Proxy Solicitation & Information Statement • May 7, 2021
Proxy Solicitation & Information Statement
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Rue Edouard Belin 12 1435 Mont-Saint-Guibert Belgium / Belgique VAT / TVA BE 0817.149.675 Register of legal entities Brabant Wallon / Registre des personnes morales du Brabant Wallon
The shareholders that wish to vote by mail on the items on the agenda of the annual shareholders' meeting of Nyxoah SA (the "Company"), to be held on 9 June 2021 at 2 p.m., must send the duly completed and signed form for voting by mail by e-mail to [email protected] or by letter addressed to the seat of the Company (Rue Edouard Belin 12, 1435 Mont-Saint-Guibert, Belgium, for the attention of Mrs. An Moonen, General Counsel of the Company). The signed and completed form for voting by mail must reach the Company by 3 June 2021 at the latest.
In order to allow the Company to organize the annual shareholders' meeting as efficiently as possible given the particular circumstances related to the Covid-19 pandemic and the large number of forms to be processed, the Company's shareholders are strongly advised to send the duly completed and signed form for voting by mail, preferably by e-mail, to the Company as soon as possible.
This form for voting by mail must be signed either in handwriting or electronically. If signed electronically, it must be an electronic signature within the meaning of Article 3.10 of Regulation (EU) No 910/2014 of the European Parliament and of the Council of 23 July 2014 on electronic identification and trust services for electronic transactions in the internal market and
Les actionnaires souhaitant voter par correspondance sur les points à l'ordre du jour de l'assemblée générale annuelle des actionnaires de Nyxoah SA (la "Société"), qui se tiendra le 9 juin 2021 à 14 heures, doivent envoyer le formulaire de vote par correspondance dûment complété et signé par e-mail à [email protected] ou par lettre adressée au siège de la Société (Rue Edouard Belin 12, 1435 Mont-Saint-Guibert, Belgique, à l'attention de Mme An Moonen, General Counsel de la Société). Le formulaire de vote par correspondance, signé et complété, doit parvenir à la Société au plus tard le 3 juin 2021.
Afin de permettre à la Société d'organiser l'assemblée générale annuelle des actionnaires le plus efficacement possible compte tenu des circonstances particulières liées à la pandémie de Covid-19 et du nombre important de formulaires à traiter, il est vivement conseillé aux actionnaires de la Société d'envoyer le formulaire de vote par correspondance dûment complété et signé, préférablement par e-mail, à la Société dans les meilleurs délais.
Ce formulaire de vote par correspondance doit être signé de manière manuscrite ou électronique. En cas de signature électronique, il doit s'agir d'une signature électronique au sens de l'article 3.10 du Règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de repealing Directive 1999/93/EC, as amended, or a qualified electronic signature within the meaning of article 3.12 of the same Regulation.
Shareholders of the Company who wish to vote by mail must also register for the annual shareholders' meeting in accordance with the formalities set out in the convening notice for the annual shareholders' meeting. Holders of dematerialized shares must attach to this form for voting by mail a certificate issued by the relevant settlement institution for the shares concerned, or by an authorized account holder, certifying the number of dematerialised shares registered in the name of the shareholder in its accounts on the registration date (i.e. 26 May 2021 at midnight (Belgian time)) for which the relevant shareholder wants to participate in the annual shareholders' meeting.
In case of amendments to the agenda of the annual shareholders' meeting or if new draft decisions are tabled, the Company will publish an amended agenda with, as the case may be, additional agenda items and additional draft decisions. This will be done no later than on the fifteenth calendar day prior to the annual shareholders' meeting, i.e. on or before 25 May 2021 at the latest. At that time, the Company will also make available amended forms for voting by mail. Votes by mail that reach the Company prior to the publication of an amended agenda remain valid for the agenda items to which the votes by mail apply, subject, however, to applicable law. In accordance with the Belgian Code of Companies and Associations, a vote by mail for an agenda item in relation to which a new proposed decision has been submitted by one or more confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la Directive 1999/93/CE, telle que modifiée, ou d'une signature électronique qualifiée au sens de l'article 3.12 du même Règlement.
Les actionnaires de la Société souhaitant voter par correspondance doivent également s'inscrire à l'assemblée générale annuelle des actionnaires selon les formalités énoncées dans la convocation à l'assemblée générale annuelle des actionnaires. Les détenteurs d'actions dématérialisées doivent joindre, à ce formulaire de vote par correspondance, une attestation délivrée par l'organisme de liquidation compétent pour les actions concernées, ou par un teneur de compte agréé, certifiant le nombre d'actions dématérialisées inscrites au nom de l'actionnaire dans ses comptes à la date d'enregistrement (c'est-à-dire le 26 mai 2021 à minuit (heure belge)), pour lequel l'actionnaire concerné souhaite participer à l'assemblée générale annuelle des actionnaires.
En cas de modification de l'ordre du jour de l'assemblée générale annuelle des actionnaires ou si de nouvelles propositions de décision sont déposées, la Société publiera un ordre du jour modifié avec, selon le cas, des points supplémentaires à l'ordre du jour et des propositions de décision supplémentaires. Cela se fera au plus tard le quinzième jour calendaire avant l'assemblée générale annuelle des actionnaires, c'est-àdire au plus tard le 25 mai 2021. À cette date, la Société mettra également à disposition des formulaires modifiés pour le vote par correspondance. Les votes par correspondance qui parviennent à la Société avant la publication d'un ordre du jour modifié restent valables pour les points de l'ordre du jour auxquels les votes par correspondance s'appliquent, sous réserve shareholders holding at least 3% of the share capital, will not be taken into account.
toutefois de la loi applicable. Conformément au Code des sociétés et des associations, un vote par correspondance au sujet d'un point de l'ordre du jour pour lequel une nouvelle proposition de décision a été déposée par un ou plusieurs actionnaires détenant au moins 3 % du capital, ne sera pas pris en compte.
The undersigned (the "Undersigned"), Le soussigné (le "Soussigné"),
Natural person / Personne physique :
Last name / Nom : …………………………………………………………………………
First name(s) / Prénom(s) : …………………………………………………………………………..
Domicile : …………………………………………………………………………..
| Legal entity / Personne morale : |
|
|---|---|
| Company name and corporate form / Dénomination de la société et forme juridique : |
………………………………………………………………………… |
| Registered office / Siège statutaire : |
………………………………………………………………………… |
| ………………………………………………………………………… | |
| Company number / Numéro d'entreprise : | ………………………………………………………………………… |
owner of the following number of securities issued by the Company
propriétaire du nombre suivant de titres émis par la Société
…………………………………………………………………………..
| Number of registered shares / Nombre d'actions nominatives : |
………………………………………………………………………… |
|---|---|
| Number of dematerialized shares / Nombre d'actions dématérialisées : |
………………………………………………………………………… |
hereby irrevocably votes in the manner as indicated hereafter in the appropriate boxes on the items of the following agenda of the annual shareholders' meeting of the Company's to be vote par la présente irrévocablement, dans le sens indiqué ci-après dans les cases prévues à cet effet, sur les points de l'ordre du jour suivant de l'assemblée générale annuelle des held on 9 June 2021 at 2 p.m., it being understood that if no specific manner of voting is given for a specific agenda item or if the indicated manner of voting is unclear, the Undersigned shall be deemed to have selected "in favor" for the relevant agenda item(s):
Proposed decision: The shareholders' meeting decides to approve the restated annual actionnaires de la Société qui se tiendra le 9 juin 2021 à 14 heures, étant entendu que si aucun sens de vote spécifique n'est indiqué pour un point spécifique de l'ordre du jour, ou si le sens de vote indiquée n'est pas claire, le Soussigné sera réputé avoir choisi "en faveur" du ou des points de l'ordre du jour concernés :
Proposition de décision : L'assemblée générale décide d'approuver les comptes annuels accounts for the financial year ended on 31 December 2019.
retraités pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2019.
| Manner of voting: | Sens de vote : |
|
|---|---|---|
IN FAVOR / EN FAVEUR |
AGAINST / CONTRE |
ABSTENTION /ABSTENTION |
| 3. Approval of the statutory annual accounts for the financial year 31 December 2020 and the proposed |
3. ended on 2020 et |
Approbation des comptes annuels pour l'exercice social clôturé au 31 décembre de l'affectation du résultat |
Proposed decision: The shareholders' meeting decides to approve the annual accounts for the financial year ended on 31 December 2020 and the allocation of the result as proposed by the board of directors.
allocation of the result.
2020 et de l'affectation du résultat proposée.
Proposition de décision : L'assemblée générale décide d'approuver les comptes annuels pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2020 et l'affectation du résultat telle que proposée par le conseil d'administration.
| Manner of voting: | Sens de vote : |
|
|---|---|---|
| IN FAVOR | AGAINST | ABSTENTION |
| / EN FAVEUR | / CONTRE | /ABSTENTION |
Proposed decision: The shareholders' meeting decides to grant discharge to each of the directors (including each of the former directors and each permanent representative) who was in office during the financial year ended on 31 December 2020 for the performance of his mandate during that financial year.
Proposition de décision : L'assemblée générale décide d'accorder la décharge à chacun des administrateurs (y compris chaque ancien administrateur et chaque représentant permanent) qui était en fonction au cours de l'exercice social clôturé le 31 décembre 2020 pour l'exercice de son mandat au cours de cet exercice social.
| Manner of voting: | Sens de vote : |
|
|---|---|---|
| IN FAVOR | AGAINST | ABSTENTION |
| / EN FAVEUR | / CONTRE | /ABSTENTION |
Proposed decision: The shareholders' meeting decides to grant discharge to the statutory auditor who was in office during the financial year ended on 31 December 2020 for the performance of his mandate during that financial year.
Proposition de décision : L'assemblée générale décide d'accorder la décharge au commissaire qui était en fonction au cours de l'exercice social clôturé le 31 décembre 2020 pour l'exercice de son mandat au cours de cet exercice social.
| Manner of voting: | Sens de vote : |
|
|---|---|---|
IN FAVOR / EN FAVEUR AGAINST / CONTRE |
ABSTENTION /ABSTENTION |
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| 6. Approval of the remuneration report. |
6. Approbation du rapport de rémunération. |
|
| Proposed decision: The shareholders' meeting decides to approve the remuneration report. |
Proposition de décision : L'assemblée générale décide d'approuver le rapport de rémunération. |
|
| Manner of voting: | Sens de vote : |
|
IN FAVOR / EN FAVEUR AGAINST / CONTRE |
ABSTENTION /ABSTENTION |
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| 7. Approval of the remuneration policy. |
7. Approbation de la politique de rémunération. |
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| Proposed decision: The shareholders' meeting decides to approve the remuneration policy. |
Proposition de décision : L'assemblée générale décide d'approuver la politique de rémunération. |
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| Manner of voting: | Sens de vote : |
|
IN FAVOR / EN FAVEUR AGAINST / CONTRE |
ABSTENTION /ABSTENTION |
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| 8. Approval of the statutory auditor's remuneration. |
8. Approbation de la rémunération du commissaire. |
Proposed decision: The shareholders' meeting decides to approve the remuneration of the
Proposition de décision : L'assemblée générale décide d'approuver la rémunération du statutory auditor for the financial year ended on 31 December 2020 as follows: (i) EUR 115,000 (excl. VAT) for the audit of the statutory annual accounts and the consolidated financial statements for the financial year ended on 31 December 2020, and (ii) EUR 356,925 (excl. VAT) for services performed by the statutory auditor in connection with the listing of the Company on Euronext Brussels in September 2020.
commissaire pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2020 comme suit : (i) 115.000,00 EUR (hors TVA) pour le contrôle des comptes annuels et des comptes annuels consolidés pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2020 et (ii) 356.925,00 EUR (hors TVA) pour les services rendus par le commissaire dans le cadre de la cotation de la Société sur Euronext Brussels en septembre 2020.
| Manner of voting: | Sens de vote : |
|
|---|---|---|
| IN FAVOR | AGAINST | ABSTENTION |
| / EN FAVEUR | / CONTRE | /ABSTENTION |
The Undersigned confirms that the aforementioned votes shall also apply to any other shareholders' meeting with the same agenda should the initial shareholders' meeting be postponed, adjourned or not have been duly convened.
Le Soussigné confirme que les votes susmentionnés s'appliqueront également à toute autre assemblée générale ayant le même ordre du jour si l'assemblée générale initiale est reportée, ajournée ou n'a pas été dûment convoquée.
Please tick the appropriate box. In the absence of an instruction, or if the instruction given is not clear, the Undersigned shall be deemed to have selected "Yes". Please note that in order for this form for voting by mail to apply for such subsequent meeting, shareholders must again register for such meeting.
Shareholders that have voted by mail cannot vote at the annual shareholders' meeting in person or by proxy for the number of votes cast by mail.
This form for voting by mail shall also serve as notification within the meaning of article 7:134, §2, par. 3 of the Belgian Code of Companies and Associations with respect to
Veuillez cocher la case appropriée. En l'absence d'instruction, ou si l'instruction donnée n'est pas claire, le Soussigné est réputé avoir sélectionné "Oui". Veuillez noter que pour que ce formulaire de vote par correspondance s'applique à cette assemblée ultérieure, les actionnaires doivent à nouveau s'inscrire à cette assemblée..
Les actionnaires qui ont voté par correspondance ne peuvent pas voter à l'assemblée générale annuelle des actionnaires en personne ou par procuration pour le nombre de votes exprimés par correspondance.
Ce formulaire de vote par correspondance tient également lieu de notification au sens de l'article 7:134, §2, alinéa 3 du Code des sociétés et des associations en ce qui concerne l'assemblée
| Annual shareholders' meeting of 9 June 2021 / Assemblée générale annuelle des actionnaires du 9 juin 2021 |
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|---|---|---|
| the annual shareholders' meeting to be held on 9 June 2021. |
générale annuelle des actionnaires qui se tiendra le 9 juin 2021. |
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| The English translation of this form is a free translation and for information purposes only, and the French version shall prevail over the English translation |
La traduction anglaise de ce formulaire est une traduction libre et vaut uniquement à titre d'information, et la version française prévaut sur la traduction anglaise |
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| * | ||
| Done in / Fait à , on |
/ le | 2021. |
| The Undersigned: |
Le Soussigné : | |
| Natural person / Personne physique : | ||
| Full name / Nom et Prénom(s): |
………………………………………….…………………………………………. | |
| Signature : | ………………………………………….…………………………………………. | |
| Legal entity / Personne morale : |
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| Company name / Dénomination de la société : |
………………………………………….…………………………………………. | |
| Authorized representative(s) / Représentant(s) autorisé(s) : |
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| Signature : | ||
| Full name / Nom et Prénom(s) : |
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| Function / Fonction : | ||
| Signature : | ||
| Full name / Nom et Prénom(s) : |
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| Function | / Fonction : |
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