OCTAVA S.A. — AGM Information 2023

May 26, 2023

INFORMACJA DOTYCZĄCA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH POZYSKIWANYCH W ZWIĄZKU ZE ZWOŁANIEM I ODBYCIEM ZWYCZAJNEGO WALNEGO ZGROMADZENIA OCTAVA S.A. DNIA 22 CZERWCA 2023 ROKU

W oparciu o przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO) Octava S.A. (dalej: Octava, Spółka, Emitent) informuje, iż w związku ze zwołaniem i odbyciem Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia Spółki (dalej: Walne Zgromadzenie lub ZWZ), Emitent będzie przetwarzał dane osobowe Akcjonariuszy Spółki, ich pełnomocników oraz innych osób uprawnionych do udziału lub faktycznie uczestniczących w ZWZ.

Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest Octava S.A. z siedzibą w Warszawie:

Octava S.A.

ul. Twarda 18,

00-105 Warszawa

adres e-mail: biuro@octava.com.pl

Spółka jest administratorem danych osobowych Akcjonariuszy, będących osobami fizycznymi oraz pełnomocników Akcjonariuszy, będących osobami fizycznymi, uprawnionych do uczestnictwa w ZWZ, którzy wykazali status Akcjonariusza lub pełnomocnika Akcjonariusza, którzy zażądali udostępnienia listy akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu Octava S.A. lub listy Akcjonariuszy obecnych na ZWZ, złożyli wniosek o udostępnienie odpisów wniosków w sprawach objętych porządkiem obrad Walnego Zgromadzenia, złożyli żądania zwołania Walnego Zgromadzenia, złożyli wniosek o umieszczenie spraw w porządku obrad Walnego Zgromadzenia lub przedłożyli projekt uchwały Walnego Zgromadzenia.

Cel i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe są przetwarzane w celu wypełnienia przez Emitenta obowiązków nałożonych przepisami kodeksu spółek handlowych (dalej: ksh), Ustawy o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych (dalej: Ustawa o ofercie), a także Ustawy o obrocie instrumentami finansowymi (dalej: Ustawa o obrocie) w związku ze zwołaniem i odbyciem ZWZ, umożliwienia Akcjonariuszom wykonywania ich praw, a także dochodzenia przez Spółkę ewentualnych roszczeń lub obronę przed roszczeniami.

Podstawą prawną przetwarzania przez Emitenta danych osobowych są

a) art. 6 ust. 1 lit. c) RODO - obowiązek wynikający z przepisów: ksh (sporządzanie i przechowywanie list akcjonariuszy oraz list obecności na Walnym Zgromadzeniu, umożliwienie głosowania, w tym poprzez pełnomocnika oraz umożliwienie Akcjonariuszom wykonywania ich praw korporacyjnych w stosunku do Spółki); Ustawy o ofercie (przekazywanie do publicznej wiadomości, KNF i Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie S.A. wykazu Akcjonariuszy posiadających co najmniej 5% liczby głosów na Zgromadzeniu); Ustawy o obrocie (pozyskiwanie listy uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu od podmiotu prowadzącego depozyt papierów wartościowych);

b) art. 6 ust. 1 lit. f) RODO - uzasadniony interes Spółki w postaci umożliwienia Spółce kontaktu z Akcjonariuszami i ich pełnomocnikami oraz weryfikacji ich tożsamości, a także dochodzenia przez Octava ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami;

Spółka przetwarza następujące dane osobowe: imię, nazwisko, adres, numer dowodu tożsamości, dane dotyczące akcji i uprawnień z nich wynikających (liczba, rodzaj oraz liczba głosów z tych akcji), a także w przypadkach gdy Akcjonariusze i ich pełnomocnicy kontaktują się ze Spółką drogą elektroniczną – adres poczty elektronicznej;

Odbiorcy danych

Odbiorcami danych osobowych mogą zostać doradcy prawni Octava, kancelarie notarialne, podmioty świadczące outsourcing związany z utrzymaniem infrastruktury informatycznej i zapewnieniem ciągłości pracy systemów informatycznych w Spółce; podmiot obsługujący elektroniczne liczenie głosów na Walnych Zgromadzeniach, Akcjonariusze, którym udostępniono listy akcjonariuszy na podstawie art. 407 ksh lub listy uczestniczących w Walnym Zgromadzeniu;

Okres przechowywania danych osobowych

Dane osobowe będą przechowywane przez okres istnienia Spółki.

Prawa osób, których dane dotyczą

Osoby, których dane są przetwarzane mają prawo dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, przeniesienia, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w tym zakresie przepisami prawa. Jednocześnie, osobom, których dane są przetwarzane, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli przetwarzanie tych danych przez Spółkę narusza przepisy prawa.

Źródło danych osobowych

Dane osobowe są pozyskiwane z Krajowego Depozytu Papierów Wartościowych S.A. oraz od Akcjonariuszy, ich pełnomocników, w szczególności w celu wykazania statusu Akcjonariusza lub pełnomocnika, posiadania określonej liczby akcji oraz skorzystania z praw korporacyjnych;

Informacja o wymogu lub dobrowolności podania danych osobowych

W przypadku danych bezpośrednio przekazywanych Spółce - podanie ich jest wymagane przez przepisy ksh oraz w celu umożliwienia weryfikacji tożsamości Akcjonariusza i pełnomocnika. Brak udostępnienia danych uniemożliwi uczestnictwo w Walnym Zgromadzeniu Spółki. Podanie adresu poczty elektronicznej jest dobrowolne i umożliwia kontakt pomiędzy Spółką a Akcjonariuszem za pomocą poczty elektronicznej. Brak udostepnienia adresu poczty elektronicznej wyklucza możliwość komunikacji drogą elektroniczną.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym profilowanie

Dane osobowe nie są przez Spółkę wykorzystywane dla podejmowania zautomatyzowanych decyzji, jak również nie są poddawane operacjom profilowania.