Skip to main content

AI assistant

Sign in to chat with this filing

The assistant answers questions, extracts KPIs, and summarises risk factors directly from the filing text.

Oceanteam ASA AGM Information 2021

May 4, 2021

3699_rns_2021-05-04_ebfc9a14-74d4-40a3-a207-62e421bb9e7f.pdf

AGM Information

Open in viewer

Opens in your device viewer

(Unofficial office translation - in case of any discrepancies the Norwegian version shall prevail)

PROTOKOLL FRA ORDINÆR GENERALFORSAMLING

I

OCEANTEAM ASA ORG. NR. 988 788 945

MINUTES FROM ORDINARY GENERAL MEETING

OF

OCEANTEAM ASA REG. NO. 988 788 945

Den 4. Mai 2021 kl. 14:00 ble det avholdt ordinær generalforsamling i Oceanteam ASA ("Selskapet").

Med bakgrunn i Folkehelseinstituttets anbefalinger tilknyttet Covid-19 og i tråd med innkallingen til generalforsamlingen sendt aksjeeierne 12. april 2021 ble møtet avholdt som elektronisk møte gjennom videokonferanseverktøyet zoom. (www.zoom.us).

Til behandling forelå:

15 ÅPNING AV GENERALFORSAMLINGEN VED STYRETS LEDER OG OPPTAK AV FORTEGNELSE OVER MØTENDE AKSJEEIERE

Generalforsamlingen ble åpnet av styrets leder, Keesjan Cordia, som opptok vedlagte fortegnelse av møtende aksjeeiere.

19 686 301 av i alt 34 388 833 aksjer og stemmer tilsvarende 57,3296 % av aksjekapitalen var representert.

2 VALG AV MØTELEDER

Keesjan Cordia ble valgt til møteleder.

94,0048 % stemte for og 5,9952 % avsto fra å stemme.

An ordinary general meeting of Oceanteam ASA (the "Company") was held on 4 May 2021 at 14:00 CET.

Due to infection control considerations related to the Covid-19 virus, and in accordance with the summons to the annual general meeting on 12 April 2021, the meeting was carried out as an electronic meeting through the web based conferencing tool Zoom (www.zoom.us).

The following was on the agenda:

1 OPENING OF THE GENERAL MEETING BY THE CHAIRMAN AND RECORD OF THE SHAREHOLDERS PRESENT

The general meeting was opened by the chairman of the board of directors, Keesjan Cordia, who registered the shareholders present, as enclosed.

19 686 301 of in total 34 338 833 shares and votes, corresponding to 57,3296 % of the share capital, were represented.

2 ELECTION OF A PERSON TO CHAIR THE MEETING

Keesjan Cordia was elected to chair the meeting.

94,0048 % voted in favour of the proposal and 5,9952 % abstained from voting.

1

3 GODKJENNELSE AV INNKALLING OG DAGSORDEN

Møtelederen reiste spørsmål om det var bemerkninger til innkallingen eller dagsordenen. Da det ikke var noen innvendinger, ble innkallingen og dagsordenen ansett som godkjent.

Møtelederen erklærte deretter generalforsamlingen som lovlig satt.

94,0091% stemte for og 5,9909 % avsto fra å stemme.

ÉN PERSON TIL Å 4 -VALG AV MEDUNDERTEGNE PROTOKOLLEN SAMMEN MED MØTELEDER

Hans Reinigert ble valgt til å undertegne protokollen sammen med møteleder.

94,0048 % stemte for, og 5,9952 % avsto fra å stemme.

GODKJENNELSE AV ÅRSREGNSKAPET OG 5 ÅRSBERETNINGEN FOR REGNSKAPSÅRET 2020, HERUNDER UTDELING AV UTBYTTE

Årsregnskapet for 2020 med styrets beretning og revisors beretning er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside.

Det ble vedtatt å godkjenne årsregnskapet for 2020, sammen med styrets beretning og revisors beretning.

Det ble videre vedtatt at det ikke utbetales utbytte for 2020.

94,0048 % stemte for og 5,9952 % avsto fra å stemme.

6 FASTSETTELSE AV GODTGJØRELSE TIL STYRETS MEDLEMMER

Styret har foreslått at den årlige godtgjørelsen til styrets medlemmer for året 2020 skal utgjøre NOK 400

es APPROVAL OF THE NOTICE AND AGENDA

The chairperson raised the question of whether there were any objections to the notice or the agenda. Since there were no objections, the notice and agenda were considered as approved.

The chairperson thereafter declared the general meeting as lawfully convened.

94,0091 % voted in favour of the proposal and 5,9909 % abstained from voting.

4 ELECTION OF A PERSON TO CO-SIGN THE MINUTES TOGETHER WITH THE CHAIRPERSON

Hans Reinigert was elected to sign the minutes together with the chairperson.

94,0048 % voted in favour of the proposal, and 5,9952 % abstained from voting.

5 APPROVAL OF THE ANNUAL ACCOUNTS AND THE ANNUAL REPORT FOR THE FINANCIAL YEAR 2020, INCLUDING DISTRIBUTION OF DIVIDENDS

The annual accounts for 2020 together with the board of directors' report and the auditor's report are available at the Company's website.

It was resolved to approve the annual accounts for 2020, together with the board of directors' report and the auditor's report.

It was further resolved that no dividends are to be distributed in 2020.

94,0048 % voted in favour of the proposal and 5,9952 % abstained from voting.

6 6 DETERMINATION OF THE REMUNERATION TO THE MEMBERS OF THE BOARD OF DIRECTORS

The board of directors has proposed that the annual remuneration of the members of the board of directors

000 for styreleder og NOK 300 000 for de øvrige styremedlemmene.

Videre har styret foreslått at styremedlemmene ikke skal motta ytterligere godtgjørelse med mindre dette godkjennes av generalforsamlingen.

Styrets forslag ble vedtatt.

94,0048 % stemte for, 0,0043 % stemte mot og 5,9909 % avsto fra å stemme.

7 FASTSETTELSE AV GODTGJØRELSE TIL MEDLEMMER AV REVISJONSUTVALGET

Styret har foreslått at den årlige godtgjørelsen til medlemmer av revisjonsutvalget for 2022 skal utgjøre NOK 37 500.

Videre har styret foreslått at medlemmene av revisjonsutvalget ikke skal motta ytterligere godtgjørelse med mindre dette godkjennes av generalforsamlingen.

Styrets forslag ble vedtatt.

94,0048 % stemte for, 0,0043 % stemte mot og 5,9909 % avsto fra å stemme.

8 GODKJENNELSE AV REVISORS GODTGJØRELSE

Revisors honorar fremkommer av Selskapets årsregnskap for 2020, som er tilgjengelig på Selskapets nettside.

Styret har foreslått at honoraret godkjennes.

Styrets forslag ble vedtatt.

94,0048 % stemte for, 0,0043 % stemte mot og 5,9909 % avsto fra å stemme.

G GODKJENNELSE AV AVTALE MED K.A.Y. GOVAERT

Selskapet har inngått en avtale med styremedlem K.A.Y. Govaert vedrørende levering av støttetjenester til Selskapets ledelse med inntil 80 timer per måned i perioden januar - mai 2021. Bakgrunnen for

for the year 2022 is set at NOK 400,000 for the chairman and NOK 300,000 for the other directors.

The board of directors has further proposed that the directors may not receive any additional remuneration unless approved by the general meeting.

The board of directors' proposal was approved.

94,0048 % voted in favour of the proposal, 0,0043 % voted against and 5,9909 % abstained from voting.

7 DETERMINATION OF THE REMUNERATION TO THE MEMBERS OF THE AUDIT COMMITTEE

The board of directors has proposed that the annual remuneration of the members of the audit committee for the year 2022 is set at NOK 37,500.

The board of directors has further proposed that the members of the audit committee may not receive any further remuneration unless approved by the general meeting.

The board of directors' proposal was approved.

94,0048 % voted in favour of the proposal, 0,0043% voted against and 5,9909 % abstained from voting.

APPROVAL OF THE REMUNERATION TO THE 8 AUDITOR

The remuneration to the auditor appears in the Company's annual accounts for 2020, which is available on the Company's website.

The board of directors has proposed that the remuneration is approved.

The board of directors' proposal was approved.

94,0048 % voted in favour of the proposal, 0,0043 % voted against and 5,9909 % abstained from voting.

9 | APPROVAL OF AGREEMENT WITH K.A.Y. GOVAERT

Pursuant to a board resolution an agreement with the board member K.A.Y. Govaert has been entered into for provision of support services for 80 hours monthly to the executive management for the period January- May inngåelsen av avtalen var økt arbeidsmengde i Selskapet og behovet for rådgivning i forbindelse med restruktureringen av joint venture enhetene og konkret rådgivning i tilknytning til visse spesifikke anskaffelser. Det totale vederlaget for de leverte tjenester utgjør NOK 766 000.

I tråd med Selskapets rutiner for eierstyring og ledelse og generalforsamlingens vedtak nummer seks fra selskapets ordinære generalforsamling 7. mai 2020 må generalforsamlingen godkjenner avtaler mellom Selskapet og styremedlemmer, og enhver ytterligere godtgjørelse ut over styremedlemmenes avtalte årlige godtgjørelse. Styret foreslår derfor at generalforsamlingen godkjenner avtalen og vederlaget.

Styrets forslag ble vedtatt.

94,0042 % stemte for, 0,0049 % stemte mot og 5,9909 % avsto fra å stemme.

10 GODKJENNELSE AV AVTALE MED H.R. REINIGERT

Med bakgrunn i et vedtak fra styret har Selskapet inngått en avtale med styremedlem H.R. Reinigert vedrørende levering av støttetjenester til styret og ledelsen på 80 timer per måned i perioden januar mai 2021. Bakgrunnen for inngåelsen av avtalen var økt arbeidsmengde i Selskapet og behovet for rådgivning i forbindelse med restruktureringen av joint venture enhetene og konkret rådgivning i tilknytning til visse spesifikke anskaffelser. Det totale vederlaget etter avtalen utgjør NOK 766 000.

I trad med Selskapets rutiner for eierstyring og ledelse og generalforsamlingens vedtak nummer seks fra selskapets ordinære generalforsamling 7. mai 2020 må generalforsamlingen godkjenner avtaler mellom Selskapet og styremedlemmer, og enhver ytterligere godtgjørelse ut over styremedlemmenes avtalte årlige godtgjørelse. Styret foreslår derfor at generalforsamlingen godkjenner avtalen og vederlaget.

Styrets forslag ble vedtatt.

94,0042 % stemte for, 0,0049 % stemte mot og 5,9909 % avsto fra å stemme.

11 BEHANDLING AV STYRETS ERKLÆRING OM FASTSETTELSE AV LØNN OG ANNEN

2021 due to increased workload within the organisation and advice and support required related to restructuring of the joint venture entities and specific advice on selected acquisitions. The total fee due under the agreement is NOK 766,000.

In accordance with the requirements of the corporate governance policy of the Company and resolution No.6 of AGM held on 7 May 2020, the approval of the general meeting is required for agreements with board members, the board of directors therefore proposes that the general meeting grants approval hereof.

The board of directors' proposal was approved.

94,0042 % voted in favour of the proposal, 0,0049 % voted against and 5,9909 % abstained from voting.

10 APPROVAL OF AGREEMENT WITH H.R. REINIGERT

Pursuant to a board resolution an agreement with the board member H. R. Reinigert has been entered into for provision of support services for 80 hours monthly to the executive management for the period January-May 2021 due to increased workload within the organisation and advice and support required related to restructuring of the joint venture entities and specific advice on selected acquisitions. The total fee due under the agreement is NOK 766,000.

In accordance with the requirements of the corporate governance policy of the Company and resolution No.6 of AGM held on 7 May 2020, the approval of the general meeting is required for agreements with board members, the board of directors therefore proposes that the general meeting grants approval hereof.

The board of directors' proposal was approved.

94,0042 % voted in favour of the proposal, 0,0049 % voted against and 5,9909 % abstained from voting.

11 CONSIDERATION OF THE BOARD OF DIRECTORS' STATEMENT REGARDING THE

GODTGJØRELSE TIL LEDENDE ANSATTE ETTER ALLMENNAKSJELOVEN § 6-16 A

I samsvar med allmennaksjeloven § 6-16 a, har styret utarbeidet en erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte. Det skal i generalforsamlingen holdes en rådgivende avstemning om erklæringen, likevel slik at avstemningen om den del av erklæringen som gjelder incentivordningen for ledende ansatte er bindende. Erklæringen er tilgjengelig pă Selskapets nettsider www.oceanteam.no.

Styret har foreslått at erklæringen godkjennes.

Styrets forslag ble vedtatt.

94,0048 % stemte for, 0,0043 % stemte mot og 5,9909 % avsto fra a stemme.

12 REDEGJØRELSE FOR FORETAKSSTYRING

Av allmennaksjeloven § 5-6 (4) fremgår at generalforsamlingen skal behandle redegjørelsen for foretaksstyring som er avgitt i henhold til regnskapsloven § 3-3 b. Redegjørelsen er inntatt i årsrapporten for 2020 som er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside.

Møteleder gjennomgikk redegjørelsens hovedinnhold. Det skulle ikke avgis stemmer over redegjørelsen.

13 FULLMAKT FOR STYRET TIL FORHØYELSE AV AKSIEKAPITALEN

Selskapets styre har foreslått at styret gis fullmakt til å forhøye aksjekapitalen med inntil NOK 98 724 144 ved utstedelse av nye aksjer.

Bakgrunnen for forslaget er å gi Selskapet fleksibilitet til å relativt raskt komme i posisjon til å foreta forretningsmessige disposisjoner, herunder, men ikke begrenset til, innhente kapital, gjennomføre oppkjøp og gjeldskonvertering.

DETERMINATINO OF SALARIES AND OTHER REMUNERATION TO THE MANAGEMENT PURSUANT TO SECTION 6-16 A OG THE PUBLIC LIMITED LIABILITY COMPANIES АСТ

Pursuant to Section 6-16 a of the Public Limited Liability Companies Act, the board of directors has prepared a statement regarding the determination of salaries and other remuneration to the management. In the general meeting, a consultative vote over the statement will be held, provided however that the vote shall be binding with respect to the parts of the statement regarding the incentive scheme. The statement is available at the Company's website www.oceanteam.no.

The board of directors has proposed that the statement is approved.

The board of directors' proposal was approved.

94,0048 % voted in favour of the proposal, 0,0043% voted against and 5,9909 % abstained from voting.

12 STATEMENT REGARDING CORPORATE GOVERNANCE

Pursuant to the Public Limited Liability Companies Act section 5-6 (4) the general meeting shall consider the statement on corporate governance pursuant to the Accounting Act section 3-3 b. The statement is included in the annual report for 2020 which is available on the Company's website.

The chairman of the meeting went through the statement's main contents. The statement was not subject to voting.

13 AUTHORISATION TO THE BOARD OF DIRECTORS TO INCREASE THE SHARE CAPITAL

The board of directors has proposed that the board of directors is authorised to increase the Company's share capital with up to NOK 98,724,144 by issuing new shares.

The reason for this is to give the Company flexibility to swiftly be able to make business arrangements, including, but not limited to, raise new capital, carry out acquisitions and convert debt.

Det er foreslått at styret skal kunne beslutte at aksjeeiernes fortrinnsrett til de nye aksjene fravikes.

Styret har på denne bakgrunn foreslått at generalforsamlingen treffer slikt vedtak:

    1. I samsvar med allmennaksjeloven § 10-14 gis styret fullmakt til å øke selskapets aksjekapital med inntil NOK 98 724 144 ved utstedelse av nye aksjer. Fullmakten kan benyttes flere ganger innenfor den angitte rammen.
    1. Fullmakten gjelder inntil 3. mai 2021.
    1. Aksjeeiernes fortrinnsrett til de nye aksjene etter allmennaksjeloven § 10-4 skal kunne fravikes.
    1. Fullmakten omfatter også kapitalforhøyelse ved tingsinnskudd, jf. allmennaksjeloven § 10-2.
    1. Fullmakten omfatter ikke kapitalforhøyelse ved fusjon, jf. allmennaksjeloven § 13-5.
    1. Fullmakten til å forhøye aksjekapitalen erstatter fullmakt om forhøyelse av selskapets aksjekapital registrert i Foretaksregisteret den 14. September 2019.

Styrets forslag ble vedtatt.

94,0042 % stemte for, 0,0049 % stemte mot og 5,9909 % avsto fra å stemme.

14 ADMINISTRERENDE DIREKTØRS ORIENTERING OM SELSKAPETS STILLING

Selskapets administrerende direktør Hendricus Johannes Gerardus Van Den IJssel ga en kort orientering om Selskapets stilling.

***

Det var ikke flere saker på dagsordenen.

Møtet ble hevet.

It is proposed that the shareholders pre-emptive rights may be disregarded.

On this basis the board of directors has proposed that the general meeting makes the following resolution:

    1. In accordance with section 10-14 of the Public Limited Liability Companies Act, the board of directors is granted the authority to increase the company's share capital with up to NOK 98,724,144 by issuing new shares. The proxy may be used at several occasions within the granted scope.
    1. The proxy applies until 3. Mai 2023.
    1. The shareholders' pre-emptive right to new shares pursuant to section 10-4 of the Public Limited Liability Companies Act may be disregarded.
    1. The proxy also includes capital increases from contributions in kind, pursuant to the Public Limited Liability Companies Act section 10-2.
    1. The proxy does not include capital increase by way of a merger in accordance with section 13-5 of the Public Limited Liability Companies Act.
    1. The proxy shall replace the previous proxy to increase the company's share capital registered with the Norwegian Register of Business Enterprises on 14 September 2019.

The board of directors' proposal was approved.

93,9897 % voted in favour of the proposal, 0,0049% voted against and 5,9909 % abstained from voting.

14 INFORMATION ABOUT THE COMPANY BY THE CEO

Hendricus Johannes Gerardus Van Den IJssel gave a short briefing about the Company.

***

There were no further matter on the agenda.

The meeting was adjourned.

SIGNATURE PAGE TO MINUTES OF ANNUAL GENERAL MEETING OF SHAREHOLDERS OF OCEANTEAM ASA 4 MAY 2021

Keesjan Cordia Møteleder/Chair

PP Hans Reinigert Medundertegner / Co-signatory

Attachment: List of attending/ represented shareholders

Shareholder Shares held
Royal London
Asset Management
Bond
1.826.012
Ralfs Znotins 848
Stockhorn SARL
(Nordea &
Euroclear)
1.791.928
Corinvest (UBS) 6.590.517
Public Safety
Personnel
Retirement System
of the State of AR
US
1.179.382
John Miklos Hevesi 114
Van Heijst
(Euroclear)
8.250.000
Kurt Oddvar
Austratt
10.000
Haustkollholmen
AS
25.000
North Sea Group
AS
12.500

****