AGM Information • Jun 30, 2023
AGM Information
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Rue Edouard Belin 12 B-1435 Mont-Saint-Guibert TVA : BE 0817.149.675 Registre des personnes morales du Brabant Wallon
(ci-après la "Société")
Le présent procès-verbal constitue le rapport des décisions prises lors de l'assemblée générale annuelle des actionnaires de la Société qui s'est tenue le 14 juin 2023 à 14 heures CET à rue Edouard Belin 12, 1435 Mont-Saint-Guibert, Belgique.
L'assemblée générale annuelle des actionnaires a été ouverte à 14 heures CET par M. Olivier Taelman, CEO, qui préside l'assemblée.
Conformément aux statuts de la Société, le Président a désigné Mme An Moonen, General Counsel de la Société, comme secrétaire et scrutateur de l'assemblée.
Le bureau est composé du Président et de la secrétaire/rapporteur.
Le Président constate que (i) le bureau a été en mesure d'identifier les personnes participant à l'assemblée générale annuelle des actionnaires à distance, et que (ii) la connexion assurée par vidéoconférence permet aux participants à distance de prendre connaissance directement, virtuellement et en temps réel, des discussions pendant l'assemblée générale des actionnaires et de poser des questions relatives à tous les points à l'ordre du jour sur lesquels l'assemblée générale annuelle des actionnaires est appelée à se prononcer. Il convient de noter que la vidéoconférence ne sera pas considérée comme un outil de communication électronique permettant d'assister et de voter à l'assemblée générale des actionnaires, tel que visé à l'article 7:137 du Code des sociétés et des associations, mais constituera une facilité supplémentaire pour les détenteurs de titres de suivre l'assemblée générale des actionnaires.
Il n'y a pas eu de problèmes et incidents techniques ayant empêché ou perturbé la participation électronique à l'assemblée générale des actionnaires.
Le Président constate que cette assemblée générale annuelle des actionnaires a été convoquée avec l'ordre du jour suivant :
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide d'approuver les comptes annuels pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2022 et l'affectation du résultat telle que proposée par le conseil d'administration.
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide d'accorder la décharge à chacun des administrateurs qui était en fonction au cours de l'exercice social clôturé le 31 décembre 2022 (y compris messieurs Donald Deyo, Jan Janssen et Raymond Cohen qui ont démissionné de leur poste d'administrateur en 2022) pour l'exercice de leurs mandats au cours de cet exercice social.
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide d'accorder la décharge au commissaire qui était en fonction au cours de l'exercice social clôturé le 31 décembre 2022 pour l'exercice de son mandat au cours de cet exercice social.
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide d'approuver le rapport de rémunération.
Sur recommandation du comité de rémunération, le conseil d'administration propose de modifier la politique de rémunération de la Société afin d'y inclure la justification de la dérogation à la disposition 7.12 du Code belge de gouvernance d'entreprise 2020 (le "Code 2020"), qui exige que le conseil d'administration inclut, dans les contrats conclus avec le CEO et les autres managers exécutifs, des clauses permettant à la société de recouvrer des émoluments variables payés, ou de surseoir au paiement d'émoluments variables, et précise les circonstances dans lesquelles il conviendrait d'agir ainsi, dans la mesure permise par la loi.
Le conseil d'administration estime que cette disposition du Code 2020 n'est pas appropriée et adaptée pour prendre en compte les réalités des sociétés du secteur des sciences de la vie qui sont encore en phase de développement. Il ne considère pas non plus qu'il soit nécessaire d'appliquer des dispositions de récupération car (i) le paiement de la rémunération variable à court terme, basée sur la réalisation d'un ou plusieurs objectifs individuels et d'un ou plusieurs objectifs de la Société fixés par le conseil d'administration, n'est effectué qu'à la réalisation de ces objectifs, et (ii) la Société n'applique aucune autre rémunération basée sur la performance ou une rémunération variable.
En outre, les plans des droits de souscription ESOP mis en place par la Société contiennent des dispositions relatives au "bad leaver" qui peuvent avoir pour conséquence que les options sur actions non exercées, qu'elles soient acquises ou non, deviennent automatiquement et immédiatement nulles et non avenues si l'accord ou toute autre relation entre le détenteur et la (filiale concernée de la) Société est résilié(e) pour "cause". Nonobstant la position de la Société selon laquelle les droits de souscription ne doivent pas être considérés comme une rémunération variable (lorsqu'ils ne dépendent pas de critères de performance), le conseil d'administration est d'avis que ces dispositions relatives au "bad leaver" protègent suffisamment les intérêts de la Société et qu'il n'est donc actuellement pas nécessaire de prévoir des dispositions contractuelles supplémentaires donnant à la Société le droit contractuel de réclamer toute rémunération (variable) aux managers exécutifs.
Pour ces raisons, il n'existe aucune disposition contractuelle entre la Société et les managers exécutifs qui donne à la Société un droit contractuel de réclamer auxdits dirigeants toute rémunération variable qui leur serait attribuée.
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide d'approuver la politique de rémunération modifiée.
Le 8 janvier 2023, le conseil d'administration a décidé de nommer Wildman Ventures LLC (représentée par son représentant permanent M. Daniel Wildman) à titre provisoire (« cooptation ») en tant qu'administrateur afin de remplacer M. Raymond Cohen, conformément à l'article 7:88 du CSA et à l'article 13 des statuts de la Société. Sur base des informations mises à disposition par M. Daniel Wildman, il a été déterminé que tant Wildman Ventures LLC que M. Daniel Wildman satisfont aux exigences applicables pour que Wildman Ventures LLC (représentée par son représentant permanent M. Daniel Wildman) soit nommée en tant qu'administrateur indépendant conformément à l'article 7:87 du CSA et au principe 3.5 du Code de Gouvernance d'Entreprise 2020. M. Daniel Wildman a également explicitement déclaré que ni lui ni Wildman Ventures LLC n'a de liens avec la Société ou avec un actionnaire important, qui pourraient interférer avec leur indépendance. Le conseil d'administration recommande que la nomination de Wildman Ventures LLC (représentée par son représentant permanent M. Daniel Wildman) en tant qu'administrateur indépendant soit confirmée et qu'elle achève le mandat de M. Raymond Cohen, qui prendra fin lors de l'assemblée générale annuelle des actionnaires qui se tiendra en 2024.
Proposition de décision : L'assemblée générale des actionnaires décide de confirmer la nomination de Wildman Ventures LLC, avec adresse à 12520 Sunnydale Drive, Wellington, FL 33414, Etats-Unis, et représentée par son représentant permanent M. Daniel Wildman, en tant qu'administrateur indépendant de la Société au sens de l'article 7:87 du CSA et du principe 3.5 du Code de Gouvernance d'Entreprise 2020, achevant le mandat de M. Raymond Cohen, qui se termine lors de l'assemblée générale annuelle des actionnaires qui se tiendra en 2024. Le mandat de Wildman Ventures LLC (représentée par son représentant permanent M. Daniel Wildman) est rémunéré de la manière prévue pour les membres non exécutifs (indépendants) du conseil d'administration dans la politique de rémunération de la Société telle qu'adoptée par l'assemblée générale des actionnaires, et tel que décidé par l'assemblée générale annuelle des actionnaires tenue le 8 juin 2022.
Le Président constate que les convocations à cette assemblée générale annuelle des actionnaires contenant l'ordre du jour ont été publiés au moins trente jours avant la tenue de l'assemblée générale des actionnaires :
Les exemplaires des publications sont soumis au bureau et seront conservés dans les dossiers de la Société avec le procès-verbal de la présente assemblée.
Le Président constate en outre que la convocation à l'assemblée générale annuelle des actionnaires, y compris l'ordre du jour, a été envoyé, au moins trente jours avant l'assemblée générale annuelle des actionnaires, aux détenteurs d'actions nominatives, aux détenteurs de droits de souscription, aux administrateurs et au commissaire conformément au Code belge des sociétés et des associations.
En outre, le Président constate que la convocation à cette assemblée générale annuelle des actionnaires ainsi que son ordre du jour ont été rendus disponibles, au moins trente jours avant l'assemblée générale annuelle des actionnaires, sur le site internet de la Société (https://investors.nyxoah.com/shareholder-information). Un formulaire de procuration permettant aux détenteurs d'actions émises par la Société de se faire représenter à l'assemblée générale annuelle des actionnaires par un mandataire, un formulaire de vote par correspondance, ainsi que les documents à soumettre à l'assemblée générale des actionnaires tels que mentionnés dans l'ordre du jour ont également été mis à disposition sur le site internet de la Société.
La Société n'a reçu aucune demande, conformément au Code belge des sociétés et des associations, de la part d'actionnaires qui, seuls ou avec d'autres actionnaires, détiennent au moins 3 % du capital social, visant à inscrire des points supplémentaires à l'ordre du jour de cette assemblée générale annuelle des actionnaires et/ou à déposer des propositions de décision concernant des points qui ont été ou devaient être inscrits à l'ordre du jour.
En conséquence, le Président déclare que l'assemblée générale annuelle des actionnaires a été convoquée conformément aux articles 7:128 et suivants du Code belge des sociétés et des associations.
La date d'enregistrement de cette assemblée générale annuelle des actionnaires était le mercredi 31 mai 2023, à minuit (12h00 CET). Conformément à la législation applicable, seules les personnes possédant des titres émis par la Société à la date d'enregistrement susmentionnée sont autorisées à participer et, le cas échéant, à voter à l'assemblée générale annuelle des actionnaires.
Une liste de présence a été établie, celle-ci mentionne (a) le nom de tous les actionnaires et détenteurs de droits de souscription participant (à distance) à l'assemblée générale annuelle des actionnaires en personne ou par procuration ou ayant voté par correspondance, (b) le cas échéant, l'identité du mandataire, (c) le nombre d'actions et de droits de souscription avec lesquels les actionnaires et détenteurs de droits de souscription concernés participent à l'assemblée, (d) si l'actionnaire concerné a soumis ses votes par correspondance conformément au Code belge des sociétés et des associations et aux statuts de la Société et comme indiqué dans la convocation à cette assemblée générale annuelle des actionnaires, (e) les documents indiquant que l'actionnaire concerné et le détenteur des droits de souscription possédaient les actions ou les droits de souscription à la date d'enregistrement. La liste de présence indique également les administrateurs qui sont présents à l'assemblée et si le commissaire est présent ou non. La liste de présence a été signée par chaque actionnaire ou détenteur de droits de souscription (ou son mandataire) assistant personnellement à l'assemblée (et ne participant pas à distance).
La liste de présence est soumise au bureau, et est ensuite clôturée, paraphée et signée par les membres du bureau. La liste de présence, ainsi que les votes par correspondance, les certificats relatifs aux actions dématérialisées, les lettres relatives aux actions nominatives et les formulaires de procuration valablement transmis à la Société seront conservés dans les dossiers de la Société avec le procès-verbal de cette assemblée.
Tous les détenteurs de titres émis par la Société qui sont représentés à l'assemblée, inclus dans les listes susmentionnées, ont rempli les formalités pour participer à l'assemblée générale annuelle des actionnaires conformément aux statuts de la Société et au Code belge des sociétés et associations et comme indiqué dans la convocation.
Le capital de la Société s'élève à EUR 4.923.807,45, et est représenté par 28.661.985 actions, sans valeur nominale, représentant chacune la même fraction du capital de la Société. Le Président déclare que, sur base de la liste de présence susmentionnée et de la vérification de l'admission à l'assemblée générale annuelle des actionnaires, il apparaît que 17.323.976 actions au total ou 60% des actions en circulation et existantes, sont présentes ou représentées à l'assemblée.
Conformément au Code belge des sociétés et associations et aux statuts de la Société, il n'y a pas de quorum requis pour la délibération et le vote sur les points mentionnés dans l'ordre du jour susmentionné de cette assemblée générale annuelle des actionnaires. Chacune des décisions proposées sous les points respectifs inclus dans l'ordre du jour susmentionné sera adoptée si elle est approuvée par une majorité simple des votes valablement exprimés.
Chaque action donne droit à une voix.
L'assemblée générale annuelle des actionnaires reconnaît les déclarations précitées du Président comme exactes et, par conséquent, constate et confirme qu'elle a valablement été convoquée, qu'elle est valablement constituée, et qu'elle est autorisée à délibérer et à voter sur les points à l'ordre du jour de l'assemblée.
Sur proposition de la secrétaire, l'assemblée générale commence par la délibération sur les points à l'ordre du jour.
La secrétaire de l'assemblée soumet à l'assemblée la documentation suivante qui a été mentionnée dans les premiers points de l'ordre du jour de l'assemblée :
La secrétaire déclare que ces documents ont été envoyés aux administrateurs, au commissaire et aux détenteurs de titres émis par la Société lorsque cela est requis par le Code belge des sociétés et des associations et qu'ils ont également été mis à la disposition des détenteurs de titres émis par la Société et du public sur le site internet de la Société. Les documents concernés seront conservés dans les dossiers de la Société avec le procès-verbal de la présente assemblée.
L'assemblée prend note du fait que cette documentation a été transmise. L'assemblée dispense la secrétaire de la lecture de la documentation qui a été soumise.
Les détenteurs de titres de la Société avaient le droit de poser des questions écrites relatives aux points à l'ordre du jour de l'assemblée générale annuelle des actionnaires jusqu'au sixième jour avant l'assemblée. Aucune question écrite n'a été reçue de la part des détenteurs de titres de la Société.
Par conséquent, sur proposition de la secrétaire, l'assemblée générale annuelle des actionnaires procède à la délibération et au vote sur les points respectifs à l'ordre du jour. Il est délibéré séparément sur les points à l'ordre du jour.
Ce point de l'ordre du jour ne nécessite pas de décision.
Après délibération, l'assemblée générale des actionnaires décide d'approuver les comptes annuels pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2022 et l'affectation du résultat telle que proposée par le conseil d'administration.
Nombre de votes valablement exprimés : 17.323.976
Proportion du capital social représentée par ces votes: 60,44%
dont:
| Pour | 16,725,476 |
|---|---|
| Contre | 0 |
| Abstention | 598,500 |
Après délibération, l'assemblée générale des actionnaires décide d'accorder la décharge à chacun des administrateurs qui était en fonction au cours de l'exercice social clôturé le 31 décembre 2022 (y compris messieurs Donald Deyo, Jan Janssen et Raymond Cohen qui ont démissionné de leur poste d'administrateur en 2022) pour l'exercice de leurs mandats au cours de cet exercice social.
Nombre de votes valablement exprimés : 17.323.976
Proportion du capital social représentée par ces votes: 60,44% dont:
| Pour | 16.648.641 |
|---|---|
| Contre | 0 |
| Abstention | 675.335 |
Après délibération, l'assemblée générale des actionnaires décide d'accorder la décharge au commissaire qui était en fonction au cours de l'exercice social clôturé le 31 décembre 2022 pour l'exercice de son mandat au cours de cet exercice social.
| Pour | 16.725.466 |
|---|---|
| Contre | 0 |
| Abstention | 598.510 |
Après délibération, l'assemblée générale des actionnaires décide d'approuver le rapport de rémunération.
Nombre de votes valablement exprimés : 17.323.976
Proportion du capital social représentée par ces votes: 60,44%
dont:
| Pour | 15.958.388 |
|---|---|
| Contre | 1.365.588 |
| Abstention | 0 |
Après délibération, l'assemblée générale des actionnaires décide d'approuver la politique de rémunération modifiée.
dont:
| Pour | 15.881.563 |
|---|---|
| Contre | 1.442.413 |
| Abstention | 0 |
Après délibération, l'assemblée générale des actionnaires décide de confirmer la nomination de Wildman Ventures LLC, avec adresse à 12520 Sunnydale Drive, Wellington, FL 33414, Etats-Unis, et représentée par son représentant permanent M. Daniel Wildman, en tant qu'administrateur indépendant de la Société au sens de l'article 7:87 du CSA et du principe 3.5 du Code de Gouvernance d'Entreprise 2020, achevant le mandat de M. Raymond Cohen, qui se termine lors de l'assemblée générale annuelle des actionnaires qui se tiendra en 2024. Le mandat de Wildman Ventures LLC (représentée par son représentant permanent M. Daniel Wildman) est rémunéré de la manière prévue pour les membres non exécutifs (indépendants) du conseil d'administration dans la politique de rémunération de la Société telle qu'adoptée par l'assemblée générale des actionnaires, et tel que décidé par l'assemblée générale annuelle des actionnaires tenue le 8 juin 2022.
Nombre de votes valablement exprimés : 17.323.976
Proportion du capital social représentée par ces votes: 60,44%
dont:
| Pour | 16.629.849 |
|---|---|
| Contre | 694.117 |
| Abstention | 0 |
* * *
L'ordre du jour étant épuisé et aucun autre point n'ayant été soulevé, l'assemblée générale est ajournée par le Président à 2 heures 40 CET.
Ce procès-verbal est signé par le Président de l'assemblée et les autres membres du bureau.
An Moonen Secrétaire
Olivier Taelman Président
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