Otsuka Pakistan Limited — Proxy Solicitation & Information Statement 2025

Oct 3, 2025

POtsuka OTSUKA PAKISTAN LIMITED NOTICE OF MEETING

Notice is hereby given that the Thirty Seventh (37th) Annual General Meeting of Otsuka Pakistan Limited ("the Company") will be held on Tuesday, October 28, 2025 at 10:30 a.m. at the Ballroom A & B, Mövenpick Hotel, Club Road, P.O. Box 3918, Karachi, as well as through Electronic means / Online meeting facility to transact the following businesses:

ORDINARY BUSINESSES:

• To receive, consider and adopt the Audited Accounts for the year ended June 30, 2025, together with the Chairman's review 1. and Directors' and Auditors' reports thereon
• $2.$ To appoint statutory auditors and fix their remuneration for the year ending June 30, 2026
• 1. To transact any other business with the permission of the Chair

By order of the Board

Rao Sajid Ali Khan

Company Secretary

Karachi:

October 2, 2025

Notes:

ONLINE PARTICIPATION IN ANNUAL GENERAL MEETING

Shareholders are encouraged to attend the AGM proceedings via video-conferencing facility, which shall be made available by the Company and with Company's Share Registrar i.e. M/s. THK Associates (Pvt.) Limited.

Interested shareholders and proxies on behalf of shareholders attending the meeting through video conferencing are requested to email the following information with the subject "Registration for 37TH Annual General Meeting," along with valid copy of their CNIC to the company on email: secretarialcompliance@otsuka.pk and / or share registrar on email: sfc@thk.com.pk. Video link and login credentials will be shared with ONLY those Members, whose email, containing particulars (i.e.: Name, Folio No/CDC Account No., CNIC No./NTN and Cell No.) are received from official Email ID, at least 48 hours before the AGM.

Α. BOOK CLOSURE AND PROXY:

• The Share Transfer Books of the Company will remain closed from October 22, 2025 to October 28, 2025 (both days $(i)$ inclusive).
• A member entitled to attend and vote at the Annual General Meeting may appoint a proxy to attend and vote on his / $(ii)$ her behalf. A proxy need not be a member of the company. Instrument of appointing proxy and the power of attorney or other authority under which it is signed or a notarial certified copy of the power or authority must be submitted at the Registered Office of the Company at least 48 hours before the time of the Meeting.
• (iii) In case of individuals, the account holder or sub-account holder and/or the person whose securities are in group account and their registration details are uploaded as per the Regulations, shall submit the proxy form as per the above requirement.
• $(iv)$ The proxy form shall be witnessed by two persons whose names, addresses and CNIC numbers shall be mentioned on the form.
• Attested copies of CNIC or the passport of the beneficial owners and the proxy shall be furnished with the proxy form. $(v)$
• (vi) The proxy shall produce his/her original CNIC or original passport at the time of the meeting.
• (vii) In case of corporate entity, the Board of Directors' resolution/power of attorney with specimen signature shall be submitted (unless it has been provided earlier) along with proxy form to the Company.
• (viii) CDC Account Holders will have to follow the under-mentioned guidelines as laid down in Circular No. 1 dated January 26, 2000 issued by the Securities and Exchange Commission of Pakistan (SECP).

$\mathbf{B}$ . FOR ATTENDING THE MEETING:

• In case of individuals, the account holder or sub-account holder and/or the person whose securities are in group $(i)$ account and their registration details are uploaded as per the Regulations, shall authenticate his/her identity by showing his/her original Computerized National Identity Card (CNIC) or original passport at the time of attending the meeting.
• In case of corporate entity, the Board of Directors' resolution/power of attorney with specimen signature of the $(iii)$ nominee shall be produced (unless it has been provided earlier) at the time of the meeting.

C. AVAILABILITY OF THE AUDITED FINANCIAL STATEMENTS ON COMPANY'S WEBSITE

Circulation of Annual Report through QR Code and through Web link in accordance with the Section 223 of the Companies Act, 2017 and pursuant to SRO 389(I)/2023 dated: March 21, 2023 of the Securities & Exchange Commission, the Company has obtained Shareholders' approval in the Annual General Meeting of the Company held on October 2, 2023 to circulate the Annual Report of the Company to Members through QR enabled Code and Web link. The Annual Report is available through following QR Code and Web link.

https://otsuka.pk/uploads/files/Accounts 30-06-2025 %282%29.pdf

E. DISTRIBUTION OF ANNUAL REPORT AND NOTICE OF MEETINGS THROUGH EMAIL (OPTIONAL):

Pursuant to the provisions of section 223(6) of the Companies Act, 2017, the companies are permitted to circulate their Annual Audited Financial Statements, along with Auditor's Report, Directors' Report etc. ("Annual Report") and the Notice of AGM ("Notice"), to its shareholders by email. The Annual Report of the Company for the year ended June 30, 2025 is also available on the Company's website (www.otsuka.pk)

F. SUBMISSION OF CNIC/NTN DETAILS AND UPDATING PARTICULARS (MANDATORY REQUIREMENT):

Individual Shareholders are once again reminded to submit a copy of their valid CNIC, if not provided earlier to the Company's Share Registrar. In case of non-availability of a valid copy of the Shareholders' CNIC in the records of the Company, the company shall withhold the Dividend under the provisions of Section 243 of the Companies Act, 2017.

The Shareholders are requested to promptly notify change in their address, if any, to the Company's Share Registrar. In case of Corporate entity, the shareholders are requested to promptly notify change in their particulars of their authorized representative, if applicable.

G. UNPAID DIVIDEND ACCOUNT:

The Company has previously discharged its responsibility under Section 244 of the Companies Act, 2017 whereby the Company approached the shareholders to claim their unclaimed dividend(s) and undelivered share certificate(s) in accordance with the law.

Shareholders, whose dividends still remain unclaimed and/or undelivered share certificates are available with the Company are hereby once again requested to approach the Share Registrar or the Company to claim their outstanding dividend amounts and/or undelivered share certificates as the same will be deposited with Securities and Exchange Commission of Pakistan as per the provision of Section 244(2) of Companies Act, 2017, as prescribed.

CONVERSION OF PHYSICAL SHARES (WITH BOOK ENTRY) INTO CDC ACCOUNT: Н.

Section 72 of the Companies Act, 2017, requires all listed companies to replace the shares held in physical form with the shares to be issued in Book-Entry Form within four (4) years from the date of the promulgation of the Companies Act 2017. Pursuant to the SECP letter No. CSD/ED/Misc./2016-639-640 dated March 26, 2021, the Company is following up with all shareholders holding shares in physical form with the request to convert their shares in Book-Entry Form in order to comply with the provisions of the Companies Act, 2017. Shareholders are again requested to contact the Company's Share Registrar to understand and complete the process of conversion of shares held in physical form, into the Book-Entry Form.

POSTAL BALLOT Ī.

Pursuant to Companies (Postal Ballot) Regulations 2018, for the purpose for any other agenda item subject to the requirements of section 143 and 144 of the Companies Act, 2017, members will be allowed to exercise their right of vote through postal ballot, that is voting by post or through any electronic mode, in accordance with the requirements and procedure contained in the aforesaid Regulations.

J. E-VOTING & POSTAL BALLOT FACILITY

The shareholders will be allowed to exercise their right to vote through e-voting and postal ballot subject to the requirements of the Companies Act, 2017 and Companies (Postal Ballot) Regulations, 2018.

Proxy, e-mandate, ballot paper and consent for video conferencing facility forms can be downloaded from our website: www.otsuka.pk

NOTE: Shareholders are requested to promptly notify any change in their addresses 'if any' to Company's Share Registrar M/s. THK Associates (Pvt.) Limited, Plot No. 32-C, Jami Commercial Street #2, D.H.A., Phase VII, Karachi Tel: Customer Support Services Tel No. (0092-21) 111-000-322 Fax: (0092-21) 35310191 Email: sfc@thk.com.pk.

For any query/problem/information, the investors may contact to the Share Registrar on the above-said contact details &/or the Company Secretary at the following contact details:

Mr. Rao Sajid Ali Khan, Company Secretary, Otsuka Pakistan Limited, 30-B, S.M.C.H.S., Karachi-74400, Tel: 34528652-4 Lines (Ext. No. 301), Email: secretarialcompliance@otsuka.pk.

اوٹسوکا پاکستان لمیٹڈ · Otsuka
اطلاع برائے اجلاس
مطلع کیاجاتا ہےکہ ادٹسوکا پاکستان لمیٹند کاسپنک (37 ویں) سالانہ اجلاں روز منگر 202 کو دی 10:30 کے جنگ میں میں میں دورائی کی بڑکی کر اپنی میں فریکل کے ساتھ ساتھ کی ایک 3918 کراچی میں فریکل کے ساتھ ساتھ الیکٹرا نک ذ رائع/آن لائن احلاس کی سہولت کے ذریعے مندرجہ ذیل امور کی انجام دہی کیلئے منعقد کیا جائیگا۔
عمومی أموز: 1- 30 جون 2025ءکوختم ہونے دالےسال کیلئے سالا نہ آڈےشد واکاؤنٹس معہ چیئر مین رپورٹس،ڈائر بلز ڈارآ ڈیٹرز کی رپولش کی دصولی،غور دخوض اور منظوری۔ 2- 30 جون2026ءکوختم ہونے والےآئندہ سال کیلئے آ ڈیٹرکی تقرر کیاوران کے مشاہرہ کاتعین۔
3- چیئرمین کیاجازت سےدیگرامور کیاانجام دہی۔ بحكم بورڈ
رائو ساجد على خان كمپني سيكريٹرى	کراچی: 02ا کتوبر2025ء
	نوٹس:
سانانه اجلاس عام میں آن نائن شرکت: حصص یافتگان کوویڈیوکانفرنٹک کی بولت کےذریعے سالا نداجلاںعام(AGM) کی کارروائی میں شرور کرنے کے میں تک پیش کر کرتے ہے کہ میں ایٹس (پرائیویٹ ) لمیٹڈ کے ذریعے
فراہم کی جائے گی۔
ودھص یافتگان اورنمائندے جوویڈ پو کانفرنسنگ کے ذریعے اجان میں شرکت کے خواہشید میں اس حدود کمپنا کار کا میں Secretarial compliance @otsuka_pk بشیئر دجشرارکوا می کہا : s37''s ste@thk.com.pk کے رج مٹریشن'' کےعنوان کساتھ انچ معلومات اور CNIC کی درست کا پیچیبن ویڈیولنگ اورااگ ان کی تفعیلات صرف اُن ممران کوفراہم کی جا سکیں گی جن کی ا في ميل، جس ميں تفصيلات (ليتي: نام،فوليونمبر/CNIC کاؤنٹ نمبر، CNIC نمبر/NTN اورمو بائل نمبر ) شامل ہوں، AGM سے کماز کم 48 گھنٹی کموصول ہوجا ئىيں۔
A. کتاب کی بندش اور پراکسی : (i) ئىشلىنىكى كىنىڭلى ھىس كت ب 22ا كتوبر2025 سے 28ا كتوبر 2025 تك( بشمول دونوں ايام ) بندر ہيں گى۔
(ii) سالاندا جلاس میں شرکت اوررائے دی کاامل مبرا بی جانب سے شرکت اپنے ایک میں ایک ایک کامپنی کام مبر ہونامنروری نہیں۔نوٹری سے تصدیق شدہ پاکسی کی تقرری کا دستاویز اور پا دراقت اثار نی
اوردیگراخار ٹی معہ پاورآ ف!ٹارنی کی دینخط شدہ اورنوٹری سے تفىد پیل اچلاں ہذا کے انعقادے کم از کم اڑ تالیس (48) تحفیقل کمپنی کے رجسٹر ڈآفس میں داخل کرانی ہوگ ۔ (iii) انفرادی صورت میں اکاؤنٹ ہولڈر ایل کاؤنٹ ہولڈروکورٹی کو ایک کورکوب اکاؤنٹ میں اوراس کی رجیلیٹ ایک سی ایک ایک ایک ایل کی ایک ایل ایک ایک نارم مندر بہ بالشرائط کے قت جی
پراکسی فارم پرد وافراد کی گواہی ہونی جا ہۓ جن کے نام ٔ پتے اور کمپیوٹرائز ڈشاختی کار ڈنمبر (CNIC) فارم میں درج ہوں۔ (v)	(iv)
(vi) یراکسی اجلاس کے وقت اپناصل کمپیوٹرائز ڈقومی شناختی کارڈ ( CNIC ) پاصل یاسپورٹ پیش کرے گا۔
(vii) کاروباریادارے کی صورت میں بورڈ آ ف ڈائریکٹرز کی قرارداد پادرآ ف اٹارنی معینا مزین کا سین کر پاکس نار کے ہر اوضلک کرنے ہوں گے۔ (wii) سى ڈى كا كاؤنٹس ہولڈرزكو سكيور شزاينڈا ئىكس چينج كميشن آ ف پاكستان (SECP) كے سركلرنمبر 1 تاريخ 26 جنورى2000 ميں درج كردہ ہدایات پركمل كرنا ہوگا۔
B. برائے اجلاس میں شرکت: (i) انفرادی صورت میں اکاؤنٹ ہولڈر یاسبا کاؤنٹ ہولڈراور/ یااس فردکوئر کرورکوئی اور اس کی دہشریشن پیلوئیس کے مطابق اپ لوڈ ہوں،اجلاس میں شرکت کے موقع پراپنی شاخت کی تصديق كيليَّے اصل كمپيوٹرائز ڈقو می شناختی كارڈ (CNIC) پااصل پاسپورٹ پیش كرنا ہوگا۔
(ii) کاروباری ادارے کی صورت میں بورڈ آف ڈائریکٹرز کی قرارداد/یادرآف اٹارنی معدنامز دفر دے جنگے کرانی کے اس کے موقع پر پیش کرناہوں گے۔
. کمپنی کی ویب سائٹ پر آڈٹ شدہ مالیاتی حسابات کی دستیابی :
D. گمپنیزا یکٹ2017 کی دفعہ 223سے مطابق اور سکور ٹیزائیٹی ٹیکٹیٹ کے 8RO نے 28% کونور 2023سے کی کوڈاور یب لنک کے ذریعے مالاندر پورٹ کی ترسل کی اجازت دی گنی ہے۔ سمپنى نے 2اکتوبر 2023 کومنعقدہاپئےگزشتہ سالانەابىل عام میں ممبنی کومات کو پر 1970 کورلوفران کورلوگ کوئی ماس کران سے سنظور کی حالت اس کر لی ہے۔سالاندر پورٹ درج ذیل
QR کوڈاورویبائنگ کےذریعے دستیاب ہے۔
1995
https://otsuka.pk/uploads/files/Accounts 30-06-2025 %282%29.pdf
E. ای میل کے ذریعے سالانہ رپورٹ اور اجلاس کے نوٹس کی ترسیل (اختیاری):
ئىپنىزا يكٹ2017 كى دفعە (6)223 كى دفعات كےتحت، ئىپنيوں كواجازت، كى شار باغات، تا ئىچىلى مائى ئىچىنى ئىچىنى ئىچى دىن بىلىن ئى اورسالاندا جلاس عام ("نوٹس") کےنوٹس کواپنے حصص یافتگان کوائ میل کے ذریعےارسال کریں۔30 بودن 2025 کوشتم ہونے والےسال کے لیے کمپنی کا الاندرپورٹ کمپنی کی ویب سائٹ (www.otsuka.pk) پر بھی دستیاب ہے۔
F. NTN/CNIC تفصیلات کی جمع آوری اور کوائف کو اپ ڈیٹ کرنا (لازمی تقاضہ):
انغرادی تصص تافتگان کوایک بار پھریادد ہانی کرائی جاکہ دوماپنے درست CNIC کی ایک تاریخ کی تک پارٹری کے پارڈ میں تعلیل کے CNIC کی درست کا پی کی ک عدم دستیایی کی صورت میں جمپنی کمپنیز ایکٹ7 201 کے سیکشن 243 کےتحت ڈیویڈیٹرکوروک لے گی۔
حصص یافتگان۔رخواست کی جاتی ہے کہ دہاپئے پیٹ میںا گرکوئی تبدی ک پیش کرنے کروئی کر میں سے مارسے کے ساتھ میں پشت کے ایک سام کی جاتی ہے کہ اگر قابل اطلاق ہوتو ا پنے مجاز نمائندے کے کوائف میں تبدیلی کوفوری طور پر مطلع کریں۔
G. غير ادا شده ڈيويڈنڈ اکاؤنٹ: سمپنی نے کپنیزا یکٹ2017 کی دفعہ 244 کےتحت اپنی ذمہ داری گزشتہ قا ادارکری ہے،جس کےتحصیص پانے پانے اس الدوا نے غیردعومی شد ومنافع منقسمہ اورغیرفراہم کردہ شیئرس ٹیفکیل ٹ کے صول
کے لیے قانون کے مطابق درخواست دیں۔ حصص یافتگان،جن کے منافع ابھی تک غیر دمخلی شدہ ہیں اور کیا جن کروڈ پیش کر شکیل ہو کروئی کر کروڈ کے ایک ایک کروڈ کر کرار پائیٹی سے اپنے واجب الا دامنافع
مىقىمە كى قمان كىل يۇنجىز كېڭىشىنى كادىۋىكە كەڭگەن چىن كەنگە يەسى لىرىنى كېچىنى ئىسان ئىل جىم كىلىنىڭ كىلىپ كىلىن كىلىدى 2410 مىلىرى بىلىدىن 2017 مىلىدىن بىلەر كىلەندىن 244 مىلى دىن بىلەر كىلە H. سی ڈی سی اکائونٹ میں فزیکل شیئر کی تبدیلی (بگ انٹری کے ساتھ):
ئىپنىزا يكٹ2017 كى دفعہ 72 سے تحت،تمام لىنڈ كېنىول كې پىس سكى تەشرىك مىن ئىمام ئىل ئىل ئىنىڭ كى تىمىنىزا يك تىل 2017 كەنفاذ كى تارىخ سے چار(4) سال كے اندر بونا
لازمی ہے۔ SECP کےلیٹمبر CSD/ED/Misc./2016-639-680 مؤرخہ 26مارچ 2021کے مطابق، تینی ٹریکشن شیش ٹرزر کنے والے تماح تھمن یافیتگان سے رادلیکرر دی ہے۔ CSD/ED/Misc./2016-639-640 میں کہ وہ اپنے شیئرزکو بک انٹری کی شکل میں تہدیل کر کی بنیزا کیٹ 2017 کی دفعات کی ایک پار گھرور کو سال کی ایک سال کے کہ دو کمپنی سے شیئر رجٹرارے رابط کریں تا کہ وہ فزیکل شکل
میں رکھے گئے شیئر زکو بک انٹری کی شکل میں تبدیل کرنے کے کمل کو پچھ سکیں اوراسکی کقیمل کریں۔ I. پوسٹل بیلٹ:
کمپنیز (پٹل بیلٹ )ریگولیشنو 2018 کےمطابق،ڈائریکٹرز کےانتخاب کےمتفعد کے لیاؤگیلیاں 2017 کے تقاضوں سےمشروط کی دیگرا پینڈے کے نئم کے لیے بمبران کو پوٹل بیلٹ کے ذریعےاپنے دوۓ کاحق استعال کرنے کیا جازت ہوگی، جوکہ ڈاک کے ذریعے پاکن پھی الیکٹرا نک موڑے ذریعے، ندکورہ ضوابط میں موجودتقاضوں اورطر پقہ کار کے مطابق ہو۔
J.
کمپنیزا یکٹ،2017در کمپنیز (پوشل بیلٹ )ریگولیشنز ،2018کقانصوں کےتحت حصص یافتگان کوائ دوٹک اپنے بیلٹ کے ذریعےاپنے دوٹ کاحق استعال کرنے کی اجازت ہوگی۔

چیزا بلند، / 2011اور چیز (پوس بینٹ بریمبیشنز، 2018کشانکلس اسے اس ایس ان ان ادور اور ان اور سے بھیلات کے بین سا
پراسی،ان سینڈیٹ، بیلٹ پیراور دیڈیوکا نفرنسنگ کی سولنے کے ایسرا رہاری دیب اپنے سے ذاکر اوڈ کیے جاسے www.otsuka.