AI assistant
Polaris Media ASA — Proxy Solicitation & Information Statement 2026
Apr 20, 2026
3716_rns_2026-04-20_32927af8-c16e-48c6-8a2e-89ecc03d426c.pdf
Proxy Solicitation & Information Statement
Open in viewerOpens in your device viewer
F
POLARISMEDIA
Polaris Media ASA
Org. nr. 992614145
INNKALLING TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING
Det innkalles herved til ordinær generalforsamling i Polaris Media ASA («Selskapet») mandag 11. mai 2026 kl. 16:00.
Generalforsamlingen avholdes som et digitalt møte i generalforsamlingsportalen til Euronext Securities («Euronext Securities Portalen») uten fysisk oppmøte for aksjeeierne, jf. allmennaksjeloven § 5-8, jf. § 1-5 a. Møtet avholdes på norsk.
Agenda:
- Åpning av møtet ved styrets leder, Trond Berger, og registrering av fremmøtte aksjeeiere og fullmakter
- Valg av møteleder og en person til å medundertegne protokollen
Forslag til vedtak:
«Generalforsamlingen velger styrets leder Trond Berger som møteleder, og juridisk direktør Linda Anita Haugen til å medundertegne protokollen.»
- Godkjenning av innkallingen og dagsorden
Forslag til vedtak:
«Generalforsamlingen godkjenner innkallingen og dagsorden.»
- Godkjenning av årsregnskapet og årsberetningen for regnskapsåret 2025, herunder redegjørelse om foretaksstyring og styrets forslag om utdeling av utbytte
Dokumentene inngår i Selskapets årsrapport for 2025, og er tilgjengelige på www.polarismedia.no/om-polaris-media/generalforsamling/. Styret har valgt å avgi en separat redegjørelse i konsernets årsrapport for de krav Selskapet er underlagt iht. regnskapsloven §2-9 vedrørende foretaksstyring. Ved godkjenning av årsberetningen anses redegjørelsen fremlagt for generalforsamlingen i samsvar med allmennaksjeloven § 5-6 (5). Generalforsamlingen skal ikke treffe beslutning om godkjenning av redegjørelsen.
Styret i Polaris Media foreslår at det utdeles et ordinært utbytte på NOK 3,30 per aksje for regnskapsåret 2025. Utbyttet på NOK 3,30 per aksje skal tilfalle Selskapets registrerte aksjeeiere per dato for generalforsamlingen, dvs. 11. mai 2026. Selskapets aksjer vil handles eksklusive rett til utbytte fra og med 12. mai 2026.
Forslag til vedtak:
«Generalforsamlingen godkjenner årsregnskapet og årsberetningen for regnskapsåret 2025, og godkjenner at det utdeles et utbytte på NOK 3,30 per aksje for regnskapsåret 2025.»
- Rapport og retningslinjer for godtgjørelse til ledende personer
5.1. Rådgivende avstemming over rapport om lønn og annen godtgjørelse til ledende personer
I samsvar med allmennaksjeloven § 6-16 b og tilhørende forskrift har styret utarbeidet en rapport om lønn og annen godtgjørelse til ledende personer i Selskapet. Rapporten er kontrollert av Selskapets revisor i samsvar med allmennaksjeloven § 6-16 b, og er tilgjengelig på www.polarismedia.no/om-polaris-media/generalforsamling/.
Rapporten skal behandles av generalforsamlingen i form av en rådgivende avstemming.
Forslag til vedtak:
«Generalforsamlingen gir sin tilslutning til rapport om lønn og annen godtgjørelse til ledende personer for regnskapsåret 2025.»
5.2. Godkjenning av retningslinjer for lønn og annen godtgjørelse til ledende personer
Styret skal i henhold til allmennaksjeloven § 6-16 a og § 5-6 utarbeide retningslinjer for lønn og annen godtgjørelse til ledende personer som skal godkjennes av generalforsamlingen ved vesentlige endringer og minst hvert fjerde år. Retningslinjene ble sist godkjent under ordinær generalforsamling i 2025. Den viktigste endringen fra forrige versjon er at måloppnåelsen i ordningen for
F
POLARISMEDIA
prestasjonsbasert lønn fastsettes basert på resultater på konsernnivå for samtlige medlemmer av konsernledelsen. Oppdaterte retningslinjer er tilgjengelige på www.polarismedia.no/om-polaris-media/generalforsamling/.
Forslag til vedtak: «Generalforsamlingen godkjenner retningslinjer for fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende personer.»
6. Godtgjørelse til medlemmer av Selskapets styre, revisjonsutvalg, kompensasjonskomité og valgkomité
I henhold til Polaris Media ASAs vedtekter 8 6 har valgkomitéen fremmet forslag til godtgjørelse til medlemmer av styret, revisjonsutvalget, kompensasjonskomitéen og valgkomitéen i perioden frem til neste ordinære generalforsamling («valgperioden 2026-2027»). Valgkomitéens innstilling er tilgjengelig på www.polarismedia.no/om-polaris-media/generalforsamling/ og vil bli nærmere presentert i generalforsamlingen.
Valgkomitéen innstiller på at generalforsamlingen godkjenner komitéens forslag til vedtak i sak 6.1-6.3.
6.1. Fastsettelse av godtgjørelse til medlemmer og varamedlemmer av styret
Forslag til vedtak: «I samsvar med valgkomitéens innstilling godkjenner generalforsamlingen følgende godtgjørelse til medlemmer og varamedlemmer av Selskapets styre for valgperioden 2026-2027 (forrige periode i parentes):»
| Honorar, NOK | Fast | Variabelt^{1)} |
|---|---|---|
| Styre | ||
| Leder | 600 000 (580 000) | |
| Nestleder | 385 500 (372 800) | |
| Medlem | 338 000 (320 000) | |
| Varamedlem | 24 200 (22 900) | 13 700 (13 000) |
- Per oppmøte
Det er ønskelig at styrets medlemmer eier aksjer i Selskapet. Aksjonærvalgte styremedlemmer som er uavhengige av hovedaksjeeierne (Schibsted Media AS, NWT Media AS og Must Invest AS) i Selskapet pålegges å inneha aksjer i Selskapet for en verdi tilsvarende ett års styrehonorar (målt ved kostpris på aksjekjøpet, uavhengig av etterfølgende verdiendring på aksjene). Aksjene kan eies personlig eller gjennom kontrollert aksjeselskap. Inntil styremedlemmene oppfyller kravet må minst 20 prosent av årlig styrehonorar benyttes til kjøp av aksjer i Selskapet. Ordningen gjelder ikke varamedlemmer.»
6.2. Fastsettelse av godtgjørelse til medlemmer av revisjonsutvalget og kompensasjonskomitéen
Forslag til vedtak: «I samsvar med valgkomitéens innstilling godkjenner generalforsamlingen følgende godtgjørelse til medlemmer av Selskapets revisjonsutvalg og kompensasjonskomité for valgperioden 2026-2027 (forrige periode i parentes):»
| Honorar, NOK | Fast | Variabelt^{1)} |
|---|---|---|
| Revisjonsutvalg | ||
| Leder | 157 200 (149 400) | |
| Medlem | 74 700 (71 000) | |
| Kompensasjonskomite | ||
| Medlem | 8 600 (8 200) |
- Per oppmøte
6.3. Fastsettelse av godtgjørelse til medlemmer av valgkomitéen
Forslag til vedtak: «I samsvar med valgkomitéens innstilling godkjenner generalforsamlingen følgende godtgjørelse til medlemmer av Selskapets valgkomite for valgperioden 2026-2027 (forrige periode i parentes):»
| Honorar, NOK | Fast | Variabelt |
|---|---|---|
| Valgkomite | ||
| Leder | 120 000 (59 200) | |
| Medlem | 30 000 (47 300) |
Komiteens leder for inneværende periode (2025-2026) får etterbetalt et ekstra honorar som tilsvarer differansen mellom honoraret for inneværende periode og det foreslåtte honoraret for leder av valgkomiteen for perioden 2026-2027, begrunnet i større arbeidsbelastning enn forutsatt tidligere.
F
POLARISMEDIA
7. Valg av medlemmer til styret
I henhold til Polaris Media ASAs vedtekter § 6 har valgkomitéen fremmet forslag til generalforsamlingen på aksjonærvalgte medlemmer av styret, herunder valg av styrets leder og nestleder. Valgkomitéens innstilling er tilgjengelig på www.polarismedia.no/om-polaris-media/generalforsamling/ og vil bli nærmere presentert i generalforsamlingen.
Valgkomitéen innstiller på at generalforsamlingen godkjenner komitéens nedenstående forslag til vedtak.
Forslag til vedtak:
«I samsvar med valgkomitéens innstilling velger generalforsamlingen følgende medlemmer til Selskapets styre:
- Stig Eide Sivertsen (styrets leder)
- Stefan Persson (styrets nestleder)
- Ragnar Kårhus (medlem)
- Annette Björkman (medlem)
- Bente Sollid (medlem)
- Thale Kuvås Solberg (medlem)
- Siv Juvik Tveitnes (medlem)
- Ingeborg Volan (varamedlem)
Alle medlemmer tjenestegjør i tråd med Selskapets vedtekter § 7 i ett år.»
8. Valg av medlemmer til valgkomitéen
I henhold til Polaris Media ASAs vedtekter § 6 har valgkomitéen fremmet forslag til generalforsamlingen på medlemmer av valgkomitéen, herunder valg av komiteens leder. Valgkomitéens innstilling er tilgjengelig på www.polarismedia.no/om-polaris-media/generalforsamling/ og vil bli nærmere presentert i generalforsamlingen.
Valgkomitéen innstiller på at generalforsamlingen godkjenner komitéens nedenstående forslag til vedtak.
Forslag til vedtak:
«I samsvar med valgkomitéens innstilling velger generalforsamlingen følgende medlemmer til Selskapets valgkomite:
- Liv Monica Stubholt (komiteens leder)
- Simen Breen (medlem)
- Sture Bergman (medlem)
- Arild Nysæther (medlem)
Alle medlemmer tjenestegjør i tråd med Selskapets vedtekter § 6 i ett år.»
9. Endring av vedtektenes bestemmelse om signaturrett
Det vises til endringer i enhetsregisterloven og foretaksregisterloven som trådte i kraft 1. januar 2026. Som følge av endringene registreres ikke lenger styrets nestleder som rolle i Foretaksregisteret. Selskapets vedtekter § 7, femte avsnitt, fastsetter i dag følgende: «Selskapets firma tegnes av 2 styremedlemmer i fellesskap, hvorav den ene må være styrets leder eller nestleder». På bakgrunn av lovendringen foreslår styret at vedtektene endres slik at signaturretten ikke lenger er knyttet til styrets nestleder. Ny tekst i Selskapets vedtekter § 7, femte avsnitt, blir følgende: «Selskapets firma tegnes av 2 styremedlemmer i fellesskap, hvorav den ene må være styrets leder.»
Forslag til vedtak:
«Generalforsamlingen godkjenner at vedtektenes § 7, femte avsnitt, endres slik at dette nå lyder «Selskapets firma tegnes av 2 styremedlemmer i fellesskap, hvorav den ene må være styrets leder.»»
10. Fastsettelse av godtgjørelse til revisor
Selskapets revisor Ernst & Young AS har mottatt honorar på totalt NOK 1 020 000 for revisjonen av årsregnskapet for Polaris Media ASA for 2025.
Forslag til vedtak:
«Generalforsamlingen godkjenner honorar på NOK 1 020 000 til Selskapets revisor for revisjon av Selskapets årsregnskap for 2025.»
F POLARISMEDIA
11. Fullmakter til styret
11.1. Fullmakt til styret til erverv av egne aksjer tilsvarende inntil 10 % av Selskapets aksjekapital
Styret foreslår at generalforsamlingen gir styret fullmakt til erverv av egne aksjer med en samlet pålydende verdi tilsvarende inntil 10 % av Selskapets aksjekapital. Begrunnelsen for forslaget er at Selskapet skal ha fleksibilitet og handlefrihet til å utnytte de finansielle instrumenter og mekanismer som allmennaksjeloven og verdipapirloven gir anledning til, herunder å kunne tilby aksjekjøpsprogram for ansatte i konsernet, mv.
Forslag til vedtak:
«1. Styret i Polaris Media ASA tildeles fullmakt til å erverve Selskapets egne aksjer i en eller flere omganger opp til en samlet pålydende verdi på NOK 4 900 971, som tilsvarer 10 % av Selskapets aksjekapital i forbindelse med aksjekjøpsprogram for ansatte. Fullmakten omfatter også erverv av avtalepant i egne aksjer.
-
Den laveste og høyeste kjøpesum som skal betales for aksjene som kan erverves i henhold til fullmakten, er henholdsvis NOK 1 og NOK 150 per aksje. Styret står for øvrig fritt med hensyn til på hvilken måte erverv og avhendelse av egne aksjer skal skje.
-
Fullmakten skal gjelde frem til Selskapets ordinære generalforsamling i 2027, likevel slik at den senest skal opphøre 30. juni 2027.»
11.2. Fullmakt til styret til å forhøye aksjekapitalen ved utstedelse av nye aksjer i forbindelse med aksjeprogram for ansatte
Styret foreslår at generalforsamlingen gir styret fullmakt til å forhøye aksjekapitalen ved utstedelse av nye aksjer i forbindelse med aksjeprogram for ansatte. Idet Selskapets aksjer er lite omsatt, vil det for å opprettholde et aksjeprogram til ansatte i Polaris Media ASA og Selskapets datterselskaper kunne bli nødvendig å utstede nye aksjer. Det forannevnte formål med styrefullmakten tilsier at aksjeeiernes fortrinnsrett etter allmennaksjeloven § 10-4 skal kunne fravikes.
Forslag til vedtak:
«1. Styret i Polaris Media ASA tildeles fullmakt til å forhøye aksjekapitalen ved utstedelse av nye aksjer i en eller flere omganger med inntil NOK 980 195 ved utstedelse av inntil 980 195 nye aksjer pålydende NOK 1.
-
Aksjeeiernes fortrinnsrett i henhold til allmennaksjeloven § 10-4 kan fravikes.
-
Fullmakten omfatter ikke rett til å foreta kapitalforhøyelse mot innskudd i annet enn penger eller rett til å pådra Selskapet særlige plikter, jf. asal. §§ 10-2 og 10-14 (2) nr. 4, eller beslutning om fusjon, jf. asal. §§ 13-5 og 10-14 (2) nr. 6.
-
Fullmakten gjelder til Selskapets ordinære generalforsamling i 2027, likevel slik at den senest skal opphøre 30. juni 2027.
-
Det er kun ansatte og ledelsen i Polaris Media ASA og Selskapets datterselskaper som skal gis adgang til å tegne de nye aksjene.
-
Det overlates til styret å fastsette de øvrige tegningsvilkår.»
11.3. Fullmakt til styret til å forhøye aksjekapitalen ved utstedelse av nye aksjer i forbindelse med oppkjøp av virksomhet
Styret foreslår at generalforsamlingen gir styret fullmakt til å forhøye aksjekapitalen ved utstedelse av nye aksjer i forbindelse med oppkjøp av virksomhet med en samlet pålydende verdi tilsvarende inntil 5 % av Selskapets aksjekapital. Det forannevnte formål med styrefullmakten tilsier at aksjeeiernes fortrinnsrett etter allmennaksjeloven § 10-4 skal kunne fravikes.
Forslag til vedtak:
«1. Styret i Polaris Media ASA tildeles fullmakt til å forhøye aksjekapitalen ved utstedelse av nye aksjer i en eller flere omganger opp til en samlet pålydende verdi på NOK 2 450 486, som tilsvarer 5 % av Selskapets aksjekapital i forbindelse med oppkjøp av virksomhet.
-
Aksjeeiernes fortrinnsrett i henhold til allmennaksjeloven § 10-4 kan fravikes.
-
Fullmakten gjelder til Selskapets ordinære generalforsamling i 2027, likevel slik at den senest skal opphøre 30. juni 2027.
-
Det overlates til styret å fastsette de øvrige tegningsvilkår.»
Øvrig informasjon
Møtet
Generalforsamlingen avholdes som et digitalt møte uten fysisk oppmøte for aksjeeierne, jf. allmennaksjeloven § 5-8, jf. § 1-5 a. Møtet avholdes i Euronext Securities Portalen i VPS Investortjenester. Se Tilgang til møtet under for nærmere detaljer. Møtet avholdes på norsk.
Eventuelle spørsmål om Euronext Securities Portalen, herunder knyttet til registrering av påmelding, forhåndsstemme og fullmakt, kan rettes til Euronext per e-post ([email protected]) eller telefon (+45 4358 8866).
F POLARISMEDIA
Påmelding
Aksjeeiere som ønsker å delta i generalforsamlingen må registrere påmelding som er mottatt innen 7. mai 2026 kl. 16:00. Påmelding registreres enten i VPS Investortjenester eller ved å sende inn påmeldingsskjema vedlagt denne innkallingen (Vedlegg 1). I VPS Investortjenester registreres påmelding ved å velge Hendelser > General Meeting Platform > Deltakelse. Aksjeeiere som ikke overholder påmeldingsfristen, vil ikke kunne delta i generalforsamlingen.
En aksjeeier kan registrere deltakelse i generalforsamlingen sammen med en rådgiver. Registrering av en rådgiver gjøres enten ved påmeldingen i VPS Investortjenester eller ved å sende inn påmeldingsskjema vedlagt denne innkallingen (Vedlegg 1). En direkte link til Euronext Securities Portalen vil sendes til rådgiverens registrerte e-postadresse dagen før generalforsamlingen. Registrering av rådgiver er kun nødvendig dersom aksjeeieren og rådgiveren ikke skal delta fra samme lokasjon.
Tilgang til møtet
Deltakelse i generalforsamlingen vil kun skje gjennom Euronext Securities Portalen. Euronext Securities Portalen er tilgjengelig i VPS Investortjenester ved å velge Hendelser > General Meeting Platform.
Aksjeeiere som har registrert sin e-postadresse ved påmelding vil i tillegg motta en direkte link til Euronext Securities Portalen dagen før generalforsamlingen. Ved påmelding til generalforsamlingen godtar deltakeren at Verdipapirsentralen ASA innhenter informasjon om e-postadresse fra VPS Investortjenester eller fra påmeldingsskjema.
Avstemming og spørsmål
All avstemming i generalforsamlingen skjer i Euronext Securities Portalen. Aksjeeiere som har avgitt forhåndsstemme eller fullmakt før generalforsamlingen, vil ikke kunne avgi stemme under møtet for de aktuelle aksjene.
Aksjeeiere kan i Euronext Securities Portalen stille spørsmål og gi kommentarer skriftlig. Spørsmål og kommentarer vil bli presentert i generalforsamlingen og besvart muntlig i møtet dersom mulig, eller skriftlig etter møtet dersom nødvendig.
Da stemmegivning og kommunikasjon skjer digitalt, vil forsinkelser kunne oppstå. Selskapet påtar seg ikke ansvar for spørsmål, forslag eller stemmer som ikke er mottatt i tide til å bli hensyntatt under behandlingen av det aktuelle agendapunktet.
Forhåndsstemme
Aksjeeiere oppfordres til forhåndsstemme for sine aksjer. Forhåndsstemmer må være mottatt innen 7. mai 2026 kl. 16:00. Forhåndsstemmer registreres i VPS Investortjenester eller ved å sende inn skjema for forhåndsstemming vedlagt denne innkallingen (Vedlegg 2). I VPS Investortjenester registreres forhåndsstemmer ved å velge Hendelser > General Meeting Platform > Avstemmingsmetode. Frem til fristen kan stemmer som allerede er avgitt trekkes tilbake i VPS Investortjenester.
Fullmakt
Aksjeeiere kan avgi fullmakt til den de utpeker til å stemme for sine aksjer. Fullmakt kan avgis med eller uten stemmeinstruks, og må være mottatt innen 7. mai 2026 kl. 16:00. Fullmakter registreres i VPS Investortjenester eller ved å sende inn skjema for fullmakt vedlagt denne innkallingen (Vedlegg 3). I VPS Investortjenester registreres fullmakt ved å velge Hendelser > General Meeting Platform > Avstemmingsmetode. Frem til fristen kan fullmakt som allerede er avgitt trekkes tilbake i VPS Investortjenester.
Dersom en aksjeeier vil delta i generalforsamlingen ved fullmektig, må aksjeeieren ved påmelding oppgi e-postadressen til fullmektigen. En direkte link til Euronext Securities Portalen vil sendes til fullmektigens registrerte e-postadresse dagen før generalforsamlingen.
Dokumenter
Denne innkallingen og øvrige saksdokumenter er tilgjengelige på www.polarismedia.no/om-polaris-media/generalforsamling/. Styret har i tråd med vedtektene § 8 og allmennaksjeloven § 5-11 besluttet at dokumenter som gjelder saker som skal behandles på generalforsamlingen skal gjøres tilgjengelige på Selskapets hjemmeside. Den enkelte aksjeeier har likevel krav på å få dokumentene kostnadsfritt tilsendt, dersom vedkommende henvender seg til Selskapet.
Dersom du har mottatt denne innkallingen per post, men fremover ønsker å motta innkallinger digitalt, kan du endre dette i menyvalget Investoropplysninger > Endre i VPS Investortjenester.
Annen informasjon
Dersom aksjer er registrert i VPS på en forvalter, jf. allmennaksjeloven § 4-10, og den reelle aksjeeieren ønsker å delta og/eller stemme på generalforsamlingen, må den reelle aksjeeieren gi Selskapet melding om dette innen fristen for påmelding. I henhold til allmennaksjeloven § 1-8, samt forskrift om formidlere omfattet av verdipapirsentralloven § 4-5 og tilhørende gjennomføringsforordninger, sendes innkalling til forvalter som videreformidler til aksjeeiere de holder aksjer for. Aksjeeiere må kommunisere med sin forvalter, som har ansvar for å formidle stemmegivning og/eller påmelding.
Det er kun de som er aksjeeiere i Selskapet fem virkedager før generalforsamlingen (registreringsdatoen), dvs. 4. mai 2026, som har rett til å delta og stemme på generalforsamlingen, jf. allmennaksjeloven § 5-2 (1).
F
POLARISMEDIA
Selskapet har på tidspunktet for utsendelse av innkalling til generalforsamling utstedt 49 009 713 aksjer. Hver aksje gir én stemme. Selskapet eier på tidspunktet for utsendelse av innkalling til generalforsamlingen 18 236 egne aksjer, noe som tilsvarer 0,04 prosent av utestående aksjer og stemmerettigheter i Selskapet.
Trondheim, 20. april 2026
For styret i Polaris Media ASA
(Sign.) Trond Berger Styrets leder
Utsendte vedlegg til innkallingen:
- Påmelding
- Forhåndsstemme
- Fullmakt
- Viktig informasjon om Euronext Securities Portalen
F
POLARISMEDIA
VEDLEGG 1: PÅMELDING
Aksjeeiere som ønsker å delta i generalforsamlingen må registrere påmelding. Påmeldingen må være mottatt innen 7. mai 2026 kl. 16:00, ved ett av følgende alternativer:
(i) I VPS Investortjenester ved å velge Hendelser > General Meeting Platform > Deltakelse (ii) Ved å sende inn dette skjema, enten som skannet dokument per e-post eller ved ordinær post til: E-post: [email protected] Post: Verdipapirsentralen ASA, Attn: Utsteder, Postboks 1174 Sentrum, 0107 Oslo, Norge
Aksjeeiere som ikke overholder påmeldingsfristen, vil ikke kunne delta i generalforsamlingen.
Undertegnede aksjeeier i Polaris Media ASA vil delta på generalforsamlingen 11. mai 2026 kl. 16:00 og stemme for følgende aksjer:
| Antall aksjer | |
|---|---|
| Egne aksjer: | |
| Og som fullmektig for nedennevnte aksjeeier(e) i henhold til vedlagte fullmakt(er) | |
| Navn: | |
| Sum egne og fullmaktaksjer: | |
| Sted: | Dato: |
| --- | --- |
| Aksjeeiers underskrift: | Aksjeeiers navn med blokkbokstaver: |
| E-postadresse: |
Aksjeeiere som vil delta i generalforsamlingen og ønsker separat tilgang for en rådgiver bes oppgi navn og e-postadresse til rådgiveren nedenfor. Registrering av rådgiver er kun nødvendig dersom aksjeeieren og rådgiveren ikke skal delta fra samme lokasjon.
| Navn (rådgiver): | E-postadresse (rådgiver): (NB! Må fylles ut) |
|---|
F
POLARISMEDIA
VEDLEGG 2: FORHÅNDSSTEMME
Aksjeeiere oppfordres til å forhåndsstemme. Forhåndsstemmer må være mottatt innen 7. mai 2026 kl. 16:00, ved ett av følgende alternativer:
(i) IVPS Investortjenester ved å velge Hendelser > General Meeting Platform > Avstemmingsmetode (ii) Ved å sende inn dette skjema, enten som skannet dokument per e-post eller ved ordinær post til: E-post: [email protected] Post: Verdipapirsentralen ASA, Attn: Utsteder, Postboks 1174 Sentrum, 0107 Oslo, Norge
Stemmegivningen skal skje i henhold til markeringene nedenfor. Manglende avkrysning i rubrikken nedenfor vil anses som en instruks om å stemme «For» forslaget i innkallingen. Dersom det blir fremmet forslag i tillegg til, eller som erstatning for forslagene i innkallingen, vil avgitte forhåndsstemmer kun gjelde de opprinnelige forslagene og ikke kunne tas i betraktning for slike nye forslag. En eventuell avstemming over slike forslag vil skje i Euronext Securities Portalen.
| Agenda ordinær generalforsamling 2026 | For | Mot | Avstår | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Åpning av møtet ved styrets leder, Trond Berger, og registrering av fremmøtte aksjeeiere og fullmakter | |||
| 2 | Valg av møteleder og en person til å medundertegne protokollen | ☐ | ☐ | ☐ |
| 3 | Godkjennelse av innkallingen og dagsorden | ☐ | ☐ | ☐ |
| 4 | Godkjennelse av årsregnskapet og årsberetningen for regnskapsåret 2025, herunder redegjørelse om foretaksstyring og styrets forslag om utdeling av utbytte | ☐ | ☐ | ☐ |
| 5 | Rapport og retningslinjer for godtgjørelse til ledende personer | |||
| 5.1 | Rådgivende avstemming over rapport om lønn og annen godtgjørelse til ledende personer | ☐ | ☐ | ☐ |
| 5.2 | Godkjennelse av retningslinjer for lønn og annen godtgjørelse til ledende personer | ☐ | ☐ | ☐ |
| 6 | Godtgjørelse til medlemmer av Selskapets styre, revisjonsutvalg, kompensasjonskomite og valgkomite | |||
| 6.1 | Fastsettelse av godtgjørelse til medlemmer og varamedlemmer av styret | ☐ | ☐ | ☐ |
| 6.2 | Fastsettelse av godtgjørelse til medlemmer av revisjonsutvalget og kompensasjonskomiteen | ☐ | ☐ | ☐ |
| 6.3 | Fastsettelse av godtgjørelse til medlemmer av valgkomiteen | ☐ | ☐ | ☐ |
| 7 | Valg av medlemmer til styret | ☐ | ☐ | ☐ |
| 8 | Valg av medlemmer til valgkomiteen | ☐ | ☐ | ☐ |
| 9 | Endring av vedtektenes bestemmelse om signaturrett | ☐ | ☐ | ☐ |
| 10 | Fastsettelse av godtgjørelse til revisor | ☐ | ☐ | ☐ |
| 11 | Fullmakter til styret | |||
| 11.1 | Fullmakt til styret til erverv av egne aksjer tilsvarende inntil 10 % av Selskapets aksjekapital | ☐ | ☐ | ☐ |
| 11.2 | Fullmakt til styret til å forhøye aksjekapitalen ved utstedelse av nye aksjer i forbindelse med aksjeprogram for ansatte | ☐ | ☐ | ☐ |
| 11.3 | Fullmakt til styret til å forhøye aksjekapitalen ved utstedelse av nye aksjer i forbindelse med oppkjøp av virksomhet | ☐ | ☐ | ☐ |
| Sted: | Dato: | |||
| --- | --- | |||
| Aksjeeiers underskrift: | Aksjeeiers navn med blokkbokstaver: | |||
| E-postadresse: |
F
POLARISMEDIA
VEDLEGG 3: FULLMAKT (1 av 2)
Dersom du ikke selv kan møte på generalforsamlingen, kan du møte ved fullmektig. Fullmakten kan avgis med eller uten stemmeinstruks. Fullmakten må være mottatt innen 7. mai 2026 kl. 16:00, ved ett av følgende alternativer:
(i) I VPS Investortjenester ved å velge Hendelser > General Meeting Platform > Avstemmingsmetode (ii) Ved å sende inn dette skjema, enten som skannet dokument per e-post eller ved ordinær post til: E-post: [email protected] Post: Verdipapirsentralen ASA, Attn: Utsteder, Postboks 1174 Sentrum, 0107 Oslo, Norge
Undertegnede aksjeeier i Polaris Media ASA bemyndiger herved:
| Fullmektigens navn med blokkbokstaver: | Fullmektigens e-postadresse: (NB! Må fylles ut) |
|---|
til å møte og stemme for meg/oss på generalforsamlingen i Selskapet 11. mai 2026 kl. 16:00. Dersom det ikke påføres navn på fullmektigen, vil fullmakten anses som gitt til styrets leder eller den han bemyndiger.
| Agenda ordinær generalforsamling 2026 | For | Mot | Avstår | Fullmektig avgjør | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Åpning av møtet ved styrets leder, Trond Berger, og registrering av fremmøtte aksjeeiere og fullmakter | ||||
| 2 | Valg av møteleder og en person til å medundertegne protokollen | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| 3 | Godkjennelse av innkallingen og dagsorden | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| 4 | Godkjennelse av årsregnskapet og årsberetningen for regnskapsåret 2025, herunder redegjørelse om foretaksstyring og styrets forslag om utdeling av utbytte | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| 5 | Rapport og retningslinjer for godtgjørelse til ledende personer | ||||
| 5.1 | Rådgivende avstemming over rapport om lønn og annen godtgjørelse til ledende personer | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| 5.2 | Godkjennelse av retningslinjer for lønn og annen godtgjørelse til ledende personer | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| 6 | Godtgjørelse til medlemmer av Selskapets styre, revisjonsutvalg, kompensasjonskomite og valgkomite | ||||
| 6.1 | Fastsettelse av godtgjørelse til medlemmer og varamedlemmer av styret | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| 6.2 | Fastsettelse av godtgjørelse til medlemmer av revisjonsutvalget og kompensasjonskomiteen | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| 6.3 | Fastsettelse av godtgjørelse til medlemmer av valgkomiteen | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| 7 | Valg av medlemmer til styret | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| 8 | Valg av medlemmer til valgkomiteen | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| 9 | Endring av vedtektenes bestemmelse om signaturrett | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| 10 | Fastsettelse av godtgjørelse til revisor | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| 11 | Fullmakter til styret | ||||
| 11.1 | Fullmakt til styret til erverv av egne aksjer tilsvarende inntil 10 % av Selskapets aksjekapital | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| 11.2 | Fullmakt til styret til å forhøye aksjekapitalen ved utstedelse av nye aksjer i forbindelse med aksjeprogram for ansatte | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| 11.3 | Fullmakt til styret til å forhøye aksjekapitalen ved utstedelse av nye aksjer i forbindelse med oppkjøp av virksomhet | ☐ | ☐ | ☐ | ☐ |
| Sted: | Dato: | ||||
| --- | --- | ||||
| Aksjeeiers underskrift: | Aksjeeiers navn med blokkbokstaver: |
POLARISMEDIA
VEDLEGG 3: FULLMAKT (2 av 2)
Dersom det er gitt stemmeinstruks gjelder følgende:
- Dersom det er krysset av for "For" innebærer det en instruks til fullmektigen om å stemme for forslaget i innkallingen, med de endringer som styret, styrets leder eller møteleder måtte foreslå. Ved eventuelle endringer i forhold til de forslag som fremgår av innkallingen, kan fullmektigen etter eget skjønn avstå fra å stemme for aksjene.
- Dersom det er krysset av for "Mot" innebærer det en instruks til fullmektigen om å stemme mot forslaget i innkallingen, med de endringer som styret, styrets leder eller møteleder måtte foreslå. Ved eventuelle endringer i forhold til de forslag som fremgår av innkallingen, kan fullmektigen etter eget skjønn avstå fra å stemme for aksjene.
- Dersom det er krysset av for "Avstår" innebærer det en instruks til fullmektigen om ikke å avgi stemme for aksjene.
- Dersom det krysses av for «Fullmektig avgjør» eller ikke krysses av for noe alternativ, innebærer det at fullmektigen står fritt til å avgjøre hvordan det skal stemmes for aksjene.
- Ved avstemninger over saker som ikke fremgår av innkallingen, men som lovlig tas opp til avgjørelse ved generalforsamlingen står fullmektigen fritt til å avgjøre hvordan det skal stemmes for aksjene. Det samme gjelder avstemning over formelle forhold, f.eks. valg av møteleder, avstemningsrekkefølge eller avstemningsform.
- Dersom aksjonæren har innsatt annen fullmektig enn styrets leder og ønsker å gi vedkommende instruks om stemmegivning er dette et forhold mellom aksjonæren og fullmektigen som er Selskapet uvedkommende. For dette tilfellet påtar Selskapet seg ikke ansvar for å kontrollere om fullmektigen avgir stemme i henhold til instruksen.
POLARISMEDIA
VEDLEGG 4: VIKTIG INFORMASJON OM EURONEXT SECURITIES PORTALEN
Den ordinære generalforsamlingen avholdes som et digitalt møte i Euronext Securities Portalen uten fysisk oppmøte for aksjeeierne, jf. allmennaksjeloven § 5-8, jf. § 1-5 a. Euronext Securities Portalen benyttes for digital tilgang til møtet og stemmegivning for aksjeeiere som har registrert seg.
Det anbefales at hver aksjeeier i god tid før start av generalforsamlingen tester utstyr og internettforbindelse ved å logge inn på Euronext Securities Portalen. Aksjeeiere som opplever tekniske problemer under gjennomføring av generalforsamlingen kan henvende seg til Euronext Securities Portalen sin hjelpelinje på telefon +45 4358 8894.
Hver aksjeeier er ansvarlig for å sørge for at han eller hun har en smarttelefon/nettbrett/datamaskin med en nettleser, og at han eller hun har en fungerende internettforbindelse i henhold til kravene nedenfor.
Nettleser/PC
Euronext Securities Portalen kan aksjesereres ved 'evergreen nettlesere' på PC/Mac, smarttelefoner og nettbrett/iPad. 'Evergreen nettlesere' (f.eks. Edge, Chrome og Firefox) er nettlesere som automatisk oppdaterer seg til nye versjoner. Safari støttes også, selv om det ikke er en 'evergreen nettleser'. Internet Explorer kan ikke benyttes.
Apple-produkter
Euronext Securities Portalen vil fungere i de siste hovedversjonene av Safari-nettleseren på Mac, iPhone og iPad. Aksjeeiere som har eldre Apple-produkter som ikke kan oppdateres til en fungerende Safari-versjon, kan installere og benytte en Chrome nettleser.
Internettforbindelse
Kvaliteten på overføringen vil avhenge av aksjeeierens individuelle internettleverandør. Aksjeeiere bør, som minimum, ha en 5-10 Mbit/s forbindelse for god overføring.