Proxy Solicitation & Information Statement • May 6, 2022
Proxy Solicitation & Information Statement
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Rue Edouard Belin 12 1435 Mont-Saint-Guibert Belgium / Belgique VAT / TVA BE 0817.149.675 Register of legal entities Brabant Wallon / Registre des personnes morales du Brabant Wallon
The shareholders that wish to be represented by proxy at the extraordinary shareholders' meeting of Nyxoah SA (the "Company"), to be held on June 8, 2022 at 2 p.m., must send the duly completed and signed proxy form by e-mail to [email protected] or by letter addressed to the seat of the Company (Rue Edouard Belin 12, 1435 Mont-Saint-Guibert, Belgium, for the attention of Mrs. An Moonen, General Counsel of the Company). The signed and completed proxy form must reach the Company by June 2, 2022 at the latest.
In order to allow the Company to organize the extraordinary shareholders' meeting as efficiently as possible, the Company's shareholders are encouraged to send the duly completed and signed proxy form, preferably by e-mail, to the Company as soon as possible.
This proxy must be signed either in handwriting or electronically. If signed electronically, it must be an electronic signature within the meaning of Article 3.10 of Regulation (EU) No 910/2014 of the European Parliament and of the Council of July 23, 2014 on electronic identification and trust services for electronic transactions in the internal market and repealing Directive 1999/93/EC, as amended, or a qualified electronic signature within the meaning of article 3.12 of the same Regulation.
Les actionnaires souhaitant se faire représenter par un mandataire à l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires de Nyxoah SA (la "Société"), qui se tiendra le 8 juin 2022 à 14 heures, doivent envoyer le formulaire de procuration dûment complété et signé par e-mail à [email protected] ou par lettre adressée au siège de la Société (Rue Edouard Belin 12, 1435 Mont-Saint-Guibert, Belgique, à l'attention de Mme An Moonen, General Counsel de la Société). Le formulaire de procuration, signé et complété, doit parvenir à la Société au plus tard le 2 juin 2022.
Afin de permettre à la Société d'organiser l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires le plus efficacement possible, les actionnaires de la Société sont encouragés d'envoyer le formulaire de procuration dûment complété et signé, préférablement par e-mail, à la Société dans les meilleurs délais.
Ce formulaire de procuration doit être signé de manière manuscrite ou électronique. En cas de signature électronique, il doit s'agir d'une signature électronique au sens de l'article 3.10 du Règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la Directive 1999/93/CE, telle que modifiée, ou d'une signature électronique qualifiée au sens de l'article 3.12 du même Règlement.
Shareholders of the Company who wish to be represented by proxy must also register for the extraordinary shareholders' meeting in accordance with the formalities set out in the convening notice for the extraordinary shareholders' meeting. Holders of dematerialized shares must attach to this proxy form a certificate issued by the relevant settlement institution for the shares concerned, or by an authorized account holder, certifying the number of dematerialised shares registered in the name of the shareholder in its accounts on the registration date (i.e. May 25, 2022 at midnight (Belgian time)) for which the relevant shareholder wants to participate in the extraordinary shareholders' meeting.
In case of amendments to the agenda of the extraordinary shareholders' meeting or if new draft decisions are tabled, the Company will publish an amended agenda with, as the case may be, additional agenda items and additional draft decisions. This will be done no later than on the fifteenth calendar day prior to the extraordinary shareholders' meeting, i.e. on or before May 24, 2022 at the latest. At that time, the Company will also make available amended proxy forms. Proxies that reach the Company prior to the publication of an amended agenda remain valid for the agenda items to which the proxies apply, subject, however, to applicable law and the further clarifications set out in this form.
Les actionnaires de la Société souhaitant se faire représenter par un mandataire doivent également s'inscrire à l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires selon les formalités énoncées dans la convocation à l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires. Les détenteurs d'actions dématérialisées doivent joindre, à ce formulaire de procuration, une attestation délivrée par l'organisme de liquidation compétent pour les actions concernées, ou par un teneur de compte agréé, certifiant le nombre d'actions dématérialisées inscrites au nom de l'actionnaire dans ses comptes à la date d'enregistrement (c'est-à-dire le 25 mai 2022 à minuit (heure belge)), pour lequel l'actionnaire concerné souhaite participer à l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires.
En cas de modification de l'ordre du jour de l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires ou si de nouvelles propositions de décision sont déposées, la Société publiera un ordre du jour modifié avec, selon le cas, des points supplémentaires à l'ordre du jour et des propositions de décision supplémentaires. Cela se fera au plus tard le quinzième jour calendaire avant l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires, c'est-à-dire au plus tard le 24 mai 2022. À cette date, la Société mettra également à disposition des formulaires de procuration modifiés. Les procurations qui parviennent à la Société avant la publication d'un ordre du jour modifié restent valables pour les points de l'ordre du jour auxquels les procurations s'appliquent, sous réserve toutefois de la loi applicable et des précisions supplémentaires énoncées dans le présent formulaire.
| The undersigned (the "Undersigned"), | Le soussigné (le "Soussigné"), |
|---|---|
| Natural person / Personne physique : | |
| Last name / Nom : |
………………………………………………………………………… |
| First name(s) / Prénom(s) : | ………………………………………………………………………… |
| Domicile : | ………………………………………………………………………… |
| ………………………………………………………………………… | |
| Legal entity / Personne morale : |
|
| Company name and corporate form / Dénomination de la société et forme juridique : |
………………………………………………………………………… |
| Registered office / Siège statutaire : |
………………………………………………………………………… |
| ………………………………………………………………………… | |
| Company number / Numéro d'entreprise : | ………………………………………………………………………… |
| owner of the following number of securities issued by the Company |
propriétaire du nombre suivant de titres émis par la Société |
| Number of registered shares / Nombre d'actions nominatives : |
………………………………………………………………………… |
|---|---|
| Number of dematerialized shares / Nombre d'actions dématérialisées : |
………………………………………………………………………… |
hereby appoints Mrs. An Moonen1 , General Counsel of the Company, as proxyholder, to whom the Undersigned grants all of the following powers:
désigne par la présente Mme An Moonen2 , General Counsel de la Société, comme mandataire, à qui le Soussigné confère tous les pouvoirs suivants :
1 Mrs. An Moonen has the power to sub-delegate her powers under this proxy to any director, staff member or agent of the Company if Mrs. An Moonen is hindered to participate in the annual shareholders' meeting. Mrs. An Moonen or, as the case may be, her substitute, is a staff member, director or agent of the Company and therefore has a potential conflict of interest as provided for in Article 7:143, §4 of the Belgian Code of Companies and Associations.
2 Mme An Moonen a le pouvoir de subdéléguer ses pouvoirs en vertu de cette procuration à tout administrateur, membre du personnel ou mandataire de la Société si Mme An Moonen est empêchée de participer à l'assemblée générale annuelle des actionnaires. Mme An Moonen ou, le cas échéant, son remplaçant, est un membre du personnel, un administrateur ou un mandataire de la Société et a par conséquent un potentiel conflit d'intérêts tel que prévu à l'article 7:143, §4 du Code des sociétés et associations.
I. The proxyholder shall have the power to represent the Undersigned at the extraordinary shareholders' meeting of the Company to be held on June 8, 2022 at 2 p.m., participate in all deliberations and vote as indicated below with respect to all decisions or items that can, pursuant to the below agenda, be presented to said meeting or, in the absence of voting instructions for any agenda item or if the voting instructions are not clear, vote in favor of the proposed decision for the relevant agenda item(s):
I. Le mandataire aura le pouvoir de représenter le Soussigné à l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires de la Société qui se tiendra le 8 juin 2022 à 14 heures, de participer à toutes les délibérations et de voter comme indiqué ci-dessous pour toutes les décisions ou tous les points qui peuvent, conformément à l'ordre du jour ci-dessous, être présentés à ladite assemblée ou, en l'absence d'instructions de vote pour tout point de l'ordre du jour ou si les instructions de vote ne sont pas claires, de voter en faveur de la décision proposée pour le(s) point(s) de l'ordre du jour concerné(s) :
Company, provided that the proposed decisions regarding this agenda item (and regarding the following agenda items) shall only be submitted to the vote of the shareholders' meeting if the amended remuneration policy (including in particular the proposed subscription of shares by the non-executive directors at a discounted subscription price as part of their remuneration package) has been approved by the shareholders' meeting that will decide on the approval of the annual accounts for the financial year ended on December 31, 2021
The board of directors proposes to the shareholders' meeting to allow each of the non-executive directors that will be in function at the time of this extraordinary shareholders' meeting to subscribe, as part of their remuneration package, to 5,560 new shares of the Company at an aggregate discounted cash subscription price of EUR 955.21 (i.e., a subscription price of 0.1718 (rounded) per new share, which corresponds to the current rounded par value of the existing shares). Assuming that there will be 7 non-executive directors in function at the time of this extraordinary shareholders' meeting, this will result in an increase of the registered capital in an amount of EUR 6,686.47, by way of contribution in cash, in order to bring it from EUR 4,431,664.69 to EUR 4,438,351.16 against issuance of 38,920 new shares (the "New Shares").
The New Shares shall be fully paid up in cash upon subscription. The New Shares will be ordinary shares and rank pari passu with and have the same rights as the existing shares and will participate in the Company's results for the entire current financial year.
Société, étant entendu que les décisions proposées concernant ce point de l'ordre du jour (et concernant les points suivants de l'ordre du jour) ne seront soumises au vote de l'assemblée générale des actionnaires que si la politique de rémunération modifiée (y compris notamment la proposition de souscription d'actions par les administrateurs non exécutifs à un prix de souscription réduit en tant que partie de leur package de rémunération) a été approuvée par l'assemblée générale des actionnaires qui décidera de l'approbation des comptes annuels pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2021
Le conseil d'administration propose à l'assemblée générale des actionnaires de permettre à chacun des administrateurs non exécutifs qui seront en fonction au moment de cette assemblée générale extraordinaire de souscrire, en tant que partie de leur package de rémunération, à 5.560 actions nouvelles de la Société à un prix de souscription en espèces réduit pour un montant total de 955,21 EUR (soit un prix de souscription de 0,1718 (arrondi) par nouvelle action, ce qui correspond à la valeur nominale arrondie actuelle des actions existantes). En supposant qu'il y aura 7 administrateurs non exécutifs en fonction au moment de cette assemblée générale extraordinaire, il en résultera une augmentation du capital social d'un montant de 6.686,47 EUR, par voie d'apport en numéraire, afin de le porter de 4.431.664,69 EUR à 4.438.351,16 EUR en échange de l'émission de 38.920 actions nouvelles (les "Actions Nouvelles").
Les Actions Nouvelles seront entièrement libérées en espèces lors de la souscription. Les Actions Nouvelles seront des actions ordinaires et auront le même rang (pari passu) et les mêmes droits que les actions existantes et participeront aux résultats de la Société pour l'ensemble de l'exercice en cours.
Proposed decision: The shareholders' meeting resolves (i) to increase the Company's capital by a contribution in cash amounting to maximum EUR 6,686.47, to bring it from EUR 4,431,664.69 to EUR 4,438,351.16, by way of a contribution in cash for an aggregate amount of EUR 6,686.47, against issuance of 38,920 new shares, without nominal value (the "New Shares") and (ii) to cancel the preferential subscription rights of the existing shareholders in relation to this capital increase for the benefit of the non-executive directors in function at the time of this extraordinary shareholders' meeting.
The New Shares shall be subscribed to immediately at an aggregate subscription price of EUR 6,686.47 (i.e., a subscription price of EUR 0.1718 (rounded) per New Share), which shall be recorded as capital. The subscription price on each New Share shall be paid up immediately in full (100%).
The New Shares will be issued in registered form. The Company will ask admission to trading of the New Shares on the regulated market of Euronext Brussels and on Nasdaq as applicable.
The shareholders' meeting acknowledges that Robert Taub and each of the following other non-executive directors in function at the time of this extraordinary shareholders' meeting, represented by Robert Taub as attorney in fact, have subscribed to the New Shares as follows:
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide (i) d'augmenter le capital de la Société par un apport en numéraire d'un montant maximum de 6.686,47 EUR, pour le porter de 4.431.664,69 EUR à 4.438.351,16 EUR, par un apport en numéraire d'un montant total de 6.686,47 EUR, en échange de l'émission de 38.920 nouvelles actions, sans valeur nominale (les "Actions Nouvelles") et (ii)de supprimer les droits de préférence des actionnaires existants dans le cadre de cette augmentation de capital au profit des administrateurs non exécutifs en fonction au moment de cette assemblée générale extraordinaire.
Les Actions Nouvelles seront souscrites immédiatement à un prix de souscription total de 6.686,47 EUR (soit un prix de souscription de 0,1718 EUR (arrondi) par Action Nouvelle), qui sera comptabilisé comme du capital. Le prix de souscription de chaque Action Nouvelle sera immédiatement libéré en totalité (100%).
Les Actions Nouvelles seront émises sous forme nominative. La Société demandera l'admission à la négociation des Actions Nouvelles sur le marché réglementé d'Euronext Brussels et sur le Nasdaq le cas échéant.
L'assemblée générale des actionnaires reconnaît que Robert Taub et chacun des autres administrateurs non exécutifs suivants en fonction au moment de cette assemblée générale extraordinaire, représentés par Robert Taub en tant que mandataire de fait, ont souscrit aux Actions Nouvelles comme suit :
5,560 New Shares at an aggregate subscription price of EUR 955.21;
The shareholders' meeting acknowledges that all New Shares have been paid-up in cash in full (100%), i.e. in aggregate EUR 6,686.47.
In accordance with article 7:195 of the Belgian Code of Companies and Associations, the contribution in cash has been credited to a special account with number BE [•] in the name of the company with [•], as evidenced by a certificate issued by such bank on [•] 2022, which has been remitted to the notary and will be kept in the notary's file.
The shareholders' meeting acknowledges and requests the notary to record that the aforementioned capital increase in the amount of EUR 6,686.47 has been realised. The contribution will be recorded as capital. As consideration for the contribution, 38,920 New Shares have been issued.
Actions Nouvelles à un prix de souscription total de 955,21 EUR ;
L'assemblée générale des actionnaires constate que toutes les Actions Nouvelles ont été intégralement libérées en numéraire (100%), soit au total 6.686,47 EUR.
Conformément à l'article 7:195 du Code des sociétés et des associations, l'apport en numéraire a été crédité sur un compte spécial portant le numéro BE [•] au nom de la Société auprès de [•], comme le prouve l'attestation émise par la banque le [•] 2022, qui a été remise au notaire et sera conservée dans le dossier du notaire.
L'assemblée générale des actionnaires prend acte et demande au notaire de constater la réalisation de l'augmentation de capital susvisée pour un montant de 6.686,47 EUR. L'apport sera comptabilisé comme du capital. En contrepartie de l'apport, 38.920 Actions Nouvelles ont été émises
| Voting instruction: | Instruction de vote : | |
|---|---|---|
| IN FAVOR | AGAINST | ABSTENTION |
| / EN FAVEUR | / CONTRE | /ABSTENTION |
Proposed decision: To bring the articles of association in line with the aforementioned decisions regarding the capital increase, the shareholders' meeting decides to replace article 5 of the articles of association by the following text:
"The capital of the company is set at four million four hundred thirty-eight thousand three hundred fifty-one euro and sixteen cents (EUR 4,438,351.16).
It is represented by twenty-five million eight hundred thirty-six thousand two hundred seventy-nine (25,836,279) shares, without nominal value, each representing an equal part of the capital.".
Proposition de décision : Afin de mettre les statuts en conformité avec les décisions susmentionnées concernant l'augmentation de capital, l'assemblée générale des actionnaires décide de remplacer l'article 5 des statuts par le texte suivant :
"Le capital de la société est fixé à quatre millions quatre cent trente-huit mille trois cent cinquante et un euros et seize centimes (4.438.351,16 EUR).
Il est représenté par vingt-cinq millions huit cent trente-six mille deux cent septante-neuf (25.836.279) actions, sans valeur nominale, représentant chacune une part égale du capital.".
| Voting instruction: | Instruction de vote : | |
|---|---|---|
IN FAVOR / EN FAVEUR |
AGAINST / CONTRE |
ABSTENTION /ABSTENTION |
Proposed decision: The shareholders' meeting grants the acting notary, and any (other) notary of "Berquin Notarissen" CV, all powers to draw up and sign a restated version of the articles of association of the Company and to file them in the appropriate data base in accordance with applicable law.
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires confère au notaire instrumentant, ainsi qu'à tout (autre) notaire de "Berquin Notaires" SC, tous pouvoirs pour rédiger et signer une version remaniée des statuts de la Société et pour les déposer dans la base de données appropriée conformément à la loi applicable.
| Voting instruction: | Instruction de vote : | |
|---|---|---|
IN FAVOR / EN FAVEUR |
AGAINST / CONTRE |
ABSTENTION /ABSTENTION |
Proposed decision: The shareholders' meeting decides to grant a power attorney to each director of the Company, acting alone and with power of substitution, to take all actions to implement the decisions taken.
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide d'accorder une procuration à chaque administrateur de la Société, agissant seul et avec pouvoir de substitution, pour prendre toutes les mesures nécessaires à la mise en œuvre des décisions adoptées.
| Voting instruction: | Instruction de vote : | |
|---|---|---|
IN FAVOR / EN FAVEUR |
AGAINST / CONTRE |
ABSTENTION /ABSTENTION |
Please tick the appropriate box. In the absence of an instruction, or if the instruction given is not clear, the Undersigned shall be deemed to have selected "Yes". Please note that in order for the proxy form to apply for such subsequent meeting, shareholders must again register for such meeting.
Veuillez cocher la case appropriée. En l'absence d'instruction, ou si l'instruction donnée n'est pas claire, le Soussigné est réputé avoir sélectionné "Oui". Veuillez noter que pour que le formulaire de procuration s'applique à cette assemblée ultérieure, les actionnaires doivent à nouveau s'inscrire à cette assemblée.
III. The proxyholder can vote on the new items added to the agenda if a supplemented agenda is published in accordance with Article 7:130 of the Belgian Code of Companies and Associations after this proxy has sent to the Company.
Please tick the appropriate box. In the absence of an instruction, or if the instruction given is not clear, the Undersigned shall be deemed to have selected "Yes". If "Yes" is selected or deemed to be selected, the proxyholder will vote on the relevant new agenda items in the manner supported by the Board of Directors of the Company.
In accordance with the Belgian Code of Companies and Associations, the proxyholder may, with respect to the agenda items for which pursuant to Article 7:130 of the Belgian Code of Companies and Associations new proposed decisions have been tabled, deviate at the meeting from the instructions, if any, given by the Undersigned, if the execution of those instructions could prejudice the interests of the Undersigned. The proxyholder must notify the Undersigned thereof.
IV. The proxyholder can, in the name of and on behalf of the Undersigned, sign any minutes, attendance list, register, instrument or document concerning the foregoing and, in general, do anything which is necessary or useful to execute this proxy.
This proxy is irrevocable. Shareholders that have duly granted a proxy cannot vote at the extraordinary shareholders' meeting in person or by mail. The Undersigned hereby ratifies and III. Le mandataire peut voter sur les nouveaux points ajoutés à l'ordre du jour si un ordre du jour complémentaire est publié conformément à l'article 7:130 du Code des sociétés et associations après l'envoi de cette procuration à la Société.
Veuillez cocher la case appropriée. En l'absence d'instruction, ou si l'instruction donnée n'est pas claire, le Soussigné est réputé avoir sélectionné "Oui". Si "Oui" est sélectionné ou réputé sélectionné, le mandataire votera sur les nouveaux points pertinents de l'ordre du jour de la manière préconisée par le conseil d'administration de la Société.
Conformément au Code des sociétés et associations, le mandataire peut, en ce qui concerne les points de l'ordre du jour pour lesquels, en vertu de l'article 7:130 du Code des sociétés et associations, de nouvelles propositions de décision ont été déposées, s'écarter, lors de l'assemblée, des instructions éventuellement données par le Soussigné, si l'exécution de ces instructions peut porter préjudice aux intérêts du Soussigné. Le mandataire doit en informer le Soussigné.
IV. Le mandataire peut, au nom et pour le compte du Soussigné, signer tout procèsverbal, liste de présence, registre, acte ou document concernant ce qui précède et, en général, faire tout ce qui est nécessaire ou utile pour exécuter la présente procuration.
Cette procuration est irrévocable. Les actionnaires qui ont dûment accordé une procuration ne peuvent pas voter à l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires en
approves all acts carried out by the aforementioned proxyholder pursuant to this proxy.
The Undersigned hereby commits not to request the nullification of any decision approved by the proxyholder or claim any indemnification from the proxyholder, provided however that the latter acted within the limits of the proxyholder's powers.
This proxy shall also serve as notification within the meaning of article 7:134, §2, par. 3 of the Belgian Code of Companies and Associations with respect to the extraordinary shareholders' meeting to be held on June 8, 2022.
The English translation of this proxy is a free translation and for information purposes only, and the French version shall prevail over the English translation.
personne ou par correspondance. Le Soussigné ratifie et approuve tous les actes accomplis par le mandataire susmentionné en vertu de la présente procuration.
Le Soussigné s'engage à ne pas demander l'annulation d'une décision approuvée par le mandataire et à ne pas réclamer d'indemnité au mandataire, à condition toutefois que ce dernier ait agi dans les limites des pouvoirs du mandataire.
Cette procuration tient également lieu de notification au sens de l'article 7:134, §2, alinéa 3 du Code des sociétés et des associations en ce qui concerne l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires qui se tiendra le 8 juin 2022.
La traduction anglaise de cette procuration est une traduction libre et vaut uniquement à titre d'information, et la version française prévaut sur la traduction anglaise.
* * *
Done in / Fait à ..............................., on / le ............................. 2022.
The Undersigned: Le Soussigné :
Natural person / Personne physique :
Full name / Nom et Prénom(s): ………………………………………….………………………………………….
Signature : ………………………………………….………………………………………….
| Legal entity / Personne morale : |
|
|---|---|
| Company name / Dénomination de la société : |
………………………………………….…………………………………………. |
| Authorized representative(s) / Représentant(s) autorisé(s) : |
|
| Signature : | |
| Full name / Nom et Prénom(s) : |
|
| Function / Fonction : | |
| Signature : | |
| Full name / Nom et Prénom(s) : |
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| Function / Fonction : |
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