Olidata — Proxy Solicitation & Information Statement 2024

Jun 21, 2024

OLIDATA S.P.A.

SEDE LEGALE: ROMA (RM) – VIA GIULIO VINCENZO BONA N. 120 CAPITALE SOCIALE 13.100.480,00 INT. VERSATO. CODICE FISCALE, PARTITA IVA 01785490408 NUMERO DI ISCRIZIONE AL REGISTRO DELLE IMPRESE DI ROMA RM-1678694

RELAZIONE ILLUSTRATIVA

IN MERITO AL PRIMO PUNTO ALL'ORDINE DEL GIORNO DELL'ASSEMBLEA ORDINARIA DEI SOCI CONVOCATA PER IL GIORNO 22 LUGLIO 2024 IN UNICA CONVOCAZIONE ALLE ORE 10.00 PRESSO LA SEDE SOCIALE IN ROMA, VIA GIULIO VINCENZO BONA, 120

(Redatta ai sensi dell'art. 125-ter del D. Lgs. n. 58/1998)

Il presente documento è messo a disposizione del pubblico presso la sede della Società e depositato presso il meccanismo di stoccaggio () il 21 giungo 2024.

Signori Azionisti,

la presente relazione (la "Relazione") è stata predisposta dal Collegio Sindacale di Olidata S.p.A. (la "Società"), con riferimento al primo punto all'ordine del giorno dell'Assemblea Ordinaria dei Soci convocata presso la sede legale in Roma (RM), Via Giulio Vincenzo Bona n. 120, per il giorno 22 luglio 2024 alle ore 10.00 in unica convocazione, per la trattazione dei seguenti argomenti:

Ordine del Giorno

• 1. Informativa del Collegio Sindacale in relazione all'attività svolta e alla convocazione dell'Assemblea effettuata ai sensi dell'art. dell'art. 151, secondo comma, del D.Lgs. 58/98 e dell'art. 2406, secondo comma, del Codice Civile
• 2. Revoca di quattro amministratori; deliberazioni inerenti e conseguenti
  • 2.1 Revoca dell'amministratore e Presidente Andrea Peruzy
  • 2.2 Revoca dell'amministratore Carlo De Simone
  • 2.3 Revoca dell'amministratore Valentina Milani
  • 2.4 Revoca dell'amministratore Antonella Madeo
• 3. In caso di approvazione della proposta di revoca di cui al precedente punto 2 per un numero di amministratori tale da far decadere l'intero Consiglio di Amministrazione ai sensi dell'art. 11, comma quinto, secondo periodo, dello Statuto Sociale – Nomina del Consiglio di Amministrazione – deliberazioni inerenti e conseguenti
  • 3.1 Determinazione del numero dei componenti il Consiglio di Amministrazione
  • 3.2 Determinazione della durata in carica del Consiglio di Amministrazione
  • 3.3 Nomina dei componenti il Consiglio di Amministrazione
  • 3.4 Nomina del Presidente del Consiglio di Amministrazione
  • 3.5 Determinazione del compenso dei componenti il Consiglio di Amministrazione

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Premessa

Lo scrivente Collegio Sindacale (il "Collegio") è l'organo di controllo della società Olidata S.p.A. società di diritto italiano con sede legale in Roma, Via Giulio Vincenzo Bona n. 120, capitale sociale Euro 13.100.480,00 i.v., codice fiscale, partita IVA e numero di iscrizione al Registro delle Imprese di Roma n. 01785490408, numero R.E.A. RM – 1678694 ("Olidata" o la "Società"). Il Collegio è stato nominato dall'Assemblea degli Azionisti della Società in data 7 maggio 2024, in continuità soggettiva dei membri rispetto al precedente mandato triennale (conferito in data 15 aprile 2021 e scaduto con l'approvazione del bilancio relativo all'esercizio chiuso al 31 dicembre 2023).

In data 10 agosto 2023 l'Assemblea degli Azionisti di Olidata, dopo aver determinato in 5 il numero dei componenti, ha nominato un nuovo Consiglio di Amministrazione nelle persone di: (i) Andrea Peruzy, Cristiano Rufini, Valentina Milani, Antonella Madeo e Carlo De Simone, determinandone il compenso e la durata sino all'approvazione del bilancio chiuso al 31 dicembre 2025.

I candidati Andrea Peruzy, Valentina Milani, Antonella Madeo e Carlo De Simone sono stati indicati quali indipendenti ai sensi di legge e hanno presentato autonome dichiarazioni in tal senso in sede di candidatura.

Sempre in data 10 agosto 2023, il Consiglio di Amministrazione neo-nominato si è riunito, deliberando di nominare: (i) Andrea Peruzy quale Presidente e (ii) Cristiano Rufini quale Amministratore Delegato, conferendo a quest'ultimo i poteri per la gestione della Società, essendo individuato quale unico consigliere esecutivo, stante l'indipendenza degli altri membri del Consiglio. In particolare, in sede di conferimento dei poteri, il Presidente ha tenuto a precisare nel verbale di nomina che, "considerate le dimensioni aziendali e la complessità della struttura, al fine di garantire maggiore efficacia ed efficienza nonché snellezza e funzionalità all'azione esecutiva della società, soprattutto in relazione agli adempimenti di ordinaria gestione – tali prerogative siano affidate all'Amministratore Delegato, a cui, nell'ambito delle competenze ad esso attribuite, competerà la gestione ordinaria e straordinaria della Società col fine dell'attuazione del Piano Strategico Operativo aziendale".

Nella stessa riunione, il Consiglio di Amministrazione ha, tra l'altro, deliberato di istituire tre comitati endoconsiliari e, in particolare: (i) il Comitato Parti Correlate, composto dai consiglieri Madeo (Presidente), Peruzy e Milani; (ii) il Comitato per le Nomine e Remunerazione (il "Comitato NR"), composto dai consiglieri De Simone (Presidente), Peruzy e Madeo; e (iii) il Comitato Controllo e Rischi, composto dai consiglieri Milani (Presidente), De Simone e Peruzy.

Nel corso della riunione del 30 ottobre 2023, il Consiglio di Amministrazione ha deliberato l'adozione del Codice di Corporate Governance di Borsa Italiana (il "Codice").

Il Collegio Sindacale nell'espletamento dei compiti di sua competenza svolge l'attività di vigilanza prescritta dall'art. 2403 del Codice Civile, dall'art. 149 del D.Lgs. n. 58 del 1998, dall'art. 19 del D.Lgs. 39/2010, dalle raccomandazioni della Consob in materia di controlli societari e attività del collegio sindacale, nonché dalle Norme di Comportamento del Collegio Sindacale di Società Quotate.

Inoltre, ai sensi dell'art. 151, secondo comma, del TUF il Collegio Sindacale ha il potere di convocare gli Azionisti qualora lo ritenga opportuno nell'ambito delle sue funzioni.

Nello specifico, il Collegio Sindacale di Olidata S.p.A. ha ritenuto di convocarVi in Assemblea ai sensi di legge, per sottoporre alla Vostra attenzione alcuni fatti rilevati a decorrere dalla sua nomina che hanno continuato a protrarsi fino alla data della presente Relazione.

Ad avviso del Collegio, le vicende sotto riportate devono essere esaminate non solo singolarmente, ma nel loro complesso, al fine di comprendere il quadro generale nel quale è maturata la necessità di informare gli Azionisti, nell'interesse prevalente della Società e della sua sana e corretta amministrazione.

1. Convocazione dell'Assemblea da parte del Collegio Sindacale

In merito al potere del Collegio Sindacale di convocare l'assemblea di una società per azioni quotata, categoria nella quale ricade Olidata, si ricorda che tale fattispecie è disciplinata sia da una norma generale applicabile alle società per azioni, ossia l'art. 2406, secondo comma, del Codice Civile, sia

da una norma speciale (quindi prevalente) applicabile alle società per azioni quotate, ossia l'art. 151, secondo comma, del D.Lgs. 58/98 (il "TUF").

L'art. 151, secondo comma del TUF, a differenza dell'art. 2406, secondo comma, del Codice Civile, non richiede espressamente la presenza di specifici requisiti per l'esercizio del suddetto potere (i.e. fatti censurabili di rilevante gravità e urgente necessità di provvedere) e, quindi, nelle società quotate la valutazione sull'opportunità di convocare l'assemblea è rimessa all'apprezzamento discrezionale del Collegio Sindacale. I confini del potere-dovere di convocazione, in seno alle società quotate, sono quindi molto più ampi e sono disancorati dai presupposti patologici di cui all'art. 2406, secondo comma, del Codice Civile, lasciando libero il Collegio Sindacale di relazionarsi in qualunque momento con l'assemblea per esporre quanto ritenga opportuno, in via indipendente rispetto al ristretto contesto della relazione ex art. 153 TUF formulata in sede di approvazione del bilancio. Ciò si giustifica anche in considerazione delle difficoltà che l'organo di controllo, in assenza di tale norma speciale, incontrerebbe nel portare a conoscenza degli azionisti di una società quotata eventuali fatti rilevati in un periodo dell'anno distante dall'assemblea di approvazione del bilancio.

Il potere del Collegio Sindacale ai sensi dell'art. 151, comma secondo, del TUF è un potere diretto ed originario, non sostitutivo di un potere altrui, unicamente subordinato alla preventiva comunicazione dell'iniziativa al presidente del consiglio di amministrazione. Tale potere dei sindaci include in sé anche quello di stabilire l'ordine del giorno, nonché quello di formulare proposte deliberative. In tal senso, nel potere di formulare le proposte è incluso quello di motivare – con un proprio atto sottoposto all'attenzione dell'assemblea – le ragioni della proposta stessa.

Tali attività, ivi inclusa quella di formulare proposte, non determinano l'assunzione da parte dei sindaci di atti a contenuto amministrativo o gestorio, posto che la convocazione degli organi sociali è un atto organizzativo concernente il funzionamento interno dell'ente e non è, invece, un atto di amministrazione attiva. Allo stesso modo, la proposta formulata eventualmente dai sindaci e diretta ad assumere i provvedimenti correttivi non è l'atto terminale del procedimento di controllo e non partecipa alla natura gestoria del provvedimento deliberato dall'organo convocato, che rimane di spettanza degli azionisti, unici titolari del potere decisionale in merito ai fatti evidenziati.

Per quanto concerne le società quotate, come sopra indicato, la convocazione dell'assemblea e la connessa informativa agli azionisti da parte del Collegio Sindacale non sono subordinate alla presenza di "fatti censurabili", bensì – riguardo in particolare l'operato degli amministratori – la presenza di ogni atto che possa compromettere il rapporto fiduciario tra azionisti ed amministratori, come, ad esempio, comportamenti lesivi dei normali principi di sana e corretta amministrazione o strumentali ad esporre a rischi irragionevoli l'attività d'impresa ovvero non conformi all'interesse sociale, anche a prescindere dalla valutazione della dannosità della condotta.

Pertanto, la richiesta di convocazione di assemblea (la "Convocazione") ai sensi dell'art. 151 comma 2 del TUF e dell'art. 2406, comma 2 del Codice Civile, da parte di codesto spettabile Collegio, si inserisce legittimamente all'interno dello scenario normativo di riferimento, tale per cui, il Collegio ritiene doveroso e necessario relazionare all'assemblea in merito ad accadimenti e comportamenti rilevati nell'ambito dell'attività di vigilanza svolta.

A tale riguardo, si informano gli Azionisti di Olidata dei seguenti fatti, intervenuti fino alla data della presente Relazione.

2. Rapporti tra i comitati endoconsiliari, l'organo amministrativo e l'organo delegato

L'attuale organo amministrativo della Società è stato nominato dall'Assemblea del 10 agosto 2023, che ha previsto la presenza di quattro amministratori indipendenti ai sensi di legge e di un unico

amministratore esecutivo, al quale sono stati successivamente attribuiti poteri ordinari e straordinari di gestione dell'azienda nell'ambito delle deleghe assegnate.

In pari data, l'organo amministrativo della Società ha costituito tre comitati endoconsiliari, composti esclusivamente da amministratori indipendenti.

Il Collegio ha partecipato a tutte le riunioni del Consiglio di Amministrazione, nonché (dalla data di loro costituzione) a quelle dei comitati endoconsiliari.

In sede di nomina, si segnala che il Consiglio non ha attribuito specifiche competenze ai comitati, né ha approvato i relativi regolamenti di funzionamento (come invece previsto espressamente dalla Raccomandazione 11 del Codice). Alla data di nomina dei comitati, la Società peraltro non aderiva ancora al Codice e, pertanto, tali compiti non potevano essere individuati nemmeno "di riflesso" ed in via implicita dalla semplice adesione al Codice stesso (avvenuta in data 30 ottobre 2023). Ciascun comitato ha provveduto, invece, ad approvare in via autonoma i rispettivi regolamenti, senza un'approvazione specifica da parte del Consiglio di Amministrazione.

Nel corso della riunione del Consiglio di Amministrazione dell'11 settembre 2023, il Presidente del Consiglio di Amministrazione ha richiesto la calendarizzazione dei Comitati ogniqualvolta si fosse tenuta un'adunanza dell'organo amministrativo (ossia senza prevedere che i comitati dovessero riunirsi - solo ed esclusivamente - se fossero stati chiamati ad esprimersi su determinati argomenti di loro competenza).

Nel periodo ricompreso tra il 10 agosto 2023 e la data odierna, il Comitato NR si è riunito 14 volte, il Comitato Parti Correlate si è riunito 10 volte e il Comitato Controllo e Rischi si è riunito 11 volte (per un totale di 35 riunioni di comitato in appena 10 mesi).

Il Collegio ha potuto rilevare che tale proliferazione di riunioni dei comitati è stata la diretta conseguenza di una errata interpretazione del ruolo degli stessi (sia ai sensi del Codice, sia ai sensi di una corretta prassi aziendale).

Inoltre, il Collegio ha potuto rilevare il progressivo e sempre più marcato utilizzo delle riunioni dei comitati per esaminare e valutare decisioni riguardanti fatti ed accadimenti relativi alla normale vita operativa e gestoria della Società che, invero, avrebbero dovuto essere trattati in sede di Consiglio di Amministrazione richiedendo un'informativa all'Amministratore esecutivo munito di specifiche deleghe. Ciò emerge anche dalla preventiva convocazione dei comitati "a monte" rispetto a tutte le riunioni dell'organo amministrativo.

Tale prassi, anche considerata la composizione del CDA (costituito in maggioranza da amministratori indipendenti), ad avviso del Collegio, ha condotto ad uno spostamento del fulcro della gestione aziendale in seno agli organi endoconsiliari, estraniando dalla stessa l'Amministratore Delegato, unico consigliere esecutivo individuato dall'Assemblea degli Azionisti in sede di nomina.

Un esempio concreto di tale dinamica è costituito – come si vedrà nel proseguo della Relazione – dalla revoca in data 27 maggio 2024 degli incarichi conferiti dall'Amministratore Delegato a consulenti esterni, per la sola ragione sostanziale di non aver assunto preliminarmente tali decisioni a livello di comitato.

3. Il Piano di Incentivazione

L'Assemblea degli Azionisti del 10 agosto 2023 ha determinato il compenso complessivo annuo lordo per ogni componente del Consiglio di Amministrazione e, in particolare: (i) Euro 100.000,00 per il Presidente, (ii) Euro 190.000,00 per l'Amministratore Delegato e (iii) Euro 70.000,00 per gli altri consiglieri. Tale compenso è stato indicato come omnicomprensivo, anche per eventuali cariche ricoperte dai consiglieri in seno al Consiglio di Amministrazione.

Dalla riunione del Comitato NR del 17 ottobre 2023, i componenti dello stesso avevano avviato la predisposizione di un piano di incentivazione destinato agli amministratori esecutivi (il solo AD) e agli amministratori non esecutivi (i quattro indipendenti) (il "Piano di Incentivazione"). Il Comitato NR affrontava nuovamente il tema nella riunione del 6 novembre 2023.

Nonostante la remunerazione fissa degli amministratori stabilita dall'Assemblea, considerata anche la dimensione della Società, fosse del tutto congrua rispetto ai compensi medi previsti in società quotate comparabili, già dal 17 novembre 2023, come da verbale del Comitato NR, emergeva una perplessità da parte dei membri indipendenti del Comitato stesso, che rilevavano come la remunerazione fissa dei consiglieri non fosse in linea con i parametri delle principali società quotate alla Borsa di Milano per dimensione e tipologia analoga, proponendo pertanto al Consiglio di adeguarla.

Nella stessa data, il Presidente del Comitato NR illustrava il contenuto del Piano di Incentivazione, definito nelle sue linee essenziali. In estrema sintesi, il Piano di Incentivazione prevedeva un compenso straordinario basato sulle performance aziendali e sul raggiungimento di obiettivi e di attività prefissate, destinato non solo all'amministratore esecutivo ma anche a quelli indipendenti, con un incentivo massimo pari al 150% della remunerazione fissa.

Il Piano di Incentivazione veniva approvato definitivamente dal Comitato NR in data 19 gennaio 2024 e dal Consiglio di Amministrazione in data 25 gennaio 2024, con mandato di sottoporlo all'approvazione della prima Assemblea utile.

In data 28 marzo 2024, nel corso dell'adunanza del Comitato NR, chiamata ad analizzare i contenuti della Relazione sulla Politica di Remunerazione e sui Compensi Corrisposti redatta ai sensi dell'art. 123-ter del TUF (la "Relazione ex 123-ter"), il Piano di Incentivazione che avrebbe dovuto essere rappresentato nella Relazione ex 123-ter veniva sottoposto all'attenzione dei consulenti legali della Società. Sin dal principio, i consulenti della Società rappresentavano che la previsione di una componente variabile nella remunerazione di amministratori indipendenti, oltre a non essere riscontrabile nella prassi delle società quotate in Italia, avrebbe potuto compromettere l'indipendenza degli stessi. Peraltro, i consulenti stigmatizzavano la circostanza che il Piano di Incentivazione prevedesse che la componente variabile prevista per gli amministratori non esecutivi (e indipendenti) fosse legata a performance finanziarie e industriali e potesse rappresentare una porzione molto significativa della remunerazione complessiva (fino al 150% di quella fissa).

Inizialmente, i consiglieri indipendenti avanzavano perplessità in relazione alla posizione dei consulenti, in quanto sostenevano che in assenza di una norma scritta che vietasse espressamente la previsione di una componente variabile per gli amministratori indipendenti, tale componente potesse essere comunque deliberata. A seguito di numerose interlocuzioni, anche con il Collegio, convenivano successivamente che tale Piano di Incentivazione non fosse coerente con il Codice e che la perdita del requisito dell'indipendenza li avrebbe fatti decadere ex lege dalla carica.

In data 28 marzo 2024 il Consiglio di Amministrazione approvava quindi la Relazione ex 123-ter da sottoporre all'Assemblea di approvazione del bilancio 2023, non riportando alcun riferimento al Piano di Incentivazione de quo.

Il Collegio segnala, tuttavia, che alla data della presente Relazione l'approvazione del Piano di Incentivazione non è stata ancora revocata dal Consiglio di Amministrazione.

Il Collegio ha potuto rilevare nelle successive riunioni del Consiglio di Amministrazione un clima di crescente contrasto tra gli amministratori indipendenti e l'Amministratore Delegato (che coincide anche con l'azionista di controllo della Società), che ha reso particolarmente difficoltosa l'operatività del Consiglio nella sua interezza nonchè la corretta e puntuale gestione aziendale. Invero,

successivamente a tale avvenimento, le riunioni dell'organo amministrativo sono state più volte sospese e rinviate e le discussioni tra i consiglieri hanno spesso riguardato tematiche non previste all'ordine del giorno (come avvenuto anche nell'ultima riunione del 17 giugno 2024 anch'essa sospesa con rinvio dei punti alla successiva riunione). A tale riguardo, il Collegio riporta una affermazione resa dal Presidente del Consiglio di Amministrazione, come da verbale del 24 aprile 2024, inserita nell'ambito del punto 4 all'ordine del giorno relativo alla nomina dei consulenti: "Il Dr. Peruzy replica affermando che il Dr. Rufini, oltre ad essere l'Amministratore Delegato, è anche il socio di maggioranza della Olidata. In tale veste, sostiene il Dr. Peruzy, il Dr. Rufini ha l'obbligo di informare i Consiglieri su come intende remunerarli, oltre al compenso fisso già riconosciuto."

Laddove non sospese, le riunioni successive a quella del 28 marzo 2024 sono inoltre divenute sede di reciproche accuse tra i consiglieri indipendenti e l'Amministratore Delegato, nonché di comportamenti spesso censurabili anche nei confronti del Collegio. A tale riguardo, il Collegio ritiene opportuno segnalare la peculiare riunione del Consiglio di Amministrazione del 4 giugno 2024, iniziata alle ore 16:00 del medesimo giorno e terminata alle ore 03:55 del giorno successivo (ossia durata circa 12 ore), nel corso della quale i consiglieri si sono trovati costretti anche a rinviare il punto 6 all'ordine del giorno riguardante l'aggiornamento in merito alla situazione di società controllate e collegate nel quale era prevista l'audizione del Dirigente Preposto.

In tale data, il Consiglio di Amministrazione in aggiunta all'adunanza di consiglio già programmata per il prossimo 27 c.m., come da calendario finanziario approvato, ha convocato una ulteriore adunanza al fine di trattare il punto già più volte rinviato, pur non avendo lo stesso carattere d'urgenza.

Il Collegio stigmatizza il comportamento del Consiglio, poiché detto punto all'ODG era già stato fissato e non trattato rispettivamente sia nel CDA del 24 aprile sia nel CDA del 27 maggio 2024, evidenziando la difficoltosa operatività consiliare. Sottolinea inoltre che neanche durante l'ulteriore seduta convocata in data 17 giugno è stato trattato il punto de quo.

I fatti sopra riportati, in merito ai quali il Collegio ha ritenuto necessario informare gli Azionisti, hanno quindi contribuito – ad avviso del Collegio - a creare una situazione di sostanziale stallo dell'organo amministrativo, che è stato costretto a rinviare più volte decisioni anche rilevanti per il corretto funzionamento dell'attività sociale.

4. La revoca delle decisioni assunte dall'Amministratore Delegato

In data 28 settembre 2023 il Consiglio di Amministrazione ha deliberato di dare mandato all'Amministratore Delegato - peraltro già in possesso delle necessarie deleghe gestorie a decorrere dalla nomina - di conferire incarichi professionali per la redazione delle procedure di governance e per la redazione del Modello ex L.262/2005 sulla base dell'attività di selezione ed analisi svolte dal Comitato NR e dal Comitato Controllo e Rischi.

In data 27 novembre 2023 il Consiglio di Amministrazione ha approvato i regolamenti e procedure delle funzioni Compliance, Risk Managment, ed Internal Audit.

Successivamente, a partire dal 21 dicembre 2023, il Comitato NR e il Comitato Controllo e Rischi si sono riuniti 5 volte ciascuno al fine di effettuare audizioni e selezioni delle posizioni per le funzioni di governance, all'esito delle quali i candidati selezionati ed i relativi curricula sono stati ritenuti coerenti con le posizioni da ricoprire, nonché adeguati per professionalità ed esperienza agli incarichi da affidare. Concluse le istruttorie, i Comitati hanno rimesso al Consiglio di Amministrazione una "shortlist" di candidati, tutti ritenuti comunque adeguati sia sotto il profilo professionale che economico.

In considerazione anche di posizioni divergenti emerse tra i gli stessi consiglieri indipendenti in merito all'individuazione ed alle modalità di selezione dei candidati, in data 22 febbraio 2024 il

Consiglio di Amministrazione, a seguito di una concitata discussione, si trovava nuovamente a dover rinviare le decisioni in merito alla nomina dei responsabili delle funzioni.

Nel corso della riunione del Consiglio di Amministrazione del 24 aprile 2024 si apriva una nuova ed accesa controversia tra i consiglieri, in merito alle nomine delle funzioni di governance, di fronte alla quale il Presidente procedeva a sospendere l'adunanza, rinviando nuovamente la suddetta trattazione. In tale sede, in particolare, l'Amministratore Delegato faceva presente che le proposte avanzate dai consiglieri indipendenti non rappresentavano, in via oggettiva, la migliore scelta per la Società, tenendo conto dell'esperienza dei consulenti esterni proposti ed dell'economicità della prestazione.

In data 7 maggio 2024, in sede di assemblea convocata per l'approvazione del bilancio d'esercizio chiuso al 31 dicembre 2023, il Collegio informava gli Azionisti - nella Relazione ex art. 153, comma 1, del TUF e dell'art. 2429, comma 2 del Codice Civile, della carenza e dell'inadeguatezza dell'assetto organizzativo, amministrativo-contabile della Società, poiché le funzioni ed i processi aziendali non risultavano adeguatamente frazionati, evidenziando una problematica di accentramento di deleghe in capo a poche persone ed una struttura organizzativa mancante di figure strategiche di controllo interno e di governance.

A seguito dei numerosi solleciti da parte degli organi di controllo e di revisione legale, l'Amministratore Delegato, in virtù dei poteri e delle deleghe ad esso conferiti, procedeva quindi a formalizzare i contratti professionali per ricoprire le funzioni di governance, selezionando i professionisti dalla "short-list" di candidati ritenuti adeguati dai comitati sia in termini professionali sia in termini di economicità. La scelta dell'AD ricadeva pertanto sui candidati che, rispetto alla "shortlist" presentata, dimostravano maggiore competenza sulle materie richieste risultando inoltre, in termini di economicità, di importo pari a circa la metà rispetto alle proposte avanzate dai consiglieri indipendenti.

Nonostante il conferimento degli incarichi da parte dell'Amministratore Delegato, in data 27 maggio 2024, con il voto favorevole dei quattro amministratori indipendenti ed il voto contrario dell'Amministratore esecutivo, il Consiglio di Amministrazione intimava senza motivazioni congrue l'Amministratore Delegato di: "recedere, entro e non oltre 3 giorni dalla presente adunanza, dall'incarico conferito .., dandone evidenza senza ritardo al Consiglio di Amministrazione. In caso contrario, il Consiglio si riserva ogni valutazione", tutti gli incarichi conferiti da quest'ultimo nell'ambito delle deleghe possedute, procedendo a conferirne di nuovi ad altri consulenti.

A fronte di quanto sopra, l'Amministratore Delegato diffidava i consiglieri presenti dal procedere, in quanto la revoca di incarichi legittimamente conferiti e giuridicamente vincolanti avrebbe potuto esporre la Società a possibili e probabili contenziosi con i consulenti. Peraltro, l'Amministratore Delegato faceva presente che i nuovi incarichi avrebbero comportato una spesa complessiva per la Società di Euro 182.900 a fronte degli Euro 75.000 che si sarebbero spesi mantenendo i consulenti già individuati.

Per quanto attiene, invece, all'incarico relativo alla predisposizione del Modello Organizzativo ex D.Lgs 231, il Collegio segnala che in data 22 settembre 2023 la Società aveva conferito un incarico professionale ad un consulente esterno. Il Modello, così predisposto dal professionista, era stato successivamente approvato dal Consiglio di Amministrazione in data 22 gennaio 2024. In seguito all'attività di controllo svolta dall'Organismo di Vigilanza, sentito anche il Collegio Sindacale, il documento è stato ritenuto incompleto e carente; sebbene il Presidente dell'ODV abbia manifestato la piena disponibilità ad interloquire con il professionista incaricato al fine di segnalare le carenze rilevate, in modo da permettere a quest'ultimo di elaborare il documento finale da sottoporre nuovamente all'approvazione del CDA, durante l'adunanza del 27 maggio 2024, ancorché il lavoro

di revisione del Modello da parte del professionista incaricato fosse ancora in corso, il Consiglio di Amministrazione (con il voto favorevole dei quattro amministratori indipendenti ed il voto contrario dell'Amministratore Delegato), procedeva a conferire un nuovo incarico ad un diverso consulente.

In relazione ai fatti sopra illustrati, il Collegio segnala le dinamiche anomale che si stanno riscontrando all'interno dell'organo amministrativo della Società. In particolare, il Collegio evidenzia che la richiesta di revoca da parte del Consiglio di atti compiuti dall'Amministratore Delegato, nell'esercizio delle deleghe ad esso conferite, potrebbe rivestire un carattere di ragionevolezza solo laddove fosse supportata da solide motivazioni. Infatti, il Collegio ritiene che, oltre al possibile danno patrimoniale comprovato dai maggiori oneri, anche la reputazione della Società di fronte ai terzi (fornitori, consulenti, controparti) potrebbe risultarne danneggiata. Invero, la credibilità, l'attendibilità e la solidità delle scelte di indirizzo di una Società si basa anche sulla sua capacità di onorare gli impegni assunti; l'autonomia dell'amministratore delegato di una società quotata di sottoscrivere un contratto, nel pieno esercizio dei suoi poteri, dovrebbe poter essere percepita dai terzi con un elevato grado di certezza ed affidabilità. Per tali ragioni, soprattutto di fronte alla composizione di un organo amministrativo nel quale vi sia un unico amministratore esecutivo, la revoca di atti da esso compiuti nell'esercizio delle deleghe, dovrebbe essere sempre attentamente valutata e circoscritta – ad avviso del Collegio – a situazioni patologiche (es. atti illeciti o palesemente contrari all'interesse della società) o di particolare rilevanza. In ogni caso, la revoca dovrebbe essere sempre adeguatamente motivata.

Nel caso di specie, invece, in alcuni casi le motivazioni sono state del tutto assenti ovvero sono state individuate, in modo disorganico, nella presunta "non conformità" della nomina o nel fatto che la stessa "non rispecchi la condivisione e la trasparenza necessarie".

Le suddette considerazioni assumono rilevanza – ad avviso del Collegio – non solo in merito a quanto avvenuto, ma anche in relazione alla conduzione prossima futura dell'attività amministrativa della Società.

5. Carenze nei flussi informativi al CDA e al Collegio, ritardi nell'invio della documentazione pre-consiliare e carenze istruttorie

Sin dalla prima riunione dell'organo amministrativo della Società e con maggior ricorrenza nel corso delle ultime riunioni dell'organo amministrativo, il Collegio ha potuto riscontrare:

• che i Consigli di Amministrazione in molteplici occasioni non sono stati convocati nel rispetto dei tempi ordinari previsti dallo Statuto, con eccessivo ricorso al più breve termine statutario, invero consentito solo per casi di particolare urgenza (spesso non motivata dalle materie poste all'ordine del giorno);
• che i flussi informativi inerenti le materie oggetto di disamina consiliare tanto nei confronti dei consiglieri che del Collegio – rivestendo essi una funzione centrale di impulso, delimitazione e di istruzione dell'attività deliberativa dell'organo amministrativo, sono stati spesso carenti sia in termini di tempistica che di completezza. Allo stato attuale, a parere del Collegio, detta carenza dei flussi informativi non consente all'organo amministrativo di riferire compiutamente sull'adeguatezza del sistema organizzativo, ammnistrativo e contabile della Società, la cui carenza è stata già evidenziata in sede di Relazione ex art. 153 del TUF;
• che il Consiglio di Amministrazione ed anche i comitati endoconsiliari hanno ritardato in molteplici occasioni l'allibramento dei verbali delle riunioni, rimandando più volte l'approvazione a riunione successive, nelle quali sono spesso sorti temi – anche con lo stesso Segretario verbalizzante – in merito alla corretta e veritiera rappresentazione dei fatti da riportare nei verbali;

• che le procedure previste per le società quotate (parti correlate, gestione informazioni privilegiate, internal dealing), nonostante siano state approvate dal Consiglio di Amministrazione, risultano, allo stato, ancora in bozza e non implementate con necessaria induction dei soggetti della struttura interessati dalle relative responsabilità. Ad esempio, alla data odierna il sito internet della Società riporta ancora le versioni superate delle procedure;
• che alcune operazioni come, ad esempio, quella relativa all'acquisizione della società Per Te S.r.l. da parte della controllata Sfera Defense S.r.l. – ovvero alcune tematiche, come ad esempio il Piano di Incentivazione – sono state affrontate dal Consiglio di Amministrazione senza un'adeguata istruttoria documentale ed un'opportuna trattazione degli argomenti, circostanza questa che ha condotto i consiglieri ad alimentare i contrasti tra di loro in momenti successivi;
• che a fronte di una richiesta esplicita del Collegio Sindacale al consigliere De Simone in merito a sue dichiarazioni connesse ai requisiti di integrità, onorabilità e professionalità, il consigliere riteneva quanto già comunicato alla Società sufficiente senza fornire gli ulteriori documenti richiesti espressamente dal Collegio.

In relazione a quanto sopra, il Collegio sottolinea che la situazione di conflitto esistente in seno all'intero organo amministrativo potrebbe rendere ancora più difficoltosa la risoluzione – che appare urgente - delle suddette problematiche, rischiando che le stesse possano avere un impatto negativo sulla sana e corretta gestione della Società, nonché sugli interessi prevalenti della stessa, rilevando sovente una impossibilità di corretto funzionamento dell'organo consiliare.

In relazione a quanto sopra illustrato, il Collegio ha ritenuto opportuno fornire adeguata informativa agli Azionisti, in assenza di comunicati stampa da parte della Società a commento delle vicende evidenziate, rimettendo agli stessi ogni tipo di valutazione sulle eventuali risoluzioni delle problematiche segnalate, (punto 2 dell'ordine del giorno) per un corretto funzionamento del Consigli di Amministrazione.

Roma, 21 giugno 2024

Per il Collegio Sindacale Il Presidente Maria Cristina Montagano