NTT System S.A. — AGM Information 2021

Jun 2, 2021

I. ZWOŁANIE ZWYCZAJNEGO WALNEGO ZGROMADZENIA

Zarząd NTT System S.A. ("Spółka") z siedzibą w Zakręcie, wpisanej do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000220535, Numer w Rejestrze BDO: 000000216, działając na podstawie art. 395, art. 399 § 1, art. 402¹i art. 402² Kodeksu Spółek Handlowych oraz § 15 ust. 3 i 4 Statutu Spółki, zwołuje Zwyczajne Walne Zgromadzenie NTT System S.A., które odbędzie się w dniu 29 czerwca 2021 roku, o godzinie 12:30 w siedzibie Spółki przy ul. Trakt Brzeski 89 w miejscowości Zakręt, gmina Wiązowna, powiat otwocki, województwo mazowieckie.

II. SZCZEGÓŁOWY PORZĄDEK OBRAD

Porządek obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia NTT System S.A. zwołanego na dzień 29 czerwca 2021 roku :

• 1. Otwarcie obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia.
• 1. Wybór Przewodniczącego Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia.
• 1. Sporządzenie listy obecności.
• 1. Stwierdzenie prawidłowości zwołania Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia oraz zdolności do podejmowania uchwał.
• 1. Przyjęcie porządku obrad.
• 1. Rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania Zarządu z działalności Spółki za rok kończący się dnia 31 grudnia 2020 r. oraz sprawozdania finansowego Spółki za rok kończący się dnia 31 grudnia 2020 r.
• 1. Podjęcie uchwały w sprawie podziału zysku netto Spółki za rok kończący się 31 grudnia 2020 r.
• 1. Rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania Zarządu z działalności Grupy Kapitałowej NTT System S.A. za rok kończący się dnia 31 grudnia 2020 r. oraz skonsolidowanego sprawozdania finansowego Grupy Kapitałowej NTT System SA za rok kończący się 31 grudnia 2020 r.
• 1. Podjęcie uchwał w sprawie udzielenia absolutorium członkom Zarządu z wykonania przez nich obowiązków w okresie od 1 stycznia 2020 r. do 31 grudnia 2020 r.
• 1. Rozpatrzenie sprawozdania Rady Nadzorczej Spółki za rok kończący się 31 grudnia 2020 r. oraz podjęcie uchwał w sprawie udzielenia absolutorium członkom Rady Nadzorczej

z wykonania przez nich obowiązków w okresie od 1 stycznia 2020 r. do 31 grudnia 2020 r.

• 1. Podjęcie uchwały w sprawie zaopiniowania Sprawozdania Rady Nadzorczej NTT System S.A, o wynagrodzeniach Członków Zarządu oraz Rady Nadzorczej za lata 2019 – 2020.
• 1. Zamknięcie obrad.

III. INFORMACJE O PRAWIE UCZESTNICTWA W ZWYCZAJNYM WALNYM ZGROMADZENIU (DZIEŃ REJESTRACJI UCZESTNICTWA)

Zgodnie z art. 406¹ Kodeksu spółek handlowych, prawo uczestnictwa w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu mają tylko osoby będące Akcjonariuszami Spółki na 16 (szesnaście) dni przed datą Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia, tj. w dniu 13 czerwca 2021 roku.

Wskazana wyżej data jest tzw. Dniem Rejestracji uczestnictwa w Zwyczajnym Walnym

Zgromadzeniu (zwanym dalej: Dniem Rejestracji / Record Date).

Zarząd informuje, iż posiadanie przymiotu Akcjonariusza w Dniu Rejestracji stanowi konieczny warunek udziału w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu, jednakże nie powoduje automatycznego nabycia prawa uczestnictwa w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu. Stosownie do treści art. 406³ § 6 i 7 Kodeksu spółek handlowych, Spółka ustala listę uprawnionych do uczestnictwa w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu na podstawie wykazu sporządzonego i przekazanego Spółce przez Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych S.A. w Warszawie. Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych S.A. sporządza ten wykaz na podstawie wystawionych zaświadczeń o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu.

W związku z tym podmioty będące Akcjonariuszami Spółki w Dniu Rejestracji w celu uzyskania prawa uczestnictwa w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu, powinny zażądać wystawienia imiennego zaświadczenia o prawie uczestnictwa w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu.

Zaświadczenie to wydaje podmiot prowadzący rachunek papierów wartościowych, na którym zapisane są akcje.

Żądanie wydania przedmiotowego zaświadczenia może zostać złożone nie wcześniej niż po ogłoszeniu zwołania Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia, tj. nie wcześniej niż 02 czerwca 2021 roku i nie później niż w pierwszym dniu powszednim po Dniu Rejestracji, tj. nie później niż 14 czerwca 2021 roku.

Zaleca się Akcjonariuszom pobranie ww. wystawionego zaświadczenia o prawie uczestnictwa i zabranie go ze sobą w dniu Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia.

Zarząd Spółki sporządza listę osób uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu na podstawie wykazu sporządzonego przez Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych S.A. zgodnie z przepisami o obrocie instrumentami finansowymi.

Lista uprawnionych do uczestnictwa w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu będzie wyłożona w siedzibie NTT System S.A. w miejscowości Zakręt przy ul. Trakt Brzeski 89 gmina Wiązowna, powiat otwocki, województwo mazowieckie, w godzinach od 10.00 do 16.00 przez 3 dni powszednie przed odbyciem Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia, tj. w dniach 24, 25, 28 czerwca 2021 roku (dni pracujące w Spółce).

Osoba fizyczna może podać adres do doręczeń zamiast miejsca zamieszkania.

Akcjonariusz może przeglądać listę Akcjonariuszy w lokalu Zarządu oraz żądać odpisu listy za zwrotem kosztów jego sporządzenia. Akcjonariusz może żądać przysłania mu listy Akcjonariuszy nieodpłatnie pocztą elektroniczną, podając adres, na który lista powinna być wysłana.

Przy żądaniu udostępnienia do wglądu lub przesłania listy Akcjonariuszy, Akcjonariusz obowiązany jest wykazać swoją tożsamość oraz swój status Akcjonariusza Spółki, poprzez przedstawienie Spółce zaświadczenia o prawie uczestnictwa w ZWZ lub świadectwa depozytowego, w oryginale lub przesłanie w formacie PDF na adres wza@ntt.pl.

Żądanie powinno być sporządzone w formie pisemnej i podpisane przez Akcjonariusza lub osoby reprezentujące Akcjonariusza, a w przypadku:

• 1. Akcjonariuszy będących osobami prawnymi i spółkami osobowymi należy potwierdzić uprawnienie do działania w imieniu tego podmiotu załączając aktualny odpis z KRS lub innego rejestru;
• 1. zgłoszenia żądania przez Pełnomocnika należy dołączyć Pełnomocnictwo do zgłoszenia takiego żądania podpisane przez Akcjonariusza (ew. nieprzerwany ciąg Pełnomocnictw), a w przypadku Pełnomocnika innego niż osoba fizyczna – kopię odpisu z właściwego rejestru, potwierdzającego upoważnienie osoby podpisującej do działania w imieniu Pełnomocnika.

Żądanie przesłania listy Akcjonariuszy należy złożyć w siedzibie Spółki lub przesłać na adres wza@ntt.pl lub fax na nr + 48 22 773 62 99.

IV. OPIS PROCEDUR DOTYCZĄCYCH UCZESTNICTWA W WALNYM ZGROMADZENIU I WYKONYWANIA PRAWA GŁOSU 1. Informacje wstępne

• 1.1 Zarząd informuje, iż wskazane w niniejszych procedurach terminy poszczególnych czynności wynikają z przepisów prawa i dotyczą zdarzeń występujących od chwili zwołania Walnego Zgromadzenia do jego zakończenia. Z uwagi zatem na zakreślone ramy czasowe omawianych procedur, jeżeli przewidują one terminy do dokonania określonych czynności przez Akcjonariusza i wymagają zakomunikowania Spółce, czynności te są dokonane w dacie, w której stosowne zawiadomienie, wniosek, czy żądanie dotrze do Spółki, przed upływem danego terminu. W związku z tym dla skutecznej realizacji uprawnień Akcjonariuszy przedstawionych w poniższych procedurach nie będzie wystarczające samo wysłanie zawiadomienia, wniosku, czy żądania, a przed upływem zakreślonego terminu, jeżeli nie dotrze ono do Spółki również przed tym terminem.
• 1.2 W przypadkach, gdy opisane poniżej procedury przewidują kontakty ze Spółką za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (w tym wszelkie zawiadomienia, wnioski, zgłoszenia, żądania i oświadczenia przekazywane w postaci elektronicznej), dokonywane są za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres Spółki: wza@ntt.pl. Ryzyko związane z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej ponosi Akcjonariusz.
• 1.3 Uprawnienia Akcjonariuszy wykonywane za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej powinny być realizowane w sposób i terminach określonych w poniższych procedurach, z uwzględnieniem okoliczności, że osoby działające w imieniu Spółki i obsługujące ww. adres poczty elektronicznej mają możliwość zapoznania się z treścią przekazów w dni powszednie w godzinach od 10.00 do 16.00.
• 1.4 Spółka przeprowadza odpowiednie działania mające na celu identyfikację oraz ustalenie istnienia uprawnień podmiotów dokonujących określonych czynności w ramach ustawowych uprawnień przyznanych Akcjonariuszom, w związku z tym:
  • a) w przypadku, gdy uprawnienia opisane w poniższych procedurach zgłaszane są w formie pisemnej wnioskodawcy obowiązani są przedstawić Spółce (na adres: Zakręt, ul. Trakt Brzeski 89, 05-077 Warszawa-Wesoła) pisemny wniosek z wymaganymi załącznikami (podpisany przez osoby uprawnione do ich złożenia), a także oryginały lub odpisy (poświadczone za zgodność z oryginałem przez notariusza) dokumentów, które zgodnie z

obowiązującymi przepisami potwierdzają ich tożsamość i uprawnienia. Wnioskodawca powinien wskazać także adres do korespondencji, adres poczty elektronicznej do kontaktów z wnioskodawcą oraz kontaktowy numer telefonu;

• b) w przypadku, gdy uprawnienia opisane w poniższych procedurach zgłaszane są stosownie do obowiązujących przepisów prawa - w postaci elektronicznej (za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej) wnioskodawcy obowiązani są przesłać Spółce na adres: wza@ntt.pl, sporządzone w formacie PDF (Portable Document Format) skany podpisanych wniosków i wymaganych załączników, a także dokumentów, które zgodnie z obowiązującymi przepisami potwierdzają ich tożsamość i uprawnienie w zakresie realizowanych uprawnień. Wnioskodawca powinien wskazać także adres do korespondencji, adres poczty elektronicznej do kontaktów z wnioskodawcą oraz kontaktowy numer telefonu;
• c) przedstawiciel Spółki będzie uprawniony do kontaktu z wnioskodawcą w celu potwierdzenia tożsamości i uprawnień wnioskodawcy oraz powiadomienia go przez Zarząd o zaistniałych brakach w celu umożliwienia ich usunięcia. Zawiadomienie o brakach dokonane zostanie w terminie do 3 dni roboczych od daty otrzymania danego wniosku. W przypadku uzupełnienia braków Zarząd nada sprawie dalszy bieg, chyba że nie jest to dopuszczalne z uwagi na upływ terminów określonych w przepisach obowiązującego prawa.
• 1.5 Wnioski wraz z załącznikami opisanymi w niniejszych procedurach oraz dokumenty i informacje, o których mowa w ustępie 1.4 a) i 1.4 b) powyżej powinny być przekazywane Spółce w języku polskim (w przypadku tłumaczeń, wymagane jest tłumaczenie przysięgłe).
• 1.6 Dokumentami (ich odpisami lub skanami w formacie PDF), o których mowa w ust. 1.4 a) i 1.4 b) są w szczególności:
  • a) dokument pozwalający w sposób nie budzący wątpliwości zidentyfikować wnioskodawcę (w przypadku osób fizycznych);
  • b) odpis z rejestru, w którym wnioskodawca jest zarejestrowany (w przypadku jednostek organizacyjnych);
  • c) dokument potwierdzający, iż wnioskodawca jest uprawniony do realizacji uprawnień objętych wnioskiem chyba, że okoliczność ta może zostać ustalona przez Spółkę na podstawie listy uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu lub wykazu stanowiącego podstawę do jej sporządzenia, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
• 1.7 W przypadku udzielenia Pełnomocnictwa do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu i wykonywaniu prawa głosu w postaci elektronicznej poniższe procedury określają dodatkowe wymagania mające na celu weryfikację ważności Pełnomocnictwa (patrz pkt.6 poniżej).

2. Wykonywanie prawa głosu

Akcjonariusz może uczestniczyć w Walnym Zgromadzeniu oraz wykonywać prawo głosu osobiście lub przez Pełnomocnika. Akcjonariusz nie może ani osobiście, ani przez pełnomocnika, głosować przy powzięciu uchwał dotyczących jego odpowiedzialności wobec spółki z jakiegokolwiek tytułu, w tym udzielenia absolutorium, zwolnienia z zobowiązania wobec spółki oraz sporu pomiędzy nim a spółką. Zgodnie z art. 413 § 2 Akcjonariusz może głosować jako pełnomocnik przy powzięciu uchwał dotyczących jego osoby.

Sposób uczestnictwa i wykonywania prawa głosu przez Pełnomocnika określony został w pkt. 6 niniejszego zawiadomienia. Zgodnie z art. 411³ Kodeksu spółek handlowych Akcjonariusz może głosować odmiennie z każdej z posiadanych akcji.

W razie potrzeby Spółka organizuje głosowania z użyciem elektronicznych systemów głosowania (kart elektronicznych) i liczenia głosów.

3. Prawo do żądania umieszczenia określonych spraw w porządku obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia

Zgodnie z art. 401 § 1 i 2 Kodeksu spółek handlowych, Akcjonariusz lub Akcjonariusze reprezentujący co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego mogą żądać umieszczenia określonych spraw w porządku obrad najbliższego Walnego Zgromadzenia.

Żądanie powinno zostać zgłoszone Zarządowi nie później niż na 21 (dwadzieścia jeden) dni przed wyznaczonym terminem Walnego Zgromadzenia, tj. 08 czerwca 2021 roku. Żądanie powinno zawierać uzasadnienie lub projekt uchwały dotyczącej proponowanego punktu porządku obrad. Żądanie może zostać złożone w postaci elektronicznej. Jeżeli żądanie spełnia wymagania prawa i niniejszego zawiadomienia, Zarząd jest obowiązany niezwłocznie, jednak nie później niż na osiemnaście dni przed wyznaczonym terminem Walnego Zgromadzenia, ogłosić zmiany w porządku obrad, wprowadzone na żądanie Akcjonariuszy. Ogłoszenie następuje w sposób właściwy dla zwołania walnego zgromadzenia.

4. Prawo do zgłaszania projektów uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad przed terminem Walnego Zgromadzenia

Zgodnie z art. 401 § 4 Kodeksu spółek handlowych, Akcjonariusz lub Akcjonariusze reprezentujący co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego mogą przed terminem Walnego Zgromadzenia zgłaszać Spółce na piśmie lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad walnego zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad. Zgodnie z powyższym i uwzględniając treść pkt. 5 poniżej, zgłoszenie projektów uchwał powinno być dokonane najpóźniej w ostatnim dniu powszednim poprzedzającym datę Walnego Zgromadzenia. Jeżeli zgłoszenie spełnia wymagania prawa i niniejszego zawiadomienia Spółka niezwłocznie ogłasza projekty uchwał na stronie internetowej Spółki.

5. Prawo Akcjonariusza do zgłaszania projektów uchwał dotyczących

spraw wprowadzonych do porządku obrad podczas Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia Zgodnie z art. 401 § 5 Kodeksu spółek handlowych, każdy z Akcjonariuszy może podczas Walnego Zgromadzenia zgłaszać projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad. W celu zapewnienia sprawnego przebiegu obrad Walnego Zgromadzenia i uwzględnienia praw i interesów wszystkich jego uczestników (dotyczy to w szczególności większej ilości projektów uchwał do poszczególnych punktów porządku obrad), Akcjonariusze powinni zakomunikować Przewodniczącemu zamiar zgłoszenia projektu uchwały oraz przekazać mu treść projektu uchwały nie później niż przy podjęciu przez Walne Zgromadzenie uchwały o przyjęciu porządku obrad.

• 6. Sposób wykonywania prawa głosu przez Pełnomocnika. Sposób zawiadamiania Spółki przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej o ustanowieniu Pełnomocnika. Formularze stosowane podczas głosowania przez Pełnomocnika
  • 6.1Zgodnie z art. 412 412² Kodeksu spółek handlowych Akcjonariusz może uczestniczyć w Walnym Zgromadzeniu oraz wykonywać prawo głosu osobiście lub przez Pełnomocnika. Pełnomocnikiem akcjonariusza spółki publicznej może być w szczególności pośrednik, o którym mowa w art. 68i ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi. Pełnomocnik wykonuje wszystkie uprawnienia Akcjonariusza na Walnym Zgromadzeniu chyba, że co innego wynika z treści Pełnomocnictwa. Pełnomocnik może udzielać dalszego Pełnomocnictwa, jeżeli wynika to z treści Pełnomocnictwa. Pełnomocnik może reprezentować więcej niż jednego Akcjonariusza i głosować odmiennie z akcji

każdego Akcjonariusza. Akcjonariusz, posiadający akcje zapisane na rachunku zbiorczym, może ustanowić oddzielnych pełnomocników do wykonywania praw z akcji zapisanych na tym rachunku. Akcjonariusz posiadający akcje zapisane na więcej niż jednym rachunku papierów wartościowych może ustanowić oddzielnych Pełnomocników do wykonywania praw z akcji zapisanych na każdym z rachunków.

• 6.2Pełnomocnikiem na Walnym Zgromadzeniu Spółki może być członek zarządu lub pracownik Spółki. Jeżeli Pełnomocnikiem na Walnym Zgromadzeniu Spółki jest członek zarządu, członek rady nadzorczej, likwidator, pracownik Spółki lub członek organów lub pracownik spółki zależnej od Spółki:
  • a) Pełnomocnictwo może upoważniać do reprezentacji tylko na jednym Walnym Zgromadzeniu;
  • b) Pełnomocnik ma obowiązek ujawnić Akcjonariuszowi okoliczności wskazujące na istnienie bądź możliwość wystąpienia konfliktu interesów;
  • c) udzielenie dalszego Pełnomocnictwa jest wyłączone;
  • d) Pełnomocnik głosuje zgodnie z instrukcjami udzielonymi przez Akcjonariusza
  • e) Pełnomocnik może głosować przy powzięciu uchwał dotyczących jego osoby.
• 6.3Pełnomocnictwo powinno zostać udzielone na piśmie lub w postaci elektronicznej. Jeżeli Pełnomocnictwo zostaje udzielone za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej zastosowanie mają zasady określone w ustępie IV pkt.1 niniejszego zawiadomienia. Akcjonariusz udzielający Pełnomocnictwa powinien złożyć zawiadomienie o udzieleniu Pełnomocnictwa w terminie umożliwiającym weryfikację tożsamości i uprawnień w tym zakresie zgłaszającego. Do zawiadomienia o udzieleniu Pełnomocnictwa w postaci elektronicznej - poza dokumentami dotyczącymi mocodawcy, wskazanymi w pkt. 1.4 b) i 1.6 niniejszego zawiadomienia - powinien zostać załączony skan (w formacie PDF) podpisanego dokumentu udzielonego Pełnomocnictwa.
• 6.4Pełnomocnictwo powinno określać:
  • a) tożsamość Pełnomocnika w zakresie: imienia i nazwiska, miejsca zamieszkania, rodzaju i numeru dokumentu tożsamości;
  • b) datę udzielenia Pełnomocnictwa, dane i podpis mocodawcy;
  • c) wskazanie Walnego Zgromadzenia, w związku z którym Pełnomocnictwo zostało udzielone;
  • d) zakres Pełnomocnictwa, w tym w szczególności wszelkie jego ograniczenia i instrukcje (jeśli zostały udzielone).
• 6.5 Jeżeli zawiadomienie o udzieleniu Pełnomocnictwa, załączone do niego dokumenty lub Pełnomocnictwo zawiera braki, Zarząd zawiadamia o tym zgłaszającego w trybie określonym w pkt. 1.4 c) niniejszego zawiadomienia.
• 6.6Pełnomocnik powinien przedłożyć na Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu oryginał udzielonego mu Pełnomocnictwa w formie pisemnej lub wydruk Pełnomocnictwa sporządzonego w postaci elektronicznej oraz okazać dokument pozwalający ustalić jego tożsamość.
• 6.7Powyższe zasady mają zastosowanie do odwołania Pełnomocnictwa oraz ustanawiania dalszych Pełnomocników.
• 6.8Weryfikacja ważności udzielonych Pełnomocnictw będzie przeprowadzana poprzez:
  • a) sprawdzenie kompletności dokumentów udzielonego Pełnomocnictwa, w szczególności Pełnomocnictw wielokrotnych;
  • b) sprawdzenie poprawności danych wpisanych do formularza i porównanie ich z informacją zawartą w wykazie osób uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu,
  • c) stwierdzenie zgodności uprawnień osób udzielających Pełnomocnictwa w imieniu

Akcjonariusza niebędącego osobą fizyczną ze stanem widniejącym w odpisie z właściwego dla danego Akcjonariusza rejestru.

6.9 Weryfikacja ważności Pełnomocnictwa udzielonego w postaci elektronicznej oraz identyfikacja Akcjonariusza i Pełnomocnika - Spółka podejmie odpowiednie działania służące identyfikacji Akcjonariusza i Pełnomocnika w celu weryfikacji ważności Pełnomocnictwa udzielonego w postaci elektronicznej. Weryfikacja ta polegać może w szczególności na zwrotnym pytaniu w formie elektronicznej lub telefonicznej skierowanym do Akcjonariusza lub Pełnomocnika w celu potwierdzenia faktu udzielenia Pełnomocnictwa i jego zakresu. W razie wątpliwości Spółka może podjąć dalsze czynności w celu weryfikacji ważności Pełnomocnictwa udzielonego w postaci elektronicznej oraz identyfikacji Akcjonariusza i Pełnomocnika.

Spółka zastrzega, że brak udzielenia odpowiedzi na pytania zadawane w trakcie weryfikacji traktowane będzie jako brak możliwości weryfikacji udzielenia Pełnomocnictwa i stanowił będzie podstawę dla odmowy dopuszczenia Pełnomocnika do udziału w Walnym Zgromadzeniu. Powyższe zasady dotyczące sposobu udzielenia Pełnomocnictwa mają zastosowanie również do odwołania Pełnomocnictwa udzielonego drogą elektroniczną. Osoby udzielające Pełnomocnictwa w imieniu Akcjonariusza nie będącego osobą fizyczną powinny być uwidocznione w aktualnym odpisie z właściwego dla danego Akcjonariusza rejestru.

• 6.10Zarząd informuje, iż Spółka zamieszcza na swojej stronie internetowej (www.ntt.pl) formularze stosowane podczas głosowania przez Pełnomocnika. Wykorzystywanie tych formularzy nie jest obowiązkowe.
• 6.11Zarząd Spółki informuje, iż w przypadku udzielenia przez Akcjonariusza Pełnomocnictwa wraz z instrukcją do głosowania, Spółka nie będzie weryfikowała czy Pełnomocnicy wykonują prawo głosu zgodnie z instrukcją otrzymaną od Akcjonariusza.
• 7. Uczestniczenie w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej i sposób wypowiadania się w trakcie Walnego Zgromadzenia przy ich wykorzystaniu

Zarząd informuje, że Statut Spółki nie przewiduje możliwości uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

8. Wykonywanie prawa głosu drogą korespondencyjną lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej

Zarząd informuje, że Statut i Regulamin Walnego Zgromadzenia Spółki nie przewidują możliwości wykonywania na Walnym Zgromadzeniu prawa głosu drogą korespondencyjną lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

9. Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych Akcjonariuszy i Pełnomocników Akcjonariuszy

Na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) zwanego dalej RODO, Zarząd Emitenta informuje:

9.1Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych Akcjonariuszy i Pełnomocników jest NTT System S.A. z siedzibą w Zakręcie, 05-077 Warszawa-Wesoła, ul. Trakt Brzeski 89, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000220535, NIP: 113-25-184-15, kapitał zakładowy: 83.100.000,00 zł.

We wszystkich sprawach związanych z ochroną danych osobowych należy kontaktować się poprzez adres e-mail: daneosobowe@ntt.pl.

• 9.2Kategorie danych osobowych
  • a) dane identyfikacyjne;
  • b) dane adresowe;
  • c) dane kontaktowe.

9.3Podstawa prawna i cel przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe Akcjonariuszy i Pełnomocników będą przetwarzane na podstawie

art. 6 ust. 1 lit c RODO w celu organizacji Walnego Zgromadzenia oraz umożliwienia wykonywania na nim prawa głosu przez osoby uprawnione.

9.4Udostępnienie danych osobowych

Dane osobowe Akcjonariuszy i Pełnomocników mogą być udostępniane przez Spółkę:

• a) innym Akcjonariuszom na podstawie art. 407 § 1 i § 1¹ Kodeksu spółek handlowych;
• b) Komisji Nadzoru Finansowego ("KNF"), na podstawie art. 70 pkt 2 ustawy o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych.

Dane osobowe mogą być również udostępniane podmiotom i organom, którym Administrator danych jest zobowiązany lub upoważniony udostępnić na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa.

9.5Okres przechowywania danych osobowych

Dane osobowe Akcjonariuszy i Pełnomocników będą przechowywane nie dłużej niż jest to konieczne, tj. przez okres niezbędny do przeprowadzenia przez Spółkę Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia, a po tym czasie przez okres wymagany przepisami prawa lub dla realizacji ewentualnych roszczeń, jakie może podnosić Spółka i jakie mogą być podnoszone wobec Spółki.

9.6Prawa przysługujące Akcjonariuszom i Pełnomocnikom

W związku z przetwarzaniem przez Spółkę danych osobowych, Akcjonariuszom i Pełnomocnikom przysługuje:

• a) prawo dostępu do danych osobowych;
• b) prawo do sprostowania danych osobowych;
• c) prawo usunięcia danych osobowych (prawo do bycia zapomnianym);
• d) prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
• e) prawo do zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych;
• f) prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy Rozporządzenia RODO.
• 9.7Źródło pozyskania danych osobowych

Dane osobowe mogą pochodzić:

• a) w przypadku Akcjonariusza Spółki, z systemu Krajowego Depozytu Papierów Wartościowych S.A. lub bezpośrednio od Akcjonariusza;
• b) w przypadku Pełnomocnika Akcjonariusza Spółki, od mocodawcy udzielonego Pełnomocnictwa.
• 9.8Wymóg podania danych

Podanie przez Akcjonariusza lub Pełnomocnika danych osobowych jest konieczne w celu określonym w pkt 9.3, tj. weryfikacji uprawnienia do udziału w Walnym Zgromadzeniu oraz dla sporządzenia oraz przekazania do KNF lub ewentualnie innemu Akcjonariuszowi, listy osób uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu.

9.9Zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym profilowanie

Dane osobowe Akcjonariuszy i Pełnomocników nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym profilowane.

10.Dokumentacja, która ma być przedstawiona Walnemu Zgromadzeniu i informacje o stronie internetowej oraz komunikacja Akcjonariuszy ze Spółką drogą elektroniczną

Zarząd informuje, iż pełen tekst dokumentacji, która ma zostać przedstawiona Walnemu Zgromadzeniu będzie dostępny na stronie internetowej Spółki www.ntt.pl oraz w godzinach od 10.00 do 16.00 w siedzibie Spółki ul. Trakt Brzeski 89 w miejscowości Zakręt, gmina Wiązowna, powiat otwocki, województwo mazowieckie w dni powszednie.

Zarząd zastrzega, że korespondencja dotycząca Walnego Zgromadzenia przesyłana przez Akcjonariuszy drogą elektroniczną będzie przez Spółkę rozpatrywana wyłącznie, jeżeli zostanie przesłana na adres podany w ogłoszeniu wza@ntt.pl, a wszelkie dokumenty powinny być w formacie PDF. Ryzyko związane z użyciem przez Akcjonariusza elektronicznej drogi komunikacji leży po stronie Akcjonariusza.

Informacje dotyczące Walnego Zgromadzenia będą publikowane na stronie internetowej Spółki https://ntt.pl/walne-zgromadzenie/