Optics Technology Holding Co.,Ltd — Governance Information 2021

Apr 26, 2021

哈尔滨中飞新技术股份有限公司 监事会议事规则

第一章 总则

第一条 为进一步规范哈尔滨中飞新技术股份有限公司（以下简称“公司”） 监事会的议事方式和表决程序，促使监事和监事会有效地履行监督职责，完善公 司法人治理结构，根据《中华人民共和国公司法》（以下简称“《公司法》”）、 《中华人民共和国证券法》（以下简称“《证券法》”）、《上市公司治理准则》、 《深圳证券交易所创业板股票上市规则》（以下简称“《上市规则》”）、《深 圳证券交易所创业板上市公司规范运作指引》（以下简称“《规范运作指引》”） 等法律、法规、规范性文件和《哈尔滨中飞新技术股份有限公司章程》（以下简 称“《公司章程》”）的相关规定，制定本规则。

第二条 公司依法设立监事会，行使监督权，保障股东权益、公司利益和员 工的合法权益不受侵犯，对股东大会负责并报告工作。对公司财务以及公司董事、 总经理及其他高级管理人员履行职责的合法合规性进行监督，维护公司及股东的 合法权益。

第三条 监事应当遵守法律、行政法规和《公司章程》，对公司负有忠实义 务和勤勉义务，不得利用职权收受贿赂或者其他非法收入，不得侵占公司的财产。

监事依据有关法律、法规、《公司章程》及本规则的规定行使监督权的活动 受法律保护，任何单位和个人不得干涉。监事会的人员和结构应当确保监事会能 够独立有效地履行对董事、高级管理人员以及公司财务进行监督和检查等职责。

第二章 监事会的组成及职权

第四条 监事会由 3 名监事组成，监事会设主席一人，由全体监事过半数选 举产生。监事会成员中至少包括 1 名职工代表，监事会中的职工代表由公司职 工通过职工代表大会、职工大会或者其他形式民主选举产生。

第五条 监事每届任期 3 年，可以连选连任。

第六条 公司董事、总经理和其他高级管理人员不得兼任监事。

第七条 监事会行使下列职权：

（一）应当对董事会编制的公司定期报告和证券发行文件进行审核并提出 书面审核意见，监事应签署书面确认意见；若监事无法保证定期报告和证券发行 文件内容的真实性、准确性、完整性或者有异议的，应当在书面确认意见中发表 意见并陈述理由；

（二）检查公司财务；

（三）对董事、高级管理人员执行公司职务的行为进行监督，对违反法律、 行政法规、《公司章程》或者股东大会决议的董事、高级管理人员提出罢免的建 议；

（四）当董事、高级管理人员的行为损害公司的利益时，要求董事、高级管 理人员予以纠正；

（五）提议召开临时股东大会，在董事会不履行《公司法》规定的召集和主 持股东大会职责时召集和主持股东大会；

（六）向股东大会提出提案；

（七）依照《公司法》第一百五十一条的规定，对董事、高级管理人员提起 诉讼；

（八）发现公司经营情况异常，可以进行调查；必要时，可以聘请会计师事 务所、律师事务所等专业机构协助其工作，费用由公司承担。

第八条 监事和监事会依法行使监督权的活动受法律保护，任何单位和个人 不得干涉。公司应为监事与监事会履行职责提供必要的条件及业务活动经费；公 司应当采取有效措施保障监事的知情权，为监事正常履行职责提供必要的协助， 任何人不得干预、阻挠。

第三章 监事会的提案与通知

第九条 监事会会议分为定期会议和临时会议。

监事会定期会议应当每 6 个月召开一次。出现下列情况之一的，监事会应 当在十日内召开临时会议：

（一）任何监事提议召开时；

（二）股东大会、董事会会议通过了违反法律、法规、规章、监管部门的各

种规定和要求、公司章程、公司股东大会决议和其他有关规定的决议时；

（三）董事和高级管理人员的不当行为可能给公司造成重大损害或者在市 场中造成恶劣影响时；

• （四）公司、董事、监事、高级管理人员被股东提起诉讼时；

• （五）公司、董事、监事、高级管理人员受到证券监管部门处罚或者被深圳

• 证券交易所公开谴责时；

• （六）证券监管部门要求召开时；

• （七）法律、法规、规范性文件及《公司章程》规定的其他情形。

第十条 监事提议召开监事会临时会议的，应当直接向监事会主席提交经提 议监事签字的书面提议。书面提议中应当载明下列事项：

• （一）提议监事的姓名；

• （二）提议理由或者提议所基于的客观事由；

• （三）提议会议召开的时间或者时限、地点和方式；

• （四）明确和具体的提案；

• （五）提议监事的联系方式和提议日期等。

在监事会主席收到监事的书面提议后三日内，应当发出召开监事会临时会议 的通知。

第十一条 监事会会议由监事会主席召集和主持；监事会主席不能履行职务 或者不履行职务的，由半数以上监事共同推举一名监事召集和主持。

第十二条 召开监事会定期会议和临时会议时，监事会应当分别提前十日和 五日将书面会议通知，通过直接送达、特快专递、传真、电子邮件或者其他方式， 提交全体监事。情况紧急，需要尽快召开监事会临时会议的，可以随时通过口头 或者电话等方式发出会议通知，但召集人应当在会议上做出说明。

第十三条 书面会议通知应当至少包括以下内容：

（一）举行会议的日期、地点和会议期限；

（二）事由及议题；

（三）发出通知的日期。

口头会议通知至少应包括上述第（一）、（二）项内容，以及情况紧急需要 尽快召开监事会临时会议的说明。

第四章 监事会的表决与记录

第十四条 监事会会议原则上应当以现场方式召开。 必要时，在保障监事充 分表达意见的前提下，经召集人（主持人）、提议人同意，监事会会议可以视频、 电话、电子邮件以及书面等通讯方式进行表决，但监事会召集人（主持人）应当 向与会监事说明具体的情况。在通讯表决时，监事应当将其对审议事项的书面意 见和投票意向在签字确认后传真至监事会。监事不应当只写明投票意见而不表达 其书面意见或者投票理由。

第十五条 监事会会议应当有过半数的监事出席方可举行。相关监事拒不出 席或者怠于出席会议导致无法满足会议召开的最低人数要求的，其他监事应当及 时向监管部门报告。

第十六条 监事应亲自出席监事会会议。监事因故不能亲自出席的，可以书 面委托其他监事代为出席监事会，授权委托书上应载明授权范围、内容和权限， 并由委托人签字或盖章。授权委托书应在开会时提交主持人，由主持人在会议开 始时向到会人员宣布。代为出席会议的监事应当在授权范围内代表委托人行使权 利。监事未出席监事会会议，亦未委托其他监事出席的，视为放弃在该次会议上 的投票权。

董事会秘书和证券事务代表可以列席监事会会议。

第十七条 会议主持人应当提请与会监事对各项提案发表明确的意见。会议 主持人应当根据监事的提议，要求董事、高级管理人员、公司其他员工 或者相关中介机构业务人员出席监事会会议，回答所关注的问题。

第十八条 监事会会议的表决实行一人一票，以记名投票方式进行。监事的 表决意向分为同意、反对和弃权。与会监事应当从上述意向中选择其一，未做选 择或者同时选择两个以上意向的，会议主持人应当要求该监事重新选择，拒不选 择的，视为弃权；中途离开会场不回而未做选择的，视为弃权。

第十九条 监事会作出决议，必须经全体监事的过半数同意方能通过。

监事会应当对董事会编制的证券发行文件和定期报告进行审核并提出书面 审核意见。监事应当签署书面确认意见。公司监事应当保证公司及时、公平的披 露信息，所披露的信息真实、准确、完整。监事无法保证证券发行文件和定期报

告内容的真实性、准确性、完整性或者有异议的，应当在书面确认意见中发表意 见并陈述理由，公司应当披露。公司不予披露的，监事可以直接申请披露。

第二十条 监事会工作人员应当对现场会议做好记录。会议记录应当包括以 下内容：

• （一）会议届次和召开的时间、地点、方式；

• （二）会议通知的发出情况；

• （三）会议召集人和主持人；

• （四）会议出席情况；

• （五）会议审议的提案、每位监事对有关事项的发言要点和主要意见、对提

• 案的表决意向；

• （六）每项提案的表决方式和表决结果（说明具体的同意、反对、弃权票数）； （七）与会监事认为应当记载的其他事项。

对于通讯方式召开的监事会会议，监事会应当参照上述规定，整理会议记录。 第二十一条 与会监事应当对会议记录进行签字确认。监事对会议记录有不 同意见的，可以在签字时作出书面说明。必要时，应当及时向监管部门报告，也 可以发表公开声明。

监事既不按前款规定进行签字确认，又不对其不同意见作出书面说明或者向 监管部门报告、发表公开声明的，视为完全同意会议记录的内容。

第二十二条 公司应当在监事会会议结束后及时将监事会决议报送深圳证券 交易所备案，经深圳证券交易所登记后公告。

监事会决议应当经过与会监事签字确认。监事应当保证监事会决议公告的内 容真实、准确、完整，没有虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏。

第二十三条 监事会决议公告应当包括下列内容：

• （一）会议召开的时间、地点、方式，以及是否符合有关法律、行政法规、

部门规章、规范性文件和公司章程规定的说明；

• （二）委托他人出席和缺席的监事人数、姓名、缺席的理由和受托监事姓名；

• （三）每项议案获得的同意、反对、弃权票数，以及有关监事反对或者弃权

• 的理由；

• （四）审议事项的具体内容和会议形成的决议。

第二十四条 监事应当督促有关人员落实监事会决议。监事会主席应当在以 后的监事会会议上通报已经形成的决议的执行情况。

第二十五条 监事会会议档案，包括会议通知和会议材料、会议签到簿、会 议录音资料（如有）、表决票、经与会监事签字确认的会议记录、决议等，由监 事会主席指定专人负责保管。监事会会议档案的保存期限为十年。

第五章 附则

第二十六条 本制度未尽事宜，按照国家现行有效的法律、法规、规章、规 范性文件、公司章程的规定执行；本制度如与国家日后颁布的法律、法规等或经 合法程序修改后的公司章程相抵触时，按国家有关法律、法规等和公司章程的规 定执行，并及时修订本制度，报董事会审议通过。

第二十七条 本规则所称“以上”、“以内”含本数；“超过”、“多于”、 “低于”不含本数。

第二十八条 本规则的修改由股东大会批准。

第二十九条 本规则经股东大会审议通过之日起开始实施，由监事会负责解 释。

哈尔滨中飞新技术股份有限公司 2021 年4 月