AI assistant
NEXT Biometrics Group ASA — AGM Information 2016
May 25, 2016
3671_iss_2016-05-25_cdbb48b6-ccfa-4828-9b0e-d00e70d71b72.pdf
AGM Information
Open in viewerOpens in your device viewer
OFFICE TRANSLATION
INNKALLING TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING
Ordinær generalforsamling i NEXT Biometrics Group ASA, org nr 982 904 420 ("Selskapet"), holdes i lokalene til:
Advokatfirmaet Thommessen Haakon VIIs gate 10 0161 Oslo
Generalforsamlingen vil bli åpnet av styrets leder Brita Eilertsen.
- 2 GODKJENNELSE AV INNKALLING OG DAGSORDEN
- 3 VALG AV ÉN PERSON TIL Å MEDUNDERTEGNE PROTOKOLLEN
4 GODKJENNELSE AV ÅRSREGNSKAP OG ÅRSBERETNINGEN FOR REGNSKAPSÅRET 2015
Styrets forslag til årsregnskap og årsberetning for regnskapsåret 2015, samt revisjonsberetningen er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.nextbiometrics.com.
5 GODKJENNELSE AV REVISORS GODTGJØRELSE
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
Godtgjørelse til revisor for revisjon og revisjonsrelaterte tjenester etter regning godkjennes.
NOTICE OF ANNUAL GENERAL MEETING
The annual general meeting of NEXT Biometrics Group ASA, reg no 982 904 420 (the "Company"), is held at the premises of:
Advokatfirmaet Thommessen Haakon VIIs gate 10 0161 Oslo
15. juni 2016 kl. 15.00 15 June 2016 at 15.00 hours (CET)
The general meeting will be opened by the chairperson of the board of directors, Brita Eilertsen.
Styret foreslår følgende dagsorden: The board of directors proposes the following agenda:
- 1 VALG AV MØTELEDER 1 ELECTION OF A PERSON TO CHAIR THE MEETING
- 2 APPROVAL OF THE NOTICE AND THE AGENDA
- 3 ELECTION OF A PERSON TO CO-SIGN THE MINUTES
4 APPROVAL OF THE ANNUAL ACCOUNTS AND THE ANNUAL REPORT FOR THE FINANCIAL YEAR 2015
The board of directors' proposal for the annual accounts and annual report for the financial year 2015, including the auditor's report, are available at the Company's website www.nextbiometrics.com.
5 APPROVAL OF THE AUDITOR'S REMUNERATION
The board of directors proposes that the general meeting adopts the following resolution:
Remuneration to the auditor for audit and audit related costs based on invoices is approved.
6 GODTGJØRELSE TIL STYRETS MEDLEMMER 6 REMUNERATION TO THE MEMBERS OF
Det sittende styret ble valgt på ekstraordinær generalforsamling 1. februar 2016, og det skal således ikke holdes valg på styremedlemmer på den ordinære generalforsamlingen
For perioden fra generalforsamlingen i 2015 til generalforsamlingen i 2016 innstiller valgkomiteen på følgende godtgjørelser til styrets medlemmer:
Styreleder: NOK 400 000
Styremedlem: NOK 200 000
6.2 Godtgjørelse for deltagelse i styrekomitéer
For medlemmer av styrets revisjonsutvalg og kompensasjonsutvalg foreslås godtgjørelsen satt til NOK 30 000 til leder og NOK 20 000 til medlemmer.
7 VALG AV MEDLEMMER OG GODTGJØRELSE TIL VALGKOMITEEN
Selskapets valgkomité ble valgt på ekstraordinær generalforsamling i november 2015 og består av Odd Harald Hauge (leder) og Haakon Sæter (medlem). Styret foreslår at valgkomitéen gjenvelges for ett år frem til ordinær generalforsamling i 2017.
Det foreslås videre at valgkomitéens medlemmer for perioden fra generalforsamlingen i 2015 til generalforsamlingen i 2016 godtgjøres med NOK 30 000 til leder og NOK 20 000 til medlem.
THE BOARD OF DIRECTORS
The current board of directors was elected at the extraordinary general meeting held 1 February 2016, an consequently there will be no election of board members at the annual general meeting.
6.1 Godtgjørelse for styreverv 6.1 Remuneration for ordinary board membership
For the period from the 2015 Annual General Meeting until the 2016 Annual General Meeting, the nomination committee proposes the following remuneration to the members of the board of directors:
Chairman of the Board: NOK 400,000
Board member: NOK 200,000
6.2 Remuneration for participation in board committees
For members of the board of directors' audit committee and remuneration committee, the proposed remuneration is NOK 30,000 for the chairperson and NOK 20,000 to members.
7 ELECTION OF MEMBERS AND REMUNERATION TO THE NOMINATION COMMITTEE
The Company's nomination committee was elected at the extraordinary general meeting held in November 2015 and consists of Odd Harald Hauge (chairperson) and Haakon Sæter (member). The board of directors proposes that the nomination committee is re-elected for one year, until the annual general meeting in 2017.
It is further proposed that the members of the nomination committee for the period from the 2015 Annual General Meeting until the 2016 Annual General Meeting is remunerated with NOK 30,000 to the chairperson and NOK 20,000 to members.
8 BEHANDLING AV STYRETS ERKLÆRING OM FASTSETTELSE AV LØNN OG ANNEN GODTGJØRELSE TIL LEDENDE ANSATTE
I samsvar med allmennaksjeloven § 6-16a har styret utarbeidet en erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte. Erklæringen er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.nextbiometrics.com. Det skal i generalforsamlingen holdes en rådgivende avstemning om erklæringen, likevel slik at avstemningen om den del av erklæringen som gjelder opsjonsordningen er bindende.
Styret gjør særlig oppmerksom på at det i lederlønnserklæringen er inntatt forslag om et nytt prestasjonsbasert opsjonsprogram for Selskapets ansatte.
9 REDEGJØRELSE FOR FORETAKSSTYRING ETTER REGNSKAPSLOVEN § 3-3B
Av allmennaksjeloven § 5-6 (4) fremgår at generalforsamlingen skal behandle redegjørelse for foretaksstyring som er avgitt iht regnskapsloven § 3- 3b. Redegjørelsen er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.nextbiometrics.com. Det skal ikke stemmes over redegjørelsen.
10 REPARASJONSEMISJON 10 REPAIR ISSUE
Styret foreslår en reparasjonsemisjon rettet mot eksisterende aksjonærer som ikke fikk delta i den rettede emisjonen av 1 240 000 nye aksjer annonsert 4. mai 2016 ("Reparasjonsemisjonen"). Aksjonærene som er berettiget til å motta tegningsretter i Reparasjonsemisjonen er Selskapets aksjonærer pr 3. mai 2016, som registrert i VPS pr 6. mai 2016, og som ikke fikk delta i den rettede emisjonen ("Berettigede Aksjonærer").
Berettigede Aksjonærer vil motta ikke-omsettelige tegningsretter i forhold til sitt aksjeinnehav.
8 CONSIDERATION OF THE BOARD OF DIRECTORS' STATEMENT REGARDING THE DETERMINATION OF SALARIES AND OTHER REMUNERATION TO THE MANAGEMENT
Pursuant to Section 6-16a of the Norwegian Public Limited Companies Act, the board of directors has prepared a statement regarding the determination of salaries and other remuneration to the management. The statement is available on the Company's website www.nextbiometrics.com. In the general meeting, a consultative vote over the statement will be held, provided, however, that the vote shall be binding with respect to the parts of the statement regarding the option scheme.
The board of directors specifically points out that the statement on remuneration of management includes a proposal for a new achievement based share option program.
9 STATEMENT ON CORPORATE GOVERNANCE PURSUANT TO SECTION 3-3B OF THE NORWEGIAN ACCOUNTING ACT
Pursuant to Section 5-6 (4) of the Norwegian Public Limited Companies Act, the general meeting shall consider a report regarding corporate governance provided in accordance with Section 3-3b of the Norwegian Accounting Act. The statement is available on the Company's website www.nextbiometrics.com. The general meeting shall not vote over the statement.
The board of directors proposes a repair issue directed towards existing shareholders who did not participate in the private placement of 1,240,000 new shares announced on 4 May 2016 (the "Repair Issue"). The shareholders eligible to receive subscription rights in the Repair Issue are the Company's shareholders as of 3 May 2016, as recorded in the VPS per 6 May 2016, and who did not participate in the private placement ("Eligible Shareholders").
Eligible Shareholders will receive non-transferable subscription rights corresponding to their Overtegning ved benyttelse av tegningsretter vil være tillatt. Tegning uten benyttelse av tegningsretter vil ikke være tillatt. Tegningskursen i Reparasjonsemisjonen vil være den samme som i den rettede emisjonen, dvs NOK 133 pr nye aksje.
I forbindelse med tilbudet og noteringen av de nye aksjene i den etterfølgende reparasjonsemisjonen vil det bli utarbeidet et kombinert prospekt som skal godkjennes av Finanstilsynet. Prospektet vil bli offentliggjort forut for tegningsperioden i Reparasjonsemisjonen, og vil således utgjøre tegningsgrunnlaget for de nye aksjer som tilbys i Reparasjonsemisjonen. Forutsatt at prospektet godkjennes av Finanstilsynet i tide, vil tegningsperioden starte 4. juli 2016 og avsluttes 18. juli 2016 kl 16:30 (norsk tid). Dersom slik godkjennelse ikke foreligger i tide slik at tegningsperioden kan starte 4. juli 2016, vil tegningsperioden starte den første handelsdagen på Oslo Børs etter godkjennelsen av prospektet og utløpe kl 16:30 (norsk tid) to uker deretter.
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
- (i) Aksjekapitalen forhøyes med minimum NOK 1 og maksimum NOK 200 000 ved utstedelse av minimum 1 og maksimum 200 000 nye aksjer.
- (iii) Selskapets aksjonærer pr 3. mai 2016, som registrert i VPS pr 6. mai 2016, og som ikke fikk delta i den rettede emisjonen annonsert av Selskapet 4. mai 2016, skal, med forbehold for gjeldende restriksjoner i relevante jurisdiksjoner, ha fortrinnsrett til å tegne de nye aksjer pro rata i forhold til deres aksjeinnhav i Selskapet pr nevnte dato. Selskapets aksjonærer på generalforsamlingsdagen skal således ikke ha fortrinnsrett til tegning eller tildeling av de nye aksjene etter allmennaksjeloven § 10-4, jf allmennaksjeloven § 10-5. Berettigede Aksjonærer skal motta ikke-omsettelige tegningsretter i forhold til sitt aksjeinnehav slik dette er registrert i Selskapets aksjonærregister i VPS pr utløpet av 6. mai 2016. Berettigede
shareholding. Over-subscription through use of subscription rights will be permitted. Subscription without subscription rights will not be permitted. The subscription price in the Repair Issue shall be the same as in the private placement, i.e. NOK 133 per new share.
In connection with the offering and listing of the new shares in the Repair Issue, a combined offering and listing prospectus to be approved by the Financial Supervisory Authority of Norway will be prepared. The prospectus will be published prior to the commencement of the subscription period in the Repair Issue, and will thus constitute the subscription material for the new shares offered in the Repair Issue. Provided that the prospectus is approved by the Financial Supervisory Authority of Norway in time, the subscription period will commence on 4 July 2016 and end on 18 July 2016 at 16:30 hours (CET). If such approval is not obtained in time for the subscription period to commence on 4 July 2016, the subscription period will commence on the first trading day on Oslo Børs after the approval of the prospectus and end at 16:30 hours (CET) two weeks thereafter.
The board of directors proposes that the general meeting makes the following resolution:
- (i) The share capital shall be increased with minimum NOK 1 and maximum NOK 200,000 by the issuance of minimum 1 and maximum 200,000 new shares.
- (ii) Pålydende pr aksje skal være NOK 1. (ii) The nominal value per share shall be NOK 1.
- (iii) The Company's shareholders as of 3 May 2016, as recorded in the VPS per 6 May 2016 (the "Record Date"), and who did not participate in the private placement announced by the Company on 4 May 2016, shall, subject to applicable restrictions in relevant jurisdictions, have preferential right to subscribe for the new shares to their pro rata shareholding in the Company as of the mentioned date. Consequently, the Company's shareholders as of the date of the general meeting shall not have preferential right to subscription or allocation of the new shares pursuant to Section 10-4 of the Norwegian Public Limited Companies Act, cf Section 10-5 of the Norwegian Public Limited Companies Act.
Aksjonærer skal motta 0,02580 tegningsrett for hver aksje eid per 3. mai 2016 (som registrert i VPS pr 6. mai 2016). Antall tegningsretter som utstedes til den enkelte aksjonær vil rundes ned til nærmeste hele tegningsrett. Hver tegningsrett vil gi rettighetshaveren rett til å tegne én ny aksje. Overtegning ved benyttelse av tegningsretter vil være tillatt. Tegning uten benyttelse av tegningsretter er ikke tillatt.
- (iv) Tegningskursen er NOK 133 pr nye aksje. Innskuddene ytes i kontanter.
- (v) Selskapet skal publisere et prospekt godkjent av Finanstilsynet i forbindelse med Reparasjonsemisjonen. Dersom ikke styret beslutter noe annet, skal prospektet ikke registreres ved, eller godkjennes av, noen annen utenlandsk prospektmyndighet. De nye aksjene kan ikke tegnes av investorer i jurisdiksjoner hvor det ikke er tillatt å tilby nye aksjer.
- (vi) Tegningsperioden skal begynne 4. juli 2016 og avsluttes kl 16:30 (norsk tid) den 18. juli 2016. Dersom prospektet ikke er godkjent av Finanstilsynet i tide slik at tegningsperioden kan starte 4. juli 2016, vil tegningsperioden starte den første handelsdagen på Oslo Børs etter at slik godkjennelse foreligger og utløpe kl 16:30 (norsk tid) to uker deretter.
- (vii) Frist for betaling av de nye aksjene er 27. juli 2016, eller den syvende handelsdagen på Oslo Børs etter tegningsperiodens utløp dersom tegningsperioden forskyves i henhold til underpunkt (vi) ovenfor. Ved tegning av aksjer må den enkelte tegner med norsk bankkonto ved påføring på tegningsblanketten gi DNB Markets en engangsfullmakt til å belaste en oppgitt bankkonto i Norge for det tegningsbeløp som tilsvarer det tildelte antall aksjer. Ved tildeling vil det tildelte beløp bli belastet
Eligible Shareholders shall receive nontransferable subscription rights corresponding to their shareholding as registered in the Company's shareholder register in the VPS as per the end of the Record Date. Eligible Shareholders will receive 0.02580 subscription rights per each share held as of the Record Date. The number of subscription rights to be issued to each shareholder will be rounded down to the nearest whole subscription right. Each subscription right will entitle to subscribe for one new share. Over-subscription through the use of subscription rights will be allowed. Subscription without subscription rights is not permitted.
- (iv) The subscription price is NOK 133 per new share. The contributions shall be made in cash.
- (v) The Company shall publish a prospectus approved by the Financial Supervisory Authority of Norway in connection with the Repair Issue. Unless the board of directors decides otherwise, the prospectus shall not be registered with, or approved by, any other foreign prospectus authority. The new shares cannot be subscribed for by investors in jurisdictions in which it is not permitted to offer new shares.
- (vi) The subscription period shall commence on 4 July 2016 and end on 18 July 2016 at 16:30 hours (CET). However, if the prospectus is not approved by the Financial Supervisory Authority of Norway in time for the subscription period to commence on 4 July 2016, the subscription period shall commence on the first trading day on Oslo Børs after such approval has been obtained and end at 16:30 hours (CET) two weeks thereafter.
- (vii) The due date for payment of the new shares is 27 July 2016, or the seventh trading day on Oslo Børs after the expiry of the subscription period if the subscription period is postponed in accordance with sub-item (vi) above. When subscribing for shares, each subscriber with a Norwegian bank account must by completion of the subscription form, grant a one-time power of attorney to debit a stated bank account for the subscription amount corresponding with the number of allocated shares. Upon allocation, the
tegnerens konto. Belastning vil skje på, eller omkring, fristen for betaling av innskuddet. Tegnere som ikke har norsk bankkonto skal betale i henhold til den instruksjon som følger av tegningsblanketten.
- (viii) De nye aksjene gir fulle aksjonærrettigheter i Selskapet, herunder rett til utbytte, fra tidspunktet for registrering av kapitalforhøyelsen i Foretaksregisteret.
- (ix) Kostnadene ved kapitalforhøyelsen er beregnet til ca NOK 1 000 000.
- (x) Vedtektenes § 4 endres, slik at den angir ny aksjekapital og nytt antall aksjer etter kapitalforhøyelsen.
11.1 Fullmakt i forbindelse med Selskapets eksisterende opsjonsprogram
Selskapet har fra og med 2005 og frem til i dag hatt et langsiktig opsjonsprogram med sikte på å insentivere eksisterende nøkkelansatte samt som ledd i å rekruttere nye ansatte. I tråd med tidligere vedtak utgjør denne opsjonsordningen 9,1 % av antall utstedte aksjer i Selskapet. Dette opsjonsprogrammet løper ut ved utgangen av 2018. For å legge til rette for utstedelse av aksjer under det eksisterende opsjonsprogrammet foreslår styret at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
- (i) I henhold til allmennaksjeloven § 10-14 gis styret fullmakt til å forhøye Selskapets aksjekapital med inntil NOK 1 335 936.
- (ii) Aksjeeiernes fortrinnsrett til de nye aksjene etter allmennaksjeloven § 10-4 kan fravikes.
allocated amount will be debited the subscriber's account. The debit will take place on or around the due date for payment. Payment of the subscription amount by subscribers without a Norwegian bank account shall be made pursuant to the instructions in the subscription form.
- (viii) The new shares will give full shareholder rights in the Company, including the right to dividends, from the time the share capital increase is registered with the Norwegian Register of Business Enterprises.
- (ix) The costs related to the share capital increase are estimated to approximately NOK 1 000,000.
- (x) Section 4 of the articles of association shall be amended to reflect the new share capital and the new number of shares following the share capital increase.
11 FULLMAKT TIL STYRET 11 AUTHORISATION TO THE BOARD OF DIRECTORS
11.1 Authorisation to issue shares under the Company's existing share option program
The Company has in the period from 2005 until today had a long term share option scheme with an aim to incentivise existing key employees and with a view to recruit new employees. In accordance with previous resolutions, this scheme comprises a total of 9.1% of the Company's outstanding shares. This share option program expires at the end of 2018. In order to facilitate issuance of new shares under the existing share option program, the board of directors proposes that the following resolution is adopted by the general meeting:
- (i) In accordance with Section 10-14 of the Norwegian Public Limited Companies Act, the board of directors is granted an authorisation to increase the Company's share capital by up to NOK 1,335,936 by the issuance of new shares for cash consideration.
- (ii) The shareholders preferential right to the new shares pursuant to Section 10-4 of the Norwegian Public Limited Companies Act may
(iii) Fullmakten omfatter ikke kapitalforhøyelse mot innskudd i andre eiendeler enn penger mv etter allmennaksjeloven § 10-2.
- (iv) Fullmakten omfatter ikke kapitalforhøyelse ved fusjon etter allmennaksjeloven § 13-5.
- (v) Fullmakten gjelder inntil det tidligste tidspunktet av ordinær generalforsamling i 2017 og 30. juni 2017.
- (vi) Fullmakten erstatter, ved registrering i Foretaksregisteret, styrefullmakten til å utstede nye aksjer gitt på generalforsamling 16. mai 2014.
Det foreslås at styret gis fullmakt til å forhøye aksjekapitalen med inntil NOK 1 475 000, som utgjør i underkant av 10 % av den registrerte aksjekapitalen pr dato for denne innkallingen. Fullmakten foreslås fordi den vil gjøre Selskapet i stand til å gjennomføre kapitalforhøyelser på en smidig og effektiv måte. Det foreslås derfor også at styret gis fullmakt til å fravike aksjonærenes fortrinnsrett ved benyttelse av fullmakten.
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
- (i) I henhold til allmennaksjeloven § 10-14 gis styret fullmakt til å forhøye Selskapets aksjekapital med inntil NOK 1 475 000 ved utstedelse av inntil 1 475 000 nye aksjer pålydende NOK 1.
- (ii) Fullmakten gjelder frem til ordinær generalforsamling 2017, dog ikke lengre enn til og med 30. juni 2017.
- (iii) Aksjonærenes fortrinnsrett til de nye aksjer etter allmennaksjeloven § 10-4 kan fravikes.
be deviated from.
- (iii) The authorisation does not comprise share capital increase against contribution in kind, cf Section 10-2 of the Norwegian Public Limited Companies Act.
- (iv) The authorisation does not comprise share capital increase in connection with mergers pursuant to Section 13-5 of the Norwegian Public Limited Companies Act.
- (v) The authorisation is valid until the earlier of the Company's annual general meeting in 2017 and 30 June 2017.
- (vi) This authorisation, once registered in the Norwegian Register of Business Enterprises, replaces the authorisation resolved 16 May 2014 to issue new shares.
11.2 Fullmakt til kapitalforhøyelse 11.2 Authorisation to increase the share capital
The board of directors proposes that the general meeting authorises the board to increase the share capital by up to NOK 1,475,000, which is just below 10% of the registered share capital at the time of this notice. The authorisation will enable the Company to conduct share issues in an efficient manner. It is therefore also proposed that the board is authorised to deviate from the shareholders' preferential rights when using the authorisation.
The board of directors proposes that the general meeting makes the following resolution:
- (i) The board is granted an authorisation to increase the Company's share capital by up to NOK 1,475,000 by the issuance of 1,475,000 new shares with a nominal value of NOK 1 pursuant to Section 10-14 of the Norwegian Public Limited Companies Act.
- (ii) The authorisation is valid until the annual general meeting in 2017, but shall in any event expire on 30 June 2017.
-
(iii) The shareholders' preferential right to the new shares pursuant to Section 10-4 of the Norwegian Public Limited Companies Act may be deviated from.
-
(iv) Fullmakten omfatter kapitalforhøyelse mot innskudd i andre eiendeler enn penger mv, jf allmennaksjeloven § 10-2.
- (v) Fullmakten omfatter ikke kapitalforhøyelse ved fusjon etter allmennaksjeloven § 13-5.
- (vi) Fullmakten erstatter, ved registrering i Foretaksregisteret, styrefullmakten til å utstede nye aksjer gitt på generalforsamling 2. november 2015.
- (iv) The authorisation comprises share capital increase against contribution of assets other than cash, cf Section 10-2 of the Norwegian Public Limited Companies Act.
- (v) The authorisation does not comprise share capital increase in connection with mergers pursuant to Section 13-5 of the Norwegian Public Limited Companies Act.
- (vi) This authorisation, once registered in the Norwegian Register of Business Enterprises, replaces the authorisation resolved 2 November 2015 to issue new shares.
Aksjonærer som ønsker å delta i generalforsamlingen (enten selv eller ved fullmektig), bes melde fra om dette ved å sende det vedlagte påmeldingsskjemaet (er også gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.nextbiometrics.com), til Selskapets kontofører DNB Bank ASA, Verdipapirservice, til den postadresse, telefaks eller e-postadresse som fremgår av skjemaet innen 14. juni 2016 kl 15.00.
****
Aksjonærer som ikke har anledning til selv å møte, kan møte ved fullmektig. Skjema for tildeling av fullmakt, med nærmere instruksjoner for bruken av fullmaktsskjemaet, er vedlagt denne innkallingen (er også gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.nextbiometrics.com). Fullmakt kan om ønskelig gis til styrets leder. Utfylte fullmaktsskjemaer kan enten leveres i generalforsamlingen eller sendes til Selskapet v/kontofører DNB Bank ASA, Verdipapirservice, pr post eller telefaks innen den 14. juni 2016 kl. 15.00 på den angitte adresse.
NEXT Biometrics Group ASA er et allmennaksjeselskap underlagt allmennaksjelovens regler. Selskapet har pr dagen for denne innkallingen utstedt 14 751 855 aksjer, og hver aksje har én stemme. Aksjene har også for øvrig like rettigheter.
En aksjonær har rett til å fremsette forslag til beslutninger i saker på dagsordenen og til å kreve at styremedlemmer og daglig leder på Shareholders wishing to attend the general meeting (in person or by proxy) are requested to give notice by sending the enclosed registration form (also available on the Company's website www.nextbiometrics.com) to the Company's securities account manager DNB Bank ASA, Verdipapirservice, at the postal address, fax number or email address set out in the form within 14 June 2016 at 15.00 hours (CET).
Shareholders that are prevented from attending may be represented by proxy. The proxy form, including detailed instructions for the use of the form, is enclosed to this notice (also available on the Company's website www.nextbiometrics.com). If desirable, proxy may be given to the chairperson of the board of directors. Completed proxy forms may either be submitted at the general meeting or sent to the Company, attn.: the Company's securities account manager, DNB Bank ASA, Verdipapirservice, by mail or facsimile within 14 June 2016 at 15.00 hours (CET) to the specified address.
NEXT Biometrics Group ASA is a Norwegian public limited liability company subject to the rules of the Norwegian Public Limited Companies Act. As of the date of this notice, the Company has issued 14,751,855 shares, each of which represents one vote. The shares have equal rights also in all other respects.
A shareholder has the right to put forward proposals for resolutions in matters on the agenda and to require that the members of the board of directors and the generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av (i) godkjennelsen av årsregnskapet og årsberetningen, (ii) saker som er forelagt aksjonærene til avgjørelse, og (iii) Selskapets økonomiske stilling, herunder virksomheten i andre selskaper som Selskapet deltar i, og andre saker som generalforsamlingen skal behandle, med mindre de opplysninger som kreves, ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for Selskapet.
Denne innkallingen, øvrige dokumenter som gjelder saker som skal behandles i generalforsamlingen, herunder de dokumenter det er henvist til i denne innkallingen, forslag til beslutninger for poster på den foreslåtte dagsordenen, samt selskapets vedtekter, er tilgjengelige på Selskapets hjemmeside www.nextbiometrics.com. Aksjonærer kan kontakte Selskapet pr post eller e-post for å få tilsendt de aktuelle dokumentene. Adresse: NEXT Biometrics Group ASA, Postboks 1656 Vika, 0120 Oslo, e-post: [email protected].
chief executive officer at the general meeting give available information regarding matters which may influence the assessment of (i) the approval of the annual accounts and the annual report, (ii) matters which are submitted to the shareholders for decision and (iii) the Company's financial position, including operations in other companies the Company participates in, and other matters which are to be resolved by the general meeting, unless the requested information cannot be given without disproportionate damage for the Company.
This notice, other documents regarding matters to be discussed in the general meeting, including the documents to which this notice refers, the proposed resolutions for matters on the proposed agenda, as well as the Company's articles of association, are available on the Company's website www.nextbiometrics.com. Shareholders may contact the Company by mail or e-mail in order to request the documents in question on paper. Address: NEXT Biometrics Group ASA, P.O. Box 1656 Vika, N-0120 Oslo, Norway, email: [email protected].
****
Oslo, 25 May 2016
På vegne av styret i NEXT Biometrics Group ASA
__________sign__________ Brita Eilertsen (styrets leder)
| Vedlegg: | Appendices: | |||
|---|---|---|---|---|
| Skjema for påmelding og fullmakt til generalforsamlingen er vedlagt. Skjema for påmelding og fullmakt er også tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.nextbiometrics.com. |
Registration form and proxy to the general meeting are enclosed. The registration form and proxy are also available at the Company's website www.nextbiometrics.com. |
|||
| Valgkomiteens innstilling er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.nextbiometrics.com. |
The nomination committee's proposal is available at the Company's website www.nextbiometrics.com. |
|||
| Styrets erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.nextbiometrics.com. |
The board of directors' statement regarding the determination of salaries and other remuneration to the management is available at the Company's website www.nextbiometrics.com. |
Årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning for regnskapsåret 2015 er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.nextbiometrics.com.
The annual accounts, annual report and the auditor's report for the financial year 2015 are available at the Company's website www.nextbiometrics.com.
Ref no: PIN code:
Notice of ordinary General Meeting
The ordinary General Meeting of Next Biometrics Group ASA will be held on 15 June 2016 at 3 p.m. at Advokatfirmaet Thommessen, Haakon VIIs gate 10, 0161 Oslo, Norway
If the above-mentioned shareholder is an enterprise, it will be represented by: _________________________________________
Name of enterprise's representative (To grant a proxy, use the proxy form below)
Notice of attendance
The undersigned will attend the Ordinary General Meeting on 15 June 2016 and vote for:
| Own shares | |
|---|---|
| Other shares in accordance with enclosed Power of Attorney | |
| A total of | Shares |
This notice of attendance must be received by DNB Bank ASA no later than 3 p.m. on 14 June 2016. Notice of attendance may be sent electronically through the Company's website www.nextbiometrics.no or through VPS Investor Services. To access the electronic system for notification of attendance or to submit your proxy, through the Company's website, the above-mentioned reference number and PIN code must be stated. Notice of attendance may also be sent by e-mail: [email protected], or by regular mail to DNB Bank ASA, Registrar's Department, P.O.Box 1600 Sentrum, 0021 Oslo, Norway.
| Place | Date | Shareholder's signature |
|---|---|---|
| (If attending personally. To grant a proxy, use the form below) |
Proxy (without voting instructions) Ordinary General Meeting NEXT Biometrics Group ASA
| This proxy form is to be used for a proxy without voting instructions. To grant a proxy with voting instructions, please go to page 2. |
|
|---|---|
If you are unable to attend the Ordinary General Meeting in person, this proxy may be used by a person authorised by you, or you may send the proxy without naming the proxy holder, in such case, the proxy will be deemed to be given to the Chair of the Board of Directors or a person authorised by him.
The proxy form should be received by DNB Bank ASA, Registrar's Department no later than 3 p.m. on 14 June 2016. The proxy may be sent electronically through the Company's website www.nextbiometrics.no , or through VPS Investor Services. It may also be sent by e-mail: [email protected]. Regular mail to DNB Bank ASA, Registrar's Department, P.O.Box 1600 Sentrum, 0021 Oslo, Norway.
| The undersigned _________ | ||
|---|---|---|
| hereby grants (tick one of the two): |
o the Chair of the Board of Directors (or a person authorised by him), or
o _____________________________________________
(Name of proxy holder in capital letters)
a proxy to attend and vote for my/our shares at the Ordinary General Meeting of Next Biometrics Group ASA on 15 June 2016.
________________________________ ___________ ____________________________________
| Place |
|---|
| ------- |
Place Date Shareholder's signature (Signature only when granting a proxy)
With regard to rights of attendance and voting, reference is made to the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, in particular Chapter 5. If the shareholder is a company, the company's certificate of registration must be attached to the proxy.
Ref no: PIN code:
Proxy (with voting instructions) Ref no: PIN code:
This proxy form is to be used for a proxy with voting instructions. If you are unable to attend the Ordinary General Meeting in person, you may use this proxy form to give voting instructions. You may grant a proxy with voting instructions to a person authorised by you, or you may send the proxy without naming the proxy holder, in which case the proxy will be deemed to have been given to the Chair of the Board of Directors or a person authorised by him.
The proxy form must be received by DNB Bank ASA, Registrar's Department, no later than 3 p.m. on 14 June 2016. It may be sent by e-mail: [email protected] /Regular mail to DNB Bank ASA, Registrar's Department, P.O.Box 1600 Sentrum, 0021 Oslo, Norway.
The undersigned: __________________________________ hereby grants (tick one of the two):
o the Chair of the Board of Directors (or a person authorised by him), or
o ____________________________________
Name of proxy holder (in capital letters)
a proxy to attend and vote for my/our shares at the Ordinary General Meeting of Next Biometrics Group ASA on 15 June 2016.
The votes shall be exercised in accordance with the instructions below. Please note that if any items below are not voted on (not ticked off); this will be deemed to be an instruction to vote "for" the proposals in the notice. However, if any motions are made from the floor in addition to or replacement of the proposals in the notice, the proxy holder may vote or abstain from voting at his discretion. In such case, the proxy holder will vote on the basis of his reasonable understanding of the motion. The same applies if there is any doubt as to how the instructions should be understood. Where no such reasonable interpretation is possible, the proxy holder may abstain from voting.
| Agenda Ordinary General Meeting 2016 | For | Against | Abstention |
|---|---|---|---|
| 1. Election of a person to chair the meeting | o | o | o |
| 2. Approval of notice and the agenda | o | o | o |
| 3. Election of a person to co-sign the minutes | o | o | o |
| 4 Approval of the annual accounts and the annual report for the financial year 2015 |
o | o | o |
| 5. Approval of the auditor's remuneration | o | o | o |
| 6.1 Remuneration to the members of the board of directors | o | o | o |
| 6.2 Remuneration to the members of the board of directors – Committee work |
o | o | o |
| 7. Election of members and remuneration to the nomination committee |
o | o | o |
| 8. Consideration of the Board of Directors' statement regarding the determination of salaries and other remuneration to the management |
o | o | o |
| 9. Statement on corporate governance pursuant to section 3-3b of the norwegian Accounting Act |
No Voting | ||
| 10 Repair issue | o | o | o |
| 11.1 Authorisation to issue shares under the Company's share option program |
o | o | o |
| 11.2 Authorisation to increase the share capital | o | o | o |
Place Date Shareholder's signature (Only for granting proxy with voting instructions)
With regard to rights of attendance and voting, reference is made to the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, in particular Chapter 5. If the shareholder is a company, the company's certificate of registration must be attached to the proxy.
___________________________________ ___________ ______________________________________________
Referansenr.: Pinkode:
Innkalling til ordinær generalforsamling
Ordinær generalforsamling i Next Biometrics Group ASA avholdes 15. juni 2016 kl 15:00 i lokalene til Advokatfirmaet Thommessen, Haakon VIIs gate 10, 0161 Oslo
Dersom ovennevnte aksjeeier er et foretak, oppgi navnet på personen som representerer foretaket: __________________________________________________
Navn på person som representerer foretaket (Ved fullmakt benyttes blanketten under)
Møteseddel
Undertegnede vil delta på ordinær generalforsamling den 15. juni 2016 og avgi stemme for:
| antall egne aksjer | |
|---|---|
| andre aksjer i henhold til vedlagte fullmakt(er) | |
| I alt for | aksjer |
Denne påmelding må være DNB Bank ASA i hende senest 14. juni 2016 kl. 15.00 Påmelding foretas elektronisk via selskapets hjemmeside www.nextbiometrics.no eller via Investortjenester. Alternativt: e-post: [email protected] Postadresse: DNB Bank ASA, Verdipapirservice, postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo.
For å få tilgang til elektronisk påmelding via selskapets hjemmeside, må ovennevnte pinkode og referansenummer oppgis.
________________________________________________________________________________________________________ Sted Dato Aksjeeiers underskrift
(Undertegnes kun ved eget oppmøte. Ved fullmakt benyttes delen nedenfor)
Fullmakt uten stemmeinstruks, ordinær generalforsamling i NEXT Biometrics Group ASA
Referansenr.: Pinkode:
Denne fullmaktsseddelen gjelder fullmakt uten stemmeinstruks. Dersom De ønsker å avgi stemmeinstrukser, vennligst gå til side 2.
Dersom De selv ikke kan møte på ordinær generalforsamling, kan denne fullmakt benyttes av den De bemyndiger, eller De kan sende fullmakten uten å påføre navn på fullmektigen. I så fall vil fullmakten anses gitt styrets leder, eller den han bemyndiger.
Fullmakten må være DNB Bank ASA, Verdipapirservice, i hende senest 14. juni 2016 kl. 15.00. Elektronisk innsendelse av fullmakt via selskapets hjemmeside www.nextbiometrics.no eller via Investortjenester. Alternativt: e-post: [email protected]. Postadresse: DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo.
Undertegnede: __________________________________ gir herved (sett kryss):
o Styrets leder (eller den han bemyndiger), eller
o __________________________________
(Fullmektigens navn med blokkbokstaver)
fullmakt til å møte og avgi stemme i Next Biometrics Group ASAs ordinære generalforsamling 15. juni 2016 for mine/våre aksjer.
_______________________________________________________________________________________________________
Sted Dato Aksjeeiers underskrift (Undertegnes kun ved fullmakt)
Angående møte- og stemmerett vises til allmennaksjeloven, især lovens kapittel 5. Det gjøres spesielt oppmerksom på at ved avgivelse av fullmakt skal det legges frem skriftlig og datert fullmakt fra aksjepostens reelle eier. Dersom aksjeeier er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten.
Fullmakt med stemmeinstruks Referansenr.: Pinkode:
Denne fullmaktsseddelen gjelder fullmakt med stemmeinstruks. Dersom De ikke selv kan møte på ordinær generalforsamling, kan De benytte dette fullmaktsskjema for å gi stemmeinstruks til en fullmektig. De kan gi fullmakt med stemmeinstruks til den De bemyndiger, eller De kan sende fullmakten uten å påføre navn på fullmektigen. I så fall vil fullmakten anses gitt til styrets leder eller den han bemyndiger. Fullmakten må være datert og signert.
Fullmakten må være DNB Bank ASA, Verdipapirservice, i hende senest 14. juni 2016 kl. 15.00. E-post: [email protected] (skannet blankett) Postadresse: DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo.
Undertegnede: __________________________________ gir herved (sett kryss på én):
o Styrets leder (eller den han bemyndiger), eller
o __________________________________ (Fullmektigens navn med blokkbokstaver)
fullmakt til å møte og avgi stemme på ordinær generalforsamling 15. juni 2016 for mine/våre aksjer.
Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjonene nedenfor. Dersom det ikke krysses av i rubrikken nedenfor, vil dette anses som en instruks om å stemme "for" forslaget i innkallingen. Dersom det blir fremmet forslag i tillegg til, eller som erstatning for forslaget i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen. Fullmektigen vil i så fall legge en for fullmektigen rimelig forståelse til grunn. Det samme gjelder dersom det er tvil om forståelsen av instruksen. Dersom en slik tolkning ikke er mulig, vil fullmektigen kunne avstå fra å stemme.
| Agenda ordinær generalforsamling 2016 | For | Mot | Avstå |
|---|---|---|---|
| 1. Valg av møteleder | o | o | o |
| 2. Godkjennelse av innkalling og dagsorden | o | o | o |
| 3. Valg av én person til å medundertegne protokollen | o | o | o |
| 4. Godkjennelse av årsregnskap og årsberetningen for regnskapsåret 2015 | o | o | o |
| 5. Godkjennelse av revisors godtgjørelse | o | o | o |
| 6.1 Godtgjørelse til styrets medlemmer | o | o | o |
| 6.2 Godtgjørelse til styrets medlemmer - komitearbeid | o | o | o |
| 7. Valg av medlemmer og godtgjørelse til valgkomiteen | o | o | o |
| 8. Behandling av styrets erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte |
o | o | o |
| 9. Redegjørelse for foretaksstyring etter regnskapsloven § 3-3b | Ingen avstemming | ||
| 10. Reparasjonsemisjon | o | o | o |
| 11.1 Fullmakt i forbindelse med Selskapets opsjonsprogram | o | o | o |
| 11.2 Fullmakt til kapitalforhøyelse | o | o | o |
Sted Dato Aksjeeiers underskrift (Undertegnes kun ved fullmakt)
Angående møte- og stemmerett vises til allmennaksjeloven, især lovens kapittel 5. Dersom aksjeeier er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten.
_______________________________________________________________________________________________________