NR21 — Governance Information 2017

Dec 28, 2017

NR21

Société Anonyme Capital Social: 2.682.608 Euros Siège Social : 176 - 178 rue d'Estienne d'Orves 92700 COLOMBES

R.C.S. NANTERRE B 389 065 152

RAPPORT SPECIAL SUR LES PROCEDURES DE CONTROLE INTERNE

Mesdames, Messieurs les actionnaires,

En complément de notre rapport général sur l'activité de la société et sur la présentation des comptes sociaux de la société au 31 mars 2017, nous vous rendons compte, dans le présent rapport spécial, des conditions de préparation et d'organisation des travaux de notre conseil ainsi que des procédures de contrôle interne mises en place par notre société.

L'un des objectifs du contrôle interne est de prévenir et maîtriser les risques résultant de l'activité de l'entreprise ainsi que les risques d'erreur ou de fraudes en particulier dans les domaines comptables et financiers.

I Conditions de préparation et d'organisation des travaux du Conseil d'Administration

Il résulte des nouvelles dispositions du Code de Commerce issues de la loi du 15 mai 2001 sur les nouvelles régulations économiques que le Conseil d'Administration détermine les orientations de l'activité de la société et veille à leur mise en œuvre, se saisi de toute question intéressant la bonne marche de la société et règle par ses délibérations les affaires qui la concernent. Le Président du Conseil d'Administration organise et dirige les travaux du Conseil d'Administration, dont il rend compte à l'Assemblée Générale, veille au bon fonctionnement des organes de la société et s'assure en particulier que les administrateurs sont en mesure de remplir leur mission.

A - Présentation du Conseil d'Administration

Président du Conseil d'Administration : Lionnel RAINFRAY

Administrateurs:

Jean-Louis PARIENTE Pierre-Alain PARIENTE

B - Organisation et Fonctionnement du Conseil d'Administration

Au cours de l'exercice écoulé, notre Conseil d'Administration s'est réuni cinq fois :

• $\triangleright$ Le 22 décembre 2016.
• $\triangleright$ Le 20 février 2017.
• $\geq$ Le 8 mars 2017.
• $\triangleright$ Le 21 juillet 2017,
• $\triangleright$ Le 14 août 2017.

Avant la tenue de chaque réunion du Conseil d'Administration, les documents et informations nécessaires à l'adoption de toute décision ont été mis à la disposition des membres de ce dernier.

La séance du 14 août 2017 avait pour objet l'arrêté des comptes de l'exercice, elle réunissait les administrateurs. Etait excusé Monsieur Paul NAIM, Commissaire aux Comptes. Les membres du Conseil d'Administration ont été convoqués dans les délais réglementaires et ont eu accès à toutes les informations nécessaires à la tenue du Conseil.

Toutefois, les comptes n'ont pu être arrêtés, et une requête a été déposée en vue de proroger le délai de tenue d'assemblée et l'ordonnance du Président du Tribunal de Commerce a fixé une prorogation au 30 novembre 2017, au plus tard.

Il Limitations apportées par le Conseil d'Administration aux pouvoirs du Directeur Général

Nous précisons que le Président du Conseil d'Administration assure les fonctions de la Direction Générale de la société et que la seule limitation portée à ses pouvoirs ainsi qu'à celle des administrateurs ayant des fonctions de Directeurs au sein de l'entreprise porte sur les engagements de dépenses autres que celles permettant le bon fonctionnement de son activité et a tout pouvoir pour engager la société conformément aux statuts.

III Procédure de contrôle interne mise en place par la Société

A. Objectifs

Au préalable, il convient de rappeler que la mise en place d'un système de contrôle interne est destinée à prévenir et à maîtriser les risques résultant de l'activité de l'entreprise et les risques d'erreurs ou de fraudes, en particulier dans les domaines comptables et financiers.

Plus spécifiquement les objectifs de la direction de la société en matière de contrôle interne sont:

• D'une part de veiller à ce que les actes de gestion ou de réalisation des opérations s'inscrivent dans le cadre défini par les organes sociaux aux orientations générales de l'activité de la société :
• D'autre part de vérifier que les informations comptables, financières et de gestion communiqués aux organes sociaux reflètent avec sincérité l'activité et la situation de la société :

Une attention particulière est portée au contrôle de la fiabilité des enregistrements sur le logiciel de gestion informatique du stock.

B. Organisation générale des procédures de contrôle interne existantes

Les procédures de contrôle interne sont mises en œuvre à deux niveaux :

• En interne, par le Responsable administratif et financier Madame Claudine MOLL qui assure la vérification de l'exécution des tâches récurrentes de façon régulière. Il établit également un suivi budgétaire trimestriel destiné au Président Directeur Général et aux administrateurs qui analysent les éventuels écarts. Le contrôle de la trésorerie court terme est journalier et est fourni au Président Directeur Général.
• En externe, de façon substantielle par l'expert comptable lors de la révision des comptes, et par les commissaires aux comptes dans le cadre de leur mission légale.

C. Présentation des informations synthétiques sur les procédures de contrôle interne existantes

Procédures de contrôle interne pour la comptabilisation des encaissements :

Une responsable des encaissements clients reçoit les règlements quotidiennement et pointe les comptes clients au fur et à mesure, une relance par courrier est établie chaque mois et envoyée aux clients présentant un solde débiteur vis-à-vis du groupe. Tout retard dans l'encaissement trois mois après la date d'échéance est déclaré à notre organisme d'Assurance-Crédit. EULER HERMES.

Un responsable des encaissements « boutiques » (succursales et commissions affiliations) vérifie chaque matin que les encaissements reçus dans nos différentes banques correspondent bien au chiffre d'affaire informatique reçu depuis les magasins. Chaque magasin a son propre compte et est pointé en fin de mois individuellement, tout écart devant être justifié.

Procédure de contrôle interne pour les règlements fournisseurs :

Une responsable établit les règlements fournisseurs chaque semaine à partir de factures qui ont été vérifiées par les services ayant engagé la dépense. Un échéancier informatique de paiement fournisseur est communiqué à la direction générale chaque semaine.

Procédures budgétaires :

Un budget annuel est établi par le Président et soumis au conseil d'administration. Ce budget est détaillé compte par compte pour les charges et par catégorie de clientèle pour les recettes. distinguant naturellement le réseau boutiques, des autres clients multimarques du groupe, la part du CA export étant elle-même individualisée.

Lionnel RAINFRAY Président du Conseil d'Administration