Polenergia S.A. — AGM Information 2021

May 22, 2021

Zarząd Polenergia Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie (adres: ul. Krucza 24/26, 00-526 Warszawa), wpisanej do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000026545 (dalej: "Spółka"), działając na podstawie art. 399 § 1, art. 402¹ , 402² i 406⁵ Kodeksu spółek handlowych oraz Regulaminu zdalnego udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, zwołuje e- Zwyczajne Walne Zgromadzenie Spółki na dzień 18 czerwca 2021 roku, na godzinę 12:00. Zgromadzenie odbędzie się w Warszawie, w siedzibie Spółki przy ulicy Kruczej 24/26 i zostanie przeprowadzone zdalnie przy użyciu narzędzi elektronicznych.

Porządek obrad obejmuje:

• 1. Otwarcie Obrad e-Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia;
• 1. Wybór Przewodniczącego e-Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia;
• 1. Stwierdzenie prawidłowości zwołania e-Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia i jego zdolności do podejmowania uchwał oraz przyjęcie porządku obrad;
• 1. Rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania Zarządu z działalności Spółki w roku obrotowym 2020;
• 1. Rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego Spółki za rok obrotowy 2020;
• 1. Podjęcie uchwały w sprawie zatwierdzenia sprawozdania Zarządu z działalności Grupy Kapitałowej w roku 2020;
• 1. Podjęcie uchwały w sprawie zatwierdzenia skonsolidowanego sprawozdania finansowego za rok 2020;
• 1. Podjęcie uchwały w sprawie przeznaczenia zysku za rok obrotowy 2020;
• 1. Podjęcie uchwał w sprawie udzielenia absolutorium członkom Zarządu z wykonywania przez nich obowiązków w roku obrotowym 2020;
• 1. Podjęcie uchwał w sprawie udzielenia absolutorium członkom Rady Nadzorczej z wykonywania przez nich obowiązków w roku obrotowym 2020;
• 1. Podjęcie uchwały opiniującej Sprawozdanie Rady Nadzorczej o wynagrodzeniach członków Zarządu oraz Rady Nadzorczej w Spółce;
• 1. Podjęcie uchwały w sprawie powołania Dominiki Kulczyk na kolejną kadencję w Radzie Nadzorczej Spółki;
• 1. Podjęcie uchwały w sprawie powołania Hansa Eberharda Schweickardta na kolejną kadencję w Radzie Nadzorczej Spółki;
• 1. Podjęcie uchwały w sprawie rozstrzygnięcia o kosztach zwołania i odbycia e-Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia;
• 1. Zamknięcie e-Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia.

Prawo akcjonariusza do żądania umieszczenia określonych spraw w porządku obrad walnego zgromadzenia

Akcjonariusz lub akcjonariusze reprezentujący co najmniej jedną dwudziestą (1/20) kapitału zakładowego Spółki mogą żądać umieszczenia określonych spraw w porządku obrad Walnego Zgromadzenia. Żądanie to powinno zostać zgłoszone Zarządowi Spółki nie później niż na dwadzieścia jeden (21) dni przed wyznaczonym terminem zgromadzenia, tj. do dnia 28 maja 2021 roku. Żądanie powinno zawierać uzasadnienie lub projekt uchwały dotyczącej proponowanego punktu porządku obrad. Żądanie może zostać złożone w postaci elektronicznej na adres: wza@polenergia.pl.

Akcjonariusz lub akcjonariusze żądający umieszczenia określonych spraw w porządku obrad muszą przedstawić, wraz z żądaniem, dokumenty potwierdzające ich tożsamość oraz uprawnienie do żądania umieszczenia określonych spraw w porządku obrad Walnego Zgromadzenia, w szczególności:

• 1) świadectwo depozytowe wystawione przez podmiot prowadzący rachunek papierów wartościowych zgodnie z przepisami o obrocie instrumentami finansowymi, potwierdzające, że jego adresat jest akcjonariuszem Spółki i posiada odpowiednią liczbę akcji na dzień złożenia żądania,
• 2) w przypadku akcjonariusza będącego osobą fizyczną kopię dowodu osobistego, paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość,
• 3) w przypadku akcjonariusza innego niż osoba fizyczna aktualny odpis z właściwego rejestru lub innych dokumentów potwierdzających upoważnienie do reprezentowania akcjonariusza.

Obowiązek załączenia dokumentów, o których mowa powyżej dotyczy akcjonariuszy występujących z żądaniem zarówno w formie pisemnej jak i elektronicznej. Dokumenty powinny zostać dołączone, w postaci właściwej dla formy żądania (oryginał dokumentu lub jego kopia albo skan w formacie PDF).

Jeżeli z żądaniem umieszczenia określonych spraw w porządku obrad występuje pełnomocnik działający w imieniu akcjonariusza lub akcjonariuszy powinien przedstawić wraz z żądaniem, w sposób wyżej określony, dokumenty potwierdzające jego umocowanie do działania w imieniu akcjonariusza lub akcjonariuszy.

Spółka może podjąć niezbędne działania służące identyfikacji akcjonariusza lub akcjonariuszy i weryfikacji uprawnienia akcjonariusza lub akcjonariuszy do złożenia wyżej wymienionego żądania.

Prawo akcjonariusza do zgłaszania projektów uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad walnego zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad przed terminem walnego zgromadzenia oraz do zgłaszania projektów uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad podczas walnego zgromadzenia

Akcjonariusz lub akcjonariusze reprezentujący co najmniej jedną dwudziestą (1/20) kapitału zakładowego Spółki mogą przed terminem Walnego Zgromadzenia zgłaszać (na piśmie lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej) projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad, przesyłając je na adres: wza@polenergia.pl

Akcjonariusz lub akcjonariusze zgłaszający projekty uchwał powinni przedstawić dokumenty potwierdzające ich tożsamość oraz uprawnienie do zgłoszenia projektów uchwał, w szczególności:

1) świadectwo depozytowe, wystawione przez podmiot prowadzący rachunek papierów wartościowych zgodnie z przepisami o obrocie instrumentami finansowymi, potwierdzające, że jego adresat jest akcjonariuszem Spółki i posiada odpowiednią liczbę akcji na dzień złożenia żądania,

• 2) w przypadku akcjonariusza będącego osobą fizyczną kopię dowodu osobistego, paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego jego tożsamość,
• 3) w przypadku akcjonariusza innego niż osoba fizyczna aktualny odpis z właściwego rejestru

lub inne dokumenty potwierdzające upoważnienie do reprezentowania akcjonariusza.

Obowiązek załączenia dokumentów, o których mowa powyżej dotyczy akcjonariuszy występujących z żądaniem zarówno w formie pisemnej, jak i elektronicznej. Dokumenty powinny zostać dołączone, w postaci właściwej dla formy żądania (oryginał dokumentu lub jego kopia albo skan w formacie PDF).

Jeżeli zgłoszenia projektu uchwały dokonuje pełnomocnik działający w imieniu akcjonariusza lub akcjonariuszy powinien przedstawić wraz ze zgłoszeniem, w sposób wyżej określony, dokumenty potwierdzające jego umocowanie do działania w imieniu akcjonariusza lub akcjonariuszy.

Spółka może podjąć niezbędne działania służące identyfikacji akcjonariusza lub akcjonariuszy i uprawnienia akcjonariusza lub akcjonariuszy do zgłoszenia projektów uchwał.

Ponadto, każdy z akcjonariuszy może podczas Walnego Zgromadzenia zgłaszać projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad podczas Walnego Zgromadzenia.

Sposób wykonywania prawa głosu przez pełnomocnika oraz zawiadamiania Spółki przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej o ustanowieniu pełnomocnika

Akcjonariusz będący osobą fizyczną może uczestniczyć w e- Walnym Zgromadzeniu oraz wykonywać prawo głosu osobiście lub przez pełnomocnika.

Akcjonariusz niebędący osobą fizyczną może uczestniczyć w e -Walnym Zgromadzeniu oraz wykonywać prawo głosu przez osoby uprawnione do składania oświadczeń woli w jego imieniu lub przez pełnomocnika.

Pełnomocnictwo powinno być, pod rygorem nieważności, sporządzone w formie pisemnej i dołączone do protokołu e - Walnego Zgromadzenia lub udzielone w postaci elektronicznej. Pełnomocnictwo udzielone w postaci elektronicznej nie wymaga opatrzenia bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. O udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej należy zawiadomić Spółkę przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, poprzez przesłanie stosownej informacji pocztą elektroniczną na adres: wza@polenergia.pl oraz dołączenie do tej informacji dokumentu pełnomocnictwa w formacie PDF, podpisanego przez akcjonariusza bądź – w przypadku akcjonariuszy innych niż osoby fizyczne – przez osoby uprawnione do reprezentacji akcjonariusza.

W celu identyfikacji akcjonariusza udzielającego pełnomocnictwa zawiadomienie o udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej powinno zawierać (jako załącznik w formacie PDF):

• w przypadku akcjonariusza będącego osobą fizyczną – kopię dowodu osobistego, paszportu lub innego urzędowego dokumentu tożsamości akcjonariusza,

albo

• w przypadku akcjonariusza innego niż osoba fizyczna – kopię odpisu z właściwego rejestru lub innego dokumentu potwierdzającego upoważnienie osoby fizycznej (osób fizycznych) do reprezentowania akcjonariusza na Walnym Zgromadzeniu.

W celu identyfikacji każdego pełnomocnika, Zarząd Spółki zastrzega sobie prawo do żądania od pełnomocnika okazania przy sporządzaniu listy obecności:

• w przypadku pełnomocnika będącego osobą fizyczną – oryginału dowodu osobistego, paszportu lub innego urzędowego dokumentu tożsamości pełnomocnika,

albo

• w przypadku pełnomocnika innego niż osoba fizyczna – oryginału lub kopii (potwierdzonej za zgodność z oryginałem) odpisu z właściwego rejestru lub innego dokumentu potwierdzającego upoważnienie osoby fizycznej (osób fizycznych) do reprezentowania pełnomocnika na Walnym Zgromadzeniu (np. nieprzerwany ciąg pełnomocnictw) oraz dowodu osobistego, paszportu lub innego urzędowego dokumentu tożsamości osoby fizycznej (osób fizycznych) upoważnionych do reprezentowania pełnomocnika na Walnym Zgromadzeniu.

Informacja o udzieleniu pełnomocnictwa powinna zawierać dokładne oznaczenie pełnomocnika i mocodawcy – ze wskazaniem imienia, nazwiska, adresu, telefonu i adresu poczty elektronicznej obu tych osób. Informacja o udzieleniu pełnomocnictwa powinna również zawierać jego zakres, tj. wskazywać liczbę akcji, z których wykonywane będzie prawo głosu oraz datę i określenie walnego zgromadzenia Spółki, na którym prawa te będą wykonywane.

Spółka może podjąć odpowiednie czynności służące identyfikacji akcjonariusza i pełnomocnika w celu weryfikacji ważności pełnomocnictwa udzielonego w postaci elektronicznej. Weryfikacja ta polegać może w szczególności na zwrotnym pytaniu w formie elektronicznej lub telefonicznej, skierowanym do akcjonariusza lub pełnomocnika w celu potwierdzenia faktu udzielenia pełnomocnictwa i jego zakresu.

Członek Zarządu i pracownik Spółki albo członek organu lub pracownik spółki zależnej mogą być pełnomocnikami akcjonariuszy na Walnym Zgromadzeniu. Jeżeli pełnomocnikiem na Walnym Zgromadzeniu jest członek Zarządu, członek Rady Nadzorczej lub pracownik Spółki lub członek organu lub pracownik spółki zależnej Spółki, to pełnomocnictwo może upoważniać do reprezentacji tylko na jednym Walnym Zgromadzeniu. Pełnomocnik ma obowiązek ujawnić akcjonariuszowi okoliczności wskazujące na istnienie bądź możliwość wystąpienia konfliktu interesów. Udzielenie dalszego pełnomocnictwa jest wyłączone. Pełnomocnik taki głosuje zgodnie z instrukcjami udzielonymi przez akcjonariusza.

Formularz pozwalający na wykonywanie prawa głosu przez pełnomocnika znajduje się na stronie internetowej Spółki – www.polenergia.pl. Spółka nie nakłada obowiązku udzielania pełnomocnictwa na powyższym formularzu.

Uczestnictwo w e-Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, wypowiadania się w trakcie Walnego Zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej oraz wykonywania prawa głosu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej określa Regulamin zdalnego udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

Zgodnie z Regulaminem zdalnego udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, uczestnictwo w e-Walnym Zgromadzeniu, wypowiadanie się w trakcie Walnego Zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, jak również możliwości wykonywania prawa głosu drogą przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej następuje w formie zdalnej przy użyciu narzędzi elektronicznych.

Dzień rejestracji uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu

Dniem rejestracji uczestnictwa na Walnym Zgromadzeniu Spółki jest dzień 2 czerwca 2021 roku. Prawo uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu, stosownie do art. 406 ¹ KSH mają wyłącznie osoby będące akcjonariuszami Spółki na szesnaście (16) dni przed datą Walnego Zgromadzenia. Na żądanie uprawnionego ze zdematerializowanych akcji Spółki na okaziciela, zgłoszone nie wcześniej niż w pierwszym dniu powszednim po dniu ogłoszenia o zwołaniu Walnego Zgromadzenia (tj. nie wcześniej niż w dniu 24 maja 2021 roku) i nie później niż w pierwszym dniu powszednim po dniu rejestracji (tj. nie później niż w dniu 4 czerwca 2021 roku), podmiot prowadzący rachunek papierów wartościowych wystawia imienne zaświadczenie o prawie uczestnictwa w walnym zgromadzeniu.

Prawo uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu

Uprawnione do udziału w Walnym Zgromadzeniu będą tylko osoby, które:

• były akcjonariuszami Spółki w dniu rejestracji (tj. w dniu 2 czerwca 2021 roku)

oraz

• zwróciły się – nie wcześniej niż w dniu 22 maja 2021 roku i nie później niż w dniu 4 czerwca 2021 roku – do podmiotu prowadzącego ich rachunki papierów wartościowych o wystawienie imiennego zaświadczenia o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu.

Sposób udostępnienia dokumentacji oraz adres strony internetowej

Lista akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu zostanie wyłożona w siedzibie Spółki przy ul. Kruczej 24/26 w Warszawie oraz opublikowana w godzinach od 9.00 do 17.00, na trzy (3) dni powszednie przed odbyciem Walnego Zgromadzenia, tj. w dniach od 15 czerwca 2021 roku do 17 czerwca 2021 roku.

Akcjonariusz Spółki może żądać przesłania mu listy akcjonariuszy uprawnionych do udziału w

Walnym Zgromadzeniu – nieodpłatnie, pocztą elektroniczną, podając adres poczty elektronicznej, na który lista powinna być wysłana.

Żądanie powinno zostać dostarczone na adres: wza@polenergia.pl w formacie PDF. Do żądania powinny zostać dołączone kopie dokumentów potwierdzających tożsamość akcjonariusza lub osób działających w imieniu akcjonariusza.

Dokumentacja oraz projekty uchwał, które mają być przedstawione Walnemu Zgromadzeniu, będą zamieszczone na stronie internetowej Spółki od dnia ogłoszenia o zwołaniu Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia, zgodnie z art. 402(3) § 1 pkt. 3) oraz pkt. 4) Kodeksu spółek handlowych – tj. od dnia 22 maja 2021 roku.

Informacje dotyczące Walnego Zgromadzenia Spółki dostępne są na stronie internetowej Spółki: www.polenergia.pl w zakładce Relacje Inwestorskie/Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy.