Pre-Annual General Meeting Information • May 6, 2022
Pre-Annual General Meeting Information
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Extraordinary shareholders' meeting of June 8, 2022 / Assemblée générale extraordinaire des actionnaires du 8 juin 2022
Rue Edouard Belin 12 1435 Mont-Saint-Guibert Belgium / Belgique VAT / TVA BE 0817.149.675 Register of legal entities Brabant Wallon / Registre des personnes morales du Brabant Wallon
The shareholders that wish to vote by mail on the items on the agenda of the extraordinary shareholders' meeting of Nyxoah SA (the "Company"), to be held on June 8, 2022 at 2 p.m., must send the duly completed and signed form for voting by mail by e-mail to [email protected] or by letter addressed to the seat of the Company (Rue Edouard Belin 12, 1435 Mont-Saint-Guibert, Belgium, for the attention of Mrs. An Moonen, General Counsel of the Company). The signed and completed form for voting by mail must reach the Company by June 2, 2022 at the latest.
In order to allow the Company to organize the extraordinary shareholders' meeting as efficiently as possible, the Company's shareholders are encouraged to send the duly completed and signed form for voting by mail, preferably by e-mail, to the Company as soon as possible.
This form for voting by mail must be signed either in handwriting or electronically. If signed electronically, it must be an electronic signature within the meaning of Article 3.10 of Regulation (EU) No 910/2014 of the European Parliament and of the Council of July 23, 2014 on electronic identification and trust services for electronic transactions in the internal market and repealing Directive 1999/93/EC, as amended, or a qualified electronic signature within the meaning of article 3.12 of the same Regulation.
Les actionnaires souhaitant voter par correspondance sur les points à l'ordre du jour de l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires de Nyxoah SA (la "Société"), qui se tiendra le 8 juin 2022 à 14 heures, doivent envoyer le formulaire de vote par correspondance dûment complété et signé par e-mail à [email protected] ou par lettre adressée au siège de la Société (Rue Edouard Belin 12, 1435 Mont-Saint-Guibert, Belgique, à l'attention de Mme An Moonen, General Counsel de la Société). Le formulaire de vote par correspondance, signé et complété, doit parvenir à la Société au plus tard le 2 juin 2022.
Afin de permettre à la Société d'organiser l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires le plus efficacement possible, les actionnaires de la Société sont encouragés d'envoyer le formulaire de vote par correspondance dûment complété et signé, préférablement par e-mail, à la Société dans les meilleurs délais.
Ce formulaire de vote par correspondance doit être signé de manière manuscrite ou électronique. En cas de signature électronique, il doit s'agir d'une signature électronique au sens de l'article 3.10 du Règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la Directive 1999/93/CE, telle que Shareholders of the Company who wish to vote by mail must also register for the extraordinary shareholders' meeting in accordance with the formalities set out in the convening notice for the extraordinary shareholders' meeting. Holders of dematerialized shares must attach to this form for voting by mail a certificate issued by the relevant settlement institution for the shares concerned, or by an authorized account holder, certifying the number of dematerialised shares registered in the name of the shareholder in its accounts on the registration date (i.e. May 25, 2022 at midnight (Belgian time)) for which the relevant shareholder wants to participate in the extraordinary shareholders' meeting.
In case of amendments to the agenda of the extraordinary shareholders' meeting or if new draft decisions are tabled, the Company will publish an amended agenda with, as the case may be, additional agenda items and additional draft decisions. This will be done no later than on the fifteenth calendar day prior to the extraordinary shareholders' meeting, i.e. on or before May 24, 2022 at the latest. At that time, the Company will also make available amended forms for voting by mail. Votes by mail that reach the Company prior to the publication of an amended agenda remain valid for the agenda items to which the votes by mail apply, subject, however, to applicable law. In accordance with the Belgian Code of Companies and Associations, a vote by mail for an agenda item in relation to which a new proposed decision has been submitted by one or more shareholders holding at least 3% of the share capital, will not be taken into account.
modifiée, ou d'une signature électronique qualifiée au sens de l'article 3.12 du même Règlement.
Les actionnaires de la Société souhaitant voter par correspondance doivent également s'inscrire à l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires selon les formalités énoncées dans la convocation à l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires. Les détenteurs d'actions dématérialisées doivent joindre, à ce formulaire de vote par correspondance, une attestation délivrée par l'organisme de liquidation compétent pour les actions concernées, ou par un teneur de compte agréé, certifiant le nombre d'actions dématérialisées inscrites au nom de l'actionnaire dans ses comptes à la date d'enregistrement (c'est-à-dire le 25 mai 2022 à minuit (heure belge)), pour lequel l'actionnaire concerné souhaite participer à l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires.
En cas de modification de l'ordre du jour de l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires ou si de nouvelles propositions de décision sont déposées, la Société publiera un ordre du jour modifié avec, selon le cas, des points supplémentaires à l'ordre du jour et des propositions de décision supplémentaires. Cela se fera au plus tard le quinzième jour calendaire avant l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires, c'est-à-dire au plus tard le 24 mai 2022. À cette date, la Société mettra également à disposition des formulaires modifiés pour le vote par correspondance. Les votes par correspondance qui parviennent à la Société avant la publication d'un ordre du jour modifié restent valables pour les points de l'ordre du jour auxquels les votes par correspondance s'appliquent, sous réserve toutefois de la loi applicable. Conformément au Code des sociétés et des associations, un vote par correspondance au sujet d'un point
de l'ordre du jour pour lequel une nouvelle proposition de décision a été déposée par un ou plusieurs actionnaires détenant au moins 3 % du capital, ne sera pas pris en compte.
…………………………………………………………………………..
The undersigned (the "Undersigned"), Le soussigné (le "Soussigné"),
Natural person / Personne physique :
Last name / Nom : …………………………………………………………………………
First name(s) / Prénom(s) : …………………………………………………………………………..
Domicile : …………………………………………………………………………..
Legal entity / Personne morale :
| Company name and corporate form / |
………………………………………………………………………… |
|---|---|
| Dénomination de la société et forme juridique : |
Registered office / Siège statutaire : …………………………………………………………………………..
Company number / Numéro d'entreprise : …………………………………………………………………………..
owner of the following number of securities issued by the Company
propriétaire du nombre suivant de titres émis par la Société
…………………………………………………………………………..
| Number of registered shares / Nombre d'actions nominatives : |
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|---|---|
| Number of dematerialized shares / Nombre d'actions dématérialisées : |
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hereby irrevocably votes in the manner as indicated hereafter in the appropriate boxes on the items of the following agenda of the extraordinary shareholders' meeting of the Company's to be held on June 8, 2022 at 2 p.m., it being understood that if no specific manner of voting is given for a specific agenda
vote par la présente irrévocablement, dans le sens indiqué ci-après dans les cases prévues à cet effet, sur les points de l'ordre du jour suivant de l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires de la Société qui se tiendra le 8 juin 2022 à 14 heures, étant entendu que si aucun sens de vote spécifique n'est indiqué item or if the indicated manner of voting is unclear, the Undersigned shall be deemed to have selected "in favor" for the relevant agenda item(s):
pour un point spécifique de l'ordre du jour, ou si le sens de vote indiquée n'est pas claire, le Soussigné sera réputé avoir choisi "en faveur" du ou des points de l'ordre du jour concernés :
annual accounts for the financial year ended on December 31, 2021
The board of directors proposes to the shareholders' meeting to allow each of the non-executive directors that will be in function at the time of this extraordinary shareholders' meeting to subscribe, as part of their remuneration package, to 5,560 new shares of the Company at an aggregate discounted cash subscription price of EUR 955.21 (i.e., a subscription price of 0.1718 (rounded) per new share, which corresponds to the current rounded par value of the existing shares). Assuming that there will be 7 non-executive directors in function at the time of this extraordinary shareholders' meeting, this will result in an increase of the registered capital in an amount of EUR 6,686.47, by way of contribution in cash, in order to bring it from EUR 4,431,664.69 to EUR 4,438,351.16 against issuance of 38,920 new shares (the "New Shares").
The New Shares shall be fully paid up in cash upon subscription. The New Shares will be ordinary shares and rank pari passu with and have the same rights as the existing shares and will participate in the Company's results for the entire current financial year.
Proposed decision: The shareholders' meeting resolves (i) to increase the Company's capital by a contribution in cash amounting to maximum EUR 6,686.47, to bring it from EUR 4,431,664.69 to EUR 4,438,351.16, by way of a contribution in cash for an aggregate amount of EUR 6,686.47, against issuance of 38,920 new shares, without nominal value (the "New Shares") and (ii) to cancel the preferential subscription rights of the existing shareholders in relation to this capital increase
Le conseil d'administration propose à l'assemblée générale des actionnaires de permettre à chacun des administrateurs non exécutifs qui seront en fonction au moment de cette assemblée générale extraordinaire de souscrire, en tant que partie de leur package de rémunération, à 5.560 actions nouvelles de la Société à un prix de souscription en espèces réduit pour un montant total de 955,21 EUR (soit un prix de souscription de 0,1718 (arrondi) par nouvelle action, ce qui correspond à la valeur nominale arrondie actuelle des actions existantes). En supposant qu'il y aura 7 administrateurs non exécutifs en fonction au moment de cette assemblée générale extraordinaire, il en résultera une augmentation du capital social d'un montant de 6.686,47 EUR, par voie d'apport en numéraire, afin de le porter de 4.431.664,69 EUR à 4.438.351,16 EUR en échange de l'émission de 38.920 actions nouvelles (les "Actions Nouvelles").
Les Actions Nouvelles seront entièrement libérées en espèces lors de la souscription. Les Actions Nouvelles seront des actions ordinaires et auront le même rang (pari passu) et les mêmes droits que les actions existantes et participeront aux résultats de la Société pour l'ensemble de l'exercice en cours.
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide (i) d'augmenter le capital de la Société par un apport en numéraire d'un montant maximum de 6.686,47 EUR, pour le porter de 4.431.664,69 EUR à 4.438.351,16 EUR, par un apport en numéraire d'un montant total de 6.686,47 EUR, en échange de l'émission de 38.920 nouvelles actions, sans valeur nominale (les "Actions Nouvelles") et (ii)de supprimer les droits de préférence des actionnaires existants dans le for the benefit of the non-executive directors in function at the time of this extraordinary shareholders' meeting.
The New Shares shall be subscribed to immediately at an aggregate subscription price of EUR 6,686.47 (i.e., a subscription price of EUR 0.1718 (rounded) per New Share), which shall be recorded as capital. The subscription price on each New Share shall be paid up immediately in full (100%).
The New Shares will be issued in registered form. The Company will ask admission to trading of the New Shares on the regulated market of Euronext Brussels and on Nasdaq as applicable.
The shareholders' meeting acknowledges that Robert Taub and each of the following other non-executive directors in function at the time of this extraordinary shareholders' meeting, represented by Robert Taub as attorney in fact, have subscribed to the New Shares as follows:
cadre de cette augmentation de capital au profit des administrateurs non exécutifs en fonction au moment de cette assemblée générale extraordinaire.
Les Actions Nouvelles seront souscrites immédiatement à un prix de souscription total de 6.686,47 EUR (soit un prix de souscription de 0,1718 EUR (arrondi) par Action Nouvelle), qui sera comptabilisé comme du capital. Le prix de souscription de chaque Action Nouvelle sera immédiatement libéré en totalité (100%).
Les Actions Nouvelles seront émises sous forme nominative. La Société demandera l'admission à la négociation des Actions Nouvelles sur le marché réglementé d'Euronext Brussels et sur le Nasdaq le cas échéant.
L'assemblée générale des actionnaires reconnaît que Robert Taub et chacun des autres administrateurs non exécutifs suivants en fonction au moment de cette assemblée générale extraordinaire, représentés par Robert Taub en tant que mandataire de fait, ont souscrit aux Actions Nouvelles comme suit :
New Shares at an aggregate subscription price of EUR 955.21.
The shareholders' meeting acknowledges that all New Shares have been paid-up in cash in full (100%), i.e. in aggregate EUR 6,686.47.
In accordance with article 7:195 of the Belgian Code of Companies and Associations, the contribution in cash has been credited to a special account with number BE [•] in the name of the company with [•], as evidenced by a certificate issued by such bank on [•] 2022, which has been remitted to the notary and will be kept in the notary's file.
The shareholders' meeting acknowledges and requests the notary to record that the aforementioned capital increase in the amount of EUR 6,686.47 has been realised. The contribution will be recorded as capital. As consideration for the contribution, 38,920 New Shares have been issued.
Nouvelles à un prix de souscription total de 955,21 EUR.
L'assemblée générale des actionnaires constate que toutes les Actions Nouvelles ont été intégralement libérées en numéraire (100%), soit au total 6.686,47 EUR.
Conformément à l'article 7:195 du Code des sociétés et des associations, l'apport en numéraire a été crédité sur un compte spécial portant le numéro BE [•] au nom de la Société auprès de [•], comme le prouve l'attestation émise par la banque le [•] 2022, qui a été remise au notaire et sera conservée dans le dossier du notaire.
L'assemblée générale des actionnaires prend acte et demande au notaire de constater la réalisation de l'augmentation de capital susvisée pour un montant de 6.686,47 EUR. L'apport sera comptabilisé comme du capital. En contrepartie de l'apport, 38.920 Actions Nouvelles ont été émises
| Manner of voting: | Sens de vote : |
|
|---|---|---|
| IN FAVOR / EN FAVEUR |
AGAINST / CONTRE |
ABSTENTION /ABSTENTION |
Proposed decision: To bring the articles of association in line with the aforementioned decisions regarding the capital increase, the shareholders' meeting decides to replace article 5 of the articles of association by the following text:
"The capital of the company is set at four million four hundred thirty-eight thousand three hundred fifty-one euro and sixteen cents (EUR 4,438,351.16).
Proposition de décision : Afin de mettre les statuts en conformité avec les décisions susmentionnées concernant l'augmentation de capital, l'assemblée générale des actionnaires décide de remplacer l'article 5 des statuts par le texte suivant :
"Le capital de la société est fixé à quatre millions quatre cent trente-huit mille trois cent cinquante et un euros et seize centimes (4.438.351,16 EUR).
It is represented by twenty-five million eight hundred thirty-six thousand two hundred seventy-nine (25,836,279) shares, without nominal value, each representing an equal part of the capital.".
Il est représenté par vingt-cinq millions huit cent trente-six mille deux cent septante-neuf (25.836.279) actions, sans valeur nominale, représentant chacune une part égale du capital.".
| Manner of voting: | Sens de vote : |
|
|---|---|---|
IN FAVOR / EN FAVEUR |
AGAINST / CONTRE |
ABSTENTION /ABSTENTION |
Proposed decision: The shareholders' meeting grants the acting notary, and any (other) notary of "Berquin Notarissen" CV, all powers to draw up and sign a restated version of the articles of association of the Company and to file them in the appropriate data base in accordance with applicable law.
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires confère au notaire instrumentant, ainsi qu'à tout (autre) notaire de "Berquin Notaires" SC, tous pouvoirs pour rédiger et signer une version remaniée des statuts de la Société et pour les déposer dans la base de données appropriée conformément à la loi applicable.
| Manner of voting: | Sens de vote : |
|
|---|---|---|
IN FAVOR / EN FAVEUR |
AGAINST / CONTRE |
ABSTENTION /ABSTENTION |
Proposed decision: The shareholders' meeting decides to grant a power attorney to each director of the Company, acting alone and with power of substitution, to take all actions to implement the decisions taken.
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide d'accorder une procuration à chaque administrateur de la Société, agissant seul et avec pouvoir de substitution, pour prendre toutes les mesures nécessaires à la mise en œuvre des décisions adoptées.
| Manner of voting: | Sens de vote : |
|
|---|---|---|
IN FAVOR / EN FAVEUR |
AGAINST / CONTRE |
ABSTENTION /ABSTENTION |
The Undersigned confirms that the aforementioned votes shall also apply to any other shareholders' meeting with the same agenda, which includes, for the avoidance of doubt, the second extraordinary shareholders' meeting to be held on Monday, June 27, 2022, as the case may be, should the initial shareholders' meeting be postponed, adjourned or not have been duly convened.
Le Soussigné confirme que les votes susmentionnés s'appliqueront également à toute autre assemblée générale ayant le même ordre du jour, qui comprend, pour éviter tout doute, la deuxième assemblée générale extraordinaire qui sera convoquée le lundi 27 juin 2022, le cas échéant, si l'assemblée générale initiale est reportée, ajournée ou n'a pas été dûment convoquée.
Please tick the appropriate box. In the absence of an instruction, or if the instruction given is not clear, the Undersigned shall be deemed to have selected "Yes". Please note that in order for this form for voting by mail to apply for such subsequent meeting, shareholders must again register for such meeting.
Shareholders that have voted by mail cannot vote at the extraordinary shareholders' meeting in person or by proxy for the number of votes cast by mail.
This form for voting by mail shall also serve as notification within the meaning of article 7:134, §2, par. 3 of the Belgian Code of Companies and Associations with respect to the extraordinary shareholders' meeting to be held on June 8, 2022.
The English translation of this form is a free translation and for information purposes only, and the French version shall prevail over the English translation
NO / NON
Veuillez cocher la case appropriée. En l'absence d'instruction, ou si l'instruction donnée n'est pas claire, le Soussigné est réputé avoir sélectionné "Oui". Veuillez noter que pour que ce formulaire de vote par correspondance s'applique à cette assemblée ultérieure, les actionnaires doivent à nouveau s'inscrire à cette assemblée..
Les actionnaires qui ont voté par correspondance ne peuvent pas voter à l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires en personne ou par procuration pour le nombre de votes exprimés par correspondance.
Ce formulaire de vote par correspondance tient également lieu de notification au sens de l'article 7:134, §2, alinéa 3 du Code des sociétés et des associations en ce qui concerne l'assemblée générale extraordinaire des actionnaires qui se tiendra le 8 juin 2022.
La traduction anglaise de ce formulaire est une traduction libre et vaut uniquement à titre d'information, et la version française prévaut sur la traduction anglaise
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Extraordinary shareholders' meeting of June 8, 2022 / Assemblée générale extraordinaire des actionnaires du 8 juin 2022
Done in / Fait à ..............................., on / le .............................2022.
The Undersigned: Le Soussigné :
| Natural person / Personne physique : | |
|---|---|
| Full name / Nom et Prénom(s): |
………………………………………….…………………………………………. |
| Signature : | ………………………………………….…………………………………………. |
| Legal entity / Personne morale : |
|
|---|---|
| Company name / Dénomination de la société : |
………………………………………….…………………………………………. |
| Authorized representative(s) / Représentant(s) autorisé(s) : |
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| Signature : | |
| Full name / Nom et Prénom(s) : |
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| Function / Fonction : | |
| Signature : | |
| Full name / Nom et Prénom(s) : |
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| Function / Fonction : |
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