Proxy Solicitation & Information Statement • May 10, 2024
Proxy Solicitation & Information Statement
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Rue Edouard Belin 12 1435 Mont-Saint-Guibert Belgium / Belgique VAT / TVA BE 0817.149.675 Register of legal entities Brabant Wallon / Registre des personnes morales du Brabant Wallon
The shareholders that wish to be represented by proxy at the extraordinary shareholders' meeting of Nyxoah SA (the "Company"), to be held on June 12, 2024 at 2 p.m., must send the duly completed and signed proxy form by e-mail to [email protected]. The signed and completed proxy form must reach the Company by June 6, 2024 at the latest.
In order to allow the Company to organize the extraordinary shareholders' meeting as efficiently as possible, the Company's shareholders are encouraged to send the duly completed and signed proxy form to the Company as soon as possible.
This proxy form must be signed either in handwriting or electronically. If signed electronically, it must be an electronic signature within the meaning of Article 3.10 of Regulation (EU) No 910/2014 of the European Parliament and of the Council of July 23, 2014 on electronic identification and trust services for electronic transactions in the internal market and repealing Directive 1999/93/EC, as amended, or a qualified electronic signature within the meaning of article 3.12 of the same Regulation.
Shareholders of the Company who wish to be represented by proxy must also register for the extraordinary shareholders' meeting in accordance with the formalities set out in the convening notice for the extraordinary
Les actionnaires souhaitant se faire représenter par un mandataire à l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires de Nyxoah SA (la "Société"), qui se tiendra le 12 juin 2024 à 14 heures, doivent envoyer le formulaire de procuration dûment complété et signé par e-mail à [email protected]. Le formulaire de procuration, signé et complété, doit parvenir à la Société au plus tard le 6 juin 2024.
Afin de permettre à la Société d'organiser l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires le plus efficacement possible, les actionnaires de la Société sont encouragés d'envoyer le formulaire de procuration dûment complété et signé à la Société dans les meilleurs délais.
Ce formulaire de procuration doit être signé de manière manuscrite ou électronique. En cas de signature électronique, il doit s'agir d'une signature électronique au sens de l'article 3.10 du Règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la Directive 1999/93/CE, telle que modifiée, ou d'une signature électronique qualifiée au sens de l'article 3.12 du même Règlement.
Les actionnaires de la Société souhaitant se faire représenter par un mandataire doivent également s'inscrire à l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires selon les formalités énoncées dans la convocation à shareholders' meeting. Holders of dematerialized shares must attach to this proxy form a certificate issued by the relevant settlement institution for the shares concerned, or by an authorized account holder, certifying the number of dematerialised shares registered in the name of the shareholder in its accounts on the registration date (i.e. May 29, 2024 at midnight (Belgian time)) for which the relevant shareholder wants to participate in the extraordinary shareholders' meeting.
In case of amendments to the agenda of the extraordinary shareholders' meeting or if new draft decisions are tabled, the Company will publish an amended agenda with, as the case may be, additional agenda items and additional draft decisions. This will be done no later than on the fifteenth calendar day prior to the extraordinary shareholders' meeting, i.e. on or before May 28, 2024 at the latest. At that time, the Company will also make available amended proxy forms. Proxies that reach the Company prior to the publication of an amended agenda remain valid for the agenda items to which the proxies apply, subject, however, to applicable law and the further clarifications set out in this form.
l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires. Les détenteurs d'actions dématérialisées doivent joindre, à ce formulaire de procuration, une attestation délivrée par l'organisme de liquidation compétent pour les actions concernées, ou par un teneur de compte agréé, certifiant le nombre d'actions dématérialisées inscrites au nom de l'actionnaire dans ses comptes à la date d'enregistrement (c'est-à-dire le 29 mai 2024 à minuit (heure belge)), pour lequel l'actionnaire concerné souhaite participer à l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires.
En cas de modification de l'ordre du jour de l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires ou si de nouvelles propositions de décision sont déposées, la Société publiera un ordre du jour modifié avec, selon le cas, des points supplémentaires à l'ordre du jour et des propositions de décision supplémentaires. Cela se fera au plus tard le quinzième jour calendaire avant l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires, c'est-à-dire au plus tard le 28 mai 2024. À cette date, la Société mettra également à disposition des formulaires de procuration modifiés. Les procurations qui parviennent à la Société avant la publication d'un ordre du jour modifié restent valables pour les points de l'ordre du jour auxquels les procurations s'appliquent, sous réserve toutefois de la loi applicable et des précisions supplémentaires énoncées dans le présent formulaire.
| The undersigned (the "Undersigned"), | Le soussigné (le "Soussigné"), |
|---|---|
| Natural person / Personne physique : | |
| Last name / Nom : |
…………………………………………….…………………………… |
| First name(s) / Prénom(s) : | ………………………………………………………………………… |
| Domicile : | ………………………………………………………………………… |
| ………………………………………………………………………… | |
| Legal entity / Personne morale : |
|
| Company name and corporate form / |
………………………………………………………………………… |
| Dénomination de la société et forme juridique : |
|
| Registered office / Siège statutaire : |
………………………………………………………………………… |
| ………………………………………………………………………… | |
| Company number / Numéro d'entreprise : | ………………………………………………………………………… |
| owner of the following number of securities | propriétaire du nombre suivant de titres émis |
| issued by the Company | par la Société |
| Number of registered shares / Nombre d'actions nominatives : |
………………………………………………………………………… |
|---|---|
| Number of dematerialized shares / Nombre d'actions dématérialisées : |
………………………………………………………………………… |
hereby appoints Mrs. An Moonen1 , General Counsel of the Company, as proxyholder, to whom the Undersigned grants all of the following powers:
désigne par la présente Mme An Moonen2 , General Counsel de la Société, comme mandataire, à qui le Soussigné confère tous les pouvoirs suivants :
1 Mrs. An Moonen has the power to sub-delegate her powers under this proxy to any director, staff member or agent of the Company if Mrs. An Moonen is hindered to participate in the extraordinary shareholders' meeting. Mrs. An Moonen or, as the case may be, her substitute, is a staff member, director or agent of the Company and therefore has a potential conflict of interest as provided for in Article 7:143, §4 of the Belgian Code of Companies and Associations.
2 Mme An Moonen a le pouvoir de subdéléguer ses pouvoirs en vertu de cette procuration à tout administrateur, membre du personnel ou mandataire de la Société si Mme An Moonen est empêchée de participer à l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires. Mme An Moonen ou, le cas échéant, son remplaçant, est un membre du personnel, un administrateur ou un mandataire de la Société et a par conséquent un potentiel conflit d'intérêts tel que prévu à l'article 7:143, §4 du Code des sociétés et associations.
I. The proxyholder shall have the power to represent the Undersigned at the extraordinary shareholders' meeting of the Company to be held on June 12, 2024 at 2 p.m., participate in all deliberations and vote as indicated below with respect to all decisions or items that can, pursuant to the below agenda, be presented to said meeting or, in the absence of voting instructions for any agenda item or if the voting instructions are not clear, vote in favor of the proposed decision for the relevant agenda item(s):
Proposed decision: The shareholders' meeting resolves to renew the authorization to the board of directors to increase the share capital in one or several times, during a period of five (5) years as from the publication in the Annexes to the Belgian Official Gazette of this authorization, with an aggregate amount equal to EUR 3,436,000, and this in accordance with the terms and conditions set forth in the special report of the board of directors prepared in accordance with Article 7:199 of the Belgian Code of Companies and I. Le mandataire aura le pouvoir de représenter le Soussigné à l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires de la Société qui se tiendra le 12 juin 2024 à 14 heures, de participer à toutes les délibérations et de voter comme indiqué ci-dessous pour toutes les décisions ou tous les points qui peuvent, conformément à l'ordre du jour ci-dessous, être présentés à ladite assemblée ou, en l'absence d'instructions de vote pour tout point de l'ordre du jour ou si les instructions de vote ne sont pas claires, de voter en faveur de la décision proposée pour le(s) point(s) de l'ordre du jour concerné(s) :
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide de renouveler l'autorisation donnée au conseil d'administration d'augmenter le capital en une ou plusieurs fois, pendant une période de cinq (5) ans à compter de la publication aux Annexes au Moniteur belge de la présente autorisation, pour un montant total égal à 3.436.000 euros, et ce conformément aux termes et conditions énoncés dans le rapport spécial du conseil d'administration établi conformément à l'article 7:199 du Code belge dessociétés et des Associations, as referred to in agenda item 1 of this extraordinary shareholders' meeting.
Consequently, the shareholders' meeting resolves to delete the first and second paragraph of Article 7 ("Authorized capital") of the articles of association of the Company entirely and to replace such first and second paragraph of Article 7 respectively with the following text (whereby (i) the date referred to between brackets in the second paragraph shall be the date of the shareholders' meeting approving the renewed authorized capital, and (ii) the other provisions of Article 7 remain in place and are re-approved):
associations, tel que mentionné au point 1 de l'ordre du jour de la présente assemblée générale extraordinaire des actionnaires.
En conséquence, l'assemblée générale des actionnaires décide de supprimer entièrement les premier et deuxième paragraphes de l'article 7 ("Capital autorisé") des statuts de la Société et de remplacer ces premier et deuxième paragraphes de l'article 7 respectivement par le texte suivant (où (i) la date mentionnée entre parenthèses dans le deuxième paragraphe sera la date de l'assemblée générale des actionnaires approuvant le capital autorisé renouvelé, et (ii) les autres dispositions de l'article 7 restent en place et sont réapprouvées) :
| Voting instruction: | Instruction de vote : | |
|---|---|---|
| IN FAVOR | AGAINST | ABSTENTION |
| / EN FAVEUR | / CONTRE | /ABSTENTION |
Proposed decision: The shareholders' meeting decides to grant the acting notary, and any other notary of "Berquin Notarissen", all powers to draw up and sign a restated version of the articles of association of the Company and to file them in the appropriate data base in accordance with applicable law.
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires confère au notaire instrumentant, ainsi qu'à tout autre notaire de « Berquin Notaires », tous pouvoirs pour rédiger et signer une version remaniée des statuts de la Société et pour les déposer dans la base de données appropriée conformément à la loi applicable.
| Voting instruction: | Instruction de vote : | |
|---|---|---|
IN FAVOR / EN FAVEUR |
AGAINST / CONTRE |
ABSTENTION /ABSTENTION |
Please tick the appropriate box. In the absence of an instruction, or if the instruction given is not clear, the Undersigned shall be deemed to have selected "Yes". Please note that in order for the proxy form to apply for such subsequent meeting, shareholders must again register for such meeting.
NO / NON
Veuillez cocher la case appropriée. En l'absence d'instruction, ou si l'instruction donnée n'est pas claire, le Soussigné est réputé avoir sélectionné "Oui". Veuillez noter que pour que le formulaire de procuration s'applique à cette assemblée ultérieure, les actionnaires doivent à nouveau s'inscrire à cette assemblée.
III. The proxyholder can vote on the new items added to the agenda if a supplemented agenda is published in accordance with Article 7:130 of the Belgian Code of Companies and Associations after this proxy has sent to the Company.
Please tick the appropriate box. In the absence of an instruction, or if the instruction given is not clear, the Undersigned shall be deemed to have selected "Yes". If "Yes" is selected or deemed to be selected, the proxyholder will vote on the relevant new agenda items in the manner supported by the Board of Directors of the Company.
In accordance with the Belgian Code of Companies and Associations, the proxyholder may, with respect to the agenda items for which pursuant to Article 7:130 of the Belgian Code of Companies and Associations new proposed decisions have been tabled, deviate at the meeting from the instructions, if any, given by the Undersigned, if the execution of those instructions could prejudice the interests of the Undersigned. The proxyholder must notify the Undersigned thereof.
IV. The proxyholder can, in the name of and on behalf of the Undersigned, sign any minutes, attendance list, register, instrument or document concerning the foregoing and, in general, do anything which is necessary or useful to execute this proxy.
This proxy is irrevocable. Shareholders that have duly granted a proxy cannot vote at the extraordinary shareholders' meeting in person or by mail. The Undersigned hereby ratifies and approves all acts carried out by the III. Le mandataire peut voter sur les nouveaux points ajoutés à l'ordre du jour si un ordre du jour complémentaire est publié conformément à l'article 7:130 du Code des sociétés et associations après l'envoi de cette procuration à la Société.

Veuillez cocher la case appropriée. En l'absence d'instruction, ou si l'instruction donnée n'est pas claire, le Soussigné est réputé avoir sélectionné "Oui". Si "Oui" est sélectionné ou réputé sélectionné, le mandataire votera sur les nouveaux points pertinents de l'ordre du jour de la manière préconisée par le conseil d'administration de la Société.
Conformément au Code des sociétés et associations, le mandataire peut, en ce qui concerne les points de l'ordre du jour pour lesquels, en vertu de l'article 7:130 du Code des sociétés et associations, de nouvelles propositions de décision ont été déposées, s'écarter, lors de l'assemblée, des instructions éventuellement données par le Soussigné, si l'exécution de ces instructions peut porter préjudice aux intérêts du Soussigné. Le mandataire doit en informer le Soussigné.
IV. Le mandataire peut, au nom et pour le compte du Soussigné, signer tout procèsverbal, liste de présence, registre, acte ou document concernant ce qui précède et, en général, faire tout ce qui est nécessaire ou utile pour exécuter la présente procuration.
Cette procuration est irrévocable. Les actionnaires qui ont dûment accordé une procuration ne peuvent pas voter à l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires en personne ou par
aforementioned proxyholder pursuant to this proxy.
The Undersigned hereby commits not to request the nullification of any decision approved by the proxyholder or claim any indemnification from the proxyholder, provided however that the latter acted within the limits of the proxyholder's powers.
This proxy shall also serve as notification within the meaning of article 7:134, §2, par. 3 of the Belgian Code of Companies and Associations with respect to the extraordinary shareholders' meeting to be held on June 12, 2024.
The English translation of this proxy is a free translation and for information purposes only, and the French version shall prevail over the English translation.
correspondance. Le Soussigné ratifie et approuve tous les actes accomplis par le mandataire susmentionné en vertu de la présente procuration.
Le Soussigné s'engage à ne pas demander l'annulation d'une décision approuvée par le mandataire et à ne pas réclamer d'indemnité au mandataire, à condition toutefois que ce dernier ait agi dans les limites des pouvoirs du mandataire.
Cette procuration tient également lieu de notification au sens de l'article 7:134, §2, alinéa 3 du Code des sociétés et des associations en ce qui concerne l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires qui se tiendra le 12 juin 2024.
La traduction anglaise de cette procuration est une traduction libre et vaut uniquement à titre d'information, et la version française prévaut sur la traduction anglaise.
* * *
Done on / Fait le ............................. 2024.
| The Undersigned: |
Le Soussigné : |
|---|---|
| --------------------- | ---------------- |
| Natural person / Personne physique : | ||
|---|---|---|
| Full name / Nom et Prénom(s): |
………………………………………….…………………………………………. | |
| Signature : | ………………………………………….…………………………………………. |
Legal entity / Personne morale :
| Company name / Dénomination de la société : |
………………………………………….…………………………………………. |
|---|---|
| Authorized representative(s) / Représentant(s) autorisé(s) : |
|
| Signature : | |
| Full name / Nom et Prénom(s) : |
|
| Function / Fonction : | |
| Signature : | |
| Full name / Nom et Prénom(s) : |
|
| Function / Fonction : |
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