OCTAVA S.A. — AGM Information 2021

May 24, 2021

OGŁOSZENIE O ZWOŁANIU ZWYCZAJNEGO WALNEGO ZGROMADZENIA

OCTAVA S.A. W WARSZAWIE

DATA, GODZINA I MIEJSCE ZGROMADZENIA

Działając zgodnie z art. 399 §1 Kodeksu spółek handlowych ("k.s.h.") oraz art. 24.1 Statutu Spółki, Zarząd Octava S.A. zwołuje Zwyczajne Walne Zgromadzenie Octava S.A. ("Spółka"), które odbędzie się w dniu

21 czerwca 2021 roku o godzinie 10.30, w Warszawie przy ul. Złotej 48/54 w Hotelu Mercure Warszawa Centrum.

SZCZEGÓŁOWY PORZĄDEK OBRAD.

• 1. Otwarcie Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia.
• 1. Wybór Przewodniczącego Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia.
• 1. Stwierdzenie prawidłowości zwołania Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia.
• 1. Sporządzenie listy obecności.
• 1. Przyjęcie porządku obrad.
• 1. Przedstawienie i rozpatrzenie:
  2. a) sprawozdania Zarządu z działalności Spółki oraz z działalności Grupy Kapitałowej Octava S.A. w roku obrotowym 2020,
  3. b) sprawozdania finansowego Spółki oraz sprawozdania finansowego Grupy Kapitałowej Octava S.A. za rok obrotowy 2020 oraz wniosku Zarządu, co do pokrycia straty netto Spółki za rok 2020.
  4. c) sprawozdania Rady Nadzorczej z działalności w roku obrotowym 2020 oraz sprawozdania z wyników oceny sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności oraz wniosku Zarządu Spółki w sprawie pokrycia straty netto za rok obrotowy 2020
  5. d) sprawozdania Rady Nadzorczej o wynagrodzeniach Zarządu i Rady Nadzorczej w latach 2019 -2020.
• 1. Podjęcie uchwał w sprawie:
  2. a) zatwierdzenia sprawozdania finansowego Spółki za rok obrotowy 2020;
  3. b) zatwierdzenia sprawozdania Zarządu z działalności Spółki w roku obrotowym 2020;
  4. c) zatwierdzenia skonsolidowanego sprawozdania finansowego Grupy Octava S.A. za rok obrotowy 2020;
  5. d) zatwierdzenia sprawozdania z działalności Grupy Kapitałowej Octava S.A. w roku obrotowym 2020;
  6. e) zatwierdzenia sprawozdań Rady Nadzorczej Octava S.A. za rok obrotowy 2020;
  7. f) pokrycia straty netto Spółki za rok obrotowy 2020;
  8. g) zaopiniowania Sprawozdania o wynagrodzeniach Zarządu i Rady Nadzorczej Spółki w latach 2019-2020;
  9. h) udzielenia Prezesowi Zarządu Spółki absolutorium z wykonania obowiązków w roku obrotowym 2020;
  10. i) udzielenia członkom Rady Nadzorczej Spółki absolutorium z wykonania obowiązków w roku obrotowym 2020;
• 1. Zamknięcie obrad.

Zgodnie z art. 402² k.s.h. Zarząd przedstawia następujące informacje:

1. UPRAWNIENI DO UCZESTNICTWA W WALNYM ZGROMADZENIU

Zgodnie z art. 406¹ § 1 k.s.h. prawo uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu mają tylko osoby będące akcjonariuszami Spółki na szesnaście dni przed datą walnego Zgromadzenia (dzień rejestracji uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu), tj. na dzień 5 czerwca 2021 roku. Zgodnie z art. 406³ § 2 k.s.h. w celu zapewnienia udziału w Walnym Zgromadzeniu, akcjonariusz uprawniony ze zdematerializowanych akcji na okaziciela powinien zażądać, nie wcześniej niż po ogłoszeniu o zwołaniu Walnego Zgromadzenia i nie później niż w pierwszym dniu powszednim po dniu rejestracji uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu tj. w dniu 7 czerwca 2021 roku od podmiotu prowadzącego rachunek papierów wartościowych wystawienia imiennego zaświadczenia o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu. Zaświadczenie powinno zawierać wszystkie informacje, o których mowa w art. 406³ § 3 Kodeksu spółek handlowych tj. 1) firmę (nazwę), siedzibę, adres i pieczęć wystawiającego oraz numer zaświadczenia, 2) liczbę akcji, 3) rodzaj i kod akcji, 4) firmę (nazwę), siedzibę i adres spółki, która wyemitowała akcje, 5) wartość nominalną akcji, 6) imię i nazwisko albo firmę (nazwę) uprawnionego z akcji, 7) siedzibę (miejsce zamieszkania) i adres uprawnionego z akcji, 8) cel wystawienia zaświadczenia, 9) datę i miejsce wystawienia zaświadczenia, 10) podpis osoby upoważnionej do wystawienia zaświadczenia.

Zaświadczenia o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu będą podstawą sporządzenia wykazów przekazywanych podmiotowi prowadzącemu depozyt papierów wartościowych zgodnie z przepisami o obrocie instrumentami finansowymi. Spółka sporządzi listę uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu na podstawie wykazu sporządzonego przez Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych, nie później niż na tydzień przed datą Walnego Zgromadzenia tj. 14 czerwca 2021 roku. Lista akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu zostanie wyłożona do wglądu akcjonariuszy na trzy dni powszednie przed odbyciem Walnego Zgromadzenia w biurze Zarządu Spółki. Akcjonariusz może żądać przesłania mu listy akcjonariuszy nieodpłatnie drogą elektroniczną, podając adres na który lista powinna być wysłana.

2. DOKUMENTY ORAZ INFORMACJE DOTYCZĄCE WALNEGO ZGROMADZENIA

Zgodnie z art. 402² pkt 5 k.s.h. w biurze Zarządu Spółki (ul. Sienna 39, 00-121 Warszawa) począwszy od 24 maja 2021 roku dla osób uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu wyłożone zostaną dokumenty dotyczące Walnego Zgromadzenia, tj.:

• 1) Projekty uchwał;
• 2) Sprawozdanie finansowe Grupy Kapitałowej Octava S.A. za rok obrotowy 2020 oraz sprawozdanie Zarządu z działalności Grupy Kapitałowej Octava S.A. w roku obrotowym 2020;
• 3) Sprawozdanie finansowe Octava S.A. za rok obrotowy 2020 oraz sprawozdanie Zarządu z działalności Spółki w roku obrotowym 2020;
• 4) Wniosek Zarządu Octava S.A. w sprawie pokrycia straty netto Spółki za rok 2020;
• 5) Sprawozdanie z działalności Rady Nadzorczej Octava S.A. oraz sprawozdanie z wyników oceny sprawozdań za 2020 rok;
• 6) Sprawozdanie o wynagrodzeniach Zarządu i Rady Nadzorczej Octava S.A. w latach 2019-2020 wraz z raportem niezależnego biegłego rewidenta w zakresie oceny przedmiotowego sprawozdania;
• 7) Wzór pełnomocnictwa oraz formularz do ewentualnego zastosowania podczas głosowania przez pełnomocnika.

Wskazane dokumenty, informacje dotyczące Walnego Zgromadzenia, jak również Regulamin Walnych Zgromadzeń zostaną udostępnione na stronie internetowej Spółki, pod adresem: www.octava.com.pl/Informacje podstawowe/Walne Zgromadzenie.

3. OPIS PROCEDUR DOTYCZĄCYCH UCZESTNICZENIA W WALNYM ZGROMADZENIU, W TYM OPIS UPRAWNIEŃ PRZYSŁUGUJĄCYCH AKCJONARIUSZOM:

• a. Akcjonariusz lub akcjonariusze reprezentujący co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego mogą żądać umieszczenia określonych spraw w porządku obrad najbliższego Walnego Zgromadzenia. Żądanie powinno zostać zgłoszone zarządowi nie później niż na dwadzieścia jeden dni przed wyznaczonym terminem Zgromadzenia tj. do dnia 31 maja 2021 roku. Żądanie powinno zawierać uzasadnienie lub projekt uchwały dotyczącej proponowanego punktu porządku obrad. Żądanie może zostać złożone w postaci elektronicznej, w formacie PDF, na adres e-mail: wz@octava.com.pl.
• b. Akcjonariusz lub akcjonariusze Spółki reprezentujący co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego mogą przed terminem Walnego Zgromadzenia zgłaszać Spółce na piśmie lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, w formacie PDF, na adres e-mail: wz@octava.com.pl projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad.
• c. Każdy z akcjonariuszy może podczas Walnego Zgromadzenia zgłaszać projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad.
• d. Akcjonariusz może uczestniczyć w Walnym Zgromadzeniu oraz wykonywać prawo głosu osobiście lub przez pełnomocnika. Pełnomocnik wykonuje wszystkie uprawnienia akcjonariusza na Walnym Zgromadzeniu, chyba że co innego wynika z treści pełnomocnictwa. Akcjonariusz posiadający akcje zapisane na więcej niż jednym rachunku papierów wartościowych może ustanowić oddzielnych pełnomocników do wykonywania praw z akcji zapisanych na każdym z rachunków. Pełnomocnictwa udzielane członkom Zarządu Spółki, członkom Rady Nadzorczej Spółki, pracownikom Spółki, lub członkom organów lub pracownikom spółki zależnej, upoważniają tylko do jednego, najbliższego Walnego Zgromadzenia.
• e. Pełnomocnictwo do uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu Spółki i wykonywania prawa głosu wymaga udzielenia na piśmie lub w postaci elektronicznej i przesłanym w formacie PDF na adres e-mail: wz@octavacom.pl. Zawiadomienie akcjonariusza o udzieleniu przez niego pełnomocnictwa przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, winno nastąpić poprzez przesłanie Spółce pliku w formacie PDF na adres: wz@octava.com.pl.
• f. Spółka podejmuje odpowiednie działania służące identyfikacji akcjonariusza i pełnomocnika w celu weryfikacji ważności pełnomocnictwa udzielonego w postaci elektronicznej. Weryfikacja może polegać na zwrotnym pytaniu w formie telefonicznej lub elektronicznej do akcjonariusza i pełnomocnika w celu potwierdzenia faktu udzielenia pełnomocnictwa. Po przybyciu na Walne Zgromadzenie, a przed podpisaniem listy obecności pełnomocnik powinien okazać oryginał dokumentu tożsamości wymienionego w formularzu pełnomocnictwa celem potwierdzenia tożsamości pełnomocnika. Przedstawiciele osób prawnych winni okazać aktualne odpisy z odpowiednich rejestrów wymieniające osoby uprawnione do reprezentowania tych podmiotów.

4. MOŻLIWOŚĆ I SPOSÓB UCZESTNICZENIA W WALNYM ZGROMADZENIU PRZY WYKORZYSTANIU ŚRODKÓW KOMUNIKACJI ELEKTRONICZNEJ.

Statut Spółki oraz Regulamin Walnego Zgromadzenia nie zawierają postanowień umożliwiających możliwość uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

5. SPOSÓB WYPOWIADANIA SIĘ W TRAKCIE WALNEGO ZGROMADZENIA PRZY WYKORZYSTANIU ŚRODKÓW KOMUNIKACJI ELEKTRONICZNEJ.

Statut Spółki oraz Regulamin Walnego Zgromadzenia nie zawierają postanowień umożliwiających możliwość wypowiadania się w trakcie Walnego Zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

6. SPOSÓB WYKONYWANIA PRAWA GŁOSU DROGĄ KORESPONDENCYJNĄ LUB PRZY WYKORZYSTANIU ŚRODKÓW KOMUNIKACJI ELEKTRONICZNEJ.

Statut Spółki oraz Regulamin Walnego Zgromadzenia nie zawierają postanowień umożliwiających akcjonariuszom wykonywanie prawa głosu w trybie korespondencyjnym oraz przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

7. POZOSTAŁE INFORMACJE.

Osoby upoważnione do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu będą mogły dokonać rejestracji i otrzymać kartę do głosowania w dniu Walnego Zgromadzenia w godz. od 10.00 do 10.20.

W sprawach nieobjętych niniejszym ogłoszeniem stosuje się postanowienia Statutu Spółki, przepisy Kodeksu spółek handlowych i inne przepisy prawa powszechnie obowiązującego.

Zarząd informuje, że obrady Walnego Zgromadzenia będą transmitowane przez spółkę UNICOMP-WZA Spółkę z o.o. za pośrednictwem internetu. Transmisja obrad będzie dostępna pod adresem: www.octava.com.pl/Informacje podstawowe/Walne Zgromadzenie.

Aby uzyskać dostęp do transmisji obrad Walnego Zgromadzenia należy dysponować sprzętem spełniającym następujące wymagania techniczne: a) Łącze internetowe o przepustowości nie mniejszej niż 512kB (synchroniczne), b) Komputer działający w jakości i wydajności akceptowanej przez użytkownika w środowisku internetowym posiadający zainstalowaną jedną z przeglądarek internetowych w jak najnowszej wersji: Internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera oraz obsługujący Java i Flash, Adobe Flash Player.

Informacje dotyczące zgromadzenia są dostępne na stronie internetowej: www.octava.com.pl. Korespondencja związana z Walnym Zgromadzeniem powinna być kierowana na adres e-mail: wz@octava.com.pl.