Skip to main content

AI assistant

Sign in to chat with this filing

The assistant answers questions, extracts KPIs, and summarises risk factors directly from the filing text.

NEXT Biometrics Group ASA AGM Information 2021

Apr 21, 2021

3671_rns_2021-04-21_65820099-ef4c-4d78-840f-3c3ad2368218.pdf

AGM Information

Open in viewer

Opens in your device viewer

OFFICE TRANSLATION

NOTICE OF

ANNUAL GENERAL MEETING

OF

NEXT BIOMETRICS GROUP ASA REG. NO. 982 904 420

The annual general meeting of NEXT Biometrics Group ASA (the "Company"), is held at the premises of the Company:

Apotekergata 10B

0180 OSLO

  1. mai 2021 kl. 10.00 12 May 2021 at 10:00 hours (CEST)

IMPORTANT NOTICE

Due to the restrictions and guidelines by Norwegian authorities in connection with COVID-19, all shareholders are encouraged to exercise their shareholder rights without physical attendance at the general meeting, either by advance electronic voting through VPS Investor Services or by using the enclosed proxy form to grant a proxy to the chairman of the board of directors Petter Fjellstad (or the person he appoints) to vote the shares at the general meeting. For more information about attendance and proxies, including deadlines, please see the information at the end of this notice and in the enclosed registration and proxy forms.

The general meeting will be opened by the chairman of the board of directors, Petter Fjellstad.

Styret foreslår følgende dagsorden: The board of directors proposes the following agenda:

1 VALG AV MØTELEDER 1 ELECTION OF A PERSON TO CHAIR THE MEETING

The board of directors proposes that the general meeting elects Petter Fjellstad to chair the meeting.

2 APPROVAL OF THE NOTICE AND THE AGENDA

The board of directors proposes that the general meeting approves the notice and the agenda.

INNKALLING TIL

ORDINÆR GENERALFORSAMLING

I

NEXT BIOMETRICS GROUP ASA

ORG. NR. 982 904 420

Ordinær generalforsamling i NEXT Biometrics Group ASA ("Selskapet"), holdes i Selskapets lokale:

Apotekergata 10B

0180 OSLO

VIKTIG BESKJED

Grunnet restriksjoner og råd fra norske myndigheter knyttet til COVID-19, oppfordres alle aksjeeiere til å utøve sine aksjeeierrettigheter uten fysisk oppmøte på generalforsamlingen ved enten å avgi elektronisk forhåndsstemme gjennom VPS Investortjenester i forkant av generalforsamlingen eller ved å benytte det vedlagte fullmaktsskjemaet til å gi fullmakt til styrets leder Petter Fjellstad (eller den han bemyndiger) til å stemme for aksjene på generalforsamlingen. Se mer informasjon om påmelding og fullmakt, herunder frister for dette, i slutten av denne innkallingen og i de vedlagte påmeldings- og fullmaktsskjemaene.

Generalforsamlingen vil bli åpnet av styrets leder, Petter Fjellstad.

Styret foreslår at generalforsamlingen velger Petter Fjellstad til møteleder.

2 GODKJENNELSE AV INNKALLING OG DAGSORDEN

Styret foreslår at generalforsamlingen godkjenner innkallingen og dagsorden.

3 VALG AV EN PERSON TIL Å MEDUNDERTEGNE PROTOKOLLEN

Styret foreslår at generalforsamlingen velger Live Haukvik til å undertegne protokollen sammen med møtelederen.

4 GODKJENNELSE AV ÅRSREGNSKAP OG ÅRSBERETNING FOR REGNSKAPSÅRET 2020

Selskapets regnskap og Selskapets årsrapport, herunder konsernregnskapet og årsberetningen, for regnskapsåret 2020, samt revisors beretning, er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.nextbiometrics.com i henhold til vedtektenes § 8.

Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:

"Selskapets regnskap og Selskapets årsrapport, herunder konsernregnskap og årsberetning, for regnskapsåret 2020 godkjennes."

5 GODKJENNELSE AV GODTGJØRELSE TIL SELSKAPETS REVISOR FOR 2020

Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:

"Godtgjørelse etter regning til Selskapets revisor for revisjon og revisjonsrelaterte tjenester i regnskapsåret 2020 godkjennes."

Selskapets styre ble valgt på ordinær generalforsamling 12. mai 2020 for en periode på ett år, frem til ordinær generalforsamling i 2021. Samtlige styremedlemmer er følgelig på valg.

Valgkomiteen har i sin innstilling til generalforsamlingen foreslått at styremedlem Petter Fjellstad velges som ny styreleder for en periode på ett år, frem til den ordinære generalforsamlingen i 2022 og at Emine Lundkvist, Odd Harald Hauge og Live Haukvik gjenvelges som styremedlem for samme periode. Det vises for øvrig til valgkomiteens innstilling. Valgkomiteen foreslår således at generalforsamlingen velger et styre bestående av følgende personer for perioden frem til ordinær generalforsamling i 2022:

3 ELECTION OF A PERSON TO CO-SIGN THE MINUTES

The board of directors proposes that the general meeting elects Live Haukvik to sign the minutes together with the chairman of the meeting.

4 APPROVAL OF THE ANNUAL ACCOUNTS AND THE ANNUAL REPORT FOR THE FINANCIAL YEAR 2020

The Company's annual accounts and the Company's annual report, including the group's annual accounts and the board of directors' report, for the financial year 2020, are, together with the auditor's report, available at the Company's website www.nextbiometrics.com in accordance with section 8 of the articles of association.

The board of directors proposes that the general meeting adopts the following resolution:

"The Company's annual accounts and the Company's annual report, including the group's annual accounts and the board of directors' report, for the financial year 2020 are approved."

5 APPROVAL OF REMUNERATION TO THE COMPANY'S AUDITOR FOR 2020

The board of directors proposes that the general meeting passes det following resolution:

"Remuneration based on invoices to the Company's auditor for audit and audit related services during the financial year 2020 is approved."

6 VALG AV STYREMEDLEMMER 6 ELECTION OF BOARD MEMBERS

The board of directors was elected at the annual general meeting on 12 May 2020 for a one-year term, until the annual general meeting in 2021. All the board members are accordingly up for election.

The Nomination Committee has in its recommendation to the general meeting proposed that board member Petter Fjellstad is elected as the new chairman of the board of directors for a term of one year, until the annual general meeting in 2022, and that Emine Lundkvist, Odd Harald Hauge og Live Haukvik is re-elected as a board member for the same term. Reference is made to the Nomination Committees proposal. Accordingly, the Nomination Committee proposes that the general meeting elects a board of directors consisting of the following members for the period until the annual general meeting in 2022:

Petter Fjellstad (styreleder) Petter Fjellstad (chairman)
Emine Lundkvist (styremedlem) Emine Lundkvist (board member)
Odd Harald Hauge (styremedlem) Odd Harald Hauge (board member)
Live Haukvik (styremedlem) Live Haukvik (board member)
medlem. Det foreslås at det stemmes separat over hvert enkelt members. It is proposed that there are separate votes for each of the
som
er
For mer informasjon vises det til valgkomiteens innstilling,
tilgjengelig

Selskapets
hjemmeside
www.nextbiometrics.com i henhold til vedtektenes § 8.
For more information, reference is made to the Nomination
Committee's recommendation, which is available at the
Company's website www.nextbiometrics.com in accordance
with section 8 of the articles of association.
7 GODTGJØRELSE TIL STYRETS MEDLEMMER 7 REMUNERATION TO THE MEMBERS OF THE
BOARD OF DIRECTORS
7.1 Godtgjørelse til styrets medlemmer for
perioden fra den ordinære
generalforsamlingen i 2021 til den ordinære
generalforsamlingen i 2022
7.1 Remuneration to the members of the board
of directors for the period from the annual
general meeting in 2021 to the annual
general meeting in 2022
Valgkomiteen har i sin innstilling til generalforsamlingen
foreslått at styret skal motta følgende honorar for perioden
fra den ordinære generalforsamlingen i 2021 til den ordinære
generalforsamlingen i 2022:
meeting in 2022: The Nomination Committee has in its recommendation to the
general meeting proposed that the board of directors shall
receive the following remuneration for the period from the
annual general meeting in 2021 to the annual general
Styrets leder: NOK 500 000 Chair of the board: NOK 500,000
Styremedlemmer: NOK 200 000 hver Board members: NOK 200,000 each
som
er
For mer informasjon vises det til valgkomiteens innstilling,
tilgjengelig

Selskapets
hjemmeside
www.nextbiometrics.com i henhold til vedtektenes § 8.
For more information, reference is made to the Nomination
Committee's recommendation,
which is available at the
Company's website www.nextbiometrics.com in accordance
with section 8 of the articles of association.
7.2 Tildeling av opsjoner til styrets medlemmer 7.2 Options to the members of the board of
directors
Tilsvarende som i fjor, har valgkomiteen i sin innstilling til
generalforsamlingen fremhevet behovet for ekstraordinær
innsats fra styret i tiden fremover, og har på denne bakgrunn
foreslått at styret skal delta i Selskapets opsjonsprogram.
Valgkomiteen er av det syn at dette vil være i Selskapets og
aksjonærfellesskapets interesse, herunder fordi det vil styrke
Selskapets evne til å motivere styrets medlemmer i den fasen
Selskapet er i. Som presisert i valgkomiteens anbefaling,
innebærer dette en fravikelse av punkt 11 i retningslinjene
under Norsk utvalg for eierstyring og selskapsledelse (NUES).
As the previous year, the Nomination Committee has in its
recommendation to the general meeting emphasised the need
for extraordinary work from the board of directors going
forward, and has on this basis proposed that the board of
directors shall participate in the Company's option program.
The Nomination Committee is of the opinion that board
members' participation in the Company's option programme
would be in the interests of the Company and its shareholders,
as this would strengthen the board members' motivation in the
phase that the Company is in. As stated in the Nomination

Avviket begrunnes i den situasjonen Selskapet er i, og betydningen av å motivere styrets medlemmer til den videre utviklingen og kommersialiseringen av Selskapet og dets virksomhet. Styremedlemmenes deltakelse er ikke ansett for å påvirke deres uavhengighet. Tildeling av opsjoner til styret utgjør en ytterligere godtgjørelse til kontanthonoraret som er

foreslått utbetalt.

Committee's recommendation, this results in a deviation from Section 11 of the Norwegian Code of Practice for Corporate Governance (NUES). The deviation is justified by the situation the Company is in, and thereby the importance of motivating the board members for the continued development and commercialization of the Company and its operations. The board members' participation in the option programme is not considered to interfere with their independence. Grant of share

options constitute an additional remuneration to the proposed
remuneration in cash.
Valgkomiteen har lagt ned forslag om at generalforsamlingen
treffer følgende vedtak:
The Nomination Committee has proposed that the general
meeting resolves the following:
"Styrets leder tildeles 1 000 000 opsjoner og hvert
styremedlem tildeles 200 000 opsjoner, på følgende vilkår:
"The chairperson of the board is granted 1,000,000 share
options and each board member is granted 200,000, on the
following terms and conditions:
Hver opsjon gir rett til å tegne og bli tildelt én aksje i
Selskapet, pålydende NOK 1,00.
Each option gives the right to subscribe for and be
allocated one share in the Company, each with a
nominal value of NOK 1.00.
Utøvelsesprisen for opsjonene skal være lik
volumvektet gjennomsnitt av markedsprisen for
Selskapets aksjer de fem siste handelsdager før
tildelingstidspunktet.
The exercise price of the share options shall be equal
to the average volume weighted market price of the
Company's shares over the last five trading days prior
to the date of grant.
50 % av opsjonene opptjenes i tredje kvartal 2021.
Resterende 50 % opptjenes i tredje kvartal 2022.
50% of the options vest in the third quarter of 2021.
The remaining 50% vest in the third quarter of 2022.
Utløpsdatoen for alle tildelte opsjoner er datoen som
faller 36 måneder etter tildelingsdatoen. Eventuelle
opsjoner som ikke utøves på eller før den datoen,
bortfaller.
The date of expiry for all vested options is the date
falling 36 months after the date of grant. Any options
that are not exercised at, or prior to, this date will
lapse.
Styremedlemmenes opptjening av opsjonene er
betinget av at vedkommende innehar styrevervet på
opptjeningstidspunktet. Et styremedlem som fratrer
sitt verv, mister ikke sine opptjente opsjoner.
Opptjente opsjoner må utøves innen seks måneder
fra vervets opphør.
The vesting of the board members' options is
conditional upon the person being a member of the
board of directors at the date of grant. Any resigning
board members will not lose their vested options.
Vested options must be exercised within six months
from the date of the end of term.
Styremedlemmer som mister sitt verv ved beslutning
av generalforsamlingen eller som ikke blir gjenvalgt,
beholder sine opptjente opsjoner, mens ikke
opptjente opsjoner bortfaller.
Board members who are dismissed upon a resolution
by the general meeting or who are not re-elected will
keep their vested options, while any unvested options
will lapse.
For øvrig skal Selskapets alminnelige vilkår for
ansatteopsjoner gjelde så langt de passer."
Other than this, the Company's ordinary terms for
employee options will apply to the extent they are
suitable."
som
nedenfor,
For mer informasjon vises det til valgkomiteens innstilling,
er
tilgjengelig

Selskapets
hjemmeside
www.nextbiometrics.com i henhold til vedtektenes § 8. Det
vises også til styrets retningslinjer for lønn og annen
godtgjørelse til ledende personer, som omtalt i punkt 10
som
også
innehar
informasjon
om
opsjonsprogrammet.
For more information, reference is made to the Nomination
Committee's recommendation, which is available at the
Company's website www.nextbiometrics.com in accordance
with section 8 of the articles of association. Reference is also
made to the board of directors' guidelines on salary and other
remuneration for senior executives in item 10 below, which
also sets out information about the option programme.
7.3 Godtgjørelse til medlemmer av
underkomiteer til styret
7.3 Remuneration to the members of board
committees
Valgkomiteen har i sin innstilling til generalforsamlingen
foreslått at det ikke skal utbetales godtgjørelse til medlemmer
The Nomination Committee has in its recommendation to the
general meeting proposed that no remuneration shall be paid

kompensasjonskomiteen.

av underkomiteer til styret, herunder revisjonsutvalget og general meeting proposed that no remuneration shall be paid to the members of board committees, including the audit committee and the remuneration committee.

For mer informasjon vises det til valgkomiteens innstilling, som er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.nextbiometrics.com i henhold til vedtektenes § 8.

For more information, reference is made to the Nomination Committee's recommendation, which is available at the Company's website www.nextbiometrics.com in accordance with section 8 of the articles of association.

8 VALG AV MEDLEMMER TIL VALGKOMITEEN 8 ELECTION OF MEMBERS OF THE

Samtlige medlemmer av valgkomiteen er på valg. Valgkomiteen har i sin innstilling til generalforsamlingen foreslått at Jon Frode Vaksvik gjenvelges som leder av valgkomiteen og at Haakon Sæter gjenvelges som medlem av valgkomiteen. Det foreslås således at valgkomiteen skal bestå av følgende personer:

  • Jon Frode Vaksvik (leder)
  • Haakon Sæter (medlem)

Det foreslås at det stemmes separat over hvert enkelt medlem.

For mer informasjon vises det til valgkomiteens innstilling, som er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.nextbiometrics.com i henhold til vedtektenes § 8.

9 GODTGJØRELSE TIL VALGKOMITEENS MEDLEMMER

Valgkomiteen har i sin innstilling til generalforsamlingen foreslått at valgkomiteens medlemmer skal motta følgende honorar for perioden fra den ordinære generalforsamlingen i 2021 og frem til den ordinære generalforsamlingen i 2022:

Leder: NOK 30 000

Medlemmer: NOK 20 000

For mer informasjon vises det til valgkomiteens innstilling, som er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.nextbiometrics.com i henhold til vedtektenes § 8.

10 STYRETS RETNINGSLINJER FOR FASTSETTELSE AV LØNN OG ANNEN GODTGJØRELSE TIL LEDENDE PERSONER

I samsvar med allmennaksjeloven § 6-16a har styret utarbeidet retningslinjer fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende personer i Selskapet. Styrets forslag til retningslinjer er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.nextbiometrics.com i henhold til vedtektenes § 8.

NOMINATION COMMITTEE

All the members of the Nomination Committee are up for election. The Nomination Committee has in its recommendation to the general meeting proposed that Jon Frode Vaksvik is re-elected as a chair of the Nomination Committee and that Haakon Sæter is re-elected as a member of the Nomination Committee. Accordingly, it has been proposed that the Nomination Committee shall comprise the following persons:

  • Jon Frode Vaksvik (chair)
  • Haakon Sæter (member)

It is proposed that there are separate votes for each of the members.

For more information, reference is made to the Nomination Committee's recommendation, which is available at the Company's website www.nextbiometrics.com in accordance with section 8 of the articles of association.

9 REMUNERATION TO THE MEMBERS OF THE NOMINATION COMMITTEE

The Nomination Committee has in its recommendation to the general meeting proposed that the general meeting adopts the following resolution regarding the remuneration payable to the members of the Nomination Committee:

Chairperson: NOK 30,000

Member: NOK 20,000

For more information, reference is made to the Nomination Committee's recommendation, which is available at the Company's website www.nextbiometrics.com in accordance with section 8 of the articles of association.

10 THE BOARD OF DIRECTORS' GUIDELINES ON DETERMINATION OF SALARY AND OTHER REMUNERATION TO LEADING PERSONNEL

Pursuant to section 6-16a of the Norwegian Public Limited Companies Act, the board of directors has prepared guidelines for the salary and other remuneration to the Company's leading personnel. The guidelines are available on the Company's website www.nextbiometrics.com in accordance with section 8 of the articles of association.

Generalforsamlingen skal i henhold til allmennaksjeloven § 5-6 tredje ledd godkjenne retningslinjene.

Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:

"Styrets forslag til retningslinjer for fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende personer godkjennes."

I henhold til allmennaksjeloven § 5-6 fjerde ledd skal generalforsamlingen behandle redegjørelse for foretaksstyring som er avgitt i henhold til regnskapsloven § 3-3b. Redegjørelsen er inntatt i Selskapets årsrapport for regnskapsåret 2020, tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.nextbiometrics.com i henhold til vedtektenes § 8.

Det skal ikke stemmes over redegjørelsen på generalforsamlingen.

12.1 Fullmakt til å forhøye aksjekapitalen i forbindelse med Selskapets opsjonsprogram for ansatte og styret

Selskapet har siden 2005 hatt et langsiktig opsjonsprogram for ansatte med det formål å gi insentiv til eksisterende nøkkelansatte, samt som ledd i å rekruttere nye ansatte. Selskapet vil tilby opptil 6 millioner opsjoner under 2021 opsjonsprogrammet, hvorav opptil 1,6 millioner forbeholdes styret. 50% av opsjonene kan innløses i tredje kvartal i 2021 og de resterende 50% kan utøves i tredje kvartal 2022, forutsatt at opsjonsholderen fremdeles er ansatt i Selskapet. Utøvelseskursen skal være lik volumvektet gjennomsnitt av markedsprisen for Selskapets aksjer de fem siste handelsdager før tildelingstidspunktet. Opsjoner som ikke er utøvd innen tre år fra tildelingstidspunktet vil utløpe.

For å legge forholdene til rette for gjennomføringen av opsjonsprogrammet for Selskapets ledende ansatte, andre ledere i konsernet og styrets medlemmer som skissert i styrets retningslinjer for fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende personer i Selskapet, jf. punkt 10 ovenfor, foreslås det at styret tildeles fullmakt til å forhøye aksjekapitalen med omtrent 10,4 % av Selskapets registrerte aksjekapital per datoen for denne innkallingen. Styrefullmakten vil også benyttes til å honorere Selskapets forpliktelser under tidligere utstedte opsjoner.

The general meeting shall in accordance with Section 5-6 (3) of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act approve the guidelines.

The board of directors proposes that the general meeting adopts the following resolution:

"The board of directors' proposed guidelines on determination of salary and other remuneration to leading personnel are approved."

11 REDEGJØRELSE FOR FORETAKSSTYRING 11 STATEMENT ON CORPORATE GOVERNANCE

Pursuant to section 5-6 (4) of the Norwegian Public Limited Companies Act, the general meeting shall consider a statement regarding corporate governance provided in accordance with section 3-3b of the Norwegian Accounting Act. The statement is included in the Company's annual report for the financial year 2020, available on the Company's website www.nextbiometrics.com in accordance with section 8 of the articles of association.

The statement is not subject to the general meeting's vote.

12 FULLMAKTER TIL STYRET 12 AUTHORISATIONS TO THE BOARD OF DIRECTORS

12.1 Authorisation to increase the share capital in connection with the Company's share option program for employees and board members

The Company has since 2005 had a long-term share option scheme for employees with an aim to incentivise existing key employees and with a view to recruit new employees. The option program is extended to also include board members, as per the Nomination Committees recommendation. The Company will grant up to 6 million options under its 2021 option programme, where up to 1.6 million options are saved for members of the board of directors. 50% of the options can be exercised in Q3 2021 and the remaining 50% can be exercise in Q3 2022. The exercise price shall be equal to the average volumeweighted trading price the five trading days prior to the date of grant. Options not exercised within three years after allocation will expire.

To facilitate the option program to the Company's senior management, other leading personnel and members of the board of directors, as described in the board of directors' guidelines for salary and other remuneration to the Company's leading personnel, cf. item 10 above, it is proposed that the board of directors is granted an authorisation to increase the share capital of the Company by approximately 10.4% of the registered share capital as at the date of this notice. The board authorisation will also

Ettersom styrefullmakten skal benyttes til å utstede aksjer til innehavere av opsjoner, foreslås det at fullmakten gir styret adgang til å fravike aksjeeiernes fortrinnsrett til tegning og tildeling av nye aksjer.

Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:

  • (i) "I henhold til allmennaksjeloven § 10-14 gis styret fullmakt til å forhøye Selskapets aksjekapital med inntil NOK 9 467 000, hvorav inntil NOK 2,460,000 kan benyttes til å utstede aksjer til styrets medlemmer i henhold til opsjoner tildelt styret.
  • (ii) Aksjeeiernes fortrinnsrett til de nye aksjene etter allmennaksjeloven § 10-4 kan fravikes.
  • (iii) Fullmakten omfatter kapitalforhøyelse mot innskudd i andre eiendeler enn penger mv., jf. allmennaksjeloven § 10-2.
  • (iv) Fullmakten omfatter ikke kapitalforhøyelse ved fusjon etter allmennaksjeloven § 13-5.
  • (v) Fullmakten gjelder frem til Selskapets ordinære generalforsamling i 2022, likevel ikke lenger enn til og med 30. juni 2022.
  • (vi) Fra tidspunktet for registrering i Foretaksregisteret erstatter denne fullmakten den tidligere fullmakten til å forhøye aksjekapitalen med inntil NOK 6 113 751, som ble gitt i ekstraordinær generalforsamling 19. juni 2020."

For at Selskapet ved behov skal ha mulighet til å gjennomføre kapitalforhøyelser på en effektiv måte, forslås det at styret gis fullmakt til å forhøye aksjekapitalen med inntil NOK 18 150 000, som utgjør omtrent 20 % av den registrerte aksjekapitalen per datoen for denne innkallingen.

Fullmakten foreslås å kunne benyttes til å gjennomføre egenkapitaltransaksjoner for å styrke Selskapets finansielle stilling. Det er styrets oppfatning at det er i både Selskapets og aksjeeiernes interesse å sikre styret nødvendig fleksibilitet til raskt å kunne utnytte eventuelle muligheter for be utilised to honour the Company's commitments pursuant to previously granted share options.

As the authorisation shall be used in connection with issuance of shares to option holders, the board of directors proposes that it is authorised to deviate from the shareholders' preferential right to subscribe for and be allotted new shares.

The board of directors proposes that the following resolution is adopted by the general meeting:

  • (i) "Pursuant to section 10-14 of the Norwegian Public Limited Companies Act, the board of directors is granted an authorisation to increase the Company's share capital by up to NOK 9,467,000, out of which up to NOK 2,460,000 may be used to issue shares to board members under options granted to board members.
  • (ii) The shareholders preferential right to the new shares pursuant to section 10-4 of the Norwegian Public Limited Companies Act may be deviated from.
  • (iii) The authorisation comprises share capital increase against contribution in kind, cf. section 10-2 of the Norwegian Public Limited Companies Act.
  • (iv) The authorisation does not comprise share capital increase in connection with mergers pursuant to section 13-5 of the Norwegian Public Limited Companies Act.
  • (v) The authorisation is valid until the Company's annual general meeting in 2022, but no longer than to and including 30 June 2022.
  • (vi) From the time of registration in the Norwegian Register of Business Enterprises, this authorization replaces the previous authorization to increase the share capital with up to NOK 6,113,751, given to the board of directors in the extraordinary general meeting held on 19 June 2020."

12.2 Fullmakt til kapitalforhøyelse 12.2 Authorisation to increase the share capital

In order for the Company to be able to increase the share capital in an efficient manner, the board of directors proposes that the general meeting grants the board of directors an authorisation to increase the share capital by up to NOK 18,150,000, which represents approximately 20% of the registered share capital as at the date of this notice.

It is proposed that the authorisation may be used to facilitate equity capital transactions for the purpose of strengthening the Company's financial position. The board of directors is of the view that it is in both the Company's and the shareholders' interest to make sure that the board of directors has the required flexibility to act efficiently to utilise opportunities to raise equity capital in a challenging

egenkapitalinnhenting i et utfordrende og volatilt aksjemarked i lys av COVID-19 pandemien.

For å kunne utnytte fullmakten på best mulig måte, for eksempel i forbindelse med rettede emisjoner, foreslås det også at styret gis fullmakt til å fravike aksjeeiernes fortrinnsrett til tegning og tildeling av nye aksjer ved bruk av fullmakten.

Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:

  • (i) "I henhold til allmennaksjeloven § 10-14 gis styret fullmakt til å forhøye Selskapets aksjekapital med inntil NOK 18 150 000.
  • (ii) Aksjeeiernes fortrinnsrett til de nye aksjer etter allmennaksjeloven § 10-4 kan fravikes.
  • (iii) Fullmakten omfatter kapitalforhøyelse mot innskudd i andre eiendeler enn penger mv. etter allmennaksjeloven § 10-2.
  • (iv) Fullmakten omfatter ikke kapitalforhøyelse ved fusjon etter allmennaksjeloven § 13-5.
  • (v) Fullmakten gjelder frem til Selskapets ordinære generalforsamling i 2022, likevel ikke lenger enn til og med 30. juni 2022."

Aksjeeiere som ønsker å delta i generalforsamlingen (enten selv eller ved fullmektig), bes melde fra om dette ved å sende det vedlagte påmeldingsskjemaet (også tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.nextbiometrics.com) til Selskapets kontofører DNB Bank ASA, Verdipapirservice, til den postadresse eller e-postadresse som fremgår av skjemaet innen 11. mai 2021 kl. 10.00.

* * *

Aksjeeiere som ikke har anledning til selv å møte på generalforsamlingen, kan møte ved fullmektig. Skjema for tildeling av fullmakt, med nærmere instruksjoner for bruken av fullmaktsskjemaet, er vedlagt denne innkallingen (også tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.nextbiometrics.com). Fullmakt kan om ønskelig gis til styrets leder. Utfylte fullmaktsskjemaer kan enten leveres i generalforsamlingen eller sendes til Selskapet v/kontofører DNB Bank ASA, Verdipapirservice, per post eller e-post innen den 11. mai 2021 kl. 10.00.

Grunnet den ekstraordinære situasjonen knyttet til COVID-19, vil forsinket påmelding resultere i at and volatile equity market in light of the COVID-19 pandemic.

In order to utilise the authorisation in the best possible manner, e.g. in connection with private placements, it is proposed that the board of directors is authorised to deviate from the shareholders' preferential right to subscribe for and be allotted new shares when using the authorisation.

The board of directors proposes that the general meeting makes the following resolution:

  • (i) "Pursuant to section 10-14 of the Norwegian Public Limited Companies Act, the board of directors is granted an authorisation to increase the Company's share capital by up to NOK 18,150,000.
  • (ii) The shareholders' preferential right to the new shares pursuant to Section 10-4 of the Norwegian Public Limited Companies Act may be deviated from.
  • (iii) The authorisation comprises share capital increase against contribution in kind, cf. section 10-2 of the Norwegian Public Limited Companies Act.
  • (iv) The authorisation does not comprise share capital increase in connection with mergers pursuant to section 13-5 of the Norwegian Public Limited Companies Act.
  • (v) The authorisation is valid until the Company's annual general meeting in 2022, but no longer than to and including 30 June 2022."

Shareholders who wish to attend the general meeting (in person or by proxy) are asked to give notice of their attendance by sending the enclosed registration form (also available on the Company's website www.nextbiometrics.com) to the Company's securities account manager DNB Bank ASA, Verdipapirservice, at the postal address or e-mail address set out in the form within 11 May 2021 at 10:00 hours (CEST).

Shareholders that are prevented from attending the general meeting in person may be represented by proxy. The proxy form, including detailed instructions for the use of the form, is enclosed to this notice (also available on the Company's website www.nextbiometrics.com). If desirable, proxy may be given to the chairman of the board of directors. Completed proxy forms may either be submitted at the general meeting or sent to the Company, attn.: the Company's securities account manager, DNB Bank ASA, Verdipapirservice, by mail or e-post within 11 May 2021 at 10:00 hours (CEST).

Due to the extraordinary situation caused by COVID-19, any failure to register attendance within the

aksjeeieren kan nektes adgang til generalforsamlingen. Det gjøres oppmerksom på at generalforsamlingen plikter å overholde de til enhver tid gjeldende regler og retningslinjer fastsatt av norske myndigheter, Personer som er i karantene kan ikke delta på generalforsamlingen ved fysisk oppmøte. Norske myndigheter kan også fastsette regler eller retningslinjer som begrenser antallet personer som kan være fysisk til stede på generalforsamlingen. Aksjeeiere må være forberedt på at generalforsamlingen kan bli utsatt på kort varsel.

Aksjeeiere som ikke har anledning til å møte på generalforsamlingen kan avgi forhåndsstemme i hver enkelt sak elektronisk via www.nextbiometrics.com og VPS Investortjenester. Frist for forhåndsstemme er 11. mai 2021 kl. 10.00. Inntil utløpet av fristen kan avgitte forhåndsstemmer endres eller trekkes tilbake. Dersom en aksjeeier velger å møte på generalforsamlingen enten selv eller ved fullmektig, anses avgitte forhåndsstemmer som trukket tilbake.

Dersom aksjer er registrert i VPS på en forvalter, jf. allmennaksjeloven § 4-10, og den reelle aksjeeieren ønsker å avgi stemmer for sine aksjer, må aksjene før generalforsamlingen registreres på en separat VPS-konto i den reelle aksjeeierens navn.

NEXT Biometrics Group ASA er et allmennaksjeselskap underlagt allmennaksjelovens regler. Selskapet har per datoen for denne innkallingen utstedt 90 764 386 aksjer. Hver aksje gir én stemme og aksjene har også for øvrig like rettigheter.

En aksjeeier har rett til å fremsette forslag til beslutninger i saker på dagsordenen og til å kreve at styremedlemmer og daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av (i) godkjennelsen av årsregnskapet og årsberetningen, (ii) saker som er forelagt aksjeeierne til avgjørelse, og (iii) Selskapets økonomiske stilling, herunder virksomheten i andre selskaper som Selskapet deltar i, og andre saker som generalforsamlingen skal behandle, med mindre de opplysninger som kreves, ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for Selskapet.

Denne innkallingen, øvrige dokumenter som gjelder saker som skal behandles i generalforsamlingen, herunder de dokumenter det er henvist til i denne innkallingen, forslag til beslutninger i saker på den foreslåtte dagsordenen, samt Selskapets vedtekter, er tilgjengelige på Selskapets hjemmeside www.nextbiometrics.com. Aksjeeiere kan kontakte Selskapet per post eller e-post for å få tilsendt de aktuelle dokumentene. Adresse: NEXT Biometrics Group deadline may result in the shareholder being denied access to the general meeting. Please note that the general meeting must comply with the at all times applicable rules and guidelines determined by the Norwegian government. Persons who are quarantined may not attend the general meeting in person. The government may also adopt rules or guidelines which limit the number of people that may attend the general meeting in person. All shareholders must be aware that the general meeting may be postponed on short notice.

Shareholders that are prevented from attending the general meeting can vote on each agenda item in advance via www.nextbiometrics.com and VPS Investor Services. The deadline for advance vote is 11 May 2021 at 10:00 hours (CEST). Up until the deadline, votes cast may be changed or withdrawn. Advance votes will be considered withdrawn if the shareholder attends the general meeting in person or by proxy.

If shares are registered by a nominee in the VPS register, cf. section 4-10 of the Norwegian Public Limited Companies Act, and the beneficial shareholder wishes to vote for his/her shares, then the shares must be reregistered in a separate VPS account in his/her own name prior to the general meeting.

NEXT Biometrics Group ASA is a Norwegian public limited liability company subject to the rules of the Norwegian Public Limited Companies Act. As at the date of this notice, the Company has issued 90,764,386 shares. Each share carries one vote and the shares have equal rights also in all other respects.

A shareholder has the right to make proposals for resolutions in matters on the agenda and to require that the board members and the chief executive officer give available information at the general meeting regarding matters which may influence the assessment of (i) the approval of the annual accounts and the annual report, (ii) matters which are submitted to the shareholders for decision and (iii) the Company's financial position, including operations in other companies that the Company participates in, and other matters which are to be resolved by the general meeting, unless the requested information cannot be given without disproportionate damage for the Company.

This notice, other documents regarding matters to be discussed in the general meeting, including the documents to which this notice refers, the proposed resolutions for matters on the proposed agenda, as well as the Company's articles of association, are available on the Company's website www.nextbiometrics.com. Shareholders may contact the Company by mail or e-mail in order to request to receive physical copies of the documents. Address: NEXT Biometrics

ASA, Apotekergata 10B, 0180 OSLO, e-post: [email protected].

Group ASA, Apotekergata 10B, N-0180 OSLO, Norway, email: [email protected].

* * *

Oslo, 21 April 2021

På vegne av styret i NEXT Biometrics Group ASA / On behalf of the board of directors of NEXT Biometrics Group ASA

__________sign__________ Petter Fjellstad (styrets leder / chairman of the board of directors)

1 Påmeldings- og fullmaktsskjema til ordinær generalforsamling

VEDLEGG: APPENDICES:

1 Registration and proxy form to the annual general meeting

Ref.nr.: Pinkode:

Innkalling til ordinær generalforsamling

Ordinær generalforsamling i NEXT Biometrics Group ASA avholdes 12.05.2021 kl. 10:00 i Apotekergata 10B, 0180 OSLO

Aksjonæren er registrert med følgende antall aksjer ved innkalling:

VIKTIG MELDING:

Som følge av risiko i forbindelse med corona-pandemien (Covid-19), oppfordres aksjonærer til å avstå fra å møte fysisk på generalforsamlingen, men heller benytte muligheten til å forhåndsstemme eller gi fullmakt. Aksjonærer som ikke er påmeldt innen den fastsatte fristen kan nektes oppmøte. Merk at generalforsamlingen kan besluttes avholdt på annen måte på kort varsel, og melding om dette vil i så fall bli gitt på selskapets hjemmeside og newsweb.

Frist for registrering av påmelding, forhåndsstemmer, fullmakter og instrukser: 11.05.2021 kl. 10:00

Forhåndsstemme

Forhåndsstemme må gjøres elektronisk, via selskapets hjemmeside www.nextbiometrics.com (bruk overnevnte pin og referansenummer), eller Investortjenester.

I Investortjenester velg Hendelser - Generalforsamling, klikk på ISIN.

Påmelding

Påmelding gjøres via selskapets hjemmeside www.nextbiometrics.com eller via Investortjenester. For påmelding via selskapets hjemmeside må overnevnte pinkode og referansenummer benyttes. I Investortjenester velg Hendelser - Generalforsamling, klikk på ISIN.

Alternativt kan denne blanketten sendes til [email protected], eller per post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo.

Dersom aksjeeier er et foretak, oppgi navn på personen som vil møte for foretaket:______________________________________________ Undertegnede vil delta på ordinær generalforsamling den 12.05.2021

Sted Dato Aksjeeiers underskrift

Fullmakt uten stemmeinstruks for ordinær generalforsamling i NEXT Biometrics Group ASA Dersom du selv ikke kan møte på generalforsamlingen, kan du gi fullmakt til en annen person.

Ref.nr.: Pinkode:

Fullmakt gis elektronisk via selskapets hjemmeside www.nextbiometrics.com eller via Investortjenester. For fullmakt via selskapets hjemmeside må overnevnte pinkode og referansenummer benyttes. I Investortjenester velg Hendelser - Generalforsamling, klikk på ISIN.

Alternativt kan signert blankett sendes til [email protected], eller per post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Dersom aksjeeier som vil gi fullmakt er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten ved innsending.

Undertegnede: _______________________________

gir (om det ikke oppgis navn på fullmektigen, vil fullmakten anses gitt styrets leder, eller den han eller hun bemyndiger.)

Styrets leder (eller den han eller hun bemyndiger), eller

__________________________________

(fullmektigens navn med blokkbokstaver)

fullmakt til å møte og avgi stemme på ordinær generalforsamling 12.05.2021 i NEXT Biometrics Group ASAfor mine/våre aksjer.

Sted Dato Aksjeeiers underskrift (Undertegnes kun ved fullmakt)

Fullmakt med stemmeinstruks for ordinær generalforsamling i NEXT Biometrics Group ASA

Dersom du ikke selv kan møte på generalforsamling, kan du benytte dette fullmaktsskjemaet for å gi stemmeinstruks til styrets leder eller den han eller hun bemyndiger. (Det er også mulig å avgi forhåndsstemmer elektronisk, se eget punkt ovenfor.) Instruks til andre enn styrets leder, avtales direkte med fullmektig.

Fullmakter med stemmeinstruks kan ikke registreres elektronisk, og må sendes til [email protected] (skannet blankett), eller post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Blanketten må være mottatt senest 11.05.2021 kl. 10:00. Dersom aksjeeier som vil gi fullmakt er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten ved innsending.

Blanketten må være datert og signert.

Undertegnede: ___________________ Ref.nr.:

gir herved styrets leder (eller den han eller hun bemyndiger) fullmakt til å møte og avgi stemme på ordinær generalforsamling 12.05.2021 i NEXT Biometrics Group ASA for mine/våre aksjer.

Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjon nedenfor. Dersom det ikke krysses av i rubrikken, vil dette anses som en instruks om å stemme i tråd med styrets og valgkomitéens anbefalinger. Dersom det blir fremmet forslag i tillegg til, eller som erstatning for forslaget i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen. Dersom det er tvil om forståelsen av instruksen, vil fullmektigen kunne avstå fra å stemme.

Agenda ordinær generalforsamling 2021 For Mot Avstå
1. Valg av Petter Fjellstad som møteleder
2. Godkjennelse av innkalling og dagsorden
3. Valg av Live Haukvik til å medundertegne protokollen
4. Godkjennelse av årsregnskap og årsberetning for regnskapsåret 2020
5. Godkjennelse av godtgjørelse til Selskapets revisor for 2020
6. Valg av styremedlemmer
Petter Fjellstad (styreleder)
Emine Lundkvist (styremedlem)
Odd Harald Hauge (styremedlem)
Live Haukvik (styremedlem)
7. Godtgjørelse til styrets medlemmer
7.1. Godtgjørelse til styrets medlemmer for perioden fra den ordinære generalforsamlingen i 2021 til den ordinære
generalforsamlingen i 2022
7.2. Tildeling av opsjoner til styrets medlemmer
7.3. Godtgjørelse til medlemmer av underkomiteer til styret (ingen stemme påkrevet)
8. Valg av medlemmer til valgkomiteen
Jon Frode Vaksvik (leder)
Haakon Sæter (medlem)
9. Godtgjørelse til valgkomiteens medlemmer
10. Styrets retningslinjer for fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende personer
11. Redegjørelse for foretaksstyring (ingen stemme påkrevet)
12. Fullmakter til styret
12.1.Fullmakt til å forhøye aksjekapitalen i forbindelse med Selskapets
opsjonsprogram for ansatte
12.2.Fullmakt til kapitalforhøyelse

Sted Dato Aksjeeiers underskrift (undertegnes kun ved fullmakt med stemmeinstruks)

Ref no: PIN code:

Notice of Annual General Meeting

Meeting in NEXT Biometrics Group ASA will be held on 12 May 2021 at 10:00 a.m.. Address: Apotekergata 10B, 0180 OSLO, Norway

The shareholder is registered with the following amount of shares at summons:

IMPORTANT MESSAGE:

Due to the outbreak of the corona virus (Covid-19) shareholders are encouraged to abstain from appearing in person at the general meeting, but rather participate by means of advance votes or by granting a proxy. Shareholders not enrolled by the set registration deadline, may be denied attendance. Shareholders should note that additional information on proceedings of the meeting may be given on short notice and announced on the Company's profile on www.newsweb.no and the Company's website.

Deadline for registration of attendance, advance votes, proxy or instructions: 11 May 2021 at 10:00 a.m.

Advance votes

Advance votes may only be executed electronically, through the Company's website www.nextbiometrics.com (use ref.nr and pin code above) or through VPS Investor Services. In Investor Services chose Corporate Actions - General Meeting, click on ISIN.

Notice of attendance

Notice of attendance should be registered through the Company's website www.nextbiometrics.com or through VPS Investor Services. For notification of attendance through the Company's website, the above mentioned reference number and pin code must be stated. In VPS Investor Services chose Corporate Actions - General Meeting, click on ISIN.

If you are not able to register this electronically, you may send by e-mail to [email protected], or by regular Mail to DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway.

If the shareholder is a Company, please state the name of the individual who will be representing the Company: ______________________________ The Undersigned will attend the Annual General Meeting on the 12 May 2021

Place Date Shareholder's signature

Proxy without voting instructions for Annual General Meeting of NEXT Biometrics Group ASA If you are unable to attend the meeting, you may grant proxy to another individual.

Ref no: PIN code:

Proxy should be registered through the Company's website www.nextbiometrics.com or through VPS Investor Services. For granting proxy through the Company's website, the abovementioned reference number and pin code must be stated. In VPS Investor Services chose Corporate Actions - General Meeting, click on ISIN

If you are not able to register this electronically, you may send by E-mail to [email protected], or by regular Mail to DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway. If the shareholder is a Company, the Company's Certificate of Registration must be attached to the proxy.

The undersigned_________________________________

hereby grants (if you do not state the name of the proxy holder, the proxy will be given to the Chair of the Board of Directors)

the Chair of the Board of Directors (or a person authorised by him or her), or

_____________________________________________ (Name of proxy holder in capital letters)

proxy to attend and vote for my/our shares at the Annual General Meeting of NEXT Biometrics Group ASA on 12 May 2021.

Proxy with voting instructions for Annual General Meeting in NEXT Biometrics Group ASA

If you are unable to attend the meeting in person, you may use this proxy form to give voting instructions to Chair of the Board of Directors or the person authorised by him or her. (Alternatively, you may vote electronically in advance, see separate section above.) Instruction to other than Chair of the Board should be agreed directly with the proxy holder.

Proxies with voting instructions can only be registered by DNB, and must be sent to [email protected] (scanned form) or by regular Mail to DNB Bank ASA, Registrars' Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway. The form must be received by DNB Bank ASA, Registrars' Department no later than 11 May 2021 at 10:00 a.m. If the shareholder is a Company, the Company's Certificate of Registration must be attached to the proxy.

Proxies with voting instructions must be dated and signed in order to be valid.

The undersigned: ____________________ Ref no:

hereby grants the Chair of the Board of Directors (or the person authorised by him or her) proxy to attend and vote for my/our shares at the Annual General Meeting of NEXT Biometrics Group ASA on 12 May 2021.

The votes shall be exercised in accordance to the instructions below. If the sections for voting are left blank, this will be counted as an instruction to vote in accordance with the Board's and Nomination Committee's recommendations. However, if any motions are made from the attendees in addition to or in replacement of the proposals in the Notice, the proxy holder may vote at his or her discretion. If there is any doubt as to how the instructions should be understood, the proxy holder may abstain from voting.

Agenda for the Annual General Meeting 2021 For Against Abstention
1. Election of Petter Fjellstad to chair the meeting
2. Approval of the notice and the agenda
3. Election of Live Haukvik to co-sign the minutes
4. Approval of the annual accounts and the annual report for the financial year 2020
5. Approval of remuneration to the Company's auditor for 2020
6. Election of board members
Petter Fjellstad (chair)
Emine Lundkvist (board member)
Odd Harald Hauge (board member)
Live Haukvik (board member)
7. Remuneration to the members of the board of directors
7.1. Remuneration to the members of the board of directors for the period from the annual general
meeting in 2021 to the annual general meeting in 2022
7.2. Options to the members of the board of directors
7.3. Remuneration to the members of board committees (no vote required)
8. Election of members of the Nomination Committee
Jon Frode Vaksvik (chair)
Haakon Sæter (member)
9. Remuneration to the members of the Nomination Committee
10. The board of directors' guidelines on determination of salary and other remuneration to
leading personnel
11. Statement on corporate governance (not vote required)
12. Authorisations to the board of directors
12.1.Authorisation to increase the share capital in connection with the Company's
share option program for employees and board members
12.2.Authorisation to increase the share capital