ

§1.

• 1. Niniejszy regulamin został przyjęty na podstawie art. 406(5) § 3 ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks Spółek Handlowych i określa szczegółowe zasady udziału w walnym zgromadzeniu Polimex Mostostal Spółki Akcyjnej z siedzibą w Warszawie ("Spółka") ("Walne Zgromadzenie") przy wykorzystywaniu środków komunikacji elektronicznej ("Regulamin").
• 1. Zwołanie, przygotowanie i prowadzenie obrad Walnego Zgromadzenia Spółki, w tym Walnego Zgromadzenia z udziałem jego uczestników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, odbywa się w trybie i na zasadach określonych w Kodeksie Spółek Handlowych, Statucie Spółki, przyjętych przez Spółkę zasadach ładu korporacyjnego, Regulaminie Walnego Zgromadzenia Spółki oraz w niniejszym Regulaminie.

§2.

• 1. Spółka umożliwia udział w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, obejmujący w szczególności:
• a) transmisję obrad Walnego Zgromadzenia w czasie rzeczywistym;
• b) dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w walnym zgromadzeniu, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad walnego zgromadzenia, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad walnego zgromadzenia; oraz
• c) wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu.
• 1. O udziale w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej postanawia zwołujący to Walne Zgromadzenie.

§3.

W przypadku udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, system oddawania i obliczania głosów stosowany przez Walne Zgromadzenie powinien zapewnić oddawanie głosów w liczbie odpowiadającej liczbie posiadanych akcji, w sposób umożliwiający głosowanie odmiennie z każdej z posiadanych akcji oraz od dnia 3 września 2020 r. również przesyłanie akcjonariuszowi elektronicznego potwierdzenia otrzymania głosu. Ponadto, przy głosowaniu tajnym, system ten powinien zapewnić wyeliminowanie możliwości identyfikacji sposobu głosowania przez poszczególnych akcjonariuszy.

§4.

Do komunikacji Spółki z osobami chcącymi uczestniczyć w obradach Walnego Zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej służy wyłącznie adres poczty elektronicznej Spółki wskazany w treści ogłoszenia o zwołaniu Walnego Zgromadzenia.

§5.

• 1. W celu uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej akcjonariusz powinien zgłosić Spółce zamiar udziału w Walnym Zgromadzeniu w tej formie.
• 1. Akcjonariusz powinien przesłać Spółce na adres poczty elektronicznej Spółki , o którym mowa w §4 , na co najmniej 7 dni przed Walnym Zgromadzeniem do godz. 16:00:
• a) wypełnione i podpisane przez siebie oświadczenie wraz z wymaganymi tam dokumentami, które jest częścią treści ogłoszenia o zwołaniu Walnego Zgromadzenia ("Oświadczenie");
• b) skan dokumentu potwierdzającego tożsamość w zakresie, który umożliwi identyfikację akcjonariusza, ze wskazaniem serii i numeru dokumentu oraz numeru PESEL (o ile akcjonariusz go posiada). W przypadku, gdy akcjonariusz jest osobą prawną lub jednostką organizacyjną nie będącą osobą prawną, przesyła skan odpisu z właściwego rejestru lub skan innego dokumentu potwierdzającego umocowanie osób działających w imieniu podmiotu.
• 1. Do dokumentów, innych niż sporządzone w języku polskim, powinno zostać dołączone tłumaczenie na język polski.
• 1. Akcjonariusz może również dokonać wszystkich czynności związanych z zawiadomieniem Spółki o uczestnictwie w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, jak również odebrać szczegółową instrukcję dotyczącą sposobu zarejestrowania się do platformy informatycznej umożliwiającej udział w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej oraz dane dostępowe do platformy informatycznej konieczne do uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, osobiście w siedzibie Spółki po uprzednim zawiadomieniu Spółki (z 1 dniowym wyprzedzeniem) poprzez wiadomość elektroniczną przesłaną na adres poczty elektronicznej Spółki, o którym mowa w §4 .
• 1. Spółka, w oparciu o otrzymany z Krajowego Depozytu Papierów Wartościowych wykaz akcjonariuszy uprawnionych do udziału w Walnym Zgromadzeniu oraz listę akcjonariuszy, którzy złożyli dokumenty akcji lub zaświadczenia w siedzibie Spółki dokona weryfikacji uprawnień dotyczących uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu danego akcjonariusza, który przesłał Spółce Oświadczenie. W celu przeprowadzenia prawidłowej weryfikacji Spółka może kontaktować się z akcjonariuszem lub pełnomocnikiem z wykorzystaniem danych kontaktowych wskazanych w Oświadczeniu i zwracać się o udostępnienie informacji lub dokumentów, które pozwolą na weryfikację.
• 1. Po pozytywnej weryfikacji uprawnień akcjonariusza oraz ewentualnie udzielonych pełnomocnictw, Spółka prześle akcjonariuszowi lub jego pełnomocnikowi, nie później niż 2 dni przed Walnym Zgromadzeniem, do godz. 16:00, z adresu poczty elektronicznej Spółki na podany przez akcjonariusza w Oświadczeniu adres email, szczegółową instrukcję dotyczącą sposobu zarejestrowania się do platformy informatycznej umożliwiającej udział w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej wraz z loginem i hasłem startowym służącym do pierwszego zarejestrowania się do tej platformy albo inne dane dostępowe konieczne do uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
• 1. Szczegółowy zakres informacji i danych oraz dokumentów, których dostarczenie wymagane jest dla wzięcia udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej oraz instrukcja korzystania z systemu i narzędzi, które będą pozwalały wziąć udział w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej powinna zostać udostępniona przez Spółkę do publicznej wiadomości w treści ogłoszenia o zwołaniu takiego Walnego Zgromadzenia, zgodnie z postanowieniami Kodeksu Spółek Handlowych i innymi bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa oraz stosowanymi przez Spółkę dobrymi praktykami.
• 1. W przypadku nieusunięcia lub niewyjaśnienia w drodze korespondencji, w wyznaczonym przez Spółkę terminie, ewentualnych niezgodności, Spółka może odmówić danemu akcjonariuszowi lub pełnomocnikowi, którego niezgodności dotyczą, udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej zawiadamiając go o tym fakcie przed rozpoczęciem Walnego Zgromadzenia, na adres email podany w Oświadczeniu.

§6.

Możliwość udziału w obradach Walnego Zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej będą mieli uczestnicy, którzy spełnią wymagania organizacyjne i techniczne wskazane w instrukcji korzystania z systemu i narzędzi do udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej wskazanych w ogłoszeniu o zwołaniu takiego Walnego Zgromadzenia opublikowanym przez Spółkę.

§7.

1. Przystąpienie do udziału w obradach Walnego Zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej oraz dostęp do transmisji z jego obrad możliwe jest od chwili otwarcia aż do zakończenia obrad takiego Walnego Zgromadzenia, z zastrzeżeniem konieczności weryfikacji uprawnień dotyczących uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, w tym przekazania koniecznych informacji i dokumentów, w szczególności Oświadczenia.

2. 1. Wyłączne ryzyko związane z udziałem w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, w tym, w szczególności ryzyko braku łączności, brak możliwości komunikacji, opóźnień w transmisji i niemożliwości wykonywania praw akcjonariusza z powodu technicznych trudności i ograniczeń związanych z taką formą udziału w Walnym Zgromadzeniu ponosi akcjonariusz.
3. 1. W zakresie nieuregulowanym niniejszym Regulaminem zastosowanie znajdują postanowienia bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności Kodeksu Spółek Handlowych, a także Statutu Spółki i Regulaminu Walnego Zgromadzenia.

Niniejszy Regulamin został przyjęty Uchwałą Rady Nadzorczej Polimex Mostostal S.A. Nr 86/XIII w dniu 16 kwietnia 2020 roku.