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OTRS AG
Annual Report • Aug 12, 2021
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Annual Report
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Finanzbericht: 28731055
OTRS AG
Oberursel (Taunus)
Jahresabschluss zum Geschäftsjahr vom 01.01.2020 bis zum 31.12.2020
CHANCE
Geschäftsbericht 2020
Bericht des Aufsichtsrates
Sehr geehrte Aktionärinnen und Aktionäre,
der folgende Bericht des Aufsichtsrats informiert Sie über dessen Tätigkeit im Geschäftsjahr 2020 und das Ergebnis der Prüfung des Jahresabschlusses 2020 der OTRS AG.
Überwachung der Geschäftsführung
Im abgelaufenen Geschäftsjahr hat der Aufsichtsrat sämtliche ihm nach Gesetz, Satzung und Geschäftsordnung obliegenden Kontroll- und Beratungsaufgaben mit großer Sorgfalt und in vollem Umfang wahrgenommen. Ferner hat der Aufsichtsrat den Vorstand bei der Leitung des Unternehmens beraten und die Geschäftsführung auf der Grundlage von schriftlichen und mündlichen Vorstandsberichten und gemeinsamen Sitzungen sorgfältig überwacht. In alle Entscheidungen von grundlegender und strategischer Bedeutung war der Aufsichtsrat stets rechtzeitig und angemessen eingebunden. Kennzeichnend für die Zusammenarbeit war ein intensiver und jederzeit offener Dialog.
Der Vorstand unterrichtete den Aufsichtsrat regelmäßig, zeitnah und umfassend über alle wichtigen Fragen zur laufenden Geschäftsentwicklung, zur Umsatz-, Ertrags- und Finanzlage, zu relevanten Aspekten der Unternehmensplanung einschließlich der Finanz-, Investitions- und Personalplanung, zur strategischen Weiterentwicklung des Unternehmens sowie über veränderte Risikolagen und das Risikomanagement. Ereignisse von besonderer Bedeutung für die Lage und Entwicklung der Gesellschaft und des Konzerns wurden stets zeitgerecht besprochen. Alle Maßnahmen des Vorstands, welche der Zustimmung des Aufsichtsrats unterliegen, wurden geprüft, beraten und entschieden. Die Zusammenarbeit zwischen Vorstand und Aufsichtsrat war von großem Vertrauen geprägt.
Grundlagen der Arbeit im Geschäftsjahr 2020 waren die Sitzungen des Aufsichtsrats sowie mündliche und schriftliche Berichte des Vorstands. Nach eingehender Prüfung und Beratung hat der Aufsichtsrat zu den Berichten und den Beschlussvorschlägen des Vorstands, soweit dies nach Gesetz und Satzung erforderlich war, sein Votum abgegeben. In einzelnen Fällen hat der Aufsichtsrat außerhalb von Sitzungen Beschlüsse im schriftlichen Verfahren gefasst. Dies betraf insbesondere Aspekte im Sinne des § 90 Abs.
1 Satz 1 Nr. 4 AktG: Geschäfte, die für die Liquidität oder Rentabilität der Gesellschaft von erheblicher Bedeutung sein können.
Der Aufsichtsratsvorsitzende pflegte über die ordentlichen Sitzungen hinaus regelmäßig Kontakt mit dem Vorstand und informierte sich über die aktuelle Geschäftslage sowie wichtige Ereignisse.
Aufsichtsratszusammensetzung
Der Aufsichtsrat der OTRS AG setzt sich aus den folgenden drei Mitgliedern zusammen: Burchard Steinbild (Aufsichtsratsvorsitzender), Thomas Stevens und Prof. Dr. Oliver Hein. Aufgrund der überschaubaren Größe des Aufsichtsrats mit drei Mitgliedern wurden auch im Geschäftsjahr 2020 keine Ausschüsse gebildet. Der Aufsichtsrat behandelte alle anstehenden Themen im Gesamtgremium.
Aufsichtsratssitzungen und Beratungsschwerpunkte
Der Aufsichtsrat hat sich im Berichtsjahr zur Wahrnehmung seiner Aufgaben in insgesamt zwei Sitzungen beraten, die aufgrund der Corona-bedingten Vorgaben als Videokonferenz durchgeführt wurden. Die Sitzungen tagten in vollständiger Besetzung und wurden am 07. Mai und 08. Dezember 2020 abgehalten.
In den Sitzungen wurde der Aufsichtsrat vom Vorstand regelmäßig über die Lage der Gesellschaft und ihre Entwicklung sowie über wichtige Geschäftsvorfälle informiert. Die Berichtspflichten nach § 90 Aktiengesetz (AktG) wurden in diesem Zusammenhang eingehalten.
Der Schwerpunkt der Beratungs- und Überwachungstätigkeit des Aufsichtsrats bezog sich im Berichtsjahr neben der laufenden Geschäftsentwicklung insbesondere auf die strategische Ausrichtung des Unternehmens. Darüber hinaus waren wichtige Schwerpunkte der Arbeit des Aufsichtsrats im Berichtsjahr die Planung 2020 und 2021, die ordentliche Hauptversammlung sowie die Umsatz-, Ergebnis- und Liquiditätsentwicklung der Gesellschaft.
Ebenso thematisierte der Aufsichtsrat in den Sitzungen detaillierte Berichte über die Geschäftsentwicklung der Gesellschaft. Das Gremium beriet umfassend über alle Gegenstände der strategischen Ausrichtung des Konzerns. Der Vorstand informierte den Aufsichtsrat über die Dauer des gesamten Berichtsjahres regelmäßig über die Umsatz- und Ertragslage sowie über das Risikomanagement. Sofern Abweichungen zu früheren Planungen und Prognosen auftraten, wurden diese dem Aufsichtsrat ausführlich erläutert.
In der Präsenzsitzung vom 07. Mai 2020 hat der Aufsichtsrat den Jahresabschluss und den Lagebericht für das Geschäftsjahr 2019 geprüft und gebilligt. Gemäß § 90 AktG berichtete der Vorstand in dieser Aufsichtsratssitzung auch über die Rentabilität der Gesellschaft, insbesondere über die Rentabilität des Eigenkapitals. Schwerpunkt der Sitzung war ebenso die Planung zur ordentlichen Hauptversammlung 2020. Darüber hinaus berichtete der Vorstand in dieser Sitzung ausführlich über die beabsichtigte Geschäftspolitik und Unternehmensplanung, insbesondere die Finanz-, Investitions- und Personalplanung bei der Gesellschaft und ihren Tochtergesellschaften. Mögliche Abweichungen der tatsächlichen Entwicklung von früher berichteten Zielen wurden dabei unter Angabe von Gründen, dem Gang der Geschäfte sowie insbesondere der Umsatz- und Ertragslage der Gesellschaft und ihrer Tochtergesellschaften eingehend erörtert. Zudem wurde die Vertragsverlängerung des Vorstands für Global Marketing und Global Human Relations, Sabine Riedel einstimmig beschlossen. Der Vorstandsvertrag mit Sabine Riedel wurde bis zum 25. Juni 2023 verlängert.
In der Präsenzsitzung vom 08. Dezember 2020, die aufgrund der Corona-bedingten Vorgaben als Videokonferenz abgehalten wurde, nahm der Aufsichtsrat den Bericht des Vorstands gemäß § 90 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1-3 AktG über die beabsichtigte Geschäftspolitik, den Gang der Geschäfte einschließlich der Finanz-, Investitions- und Personalplanung bei der Gesellschaft und ihrer Tochtergesellschaften entgegen und erörterte diesen eingehend.
Darüber hinaus wurde in beiden Sitzungen umfassend über die Konsequenzen und Maßnahmen bzgl. der Corona-Krise beraten. Der Vorstand hat frühzeitig einen entsprechenden Maßnahmenkatalog abhängig von der Entwicklung des Geschäfts erarbeitet (Ampelsystem) und den Aufsichtsrat einbezogen. Die Geschäftsentwicklung der OTRS AG hat sich trotz der Herausforderungen im Zuge der Corona-Pandemie stets in einem "Best Case Scenario" bewegt, sodass die sofort umgesetzten Maßnahmen ausreichten und das Management keine drastischen Konsequenzen ziehen musste. Insgesamt kann der Aufsichtsrat für das abgelaufene Geschäftsjahr eine positive Bilanz ziehen. Die Unternehmensgruppe war auf größere Einbrüche des Geschäfts vorbereitet, jedoch hat das Risiko-Management gut funktioniert.
Prüfung des Jahresabschlusses 2020
Die VEDA WP GmbH Steuerberatungsgesellschaft hat den durch den Vorstand aufgestellten Jahresabschluss 2020 nach den Vorschriften des HGB nebst Lagebericht geprüft und jeweils mit dem uneingeschränkten Bestätigungsvermerk versehen. Das Testat des Wirtschaftsprüfers wurde zum 07. Mai 2021 erstellt.
Der Aufsichtsrat hat die Jahresabschlussunterlagen und den Prüfungsbericht der Abschlussprüfer rechtzeitig erhalten und ausführlich erörtert. Der Abschlussprüfer hat dem Aufsichtsrat am 11. Mai 2021 auf der Aufsichtsratssitzung über wesentliche Ergebnisse detailliert und persönlich berichtet und stand dem Gremium für Fragen zur Verfügung. Die Fragen der Mitglieder des Aufsichtsrats wurden zufriedenstellend beantwortet.
Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss 2020 der Gesellschaft samt Lagebericht im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen geprüft. Diese Prüfung hat keinen Anlass zur Beanstandung ergeben.
Der Aufsichtsrat billigte am 11. Mai 2021 gemäß § 172 Satz 1 AktG den Jahresabschluss. Der Jahresabschluss der OTRS AG ist damit festgestellt.
Der Aufsichtsrat bedankt sich bei den Vorstandsmitgliedern sowie allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Gesellschaft in diesem herausfordernden Jahr für ihr persönliches Engagement, ihren tatkräftigen Einsatz im Interesse des Unternehmens sowie für die im Geschäftsjahr 2020 erzielten Erfolge. Den Aktionärinnen und Aktionären dankt der Aufsichtsrat für das Interesse an unserer Gesellschaft und für das entgegengebrachte Vertrauen.
Oberursel, im Mai 2021
Burchard Steinbild, Aufsichtsratsvorsitzender
Lagebricht
Grundlagen
Standorte
Unsere Standorte generieren und repräsentieren internationale Präsenz gleichermaßen. Wir sind dort vertreten, wo Märkte und Kunden es erfordern und nutzen dies gleichzeitig, um unsere Bekanntheit und damit die der Marke OTRS wachsen zu lassen. Aus beidem erwächst langfristige wirtschaftliche Sicherheit.
Mission Statement
Why
Wir geben Unternehmen die Freiheit erfolgreich zu sein. Wir glauben daran, dass Unternehmen flexibel sein müssen, um erfolgreich zu bleiben. Wenn die tägliche Routine gut eingebettet ist in Strukturen, die verlässlich und transparent sind, entsteht Freiraum für eine Kreativität, die Unternehmen wachsen lässt.
How
OTRS bringt Struktur in dynamische Unternehmenswelten. OTRS passt sich an die Bedürfnisse des Unternehmens an und nicht das Unternehmen an OTRS. OTRS ist die DNA für Unternehmen und unterstützt damit die natürliche Evolution ihrer Prozesse.
What
Wir bieten unseren Kunden Solution as a Service. Darunter verstehen wir, aus der Vielfalt an Konfigurationsmöglichkeiten und ergänzenden Features genau jene auszuwählen, die der Kunde für seine individuellen Anforderungen benötigt, ergänzt um Beratungsleistungen und Training.
OTRS passt sich als Solution Desk unterschiedlichsten Kundenbedürfnissen und -wünschen an. Unsere Kernkompetenzen in Produkt und Service liegen in Customer Service, ITSM (ESM) und Corporate Security.
Ziele
Gemäß der strategischen Ausrichtung der OTRS Group verfolgen wir parallel mehrere Ziele:
Software
Selbstredend erfordert Geschäftstätigkeit im IT-Sektor eine permanente Beobachtung von Trends und Innovationen, um den Anschluss nicht zu verlieren und den Erwartungen der Zielgruppen entsprechen zu können. Dabei spielen Flexibilität und Besonnenheit, aber auch die Fähigkeit, gezielt den Markt zu sondieren und Veränderungen richtig zu evaluieren eine entscheidende Rolle.
Es geht nicht darum, jeden Trend aufzugreifen, sondern vielmehr im Sinne von langfristiger Aufwertung und Nachhaltigkeit zu agieren. Entsprechend dieser Vorgaben entwickeln wir OTRS kontinuierlich weiter - dynamisch und langlebig.
Grundsätzlich gilt es zu differenzieren zwischen Veränderungen des OTRS Cores, die im Wesentlichen für die Performance der Software entscheidend sind, und Funktionalitäten (dies können auch externe Produkte oder Schnittstellen sein), die ein Add-on bilden, mit denen sich unterschiedliche Kundenbedürfnisse erfüllen lassen. In aller Regel bietet ein neues Release Anpassungen auf beiden Ebenen.
Markterschließung
Unserem Ziel der internationalen Ausrichtung entsprechen wir durch den strukturierten Ausbau unseres weltweiten Netzwerkes an Niederlassungen. Maßgeblich sind bei der Entscheidung für den Aufbau einer Niederlassung die Marktchancen, die sich für OTRS Lösungen ergeben. Wahlweise stärken wir auch unser Partnernetzwerk und greifen damit auf Kompetenz und Erfahrung mit örtlichen Gegebenheiten zurück.
Organisationsentwicklung
Gerade das Jahr 2020 hat bewiesen, dass auch im Hinblick auf die Aufbau- und Ablauforganisation Dynamik und Anpassungsfähigkeit unerlässlich sind. In Zeiten von New Work haben sich unser Ansatz der Dezentralisierung und das hohe Maß an Flexibilität, welches wir unseren Mitarbeitern bei Arbeitszeit und Arbeitsort gewähren, bewährt und ermöglicht, dass wir auf die durch die Corona Pandemie bedingten Erfordernisse ohne Einschränkungen reagieren konnten.
Internationales Wachstum fordert neben der Weiterentwicklung einer global attraktiven Produktpalette und den entsprechend ausgebauten Vertriebskanälen natürlich auch die Grundlage einer umfassenden Organisationskultur mit dezidierten Prozessen, die Planung, Umsetzung und Kontrolle nachvollziehbar und abbildbar machen.
Durch die kontinuierliche Evaluierung von Beobachtungen zu den Themen Kommunikation, Mitarbeiterzufriedenheit, Talent-Management und damit auch Employer Branding, und deren Verarbeitung in einschlägigen Konzepten, entwickeln wir uns stetig weiter.
So können wir die Vision, die wir als Unternehmen verfolgen, nämlich verlässliche Struktur in einer dynamischen Unternehmenswelt zu schaffen, auch intern umsetzen und gleichzeitig den Spagat zwischen hoher Mitarbeitermotivation und steigenden Anforderungen der Geschäftswelt erfolgreich schaffen.
Geschäfts- & Rahmenbedingungen
OTRS ist ein Service Desk-System, das ursprünglich als Open Source-Projekt entwickelt wurde, und seit August 2018 unter der Lizenz GNU General Public License (GPLv3) steht. Das OTRS Service DeskSystem dient der effizienten Verwaltung von E-Mail-Posteingängen und Telefonanfragen in Unternehmen mit hohem Aufkommen an elektronischen oder telefonischen Anfragen. Die OTRS AG ist Inhaber des Quellcodes und weltweit größter Dienstleister für die Service Management Suite OTRS. Die Gesellschaft berät Kunden weltweit bei der Einführung, Weiterentwicklung und im laufenden Betrieb der OTRS Software.
Aufgrund der Komplexität der Software und des Softwareeinsatzes in Unternehmen sowie des erforderlichen Spezialwissens bedarf es für deren effizienten Einsatz eines speziellen Know-hows und Supports. Als Quellcode-Inhaber bietet die OTRS AG ihren Kunden daher ergänzend zu den Softwarelösungen einen umfassenden Business Support. Die OTRS AG stellt darüber hinaus IT-Service Management-Lösungen ("ITSM") zur Verfügung. Wir beraten und unterstützen unsere Kunden hinsichtlich der Integration, Optimierung und Weiterentwicklung von ITSM-Lösungen sowie der software-gestützten Geschäftsprozessoptimierung. Ein weiteres Angebot im Portfolio für Kunden der OTRS AG ist die Auslagerung kompletter IT-gestützter Geschäftsprozesse in technischer, personeller und fachlicher Hinsicht.
2017 hat die OTRS AG erstmals eine neue OTRS Version nur zahlenden Kunden zur Verfügung gestellt. Diese Veränderung ging mit einem Rebranding einher: Aus der OTRS Business Solution™ Managed wurde OTRS. Auch die frei zugängliche Version OTRS Free erhielt mit ((OTRS)) Community Edition einen neuen Namen.
Zum Ende des Jahres 2020 haben wir entschieden, bis auf weiteres keine ((OTRS)) Community Edition mehr zu veröffentlichen und stattdessen alle Ressourcen für die Konzeption und Umsetzung erster Maßnahmen eines ganzheitlichen Solution Managements zu bündeln.
Damit greifen wir insbesondere in den Prozess der Produktinnovation und -entwicklung ein und gestalten ein agiles, weil schnell und marktkonform anpassbares Portfolio.
Bedingt durch die Corona-Krise stand das Thema Digitalisierung im Jahr 2020 an der absoluten Spitze der Fokusthemen. In dieser Zeit hat sich klar gezeigt, welches Unternehmen Digitale Transformation erfolgreich umgesetzt hat und welches nicht. Laut Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien (bitkom) treibt Corona die Digitalisierung voran, aber nicht alle Unternehmen können mithalten. Für 8 von 10 Unternehmen hat die Digitalisierung durch Corona an Bedeutung gewonnen (Quelle: bitkom: Corona treibt Digitalisierung voran aber nicht alle Unternehmen können mithalten). Gleichzeitig zeigt eine im Mai 2020 von der OTRS AG durchgeführte Studie unter 500 Büromitarbeitern, dass die große Mehrheit der Befragten (83 Prozent) glaubt, dass die Corona-Krise einen neuen Unternehmenstrend hin zu mehr Digitalisierung und Home-Office eröffnet hat. Die klare Mehrheit (61 Prozent) spricht sich ebenso für ein Gesetz aus, das ein Recht auf Home-Office etabliert, wie es derzeit in Deutschland diskutiert wird. Wie 90 Prozent der befragten Mitarbeiter angeben, würden Unternehmen aus ihrer Sicht von dem durch Corona erzwungenen Wechsel ins Home-Office profitieren.
Aufgrund der Verlagerung einer Vielzahl von Büromitarbeitern in das Home-Office nimmt auch das Thema IT-Sicherheit einen großen Stellenwert ein. Die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) spielt dabei eine tragende Rolle. Nicht nur die Schlagzeilen enthüllen die Datenschutzverstöße und hohen Strafzahlungen, auch Studien belegen den Missstand. Die Vermutung, dass die Sicherheitsvorfälle während der verstärkten Arbeit im Home-Office angestiegen sind, hat sich bestätigt: In einer OTRS-Umfrage unter 500 IT-Verantwortlichen hat über die Hälfte der Befragten (55 Prozent) angegeben, dass die sicherheitskritischen Vorfälle in ihrem Unternehmen durch den Wechsel ins Home-Office um bis zu 25 Prozent angestiegen seien.
Die OTRS Group beschäftigt sich umfassend mit dem Thema Cyber Security. Sie bietet als Experte für Cyber-Sicherheit mit STORM powered by OTRS ein Produkt an, das Unternehmen dabei unterstützt, End-to-End-Prozesse zur Bewältigung sicherheitsrelevanter Vorfälle einzurichten und konsequent umzusetzen. So können Sicherheitsteams schneller und einfacher auf Hacker und Cyberkriminalität reagieren und dazu beitragen, einen Teil der Arbeitslast zu reduzieren, die CIOs in diesem Jahr erwartet. Eine weitere Sicherheitslösung der OTRS Group ist CONTROL powered by OTRS. Dieses Tool ermöglicht Unternehmen einen vollumfassend dokumentierten ISMS-Betrieb gemäß ISO/IEC 27001. Die OTRS AG ist außerdem "CVE Numbering Authority" (CNA) für alle OTRS Produkte. Das bedeutet, dass das OTRS Security Team als zentrale Anlaufstelle für jede in der OTRS Software gefundene Schwachstelle direkt eine CVE-Nummer vergeben kann.
Ebenso erfüllt die OTRS Group die CIO-Ziele bei der Implementierung von KI-Lösungen. Die Service Management Software OTRS unterstützt alle ITIL-Anforderungen und digitalen Transformationsprozesse, nutzt zur Beschleunigung und Verbesserung der IT-Workflows aber auch Automatisierungs- und KI-Prinzipien. Mithilfe Künstlicher Intelligenz kann jede Art von Prozess - von der Einstellung von Mitarbeitern bis hin zur Gerätebestellung - innerhalb von OTRS definiert und automatisiert werden. Das haben auch die Nutzer registriert: OTRS wurde in diesem Jahr von Software Advice als "FrontRunner" für ITSM Software ausgezeichnet.
FrontRunners sind die Top-Softwareprodukte für kleinere Unternehmen, basierend auf Benutzerbewertungen. Ziel ist es, diesen Unternehmen zu helfen, fundierte Entscheidungen bezüglich der richtigen Software für ihre Bedürfnisse zu treffen. Nur Produkte, die Top-Bewertungen in den Bereichen Kundenzufriedenheit und Benutzerfreundlichkeit erhalten, können FrontRunner werden.
Die deutsche Volkswirtschaft durchlebte im Jahr 2020 aufgrund der Corona-Pandemie eine schwere Rezession, vergleichbar mit der Wirtschafts- und Finanzkrise in den Jahren 2008 und 2009. Im Gesamtjahr 2020 ist die Wirtschaftsleistung um 5,0 % zurückgegangen (Quelle: BMWI/Artikel Konjunktur und Wachstum).
Für die Informationstechnik zeigt sich die Tendenz widersprüchlich. Nur ein Teil der IT-Firmen in Deutschland profitiert unmittelbar von der durch die COVID-19-Pandemie beschleunigte Digitalisierung. Auch im IT-Arbeitsmarkt gibt es daher krisenbedingt Gewinner und Verlierer.
Dennoch wird laut bitkom für 2021 ein Umsatz von 98,6 Milliarden Euro im IT Bereich erwartet- das ist im Vergleich zu 2020 ein Wachstum um 4,2 Prozent. Die IT-Hardware wird in diesem Segment mit voraussichtlich 8,6 Prozent auf 31,6 Milliarden Euro das größte Wachstum verzeichnen. Die IT-Services bilden mit einem Volumen von 40,0 Milliarden Euro auch in 2021 (+1,1 Prozent) noch vor der IT-Hardware den größten Anteil des IT-Markts ab. Die Ausgaben für Software steigen im laufenden Jahr um 4,1 Prozent auf 27,0 Milliarden Euro.
Im laufenden Jahr werden die Ausgaben für Informationstechnologie, Telekommunikation und Unterhaltungselektronik im Vergleich zu 2020 um 2,7 Prozent wachsen und voraussichtlich ein Volumen von 174,4 Milliarden Euro erreichen (Quelle: bitkom: ITK-Marktzahlen, Januar 2021).
Laut den Experten des IT-Marktforschungsinstituts Gartner gehören zu den Tech-Trends im Jahr 2021 unter anderem Internet of Behaviors, Distributed Cloud, Cybersecurity, Intelligent composable business, AI Engineering und Hyperautomation (Quelle: Gartner: Gartner top strategic technology trends for 2021).
Das Geschäftsjahr 2020 war geprägt von zukunftsweisenden und entscheidenden Schritten in der Produktentwicklung und -optimierung. Der Gesamtbetrag der Forschungs- und Entwicklungskosten belief sich im Berichtsjahr auf TEUR 2.619. Im laufenden Berichtszeitraum wurden als in Entwicklung befindliche immaterielle Vermögensgegenstände TEUR 1.300 aktiviert.
Die Entwicklung von OTRS 8 ist ein Quantensprung in der Unternehmensgeschichte.
Das aktuelle Software Release ist mehr als nur eine neue Version - es ist ein wesentlicher Schritt in die Zukunft.
Mit OTRS 8 können Kunden Support-Mitarbeiter nun auch über Social Media-Kanäle kontaktieren und der mobile Zugriff ist in OTRS 8 jetzt zusätzlich App-basiert.
Agenten arbeiten mit ihrem persönlichen Organizer und können Suchen generieren, speichern und verwalten. Im verbesserten Reporting sind alle wichtigen Funktionen verfügbar und können auch ohne Vorkenntnisse genutzt werden. Zur besseren Auswertung von OTRS Daten lassen sich außerdem erweiterte Analyse-Tools integrieren. Und das alles mit einer Benutzeroberfläche, die sich individuell gestalten lässt.
OTRS 8 wurde nach den Prinzipien von Privacy and Security by Design entwickelt. Es beinhaltet eine konfigurierbare Zwei-Faktor-Authentifizierung und durchgehende Verschlüsselung als Standard. Natürlich ermöglicht die Managed-Umgebung vollständig DSGVO-konformes Arbeiten.
Die Entwicklungsbereiche und konkreten Ergebnisse
Individualisierung
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| ― | Konfiguration von Formularfeldern in beliebiger Reihenfolge |
| ― | Anpassungsmöglichkeiten an das Corporate Design des Unternehmens |
| ― | Zugang zu den meist genutzten Aktionen mit nur einem Klick |
| ― | Persönliche Konfiguration von Datums- und Zeitformaten |
| ― | Persönliche Listen von Tickets, Vorfällen, Aufträgen, Themen und anderen Geschäftsobjekten |
| ― | Persönliche Detailansicht für Configuration Items |
| ― | Persönliche Avatar-Bilder |
| ― | Schnelle Aktionen, um Felder für häufig gemeldete Probleme vorzubelegen |
| ― | Persönliche Trenner für Organizer-Elemente |
| ― | Persönliche mehrspaltige Dashboards |
| ― | 3-stufige Sortieroptionen in Business-Objektlisten |
| ― | Lesen von Nachrichten im modernen Stream- oder Chat-Stil |
| ― | Persönliche Beobachtungslisten mit farblicher Kennzeichnung |
| ― | Verbesserte Formularstruktur für Configuration Items - Verwaltung |
Kundenmanagement
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| ― | Persönliche Kundenlisten |
| ― | Persönliche Listen von Kundenbenutzern |
Service Management
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| ― | Persönliche Listen für Services und Service-Level-Vereinbarungen |
| ― | Konfiguration von Formularfeldern in beliebiger Reihenfolge für Problem-Management-Aktionen |
| ― | Aufteilung von Benachrichtigungen (E-Mails) an einzelne Empfänger |
| ― | Vordefinierte Organizer-Elemente für Agenten |
| ― | Anzeige von relevantem Wissen beim Verfassen von Notizen und E-Mails |
| ― | Benutzerspezifische Informationen in der Historie einer Anfrage |
| ― | Organizer-Objektgruppen, um den Zugriff auf bestimmte Benutzer einzuschränken |
| ― | Mehrere Methoden zur Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) entsprechend individueller Sicherheitsanforderungen |
| ― | Benutzerausnahmelisten für Konto- und Kennwortrichtlinien |
| ― | 2FA-Methoden für die SSO-Authentifizierung |
| ― | Anpassbare Konto- und Passwortrichtlinien |
| ― | Informationen über bald ablaufende Passwörter |
| ― | Geführte Einrichtung für persönliche 2FA-Präferenzen |
| ― | Verschlüsselte E-Mails für 2FA-Token |
| ― | QR-Code-Generator zur Verwendung für 2FA-Anwendungen |
Leistung
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| ― | Hauptmenü zum schnelleren Zugriff auf verfügbare Module |
| ― | Schnellzugriff für die Erfassung häufiger Meldungen |
| ― | Direkter Zugriff auf persönliche Benachrichtigungen |
| ― | Effizientes Durchsuchen der Geschäftsobjekte |
| ― | Echtzeit-Daten in Business-Objektlisten |
| ― | Business-Objektlisten für Optionen mit oder ohne Überwachung |
| ― | Personeninformationen in Business-Objektlisten in Echtzeit |
Reporting
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| ― | Vordefinierte Reportzeitpläne |
Communication Channels
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| ― | Cloud Service, um Text-, Bild- und Video-Posts aus OTRS heraus zu erstellen |
| ― | Empfangen von Kommentaren zu Social Media Posts in Tickets |
| ― | Antworten auf Social Media Kommentare aus OTRS heraus |
| ― | Empfangen von privaten Nachrichten von Social Media Usern |
| ― | Antworten auf private Social Media Nachrichten aus OTRS heraus |
| ― | Liken von Social Media Kommentaren aus OTRS heraus |
Mobile App
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| ― | Installation über den Apple App Store oder den Google Play Store |
| ― | Registrierung von mehreren OTRS Zugängen (z. B. für Test + Produktion) |
| ― | Jederzeit mobiler Zugriff auf |
| ― | Dashboards |
| ― | Persönliche und allgemeine Listen (z. B. aktuelle Vorfälle) |
| ― | Chat-Nachrichten |
| ― | Benachrichtigungen (z. B. für Eskalationen oder Einsatztermine) |
| ― | Kundendaten |
| ― | Statistiken |
| ― | Services |
| ― | Assets |
| ― | Systemweite Suche (Dynamic Finder) |
| ― | Persönliche Einstellungen (z. B. für Chat-Verfügbarkeit und "Nicht-im-Büro"-Zeiten) |
| ― | und vieles mehr - je nach OTRS Konfiguration |
Geschäftsverlauf
Die Vorteile der Digitalisierung haben Unternehmen mittlerweile erkannt, nicht nur im Hinblick darauf, welche Produkte sie in ihrem Portfolio mit welchen Services anbieten, sondern auch, welche Software sie für die Automatisierung und Professionalisierung der hierfür notwendigen Prozesse intern nutzen. Trotz dieser Erkenntnis, die auch die Prognosen für 2020 bestimmt hatten, war der Geschäftsverlauf von der weltweiten Pandemie beeinflusst.
Die Veröffentlichung unseres Releases OTRS 8, wiederum ohne eine weitere Community Edition, hat erneut unsere Strategie, unseren Fokus auf die Cloud Version von OTRS zu legen, bestätigt. Der Aufwärtstrend von OTRS konnte beibehalten werden. Der nur leichte Rückgang in unserer Loyalitäts-Rate spiegelt die Konsequenzen der Corona Krise und gleichzeitig unsere solide Verankerung im Markt wieder.
KI und Personalisierung -Trends, die wir bereits für 2019 bei der Entwicklung von OTRS 7 berücksichtigt haben, zeigten sich erneut als Treiber. Der Modernisierung des Kundeninterface als Ausdruck der Vielfalt von individuellen Möglichkeiten folgte mit OTRS 8 das Agenteninterface sowie eine App, die vor allem die unterschiedlichen Facetten des mobilen Arbeitens perfekt bedient.
Die wiederum gestiegene Nachfrage nach Security-Dienstleistungen, der unser Produkt STORM powered by OTRS die entsprechenden Antworten liefert, hat dazu geführt, dass wir diesen Bereich verstärkt ausbauen und im Rahmen der Neugestaltung unserer Produktentwicklung eine exponierte Stellung einräumen. Als Unternehmen sind wir uns unserer sozialen Verantwortung bewusst und arbeiten mit "Green OTRS" nicht nur auf eine holistische umweltverträgliche und nachhaltige Unternehmensgestaltung und -führung hin. Wir versuchen mit unserem Serviceportfolio auch die Bemühungen unserer Kunden, nachhaltiger zu agieren, zu unterstützen.
Im Zuge einer steten Weiterentwicklung von Trends und Märkten wird auch die Strategie und deren Umsetzung im Hinblick auf die Produktentwicklung kontinuierlich angepasst. So hat die Bedeutung der Auslagerung von Teilbereichen der IT in den vergangenen Jahren erheblich zugenommen und wird auch weiterhin eine große Rolle in der Unternehmenswelt spielen. Denn Managed Services unterstützen Unternehmen durch optimale Ressourcenallokation und -nutzung, was die Rentabilität erhöht und die betriebliche Effizienz steigert. Darüber hinaus hat die effektive Anpassung an das dynamische Geschäftsumfeld und die Verbesserung der Gewinnmargen das Marktwachstum angekurbelt. Die Implementierung von Managed Services reduziert die IT-Kosten erheblich, erhöht die organisatorische Flexibilität und verschafft einen technischen Vorteil (Quelle: Managed Services Market Analysis, Market Size, Application Analysis, Regional Outlook, Competitive Strategies And Forecasts, 2014 to 2020).
Mit unserer Managed-Lösung folgen wir der Entwicklung, die im Zusammenspiel von Digitaler Transformation und erhöhtem Sicherheitsbedürfnis bei gleichzeitiger Effizienzsteigerung große Relevanz zeigt. Der nächste logische Schritt folgt nun, in dem diese Cloud-Variante in das umfassende Konzept unseres Solution Managements eingebettet wird, um dadurch den Anforderungen an Agilität und Innovation zu entsprechen.
Mitarbeiter
Die Zahl der im Jahresdurchschnitt beschäftigten Arbeitnehmer (ohne Vorstandsmitglieder) belief sich wie im Vorjahr auf 70 zum Bilanzstichtag 2020.
Ertrags-, Finanz- & Vermögenslage
Ertragslage
Im abgelaufenen Geschäftsjahr konnten Umsatzerlöse in Höhe von TEUR 9.708 (Vorjahr: TEUR 9.178) und damit ein Umsatzwachstum in Höhe von TEUR 530 erwirtschaftet werden. Dies entspricht einer Erhöhung um 5,8%. Das nachhaltige Umsatzwachstum zeigt, dass die Wahrnehmung der OTRS Software als ein äußerst nützliches Instrument zur Unternehmenssteuerung stetig steigt.
Das größte Umsatzwachstum konnte bei den wiederkehrenden Erlösen (Recurring Revenues) erreicht werden, welche Jahresverträge mit Zugang zu unserer Software in verschiedenen Ausprägungen sowie Security, Software Updates und Support beinhalten. Diese konnten von TEUR 7.833 um TEUR 1.022 (13,1%) auf TEUR 8.855 gesteigert werden. Sie betragen nun 91,2% des Gesamtumsatzes (im Vorjahr: 85,3%). Wiederkehrende Erlöse resultieren aus bestehenden Verträgen mit festen Laufzeiten nach deren Ablauf in der Regel eine Vertragsverlängerung erfolgt. Eine Steigerung dieser Verträge mit Bestandskunden indiziert gleichermaßen zukünftige Umsatzentwicklungen in diesem Segment. Dies zeigt sich auch in den als passive Rechnungsabgrenzungsposten in der Bilanz ausgewiesenen, erhaltenen Zahlungen, die in den auf den Stichtag folgenden Monaten als Umsatzerlöse ausgewiesen werden (Deferred Income). Diese passiven Rechnungsabgrenzungsposten, die künftige Erlöse repräsentieren, betrugen zum Abschlussstichtag TEUR 5.140 (Vorjahr: TEUR 4.757) und werden in den Monaten der zugrundeliegenden Laufzeit als Umsatzerlöse ausgewiesen.
Durch die Steigerung der wiederkehrenden Erlöse gewinnt die OTRS AG erheblich an Planungssicherheit. Zudem lassen sich hierdurch Ertragssteigerungen bei unterproportional steigendem Ressourceneinsatz erwirtschaften, wodurch sich Skaleneffekte nutzen lassen und die Margen und der Rohertrag gesteigert werden können.
Der Rückgang der übrigen Umsatzerlöse von TEUR 1.345 im Geschäftsjahr 2019 um 36,5% auf TEUR 854 im Geschäftsjahr 2020 ist grundsätzlich der strategischen Ausrichtung der OTRS AG geschuldet, sich überwiegend auf die wiederkehrenden Erlöse (Recurring Revenues) zu fokussieren. Umsatzerlöse aus Consulting und Custom Engineering sind hierbei als unterstützende Hilfsumsätze zu sehen.
Jedoch hängt der überproportionale Rückgang bei den Consultingleistungen gegenüber dem Vorjahr auch mit dem zumindest teilweise COVID-bedingten Rückgang des Abschlusses von Neuverträgen zusammen, da Consultingleistungen in der Regel an neue Vertragsabschlüsse gekoppelt sind.
Kundenspezifische Anpassungen und Entwicklungen (Custom Engineering) werden nur noch in Ausnahmefällen geleistet und machen nur noch einen geringen Teil des Umsatzes aus (37 TEUR).
Den Hauptanteil der Umsatzerlöse erzielt die OTRS AG mit inländischen Kunden. Diese konnten von TEUR 6.372 um TEUR 447 (7,0%) auf TEUR 6.819 gesteigert werden. Der Anteil der Umsatzerlöse mit inländischen Kunden an den gesamten Umsatzerlösen betrug damit 70,2% im Geschäftsjahr 2020 (im Vorjahr: 69,4%). Auch die Umsatzerlöse mit ausländischen Kunden konnten von TEUR 2.806 um TEUR 83 auf TEUR 2.889 gesteigert werden.
Voraussetzung für das stetige und nachhaltige Wachstum ist die ständige Aktualisierung und Verbesserung der Software-Funktionalitäten. Daher wurde auch im abgelaufenen Geschäftsjahr die Softwareentwicklung- und -verbesserungvorangetrieben. In die Weiterentwicklung wurden im abgelaufenen Geschäftsjahr TEUR 2.619 investiert. Hiervon wurden TEUR 1.300 als selbst geschaffene immaterielle Vermögensgegenstände - OTRS 8 - in der Bilanz aktiviert. Für die übrigen Entwicklungskosten waren die Voraussetzungen zur Aktivierung selbst geschaffener immaterieller Vermögensgegenstände nicht erfüllt. Im Geschäftsjahr 2020 wurden planmäßige Abschreibungen auf selbst geschaffene immaterielle Vermögensgegenstände in Höhe von TEUR 379 vorgenommen.
Das Ergebnis vor Zinsen, Steuern und Abschreibungen (EBITDA) belief sich im Geschäftsjahr 2020 auf TEUR 2.308 (Vorjahr: TEUR 1.611). Dabei konnte ein operativer Cashflow in Höhe von TEUR 1.463 erwirtschaftet werden (Vorjahr: TEUR 785). Das Ergebnis vor Zinsen und Steuern (EBIT) betrug TEUR 1.761 gegenüber TEUR 1.115 im Vorjahr.
Die größte Kostenposition bilden für ein Unternehmen mit einem Schwerpunkt auf Dienstleistungen naturgemäß die Personalkosten. Diese betrugen 2020 TEUR 5.853 (Vorjahr: TEUR 5.631), was einer Personalaufwandsquote von 53,1% (im Vorjahr: 55,2%) entspricht. Die durchschnittlichen Personalkosten bezogen auf den durchschnittlichen Mitarbeiterbestand einschließlich Geschäftsleitung lagen im Geschäftsjahr 2020 bei TEUR 80,5 gegenüber TEUR 78,2 im Vorjahr. Der Umsatz je Mitarbeiter einschließlich Geschäftsleitung erhöhte sich gegenüber dem Vorjahr (TEUR 127) auf TEUR 134.
Finanz- & Vermögenslage
Die Bilanzsumme zum 31. Dezember 2020 erhöhte sich im Vergleich zum Vorjahr um 22,8% von TEUR 9.067 auf TEUR 11.134. Das bilanzielle Eigenkapital erhöhte sich infolge des Jahresergebnisses (TEUR 1.215,5) von TEUR 2.749 auf TEUR 3.965. Die Eigenkapitalquote beträgt zum Bilanzstichtag 35,6% (Vorjahr: 30,3%).
Bei einer Erhöhung des Finanzmittelbestandes von TEUR 2.386 um TEUR 364 auf TEUR 2.750 verringerte sich die Liquidität 2. Grades (Quick Ratio) auf 68,8% gegenüber 72,3% im Vorjahr. Die Kennziffer gilt als ein Maß dafür, inwieweit die kurzfristigen Verbindlichkeiten durch liquide Mittel und kurzfristige Vermögenswerte gedeckt sind. Berücksichtigt man dabei, dass die in den kurzfristigen Verbindlichkeiten als "Deferred Income" abgegrenzten Supportverträge (TEUR 5.140) zu keinem künftigen Mittelabfluss führen, sondern künftigen Umsatz darstellen, ergibt sich eine bereinigte Liquidität 2. Grades von 360,8% gegenüber 418,2% im Vorjahr. Vor diesem Hintergrund bestehen derzeit keine Liquiditätsengpässe und die Gesellschaft kann ihren Zahlungsverpflichtungen unter Zugrundelegung eines normalen Geschäftsverlaufes nachkommen. Über Auswirkungen der sich derzeit verbreitenden "Corona-Pandemie" wird im nachfolgenden Prognosebericht informiert.
Ausgewählte Kennziffern
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| 2020 | 2019 | 2018 | 2017 | 2016 | |
|---|---|---|---|---|---|
| Kennzahlen zur Vermögenslage | |||||
| Eigenkapitalquote in % | 36% | 30% | 27% | 30% | 32% |
| Anlagendeckung in % | 60% | 57% | 49% | 52% | 61% |
| Finanz-/Liquiditätsstruktur | |||||
| Liquidität 2. Grades in % | 69% | 72% | 66% | 59% | 68% |
| Kennzahlen zur Erfolgslage | |||||
| EBIT (in T€) | 1.761 | 1.115 | 579 | 128 | 131 |
| EBITDA (in T€) | 2.308 | 1.611 | 970 | 510 | 534 |
| Umsatzwachstum in % gg. Vorjahr | 6% | 10% | 9% | 5% | 14% |
| Umsatzrendite in % | 13% | 9% | 5% | 2% | 1% |
| Eigenkapitalrendite in % | 31% | 28% | 23% | 7% | 6% |
| Deferred Income (in T€) | 5.140 | 4.757 | 4.248 | 3.512 | 2.833 |
| Umsatz pro Mitarbeiter (in T€) | 134 | 127 | 128 | 131 | 133 |
| Andere | |||||
| R&D Costs (in T€) | 2.619 | 2.115 | 1.716 | 1.399 | 1.166 |
| R&D Cost Ratio | 27% | 23% | 21% | 18% | 16% |
Prognose-, Risiko- & Chancenbericht
Prognosebericht
Die Corona-Pandemie hat das Wirtschaftsgeschehen in 2020 in einem weitaus größeren Maße beeinflusst, als dies jemand zu Beginn des Jahres hätte absehen können. Viele bisher gültige Parameter zu Prognose und Bewertungen haben angesichts der maßgeblichen und vermutlich nachhaltigen Veränderungen ihre Bedeutung verloren. Deutlich geworden ist hingegen, dass bereits vorher vorliegende Unterschiede in Markt- und gesellschaftlichem Geschehen die regionalen Unterschiede weiter verschärft haben.
Der lang andauernde Ausnahmezustand hat seine Spuren hinterlassen. Die Ausläufer der Corona-Krise werden die Wachstumsmöglichkeiten auch in 2021 maßgeblich bestimmen.
Der große Schub, den die Digitale Transformation in Unternehmen erfahren hat, kommt uns insofern zu Gute, als wir Produkte und Services anbieten, für die durch die veränderten Arbeitsbedingungen ein erkennbarer Bedarf besteht. Dennoch ist zu konstatieren, dass keineswegs alle Unternehmen und so auch unsere Bestandskunden in der Lage sein werden, diesen Bedarf umzusetzen. Zudem lässt sich trotz eines granularen Monitorings unserer Dashboard-Zahlen zwar frühzeitig eine negative Entwicklung bei diesen Kunden identifizieren, aber keineswegs verhindern.
Der von uns eingeschlagene Weg der Fokussierung auf Managed OTRS hat sich auch in den Zeiten der Krise bewährt und wird deswegen von uns weiter fortgesetzt. Zusammen mit einer Strategie, die auf Agilität und ein dynamisches, flexibles und schnell verfügbares Angebotsportfolio setzt, sehen wir auch den anstehenden Ausläufern des Krisengeschehens positiv entgegen.
2020 hat uns gezeigt, dass Innovation als Schlüsselbegriff für Produkte und Services zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil wird.
Wir haben flexibel und schnell auf die Veränderungen und Herausforderungen reagieren können und gleichzeitig den Grundstein gelegt für einen wesentlichen und auf Innovation und Zukunftsorientierung ausgerichteten unternehmerischen Change-Prozess. Die Einführung und Umsetzung eines Konzepts zum Ausbau unserer Software zum OTRS Solution Management lässt uns weiter notwendig werdenden Anpassungen optimistisch begegnen.
Aussage zur voraussichtlichen Entwicklung
Unsere vorausschauende Planung und unser exaktes Monitoring und Auswerten von Marktgegebenheiten, Kundenverhalten, Veränderungen des Sales-Zyklus und Kundenloyalität haben dazu beigetragen, dass uns die durch Corona bedingten Veränderungen in einer Weise betroffen haben, die zu keinem existenziellen Schaden geführt haben. Dennoch mussten wir ein reduziertes Wachstum in Kauf nehmen.
Wir beobachten die weiteren Entwicklungen aufmerksam, da sich erst im Laufe des Jahres die Effekte auf unsere Bestandskunden zeigen werden, unter anderem in Abhängigkeit von Test- und Impfkonzepten und weiteren Entscheidungen der Bundesregierung.
Für das Geschäftsjahr 2021 sollen die Umsatzerlöse trotz anhaltender Corona-Pandemie gesteigert werden. Dabei gehen wir von einem Umsatzwachstum von 5% aus. Die prognostizierten Gesamtumsatzerlöse für das Geschäftsjahr 2021 werden somit erstmals >10 Mio. EUR betragen.
Damit folgen wir erneut unserem Trend eines kontinuierlichen, gemäßigten Wachstums.
Die von uns entwickelten Szenarien, mit denen wir die mögliche Entwicklung des Neu- und Bestandskundengeschäfts abbilden, haben sich bewährt. Wir hatten zu jedem Zeitpunkt ein genaues Abbild der Situation und konnten den jeweiligen Status granular den entsprechenden Szenarien zuordnen. Zum Jahresende haben wir uns weiterhin in Szenario 1 bewegt, also unserem "Best Case". Wir können resümieren, dass auch weiterhin keine Kündigungen notwendig sind und Kurzarbeit ebenfalls nicht ansteht. Im Gegenteil haben wir Investitionen vor allem im Bereich von fachlich-technischer Qualifikation und Know-how getätigt, um unseren Innovationsgedanken voranzutreiben.
Grundsätzlich sehen wir die Möglichkeit von Wachstumsaussichten als gegeben, wenn die anhaltenden geopolitischen Spannungen und Konflikte weiterhin keinen Einfluss auf unsere Branche zeigen und länder- und regionsübergreifende Epidemien - wie aktuell die Corona-Pandemie - uns in einem zeitlich begrenzten Rahmen belasten sollten.
Die Notwendigkeit für virtuelles Arbeiten (aktuell vor allem die gezwungene Verlagerung von Mitarbeitern ins Home-Office) zu forcieren, hat die Attraktivität unserer Produkte und Dienstleistungen gesteigert, jedoch sind wir keinesfalls Corona-Gewinner! Die Tendenz, dass die Corona-Pandemie die Digitale Transformation vorantreibt, berührt uns nur mittelbar. Der Vorteil, den uns die von uns besetzte Marktnische bringt, wird nicht unwesentlich durch die verhaltene Aktionsbereitschaft der Unternehmen kompensiert.
Für unseren nachhaltigen Erfolg bedarf es kompetenter und engagierter Mitarbeiter. Ihre Zufriedenheit und Motivation sichern wir durch überlegte Investitionen in eine Unternehmenskultur, die durch Chancengleichheit, ein attraktives und modernes Arbeitsumfeld sowie eine zukunftsfähige Organisation und Struktur definiert ist.
Wir leben und übernehmen aktiv Verantwortung für Umwelt, Sicherheit und Gesellschaft. Als Unternehmen sind wir Vorbild für ein modernes, transparentes und erfolgreiches Arbeiten und streben darüber hinaus nach operativer Exzellenz in unseren Arbeits- und Geschäftsprozessen.
Risiken- und Chancenbericht
Für den nachhaltigen Erfolg unseres Unternehmens ist es entscheidend, dass wir die Risiken und Chancen, die sich aus unserer operativen Tätigkeit ergeben, frühzeitig erkennen und vorausschauend steuern. Der verantwortungsvolle Umgang mit den Risiken wird durch ein umfassendes Risikomanagementsystem unterstützt. Das Ziel der OTRS AG ist es, den Unternehmenswert im Sinne der Anteilseigner mittels eines ausbalancierten Chance-Risiko-Verhältnisses zu steigern.
Die Steuerung und Überwachung der einzelnen Bereiche Consulting, Development und Global Managed Services sowie die nicht direkt einen Zahlungsstrom generierenden Bereiche wie Marketing und Administration werden monatlich analysiert und mit der unternehmenseigenen Planung sowie regelmäßig aktualisierten Forecasts verglichen. Um bestandsgefährdende Risiken zuverlässiger identifizieren zu können, werden im Rahmen eines Risikofrüherkennungssystems Frühwarnindikatoren in Form von Kennzahlen definiert, deren Veränderung bzw. Entwicklung kontinuierlich überprüft wird. Neben den im Folgenden genannten Risikofaktoren können generell Risiken, die noch nicht bekannt sind oder Risiken, die zunächst als unwesentlich eingeschätzt werden, die Geschäftstätigkeit beeinträchtigen.
Rechtliche und wirtschaftliche Risiken, die den Fortbestand des Unternehmens gefährden
Wirtschaftliche Geschäftsrisiken können in einer nicht ausreichenden Marktakzeptanz des Produktes bestehen bzw. aufgrund der stärkeren Positionierung von Mitbewerbern. Wesentliche Voraussetzungen, um dieses Risiko zu reduzieren, sind die hohe Flexibilität in der Anpassung des Produktes an die Kundenbedürfnisse und die Möglichkeit, die Marktpräsenz dynamisch zu erweitern.
Eine weitere Verringerung des Risikos erreichen wir zusätzlich durch die Durchsetzung unseres Markenrechtes, welches insbesondere Graumarktanbietern die Möglichkeit verwehrt, mit von uns hergestellten und finanzierten Produkten Umsätze zu generieren.
Der Software-Markt, insbesondere im Bereich von Customer Solutions, lebt in der so genannten VUCA Welt, das heißt, er unterliegt in hohem Maße Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambiguität.
Mit unserer Strategie, eine Differenzierung zwischen OTRS als Cloud-Lösung und der frei verfügbaren ((OTRS)) Community Edition herbeizuführen, haben wir mehr Flexibilität und Unabhängigkeit erreicht und können uns an die sich stetig ändernden Anforderungen der verschiedenen Teilmärkte dynamisch anpassen.
Bereits die Einführung der OTRS Business Solution™ Managed im Jahr 2015 hatte der OTRS AG Exklusivität verschafft und die Kundenbindung deutlich gestärkt. Der nun erfolgte nächste Schritt bis auf weiteres keine ((OTRS)) Community Edition zu veröffentlichen, trägt zusätzlich dazu bei, das Wirkungsfeld von Konkurrenten, die Software-Dienstleistungen für OTRS anbieten, auf deren lokalen Heimatmärkten und ebenso international erfolgreich zu begrenzen.
Darüber hinaus haben wir durch die aktive Kommunikation zum Lifecycle unserer Releases - so zum Beispiel "end of life" OTRS 6/Community Edition - mehr Aufmerksamkeit in der User Community und der Presse für diese Strategie erreichen können und damit auch das Potenzial der Graumarktanbieter eingeschränkt.
Gleichzeitig arbeiten wir gezielt mit einem umfassenden Marketing und innovativem Produktmanagement daran, unseren Marktanteil kontinuierlich zu steigern. Unser Bestreben geht dahin, langfristig ein breites Spektrum an unterschiedlichen Kunden- und Interessentengruppen auf verschiedenen Märkten zu erreichen.
Finanzwirtschaftliche Risiken
Eine Verschlechterung der Liquidität kann für Unternehmen wesentliche bzw. gar bestandsgefährdende Risiken zur Folge haben. Die OTRS AG verfügt zum Berichtszeitpunkt über eine sehr gute Liquiditätsausstattung. Diese kommt dadurch zustande, dass unser Vertriebsmodell Vorabzahlungen für die Verträge auf jährlicher Basis beinhaltet.
In der zurzeit bestehenden Corona-Krise haben wir damit gegenüber anderen Unternehmen zunächst den Vorteil, nicht von akutem Liquiditätsmangel betroffen zu sein.
Forderungsausfallrisiken
Forderungsausfälle stellen ein latentes Risiko dar. Diese können in ihrer Kumulation im Extremfall den Fortbestand eines Unternehmens gefährden. Das Risiko von Forderungsausfällen kann sich in Zeiten einer Finanzmarktkrise erhöhen. Der wirtschaftliche Erfolg hängt jedoch nicht von einigen wenigen Kunden ab, vielmehr verfügt die OTRS AG über eine Vielzahl sehr bedeutender Kunden, damit ist das Forderungsausfallrisiko begrenzt. Dabei profitieren wir generell von einer heterogenen Kundenstruktur; wir konzentrieren uns also weder auf eine spezielle Branche noch auf eine Organisationsgröße und können damit auch konjunkturelle Schwankungen gut ausgleichen.
Auch hier beobachten wir in einem engmaschigen Monitoring, wenn es zu Zahlungsverzögerungen oder -ausfällen kommt. Mit verkürzten Mahnverfahren und der schnelleren Erwirkung eines Titels wirken wir Forderungsausfällen in der derzeitigen Krisensituation entgegen.
Risiken aus Wechselkursschwankungen
Die internationale Geschäftstätigkeit der OTRS AG bringt Zahlungsströme in unterschiedlichen Währungen mit sich. Der Großteil der Geschäfte wird jedoch im Euroraum getätigt, weshalb das Währungsrisiko begrenzt ist. Auslandsgeschäfte werden entsprechend über unsere Niederlassungen abgewickelt, so dass Wechselkursschwankungen in den entsprechenden Ländern für die OTRS AG von untergeordneter Bedeutung sind.
Wirtschaftliche Chancen
Die derzeitige Lage und die örtliche Verlagerung der betrieblichen Tätigkeiten (Home Office) bergen neben den Risiken für Unternehmen und deren Fortbestand auch Chancen für uns und den Vertrieb unserer Lösung. Da wir virtuelles Arbeiten professionell unterstützen, können wir in der derzeitigen Situation quasi als Rettungsanker für viele Branchen fungieren, um ihre Betriebsprozesse aufrecht zu erhalten. Wir sehen hier nicht nur gesteigerte Absatzmöglichkeiten während der Pandemie, sondern vielmehr auch Chancen, unsere Lösung als ein Instrument zur Risikominimierung in Krisensituationen langfristig zu etablieren. Als Ratgeber und Vorreiter für Remote-Dienstleistungen definieren wir ein ausbaufähiges Dienstleistungsangebot, welches wir als Chance zum Wachstum in der Krise begreifen.
Im Rahmen der weltweiten Geschäftstätigkeit eröffnen sich für die OTRS AG weitere zahlreiche Chancen. Nachfolgend ein Überblick über mögliche Chancen der künftigen Entwicklung:
Internationale Expansion
Lassen sich Vertriebsaktivitäten und Serviceangebote ohne erhöhten Mehraufwand und/oder verringerte Erfolgschancen remote erbringen, steuern wir die internationale Expansion im Rahmen der zunehmenden Virtualisierung vom Headquarter aus. Nur dort, wo sich gute Vertriebsperspektiven zeigen und deren Umsetzung ein Team vor Ort erfordert, erwägen wir den Aufbau einer Niederlassung, vorzugsweise mit einer an die Standortgegebenheiten angepassten Vertriebs- und Servicestruktur. Wir haben auch im laufenden Geschäftsjahr den eingeschlagenen Pfad, unsere wichtigsten Märkte intensiv zu beobachten und - wo erfolgsversprechend - weiter auf- und auszubauen, fortgesetzt.
Die bestehenden Niederlassungen durch kontinuierlichen Support und Wissenstransfer zu unterstützen und verstärkt darauf zu achten, sie auch kulturell im Sinne einer Global Corporate Culture einzubinden, lässt uns Synergien voll ausschöpfen. Unsere zuletzt gegründete Niederlassung, OTRS Magyarorszag Kft. in Budapest, hat sich auch im dritten Jahr erfolgreich behauptet und unterstreicht unsere Expansionsstrategie.
Managed Services
In Zeiten, in denen sich Geschäftsaktivitäten zunehmend virtuell etablieren und wir große Teile unserer Daten in Clouds verfügbar halten, entspricht unser Angebot, OTRS als Managed-Lösung anzubieten, weiterhin dem Trend.
Auch langfristig gesehen ist Cloud Computing ein wichtiger Bestandteil des IT-Marktes und wird als wesentlicher Treiber in der Digitalen Transformation gesehen.
Die Möglichkeit, OTRS zu nutzen, ohne die Instanz(en) auf betriebseigenen Rechnern zu installieren, ist für viele Unternehmen attraktiv und bietet vor allem auch mittelständischen Firmen mit begrenzter Infrastruktur und beschränkten personellen Ressourcen den Zugriff auf eine professionelle Softwarelösung.
Bis zum 31. Dezember 2020 konnten wir die Anzahl der Kunden unserer Managed-Lösung von 241 (Stand 31. Dezember 2019) auf 291 erhöhen. Damit ist das Vertragsvolumen unserer Managed-Lösung von 45% (31. Dezember 2019) auf 49% (31. Dezember 2020) des Gesamtvertragsvolumens gestiegen.
Innerbetriebliche Risiken
Die Wertschöpfungskette der OTRS AG umfasst alle Schritte der Geschäftstätigkeit von der Entwicklung über das Marketing, die Beratung, den Vertrieb bis hin zur Wartung und Schulung. Störungen innerhalb bzw. zwischen diesen Bereichen können zu Problemen bis hin zum vorübergehenden Erliegen von Arbeitsabläufen in einzelnen oder mehreren Bereichen führen.
Des Weiteren beinhaltet ein zügiges Unternehmenswachstum das Risiko, dass die Verwaltungsstrukturen sowie die Aufbau- und Ablauforganisation nicht im gleichen Tempo angepasst werden können. Speziell im Hinblick auf die Weiterentwicklung von wirksamen Prozessen innerhalb der Aufbau- und Ablauforganisation investieren wir kontinuierlich und passen uns damit den Bedürfnissen eines wachsenden Unternehmens an.
Unsere Aufbau- und Ablauforganisation zusammen mit unserer Unternehmenskommunikation haben wir so ausgestattet, dass Verzögerungen bzw. Störungen oder Unklarheiten in Prozessen frühzeitig gemeldet werden. So kann ein reibungsloser Ablauf bzw. kurzfristige Behebung von Störungen gewährleistet und ein Ausfall unseres Angebotes - sei es Software oder Dienstleistung - mit einer sehr geringen Eintrittswahrscheinlichkeit bewertet werden.
Erfahrene Mitarbeiter, bewährte Verwaltungs- und Steuerungssysteme, gezielte Personal- und Organisationsentwicklungsmaßnahmen sowie das bestehende System aus überwachten Risikoindikatoren, das stetig an die aktuellen Entwicklungen und Erfordernisse angepasst wird, sorgen zusätzlich für ein höchstmögliches Maß an Kontrolle.
Risiken aus Umwelt und Soziales
Der Anspruch an die Übernahme von sozialer Verantwortung durch Unternehmen ist in den vergangenen Jahren massiv gewachsen. Marktbestimmende Nachhaltigkeits- und Verantwortungsaspekte in unseren Produkten und Prozessen könnten unter anderem zu erheblichen Wettbewerbsnachteilen, Imageeinbußen oder Gesetzesverstößen führen.
Als Gegenmaßnahme wurde der Kompetenzbereich CSR mit einem umfassenden Nachhaltigkeitskonzept implementiert, der sich vor allem mit dem Erreichen unserer Nachhaltigkeitsziele und deren Steuerung beschäftigt. Sensibilisierungsmaßnahmen für das Management und die Mitarbeiter zu nachhaltigem Handeln sowie die systemische Verankerung von Nachhaltigkeitsaspekten in unseren Steuerungs- und Entscheidungsprozessen wirken diesem Risiko ebenfalls entgegen. So haben wir bspw. auch bei der Auswahl unserer Hosting Provider solche gewählt, die nachweislich umweltorientiert und ressourcenschonend agieren.
Chancen aus Umwelt und Soziales
Im Rahmen unserer Strategie "Green OTRS" ist die Arbeit an einem nachhaltigen Serviceangebot, das sich an entsprechend agierende Unternehmen richtet, eine nicht unwichtige Säule. Damit richten wir nicht nur unser Unternehmen nachhaltig aus. Durch die Implementierung von Nachhaltigkeitsaspekten in unseren Produkten und Dienstleistungsangeboten haben wir die Chance, neue Kundengruppen anzusprechen und zu gewinnen und die Wahrnehmung der Marke OTRS in der Öffentlichkeit mit einem weiteren positiven Aspekt zu versehen. Die Stärkung unserer Kultur mittels Aktivitäten im Bereich Integrität kann zudem dem zukünftigen Fachkräftemangel entgegenwirken und dafür sorgen, dass die OTRS Group auch künftig attraktiv für Absolventen und Mitarbeiter bleibt.
Oberursel, 31. März 2021
André Mindermann, Vorstandsvorsitzender
Christopher Kuhn, Vorstand
Sabine Riedel, Vorstand
Bilanz zum 31.12.2020
Aktiva
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| 31/12/2020 EUR |
31/12/2019 EUR |
|
|---|---|---|
| A. Anlagevermögen | 6.650.238,29 | 4.835.692,08 |
| I. Immaterielle Vermögensgegenstände | 2.723.426,72 | 1.897.844,49 |
| 1. selbst geschaffene gewerbliche Schutzrechte und ähnliche Rechte und Werte | 2.352.074,00 | 625.544,00 |
| 2. in der Entwicklung befindliche immaterielle Vermögenswerte | 217.950,72 | 1.023.618,49 |
| 3. entgeltlich erworbene Konzessionen, gewerbliche Schutzrechte und ähnliche Rechte und Werte sowie Lizenzen an solchen Rechten und Werten | 1,00 | 2,00 |
| 4. Geschäfts- oder Firmenwert | 153.401,00 | 248.680,00 |
| II. Sachanlagen | 136.749,00 | 133.804,41 |
| 1. andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung | 136.749,00 | 130.492,50 |
| 2. geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau | 0,00 | 3.311,91 |
| III. Finanzanlagen | 3.790.062,57 | 2.804.043,18 |
| 1. Anteile an verbundenen Unternehmen | 2.773.078,55 | 2.764.183,40 |
| 2. Ausleihungen an verbundene Unternehmen | 39.857,78 | 39.857,78 |
| 3. Beteiligungen | 2,00 | 2,00 |
| 4. Rückdeckungsansprüche aus Lebensversicherungen | 977.124,24 | 0,00 |
| B. Umlaufvermögen | 4.382.218,94 | 4.154.248,18 |
| I. Vorräte | 11.823,50 | 679,25 |
| 1. in Arbeit befindliche Aufträge | 11.823,50 | 679,25 |
| II. Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände | 1.620.627,87 | 1.767.646,80 |
| 1. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen | 1.174.233,17 | 1.291.731,31 |
| 2. Forderungen gegen verbundene Unternehmen | 382.068,53 | 344.226,35 |
| 3. sonstige Vermögensgegenstände | 64.326,17 | 131.689,14 |
| III. Kassenbestand, Bundesbankguthaben, Guthaben bei Kreditinstituten und Schecks | 2.749.767,57 | 2.385.922,13 |
| C. Rechnungsabgrenzungsposten | 102.023,40 | 77.503,91 |
| 11.134.480,63 | 9.067.444,17 | |
| Passiva | ||
| 31/12/2020 EUR |
31/12/2019 EUR |
|
| A. Eigenkapital | 3.964.521,85 | 2.749.050,72 |
| I. gezeichnetes Kapital | 1.916.300,00 | 1.916.300,00 |
| II. Gewinnrücklagen | ||
| 1. gesetzliche Rücklage | 102.411,55 | 41.637,99 |
| III. Bilanzgewinn | 1.945.810,30 | 791.112,73 |
| B. Rückstellungen | 594.141,60 | 570.027,64 |
| 1. Steuerrückstellungen | 167.671,03 | 13.571,50 |
| 2. sonstige Rückstellungen | 426.470,57 | 556.456,14 |
| C. Verbindlichkeiten | 617.027,61 | 436.744,67 |
| 1. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen | 168.889,98 | 102.771,93 |
| - davon mit einer Restlaufzeit bis zu einem Jahr EUR 168.889,98 (EUR 102.771,93) | ||
| 2. Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen | 120.052,85 | 11.590,60 |
| - davon mit einer Restlaufzeit bis zu einem Jahr EUR 120.052,85 (EUR 11.590,60) | ||
| 3. sonstige Verbindlichkeiten | 328.084,78 | 322.382,14 |
| - davon aus Steuern EUR 259.352,88 (EUR 241.866,46) | ||
| - davon im Rahmen der sozialen Sicherheit EUR 7.881,61 (EUR 7.654,34) | ||
| - davon mit einer Restlaufzeit bis zu einem Jahr EUR 328.084,78 (EUR 322.382,14) | ||
| D. Rechnungsabgrenzungsposten | 5.140.126,07 | 4.756.975,64 |
| E. Passive latente Steuern | 818.663,50 | 554.645,50 |
| 11.134.480,63 | 9.067.444,17 |
Gewinn- und Verlustrechnung vom 01.01.2020 bis 31.12.2020
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| 31.12.2020 EUR |
31.12.2019 EUR |
|
|---|---|---|
| 1. Umsatzerlöse | 9.708.188,21 | 9.177.907,31 |
| 2. Erhöhung des Bestands in Arbeit befindlicher Aufträge | 11.144,25 | 679,25 |
| 3. andere aktivierte Eigenleistungen | 1.299.816,62 | 1.023.618,49 |
| 4. sonstige betriebliche Erträge | 390.660,06 | 329.042,54 |
| - davon Erträge aus der Währungsumrechnung EUR 483,10 (EUR 288,18) | ||
| 5. Materialaufwand | 1.849.711,28 | 1.388.281,51 |
| a) Aufwendungen für bezogene Leistungen | 1.849.711,28 | 1.388.281,51 |
| 6. Personalaufwand | 5.852.903,66 | 5.631.430,77 |
| a) Löhne und Gehälter | 5.085.080,40 | 4.888.737,57 |
| b) soziale Abgaben und Aufwendungen für Altersversorgung und für Unterstützung | 767.823,26 | 742.693,20 |
| - davon für Altersversorgung EUR 14.811,18 (EUR 14.714,34) | ||
| 7. Abschreibungen | 546.904,54 | 495.340,77 |
| a) auf immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens und Sachanlagen | 546.904,54 | 495.340,77 |
| 8. sonstige betriebliche Aufwendungen | 1.391.941,13 | 1.891.620,49 |
| - davon Aufwendungen aus der Währungsumrechnung EUR 514,00 (EUR 566,18) | ||
| 9. Erträge aus anderen Wertpapieren und Ausleihungen des Finanzanlagevermögens | 6.625,55 | 0,00 |
| 10. sonstige Zinsen und ähnliche Erträge | 2.842,87 | 8.071,84 |
| - davon aus verbundenen Unternehmen EUR 2.192,18 (EUR 6.863,41) | ||
| 11. Zinsen und ähnliche Aufwendungen | 690,00 | 690,00 |
| 12. Steuern vom Einkommen und vom Ertrag | 547.828,08 | 341.151,00 |
| - davon Aufwendungen aus der Zuführung und Auflösung latenter Steuern EUR 499.132,03 (EUR 299.152,50) | ||
| - davon Erträge aus der Zuführung und Auflösung latenter Steuern EUR 235.114,03 (EUR 123.403,00) | ||
| 13. Ergebnis nach Steuern | 1.229.298,87 | 790.804,89 |
| 14. sonstige Steuern | 13.827,74 | 9.234,39 |
| 15. Jahresüberschuss | 1.215.471,13 | 781.570,50 |
| 16. Gewinnvortrag aus dem Vorjahr | 791.112,73 | 48.621,21 |
| 17. Einstellungen in Gewinnrücklagen | 60.773,56 | 39.078,98 |
| a) in die gesetzliche Rücklage | 60.773,56 | 39.078,98 |
| 18. Bilanzgewinn | 1.945.810,30 | 791.112,73 |
Brutto-Anlagenspiegel zum 31.12.2020
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| Anschaffungs-, Herstellungskosten 01.01.2020 EUR |
Zugänge EUR |
Abgänge EUR |
Umbuchungen EUR |
|
|---|---|---|---|---|
| I. Immaterielle Vermögensgegenstände | 5.110.975,65 | 1.299.816,62 | 822,69 | 0,00 |
| 1. Selbst geschaffene gewerbliche Schutzrechte und ähnliche Rechte und Werte | 2.652.419,90 | 0,00 | 0,00 | 2.105.484,39 |
| 2. In der Entwicklung befindliche immaterielle Vermögenswerte | 1.023.618,49 | 1.299.816,62 | 0,00 | -2.105.484,39 |
| 3. entgeltlich erworbene Konzessionen, gewerbliche Schutzrechte und ähnliche Rechte und Werte sowie Lizenzen an solchen Rechten und Werten | 6.470,69 | 0,00 | 822,69 | 0,00 |
| 4. Geschäfts- oder Firmenwert | 1.428.466,57 | 0,00 | 0,00 | 0,00 |
| II. Sachanlagen | 539.123,91 | 88.202,24 | 209.753,21 | 0,00 |
| 1. andere Anlagen. Betriebs- und Geschäftsausstattung | 535.812,00 | 88.202,24 | 209.753,21 | 3.311,91 |
| 2. geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau | 3.311,91 | 0,00 | 0,00 | -3.311,91 |
| III. Finanzanlagen | 2.805.284,17 | 986.019,39 | 0,00 | 0,00 |
| 1. Anteile an verbundenen Unternehmen | 2.764.183,40 | 8.895,15 | 0,00 | 0,00 |
| 2. Ausleihungen an verbundene Unternehmen | 39.857,78 | 0,00 | 0,00 | 0,00 |
| 3. Beteiligungen | 1.242,99 | 0,00 | 0,00 | 0,00 |
| 4. Rückdeckungsansprüche aus Lebensversicherungen | 0,00 | 977.124,24 | 0,00 | 0,00 |
| 8.455.383,73 | 2.374.038,25 | 210.575,90 | 0,00 |
scrollen
| Anschaffungs-, Herstellungskosten 31.12.2020 EUR |
kumulierte Abschreibungen 1/1/2020 EUR |
|
|---|---|---|
| I. Immaterielle Vermögensgegenstände | 6.409.969,58 | 3.213.131,16 |
| 1. Selbst geschaffene gewerbliche Schutzrechte und ähnliche Rechte und Werte | 4.757.904,29 | 2.026.875,90 |
| 2. In der Entwicklung befindliche immaterielle Vermögenswerte | 217.950,72 | 0,00 |
| 3. entgeltlich erworbene Konzessionen, gewerbliche Schutzrechte und ähnliche Rechte und Werte sowie Lizenzen an solchen Rechten und Werten | 5.648,00 | 6.468,69 |
| 4. Geschäfts- oder Firmenwert | 1.428.466,57 | 1.179.786,57 |
| II. Sachanlagen | 417.572,94 | 405.319,50 |
| 1. andere Anlagen. Betriebs- und Geschäftsausstattung | 417.572,94 | 405.319,50 |
| 2. geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau | 0,00 | 0,00 |
| III. Finanzanlagen | 3.791.303,56 | 1.240,99 |
| 1. Anteile an verbundenen Unternehmen | 2.773.078,55 | 0,00 |
| 2. Ausleihungen an verbundene Unternehmen | 39.857,78 | 0,00 |
| 3. Beteiligungen | 1.242,99 | 1.240,99 |
| 4. Rückdeckungsansprüche aus Lebensversicherungen | 977.124,24 | 0,00 |
| 10.618.846,08 | 3.619.691,65 |
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| Abschreibungen Geschäftsjahr EUR |
Abgänge EUR |
Umbuchungen EUR |
kumulierte Abschreibungen 12/31/2020 EUR |
Zuschreibungen Geschäftsjahr EUR |
Buchwert 12/31/2020 EUR |
|
|---|---|---|---|---|---|---|
| I. Immaterielle Vermögensgegenstände | 474.233,39 | 821,69 | 0,00 | 3.686.542,86 | 0,00 | 2.723.426,72 |
| 1. Selbst geschaffene gewerbliche Schutzrechte und ähnliche Rechte und Werte | 378.954,39 | 0,00 | 0,00 | 2.405.830,29 | 0,00 | 2.352.074,00 |
| 2. In der Entwicklung befindliche immaterielle Vermögenswerte | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 217.950,72 |
| 3. entgeltlich erworbene Konzessionen, gewerbliche Schutzrechte und ähnliche Rechte und Werte sowie Lizenzen an solchen Rechten und Werten | 0,00 | 821,69 | 0,00 | 5.647,00 | 0,00 | 1,00 |
| 4. Geschäfts- oder Firmenwert | 95.279,00 | 0,00 | 0,00 | 1.275.065,57 | 0,00 | 153.401,00 |
| II. Sachanlagen | 72.671,15 | 197.166,71 | 0,00 | 280.823,94 | 0,00 | 136.749,00 |
| 1. andere Anlagen. Betriebs- und Geschäftsausstattung | 72.671,15 | 197.166,71 | 0,00 | 280.823,94 | 0,00 | 136.749,00 |
| 2. geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 |
| III. Finanzanlagen | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 1.240,99 | 0,00 | 3.790.062,57 |
| 1. Anteile an verbundenen Unternehmen | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 2.773.078,55 |
| 2. Ausleihungen an verbundene Unternehmen | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 39.857,78 |
| 3. Beteiligungen | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 1.240,99 | 0,00 | 2,00 |
| 4. Rückdeckungsansprüche aus Lebensversicherungen | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 977.124,24 |
| 546.904,54 | 197.988,40 | 0,00 | 3.968.607,79 | 0,00 | 6.650.238,29 |
Anhang
Allgemeine Angaben
Der Jahresabschluss der OTRS AG wurde auf der Grundlage der Rechnungslegungsvorschriften des Handelsgesetzbuchs unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung aufgestellt.
Ergänzend zu diesen Vorschriften waren die Regelungen des Aktiengesetzes zu beachten.
Die Gliederung des Jahresabschlusses erfolgt nach Maßgabe der Vorschriften für Kapitalgesellschaften des HGB und des AktG, insbesondere §§ 266, 275 HGB, §§ 150 bis 161 AktG. Von größenabhängigen Erleichterungen des HGB hinsichtlich Gliederung und Ausweis wird teilweise Gebrauch gemacht.
Für die Gewinn- und Verlustrechnung wurde das Gesamtkostenverfahren gewählt.
Nach den in § 267 HGB angegebenen Größenklassen ist die Gesellschaft eine mittelgroße Kapitalgesellschaft. Von größenabhängigen Erleichterungen für mittelgroße Kapitalgesellschaften wird teilweise Gebrauch gemacht.
Die Aktien der Gesellschaft wurden am 23. Dezember 2009 zum Handel im First Quotation Board der Frankfurter Wertpapierbörse zugelassen und sind am 29. Juni 2012 in den Entry Standard der Frankfurter Wertpapierbörse einbezogen worden. Seit dem 01. März 2017 sind die Aktien der Gesellschaft in das Basic Board der Frankfurter Wertpapierbörse einbezogen.
Angaben zur Identifikation der Gesellschaft laut Registergericht
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| Firmenname laut Registergericht: | OTRS AG |
| Firmensitz laut Registergericht: | Oberursel |
| Registereintrag: | Handelsregister |
| Registergericht: | Bad Homburg v. d. Höhe |
| Register-Nr.: | HRB 10751 |
Angaben zur Bilanzierung und Bewertung einschließlich steuerrechtlicher Maßnahmen
Gegenüber dem Vorjahr abweichende Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden
Beim Jahresabschluss konnten die bisher angewandten Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden im Wesentlichen übernommen werden.
Bilanzierungs- und Bewertungsgrundsätze
Im Jahresabschluss sind sämtliche Vermögensgegenstände, Schulden, Rechnungsabgrenzungsposten, Aufwendungen und Erträge enthalten, soweit gesetzlich nichts anderes bestimmt ist. Die Posten der Aktivseite sind nicht mit Posten der Passivseite, Aufwendungen nicht mit Erträgen, Grundstücksrechte nicht mit Grundstückslasten verrechnet worden.
Bei der Bewertung wurde von der Fortführung des Unternehmens ausgegangen. Die Vermögensgegenstände und Schulden wurden einzeln bewertet. Es ist vorsichtig bewertet worden, namentlich sind alle vorhersehbaren Risiken und Verluste, die bis zum Abschlussstichtag entstanden sind, berücksichtigt worden, selbst wenn diese erst zwischen dem Abschlussstichtag und der Aufstellung des Jahresabschlusses bekannt geworden sind.
Gewinne sind nur berücksichtigt worden, wenn sie bis zum Abschlussstichtag realisiert wurden. Aufwendungen und Erträge des Geschäftsjahres sind unabhängig vom Zeitpunkt der Zahlung berücksichtigt worden.
Das Anlagevermögen weist nur Gegenstände aus, die bestimmt sind, dem Geschäftsbetrieb auf Dauer zu dienen.
Selbst geschaffene immaterielle Vermögensgegenstände werden entsprechend dem Wahlrecht nach § 248 Abs. 2 S. 1 HGB mit den Herstellungskosten in Form der Entwicklungskosten gemäß § 255 Abs. 2 a) HGB aktiviert, sofern und soweit die Vermögensgegenstandseigenschaft zu bejahen ist und die Entwicklungskosten gemäß § 255 Abs. 2 a) HGB abgegrenzt und zugeordnet werden konnten. In die Aktivierung werden die Entwicklungskosten einbezogen, die nach Manifestation der technischen Realisierbarkeit bis zur Fertigstellung des immateriellen Vermögensgegenstandes anfallen. Die Kosten der Forschungsphase werden hingegen nicht aktiviert, sondern sofort als Aufwand erfasst. Die Entwicklungskosten enthalten die direkt zurechenbaren Einzelkosten, angemessene Teile der durch die Fertigung veranlassten Gemeinkosten und Abschreibungen sowie die allgemeinen Verwaltungskosten, soweit diese auf den Zeitraum der Herstellung entfallen. Fremdkapitalzinsen werden nicht in die Herstellungskosten einbezogen. Die selbst geschaffenen immateriellen Vermögensgegenstände werden ab dem Zeitpunkt der Fertigstellung über deren geplanten Lebenszyklus linear abgeschrieben.
Erworbene immaterielle Vermögensgegenstände wurden zu Anschaffungskosten zuzüglich Anschaffungsnebenkosten und gegebenenfalls vermindert um Anschaffungspreisminderungen sowie vermindert um planmäßige Abschreibungen bewertet.
Als Geschäfts- oder Firmenwert wurde in den Vorjahren der Unterschiedsbetrag angesetzt, um den die für die Übernahme eines Unternehmens bewirkte Gegenleistung den Wert der einzelnen Vermögensgegenstände des Unternehmens abzüglich der Schulden im Zeitpunkt der Übernahme überstieg. Abschreibungen erfolgen planmäßig über die zu erwartende Nutzungsdauer.
Das Sachanlagevermögen wurde zu Anschaffungskosten zuzüglich Anschaffungsnebenkosten angesetzt und soweit abnutzbar, um planmäßige Abschreibungen vermindert.
Die planmäßigen Abschreibungen wurden nach der voraussichtlichen Nutzungsdauer der Vermögensgegenstände linear vorgenommen.
Außerplanmäßige Abschreibungen werden bei voraussichtlich dauernder Wertminderung von Vermögensgegenständen des Anlagevermögens vorgenommen, um diese mit dem niedrigeren Wert anzusetzen, der ihnen am Stichtag beizulegen ist.
Bewegliche Gegenstände des Anlagevermögens bis zu einem Wert von Euro 800,- werden im Jahr des Zugangs analog der steuerlichen Regelung gemäß § 6 Abs. 2 S. 1 EStG voll abgeschrieben.
Die Finanzanlagen wurden wie folgt angesetzt und bewertet:
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| ― | Anteile an verbundenen Unternehmen und Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht, zu Anschaffungskosten |
| ― | Ausleihungen zum Nennwert |
Soweit erforderlich, wurde der am Bilanzstichtag vorliegende niedrigere Wert angesetzt.
Die Vorräte wurden zu Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten angesetzt. Sofern die Tageswerte am Bilanzstichtag niedriger waren, wurden diese angesetzt.
Forderungen, sonstige Vermögensgegenstände und Wertpapiere wurden unter Berücksichtigung aller erkennbaren Risiken bewertet.
Guthaben bei Kreditinstituten sowie der Kassenbestand wurden zum Nominalwert bilanziert.
Als aktive Rechnungsabgrenzungsposten wurden Ausgaben vor dem Stichtag, soweit sie Aufwand für eine bestimmte Zeit nach dem Stichtag darstellen, ausgewiesen.
Das Grundkapital ist mit dem Nennbetrag bilanziert.
Die sonstigen Rückstellungen wurden für alle weiteren ungewissen Verbindlichkeiten gebildet. Die Rückstellungen wurden in Höhe des nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung notwendigen Erfüllungsbetrages angesetzt. Sie sind so bemessen, dass sie nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung allen erkennbaren Risiken in ausreichendem Umfang Rechnung tragen.
Verbindlichkeiten wurden zum Erfüllungsbetrag angesetzt.
Als passive Rechnungsabgrenzungsposten wurden Einnahmen vor dem Stichtag, soweit sie Ertrag für eine bestimmte Zeit nach dem Stichtag darstellen, ausgewiesen.
Grundlagen für die Umrechnung von Fremdwährungsposten in Euro
Der Jahresabschluss enthält auf fremde Währung lautende Sachverhalte, die in Euro umgerechnet wurden.
Forderungen und Verbindlichkeiten in fremder Währung sind mit dem Devisenkassamittelkurs am Bilanzstichtag bewertet. Soweit der Kurs am Tage des Geschäftsvorfalles bei Forderungen darunter bzw. bei Verbindlichkeiten darüber lag, ist dieser angesetzt. Aufwendungen und Erträge aus Kursdifferenzen wurden erfolgswirksam erfasst.
Steuerbilanz und latente Steuern
Ausgangsgröße für die Berechnung der Steuern bildet eine von dem handelsrechtlichen Jahresabschluss abweichende Steuerbilanz. Die Abweichungen resultieren zum Einen aus der Abschreibung der in den Vorjahren gebildeten Geschäfts- und Firmenwerte aus der Einbringung bzw. Verschmelzung der OTRS GmbH und der Enterprise Consulting Beratungsgesellschaft für Unternehmensorganisation und Informationsmanagement mbH auf die Gesellschaft, die steuerlich zu Buchwerten erfolgte, sowie zum Anderen aus der Aktivierung und Abschreibung selbst geschaffener immaterieller Vermögensgegenstände gemäß § 248 Abs. 2 HGB, für die steuerlich ein Aktivierungsverbot besteht.
Die nachfolgende Übersicht zeigt die für das abgelaufene Geschäftsjahr sowie das Vorjahr zu bilanzierenden passiven Steuerlatenzen.
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| 31.12.2020 TEUR |
31.12.2019 TEUR |
|||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| HB | StB | Differenz | latente Steuern | HB | StB | |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| Selbstgeschaffene iVG | 2.352 | 0 | 2.352 | 708 | 626 | 0 |
| iVG in Entwicklung | 218 | 0 | 218 | 65 | 1024 | 0 |
| Geschäftswert | 153 | 0 | 153 | 46 | 249 | 0 |
| Gesamt | 819 |
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| 31.12.2019 TEUR |
|
|---|---|
| Differenz | |
| --- | --- |
| Selbstgeschaffene iVG | 626 |
| iVG in Entwicklung | 1024 |
| Geschäftswert | 249 |
| Gesamt |
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| 31.12.2019 TEUR latente Steuern | |
|---|---|
| Selbstgeschaffene iVG | 183 |
| iVG in Entwicklung | 299 |
| Geschäftswert | 73 |
| Gesamt | 555 |
Für die Berechnung der latenten Steuern wurde der Steuersatz von 30,1% zugrunde gelegt.
Angaben und Erläuterungen zu einzelnen Posten der Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung
Brutto-Anlagenspiegel für die einzelnen Posten des Anlagevermögens
Die Aufgliederung und Entwicklung der Anlagenwerte einschließlich der Geschäftsjahresabschreibung je Posten der Bilanz sind dem Anlagenspiegel am Ende des Anhangs zu entnehmen.
Forschungs- und Entwicklungskosten
Entwicklungskosten für selbst geschaffene immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens werden entsprechend dem Wahlrecht gemäß § 248 Abs. 2 S. 1 HGB aktiviert, sofern und soweit die Vermögensgegenstandseigenschaft zu bejahen ist und die Entwicklungskosten gemäß § 255 Abs. 2 a) HGB abgegrenzt und zugeordnet werden konnten. Die Abschreibung erfolgt planmäßig über die erwartete Nutzungsdauer von 5 Jahren. Kosten der Forschungsphase sowie Entwicklungskosten, die nicht zu einem Vermögensgegenstand führen, werden nicht aktiviert, sondern sofort als Aufwand erfasst.
Der Gesamtbetrag der Forschungs- und Entwicklungskosten belief sich im Berichtsjahr auf TEUR 2.619. Davon entfielen TEUR 1.300 auf die Entwicklung selbst geschaffener immaterieller Vermögensgegenstände, die entsprechend aktiviert wurden.
Abschreibung auf Geschäfts- oder Firmenwert
Die in den Vorjahren entgeltlich erworbenen und aktivierten Geschäfts- oder Firmenwerte werden planmäßig über die entsprechend dem Geschäftsmodell erwartete Nutzungsdauer von 15 Jahren abgeschrieben. Außerplanmäßige Abschreibungen waren im Berichtsjahr nicht erforderlich.
Angaben zu verbundenen Unternehmen und über den Anteilsbesitz an anderen Unternehmen mit einem Betrag von mindestens 20% der Anteile
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| Verbundenes Unternehmen | Bilanzansatz TEUR |
Anteilshöhe % |
Ergebnis TEUR |
Eigenkapital TEUR |
|---|---|---|---|---|
| OTRS Inc., Cupertino, USA | 2.183 | 100 | -40 | -333 |
| OTRS S.A. de C.V., Benito Juarez, Mexiko | 1 | 50 | 39 | 50 |
| OTRS Do Brasil Soluçôes Ltda., Sao Paulo, Brasilien | 156 | 93 | 16 | 27 |
| OTRS ASIA Pte. Ltd., Singapur | 414 | 100 | 39 | 129 |
| OTRS Asia Ltd., Hongkong | 10 | 100 | 13 | -14 |
| OTRS Magyarorszâg Kft., Budapest, Ungarn | 9 | 100 | 73 | 140 |
| Gesamt | 2.773 | |||
| Unternehmen mit Beteiligungsverhältnis | ||||
| OTRS Ltd., Hongkong | 0 | 50 | 2), 3) | 2),3) |
| OTRS Shd Bdn, Malaysia | 0 | 49 | 2),3) | 2),3) |
| Gesamt | 0 |
Erläuterungen:
1) = vorläufig
2) = Wert stand zum Bilanzerstellungszeitpunkt noch nicht fest.
3) = Angabe ist für die Darstellung der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage von untergeordneter Bedeutung und kann daher gemäß § 286 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 HGB unterbleiben.
Angabe zu Forderungen
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| Art der Forderung zum 31.12.2020 | Gesamtbetrag | davon mit einer Restlaufzeit | |
|---|---|---|---|
| zum 31.12.2020 TEUR |
kleiner 1 Jahr TEUR |
größer 1 Jahr TEUR |
|
| --- | --- | --- | --- |
| aus Lieferungen und Leistungen | 1.174 | 1.174 | - |
| gegen Verbundunternehmen | 382 | 382 | - |
| gegen Beteiligungen | 0 | 0 | - |
| sonstige Vermögensgegenstände: - übrige | 64 | 64 | - |
| Gesamt | 1.620 | 1.620 | - |
Sonstige Vermögensgegenstände
Der Posten sonstige Vermögensgegenstände enthält im Wesentlichen Vorschüsse und Darlehen an Personal TEUR 46 (Vorjahr: TEUR 82), Mietkautionen TEUR 1 (Vorjahr: TEUR 9), debitorische Kreditoren TEUR 0 (Vorjahr: TEUR 4), Gewerbesteuerguthaben TEUR 0 (Vorjahr: TEUR 9) sowie übrige sonstige Vermögensgegenstände TEUR 17 (Vorjahr: TEUR 28).
Als aktive Rechnungsabgrenzungsposten (TEUR 102; im Vorjahr: TEUR 78) werden Ausgaben vor dem Stichtag, soweit sie Aufwand für eine bestimmte Zeit nach dem Stichtag darstellen, ausgewiesen. Die Abgrenzung dient der periodengerechten Gewinnermittlung. Die Beträge haben Forderungscharakter.
Eigenkapital
Angaben über die Gattung der Aktien
Das Grundkapital von Euro 1.916.300 ist eingeteilt in:
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| Euro | Euro | |
|---|---|---|
| 1.916.300 Stück Stammaktien zum rechnerischen Nennbetrag von je | 1 | 1.916.300 |
| 0 Stück Vorzugsaktien zum Nennbetrag von je | 0 | 0 |
| Gesamt | 1.916.300 |
Die Aktien lauten auf den Inhaber.
Angaben über das genehmigte Kapital
Der Vorstand ist ermächtigt, das Grundkapital bis zum 31. Mai 2022 mit Zustimmung des Aufsichtsrates um bis zu EUR 900.000 durch Ausgabe von bis zu 900.000 neuen, auf den Inhaber lautenden Stückaktien gegen Bar- und/oder Sacheinlagen einmal oder mehrmals zu erhöhen. Den Aktionären steht grundsätzlich ein Bezugsrecht zu. Der Vorstand ist jedoch ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrates das Bezugsrecht der Aktionäre in bestimmten Fällen auszuschließen.
Gesetzliche Rücklage
In die gesetzliche Rücklage gem. § 150 AktG wurde im Geschäftsjahr ein Betrag von TEUR 61 eingestellt. Dieser entspricht dem zwanzigsten Teil des Jahresüberschusses. Die gesetzliche Rücklage beträgt zum Stichtag TEUR 102.
Angaben und Erläuterungen zu Rückstellungen
Der Posten sonstige Rückstellungen entwickelte sich im Geschäftsjahr wie folgt:
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| Rückstellung für | 01.01.2020 | Inanspruchnahme | Auflösung | Zuführung 31.12.2020 | |
|---|---|---|---|---|---|
| TEUR | TEUR | TEUR | TEUR | TEUR | |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| Resturlaub | 140 | 140 | - | 147 | 147 |
| Tantieme Vorstand | 101 | 101 | - | 142 | 142 |
| Mitarbeiterboni/-provisionen | 212 | 212 | - | 47 | 47 |
| Jahresabschlussprüfung | 19 | 19 | - | 19 | 19 |
| Aufbewahrungspflichten | 18 | - | - | - | 18 |
| ausstehende Rechnungen | 32 | 24 | 8 | 17 | 17 |
| Berufsgenossenschaft | 15 | 15 | - | 17 | 17 |
| Jahresabschlusskosten | 12 | 12 | - | 14 | 14 |
| Aufsichtsratsvergütungen | 6 | 6 | - | 4 | 4 |
| Finanzbuchhaltung | 1 | 1 | - | 1 | 1 |
| Gesamt | 556 | 530 | 8 | 408 | 426 |
Bei erstmaligem Ansatz von Rückstellungen wurde, sofern diese abzuzinsen waren, die Netto-Methode verwendet.
Angabe zu Verbindlichkeiten
Die Verbindlichkeiten mit einer Restlaufzeit bis zu einem Jahr betragen TEUR 617 (Vorjahr: TEUR 437).
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| Art der Verbindlichkeit zum 31.12.2020 | Gesamtbetrag | davon mit einer Restlaufzeit | ||
|---|---|---|---|---|
| zum 31.12.2020 TEUR |
kleiner 1 J. TEUR |
1 bis 5 J. TEUR |
größer 5 J. TEUR |
|
| --- | --- | --- | --- | --- |
| aus Lieferungen und Leistungen | 169 | 169 | - | - |
| gegen Verbundunternehmen | 120 | 120 | - | - |
| gegen Beteiligungen | 0 | 0 | - | - |
| sonstige Verbindlichkeiten | 328 | 328 | - | - |
| Gesamt | 617 | 617 | - | - |
Der Gesamtbetrag der Verbindlichkeiten, die durch Pfandrechte oder ähnliche Rechte gesichert sind, beträgt EUR 0 (Vorjahr: EUR 0).
Sonstige Verbindlichkeiten
Die sonstigen Verbindlichkeiten beinhalten im Wesentlichen Umsatzsteuerverbindlichkeiten in Höhe von TEUR 170 (Vorjahr: TEUR 163), Verbindlichkeiten aus Lohn- und Kirchensteuer in Höhe von TEUR 89 (Vorjahr: TEUR 83), kreditorische Debitoren in Höhe von TEUR 57 (Vorjahr: TEUR 3), Verbindlichkeiten aus sozialer Sicherheit der Arbeitnehmer in Höhe von TEUR 8 (Vorjahr: TEUR 8) sowie übrige sonstige Verbindlichkeiten in Höhe von TEUR 4 (Vorjahr: TEUR 65).
Passive Rechnungsabgrenzungsposten
Der Posten Passive Rechnungsabgrenzungsposten (TEUR 5.140; im Vorjahr: TEUR 4.757) beinhaltet vereinnahmte Zahlungen für Supportverträge und Serviceleistungen mit Gesamtlaufzeiten von bis zu einem Jahr, soweit diese auf das Folgejahr entfallen.
Haftungsverhältnisse aus nicht bilanzierten Verbindlichkeiten gemäß § 251 HGB
Zum 31.12.2020 bestehen keine derartigen Haftungsverhältnisse.
Nicht bilanzierte sonstige finanzielle Verpflichtungen
Die sonstigen finanziellen Verpflichtungen werden wie folgt fällig:
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| Fälligkeit TEUR |
||||
|---|---|---|---|---|
| Art der Verpflichtung | 2021 | 2022 | 2023 | 2024 |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| Verpflichtungen aus Mietverträgen | 112 | 43 | 36 | 12 |
| Verpflichtungen aus Leasingverträgen | 252 | 126 | 54 | 10 |
| Gesamt | 364 | 169 | 90 | 22 |
Aufgliederung der Umsatzerlöse
Die Umsatzerlöse werden gemäß § 285 Nr. 4 HGB wie folgt aufgegliedert:
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| Nach Tätigkeitsbereich | 2020 TEUR |
2019 TEUR |
|---|---|---|
| Managed IT Services und Support | 8.855 | 7.833 |
| Consulting Services | 795 | 1.141 |
| Custom Engineering | 37 | 187 |
| Übrige | 21 | 17 |
| Gesamt | 9.708 | 9.178 |
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| Nach geographisch bestimmtem Markt | 2020 TEUR |
2019 TEUR |
|---|---|---|
| Inland | 6.819 | 6.372 |
| Ausland | 2.889 | 2.806 |
| Gesamt | 9.708 | 9.178 |
Angaben in Fortführung des Jahresergebnisses
Die Gesellschaft hat im abgelaufenen Geschäftsjahr einen Jahresüberschuss in Höhe von TEUR 1.215 erwirtschaftet, welcher unter Berücksichtigung des Bilanzgewinns des Vorjahres sowie der Einstellung in die gesetzliche Rücklage auf neue Rechnung vorgetragen wird.
In Fortführung des Jahresergebnisses erfolgt die nachfolgende Darstellung:
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| Posten der Ergebnisverwendung | 2020 TEUR |
2019 TEUR |
|---|---|---|
| Jahresüberschuss | 1.215 | 781 |
| Gewinn- / Verlustvortrag aus dem Vorjahr | 791 | 49 |
| Einstellung in die gesetzliche Rücklage | -61 | -39 |
| \= Bilanzgewinn/-verlust | 1.946 | 791 |
Ausschüttungssperre
Der Gesamtbetrag, der gem. § 268 Abs. 8 HGB einer Ausschüttungssperre unterliegt, beträgt TEUR 1.798. Dieser setzt sich zusammen aus dem Betrag der aktivierten selbst geschaffenen immateriellen Vermögensgegenstände (TEUR 2.570) abzüglich der darauf entfallenden passiven latenten Steuern (TEUR 772). Im Vorjahr belief sich der ausschüttungsgesperrte Betrag auf TEUR 1.167.
Sonstige Pflichtangaben
Namen der Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats
Während des abgelaufenen Geschäftsjahres gehörten die folgenden Personen dem Vorstand an:
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| Herr André Mindermann (Vorstandsvorsitzender) | Dreieich | Diplom Kaufmann |
| Herr Christopher Kuhn (Vorstand) | Bogen | Kaufmann |
| Frau Sabine Riedel (Vorstand) | Friedrichsdorf | Diplom Kauffrau |
Alle Vorstandsmitglieder sind einzelvertretungsberechtigt mit der Befugnis, im Namen der Gesellschaft mit sich als Vertreter eines Dritten Rechtsgeschäfte abzuschließen.
Dem Aufsichtsrat gehörten folgende Personen an:
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| Herr Burchard Steinbild (Vorsitzender) | Beckeln | Diplom Mathematiker |
| Herr Thomas Stewens (stellvertretender Vorsitzender) | Bad Vilbel | Diplom Betriebswirt |
| Herr Prof. Dr. Oliver Hein (Aufsichtsratsmitglied) | Frankfurt am Main | Diplom Informatiker |
Gesamtbezüge der Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats
Die Gesamtbezüge der Mitglieder des Vorstandes beliefen sich im abgelaufenen Geschäftsjahr auf TEUR 660. Die Gesamtbezüge der Mitglieder des Aufsichtsrats beliefen sich auf insgesamt TEUR 6.
Gewährte Vorschüsse an Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats
An das Vorstandsmitglied Frau Sabine Riedel wurde ein Vorschuss gewährt, welcher zum Bilanzstichtag einen Saldo in Höhe von TEUR 4 ausweist. Der Zinssatz beträgt 2% p.a.
Für Herrn André Mindermann wird ein Verrechnungskonto für laufende Ausgaben und Auslagen geführt. Das Verrechnungskonto wird mit 2% verzinst und weist zum 31.12.2020 einen Forderungssaldo von TEUR 22 aus.
An das Vorstandsmitglied Herrn Christopher Kuhn wurde ein Darlehen gewährt, welches zum Bilanzstichtag einen Saldo in Höhe von TEUR 20 ausweist. Das Darlehen wird nicht verzinst, die Rückzahlung soll durch Verrechnung mit dem Nettoauszahlungsbetrag aus der Tantieme für das Geschäftsjahr 2020 in 2021 erfolgen.
Die Entwicklung der Vorschüsse an Mitglieder des Vorstandes in 2020 zeigt sich wie folgt:
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| 01.01.2020 TEUR |
Zugang TEUR |
Rückzahlung TEUR |
31.12.2020 TEUR |
|
|---|---|---|---|---|
| Sabine Riedel | 4 | 0 | 0 | 4 |
| André Mindermann | 75 | 22 | 75 | 22 |
| Christopher Kuhn | 0 | 20 | 0 | 20 |
Für gewährte Vorschüsse und Darlehen an Mitglieder des Vorstandes wurden keine Sicherheiten hinterlegt.
An die Mitglieder des Aufsichtsrats wurden weder Vorschüsse noch Kredite vergeben.
Durchschnittliche Zahl der während des Geschäftsjahrs beschäftigten Arbeitnehmer
Die Gesellschaft beschäftigte im Jahresdurchschnitt gem. § 267 Abs. 5 HGB 70 Arbeitnehmer (im Vorjahr: 70) in nachfolgenden Tätigkeitsbereichen:
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| Anzahl Arbeitnehmer | ||
|---|---|---|
| Geschäftsjahr | Vorjahr | |
| --- | --- | --- |
| General Managed Services | 20 | 18 |
| Global Software Development | 16 | 16 |
| Consulting Services | 7 | 7 |
| Marketing & Sales | 13 | 15 |
| Verwaltung/Administration | 14 | 14 |
| Gesamt | 70 | 70 |
Vorgänge von besonderer Bedeutung nach dem Bilanzstichtag
In der Zeit zwischen dem Abschlussstichtag und dem Zeitpunkt der Bilanzerstellung sind keine Ereignisse eingetreten, die besondere Auswirkungen auf die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Gesellschaft haben. Unmittelbare oder mittelbare Auswirkungen der weltweiten Verbreitung der SARS-CoV-2-Pandemie lassen sich auch vor dem Hintergrund politischer Entscheidungen zur Pandemiebekämpfung nicht völlig ausschließen. Derzeit sind für die Gesellschaft keine derartigen Auswirkungen erkennbar. Mögliche Auswirkungen werden seitens des Managements in unterschiedlichen Planszenarien simuliert.
Oberursel, 31. März 2021
André Mindermann, Vorstandsvorsitzender
Christopher Kuhn, Vorstand
Sabine Riedel, Vorstand
Bestätigungsvermerk des unabhängigen Abschlussprüfers
An OTRS AG
Prüfungsurteile
Wir haben den Jahresabschluss OTRS AG - bestehend aus der Bilanz zum 31. Dezember 2020 und der Gewinn- und Verlustrechnung für das Geschäftsjahr vom 1. Januar 2020 bis zum 31. Dezember 2020 sowie dem Anhang, einschließlich der Darstellung der Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden - geprüft. Darüber hinaus haben wir den Lagebericht OTRS AG für das Geschäftsjahr vom 1. Januar 2020 bis zum 31. Dezember 2020 geprüft.
Nach unserer Beurteilung aufgrund der bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnisse
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| ― | entspricht der beigefügte Jahresabschluss in allen wesentlichen Belangen den deutschen, für Kapitalgesellschaften geltenden handelsrechtlichen Vorschriften und vermittelt unter Beachtung der deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens- und Finanzlage der Gesellschaft zum 31. Dezember 2020 sowie ihrer Ertragslage für das Geschäftsjahr vom 1. Januar 2020 bis zum 31. Dezember 2020 und |
| ― | vermittelt der beigefügte Lagebericht insgesamt ein zutreffendes Bild von der Lage der Gesellschaft. In allen wesentlichen Belangen steht dieser Lagebericht in Einklang mit dem Jahresabschluss, entspricht den deutschen gesetzlichen Vorschriften und stellt die Chancen und Risiken der zukünftigen Entwicklung zutreffend dar. |
Gemäß § 322 Abs. 3 Satz 1 HGB erklären wir, dass unsere Prüfung zu keinen Einwendungen gegen die Ordnungsmäßigkeit des Jahresabschlusses und des Lageberichts geführt hat.
Grundlage für die Prüfungsurteile
Wir haben unsere Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts in Übereinstimmung mit § 317 HGB unter Beachtung der vom Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) festgestellten deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Abschlussprüfung durchgeführt. Unsere Verantwortung nach diesen Vorschriften und Grundsätzen ist im Abschnitt "Verantwortung des Abschlussprüfers für die Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts" unseres Bestätigungsvermerks weitergehend beschrieben. Wir sind von dem Unternehmen unabhängig in Übereinstimmung mit den deutschen handelsrechtlichen und berufsrechtlichen Vorschriften und haben unsere sonstigen deutschen Berufspflichten in Übereinstimmung mit diesen Anforderungen erfüllt. Wir sind der Auffassung, dass die von uns erlangten Prüfungsnachweise ausreichend und geeignet sind, um als Grundlage für unsere Prüfungsurteile zum Jahresabschluss und zum Lagebericht zu dienen.
Verantwortung der gesetzlicher Vertreter und des Aufsichtsrates für den Jahresabschluss und den Lagebericht
Die gesetzlichen Vertreter sind verantwortlich für die Aufstellung des Jahresabschlusses, der den deutschen, für Kapitalgesellschaften geltenden handelsrechtlichen Vorschriften in allen wesentlichen Belangen entspricht, und dafür, dass der Jahresabschluss unter Beachtung der deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Gesellschaft vermittelt. Ferner sind die gesetzlichen Vertreter verantwortlich für die internen Kontrollen, die sie in Übereinstimmung mit den deutschen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung als notwendig bestimmt haben, um die Aufstellung eines Jahresabschlusses zu ermöglichen, der frei von wesentlichen - beabsichtigten oder unbeabsichtigten -falschen Darstellungen ist.
Bei der Aufstellung des Jahresabschlusses sind die gesetzlichen Vertreter dafür verantwortlich, die Fähigkeit der Gesellschaft zur Fortführung der Unternehmenstätigkeit zu beurteilen. Des Weiteren haben sie die Verantwortung, Sachverhalte in Zusammenhang mit der Fortführung der Unternehmenstätigkeit, sofern einschlägig, anzugeben. Darüber hinaus sind sie dafür verantwortlich, auf der Grundlage des Rechnungslegungsgrundsatzes der Fortführung der Unternehmenstätigkeit zu bilanzieren, sofern dem nicht tatsächliche oder rechtliche Gegebenheiten entgegenstehen.
Außerdem sind die gesetzlichen Vertreter verantwortlich für die Aufstellung des Lageberichts, der insgesamt ein zutreffendes Bild von der Lage der Gesellschaft vermittelt sowie in allen wesentlichen Belangen mit dem Jahresabschluss in Einklang steht, den deutschen gesetzlichen Vorschriften entspricht und die Chancen und Risiken der zukünftigen Entwicklung zutreffend darstellt. Ferner sind die gesetzlichen Vertreter verantwortlich für die Vorkehrungen und Maßnahmen (Systeme), die sie als notwendig erachtet haben, um die Aufstellung eines Lageberichts in Übereinstimmung mit den anzuwendenden deutschen gesetzlichen Vorschriften zu ermöglichen, und um ausreichende geeignete Nachweise für die Aussagen im Lagebericht erbringen zu können.
Der Aufsichtsrat ist verantwortlich für die Überwachung des Rechnungslegungsprozesses der Gesellschaft zur Aufstellung des Jahresabschlusses und des Lageberichts.
Verantwortung des Abschlussprüfers für die Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts
Unsere Zielsetzung ist, hinreichende Sicherheit darüber zu erlangen, ob der Jahresabschluss als Ganzes frei von wesentlichen - beabsichtigten oder unbeabsichtigten - falschen Darstellungen ist, und ob der Lagebericht insgesamt ein zutreffendes Bild von der Lage der Gesellschaft vermittelt sowie in allen wesentlichen Belangen mit dem Jahresabschluss sowie mit den bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnissen in Einklang steht, den deutschen gesetzlichen Vorschriften entspricht und die Chancen und Risiken der zukünftigen Entwicklung zutreffend darstellt, sowie einen Bestätigungsvermerk zu erteilen, der unsere Prüfungsurteile zum Jahresabschluss und zum Lagebericht beinhaltet.
Hinreichende Sicherheit ist ein hohes Maß an Sicherheit, aber keine Garantie dafür, dass eine in Übereinstimmung mit § 317 HGB unter Beachtung der vom Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) festgestellten deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Abschlussprüfung durchgeführte Prüfung eine wesentliche falsche Darstellung stets aufdeckt. Falsche Darstellungen können aus Verstößen oder Unrichtigkeiten resultieren und werden als wesentlich angesehen, wenn vernünftigerweise erwartet werden könnte, dass sie einzeln oder insgesamt die auf der Grundlage dieses Jahresabschlusses und Lageberichts getroffenen wirtschaftlichen Entscheidungen von Adressaten beeinflussen.
Während der Prüfung üben wir pflichtgemäßes Ermessen aus und bewahren eine kritische Grundhaltung. Darüber hinaus
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| ― | identifizieren und beurteilen wir die Risiken wesentlicher - beabsichtigter oder unbeabsichtigter - falscher Darstellungen im Jahresabschluss und im Lagebericht, planen und führen Prüfungshandlungen als Reaktion auf diese Risiken durch sowie erlangen Prüfungsnachweise, die ausreichend und geeignet sind, um als Grundlage für unsere Prüfungsurteile zu dienen. Das Risiko, dass wesentliche falsche Darstellungen nicht aufgedeckt werden, ist bei Verstößen höher als bei Unrichtigkeiten, da Verstöße betrügerisches Zusammenwirken, Fälschungen, beabsichtigte Unvollständigkeiten, irreführende Darstellungen bzw. das Außerkraftsetzen interner Kontrollen beinhalten können. |
| ― | gewinnen wir ein Verständnis von dem für die Prüfung des Jahresabschlusses relevanten internen Kontrollsystem und den für die Prüfung des Lageberichts relevanten Vorkehrungen und Maßnahmen, um Prüfungshandlungen zu planen, die unter den gegebenen Umständen angemessen sind, jedoch nicht mit dem Ziel, ein Prüfungsurteil zur Wirksamkeit dieser Systeme der Gesellschaft abzugeben. |
| ― | beurteilen wir die Angemessenheit der von den gesetzlichen Vertretern angewandten Rechnungslegungsmethoden sowie die Vertretbarkeit der von den gesetzlichen Vertretern dargestellten geschätzten Werte und damit zusammenhängenden Angaben. |
| ― | ziehen wir Schlussfolgerungen über die Angemessenheit des von den gesetzlichen Vertretern angewandten Rechnungslegungsgrundsatzes der Fortführung der Unternehmenstätigkeit sowie, auf der Grundlage der erlangten Prüfungsnachweise, ob eine wesentliche Unsicherheit im Zusammenhang mit Ereignissen oder Gegebenheiten besteht, die bedeutsame Zweifel an der Fähigkeit der Gesellschaft zur Fortführung der Unternehmenstätigkeit aufwerfen können. Falls wir zu dem Schluss kommen, dass eine wesentliche Unsicherheit besteht, sind wir verpflichtet, im Bestätigungsvermerk auf die dazugehörigen Angaben im Jahresabschluss und im Lagebericht aufmerksam zu machen oder, falls diese Angaben unangemessen sind, unser jeweiliges Prüfungsurteil zu modifizieren. Wir ziehen unsere Schlussfolgerungen auf der Grundlage der bis zum Datum unseres Bestätigungsvermerks erlangten Prüfungsnachweise. Zukünftige Ereignisse oder Gegebenheiten können jedoch dazu führen, dass die Gesellschaft ihre Unternehmenstätigkeit nicht mehr fortführen kann. |
| ― | beurteilen wir die Gesamtdarstellung, den Aufbau und den Inhalt des Jahresabschlusses einschließlich der Angaben sowie ob der Jahresabschluss die zugrunde liegenden Geschäftsvorfälle und Ereignisse so darstellt, dass der Jahresabschluss unter Beachtung der deutschen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Gesellschaft vermittelt. |
| ― | beurteilen wir den Einklang des Lageberichts mit dem Jahresabschluss, seine Gesetzesentsprechung und das von ihm vermittelte Bild von der Lage der Gesellschaft. |
| ― | führen wir Prüfungshandlungen zu den von den gesetzlichen Vertretern dargestellten zukunftsorientierten Angaben im Lagebericht durch. Auf Basis ausreichender geeigneter Prüfungsnachweise vollziehen wir dabei insbesondere die den zukunftsorientierten Angaben von den gesetzlichen Vertretern zugrunde gelegten bedeutsamen Annahmen nach und beurteilen die sachgerechte Ableitung der zukunftsorientierten Angaben aus diesen Annahmen. Ein eigenständiges Prüfungsurteil zu den zukunftsorientierten Angaben sowie zu den zugrunde liegenden Annahmen geben wir nicht ab. Es besteht ein erhebliches unvermeidbares Risiko, dass künftige Ereignisse wesentlich von den zukunftsorientierten Angaben abweichen. |
Wir erörtern mit den für die Überwachung Verantwortlichen unter anderem den geplanten Umfang und die Zeitplanung der Prüfung sowie bedeutsame Prüfungsfeststellungen, einschließlich etwaiger Mängel im internen Kontrollsystem, die wir während unserer Prüfung feststellen.
München, den 07. Mai 2021
VEDA WP GmbH
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Roland Weigl, Wirtschaftsprüfer
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