Polight ASA

AGM Information • Aug 16, 2023

Dette dokumentet er utarbeidet både på norsk og engelsk. Dersom det skulle vise seg å være uoverensstemmelser mellom de to versjonene, skal den norske versjonen ha forrang.

Til aksjeeierne i poLight ASA (org.nr. 988 862 703)

INNKALLING

TIL

EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING

14. september 2023

Styret i poLight ASA ("poLight" eller "Selskapet") innkaller herved til ekstraordinær generalforsamling.

Tid: 14. september 2023 kl. 12:30

Sted: Innlaget 230, 3185 Skoppum, Norge

Dagsorden: Agenda:

• 1. Åpning av møtet ved styrets leder og registrering av fremmøtte aksjonærer og fullmakter
• 1. Valg av møteleder og en person til å medundertegne protokollen
• 1. Godkjennelse av innkallingen og dagsorden 3. Approval of the notice and the agenda
• 1. Godkjennelse av retningslinjer om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende personer

Begrunnelse for og forslag til vedtak i sak 4 fremgår av Vedlegg 1.

This document has been prepared in both Norwegian and English. In case of any discrepancy between the two versions, the Norwegian version shall prevail.

To the shareholders of poLight ASA (org.no. 988 862 703)

NOTICE

OF

EXTRAORDINARY GENERAL MEETING

14 September 2023

The Board of Directors of poLight ASA ("poLight" or the "Company") hereby convenes an extraordinary general meeting.

Time: 14 September 2023 at 12:30 CEST

Place: Innlaget 230, 3185 Skoppum, Norge

• 1. Opening of the meeting by the chairman of the board and registration of attending shareholders and proxies
• 1. Election of a chairperson and a person to co-sign the minutes
• 1. Approval of guidelines on salary and other remuneration for leading personnel

The reasons for and proposal for resolution under item 4 are set out in Appendix 1.

Kun de som er aksjonærer i Selskapet 5 (fem) virkedager før generalforsamlingen (dvs. 7. september 2023, "Registreringsdatoen"), har rett til å delta og stemme på generalforsamlingen, jf. allmennaksjeloven § 5-2.

I samsvar med Selskapets vedtekter § 8 tredje ledd har styret besluttet å fastsette en frist for påmelding til generalforsamlingen. Påmeldingsfristen utløper to virkedager før generalforsamlingen. Aksjeeiere som ønsker å delta på generalforsamlingen må således fylle ut og sende inn vedlagte påmeldingsskjema til Selskapet, senest innen utløpet av 12. september 2023. Påmeldingskjema kan sendes til poLight ASA, Innlaget 230, 3185 Skoppum, Norge, eller per e-post til Alf Henning Bekkevik, alf.henning.bekkevik@polight.com

Aksjeeiere som ikke selv kan møte på generalforsamlingen, kan benytte vedlagte fullmaktsskjema, med eller uten stemmeinstruks. Fullmakten kan benyttes av den aksjeeieren bemyndiger, eller aksjeeieren kan sende fullmakten uten å påføre navn på fullmektigen. I så fall vil fullmakten anses gitt styrets leder, eller den hun bemyndiger. I samsvar med påmeldingsfristen fastsatt av styret i henhold til Selskapets vedtekter § 8 tredje ledd, ønskes fullmakten å være Selskapet i hende senest 12 September 2023 kl. 16. Fullmaktsskjema kan sendes til poLight ASA, Innlaget 230, 3185 Skoppum, Norge, eller per e-post til Alf Henning Bekkevik, alf.henning.bekkevik@polight.com.

Aksjonærer har rett til å fremsette forslag til vedtak i de saker som generalforsamlingen skal behandle. Aksjonærer har rett til å ta Only those who are shareholders in the Company 5 (five) business days prior to the general meeting (i.e. 7 September 2023, the "Record Date"), are entitled to attend and vote at the general meeting, cf. Section 5-2 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act.

In accordance with the Company's articles of association section 8 third paragraph, the Board of Directors has decided to set a deadline for registration. Such registration deadline expires two business days before the general meeting. Shareholders who are attending the general meeting must therefore fill in and return the attached notice of attendance to the Company, no later than within the expiry of 12 September 2023. Notice of attendance may be sent by mail to poLight ASA, Innlaget 230, 3185 Skoppum, Norway, or by e-mail to Alf Henning Bekkevik, alf.henning.bekkevik@polight.com.

Shareholders who cannot attend the general meeting in person may use the attached proxy form, with or without voting instructions. The proxy may be used by a person authorised by the shareholder, or the shareholder may send the proxy without naming the proxy holder. In such case, the proxy will be deemed to be given to the Chairman of the Board or a person authorised by her. In accordance with the deadline for registration decided by the Board pursuant to the Company's articles of association section 8 third paragraph, the proxy form is asked to be received by the Company no later 12 September at 4 pm CEST. The proxy form may be sent by mail to poLight ASA, Innlaget 230, 3185 Skoppum, Norway, or by e-mail to Alf Henning Bekkevik, alf.henning.bekkevik@polight.com.

Shareholders are entitled to propose suggestions to resolutions in the matters that the general meeting will consider. Shareholders

* * *

med rådgivere, og kan gi talerett til én rådgiver. En aksjonær kan kreve at styremedlemmer og daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av saker som er forelagt for avgjørelse av generalforsamlingen. Det samme gjelder opplysninger om Selskapets økonomiske stilling og andre saker som generalforsamlingen skal behandle, med mindre de opplysninger som kreves, ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for Selskapet.

På tidspunktet for denne innkallingen er det utstedt totalt 66 163 218 aksjer i Selskapet. Selskapet eier ingen egne aksjer. Hver aksje gir én stemme på generalforsamlingen. Aksjeeier har rett til å avgi stemme for det antall aksjer vedkommende eier, og som er registrert i verdipapirsentralen (VPS) på Registreringsdatoen.

Aksjeeiere som holder sine aksjer på en forvalterkonto i Verdipapirsentralen (VPS), jf. allmennaksjeloven § 4-10, og som ønsker å delta på generalforsamlingen, må gi Selskapet melding om dette på forhånd, jf. allmennaksjeloven § 5-3. Slik melding må være mottatt av Selskapet senest to virkedager før avholdelse av generalforsamlingen, dvs. innen utløpet av 12. september 2023. Påmelding skjer ved å fylle ut og sende inn påmeldingsskjema vedlagt som Vedlegg 2 til denne innkallingen.

Selskapet har i medhold av allmennaksjeloven § 5-11 a vedtektsfestet at dokumenter som gjelder saker som skal behandles på generalforsamlingen ikke må sendes til aksjeeierne dersom de gjøres tilgjengelig på Selskapets internettsider. En aksjeeier som krever det, vil likevel få tilsendt dokumentene per post ved å henvende seg til Selskapet.

poLight oppfordrer alle aksjonærer til å registrere seg for elektronisk mottak av innkalling til generalforsamling. Dette kan gjøres via VPS Investortjenester enten gjennom nettbank eller www.euronextvps.no. Elektronisk registrering bidrar til å spare miljøet og redusere selskapets kostnader.

are allowed to bring advisers and may give one adviser the right to speak. A shareholder may demand that board members and the CEO provide available information at the general meeting about matters which may affect the assessment of items which have been presented to the shareholders for decision. The same applies to information regarding the Company's financial position and other business to be transacted at the general meeting, unless the information demanded cannot be disclosed without causing disproportionate harm to the Company.

On the date of this notice, the Company has a total of 66,163,218 issued and outstanding shares. The Company holds no treasury shares. Each share carries one vote at the general meeting. Shareholders have the right to vote for the number of shares that they own, and which are registered in the Central Securities Depository (VPS) at Record Date.

Shareholders holding their shares on a nominee account in the Norwegian Central Securities Depository (VPS), cf. section 4-10 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, and that wish to participate in the general meeting must notify the Company of this in advance, cf. section 5-3 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act. Such notification must be received by the Company within two business prior to the date of the general meeting, i.e. within the expiry of 12 September 2023. Notice of registration can be given by completing and returning the registration form attached to this notice as Appendix 2.

The Company has, pursuant to the Norwegian Public Limited Liability Companies Act section 5-11, resolved that the Company is not obligated to send documents which concern matters which are on the agenda for the general meeting to its shareholders as long as they are published on the Company's website. However, a shareholder may demand to get the documents sent by mail by contacting the Company.

poLight encourages all shareholders to register for electronic receipt of the notice of the general meeting. This can be done through VPS Investor Services either through online banking or www.euronextvps.no. Electronic registration helps to save the environment and reduce the company's costs.

* * *

Oslo, 17 August 2023

Grethe Helene Viksaas Styrets leder / Chairman of the Board of Directors

Vedlegg:		Appendices:
Vedlegg 1	Begrunnelse og forslag til vedtak	Appendix 1	Reasons and proposals for resolutions
Vedlegg 2	Møteseddel	Appendix 2	Attendance slip
Vedlegg 3	Fullmaktsskjema med stemmeinstruks og uten stemmeinstruks	Appendix 3	Proxy form with voting instructions and without voting instructions.

Vedlegg 1

BEGRUNNELSE OG FORSLAG TIL VEDTAK

4. Godkjennelse av retningslinjer om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende personer

Bakgrunn: I samsvar med allmennaksjeloven § 6-16a har styret etablert retningslinjer for lønn og annen godtgjørelse til Selskapets ledende personer, som ble godkjent av den ordinære generalforsamlingen i 2021.

Styret har nå utarbeidet oppdaterte retningslinjer som vil legges frem for generalforsamlingens godkjennelse.

Bakgrunnen for de endrede retningslinjene er at enkelte aksjeopsjoner utstedt av Selskapet vil utløpe i oktober 2023. I vilkårene for aksjeopsjonene er det lagt til grunn at det skal åpnes vinduer for utøvelse av aksjeopsjonene, normalt hvert kvartal etter fremleggelse av kvartalsrapporter. Gjennom løpetiden på disse opsjonene har styret ved flere anledninger ikke hatt anledning til å åpne slike utøvelsesvinduer. Styret ønsker derfor å ha mulighet til å forlenge løpetiden på tidligere tildelte opsjoner for en periode som tilsvarer perioden for utøvelsesvinduer som ikke er åpnet, samt også å kunne forlenge løpetiden for opsjonsinnehavere som har vært underlagt lock-up arrangementer.

Det foreslås også at styret gis anledning til å fastsette opptjeningsperioder kortere enn tre år, samt at styret gis økte rammer for bonustildeling til ledende personer, med opptil 80 % for CEO (tidligere 50%) og 40% for øvrig ledelse (tidligere 30%).

Disse endringer anses nødvendige for å bevare incentiv-effekten av Selskapets incentivprogram.

Styret foreslår også visse andre endringer for ajourføringsformål og for å bedre reflektere Selskapets praksis på enkelte punkter.

De oppdaterte retningslinjene vil gjøres tilgjengelig på Selskapets hjemmesider.

Styret foreslår på denne bakgrunn at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:

"Generalforsamlingen godkjenner Selskapets oppdaterte retningslinjer for lønn og annen godtgjørelse til Selskapets ledende personer."

Appendix 1

REASONS AND PROPOSAL FOR RESOLUTIONS

4. Approval of guidelines on salary and other remuneration for leading persons

Background: In accordance with section 6-16a of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, the Board has established guidelines for salaries and other remuneration for the Company's leading persons, which were approved by the annual general meeting in 2021.

The Board has now prepared updated guidelines to be presented for approval by the general meeting.

The background for the amended guidelines is that certain share options issued by the Company will expire in October 2023. The terms of the stock options imply that exercise windows for exercising the stock options shall be opened, normally each quarter after the presentation of quarterly reports. Throughout the term of these options, the Board has on several occasions not been able to open such exercise windows. The Board therefore wishes to have the opportunity to extend the term of previously granted options for a period equivalent to the period of exercise windows that have not been opened, and also to be able to extend the term for option holders who have been subject to lock-up arrangements.

It is also proposed that the Board is given the opportunity to set vesting periods shorter than three years, and that the board have increased limits for bonuses to executive management, with up to 80% for the CEO (previously 50%) and 40% for other management (previously 30%).

These changes are considered necessary to preserve the incentive effect of the Company's incentive program.

The Board also proposes certain other changes for updating purposes and to better reflect the Company's practice on certain points.

The updated guidelines will be made available on the Company's website.

Forslag til vedtak: Proposed resolution:

On this basis, the board proposes that the general meeting adopt the following resolution:

"The general meeting approves the Company's updated guidelines on salary and other remuneration for the Company's leading persons."

* * *

Vedlegg 2 / Appendix 2

PÅMELDING TIL EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING I POLIGHT ASA

Påmeldingsfrist: Innen utløpet av 12. september 2023

Undertegnede bekrefter med dette at jeg/vi ønsker å delta på generalforsamling i poLight ASA den 14. september 2023 kl. 12:30 og avgi stemmer for:

	egne aksjer (antall aksjer)
	andre aksjer i henhold til vedlagte fullmakt(er).
I alt	aksjer
	Sted:	Dato:
	Underskrift
	Navn m/blokkbokstaver: ____

Dersom du ikke har anledning til å møte selv, kan du gi fullmakt til en annen person som vil delta i ditt sted eller til Alf Henning Bekkevik, eller den han bemyndiger. Fullmaktsskjemaer for tildeling av fullmakt henholdsvis uten eller med stemmeinstruks er vedlagt.

Aksjeeiere som ønsker å delta på generalforsamlingen må fylle ut og sende inn dette påmeldingsskjemaet innen utløpet av 12. september 2023.

Påmeldingsskjema kan sendes til poLight ASA, Innlaget 230, 3185 Skoppum, Norge, eller per e-post til Alf Henning Bekkevik, alf.henning.bekkevik@polight.com.

Vedlegg 3 / Appendix 3

FULLMAKT UTEN STEMMEINSTRUKS

Dersom du/dere selv ikke kan møte på generalforsamlingen, kan denne fullmakt benyttes av den du/dere bemyndiger, eller du/dere kan sende fullmakten uten å påføre navn på fullmektigen. I så fall vil fullmakten anses gitt styrets leder, eller den han bemyndiger. Dette fullmaktsskjemaet gjelder fullmakt uten stemmeinstruks. Dersom du/dere ønsker å avgi stemmeinstrukser, vennligst gå til neste fullmaktsskjema.

Undertegnede: ________________________________________ gir herved (sett kryss):

o Styrets leder (eller den han bemyndiger), eller

o __________________________________

(Fullmektigens navn med blokkbokstaver)

fullmakt til å møte og avgi stemme i poLight ASAs generalforsamling 14. september 2023 for mine/våre aksjer.

Verken Selskapet eller styrets leder (eller den styrets leder bemyndiger) kan holdes ansvarlig for tap som måtte oppstå som følge av at fullmakten ikke kommer frem til fullmektigen i tide. Selskapet og styrets leder (eller den styrets leder utpeker) er ikke ansvarlig for at det blir avgitt stemme i henhold til fullmaktsskjemaet og har intet ansvar i forbindelse med avgivelse av stemme i henhold til fullmakten.

Jeg/vi eier __________ (antall) aksjer

Sted: _________________________________ Dato: _____ / __________ 2023

Navn: ___________________________________________

Adresse: ___________________________________________

Signatur: ___________________________________________

Fullmakten kan sendes til poLight ASA, Innlaget 230, 3185 Skoppum, Norge, eller per e-post til Alf Henning Bekkevik, alf.henning.bekkevik@polight.com.

Fullmakten må være poLight ASA i hende innen utløpet av 12. september 2023.

Angående møte- og stemmerett vises til allmennaksjeloven, især lovens kapittel 5. Det gjøres spesielt oppmerksom på at ved avgivelse av fullmakt skal det legges frem skriftlig og datert fullmakt fra aksjepostens reelle eier. Dersom aksjeeier er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten.

FULLMAKT MED STEMMEINSTRUKS

Dette fullmaktsskjemaet gjelder fullmakt med stemmeinstruks. Dersom du/dere ikke selv kan møte på generalforsamlingen, kan du/dere benytte dette fullmaktsskjema for å gi stemmeinstruks til en fullmektig. Du/dere kan gi fullmakt med stemmeinstruks til den du/dere bemyndiger, eller du/dere kan sende fullmakten uten å påføre navn på fullmektigen. I så fall vil fullmakten anses gitt styrets leder, eller den han bemyndiger.

Undertegnede: ________________________________________ gir herved (sett kryss):

o Styrets leder (eller den han bemyndiger), eller

o __________________________________

(Fullmektigens navn med blokkbokstaver)

fullmakt til å møte og avgi stemme i poLight ASAs generalforsamling 14. september 2023 for mine/våre aksjer.

Verken Selskapet eller styrets leder (eller den styrets leder bemyndiger) kan holdes ansvarlig for tap som måtte oppstå som følge av at fullmakten ikke kommer frem til fullmektigen i tide. Selskapet og styrets leder (eller den styrets leder utpeker) er ikke ansvarlig for at det blir avgitt stemme i henhold til fullmaktsskjemaet og har intet ansvar i forbindelse med avgivelse av stemme i henhold til fullmakten.

Du/dere må angi hvordan fullmektigen skal stemme ved å angi for hver enkelt sak på dagsordenen om fullmektigen skal stemme for eller mot møteleders/styrets forslag ved å sette "X" i rubrikkene "FOR", "MOT" eller "AVSTÅ" i punktene 2 til 4 i tabellen nedenfor. Dersom det ikke er krysset av, anses dette som instruks om å stemme for forslagene i innkallingen og eventuelle endringer i de fremsatte forslagene. Dersom det er krysset av "FOR", avgjør fullmektigen stemmegivningen i den grad det blir fremmet forslag i tillegg til eller til erstatning for forslagene i innkallingen.

Jeg/vi instruerer fullmektigen om å stemme på følgende måte:

	Dagsorden	FOR	MOT	AVSTÅ
2	Valg av møteleder og en person til å medundertegne protokollen	□	□	□
3	Godkjennelse av innkalling og dagsorden	□	□	□
4	Godkjennelse av retningslinjer om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende personer	□	□	□

Jeg/vi eier __________ (antall) aksjer
Sted: _____ Dato: / _ 2023
Navn: _______
Adresse: _______

Signatur: ___________________________________________

Fullmakten kan sendes til poLight ASA, Innlaget 230, 3185 Skoppum, Norge, eller per e-post til Alf Henning Bekkevik, alf.henning.bekkevik@polight.com.

Fullmakten må være poLight ASA i hende innen utløpet av 12. september 2023.

Angående møte- og stemmerett vises til allmennaksjeloven, især lovens kapittel 5. Det gjøres spesielt oppmerksom på at ved avgivelse av fullmakt skal det legges frem skriftlig og datert fullmakt fra aksjepostens reelle eier. Dersom aksjeeier er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten.

REGISTRATION FOR EXTRAORDINARY GENERAL MEETING IN POLIGHT ASA

Registration deadline: Within the expiry of 12 September 2023

The undersigned confirms that I/we wish to participate in the general meeting in poLight ASA on 14 September 2023 at 12:30 CEST and cast votes for:

	own shares (number of shares)
	other shares, as stipulated in the attached power(s) of attorney.
Total	shares
	Place:	Date:
	Shareholder's signature
	Shareholder's name in capital letters: ________

If you are unable to meet yourself, you may give proxy to another person who will participate in your place or to the Chairman of the Board, Alf Henning Bekkevik, or a person authorised by him. Proxy forms for granting of proxy without or with voting instructions, respectively, are attached.

Shareholders who wish to participate in the extraordinary general meeting must fill in and send this attendance form within the expiry of 12 September 2023.

The registration form may be sent to poLight ASA, Innlaget 230, 3185 Skoppum, Norway, or by e-mail to Alf Henning Bekkevik, alf.henning.bekkevik@polight.com.

PROXY WITHOUT VOTING INSTRUCTIONS

If you are unable to meet at the general meeting yourself, you may give proxy to another person who will participate in your place or you may send the proxy without entering any name on the proxy holder. In case of the latter, the proxy will be deemed given to the Chairman of the Board, or a person authorised by him. This proxy form concerns proxy without voting instructions. If you want to grant proxy with voting instructions, please see the next proxy form.

The undersigned: ____________________________________________ hereby grants (tick one of the two)

o the Chairman of the Board of Directors (or a person authorised by him), or

o _____________________________________________

(Name of proxy holder in capital letters)

proxy to attend and vote for my/our shares at the general meeting of poLight ASA on 14 September 2023.

Neither the Company nor the Chairman of the Board (or a person authorised by him) can be held liable for losses that may arise as a result of the proxy not coming to the proxy holder in time. The Company and the Chairman of the Board (or a person authorised by him) are not responsible for the vote being made in accordance with the proxy form and have no responsibility in connection with the submission of the vote in accordance with the authorisation.

	I/we own __________ (number) shares
Place: ______ Date: / _ 2023
Name: _______
Address: _______
Signature: _______

This proxy may be sent to poLight ASA, Innlaget 230, 3185 Skoppum, Norway, or by e-mail Alf Henning Bekkevik, alf.henning.bekkevik@polight.com.

This proxy must be received by poLight ASA within the expiry of 12 September 2023.

With regards to your right to attend and vote, reference is made to the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, in particular Chapter 5. If the shareholder is a company, the company's Certificate of Registration must be attached to the proxy.

PROXY WITH VOTING INSTRUCTIONS

This proxy form concerns proxy with voting instructions. If you are unable to meet at the general meeting yourself, you may use this proxy form to give voting instructions to a proxy holder. You may give proxy with voting instructions to another person who will participate in your place or you may send the proxy without entering any name on the proxy holder. In case of the latter, the proxy will be deemed given to the Chairman of the Board, or a person authorised by him.

The undersigned: _______________________________________________ hereby grants (tick one of the two)

o the Chairman of the Board of Directors (or a person authorised by him), or

o _____________________________________________

(Name of proxy holder in capital letters)

proxy to attend and vote for my/our shares at the general meeting of poLight ASA on 14 September 2023.

Neither the Company nor the Chairman of the Board (or a person authorised by him) can be held liable for losses that may arise as a result of the proxy not coming to the proxy holder in time. The Company and the Chairman of the Board (or a person authorised by him) are not responsible for the vote being made in accordance with the proxy form and have no responsibility in connection with the submission of the vote in accordance with the authorisation.

You must state how the authorised shall vote by stating for each matter on the agenda if the authorised shall vote for or against the chairman of the meeting's / the board's proposal by marking "X" in the boxes "FOR", "AGAINST" or "ABSTAIN" in sections 2 to 13 in the table below. If not completed, the instructions are assumed to mean yes to ("FOR") the proposed resolutions according to the notice with required changes, if applicable. If "FOR" is completed, the authorised will have the right to decide the vote if proposals are put forward in addition to or as replacement for proposals in the notice.

I/we instruct the authorized to vote according to the following:

	Agenda	FOR	AGAINST	ABSTAIN
2	Election of person to chair the meeting and person to co-sign the minutes	□	□	□
3	Approval of notice and agenda	□	□	□
4	Approval of guidelines on salary and other remuneration for leading persons	□	□	□

I/we own __________ (number) shares
Place: ______ Date: / _ 2023
Name: _______

Address: ___________________________________________

Signature: ___________________________________________

This proxy may be sent to PoLight ASA, Innlaget 230, 3185 Skoppum, Norway, or by e-mail Alf Henning Bekkevik, alf.henning.bekkevik@polight.com.

This proxy must be received by poLight ASA within the expiry of 12 September 2023.

With regards to your right to attend and vote, reference is made to the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, in particular Chapter 5. If the shareholder is a company, the company's Certificate of Registration must be attached to the proxy.